人事檔案管理信息化建設探討

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摘要：隨著信息技術的進步，社會各行各業都得到蓬勃發展，檔案管理也不例外。人事檔案是用人單位進行人員信息考察的重要憑證，在單位的檔案管理中處于特殊地位，具有一定的鎖定性以及專業性。本文就人事檔案管理的信息化建設展開討論，為其信息化建設總結諸多策略。

關鍵詞：人事檔案；管理；信息化；建設；思考

人事檔案中記載著員工的基本信息，包括人才特點、特長、個人簡歷等，從檔案類型來看，人事檔案屬于專門檔案管理范疇，這類檔案材料來源多，需要交給特定保管部門進行管理。在信息技術不斷發展的當下，將信息技術與人事檔案管理相結合，也是檔案管理工作的一種必然趨勢。通過建立信息化人事檔案管理體系，可促使人事檔案管理水平的提升，進一步推動事業單位的發展。

一、人事檔案管理的特點

1.現實性人事檔案具有自身特有的特征，對任何一個單位或企業來說，員工的人事檔案是了解他們的基礎文件，而開展人事檔案管理關系到其內部人才管理。人事檔案是企業和單位開展各項工作的基礎，也是單位和企業領導進行人才選拔和考察員工的主要依據，因此人事檔案具有非常重要的現實性。2.機密性既然是檔案，都具備一定的機密性。檔案是不能被隨時隨地傳閱和預覽的，相對于其他類型的檔案，事業單位人事檔案具有保密性特點，人事檔案的檢閱也是專人負責的。在當今社會環境下，個人的人事檔案關系包括工作履歷、工作成績等，其中還包括一些私密性信息，使得檔案機密性更強。人事檔案如果被隨意泄露，會使員工個人信息被披露，甚至還會造成嚴重后果，而保障人事檔案的機密性是檔案管理的重要環節。3.真實性檔案是作不得假的，無論是事業單位還是社會企業，都非常重視人事檔案的真實性。只有確保人事檔案的真實性和完整性，才能更好地進行人事檔案管理工作。無論是高層領導，還是底層員工，在進行人事檔案的填寫過程中，都要確保其真實性，這樣的人事檔案才能夠將工作人員的真實情況反映出來。在進行人事檔案管理之后要學會鑒別檔案的真實性，在發揮檔案服務社會功能的同時，重視檔案的管理保存，這也是企業或單位重視人才選拔來源的重要表現。4.動態化每個人的檔案都在不斷豐富，隨著個人年齡、工作變動，檔案內容也在不斷增加，檔案來源也會越來越廣。在進行人事檔案管理時，內部管理各項工作也在不斷變化，因此人事檔案管理工作也處于一個動態的管理過程。

二、信息化建設對人事檔案管理的意義

首先，人事檔案是單位開展人事管理的基礎。很多時候，人事檔案不僅可以將員工的個人工作經歷和思想道德素養反映出來，也可以作為單位進行管理工作的考察文件。一些企業對于人事檔案管理沒有正確認知，認為就是簡單地對人員檔案進行歸類、整理，但其實這種簡單的管理方式難以發揮人事檔案的作用。人事檔案管理要求管理人員重復勞動，在工作過程中，管理人員難免會出現消極情緒，而將信息技術應用在檔案管理中，就可以讓管理人員利用簡單的數據庫或者EXCEL簡化工作流程，提升檔案管理效率。其次，信息化建設可以發揮人事檔案的最大作用，利用信息技術實現檔案資源共享，領導管理層可以對人事檔案數據進行分析，在人員調動和委派時，真正做到知人善用。通過調閱檔案，了解其個人經歷、德能勤績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景，考察其工作政績。通過對人事管理流程具體劃分，實現檔案資源共享，還能改變傳統檔案管理方式，提高人事檔案的管理效率。最后，以往企業的人事檔案都是紙質檔案，紙質檔案容易出現分布松散以及冗雜的問題，企業不同部門的檔案也被分散存放在不同部門，這樣在進行檔案統籌管理的時候就會比較困難，不能對檔案的內容進行有效利用。將信息技術應用在人事檔案管理當中，可以使單位的人事檔案能夠被統一管理，并在一定程度上保護了人事檔案資源。尤其是檔案銷毀機制的建立，使人事檔案安全性得到很大提升，同時還解決了紙質檔案存放需要較大空間的問題。紙質檔案在進行存放過程中會出現較多的安全隱患，如紙質檔案比較容易受潮，就有可能會造成人事檔案記載內容的損壞；紙質檔案還存在著易燃的特點，在天氣干燥的時候，如遇到電路火花以及明火等特別容易出現被燒毀的現象，不但會使人事檔案內容出現丟失，還有可能會因此出現重大的火災事故。而利用信息技術進行人事檔案管理，可以有效解決上述問題，使檔案能夠被妥善保存。

三、當前人事檔案管理信息化建設中存在的不足分析

1.缺乏信息化檔案管理意識隨著互聯網技術不斷推行，傳統人事檔案管理方式已經不能滿足企業的發展需求，而檔案管理信息化已經成為現階段主要發展趨勢。但就目前情況來看，很多企業都存在著缺乏檔案管理信息化意識的問題，雖然部分管理人員也能夠意識到檔案管理信息化的重要性，但是因為員工已經熟悉傳統的人事檔案管理模式，且此種模式在企業的應用也比較成熟，因此管理者也不愿意對以往管理模式進行轉變。一些企業在進行檔案管理時也運用了信息化技術，但是因為缺乏相關經驗或其他因素的影響，導致人事檔案信息化管理系統的作用受到限制，無法推動人事檔案管理效率的提升。2.硬件設施不完善人事檔案管理要想實現信息化建設，最重要的就是硬件設施，這也是信息化建設的基礎，如果在基礎方面不達標，其他就無法進行。但是，在當前進行人事檔案管理時，其信息化建設缺乏根基，在利用計算機網絡進行檔案管理時，一味地應用信息化建設理論，硬件設施配套不完善是個嚴重問題。再加上部分硬件設備的管理性能不足，人事檔案管理的各項信息難以及時更新，影響人事檔案管理的信息化進程。3.缺乏理論與業務指導人事檔案管理并不是一開始就應用信息化管理的，而是經歷了漫長的人工管理，傳統檔案管理意識根深蒂固，再進行信息化管理時，難免會缺乏理論與業務指導。再加上負責人事檔案信息化管理的工作人員并不是專業的信息技術人才，無法熟練應用信息化技術。近些年來，在人事檔案管理信息化建設時，實際管理效果還是與理想狀態存在較大差距的，主要是源于信息化建設的開展比較滯后。此外，隨著信息技術的不斷發展，檔案的生成方式等發生了一定變化，在進行檔案管理過程中存在著文檔、數據檔案管理一體化現象，只有在人事檔案管理過程中積極構建大數據服務平臺，實現檔案一體化管理，才能夠真正符合企事業單位發展的要求。但是，就現階段而言，大部分企事業單位的一體化管理模式還處于摸索階段。4.檔案管理人員素質不高很多企業認為人事檔案管理是一件非常簡單的工作，因此不必給予其更多的投入，這就導致人事檔案在管理過程中出現檔案收集、整理、歸檔、裝訂、信息化管理投入不足的問題。一些企業的檔案管理人員并不具備人事檔案管理方面的專業知識，都是從其他崗位調過來的非專業人員，這部分人員因自身不具備專業能力，且沒有相關的管理經驗，所以在人事檔案管理工作中就會存在一定問題。想要使人事檔案管理朝著現代化方向發展，就必須要培養出更多具有檔案專業能力和信息技術的檔案管理信息化高素質人才，這樣才能夠推動檔案管理信息化建設。但大多數企業在具體檔案管理時，對于檔案管理人員的信息化水平并不重視，也沒有進行相應的培訓工作，導致檔案管理人員信息化水平存在參差不齊的現象，這對于檔案信息化建設就會帶來一定影響。因此，企業一定要通過各種手段加強相關人才隊伍建設，使人事檔案信息化建設水平能夠得到提升。

四、人事檔案管理信息化建設的策略探析

1.提升管理人員信息化管理能力人事檔案管理工作效率的高低其實是由“人”決定的，因而提升管理人員信息化管理能力顯得尤為重要。因此，要想做好人事檔案管理信息化建設工作，就必須要提升管理人員的信息化能力，增強其專業素質。第一，單位必須重視檔案管理人員的信息化管理專業性和管理素質，選擇更高素質的人做這份工作，通過各種方法培養出專業化、高素質的檔案管理隊伍。第二，通過多種方式指導學習，加強管理人員的信息化管理水平，不斷拓寬管理人員的知識面，增強對信息技術的掌握程度，完善管理人員的收集、整理、歸檔能力。第三，提升管理人員的信息技術應用能力，掌握足夠的綜合分析能力、信息管理技術能力，轉變單位檔案管理方式。2.提高人事檔案信息化管理意識相比傳統檔案管理方式，將人事檔案放在電腦信息系統中，可以更好地保存、查詢和修改。將單位員工檔案存放在電腦中，檔案管理人員可以利用網絡傳遞、共享，作為單位領導層也可以隨時調閱，盡可能降低檔案管理出錯的可能性。將信息化技術運用在人事檔案管理中，不斷更新管理人員的管理觀念，將人事檔案工作由封閉型向開放型轉變，這對管理人員來說，也是學習新知識、更新原有知識結構體系的有效方式，從而有助于人事檔案管理實現信息化，加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變，為人事檔案管理提供更加便捷、高效的管理辦法。除此之外，一定要將檔案管理工作具體責任到個人，確保每個管理人員各司其職，避免檔案管理工作因責任不明確出現管理漏洞。同時，對檔案管理人員定期進行信息平臺的普及工作，讓檔案管理人員能夠清楚意識到信息技術為檔案管理帶來的價值，并積極運用信息化思維進行檔案管理工作，提高企業人事檔案管理效率。3.配備先進的信息技術設備要提升人事檔案信息化管理的效率和質量，必須具備一定的基礎硬件設施保障，這樣才能進一步推動人事檔案信息化建設。首先，企業要將信息化技術充分應用在人事檔案資源開發利用中，要引入先進、專業的管理系統，促使檔案資源能夠完成共享。其次，要進行信息技術設備的購入和使用，根據企業具體情況健全現有的檔案信息管理體系，并借助先進技術與設備推動檔案管理信息化建設。最后，檔案管理人員要能夠借助設施與技術，有效整理和分析人事檔案，加快企業人事檔案管理信息化建設。4.完善檔案信息化管理制度企業要對現有的人事檔案信息化管理制度進行改進和完善，促使人事檔案管理水平能夠得到提升。首先，在人事檔案信息化管理過程中，要明確相應的管理制度，并將管理權限和責任明確到每一個檔案管理人員，統一對其進行管理。其次，為了能夠實現精細化檔案管理，要以信息化管理作為基礎，根據此項工作的具體內容來進行管理流程的制定，并借助信息技術使企業的每一位員工都能夠認識到檔案管理的重要性，為人事檔案信息化建設創建一個良好的發展環境。5.企業要保證檔案管理工作的保密性信息化時代下人事檔案管理有著效率高、成本低的管理優勢，但是因為網絡中可能存在著病毒等導致檔案數據丟失或者數據被惡意篡改的風險，因此對于檔案的安全性需要進行特別強調。隨著科技的不斷發展，大量人事檔案數據可能只需要一張小小的內存卡就可以進行保存，但是內存卡卻存在著被病毒破壞或者丟失的風險，因此檔案管理人員一定要樹立檔案管理數據安全保存意識，避免企業人事檔案數據受到病毒的侵害。檔案管理員可以使用高級防火墻等網絡隔離技術保證信息的安全，或者在人事檔案管理中使用信息認證技術，最大程度避免不法分子盜取人事檔案信息數據，確保其安全性。只有提高了人事檔案管理的保密性，才能使檔案管理體系更加健全，保證企業人事檔案管理工作的穩定運行。

五、結語

人事檔案管理是一項非常重要的工作，人事檔案管理效率會直接影響到企業人力資源的利用率。因此，可以從提升管理人員信息化管理能力、提高人事檔案信息化管理意識、配備先進的信息技術設備和完善信息化檔案管理制度等層面加強人事檔案管理信息化建設，促進單位或企業的健康有序發展。

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作者：楊蛟 單位：中共酉陽自治縣委組織部