檔案信息化論文范文10篇

【論文摘要】伴隨著計算機技術與網絡信息技術的發展,會計信息系統發生了質的變革,同時也產生了大量信息化的會計檔案,而對這些信息化檔案的管理也不能沿用傳統的會計檔案管理手段和方法。本文闡述了會計信息化檔案管理中常見的問題和對策。

【論文關鍵詞】會計信息化檔案安全性維護性

會計檔案是重要的經濟檔案,隨著會計電算化技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代,由傳統意思上的檔案變為了信息化檔案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等。

【摘要】面對新的發展環境，在民政檔案的管理中信息化的管理模式已經得到了應用，和以往的檔案管理相比有著很大的進步。信息化檔案管理模式的科學應用，從整體上提高了檔案管理水平，在檔案的服務效率上也有了提高?；诖?，本文主要就民政檔案信息化的服務特征以及存在的問題加以分析，然后結合實際提高對民政檔案信息化服務水平的策略進行詳細探究，希望能通過此次的理論研究，對實際民政檔案服務發展有所裨益。

【關鍵詞】民政檔案；信息化；服務水平

民政檔案的管理過程中，信息化管理目標的實現比較關鍵，這也是民政檔案管理發展的重要趨勢。信息化檔案管理服務水平的提高，是當前民政檔案管理發展的重要課題，通過從理論層面加強對民政檔案信息化服務的研究，對實際發展就能起到積極促進作用。

一、民政檔案信息化的服務特征以及存在的問題分析

（一）民政檔案信息化的服務特征體現分析。民政檔案的信息化管理過程中，在服務方面已經有了新的特征體現，在民政檔案管理信息化服務對象的大眾化的特征上比較突出。當前的檔案管理信息化人才比較緊缺，只有充分注重信息化服務人才的應用，才能提升檔案信息的服務水平，在檔案信息的大眾化服務目標方面才能實現。再有就是在民政檔案信息化服務的需求熱點生活化的特征上有著體現，在社會保障的信息以及房屋產權和動拆遷政策的信息方面是比較重要的信息內容。注重民政檔案信息化服務的內容，才能真正有利于檔案管理的水平提高。（二）民政檔案信息化的服務問題分析。民政檔案信息化服務的發展過程中，由于受到多方面因素的影響，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現在對民政檔案信息化服務的宣傳工作沒有加強。一些民政檔案信息的完整性方面沒有得到有效保證，對檔案信息的收集存在著一定困難等。這些都是由于在相應的宣傳工作上沒有得到加強，從而就對民政檔案的信息化服務方面產生了很大的阻力。民政檔案的信息化服務發展過程中，對一些基礎設施的建設方面還沒有加強，在相應的檔案信息網站的建設上存在著不足。例如檔案信息化服務中的基礎設備，掃描儀以及打印機等，都是必要的基礎設施。從實際的民政檔案信息化建設的情況來看，在這些設備方面還沒有具備，有的是存在故障沒有及時維修等，這些方面都會對民政檔案信息化服務的水平提高產生阻礙。另外，民政檔案的信息化服務過程中的方式比較單一化，在人性化的服務目標方面還沒有實現。我們要對這些層面的問題進行詳細的分析，然后找到針對性的措施進行應對，保障民政檔案信息化服務水平的提高。

二、民政檔案信息化服務提升的策略探究

一、多媒體技術與檔案信息管理

（一）多媒體技術的概述

電子文件信息就是多媒體信息的本質含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現出來的信息。計算機系統中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統。多媒體技術包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現完全的、開放性的計算機管理。

（二）多媒體技術與檔案信息化建設的關系

當前，檔案建設面臨著巨大的機遇和挑戰。隨著經濟建設的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統的檔案管理技術方法以及傳播形式與途徑已經呈現落后的狀態，不能滿足社會發展需要。而多媒體技術擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優點，可以為檔案信息化的建設帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設提供先進的技術和科學的手段，發揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質量有著推波助瀾的作用。

二、多媒體技術在檔案信息化管理中的難題

摘要：本文結合本單位（小型企業）的實際情況，淺析企業檔案信息化建設中存在的問題及對策。

關鍵詞：企業檔案信息化建設問題

0引言

在全國檔案工作“十一五”規劃中，檔案信息化建設已放到突出位置，得到高度重視，但按現狀看，檔案信息化建設至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務公開、民生檔案建設等層面，中小型企業對檔案信息化建設工作的實際推廣實在太少，這種發展的不平衡現象眾所周知，不容忽視，現結合本單位（小型企業）的實際情況，淺析企業檔案信息化建設中存在的問題及對策：

1企業檔案信息化建設存在的問題

1.1領導重視不夠。每件事情要大力推廣，領導們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業的領導都沒有認識到檔案信息化建設的重要性，經費上不予以支持，使企業檔案信息化建設進程緩慢。

編者按：本文主要從何為檔案的信息化管理；醫院檔案信息化管理的重要性及必要性；醫院檔案信息化管理需要解決的問題；正視問題所在,加強醫院檔案信息化的建設進行論述。其中，主要包括：檔案信息化管理的內涵、檔案信息化管理的內容、對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理、數據資料信息化、工作流程信息化、檔案信息化管理的條件、需要配備開放式電腦查詢檢索系統、加快醫院局域網絡的建設、適應社會發展的需要、提升檔案管理水平的需要、確保醫療事業可持續發展的需要、需要大量資金投入、任務繁雜,工作量大、難以獲求滿足工作要求的人才、醫院檔案信息化的問題所在、醫院檔案信息化的措施等，具體請詳見。

【摘要】當前,計算機管理已經廣泛應用于各行各業。本文針對醫院檔案管理的信息化進行探討,分析了醫院檔案信息化需要面對和解決的問題,提出了對應的策略。

【關鍵詞】醫院檔案管理信息化

1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內涵

檔案信息化管理的內涵包括兩個方面:一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫院的管理效率。二是用信息流來調控檔案物流,最終實現“無紙化”管理,促進管理創新。

【摘要題】數字信息化

【正文】

隨著檔案信息化建設的逐步展開，人們越來越多地意識到，檔案信息化建設不僅涉及大量技術問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題。對絕大多數檔案管理部門，特別是市縣級檔案管理機構而言，在實踐中單純依靠其自身的技術力量很難順利進行有關信息化內容的建設。據筆者調查，目前已經或正在進行檔案網站與數字檔案館建設和檔案數字化轉換的單位，都不同程度利用了外部技術力量?？梢哉J為，各級檔案管理部門在檔案信息化建設中利用外部技術力量將成為一個帶有普遍性的做法。從表面看，這是一個技術問題，但實質上它是一個管理策略問題。如何科學選擇信息技術供應商以及檔案管理部門在信息技術外包過程中究竟應扮演什么樣的角色，這些都是當前迫切需要做出回答的問題。

一、檔案信息化中的信息技術外包策略及其驅動因素

信息技術外包(ITOutsourcing)是指組織以合同的方式委托信息技術供應商向組織提供所需要的部分或全部信息技術功能。

根據外包業務的具體內容，可將檔案管理部門的信息技術外包業務分為如下幾種類型：一是軟件業務外包。它具體又可分為：①購買供應商開發的即買即用的應用軟件包。如檔案管理部門根據需要從市場上選擇購買文檔一體化管理系統或電子文件管理系統；②購買供應商開發的應用軟件包，同時要求供應商根據本單位的要求進行某些修改。如針對檔案數字化中對檔案原始性特征保護的要求，某些單位在購買普通文字圖像識別系統的同時，要求供應商對文字圖像識別系統的某些功能進行修改；③要求供應商為本單位開發一個完整的能滿足其業務需求的全新的電子文件管理系統，而不是購買市場上已有的通用電子文件管理系統或文檔一體化管理系統，這種外包要求通常出現在一些特種行業與部門的文件與檔案管理工作中。

1杭鋼檔案信息化的現狀和面臨問題

當今社會現代信息技術的快速發展和不斷完善，使文件的形成電子化，存儲形式數字化，傳遞網絡化，管理動態化已經成為普遍的趨勢。紙質文件的比重呈逐漸下降態勢，而電子文件的數量持續上升，電子文件和數字檔案將日益成為館藏的主要檔案信息資源。檔案工作的內容和重心發生了轉變，檔案管理方式也必然隨著發生變化。國家檔案局經科司副司長王嵐博士在2006年中國檔案信息化年會上曾經說過“檔案信息化是檔案部門無法繞過的障礙，也是必須要跨過的顛峰”。檔案信息化其實就是檔案管理的一次變革，采用信息化技術來提高檔案管理效率。杭州鋼鐵集團公司作為中國企業500強之一，辦公自動化系統、ERP系統已成功建成運行，在企業信息化建設上已經處于行業前列。經過50年的發展，杭鋼集團公司已經形成和積累了比較豐富的檔案，截止2013年12月，杭鋼檔案館館藏檔案52067卷，以件為單位的檔案51202件，照片2692張，磁性載體檔案153盤；底圖14.92萬張，資料2233冊。列入年報統計范圍的杭鋼集團公司（含杭鋼檔案館）館室藏檔案142595卷，以件為單位的檔案60779件，照片7794張，磁性載體檔案176盤；底圖22.68萬張，資料23646冊。但是，杭鋼的檔案工作就其整體水平和發展進度來看，對照國家檔案行政管理部門的規范要求，還有許多薄弱環節、甚至是致命弱點。一是檔案信息資源的集中管理，特別是集團公司、股份公司機關的會計檔案、基建技改項目前期文件材料和決算檔案、股份公司董事會及證券部有關檔案等重要檔案資料至今沒有向檔案館完整移交。二是檔案信息化建設，與企業信息化建設（OA、ERP等）比較，沒有同步考慮和推進。尤其是在業務檔案規范、高效管理和利用方面，各種問題逐漸凸顯出來：主要表現為1．1杭鋼集團各二級單位各類檔案數量多，日常檔案管理工作強度日益加大。1．2盡管杭鋼集團在用檔案管理系統，但主要是針對條目進行管理。實體檔案與電子檔案大都仍然采用傳統的管理方式，導致檔案的利用效率低、利用及時性、全面性、完整性均存在問題。1．3杭鋼集團各二級單位較多、區域分布較散，跨區域、跨單位間的業務檔案信息利用成為一大難題，無法實現整個杭鋼集團統一的業務檔案數據共享中心。1．4杭鋼集團形成的檔案中，深層次、更高級、更有價值的數據未能從信息中挖掘出來，對集團相關單位提供準確、安全、快捷的信息，提高集團整體經濟生產力起到的支持力不夠。1．5杭鋼集團總部檔案部門無法實時監控各二級單位各類檔案收集、管理情況，并很難對各二級單位檔案業務進行實時督導和監控；

2杭鋼檔案信息化建設的目標和主要內容

對此，公司辦公室在檔案館的改造中啟動了信息化建設項目，到目前為止，杭鋼已投入合同金額103.7萬元用于檔案信息化建設。項目在2010年3月開始準備，2011年1月正式啟動，2011年10月鋼鐵主業生產單位及輔助部門的18家二級單位檔案管理人員上線操作。并明確提出杭鋼集團檔案管理信息系統建設的最終目標是：按照總體規劃、分步實施的要求，逐步建成一個由現代計算機技術和網絡技術構成的跨區域、分布式、多功能、規范化、集約型管理的高效、開放、共享、虛擬、資源豐富的數字化“杭鋼檔案館”。2．1階段目標，2．1．1第一期實現杭鋼檔案館和鋼鐵業二級單位檔案信息資源的數字化，包括現有館（室）藏檔案有重點地逐步進行數字化處理，杭鋼檔案館和鋼鐵業二級單位的檔案信息管理軟件系統接入辦公自動化系統，電子文件通過辦公自動化網絡和光盤等手段和方式接收進杭鋼檔案館。檔案形成單位和部門可以利用檔案信息管理系統或電子載體形式進行電子檔案的移交；檔案專業技術人員可以利用計算機和網絡技術實現檔案信息資源采集、分類、整理、編研、提供利用服務和進行檔案工作的日常管理；合規用戶根據授權可以在網絡上實現檔案信息資源的查詢利用和檔案業務咨詢。2．1．2第二期實施集團公司在杭單位的檔案信息資源數字化管理，并通過網絡手段與杭鋼數字檔案館信息系統相連接，實現檔案信息資源的共享。2．1．3第三期實施集團公司杭外單位的檔案信息資源數字化管理，并通過網絡手段與杭鋼數字檔案館信息系統相連接，實現檔案信息資源的共享。2．2檔案信息化建設的內容2．2．1基礎設施設備建設杭鋼集團公司由于公司內網布局已經完備，基礎設施的主要內容就是配備與檔案信息化建設相適應的支撐軟件系統運行和相關檔案業務工作的硬件設備。如：工程掃描儀、工程一體機、大型繪圖儀、非線性編輯、音視頻數據采集轉換等設備。目前檔案館已配備了計算機6臺、筆記本2臺、高速掃描儀（3臺）、打印機（2臺，其中網絡打印機1臺）、光盤刻錄機（2臺）、數碼照相機（1臺）。為檔案信息的采集、交流、交換和檔案業務的監督、檢查、指導服務。同時在數字檔案信息存儲管理平臺上配備服務器（2臺）、存儲器（1臺）承擔檔案信息主數據存儲管理。在數字檔案信息應用平臺上配備計算機4臺、終端4臺：其中檔案館工作人員計算機2臺，用于借閱利用和其他管理工作；檔案館用戶查詢計算機2臺（獨立連接國際互聯網）、終端4臺，裝載應用軟件系統，通過網絡連接服務器群，提供在線利用。配備打印機2臺、光盤刻錄機2臺，為用戶提供檔案信息載體。2．2．2鋼鐵主業二級單位檔案室管理：一是加快現有館室藏檔案整理。按照國家和省檔案行政管理部門和冶金系統檔案工作標準、規范加快對現有館室藏檔案的整理、整改工作：杭鋼檔案館、鋼鐵業各二級單位、非鋼產業各單位需分步完成文書檔案、職工檔案、會計檔案、實物檔案的整改，以及完成照片檔案、印章檔案、科技檔案的整理、整改。二是加強檔案目錄及其數據庫建設?，F已擁有各類檔案管理軟件、具備建立檔案目錄數據庫的單位要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，并為下一步移植到數字檔案館管理系統做好準備。三是規范電子檔案歸檔管理。集團公司機關各部門要根據公司檔案管理規定和要求，抓緊整理移交應歸檔的紙質或其他載體檔案材料；加強對本部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔移交工作；職能部門在與外單位簽訂設計、勘察、監理、施工、設備采購等合同時，要提出在移交紙質檔案的同時移交電子檔案的要求，其中設計、勘察、設備供應方必須提供電子文件歸檔。2．2．3電子檔案信息的管理和利用目前，杭鋼檔案館的電子檔案信息管理主要負責對采集到的檔案信息進行規范整理、分類、管理，使之有序化。對采集的符合或通過轉換使其符合檔案管理規范的數字信息及其元數據，根據采集時所帶的目錄信息，采用《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》和《歸檔文件整理規則》等標準的分類方案將這些數據有序地存儲到系統中。截止2013年12月，杭鋼檔案館機讀目錄案卷級3.05萬條，文件級19.31萬條，集團公司（含杭鋼檔案館）機讀目錄案卷級5.58萬條，文件級25.64萬條。數字化加工轉化集團公司科技檔案37547件，集團公司文書檔案13046件；鋼鐵業二級單位科技檔案12233件，文書檔案館619件。同時，根據邏輯關系將符合《中國檔案主題詞表》、《冶金檔案主題詞表》、《杭州鋼鐵集團公司公文主題詞表》有關要求的主題詞和符合《中國檔案分類法》、《冶金檔案分類法》、《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》有關要求的信息分類號組合在一起所形成的一套分類號主題詞對照表，系統可以從對照表中自動提取相應的分類號—主題詞，完成標引任務。此外，根據檔案工作標準對整理立卷的檔案或以件為單位整理的檔案，進行分類后按不同要求自動編目，提供在線查詢和輸出為紙質載體。對重要文件和檔案信息進行全文采集、轉換、識別、壓縮、加密、和檢索等管理與利用。

3杭鋼檔案信息化建設的改進建議

目前，杭鋼集團公司檔案管理信息化正穩步推進，但仍需要認真進行改正，以求完善，使管理水平再上一個新臺階。主要表現在以下幾個方面：3．1創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。首先是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；明確內部分工和職責，建立上傳下達、團結協作、規范有序的工作秩序，推動各項工作順利開展。其次，檔案科全體專業技術人員要熟悉掌握該系統的業務流程、軟件操作，進一步完善杭鋼集團公司檔案管理信息系統的流程，至上而下進行推廣。最后，召集各二級單位的檔案人員定期召開座談會，對杭鋼集團公司檔案管理信息系統試運行過程中功能需求、軟件操作、流程完善進行討論，以便查漏補缺，及時補充、完善。3．2統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。公司辦檔案科需盡早制訂或修訂杭鋼集團公司檔案管理信息化、電子文件管理等方面的規章制度，用制度來規范、約束杭鋼集團公司電子文件等的收集、保管、利用，也使各二級單位能參照相關制度，做好各自單位的相關工作。同時，檔案科內部應盡早制訂項目設備的使用和管理規定，應明確大型、貴重設備的責任人、適用范圍、使用程序等，并要建立工作臺賬。最后，要制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。杭鋼集團公司檔案管理信息系統的建立推動了杭鋼的檔案工作，我們要充分發揮信息化系統的功能和優勢，通過持續不斷地改進和完善，實現信息化帶給杭鋼集團公司的最大效益。

在當前我國城市化建設進程不斷加快的基礎上，我國房地產業呈現出來前所未有的發展勢頭，這就導致我國房產數量呈不斷上升的趨勢，同時房產檔案的利用率也不斷增加。在這種情況下，傳統的手工紙質的房產檔案管理模式已無法滿足當前房地產發展的需求，其弊端越來越暴露出來，所以為了更好的滿足當前房產檔案動態管理的需要，則需要充分的利用計算機技術，并使其與現代檔案管理理念有效的融合在一起，努力提高房產檔案的利用價值，不斷改進和創新房產檔案的管理，確保房產檔案管理水平的提升，加快房產檔案信息化建設，確保房產檔案從傳統的管理方式向數字化和電子化的方向轉變。

一、新時期房產檔案信息化建設的意義

（一）推進房產檔案信息化建設的重要性

當前部分房產檔案管理部門盡管都已利用計算機來對房產檔案進行管理，但并沒有實現完全的信息化，還需要人工來進行整理，而且在保存上還采用的是紙質檔案，人工進和查找和計算機檢索并存，這種管量方式已經無法與當前新時期房地產發展的形勢相適應。作為房地產管理部門，為了能夠更好的對房產檔案信息進行掌握民，確保權屬信息的真實可靠，則實現房產檔案數字化已成為必然趨勢。所以在當前新時期，加快房地產檔案信息化建設，建立一套與當前房地產業發展形勢相適應的房產檔案信息系統具有極為重要的意義。

（二）推進房產檔案信息化建設的緊迫性

目前在我國國經濟發展過程中，房地產業具有舉足輕重的地位，已成為當前國民經濟發展的支柱產業。同時房地產管理部門在宏觀經濟發展及調控中的地位也日益突出，其責任越來越重。隨著房產檔案利用率的增加，房產檔案被查詢、翻閱及復印的次數越來越頻繁，這就導致檔案原件的壽命在不斷的減少，在利用過程中所給檔案材料所帶來的各種損傷不可避免，所以為了實現對房產檔案原始資料的有效的保護，確保為公眾提供優質的服務，當前推進房產檔案信息化建設具有一定的緊迫性。

一、檔案管理工作專業化、高素質檔案人才不足

由于企業檔案信息化建設不僅是一項復雜的系統性工作，而且還要兼顧軟硬件的基本設備，因此，這對檔案工作從業人員提出了符合社會發展的現代化檔案人才的要求。大部分企業檔案從業人員認為只是簡單利用計算機軟件將企業檔案信息錄入到計算機中，并保管好就達到企業檔案信息化建設的目的了。而且還有一部分企業檔案人員結構不合理，綜合素質、水平出現層次化、多樣化的特點；檔案從業人員大多不是專業院校畢業，所以缺乏科學系統的專業教育，很多檔案人員都是參加在職檔案專業知識培訓，對于計算機信息化知識更是匱乏，所以對檔案信息化建設不知從何下手；還出現一人多崗、一身多職等情況。這都無法滿足構建企業檔案信息化建設的要求。同時，有些企業領導層不重視檔案工作，不能清晰的認識檔案工作的重要性，他們只注重企業生產技術性人才的培訓，忽略了檔案工作者的學習培訓，不能通過企業渠道或其他培訓方式，讓企業檔案人員參加相關技術知識的培訓或與兄弟單位的學習交流活動，為其提供更好的交流學習平臺。

二、煤礦企業檔案信息化建設的改進措施

所謂檔案信息化建設是進一步提高企業檔案管理和服務水平，實現檔案工作科學發展的重要舉措，它是依靠現代化檔案人才及現代信息技術兩大資源，共同完成。因此，我們要建立創新的檔案管理體制，勇于克服建設中所出現的因素，有序的推進煤礦企業檔案信息化建設進程。

（一）不斷加強專業知識學習，提高認識、更新觀念企業檔案真實地記錄了企業發展的歷史，是服務和推動企業進一步發展不可替代的信息資源，而檔案信息化充分發揮了這一效果。當今信息化的新時代對檔案工作有了更進一步的要求，檔案從業人員不僅要具備深厚的檔案專業知識，還要信息化建設所要求的計算機信息知識，這樣才能適應檔案信息化建設的職業技能需求。因此這就要求企業領導層及檔案人員要高度重視檔案工作，要對企業內部專、兼職檔案人員的工作進行配合協調支持。同時，我們檔案從業人員也要擺脫傳統觀念的束縛，要站在企業發展的高度，提高認識，與時俱進，傳統的墨守成規早已不適應現代化社會發展的需求，要主動更新觀念，創新管理檔案工作方法。

（二）建立完善管理獎罰機制，從根本上促進企業檔案信息化建設企業不僅要根據《檔案法》及《甘肅省檔案管理條例》的相關規定，進行完善檔案管理制度，還要加強企業檔案管理獎罰機制的建設，它是從根本上調動企業檔案信息化的建設。獎罰機制能有效的引導和規范檔案從業人員的行為朝符合企業需求方向發展，是規范企業檔案人員行為和激勵檔案人員工作熱情的重要手段。古語有言“重賞之下必有勇夫”，所以企業應該不僅注重物質利益的給予，更重要的是對其自身價值和努力的承認。所以在獎罰機制的作用下，它對企業日常運作，對檔案從業人員工作積極性，將會產生極大的調動作用。

一、加強學校檔案信息化基礎設施建設

檔案信息基礎設施主要包括計算機軟硬件設備、基礎網絡和各類輔助設施，它是檔案信息化建設中非常重要的基本保障條件。根據檔案信息采集的需要，配備檔案室相應的計算機、掃描儀、光盤刻錄機和檔案信息管理系統軟件等設施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實現目錄數據和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統軟件要能涵蓋對電子文件采集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務功能，具備同其他數據庫進行連接和交換數據的能力，保證校園網和檔案系統管理網絡之間的檔案信息存儲、交換的順利進行。

二、加強學校檔案信息資源建設

檔案資源是學校發展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實而客觀地記載著學校教學、科研及管理過程中的每一個環節，是學校的寶貴財富。信息資源是檔案信息化建設的物質基礎，檔案信息化建設的首要任務是把室藏檔案資源數字化，其核心內容是將各種形式的檔案信息，通過計算機、掃描儀等設施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數據庫，滿足社會對檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學校檔案部門信息服務的發展重點，因此檔案部門要緊緊圍繞學校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發特色專題檔案數據庫，不斷完善檢索工具，促進檔案信息的開發和再生；加強對重要會議、重大活動事件檔案材料的收集，主動從各種媒體中收集有關學校的信息，通過對信息的采集、整合、分析，為領導決策和教學管理提供信息服務。

三、加強學校檔案服務手段的創新

隨著檔案數字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發生了改變，利用者通過網絡、計算機等現代化手段利用檔案，使得傳統的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發生改變，檔案管理模式也在從傳統的實體管理模式向著信息管理、知識管理、數字化管理模式轉變，因此，檔案部門必須用創新的服務方式、服務內容和服務手段實現由傳統的手工操作管理模式向現代化管理模式轉變。