農業科研院所財務信息系統建設模式

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自2019年政府會計制度施行以來，財務會計基礎工作的復雜性再度提高，依托財務信息化建設提高會計信息質量和工作效益成為農業科研單位財務管理改革的主流趨勢。大型農業科研院所在財務信息系統構建工作探索過程中，逐步形成了兩種建設模式。一種是以研究所為主體開發財務信息系統，優勢在于系統靈活性高、可以滿足不同單位的個性化需要；另一種是以研究院為主體構建信息系統，優勢在于發揮規?；瘍瀯荨祿恢滦愿?、便于大數據分析利用。兩種建設模式都是以服務農業科研單位財務管理為根本出發點，在目標上并無差異。那么哪一種更加適應農業科研院所發展需要，是值得探討的問題。

一、農業科研單位財務信息系統建設模式分析

我國十分重視財務信息化工作。早在2009年財政部印發《關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》（財會〔2009〕6號）中，提出力爭通過5-10年左右的努力，“基本實現大型企事業單位會計信息化與經營管理信息化融合”。2016年印發的《會計改革與發展“十三五”規劃綱要》（財會〔2016〕19號），要求“積極探索推動行政事業單位會計信息化工作，推動基層單位會計信息系統與業務系統的有機融合，推動會計工作從傳統核算型向現代管理型轉變”。2021年3月，財政部對《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》公開征求意見，初步提出了“切實加快會計審計數字化轉型步伐，為會計事業發展提供新引擎、構筑新優勢”設想。農業科研單位財務信息化建設基本上與國家政策同步推進。受益于金蝶、用友、浪潮、致遠等財務和管理系統供應商開發了具有一定靈活性的標準管理系統（ERP），部分基層單位自建了綜合管理門戶，實現網上審批、自動制單、銀企直聯等基礎功能。而部分大型科研機構選擇自主建設財務信息系統。中國科學院建設的ARP（AcademiaResourcePlanning，中國科學院資源規劃）系統，涵蓋財務、科研、人事、資源等維度。中國社會科學院先期建設了財務一體化系統，逐步演進為數字社科院系統。浙江省農業科學院開發了財務管理信息化平臺包括賬務系統、薪酬管理系統、無現金支付系統、資產管理信息系統、網上遠程報銷系統、財務信息查詢系統等。從實踐經驗看，基層農業科研單位自行建設財務信息系統存在一定局限性，劣勢比較明顯。一是財務信息化系統建設目標定位在會計核算、網絡報銷等基礎工作效率提升方面，定位低，格局小；二是受制于工作性質的局限性，難以有機整合單位內部各類信息系統。大型農業科研單位自上而下進行系統開發，便于統籌整合各類管理系統，有利于系統維護和改造升級，具有明顯之優勢。但是，中國科學院ARP系統和中國社會科學院信息系統采用的建設模式存在明顯差異。中國科學院ARP系統考慮到巨大的單位規模和人員數量，采用了標準模板和個性化定制相結合建設模式，其基層系統仍需要大量的個性化實施工作，建設模式和基層單位自建系統幾乎沒有差異。中國社會科學院發揮業務相對統一的優勢，其信息系統采用一體化設計，由院級統一控制建設，基層單位只需使用即可。從調研情況看，兩種模式最終都實現了管理需求，但是中科院模式實施成本高、運維投入大，社科院模式管理相對統一而協調難度大。農業科研院所一般規模不大、人數相對有限，但業務種類繁雜、個性化要求很高，因此采用院所共建模式則是更優選擇。

二、院所共建財務信息系統的優勢

（一）統一搭建財務信息系統具有比較優勢

首先，農業科研單位財務信息系統是一類特殊的信息系統，有別于行政管理系統。行政辦公信息化系統重點是解決單位內部辦公效率的工具化軟件，一般意義上，行政辦公信息化系統主體功能是在單位內部使用，較少的環節需要在不同單位間流轉，系統設計上具有明顯的單位個性化。財務信息化系統本質上講是通用化管理系統，其會計核算規則遵從各類會計制度，科研業務在不同單位相似度很高，會計管理工作組織受《會計法》約束，內部控制管理遵從《行政事業單位內部控制規范》，預決算管理平臺、科研工作管理平臺、數據分析管理平臺等功能是典型的院所公用模塊，適合自上而下的模式進行設計開發。其次，財務信息統一建設和共享共用是管理工作的內在要求?！缎姓聵I單位內部控制規范（試行）》要求單位實現財務信息真實完整，其基礎手段是讓財務管理信息適當共享，接受內外部監督。在財政管理工作中，資產管理系統、國庫動態監控系統都是由財政部牽頭部署，上下級共享使用。2019年，財政部先后印發《財政信息化三年重點規劃》《財政核心業務一體化系統實施方案》《財政信息系統集中化推進工作方案》和《關于推進財政大數據應用的實施意見》等4個文件，在國家層面已經明確了財務信息一體化內部共享的設計思路。再次，財務信息系統統一對接外部系統更有優勢?！胺殴芊备母镆詠?，科研人員對簡化財務報銷程序、便利科研工作的要求越來越高，農業科研單位在實現內部簡政放權之后，通過對接外部系統提升財務服務水平成為必然選擇。例如，實現財務信息系統與稅票系統的對接，實現委托業務收入的自助開具發票；與外部物資采購商城的對接，實現采購下單、合同簽訂、報銷審批一體化整合；與出行服務平臺的整合，實現各類交通費后臺結算。院所一體化信息系統集中統一改造，實現對接外部系統具有明顯優勢。最后，一體化財務信息系統可以作為落實管理改革政策抓手。隨著管理政策改革，一體化系統方便集中進行優化調整，有利于對政策執行情況進行評估，并為后續改革提供決策依據。

（二）管理差異決定院所共建模式是更優選擇

發展過程中，應正確認識基層農業科研單位的管理差異。在農業科研單位管理實踐中，不同單位管理的科研經費來源不同，相應的經費管理辦法有所差異，項目執行、驗收、管理體制亦各有特點。不同單位對實驗室、科研基地、研發中心、技術中心等部門管理模式也存在區別，審批流程設置、管理權限各異。院所兩級對財務數據需求存在區別，需要分類對待。因此，農業科研單位搭建財務信息系統，僅靠院級設計是不夠的，應該充分發揮基層單位的積極性，讓其充分參與系統設計和管理。在設計層面，通過廣泛調研梳理不同單位管理工作需求，凝練核心訴求，統一進行科學設計，以平臺化建設方式搭建靈活高效的管理平臺。在管理方面，要尊重基層單位法人需求，貫徹基層法人自治原則，共同約定管理邊界，做到強化監管但“不越位”。

三、院所共建財務信息系統的工作原則

農業科研單位院所共建財務信息系統需要統籌各方關切，在基礎架構層面著重考慮需要共享公用數據和功能，在應用層面著重考慮各方使用人員的便利性，同時在共建工作中要遵從一些基本原則。

（一）系統設計開發工作基本原則

1.基礎數據共享原則。農業科研單位建設財務信息化系統的出發點是服務單位科研管理工作，基礎數據的共享共用是實現高質量服務的基礎。以人員基礎數據為例，科研工作組織開展、財政資源調配、全成本核算等工作都需要依靠人員數據進行調配、測算、核定。在基礎數據梳理工作中，應該按照“共享是常態”的原則，做好頂層設計，站在全局管理層面，明確劃定基礎數據范圍，建立基礎數據收集標準，通過信息系統將規則固化。2.一體化開發原則。一體化建設財務信息系統是打破數據“孤島”的重要手段。在基層單位普遍存在管理信息系統眾多、互相割裂的現象，已經深刻影響到單位管理效率。在搭建財務信息系統階段，應將會計核算系統、財政預算數據及控制系統、科研項目管理系統、網上報銷模塊、國庫支付系統以及綜合查詢分析模塊進行統一規劃設計，構建一體化的數據儲存、調用、交互等規則，實現各類信息融合管理，輔助不同部門管理協作。3.保持適度靈活原則。農業科研單位多渠道的經費來源，以及對不同部門的管理差異，決定了財務信息系統必須保持必要的靈活性。例如，在科研項目管理系統中預留自定義標簽，輔助研究所對科研項目進行個性化分類管理；在報銷流程設計上，應該強制標準和個性化設置兼顧。4.先立后破新舊并行原則。財務信息系統是財務管理工作的核心系統，系統運行中斷將對日常業務開展產生負面影響，因此其建設應采用先建設、后試用、再推廣、最終普及的工作方式。在對舊系統或功能改造升級時，舊系統一般不停用，采用新舊系統并行策略，直至新系統或功能建設達標，再逐步關閉舊系統。

（二）系統管理使用基本原則

1.敏感信息保密原則。隨著財務信息系統建設完善，系統收集整理的各類數據逐步增多，包含了大量個人身份信息、銀行卡信息、項目管理和使用信息等，數據敏感性增高，在信息系統管理使用中要嚴格制定管理規則。一是對敏感數據進行加密脫敏處理。包括在數據存儲方面采用加密機制，對敏感信息進行適當隱藏，嚴加控制數據大規模批量導出系統。二是對敏感數據管理使用人員和崗位實行分級分類授權。按照級別設定管理權限，按照工作需要授權使用相關數據，建立必要的輪崗機制，防范數據泄露風險。2.落實基層法人責任原則。信息系統建設和使用中，落實基層單位法人主體責任，可以有效避免基層單位“等靠要”的思想。在系統設計階段，院級層面要充分尊重基層單位意見，做好歸納總結，平衡各方利益，避免在信息系統中留下“硬傷”。在應用階段，通過落實基層單位法人責任，推動單位用好用足信息系統，實現內部管理工作改造，內部控制制度落實，內部監督檢查工作落地。3.以服務科研為目標導向原則。面向農業科研工作實際開發財務信息系統，是保持系統生命力的重要方法。在系統設計之初，通過調研人員最常見的業務場景，定向優化信息系統，提高使用體驗十分關鍵。例如，針對試劑耗材采購，可以整合合同審批、采購審批、出入庫管理等流程，實現一鍵下單同步報銷和入庫，以及為科研人員提供出庫便捷記錄等功能。同時，在系統建設、運維等環節，適當引入科研人員的評測，可以推動信息系統設計更加貼合科研人員的使用習慣。

四、院所共建財務信息系統的工作方法

農業科研單位統籌建設財務信息系統，先要配備合理的財務信息化實施建設團隊，以其為主開展工作調研、業務梳理、系統設計、軟件開發。在軟件實施和運維環節，加強對基層單位的宣傳培訓，引入科研人員評價機制，建立反饋機制，做好迭代升級，統籌安排運行維護。同時，要逐步建設與信息系統建設相適應的管理制度。

（一）合理配備財務信息化建設團隊

信息化建設團隊主要包括財務管理專家和信息化工作專家。財務管理專家是團隊核心，首先要選用對院所財務管理業務認識全面的骨干。遴選標準可以參考如下幾個方面：（1）所在單位業務量較多、業務類型豐富；（2）有一定管理工作經驗；（3）了解財務信息系統，或參與過本單位財務系統建設。其次，信息化專家是決定財務信息系統成敗的關鍵，應能夠統籌研究院級信息化和財務信息化工作。遴選時，應優先考慮了解和掌握財務軟件搭建的信息化人才。最后，信息化建設團隊應由單位領導層牽頭負責。財務信息化建設涉及面廣、設計實施難度大，需要強有力的領導核心，推動相關工作有序開展。

（二）全面梳理系統設計思路

財務信息系統設計包含數據與功能設計、軟件系統設計以及硬件配套三大部分。軟件系統設計以及硬件配套主要依賴于信息化專業技術人員。最核心的環節就是數據與功能設計。數據與功能設計包括基礎關鍵數據梳理、主要功能模塊設計、與外部系統對接標準等?；A關鍵數據梳理是指財務信息系統核心數據的范圍、輸入輸出標準、調用和交互規則等。例如，人員信息、往來單位信息、科研項目檔案等應是標準一致、單位間共享共用，由系統集中掌控、各個模塊調用；會計科目、輔助核算等應是有限范圍內標準統一，可在下級增設會計科目，自定義新增輔助核算，但不能低于標準要求。主要功能模塊設計是指設計實現財務信息系統的主要功能。包括自定義表單設計工具、流程定制工具、自動制單銜接工具、集團化會計核算軟件系統、銀企支付系統、基礎數據管理模塊、科研項目管理系統、預決算管理及控制模塊、合同管理模塊、綜合查詢模塊、授權管理平臺、公開公示平臺、監督預警平臺等。與外部系統對接是指與物資采購服務系統、稅務票據系統、出行服務平臺等對接。與外部系統對接的主要目的是進一步簡化流程，減少業務人員工作負擔，提高管理規范性。

（三）做好項目實施和迭代升級

財務信息系統設計和建設，是做好財務信息系統的第一步，關鍵是做好項目實施。財務信息系統實施分為信息系統集中部署以及分單位個性化實施。集中部署階段主要是系統核心構架在集中管理的服務器內部署，主要依靠院級統籌安排，并著重關注系統穩定性。在核心構架內，系統基本實現基礎數據、主要功能和對外部系統對接。個性化實施階段主要是對基層單位進行參數配置，并對部分功能調優。此外，財務信息系統建設并非一蹴而就、亙古不變的，需要及時根據政策需求進行調整優化。在財務信息系統轉入運維階段后，應建立迭代升級計劃，兼顧政策更新需求和管理細化目標，對系統進行逐步完善和迭代。

（四）建立配套制度體系

在建設財務信息系統的同時，要建立一系列配套制度，以保障財務信息系統能夠持續穩定運行。包括系統使用操作規章制度、系統運行維護規定以及系統數據管理使用規定等。制度建設應該著重處理幾個關系：一是數據錄入端權責。要堅持誰錄入、誰負責、誰維護的原則。同時，在制度層面對錄入的數據質量設立考核激勵機制。二是系統運維權責。要明確運維工作承接主體，以及對運維工作的考核機制。三是系統數據使用規則。細化分級分類授權使用規定。在制度層面，強化研究所法人主體責任，防范“懶政”。例如，院級層面雖然掌握基層數據，但僅局限在內部管理使用，凡是對外提供的數據均應以研究所出具的材料為準。對于數據與系統不符的情況，應設定內部監督管理程序，督查研究所落實整改，并將有關問題納入單位考評。四是堅持規范重于懲戒的原則。在財務信息化系統推進過程中，對于發現的會計不規范、管理不規范等各類問題，應該以規范管理為第一目標，懲戒僅為次要手段，從而提高系統推廣普及效率。

五、結語

新時代農業科研單位院所建設財務信息系統是大勢所趨，是平衡院所管理關系、加速院所一體化信息系統建設的重要手段。在具體工作推動中，應專注于終極目標，平衡多方關切，遵守基本原則，逐步穩妥推進，最終實現管理效能提升。

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作者：屈昊 任紅艷 田小川