檔案資料安全管理范文

導語：如何才能寫好一篇檔案資料安全管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】計算機技術 Internet技術 檔案管理

在公證檔案管理工作中接觸最多的是紙質檔案，紙質檔案看得見，摸得著，管理工作無需贅述。視聽資料、軟件檔案看得見，摸不著，檔案管理不能局限于紙質檔案管理技術，還要求熟練掌握計算機、Internet知識，熟練應用計算機、Internet技術做好視聽資料、軟件檔案管理工作。必須好以下幾點：第一，保全視聽資料、軟件公證：1.必備要素；2.選擇要素；3.簽章。第二，檔案管理問題：1.存儲介質；2.不同介質的存儲保管特點；3.云存儲技術；4.數據安全問題。

1 保全視聽資料、軟件公證

保全視聽資料、軟件公證書內容包括公證書編號，申請人基本情況，關系人基本情況，公證事項（保全視聽資料、軟件），證詞內容：

（1）必備要素包括：1.申請人姓名或全稱、申請日期及申請事項；2.保全標的的基本情況。包括：保全視聽資料、軟件的名稱、數量、表狀特征，所有人或使用人、經營人、傳播者、實驗者的名稱，視聽資料或軟件的播放、銷售、使用、制作、運行的地點等；3.保全視聽資料、軟件的時間、地點；4.保全的方式方法。包括：申請人提交、公證人員提取、現場實驗記錄、技術鑒定、錄音、錄像、復制、下載等其他能夠固定并再現證據的方式；5.保全證據的關鍵過程：①參與保全的人員。包括：承辦公證人員及在場的相關人員的人數、姓名。②公證人員保全過程中所做的主要工作。如購買、拷貝、下載、復制、發送視聽資料、軟件的過程，對取得的證據履行了提示義務等。③視聽資料、軟件取得的時間、方式、地點等。④取得的證據數量、種類、形式、封存方式、存放處所等。當事人對取得的證據予以確認的方式和過程；⑤公證員結論。應包括以下內容：保全證據的方式、方法、程序是否真實、合法，用于作證的書面文件（如發票、產地證明等）要同時證時這些書證的真實性。取得證據的數量、種類、日期，取得證據的存放方式及存放地點。

（2）選擇要素包括：1.申請保全證據的原因、用途或目的；2.辦理該項公證的法律依據（公證法規或有關規章等）；3.有書證能夠證明視聽資料、軟件的來源或存在的，應寫明書證的名稱；4.重要的保全工作記錄文書的名稱；5.公證書的正本和副本；6.附件。

（3）簽章。1.公證處簽章；2.公證員簽名或蓋章；3.簽署年月日。

2 檔案管理問題

視聽資料、軟件公證檔案管理不僅涉及到紙質檔案，同時也涉及電子檔案，公證過程中不僅要對紙質文件進行審核，還要求對視頻資料和軟件進行審核。這就需要檔案管理人員和公證人員對視聽資料和軟件有所了解，并熟練電子檔案管理知識，確保視聽資料、軟件檔案安全。視頻資料、軟件檔案的保存方式不同于紙質檔案，需要保存工具和保存介質，還需要計算機相應知識，能夠熟練運用計算機，Internet技術解決視頻資料、軟件檔案存儲、備份、異地備份、網絡備份，甚至云備份。

（1）存儲介質。視聽資料、軟件需要存儲介質才能存檔保管，從計算機發展歷史上存儲介質包括3.5英寸軟盤、光盤、U盤、移動硬盤、硬盤。目前3.5寸軟盤已經基本淘汰，光盤存儲也逐漸淡出人們的視線，隨之而來的是存儲海量的U盤、移動硬盤、硬盤、網絡硬盤、云存儲。

（2）不同介質的存儲保管特點。保全視聽資料、軟件公證檔案管理選用介質不同，存儲效果也不一樣，3.5英寸軟盤隨著計算機的不斷升級換代已經被淘汰，而公證檔案要求保管期限凡屬于需要長遠查考、利用的公證檔案，列為永久保管；凡屬于相當長時期內需要查考、利用，作為證據保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為六十年；凡屬于在較短時間內需要查考、利用、作為證據保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。如此漫長的保管期限，如何確保保全視聽資料、軟件公證檔案不受計算機更新換代影響值得研究。過去用3.5英寸軟盤保管的保全視聽資料、軟件公證檔案如今恐怕已經很難找到打開設備了，那么隨著計算機更新換代的不斷加快，如今被廣泛采用的光盤介質何時被淘汰也是一個大問題。即便是硬盤由于接口技術更新，過去普遍使用的IDE接口如今已經被SATA接口所取代，再過幾十年乃至更長的時間還能不能找到打開IDE接口的設備也是未知數。所以一定要用長遠的眼光思考問題，瞄準新技術，使用新設備，這樣才能確保保全視聽資料、軟件公證檔案正常使用。

（3）云存儲技術。云存儲是在云計算（cloud computing）概念上延伸和發展出來的一個新的概念，是指通過集群應用、網格技術或分布式文件系統等功能，將網絡中大量各種不同類型的存儲設備通過應用軟件集合起來協同工作，共同對外提供數據存儲和業務訪問功能的一個系統。當云計算系統運算和處理的核心是大量數據的存儲和管理時，云計算系統中就需要配置大量的存儲設備，那么云計算系統就轉變成為一個云存儲系統，所以云存儲是一個以數據存儲和管理為核心的云計算系統。應用云存儲技術做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理是一種廉價安全的好辦法，百度云盤、金山快盤、聯想快盤等等為網絡存儲提供了強大的平臺，在不同云存儲公司之間進行存儲和備份，能夠有效解決存儲介質更新換代帶來的麻煩。

（4）數據安全問題。國際標準化組織（ISO）對計算機系統安全的定義是：為數據處理系統建立和采用的技術和管理的安全保護，保護計算機硬件、軟件和數據不因偶然和惡意的原因遭到破壞、更改和泄露。由此可以計算機網絡的安全理解為：通過采用各種技術和管理措施，使網絡系統正常運行，從而確保網絡數據的可用性、完整性和保密性。所以，建立網絡安全保護措施的目的是確保經過網絡傳輸和交換的數據不會發生增加、修改、丟失和泄露等。保保全視聽資料、軟件公證檔案數據安全問題也是不容忽視的大問題，要不斷學習計算機數據安全知識，掌握數據安全常識，妥善做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理工作。

作者簡介

尹璐（1979-），女，吉林省四平市英城公證處檔案官員。

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1 醫院現代化檔案管理重要作用分析

1.1 現代化檔案管理是醫院內部管理創新的基本要求

隨著醫療技術的不斷發展，醫院檔案管理工作方面，無論是檔案的內容還是檔案工作的開展方式等都有了新的變化。特別是檔案工作內容中，既有各種各樣的病歷文件，也有醫院日常管理的行政、會議文件以及財務報表等等，這些對醫院的經營發展有著非常重要的影響，加強醫院檔案的現代化管理，將這些檔案資料進行分類整理、安全保存，對于醫院管理現代化進程推進也具有重要意義。

1.2 現代化檔案管理是提高醫院醫療服務水平，促進醫療科技發展的重要手段

推進檔案現代化管理，能夠更好地實現檔案資料的有效開發利用，特別是由于病歷檔案中詳細記錄了臨床治療資料，對醫院醫療服務過程中病歷檔案信息的有效開發利用，無論是對于有針對性地開展醫療服務，還是進行醫療科學研究等，都有著重要的參考價值。

1.3 現代化檔案管理是醫院檔案管理發展的趨勢方向

現代化的檔案管理，最突出的特點就是利用各種信息技術、智能分析技術等，對于減輕檔案管理工作任務，提高檔案管理效率具有非常重要的作用。醫院加強檔案管理工作，提高檔案管理規范化水平，勢必需要轉變傳統的人工檔案管理模式，因此推進檔案現代化管理，提高檔案管理技術水平，也是檔案管理工作的必然走向，對于推動醫院整體管理水平的提升也具有非常重要的作用。

2 醫院檔案現代化管理存在的薄弱環節

2.1 現代化的檔案管理規章制度體系建設有待優化

檔案管理工作是一項系統性專業性相對較強的工作，特別是醫院檔案管理工作，涉及內容較多，做好檔案管理工作，必須建立規范完善的檔案管理制度。但是很多醫院在內部管理過程中，對檔案管理工作重視不夠，檔案管理方面還沒有建立規范的檔案工作制度，檔案工作部門對于各類醫療業務科室的調度力度不足，造成醫院的檔案管理工作出現了較多的問題。

2.2 檔案管理工作流程標準化程度不高

由于醫院內部普遍存在著重醫療業務、輕檔案管理的問題，因此檔案管理工作的基礎非常薄弱，檔案管理工作業務流程也存在著較多的問題。特別是很多醫院內部的檔案管理信息化水平不高，檔案管理工作還缺少基本的檔案管理信息系統，檔案部門與醫院內部的各個醫療業務科室、行政部門、藥品部門、耗材部門等之間還沒有直接的聯系，大量分散的檔案資料得不到及時的歸集整理，不利于檔案管理工作的規范開展。

2.3 檔案管理工作專業技術人員缺乏

現代化的檔案管理工作，早已經不是傳統簡單的檔案歸集整理保存，檔案資料的編研利用以及信息化管理等，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了非常高的要求。但是目前，很多醫院在內部職工的培養上，更加側重于臨床科室人員的再教育、再培訓，而對于檔案管理工作人員缺少專業化系統化的教育培訓，造成了醫院檔案管理工作人員能力水平提升不高，影響了檔案管理工作的質量和效率。

3 醫院檔案現代化管理實施推進措施

新時期的醫院檔案現代化管理工作特征非常鮮明，在檔案管理工作體系上，主要是按照現代檔案管理工作理念要求，加強醫院檔案管理領導力量和制度建設，為檔案管理工作提供良好組織基礎。在工作方式上，主要是應該堅持推進醫院檔案管理的數字化信息化智能化，創新醫院檔案管理工作的整體流程，重點提高醫院檔案管理工作效率。在工作方向上，應該朝著進一步提高醫院檔案資料的開發利用上努力，不斷提升醫院檔案資料的利用水平，真正發揮好檔案資料服務醫院管理以及醫療、科研的內在價值。具體來說，應該堅持在以下幾方面加強管理。

3.1 突出信息化建設，為醫院檔案現代化管理提供良好基礎保障

醫院檔案現代化管理，最主要的途徑還是依靠醫院檔案管理信息化建設來實現，在醫院的檔案管理工作開展過程中，應該將檔案管理信息系統的建設作為重點。目前，較為成熟的醫院檔案管理信息系統建設主要包括以下幾方面的內容：①注重完善醫院電子病歷的管理，利用電子病歷在數據統計、檢索、分析、存儲以及共享方面的優勢，及時將有關的病歷信息數據錄入醫院的檔案管理信息系統之中，通過電子病歷的設計使用，可以準確全面地將有關的病歷數據保存，實現病歷資料保存管理的高效便捷。②加強對醫院內部臨床信息資料的管理，將醫院內部的檔案管理信息系統與臨床科室管理系統進行直接的聯接，將診療、病房、醫技等方面有關的臨床信息記錄，及時與檔案管理部門進行資料的共享，對有保存價值的檔案資料進行全面的歸檔保存，提高檔案資料歸集整理的及時性。③應該注重加強醫院檔案管理信息系統與醫院行政管理部門以及財務管理部門的對接，特別是加強檔案管理信息系統與財務管理信息系統之間的數據共享，將醫院經營活動有關財務報表數據以及醫院的經營活動管理資料等，及時進行歸集整理，交由醫院的檔案管理部門進行歸檔保存，為醫院經營管理提供全面的參考依據。

3.2 突出重點環節，對醫院檔案現代化管理各項工作進行規范提升

推進醫院現代化檔案管理，①醫院管理層應該高度重視檔案管理的重要性，積極支持醫院檔案管理工作的規范有序開展，特別是為了便于對醫院的檔案進行統一管理，應該完善醫院檔案庫的建設，對醫院內部的所有檔案資料進行歸口管理。②按照檔案法以及各地醫療衛生機構對檔案管理工作的基本要求，完善醫院檔案管理規章制度設計，重點是對醫院內部檔案資料的歸集整理、借閱參考、保密存儲等進行詳細的規定，確保醫院檔案管理工作嚴格按照規章制度規范有序進行。③高度重視提高醫院檔案資料的開發利用率。檔案現代化管理對醫院的檔案開發利用與服務也提出了新的要求。在醫院的檔案管理過程中，應該高度重視檔案資料價值的開發利用，組織檔案管理工作人員根據檔案信息進行更深層次的編研工作，更加深度地挖掘檔案資料中的價值。④完善檔案管理信息系統中有關檔案資料檢索查閱的有關設定，盡可能提高檢索效率，為有檔案資料需求的群體提供最全面的檔案資料參考服務，實現檔案資料價值的共享利用。

3.3 突出安全可靠，加強醫院檔案管理信息系統的安全設計

現代化的醫院檔案管理工作主要依賴于檔案管理信息系統，但對于檔案管理信息系統來說，最關鍵的是應該提高檔案管理保存的安全保障水平。在醫院檔案信息系統安全管理方面，重點針對醫院檔案的具體應用領域、內外部環境等，完善安全管理技術。特別是在醫院檔案管理工作的開展過程中，應該注重綜合運用網絡防火墻、安全漏洞掃描、數據加密、資料數據認證及數據簽名等多種技術手段，構建多層次的醫院信息安全解決方案。同時，在醫院檔案信息系統安全管理方面，還應該完善檔案安全管理制度，對醫院檔案管理工作人員以及醫院內部醫務人員在檔案安全管理方面的責任進行明確，最大程度地確保檔案管理過程中有關信息資料的安全可靠。

3.4 突出專業高效，提高醫院電子檔案管理人員的綜合素質水平

醫院檔案管理工作人員的素質能力水平直接關系到醫院檔案管理的整體水平和質量，推進醫院檔案管理現代化，必須重視醫院檔案管理工作人員的培訓教育。①應該加強對檔案管理工作人員檔案管理業務方面的系統培訓教育，特別是檔案資料的歸集整理、開發利用等方面加強專業化的培訓，確保檔案管理工作人員在檔案管理過程中提高工作精細化程度，提升檔案資料的真實性、準確性，促進檔案服務水平的提升。②應該針對檔案管理信息系統的使用操作等方面，提高醫院檔案管理工作人員對檔案信息系統的管理水平，尤其是強化對電子檔案數據的分析處理以及實際運用能力，不斷改進提高以奧運電子檔案工作水平。

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Abstract: This article analyzes the primary mode of enterprise security management from the existing problems of special equipment and proposes solutions.

關鍵詞:鐵路;特種設備;管理;分析

Key words: railway;special equipment;management;analysis

中圖分類號:X92文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)12-0143-01

1現場在安全管理中存在的問題

①在特種設備維修和管理上存在嚴重的片面性,側重于追究人員的操作責任,只抓違章而忽視了本質安全。沒有開展預測工作,沒有進行事前的系統安全評價,工作重點是處理已發生的事故,而忽略了從使用、維修階段就開始抓安全。②安全管理中沒有明確的目標。對待特種設備僅憑經驗處理安全問題,心中無數,盲目性大。③特種設備操作人員的素質亟待提高。特種設備操作人員對特種設備安全產生直接影響,是安全管理中的重點人。④基層單位對特種設備監控、預防事故及減少事故損失的措施不夠完善。

2集中解決特種設備安全管理重點問題

2.1 從基礎管理入手,深入抓緊內部管理關鍵部位在日常安全管理實踐中,管理干部需要增強安全危機事件的事前預警能力的修煉,以未雨綢繆的超前意識,多從現場管理入手,縱深假想問題,積極完善制度,查究落實,堵塞漏洞,消除問題,達到從源頭上斬草除根,破壞事故隱患滋生的溫床,杜絕各類事故發生,以確保各種假設不成立,把不安全因素消除在萌芽狀態,達到防患于未燃。

2.2 從管理干部思想入手,樹立安全管理人員的憂患意識在安全管理中需要管理干部克服驕傲自滿情緒,充分認識到安全無終點,戒除松懈和精神狀態,防微杜漸,見微知著地增強對安全管理工作的深層次認知。結合安全生產規律,嚴格樹立精細化管理思想,抓小防大,注重過程控制,把本部門、本崗位管理工作做實做細,牢牢把管理工作全過程覆蓋到具體的安全生產中,盡力消除管理中的盲區、空檔和縫隙。

2.3 從干部工作作風入手,營造管理干部全心全意抓安全的氛圍要嚴格落實各項管理制度,戒除工作中虛浮行為,建立極端負責、高度敬業的管理心態,認真參與安全生產管理,富有成效組織開展各項安全整治、檢查活動,真正減少安全管理中的形式管理和做秀管理,實現有效管理。剔除管理中得過且過的意識,根除瞞小推大的不良行為,營造管理干部聚精會神抓安全的良好管理氛圍。

2.4 從聯勞務實入手,合力共為鐵路安全生產服務要牢固建立車、機、工、電、輛等站段協同作業的大安全思想,正確處理局部和整體利益關系,盡心樹立為全局安全生產服務的意識,減少各自為政地參與安全生產。注重各項工作的緊密協調和有效銜接,并暢通信息反饋,加強工作交流,教育職工提高自身技術業務素質和職業道德修養,全身心投入安全運輸生產實踐,努力開創干部職工同心盡職責、群情保安全、合力創成效的良好局面。

3特種設備安全管理的幾點意見

3.1 強化使用單位特種設備的檔案管理①制定規章制度,保證特種設備檔案收集齊全完整。結合特種設備使用管理實際,制定相關檔案管理規定,明確特種設備檔案收集歸檔的基本內容;設備全套圖樣,安裝和使用說明書,強度計算書,授權單位發的使用證、檢驗報告和審批意見等收集齊全。為加強對特種設備檔案的管理,檔案管理人員還應按照相關特種設備管理辦法規定積極參加特種設備安裝總體竣工驗收。驗收前,檔案管理人員應了解設備安裝及設備實際分布情況,向施工單位及使用單位講解檔案歸檔要求。為保證檔案資料搜集齊全、及時、完整,基層單位應堅持特種設備安裝單位如果不移交全部檔案資料就不予驗收的管理手段。通過制度規范和經濟約束,確保特種設備檔案資料的齊全完整。②明確管理職責,督導使用單位加強特種設備檔案管理?；鶎訂挝粦鞔_規定特種設備管理的直接領導責任,并把特種設備的管理納入經濟責任制的考核、獎懲內容,明確規定,使用單位特種設備管理人員有協助檔案管理人員搞好特種設備運行狀況的登記和保管好檔案資料的責任。使用單位的技術管理人員在進行安全檢查的同時,注意將每臺在用壓力容器、起重設備進行編號登記,及時記錄反饋設備運行情況。檔案管理部門采取動態管理的方式,建立健全設備檢修記錄、改造記錄、歷次檢驗報告等,以不斷充實特種設備檔案內容,實現檔案資料與運轉設備的真實對應,真正使特種設備檔案為設備使用、檢修提供準確依據。

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關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化管理

中圖分類號：D630．1;G270．7文獻標識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02

事業單位檔案是對事業單位組織建構、發展以及人員調動、財務狀況等進行的信息保存。在事業單位改革的新時期，檔案管理擔負著為事業單位的進步一發展提供第一手資料和建議的責任，發展事業單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。

一、事業單位檔案管理的新發展

(一)檔案形式的變化

事業單位的檔案傳統形式是紙質，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術的不斷進步，目前檔案的形式發生了根本改變，普通的員工檔案和財務會計檔案可以通過數字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。

(二)檔案管理模式的變化

事業單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業單位發展歷史的記錄，而是可以當做資料進行分析，為事業單位的未來發展提供相關的建議，因此，檔案管理模式也隨之發生變化。目前事業單位檔案管理多采用數字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。

二、事業單位檔案數字化管理方法

(一)進行檔案管理系統的建立

數字化的檔案管理即通過計算機和網絡進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數字化轉化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調取以及分析應用等。這一系列的數字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內容，所以事業單位需要建立有效的數字化管理系統，有效結合事業單位自身的實際情況，并要涉及設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，即在單位內部建立一個特殊域名的網站，時期成為一個聯網性質的檔案存儲庫，使所有檔案數據都成為這個存儲庫中的一部分，以便統一管理。

(二)合理規劃檔案管理工作的責任分配

紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，同時由于事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細。傳統的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環節，會給工作人員造成巨大的負擔，因此，應合理規劃檔案管理工作的責任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業單位應將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務，并且能夠協助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規范、整齊。

(三)對檔案管理工作進行標準化建制

事業單位檔案管理數字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業現存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務檔案、員工個人檔案和單位發展規劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據事業實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應對檔案管理工作進行標準化建制，即根據檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設置相關的檔案資料范本，將范本下發到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序，例如，對員工檔案設置統一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調取。

(四)積極推進檔案安全管理

數字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數字檔案管理所必須的。建議事業單位在進行數字庫建設時選擇合適的設備生廠商和供應商，要注意檔案數據庫的建設無論是在結構還是硬件的組成上都要嚴格依據設計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎性條件;同時要根據檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統功效，提高系統數據的安全性。

三、進行數字化檔案管理的關鍵

事業單位檔案管理的數字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發展，檔案數字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關鍵。第一，以檔案管理工作人員職業能力提升為基礎，事業單位應開班業務學習班、業務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升，以滿足事業單位檔案管理工作的需要;第二，應重視數字化檔案管理的硬件設施添置，根據檔案數字化發展的進程以及計算機技術的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設施，使其為下一步工作的開展提供助力。

四、結語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作要順應時代的潮流，就需要以數字化檔案管理模式的建設為主要發展方向，根據檔案管理的特殊性以及數字化建設需求，進行管理系統建立、責任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數字化檔案管理工作行之有效。

參考文獻

［1］湯玉燕．事業單位檔案的數字化管理［J］．城建檔案，2015(02)：125－126．

［2］吳麗麗．試論新時期事業單位檔案的數字化管理［J］．長江叢刊，2015(12)：115－116．

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一、明確監管主體

工業園區管委會是轄區安全生產工作的監管主體，管委會主任是第一責任人，對轄區安全生產工作全面負責。把安全生產工作納入園區經濟社會發展總體規劃，堅持與經濟社會發展其他工作同步規劃、同步部署、同步推進、同步考核。安排不少于50萬元的安全生產專項資金，并形成逐步增長機制；對園區內重大事故隱患，要按照“一事一議”的原則，安排專項引導資金，積極落實整改。

二、健全監管網絡

(一)建立安全生產協調機構。工業園區管委會建立安全生產委員會(簡稱安委會)，作為非常設議事協調機構，負責指導協調轄區內的安全生產工作，研究解決安全生產重大問題。安委會主任由工業園區黨(政)主要負責人擔任，辦公室設在安監站，承擔安委會的日常工作。

(二)設立安全生產監管機構。工業園區管委會設立安全生產監管機構，負責綜合協調和監督管理轄區內安全生產工作。安監機構編制不少于3人。有不少于30平方米的辦公場所，配備計算機、電話機、傳真機、照相機和專用車輛。

(三)完善村居和企業安全管理機構。轄區內居委會有專人負責安全生產工作。礦山、建筑施工單位和?；飞a、經營、儲存單位，以及從業人員超過300人的其它生產經營單位，依法設置安全管理機構，配備2名以上專職人員。其它生產經營單位配備1名專職或兼職安全管理人員。

三、推進責任落實

(一)明確各級職責。制訂工業園區安全生產工作職責規定，對工業園區管委會、安委會、安監機構、其他職能部門和居委會、企業，以及各級、各類人員的安全生產工作職責作出詳細規定，健全責任體系。

(二)嚴格考核和獎懲。建立安全生產目標考核和指標控制體系，每年層層簽訂安全生產責任書，明確工作目標，并每半年組織一次考核，考核結果與年終獎懲掛鉤，實行安全生產“一票否決”。

(三)嚴格事故查處。對發生生產安全事故的，實行事故責任倒查，落實行政問責制。對不履行或履行安全生產職責不到位的，根據《安全生產領域違法違紀行為政紀處分暫行規定》，嚴格按照“四不放過”原則，追究相關責任人的責任。

四、完善基本制度

(一)安全生產例會制度。工業園區黨工委、管委會每月聽取一次安全生產工作情況匯報，研究解決重大問題；安委會主任每季度主持召開一次全體成員會議，通報形勢，部署任務，并形成會議紀要，明確落實責任，保證會議質量。

(二)監督檢查制度。工業園區主要領導，每年帶隊檢查轄區內安全生產工作不少于2次；分管領導和相關職能部門領導，每年帶隊檢查分管行業和領域的安全生產工作不少于4次；安委會在重大節日和重大活動期間，組織安全生產大檢查活動；安監機構采取分片、定人的方式，開展不間斷的安全生產巡查，每年對轄內高危、重點行業（領域）以及規模以上企業至少檢查4次，對其他生產經營單位至少檢查2次。

安全生產檢查做到有方案、有通報、有記錄，對發現的事故隱患，及時下達責任整改指令書，并實行跟蹤督辦，期滿復查驗收。

(三)事故隱患和危險源管理制度。工業園區管委會各部門、各行業和各單位定期開展事故隱患排查。高危及重點行業(領域)生產經營單位建立事故隱患日查制度，其他行業生產經營單位至少每周進行一次隱患排查。生產經營單位每月隱患排查情況定期上報工業園區管委會安監站。

工業園區管委會隱患排查記錄完整，按照“誰排查，誰負責”、“誰主管，誰負責”、“誰產生，誰負責”、“誰受益，誰負責”和“屬地管理，分級負責”的原則，落實責任單位、責任人，明確整改目標和期限，實行跟蹤督辦。

對轄區內重大隱患和危險源進行登記建擋，逐級上報，納入市、縣（區、開發區）重大隱患和危險源數據庫。

(四)事故報告和救援處置制度。對轄區內發生的死亡事故、3人以上重傷事故和重大遇險事故，有關政府部門應嚴格按照國務院493號令和有關規定，及時如實報告。工業園區主要負責人須立即趕赴現場，積極組織應急救援和善后處理，確保社會穩定。

(五)“三同時”管理制度。加強對建設項目安全設施和職業危害防護設施的安全“三同時”管理，對新建、改建、擴建項目的審查，根據相關規定履行安全“三同時”報建審批備案手續，按照建設項目安全設施與主體工程同時設計、同時施工、同時投入生產和使用的要求，進行建設與管理。

(六)安全生產宣傳培訓制度。積極組織“安全生產月”、“安康杯競賽”、“安全生產知識競賽”等安全生產宣傳教育活動，做到有方案、有部署、有內容、有總結。

工業園區管委會、居委會、大型重點企業辦公樓臺前設置安全生產宣傳欄；主要道路、街區等人員聚集場所設置宣傳標牌，懸掛宣傳標語。轄區內設置永久性宣傳標牌不少于5處。

積極開展安全培訓活動，加強各級干部職工的安全培訓，形成人人懂安全、個個講安全的濃厚氛圍。轄區內生產經營單位主要負責人、安全管理人員經安全培訓，持證上崗率達到95%以上；特種作業人員經培訓，持證上崗率達到100%。

(七)安全生產值班制度。建立24小時安全生產值班制度，由相關領導帶班和安監站工作人員值班；黨政領導、主要職能部門領導和安全監管人員必須24小時保持通訊暢通。在節假日、汛期等重點時段，安排24小時坐班值班。

五、建立基本臺帳

(一)安全生產管理臺帳。主要包括安全生產制度規定、來文發文、工作總結、經驗材料、會議記錄和目標考核、安全生產責任書等檔案資料。

(二)安全生產監督檢查臺帳。主要包括各類專項行動、檢查督查活動和在檢查中形成的現場檢查記錄、處理決定、復查意見等檔案資料。

(三)隱患排查治理臺帳。主要包括隱患排查治理工作中形成的各類文件、表格和重大隱患整改中形成的檔案資料。

(四)重大危險源監控臺帳。主要包括重大危險源分布圖、匯總表和每處危險源基本情況、監控措施等檔案資料。

(五)特種設備管理臺帳。主要包括設備名稱、型號（規格）、制造商、出廠編號、制造日期、投用日期、限用年限、使用證號、檢驗紀錄、使用單位、責任人、聯系電話等內容。

(六)事故處理和應急管理臺帳。主要包括事故報告、事故統計和事故調查報告、處理決定檔案，應急救援預案、演練檔案。

(七)宣傳培訓臺帳。主要包括安全生產宣傳培訓方案、計劃、總結、圖片和各類人員培訓情況檔案資料。

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一、建立健全檔案管理制度

1.加強組織管理。根據人動及時調整檔案管理領導小組，明確了一名局領導分管檔案工作，配備了專職檔案工作人員，健全了由全局各科室“兼職檔案員”組成的檔案管理網絡；同時保證了資金的投入，落實了檔案業務工作所需經費，將檔案管理工作確立為黨組和局務會日常討論議題之一。

2.全面開展自查自糾，強化涉密檔案監管，由專人統一集中管理檔案，對機密件、秘密件任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料嚴格做好傳閱和保存工作，實現“借閱一次，登記一次”。

3.建立健全檔案管理制度，制定并落實了建立了《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《綜合檔案室工作職責》、《文件材料立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》等一些列規章制度，同時將各鄉鎮司法所的檔案工作列入目標考核資料，并要求各鄉鎮司法所嚴格執行，認真落實。明確在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。

二、檔案業務建設工作

1.有適宜保管檔案的庫房，基本做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室三室分開。檔案庫房門窗堅固、位置適當，達到防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。備有空調、電腦、打印復印一體機、防盜門、檔案管理軟件等現代化設施和檢索工具，定期檢查滅火設備，確保檔案資料無安全隱患。

2.有數量充足、質量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴格按照國家標準要求裝訂。至今本局檔案無霉變、塵污、鼠咬現象，也沒有出現檔案被盜、被毀、涂改、泄密現象。

3.歸檔文件嚴格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔，貼合有關規范要求。同時為提高檔案現代化管理水平，通過應用全市檔案協同管理系統，實行了檔案電子自動化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。

4.將文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、社區矯正檔案、安置幫教檔案及其他專業檔案分門別類整理歸檔，歸檔文件資料齊全；編制了案卷目錄、歸檔文件目錄和必要的全引目錄，并把所有檔案的案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄輸入計算機，利用檔案協同管理軟件，達到文件級檢索。

5.根據我局實際狀況，建立了閱覽室，配備了借閱登記簿，做到了查閱登記、退檔注銷等手續齊備，檔案管理利用率得到明顯提高。積極開展利用檔案資料。綜合檔案室建立以來，為公證案件處理、法律援助、宣傳、普法考試等提供了基礎資料及咨詢服務。

三、檔案管理工作

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（一）檔案管理意識嚴重缺乏很多醫院在發展醫療水平的過程中，忽視了檔案管理工作的同步創新。由于思想觀念上的局限，一些醫院的負責人沒有將檔案管理工作創新提上日程，不愿意投入人力、物力。當等到醫療水平達到一定的水平后，醫院領導層才開始關注到醫院檔案資料的重要性。然而由于管理機制與人才儲備的缺失，檔案信息已經得不到有效的利用。

（二）電子和紙質文件雙重保存狀態導致資源重疊目前很多醫院都實現了辦公自動化，網上傳遞辦理的文件辦完后又印發紙質文件歸檔保存。這就導致了內容相同的兩種文件同時和保存的局面，造成了相關資源的嚴重浪費。

（三）檔案管理系統和辦公自動化系統缺乏聯系目前大多數醫院都使用了辦公自動化系統，這些系統大多是專門為本醫院或者上級主管部門設計的系統軟件，而該系統絕大部分是針對該醫院或者醫療系統而制定的個性化軟件。而醫院的檔案管理系統則是由行政主管部門設計的通用的規范化、標準化的系統。兩套系統是由不同單位設計，運行環境也不同。這就導致兩個系統相互隔離，數據不能共享和轉化。

（四）數字化檔案資料利用效率低下很多醫院仍然使用著舊有的檔案管理模式，醫院各種檔案資料的檢索以及借閱都由人工操作來完成，計算機等數字化設備在整個過程中往往只是用于文字錄入、編輯以及打印。人們往往忽略了以數字化網絡形式傳遞的醫院數字檔案資料，極大地消耗了相關資源。

二、構建醫院檔案管理數字化體系的現實路徑

（一）建立健全醫院數字化信息檔案管理平臺醫院要實現檔案管理數字化，必須先開發出一套符合醫院自身特點的檔案管理軟件系統，并配備相應的硬件設施。檔案管理系統應該采用雙服務器、光盤等雙備份以及高速掃描儀集中掃描等功能，使檔案資料能夠及時、準確歸檔，確保檔案的安全管理。同時，還應構建檔案查詢系統，透過觸摸屏檢索查詢和網絡文檔傳輸實現檔案資源數字化管理。還要定期對檔案管理系統進行技術檢查，不斷更新和優化管理系統。

（二）加強檔案資料管理相關領域的信息交流1.在數字化檔案管理系統和辦公自動化系統之間建立橋梁。各級醫院應該在信息查詢接口程序中加入檔案資料查詢功能，使目前的辦公自動化系統、財務管理系統、教研管理系統、人事管理系統與檔案資料管理系統之間實現無縫集成。這樣更利于收集各部門電子文件，完善檔案資料庫數據信息，真正實現在數字化檔案管理系統與辦公自動化系統之間建立有效聯系2.在紙質文件和電子文件之間構建紐帶。對于紙質文件和電子文件雙重保存的問題，可以將紙質文件和電子文件以文本方式和影像方式共存，并依據數字化檔案的特點，制定系統的檔案管理規章制度。要確保檔案資料的安全性，紙質文檔與電子文檔之間的非重疊性和可共享性。

（三）構建高素質檔案管理專職隊伍要實現醫院檔案管理信息化，就必須要有一批精干的檔案管理人員。管理人員要具備較高技術水平和知識層次。醫院的檔案管理人員必須具備較強的分析能力，要能夠精準把握一些專業性較強的檔案資料，同時還要能夠根據要求提供大量檔案資料信息。醫院以及相關部門應大力引進高素質人才充實檔案管理隊伍，同時應加強對檔案管理人員的培訓力度，力爭提高數字化檔案管理人才儲備水平。

（四）增強醫院人員的檔案管理意識醫院要重視檔案管理的重要性，提高各級人員尤其是各級部門領導的檔案管理意識，使他們認識到檔案管理數字化建設的重要意義，為構建高效的醫院數字化檔案管理體系提供各種資源保障。同時要加大宣傳力度，提醒醫院人員自覺保護檔案資源。

三、結語

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關鍵詞：高速公路收費站 站務管理

1　收費站內業資料的分類

1.1　收費業務管理

1.1.1　收費任務計劃和總結。各單位年初下達全年的通行費收入計劃，各收費站根據每站的通行費收入計劃按月度、季度、年度分解，按收費班組、收費人員層層分解，并編寫月度、季度、年度的實際完成與計劃差異的總結分析。

1.1.2　收費分析資料：通行費、車流量、各類車的比例等分析資料　分析資料表格（按照聯網收費站及管理軟件系統輸出）分類：①月報表類：a《收費站通行費收入月報表》；b《收費站日交通量月報表》（分車型）；c《收費站日交通量月報表》（分車種）；d《收費站收費員出口收費收卡月報表》；e《財務人員解繳銀行通行費月報表》f《收費員班次報表月報表》。②年報表類：a《收費站通行費收入年報表》；b《收費站月交通量年報表》（分車型）；c《收費站月交通量年報表》（分車種）；d《收費員班次報表年報表》。

1.1.3　質量記錄：監控記錄、票據記錄、值班記錄、稽查記錄、崗亭記錄?、俦O控質量記錄：《綠通車輛登記表》《監控運營記錄表》。②票據質量記錄：《通行費票據領用單》《通行費票據入庫單》《車輛通行費票據銷毀記錄單》《收費站備用金交接登記表》《通行費票據計劃申報表》。③值班、稽查：《錄像審查統計表》《收費稽查記錄表》《收費站值班記錄》。④崗亭質量記錄：《崗亭交接班記錄》《收費員工作記錄》《班長交接班記錄》《物品暫押證明》《收費速度測試記錄》《收費速度考核統計表》。

1.2　安全管理　安全管理資料按照有關安全管理部門要求進行整理和存放，不再另行規定。

1.3站務管理　站務管理資料分為會議記錄、衛生管理、食堂管理等內容。①會議記錄指收費站定期召開各種例會的文字記錄。②衛生管理資料是收費站衛生管理的工作記錄。③食堂管理資料根據各單位實際情況建立，包括賬務公開、出入庫等內容。

1.4　文明服務　文明服務資料主要包括投訴情況記錄、文明服務活動記錄和其它資料內容。

投訴情況記錄主要包括司乘人員對收費業務、政策、文明服務、道路擁堵等方面的投訴，收費站要根據司乘人員的投訴問題做出合理解釋，確定是有理投訴還是無理投訴。做好相關的記錄并上報上級主管部門。

文明服務活動記錄是指本站開展咨詢服務以及文明服務創新活動的記錄文件。比如河北省高速的春雨服務品牌、郭娜陸地航空班的服務。

1.5　人員管理　人員管理資料分為員工資料、員工考核、員工考勤、員工培訓、人員調配等內容。

員工資料是反映收費員工個人基本情況的檔案資料。

員工考核是指收費站對所屬員工的綜合工作情況的考核，根據上級部門制定的考核大綱制定出適合本收費站的考核細則每月對員工進行考核，公示后存檔備案。

員工考勤資料是指收費站對員工出勤情況進行統計，收費站保存員工月度考勤紀錄。

員工培訓資料是指收費站對員工的各類培訓，如收費業務培訓、思想教育、隊伍訓練、應急演練等情況以圖文的形式存檔保存。

1.6　設備管理　設備管理資料依據設備管理部門的具體要求進行存放整理。

1.7　文件管理　文件資料管理包括管理處的收費監控文件、上級的其他文件、收費站上報文件、其他文件。

2　收費站內業資料管理措施

上述林林總總的內業資料管理占據管理人員很大一部分精力，如何能更好地管理好這些內業資料是我們解決的難點和重點，應該從以下幾方面著手解決：

2.1　收費內業資料整理標準化　根據管理處收費站內業資料設置規范的具體標準，收費站針對已往內業資料較多，致使內業資料歸檔過程中出現混裝，亂搭現象，結合工作實際，在管理處標準的基礎上，對所有的內業檔案資料重新進行了細化、整理、歸檔工作。例如，在整理收費站站內規章制度時，站內涉及的規章制度多達50余項，歸檔比較混亂，不清晰，這就要求收費站重新進行劃分，分為綜合管理、收費管理、安全管理三大類的規章制度，使得在查找制度時一目了然，清晰、準確。

2.2　收費內業資料形式規范化　在整理內業資料的過程中，按照站內“統一規格、統一樣式、統一標準”的要求。在內容上，所有的內業資料嚴格按照ISO9000質量認證的規范標準進行設置。在形式上，在管理處要求的基礎上，又對文字的排版、字體、字號等都進行了統一的規定，并按規定統一打印、裝訂，統一更換檔案盒標簽、封皮、目錄，最大程度做到規范化、一致化。

2.3　收費內業資料內容精細化　在內業資料整理上，整理人員有時因不注重細節，致使內業資料中出現錯字、別字以及語句不通現象，所以在整理過程中，所有參與檔案整理的人員都細心對待，嚴格把關。在整理過程中，特別是對一些不易引起注意的細節問題進行仔細檢查，防止資料整理錯亂，每一份文字資料都是經過多人校對。對個別有污漬、破損的文件復印件，進行了重新的復印，更換。從而使內業資料能夠有效地、準確地反映收費站收費管理工作情況。

2.4　收費內業資料歸檔特色化　內業資料整理過程中，特別注意的是所有內業檔案資料的銜接問題，避免內業檔案資料內容的空洞、虛假。比如在整理國檢專卷和星級收費站評定等特色活動一卷時，涉及到的計劃、組織、實施、改進等PDCA的有效循環過程要完整。讓人從內業資料上一眼就能看出在日常工作中站內到底做過什么，完成得怎么樣，取得了什么效果，從而使整個檔案資料嚴絲合縫，不出任何紕漏，讓人一目了然。

收費管理剛剛起步，任重而道遠。高速公路是個窗口行業，在全省高速系統推行規范化管理勢在必行。作為收費管理部門，尤其針對收費站的管理，我們應清晰地認識到收費內業資料管理的重要性。今后工作要以提升收費管理水平為中心，要以收費管理為重點，其他各項榮譽的爭創都要以收費管理綜合水平為基礎和根本。作為收費管理部門，主要任務就是從服務、暢通、抓好隊伍三方面抓好落實。收費管理內業資料的規范設置是充分保障抓好落實的關鍵，十分必要和及時。我們要統一思想，深化認識，健全規范的內業資料，不斷改進收費工作，爭取在收費內業規范化的帶動下，使收費站管理的各項檔案內業都能達到規范化的標準，從而使收費管理走上一條規范、科學、高效的嶄新之路。

參考文獻：

[1]孫永余.如何實施“以人為本”管理方式促進收費站科學發展[J].價值工程，2012（21）.

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一、地面氣象測報業務

1.觀測場、值班室等場所的規章制度建立健全，制度上墻。

2.認真執行業務學習制度，每月組織不少于4次的業務集中學習。

3.嚴格按規范、電碼、技術規定操作運行。

4.觀測儀器安裝、運行、維護情況及資料、儀器保管、備份儀器情況正常。

5.觀測、記錄整理、報表預審及發報工作嚴格按規定執行。

6.臺站各項參數、小表等資料情況正常；氣象記錄資料管理和備份情況正常。

7.嚴格執行交接班制度等各項業務規章制度。

8.業務人員基本能處理簡單的儀器設備故障。

9.嚴格執行值守班制度，無擅自離崗情況。

二、信息與網絡系統

1.網絡系統sdh主干網狀態良好，vpn備份系統能自動切換。

2.有兼職網絡管理員。

3.業務網絡內計算機全部安裝網絡版殺毒軟件并定時升級。制定有計算機信息網絡安全應急預案和計算機及網絡安全管理制度。

4.網絡管理人員了解全局的網絡布局，臺站的網絡情況，熟悉sdh故障申報流程。

5.業務使用的計算機上未安裝與業務無關的其他程序。

三、資料傳輸與質量控制

1.對每個正點z文件進行質控，如有錯誤及時更正。

2.正點后5分鐘在省局新一代氣象信息通信系統上查看是否傳輸成功。

3.業務人員熟知氣象資料上行傳輸時限規定、氣象信息網絡傳輸業務質量考核辦法；熟知應急傳輸流程。

四、氣象記錄檔案

1.檔案各類制度建立健全，制度上墻，有檔案借閱登記表。

2.檔案室安全設施及“六防”情況。檔案保管條件符合防盜、防火、防潮、防蟲、防塵、防光的“六防”要求；檔案庫房配備防盜鋼門窗；檔案柜是含防盜鎖的鐵質文件柜；檔案庫房配備滅火器、專用的防鼠、防蟲藥劑；檔案庫房內無任何雜物堆放，清潔無塵，通風良好。

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1 中學檔案管理信息化建設的問題

（一）思想上不重視

在傳統觀念的影響下，很多學校只關心學生的成績，將工作重點放在教學上，忽視了檔案管理工作。尤其是在應試教育大環境下，學校更注重升學率，把主要的時間與精力放在教學上，不重視檔案管理的信息化建設，缺乏統一的規劃。此外，一些學校還受到資金的限制，投入到檔案管理工作中的資金很少，也沒有及時購置必須的設備[1]。同時個別學校也沒有建立專門的管理部門，人員素質與能力偏低，對信息技術應用較少，不利于檔案管理的信息化建設。

（二）技術過于落后

當前，國內大部分中學檔案管理還處在起步階段，沒有充分發揮出先進信息技術與設備的優勢，加之資金的不足，為檔案管理信息化建設帶來了阻礙。從檔案管理人員現狀來看，也未能掌握必要的技能，這樣不利于檔案資料的查詢與利用，而在檔案的收集、存儲和傳輸過程中，也會出現信息丟失的問題。一些學校對檔案管理信息化建設認識不足，認為只需要將紙質信息輸入計算機中即可，在檔案歸類、查閱等工作上，大多通過手工完成。此外，由于停留在單機歸檔的階段，信息和檔案獨立存在，不能實現信息資源的共享。而中學檔案信息化建設還缺乏統一的標準，也沒有作出科學的規劃，顯得比較隨意和盲目。

2 中學檔案管理信息化建設的對策

（一）加強檔案基礎設施建設

為加快中學檔案管理信息化建設步伐，需要在思想上引起足夠的重視，將其納入到學校整體規劃里面，重視當前基礎設施建設。第一，進一步完善檔案管理制度，為檔案管理人員提供參考。學校要結合自身實際情況，制定行之有效的制度，從檔案的形成、收集、保管到銷毀，要實行全過程的監督，尤其是對電子文件檔案而言，必須將責任明確的個人。第二，實行自動化辦公。檔案管理信息化建設需要以計算機為基礎，在檔案資料收集、審核等過程，都離不開計算機的支持。要利用計算機中的自動檢索功能，快速的查找與刪改資料，讓中學檔案管理有更高的效率。第三，做好對電子檔案的管理工作。學校應結合實際情況，并以紙質檔案為依據，合理設置電子檔案，確保信息的真實性與完整性，實現對電子檔案形成、整理、鑒定等全過程的管理。當然，還要適當拓寬收集的范圍，不斷充實中學檔案的內容。

（二）提升檔案管理數字化水平

數字化也是中學檔案管理信息化建設的內容，但是現階段很多學校僅僅是將紙質信息轉化為數字信息[2]。由于大部分學校缺乏足夠的資金，專業管理人員也很匱乏，因此為確保檔案數字化建設成效，需要優先實現利用率與價值較高的檔案的數字化，包括學生學籍、教師考核、課程設置等檔案。與以往檔案管理方法不一樣，在信息化建設過程中，還重視目錄與檢索的建設，運用文件夾、光盤、音像等形式，實現對數據信息的永久保存。要運用好網絡，共享檔案信息資源。此外，學校要將檔案資料與校園網進行連接，形成完善的數字化系統，提升檔案的數字化程度，讓其得到更好的利用。

（三）制定檔案管理的規范與標準

對中學檔案而言，涉及內容較多，也比較分散，每天都會形成大量的檔案資料，管理起來難度極大，需要統一做好收集、整理與利用工作。對此，在中?W檔案管理中，要不斷提升信息化水平，采用集中統一管理的模式，確保檔案管理工作更加規范。學校要將檔案管理信息化建設的標準明確下來，這樣才有利于對其的開發與利用，讓學校教學、科研等活動提供準確的檔案信息。此外，在中學檔案管理信息化建設過程中，通過將相應的規范與標準明確下來，能夠更好的共享檔案信息資源，減少人力、物力和財力的浪費，并促進學校整體教育教學水平的提升。

（四）加強對檔案資料的安全保護

在中學檔案管理信息化建設過程中，必然會遇到安全問題，這點也要引起重視，否則會造成檔案信息的丟失與泄露。而人工操作失誤、計算機故障、計算機病毒與黑客入侵等，也會損壞計算機中的文件資料，為學校帶來不可估量的損失。對于中學檔案資料而言，有的可以對外公開，有的則非常機密的，若是保密工作做的不到位，將出現信息泄露與丟失的問題[3]。對此，檔案管理人員應該切實增強自身的職業道德感，在檔案管理中規范操作，減少失誤，避免文件資料出現損壞。要制定健全的安全管理制度，讓信息系統的運行更加安全和高效，同時為避免受到病毒與黑客的入侵，要將網絡安全措施做到位，增強信息系統的抵御網絡攻擊的能力。并重視備份工作，這樣在發生意外事件以后，能夠第一時間使用備份文件，對檔案信息進行恢復，防止重復勞動，造成浪費。

（五）重視檔案管理人員培養

中學檔案的信息化管理工作，需要將計算機網絡技術應用好，這對檔案管理人員提出了很高的要求，不僅要具備豐富的管理經驗，還要掌握數據庫管理、網絡建設、計算機操作等技能[4]。對此，學校要為檔案管理人員提供更多的學習機會，讓他們掌握計算機技術、網絡技術、信息管理技術等方面的知識，從而實現計算機應用能力的提升，真正成為懂技術、懂管理的復合型人才。同時還要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，加大對其考核的力度，確保他們的知識結構盡快得到更新，掌握更多的專業技能，滿足當前中學檔案信息化管理的要求。檔案管理不同于學校其他工作，需要檔案管理人員具備較高的職業道德素質，有責任心，這樣在面對機密檔案資料時，才能避免對其的非法利用。學校要在思想、行動上加強對檔案管理人員的教育，確保其思想政治覺悟得到提升率，具備更高的鑒別能力。只有學校打造一支素質高、能力強的檔案管理隊伍，才能為檔案管理信息化建設打下堅實基礎。