電子公文范文10篇

八大關系之一：電子公文與紙質公文

電子公文是通過電腦進行操作、傳輸、存儲等處理的數字化產物，與紙質公文相比，電子公文具有存儲體積小、檢索速度快、遠距離快速傳遞及同時滿足多用戶共享等優點。隨著電腦和網絡信息技術的應用普及，越來越多的公文直接在電腦上產生和傳輸，電子公文也將越來越多。但與紙質公文相比，電子公文也存在自身無法克服的局限性，如信息與載體分離、不能直接閱讀，必須依賴于軟件和硬件才能識別和利用；電子公文容易被人修改、復制，修改之后幾乎不留痕跡，在真實性、完整性、憑證性方面比較難認可。因此，目前甚至今后相當一段時間內，不可能拋開紙質公文而以電子公文取而代之，電子公文將和紙質公文并存。

我們應正確認識公文的本質功能——傳遞信息，理解電子公文與紙質公文的關系，破除對公文物理介質的習慣心理，建立數字化的公文新概念。對于電子公文，應根據其特點，制定適合的管理辦法，使之與紙質公文實現優勢互補。

八大關系之二：電子印章與電子認證

對于紙質公文來說，印章是公文生效的重要標志。而對于電子公文，是否也需要印章作為生效標志，值得商榷。電子印章是通過專用軟件生成的，并且需要較為昂貴的彩色激光打印機，才能印出紅章。一方面，由于色彩和印制等原因，打印出的電子印章與紙質公文所用的印章并不完全相同，這樣，就會出現同一發文機關有兩種印章。如果發送電子公文的同時，又印制紙質公文，便會出現同一件公文使用兩種印章的現象。另一方面，電子印章是通過技術手段生成的，因而易于被人通過技術手段竊取或仿制。

實際上，問題的關鍵在于如何認證電子公文的真實有效性，即收文機關如何確認收到的電子公文是否是真實的發文機關所發，如果電子身份認證做好了，電子印章的作用無非是滿足人們對紅章、紅頭文件的習慣心理要求。電子公文并不一定非要那種刻意生成的帶紅色的電子印章不可，而應該有電子認證標志。

第一條為加強電子政務和電子公文管理，進一步規范電子政務和電子公文流程應用，特制訂本辦法。

第二條電子政務用戶要嚴格遵守國家有關保密法律、法規，凡涉密內容嚴禁。

第三條機關各部門要將電子政務設為計算機網頁的首頁，并堅持每天上班后，以個人名義登錄電子政務，以便隨時查看有關通知、公告。公務員之家版權所有!

第四條辦公室安排專門人員接收新鄉河務局的通知、公告，并將所接收到的內容按正式文件運轉方式運轉。

第五條各部門要及時更新電子政務工作動態欄目。

第六條電子公文運轉要嚴格按照收、發文流程運轉，各環節操作人員要對所經手的公文進行嚴格把關，避免發生紕漏。

第一條為加強電子政務和電子公文管理，進一步規范電子政務和電子公文流程應用，特制訂本辦法。

第二條電子政務用戶要嚴格遵守國家有關保密法律、法規，凡涉密內容嚴禁。

第三條機關各部門要將電子政務設為計算機網頁的首頁，并堅持每天上班后，以個人名義登錄電子政務，以便隨時查看有關通知、公告。

第四條辦公室安排專門人員接收新鄉河務局的通知、公告，并將所接收到的內容按正式文件運轉方式運轉。

第五條各部門要及時更新電子政務工作動態欄目。

第六條電子公文運轉要嚴格按照收、發文流程運轉，各環節操作人員要對所經手的公文進行嚴格把關，避免發生紕漏。

電子公文文檔一體化業務流程包括電子公文的交換（收發文）、歸檔和移交三個節點，是電子公文文檔一體化業務流程中的三個關鍵點，涉及到不同的辦公系統（OA）之間、辦公系統和檔案室檔案管理系統之間、檔案室檔案管理系統和檔案館檔案管理系統之間的數據交換，三者之間能否正常交換數據，直接影響電子公文全程管理的業務數據流的是否暢通。筆者根據張家港市數字檔案館建設過程中的經驗，提出以下解決方案：

一、電子公文歸檔解決方案

在項目建設過程中提供電子公文歸檔接口，實現集中式檔案室管理系統和分布式檔案管理系統，兩個檔案管理系統與市集中式OA系統的對接，可以對OA系統產生的歸檔數據實時進行采集、歸檔和管理。張家港市現有的“張家港市政府集中式OA系統部署在黨政網上。集中式檔案室管理系統預留和現有的“張家港市政府集中式OA系統”的接口，通過“推”和“拉”兩種方式解決OA系統中生成的電子文件的歸檔問題。

1）“推”式：由張家港市政府集中式OA系統按照電子文件歸檔接口標準的規范導出歸檔數據，集中式檔案室管理系統應當具備接收、導入、檢查和信息反饋等功能。

2）“拉”式：由張家港市政府集中式OA系統提供開放的數據結構、訪問接口，集中式檔案室管理系統應當具備從OA系統中抓取擬歸檔電子文件數據的功能。這種方式適合OA系統的開發商還在，并且能夠提供技術支持的情況。我們采用了“接口調用”的方式，即由OA開發商提供本系統調用的數據歸檔接口（比如WebService接口），本系統通過調用該接口獲取歸檔數據。示意圖如圖二所示（以WebService接口為例）。

二、異構系統的數據交換解決方案

［摘要］本文從行政法角度，探討了行政機關的電子公文在生效要件上與紙質公文的差異。文章認為，電子公文與紙質公文的差異主要體現在對公文作者身份的確認，公文形成程序的合法性、信息內容的真實性、形式與格式的合法性等方面的審查。并得出電子公文在現實中產生合法有效性的障礙是由于以下問題沒有解決：電子簽章的法律地位、電子公文管理的統一規范、電子公文的真實性保障與認證、網絡公布和電子送達方式的效力等。

［關鍵詞］電子公文紙質公文行政行為生效要件

在今年1月召開的國務院信息化工作領導小組工作會議上，朱基總理提出將電子政務確定為2002年信息化工作的重點。至此，我國將從政府上網向電子政務邁進，越來越多的政府機關將通過網絡實現無紙化辦公，政府機關之間、政府機關與企業之間通過網絡交換信息、下達文件將更加頻繁，作為電子政務活動的必然產物———電子公文，將在國家行政管理中發揮日益重要的作用。目前我國立法尚未對電子公文的效力作出明確規定，電子公文是否具有行政法上的合法有效性？從行政行為的角度看，電子公文與紙質公文在成立要件與效力要上有什么不同？筆者擬對此問題作一粗淺的研究，以就教于同仁。

（一）行政行為與公文

行政行為是行政法學中一個重要的概念，它是指行政主體在實施行政管理活動中，代表國家行使行政職權所作出的單方的，能直接或間接引起法律效果的公務行為①。行政機關的公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具②。并非行政機關的所有公文都是一種行政行為，只有能直接或間接產生行政法律效果的公文才是行政行為。并非所有的行政行為都是用公文來表示的，公文僅是行政行為的一種意思表示③。

依據行政行為的適用范圍可以分為抽象行政行為與具體行政行為，抽象行政行為指行政機關制訂的具有普遍約束力的行政法規、規章和其他行政規范性文件，具體行政行為指行政主體針對特定的對象，就特定的事項作出的處理決定。④從這個意義上說，行政機關的公文構成了全部的抽象行政行為和部分具體行政行為（表現為各類處理決定書），這也是本文論述的公文范圍。

第一條為了加強電子公文管理，實現電子公文的規范化、制度化和科學化，提高辦公效率，制定本制度。

第二條本制度所稱的電子公文，是指應用計算機系統制作形成的，存儲于磁盤、光盤等介質，通過計算機系統閱讀、處理并可通過黨政網電子公文交換系統傳輸的、具有規范格式的公文；是傳達貫徹黨和國家的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請求和答復問題，報告和交流情況的工具。

第三條本制度所稱的電子公文交換，是指電子公文和信息通過黨政網電子公文交換系統進行發送、簽收、歸檔等過程。

第四條電子公文的種類、格式、行文規則、文件、閱讀和管理與紙質公文相同，依照《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》等規定執行。

第五條通過電子公文交換系統交換的電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力。

第六條局辦公室是電子公文的管理與工作機構，負責本單位的電子公文工作。建立健全電子公文辦理制度和管理崗位責任制。管理人員要有高度的責任感，認真負責，切實做到不錯不漏，不遲不誤，確保電子公文及時傳輸和辦理。

公文是政府機關處理公務和行政管理的重要工具，在各級機關、單位中，“辦公”的一個重要內容就是辦理和制發文件，即“辦文”，辦文是每個機關、單位大量的,日常的工作。依靠網絡信息技術對公文進行高效有序的電子化處理，是電子政府建設的重要組成部分，是關系到電子政府建設全局的基礎性工程。

據調查，現在政府機關使用電腦進行文字處理已非常普遍，一些單位還不同程度地實現了公文運轉電子化管理，對收文辦理、發文辦理的登記、審核、擬辦、運轉等環節進行管理，實現了公文查詢、統計、存儲、流轉的電子化及內部網絡互聯；部分單位對公文數據庫中的公文由標題、來文單位等基本要素和運轉過程管理，擴展為部分公文的全文入庫管理;一些部門已經實現特定網絡，如政府專網、專業部門網上的部分公文上報、下發的無紙化傳輸;少數單位實現全部公文的網絡傳輸和電子化管理。

七大問題之一：對電子公文的性質和作用認識不足

長期以來，一些人將公文處理電子化誤認為就是辦公室內的文字處理電腦化，不少領導干部習慣于傳統的辦公方式，至今不會使用或不愿意使用電腦和網絡，認為這是辦事人員的事情，不能從根本上認知信息化、電子化給傳統政府辦公方式帶來的革命性轉變，造成機關辦公自動化、公文電子化鏈路的中斷，使無紙化辦公無法推進。

七大問題之二：系統功能單一，層次不高

電子公文處理系統就是利用電腦網絡功能，實現從公文的起草、審核、批示、分發及來文登記、歸檔、承辦、傳閱等一系列綜合性的公文流轉全程管理。在辦公自動化系統中，公文處理是較為復雜的一個子系統，其復雜度體現在兩個方面：首先公文系統是一個縱向、橫向交錯的綜合結構的系統，從縱向看，公文系統被多級組織共同使用，從橫向看，公文系統被同級的多個職能部門共同使用，不同組織級別的公文系統具有不同特點;其次公文處理流程具有多樣化特性，一般來說，不同組織級別的公文處理流程不同，由于受到多方面因素的影響而變得復雜多樣。

第一條為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、

安全性和可識別性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱的電子公文，是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。

第三條

電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。

一、子公文及其特點電子公文是指以電子形式表現的并通過網絡傳送的,用于政府機關相互之間聯系事務的專用文件。電子公文的特點是基于電腦和互聯網聯網的特性而產生的,因為電子公文的制作、發送及接收都需要通過電腦和互聯網這兩種媒介來進行。首先是電腦,它的最大作用是將政府公文中所有具體的信息都進行了數字化的改變,這里所說的數字化是指電腦將輸入的具體信息以“1”和“0”來進行存儲和運作,這不像傳統的政府公文是以具體的書面形式來表示的。其次是互聯網,互聯網將電腦里的數字化信息在各個政府機關之間迅速地傳送?；ヂ摼W本身有其特殊性,即公開性和全球性。所謂公開性是指任何人都可以自由地進出互聯網,而全球性是指信息在互聯網上的傳遞是沒有邊界障礙的。根據上述,較之傳統的政府公文,電子公文有以下幾個方面的特點：(1)電子公文是一種數字化的、虛擬化的文件形式;(2)電子公文的傳送是在公開環境下,通過互聯網進行的;(3)電子公文的傳送可以在各個地區、國家乃至全球范圍內的政府之間進行;(4)電子公文的廣泛能夠極大地提高政府的辦事效率。顯然,信息技術的給政府機構帶來了一場深刻的變革。傳統的公文傳送方式使政府機構背負著沉重的時間負擔和負擔。傳統公文在這一場變革中受到了電子公文這一新生事物的強有力的沖擊。電子公文的制作、發送和接收可以突破時間和空間的限制,給人們以快速和便捷?？墒请娮庸漠吘故墙陙聿砰_始出現的新生事物,很多技術上的問題還有待解決。特別是,由于電子公文剛剛開始啟用,有關電子公文的法律紛爭還頗為鮮見。就世界范圍來說,還沒有專門的法律規范,也無強制性的原則可以遵循?？梢哉f,其中還有很多值得的問題擺在我們的面前。二、電子公文應用中存在的安全問題,電子公文應用中出現的安全問題主要有：1.黑客問題。黑客入侵網站的消息在近年被頻頻報道。以前黑客們往往挑選美國國防部和雅虎這些安全防范體系堪稱一流的硬骨頭啃。而隨著各種應用工具的傳播,黑客已經大眾化了,不像過去那樣非電腦高手不能成為黑客。如果安全體系不過硬的話,黑客便可以肆意截留、毀滅、修改或偽造電子公文,給政府部門帶來混亂。2.電腦病毒問題。自電腦病毒問世幾十年來,各種新型病毒及其變種迅速增加,而互聯網的出現又為病毒的傳播提供了最好的媒介。不少新病毒直接利用網絡作為自己的傳播途徑。試想一個完整的電子政府體系中某個環節受到病毒感染而又沒有被及時發現,電子公文系統全面癱瘓,那將會產生怎樣的后果?病毒的感染會使一些電子公文毀滅或送達延誤,整個電子政府將會指揮失靈、機構運作不暢。3.信息泄漏問題。目前,各大軟件公司生成的網管軟件使網絡管理員擁有至高無上的權利,可以方便地對網上每個政府用戶的各種使用情況進行詳細的監測。此外,網絡中存在不少木馬程序,如果使用不慎,就會把公文中的重要信息泄漏給他人。而某些大公司生產的軟件或硬件產品所帶的后門程序更可以使這些公司對政府用戶在網上的所作所為了如指掌。對政府而言,信息泄漏將會給其工作帶來麻煩,甚至會危及到國家的、經濟及國防利益,有關的政府工作人員會因此被追究法律責任,這是絕對不能接受的。而對這些大公司的法律管制,對于在信息產業中處于弱勢地位的國家來說是根本無法解決的難題,但光靠處于優勢地位的國家也是不行的,必須在國際范圍內形成管制的合力。

三、公文安全體系制度建構1.的密鑰使用制度規范。密鑰是一種信息安全技術,又稱加密技術,該技術被廣泛于電子商務和電子政務中。它包括兩種技術類型,即秘密密鑰加密技術和公開密鑰加密技術。其中秘密密鑰加密技術又稱對稱加密技術。倘利用此技術,電子公文的加密和解密將使用一個相同的秘密密鑰,也叫會話密鑰,并且其算法是公開的。接收方在得到發送的加密公文后需要用發送方秘密密鑰解密公文。如果進行公文往來的兩個政府能夠確保秘密密鑰交換階段未曾泄漏,那幺,公文的機密性和完整性是可以保證的。這種加密算法的速度快,已被廣泛地應用于電子商務活動過程中。公開密鑰加密技術又稱為非對稱加密技術。這一技術需要兩個密鑰,即公開密鑰和私有密鑰。私有密鑰只能由生成密鑰對的一方政府掌握,而公開密鑰卻可以公開。用公開密鑰對公文進行加密,只有用對應的私有密鑰才能解密。用私有密鑰對數據進行加密,只有用對應的公開密鑰才能解密。此二種技術相比,顯然第二種技術的安全系數更大一些,但這種技術算法速度較慢。我們可以根據各種公文的秘密等級,采用不同的加密技術。對于一般的公文往來數量大且頻繁,不宜采用非對稱加密技術,還有秘密等級較低的公文亦可采用對稱加密技術。而對那些重大的通知及秘密等級較高的公文則必須采用非對稱加密技術。凡違反上述技術性規范的要求造成公文泄密或是公文的完整性受到損害的,需追究其法律責任。2.完善的政府證書管理制度。公文傳送過程中數據的保密性通過加密和數字簽名得到了保證,但每個用戶都有一個甚至兩個密鑰對,不同的用戶之間要用公開密鑰體系來傳送公文,必須先知道對方的公開密鑰。公文傳送中有可能發生以下情況:用戶從公鑰簿中查到的不是對方的公鑰,而是某個攻擊者冒充對方的假冒公鑰;或者公文互換的雙方在通訊前互換公鑰時,被夾在中間的第三者暗中改變。這樣的加密或簽名就失去了安全性。為了防范上述風險,我們可以仿效電子商務中的做法,引入數據化證書和證書管理機構,建立完善的政府證書管理制度。這里所說的證書是指一份特殊文檔,它記錄了各政府機關的公開密鑰和相關的信息以及證書管理機構的數字簽名。證書的管理機構是個深受大家信任的第三方機構?？紤]到電子政務的特殊性,電子政務系統中的根目錄證書管理機構最好由一國的最高政策機關設立的專門機構出任,其它各級目錄分別由地方各級政府設立的專門機構去管理。在我國,根目錄的管理工作可由國務院信息辦來承擔,其它各級目錄分別由地方各級人民政府設立的專門機構進行管理。各政府機關須向相應的證書管理機構提交自己的公開密鑰和其它代表自己法律地位的信息,證書管理機構在驗證之后,向其頒發一個經過證書管理機構私有密鑰簽名的證書。政府出面作為證書的管理機構,其頒發的證書信用度極高。這樣一來將使電子公文的發送方和接收方都相信可以互相交換證書來得到對方的公鑰,自己所得到的公鑰是真實的。顯然,電子公文系統的安全有效運轉離不開完善的政府證書管理制度的確立。3.有效的數字簽名制度。在電子公文的傳送過程中可能出現下列:(1)假冒,第三方丙有可能假冒甲機關給乙機關發送虛假公文;(2)否認,甲機關可能否認向乙機關發送過公文;(3)偽造,乙機關工作人員可能偽造或修改從甲機關發來的消息,以對自己有利。這些問題要靠數字簽名來解決。數字簽名在電子公文傳送中的應用過程是這樣的:公文的發送方將公文文本帶入到哈希函數生成一個消息摘要。消息摘要代表著文件的特征,其值將隨著文件的變化而變化。也就是說,不同的公文將得到不同的消息摘要。哈希函數對于發送數據的雙方都是公開的。發送方用自己的專用密鑰對這個散列值進行加密來形成發送方的數字簽名。然后,這個數字簽名將作為公文附件和公文一起發送到該公文的接收方。公文的接收方首先從接收到的原始公文中計算出消息摘要,接著再用發送方的公開密鑰來對公文的附加的數字簽名進行解密。如果兩個消息摘要相同,那幺接收方就能確認該數字簽名是發送方的。通過數字簽名能夠實現對原始公文的鑒別和不可抵賴性。數字簽名在電子商務中已得到了廣泛的應用,日本等國政府已通過專門的立法對數字簽名的法律效力予以確認。在電子公文傳送中引入數字簽名也是必然的選擇,只是我們要從法律上確認數字簽名的效力,建立相應的制度規范,努力設法從技術和制度規范入手不斷提高安全系數。以數字簽名只有相對的安全性來作為反對其應具有法律效力的理由是站不住腳的,因為任何所謂安全保障都是相對的,橡皮圖章就經常被不法之徒偽造。4.有力的刑法保障。刑法對關系的保護是最強有力的保障,離開刑法的保護,其它制度規范的保護極有可能會落空。對計算機法律關系的調整也不例外。鑒于信息技術越來越多地被應用于國家生活各個方面,1997年《刑法》中特增加了計算機網絡犯罪方面的。根據《刑法》第285條和第286條的規定,對下列行為將追究刑事責任:(1)違反《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機軟件保護條例》、《保密法》、《標準化法》等有關法律規定,出于好奇或為竊取機密的動機非法侵入電子政務系統的;(2)違反《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機軟件保護條例》等有關法律規定對電子政務系統功能進行刪除、修改、增加和干擾,造成系統不能正常運行,后果嚴重的;(3)違反前述有關法律規定對電子政務系統中存儲、處理或者傳輸的公文數據進行刪除、修改、增加的操作,后果嚴重的;(4)違反前述有關法律規定故意制作、傳播計算機病毒等破壞性程序,電子政務系統正常運行,后果嚴重的。而對于那些利用計算機網絡破壞電子公文或偽造電子公文的,則可以根據《刑法》第280條的規定以毀滅公文罪或偽造公文罪論處。可以說政府信息化是社會信息化的基礎,在各國所積極倡導的“信息高速公路”的幾個運用領域中,電子政府被列為第一位。從全球范圍來看,推進政府部門辦公自動化、網絡化、電子化已是大勢所趨,電子公文等信息手段將會被廣泛地應用于各種政務活動中。法律必須克服其自身固有的保守性,盡快在立法上取得突破,以應對的進步和社會生活的巨變。

內容摘要：電子公文是通過網絡傳送的。用于政府機關相互之間聯系事務的專用電子文件,其傳送和接收是在高度自由的網絡環境中進行的,自然會涉及到信息遺漏、電腦病毒以及黑客等安全問題。為此,有必要建立包括密鑰使用規范、數字簽名制度、政府證書管理制度等相關法律制度,以確保電子公文系統安全有效地運作。

關鍵詞：電子公文電子政務互聯網

一、子公文及其特點

電子公文是指以電子形式表現的并通過網絡傳送的,用于政府機關相互之間聯系事務的專用文件。電子公文的特點是基于電腦和互聯網聯網的特性而產生的,因為電子公文的制作、發送及接收都需要通過電腦和互聯網這兩種媒介來進行。首先是電腦,它的最大作用是將政府公文中所有具體的信息都進行了數字化的改變,這里所說的數字化是指電腦將輸入的具體信息以“1”和“0”來進行存儲和運作,這不像傳統的政府公文是以具體的書面形式來表示的。其次是互聯網,互聯網將電腦里的數字化信息在各個政府機關之間迅速地傳送?；ヂ摼W本身有其特殊性,即公開性和全球性。所謂公開性是指任何人都可以自由地進出互聯網,而全球性是指信息在互聯網上的傳遞是沒有邊界障礙的。根據上述分析,較之傳統的政府公文,電子公文有以下幾個方面的特點：

(1)電子公文是一種數字化的、虛擬化的文件形式;(2)電子公文的傳送是在公開環境下,通過互聯網進行的;(3)電子公文的傳送可以在各個地區、國家乃至全球范圍內的政府之間進行;(4)電子公文的廣泛應用能夠極大地提高政府的辦事效率。

顯然,信息技術的發展給政府機構帶來了一場深刻的變革。傳統的公文傳送方式使政府機構背負著沉重的時間負擔和經濟負擔。傳統公文在這一場變革中受到了電子公文這一新生事物的強有力的沖擊。電子公文的制作、發送和接收可以突破時間和空間的限制,給人們以快速和便捷?？墒请娮庸漠吘故墙陙聿砰_始出現的新生事物,很多技術上的問題還有待解決。特別是,由于電子公文剛剛開始啟用,有關電子公文的法律紛爭還頗為鮮見。就世界范圍來說,還沒有專門的法律規范,也無強制性的原則可以遵循。可以說,其中還有很多值得研究的問題擺在我們的面前。