檔案局以科學發展觀為指導工作調研報告

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檔案安全監管是檔案行政管理部門最基本、最長遠的一項任務，然而目前各級檔案行政管理部門卻對檔案監管存在著認識上和工作上的偏差。

一是指導思想上存在著一定的偏差。我國檔案事業處在一個大發展時期，檔案工作領域快速拓展，檔案館庫建設任務繁重，檔案行政管理部門的工作重點放在檔案事業的規劃、具體業務的建設上，各極政府部門也要求檔案事業加大發展，社會對公共檔案的需要也日益增多，檔案監管工作未能真正放到各級檔案行政管理部門的議事日程，對檔案監管工作的認識還未能真正到位。

二是在理論建設上還存在較大缺失。理論是人們行動的指南，只有準確的理論才能指引人們準確的實踐方向。目前檔案行政管理部門對檔案監管工作的理論構建還處在初級階段，僅明確了檔案監管是檔案行政管理部門的一項職能，提出了統計工作、安全保管等方面的要求，未能形成完整的理論體系。特別是對如何明確監管的范圍，監管的工作標準，監管的具體措施等還處在摸索階段，各地方的工作內容要求差異很大，各自為政，這就給監管工作質量造成較大的隱患。

三是重服務輕監管的觀念弱化了檔案監管工作。檔案工作的服務性影響了一代檔案人的思維，為黨和政府做好服務，為社會服務是檔案工作的基本任務，但并不是我們全部的指導思想和工作內容。檔案工作的終極目標是提供服務。但對于檔案行政管理部門來說，本身沒有檔案業務，只能用規劃、組織、指導、監管等手段來實施職能，保障各類檔案業務工作的正常開展。長期以來，檔案行政管理部門的業務指導量極大，幾乎占盡了絕大部分的工作內容。長期來對企業檔案的指導是壓在檔案行政管理部門身上一項艱巨任務，有的地方對家庭檔案也投入大量精力去組織指導，這種指導服務無可厚非，但是過分投入精力卻削弱了檔案行政管理部門的監管工作，有的甚至造成監管缺失。

四是檔案監管的范圍模糊。事實上檔案行政管理部門目前還沒有一個明晰的檔案監管范圍。檔案法明確“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導?！比欢@樣原則性的規定沒有得到具體的細化，似乎所有的檔案都要去監管和指導，國家和省檔案部門也沒有提出明確的監督范圍，造成基層檔案管理部門監管工作沒有規范，操作上難以把握。事實上很多地方檔案行政管理部門對家庭檔案工作投入了很多精力去指導，卻未能對涉及千萬人利益的人事檔案進行有效監管，對重要的干部檔案、公安戶籍檔案等重要檔案，也以有專門部門在管為理由，放棄監管責任，這種監管的偏差和缺失危害極大。象干部檔案、戶籍檔案，應當是主管部門負責業務指導，檔案行政管理部門負責案例監管，業務指導與監管不能混為一談，不指導不等于就不要去監管。而去指導的家庭檔案則是屬于家庭文化范疇，不屬于監管范圍。

五是監理工作沒有形成系統性的工作要求、標準。檔案行政管理部門長期對基層檔案工作的監管以登記統計和執法檢查為基本方式。各地除了檔案館和縣市級機關的統計范圍要求基本相同外，專門檔案的登記統計就各不相同了。執法檢查的范圍和具體的要求除了歸檔范圍和“八防”要求相同外，可操作性的監管要求、措施就不多，不成體系。直接監管范圍基本在與檔案行政部門同級別的黨政機關內，下屬單位的檔案由主管部門負責檢查監管。在實施監管檢查時又很容易被檔案業務檢查內容所沖淡。

檔案監管工作上存在的以上種種問題，嚴重制約了檔案行政管理部門監管工作的深入和健康發展，在一些損害檔案案例的突發事件發生時，難以保障檔案的安全，為檔案事業的健康發展留下隱患。面對黨和國家向檔案部門提出的關注民生，為促進和諧服務的工作要求，面對社會變革帶來的全社會對檔案要求的強大壓力，加強全社會重要檔案的監管已成為檔案行政管理部門的迫切任務。

目前檔案行政管理部門應從以下幾方面改善檔案監管工作的狀況：

一、檔案行政管理部門要進一步明確監管工作的指導思想，擺正檔案監管工作的位置?！稒n案法》及各級各類檔案法規上明確規定，檔案行政管理部門具有監督和指導職能，且監督管理工作是主要任務，這是法律賦予的神圣職責，是一種國家意志。因此檔案行政管理部門責無旁貸，應當不斷地強化監管工作，增強監管工作的力度。各級檔案行政管理部門要認識到社會發展的復雜性，洞察各種影響檔案保管安全的潛在危機，從各地發生的檔案損毀事件中引起警惕，吸取教訓，把確保本行政區域內檔案保管安全作為首要監管任務，加強各種應對自然風險和人為破壞的防犯措施，力保萬無一失。要汲取金融、證券等國家管理部門在監管工作上的經驗和教訓，要盡力在檔案監管工作上有所作為。

二、檔案行政管理部門要盡早構建起完整系統的監管工作理論，并對實際工作進行有效的指導。有準確系統的理論指導，是開展一切工作的前提?！稒n案法》明確檔案行政管理部門的監管責任和任務已有21年，我們也作了長期有效的實踐探索，積累了很多經驗和理論。隨著社會形勢的發展，檔案事業和檔案監管還要隨著形勢變化而改進發展，但不能無止境地探索，摸著石頭過河只能是初級階段，我們應當認真總結，及時構建起一套新時期檔案監管理論，從而明晰一系列監管的要求、方法。

三、檔案監管應當有所為有所不為，不能眉毛胡子一把抓。檔案工作的涉及面十分廣、檔案種類多，《檔案法》所界定的對國家和社會有保存價值的各種檔案，都屬監管范圍。而實際操作必須有重點有步驟地進行，有所為有所不為才能有真正的實效。要對黨和國家寶貴歷史財富的重要國家檔案進行監管，這部分檔案一般保存在各級檔案館和國家機關中。要對事業單位和國有企業的檔案進行監管，如教育、醫療機構的檔案，公用事業單位的檔案。要對涉及社會公共安全的屬于民企、外企的檔案進行監管，如列入重點工程的基本建設檔案，上市企業的檔案，還要對村、社區和一些社團的檔案進行必要的監管。監管的程度上也要分層和區別，要將涉及到社會公共安全的檔案分列出來，作為重點監管，如國家機關保管的檔案中象戶籍檔案、工商登記檔案、婚姻檔案、土地登記檔案、社保檔案、房產權登記檔案等必須重點加予監管，且不能等同于其他一般檔案，應當加強監管的強度，確保這些檔案的萬無一失。

四、檔案重點監管的范圍應當隨著社會發展變化而調整。社會發展變遷會影響到檔案價值觀變化，檔案監管的根本目的是讓檔案為社會服務。近幾年來一些領域檔案管理的失控，暴露了一些問題。比如個人檔案的管理隨著大批企業轉制，職工的下崗、退養等，職工檔案材料的歸檔，檔案的運轉、保管上出現了新問題，反映到檔案行政管理部門。這些職工檔案的監管一直未真正納入各級檔案行政主管部門的視野，從目前和未來社會的發展需要出發，十分必要成為我們的重點監管對象。此前我們化大力的企業檔案的指導管理，應當作一適當的調整，國有企業檔案應繼續監管，民企和外企的檔案就不能作為全部監管范圍，只能作為指導服務的范圍，而且這種服務要盡可能地社會化，減輕檔案行政部門的工作量，騰出更多的精力去監管社會的重要檔案。

五、檔案監管工作的方法措施必須系統細化、具體到位。檔案監管工作既是一項宏觀管理的工作，同時也是建立在細致具體的工作基礎之上的。檔案登記統計是一種監管手段，執法檢查過程中查歸檔的齊全完整度，查檔案的安全保管狀況，查開放利用的落實等都是監管工作的內容和方法。但我們不能僅停留在這種方式，應當深化研究，提高對危害檔案安全因素的預見性，研究新情況，提出新辦法，從防自然災害和人為損壞兩方面入手，提高監管的科技含量。比如為防止查檔時被人涂改破壞，重要的檔案必須制成電子文本，保護原件，防止損壞。從四川地震和翁安縣的檔案被毀情況來看，重要檔案不僅要制成電子文本，而且要進行科學的備份，備份以跨地區的方式為主。這種確保檔案安全的要求，對于江浙滬發達地區來說是有經濟條件可以做到的，均要逐漸成為檔案行政管理部門監管的內容和要求。檔案監管要求、方法還要更細更實，細到防火設施的定期檢查，應急預案的制定備案等。

當下中國社會正處在一個轉型期，社會需要健全的檔案保障體系。檔案行政管理部門不僅要完成大量的規劃、指導等工作，所肩負的監管責任也是重于泰山，我們必須未雨稠繆，加強檔案監管工作研究和落實，把社會重要檔案的監管作為檔案行政管理部門現階段的重要任務，杜絕一切重要檔案被損毀的事件，實現檔案管理的長治久安，實現檔案事業的科學發展。