林業系統辦公室工作培訓學習體會

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最近，局領導安排我參加了由省林業廳辦公室組織、國家人事人才培訓中心舉辦的《辦公室接待禮儀與公文寫作能力提升培訓班》學習。這次培訓學習的內容廣泛（涉及辦公室接待禮儀與公關法則、接待禮儀禁忌與禮儀失誤彌補、公文處理與公文辦理流程、電子政務與辦公自動化、公文寫作要領、辦公室工作規則與管理方法等等），培訓師資陣容強大，既有專家學者，也有專業領導（如特邀了外交部禮賓司原參贊、外交學院兼職教授馬保奉和國務院秘書局文件處處長許亞春等），參培單位來自全國各行各業，既有黨政部門文秘人員，也有大型國有企業、上市公司的高管，足見各地對辦公室工作的重視。通過這次難得的培訓學習，使我開闊了視野，增長了見識；審視過去自己在辦公室工作中的得與失，又使自己領悟不少，對如何加強辦公室工作，提高管理效能有了新的認識。

辦公室是一個地區、一個部門的參謀部和樞紐，具有特殊地位。辦公室工作的全部是圍繞中心，服務大局，協調各方。因此，辦公室工作人員應當是“出主意的高參，出杰作的好手，出人才的先鋒”。奉獻是辦公室工作人員的真誠自愿，是一種純潔高尚的精神境界；執行力是辦公室工作人員工作的標桿和典范……新的歷史條件賦予辦公室工作新的內涵，每一個辦公室工作人員必須為此而加倍努力。

一、樹立新理念

管理是一項有目的活動，有著其客觀的規律和原則。辦公室管理規律就是在一定條件下重復出現的，起主導和支配作用的內在的、本質的關系。辦公室管理原則必須反映和遵循這種規律關系，才能使辦公室工作充分發揮參謀助手、協調、窗口的作用，使管理過程各個階段、各個環節以及運轉周期暢通無阻，順利銜接和過渡；能夠區別不同條件、對象、空間、時間、場合，采取最恰當的方法和手段，把握尺度，收到效果；能夠統籌各項工作，形成有機聯系的整體，并使組織機構和各項規章制度趨于合理化，發揮最大的效能；能夠充分有效地利用有限的人、財、物，實現少投入，多產出，提高辦公效能。

（一）服務理念

辦公室工作的實質即“服務”，為領導服務，為同級和上級機關及基層服務，為群眾服務?！叭铡笔寝k公室一切工作的出發點和歸宿。增強服務意識，必須克服兩種錯誤的觀念：第一，低人一等的觀念。認為辦公室工作是伺候人、得罪人的差事，是“惡水缸”、“出氣筒”、出力不討好，表現為不思進取，得過且過，遇到困難繞道走，碰到麻煩踢皮球。第二，高人一等的觀念。因崗位特殊和接近領導多一些，而凌駕于其他部門和同志之上，指手劃腳，盛氣凌人，官氣十足，使人感到“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”。

市場經濟條件下，機關辦公室工作要適應新形勢，必須從傳統的思想觀念和工作習慣中解放出來，實現“四個轉變”：第一，從側重辦事辦文為主轉變為既辦事辦文又出謀獻策。為領導決策出主意、想辦法，發揮智囊作用，要全面參與單位的各項工作，深入基層調研，掌握事關全局和核心的工作動態。第二，從收發傳遞信息為主轉變為綜合處理信息。不能只滿足于上令下傳，下情上知，還要在信息收集、處理、傳遞、反饋等方面積極工作。第三，從憑老經驗辦事轉變為科學管理。要不斷改進辦公室工作方式、方法和辦公手段，對實踐經驗加以總結、概括并上升到理論高度，再指導管理工作；要掌握和運用現代辦公機具和技術，提高辦公效率。第四，從被動服務轉變為主動服務。辦公室工作具有被動性，但在實際工作中應力爭主動，既做好常規工作，又要靈活妥善地處理社會性、例外工作。

（二）整體理念

辦公室本身是一個系統，同時又處在更大的系統中。辦公室內外兩個部份管理要求不同。對內部而言，管理相對封閉，各管理過程、環節之間要首尾相接，形成回路，使每個部門在保證服務方向和全面利益的前提下充分發揮作用，實現辦公目標。但對外部而言，辦公管理必須開放。比如，市林業局機關內部管理的各項規章制度、工作計劃，并非開會宣布或寫在紙上、貼在墻上就完事大吉，還需貫徹執行，還要有監督檢查和定期總結，如沒有這個回路，管理就成了“大敞口”。而林業上的管理的規章制度（如收費政策）就必須面向社會、面向公眾，使政務公開、透明。

樹立整體觀念，要求辦公室工作人員區別好內外兩個不同管理體系，在不同層次的位置上，形成管理層級，有工作目標（包括個人目標、部門目標、總目標各層目標）。

（三）群眾理念

相信和依靠群眾（職工），才能促進辦公室管理民主化，從而有可能實現管理的合理化、科學化。從一個單位的領導開始，到辦公室內部，應將該單位、各部門的工作任務、工作方法、措施、時間、數量和質量要求清楚地告訴群眾（職工），以激發全體人員的參與意識；在制定工作計劃或規章制度時，既要遵從上級要求，也應充分征求群眾（職工）意見，吸納好的建議；在政治、業務、經濟、生活等方面實行民主管理，防止產生官僚主義和腐敗現象。

（四）務實理念

辦公室工作必須在“實、細、真、活”上狠下功夫。“實”是指辦事必須具體，無論是服務對象（領導、機關、基層、群眾）、管理要素（人、財、物、時間、空間、信息）、工作內容（文書、接待、信訪、檔案），還是勞動方式（腦、體）、時效性（白天、黑夜、上班、節假日）都具體實在，需要默默無聞、循環往復，有時還要忍受誤解，顧全大局，忌夸夸其談，做表面文章；“細”就是要求大到參與決策，小到倒水關燈，他人想不到的細節，領導沒有交待的任務，辦公室人員都必須努力去做好，做到嚴謹、細致、認真，忌片面、粗心、疏漏大意；“真”就是講求實事求是，按照工作的客觀規律辦事，吃透領導意圖，根據事物的實際情況，妥善處理，忌閉門造車，感情用事；“活”則要求必須學會學習，學會調查研究，既要聽從領導指揮，又不盲目服從，曲意逢迎，工作要留有彈性和余地?？傊?，要少講廢話，多干實事，不求出人頭地，大事不糊涂，小事亦謹慎，抑或勿因事小而不為，更勿因事大而妄為，處理好主輔關系，勿成領導仆從。

（五）效能理念

辦公室管理的效率是效能的核心，而管理的效益則通過社會性評價來體現。黨政機關辦公室作為后勤服務機構，管理效率多以時率來體現；而管理效益具有強烈的政治性和社會性，如是否堅持了為人民服務的根本宗旨，是否實行了民主監督和管理，是否正確處理了局部利益與組織的社會的全面利益、眼前利益和長遠利益的關系。因此，提高辦公效率，就要在辦公時率上下功夫，在各個層次、各個項目、各個環節，無論是文秘、調研、文稿、收發，還是具體事務工作，都要限時辦結，搶時辦理；在提高辦公效益上，就是要對所有參與辦公室工作人員，衡量其“三服務”根本宗旨執行得如何。

辦公效率和效益的統一才是效能。提高辦公效能，一方面應改革辦公室機構，提高人員素質，探索機構設置新路子，強化輔助決策、協調、督察功能，減少后勤服務等事務性工作，逐步實行政務與事務分開；另一方面要優化管理程序，減少工作環節，探索現代辦公規律。如減少辦公項目，少發文、少開會，提倡現在就辦，降低重復勞動和無效勞動。同時，要強化勤儉節約，開源節流，防止跑冒滴漏，降低運行成本。

二、造就高素質

辦公室人員應在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能的鍛煉諸方面達到應有的狀態，才能使其行為在辦公室工作中起著長期而持續的作用。市委袁本樸書記在《寄語全市黨政系統辦公室同志》中對辦公室同志的素養作了十分精確的概括，即：“加強學習，做與時俱進的楷模；胸懷全局，做敏于思考的楷模；政治堅定，做執行紀律的楷模；勤奮敬業，做甘于奉獻的楷模”。

（一）必須造就和培養高尚的職業道德

首先，忠于職守，把黨的利益和工作需要放在第一位，是對黨政機關辦公室人員職業道德的起碼要求。其次，必須具備埋頭苦干、默默奉獻，甘當無名英雄的精神。第三，要嚴守機密，這是辦公室人員必備的觀念。第四，作風求實、細致。丁是丁，卯是卯，既不迎合領導口味虛夸亂講，也不找借口來敷衍群眾。

（二）必須豐富和搭建合理的知識結構

基礎知識、專業知識、相關知識和邊緣知識三位一體的知識結構以及這些知識的廣度、深度、比例、融合狀況，是得心應手地開展現代職業活動的趨勢。辦公室人員尤其是辦公室領導、秘書應當努力學習，不斷擴充自己的知識領域，始終站在合理知識結構的制高點。同時，要由技能型、靜態型、單一型的人才轉變為謀略型、動態型、多功能型人才，不斷積累和掌握為領導出謀劃策，為群眾排憂解難，投身社會活動的本領，既成“通才”又是“雜家”。

（三）必須努力提高辦事能力

一是提高理解和領會能力。上級交辦事項，要正確、全面地領會意圖；其他辦事者交辦事項，要在交往、擺談中摸清其想法。二是增強分析能力。要應對紛至沓來，千頭萬緒的各項工作，就必須把各種事情合理歸類，加以梳理，分清主次緩急、難易遠近，并駕輕就熟地分別辦好。三是應變能力。辦事的方案、計劃，往往與現實不符，需要修正或推倒重來；條條框框行不通的，在不違反原則的前提下要變通處理；社會性、意外事件發生后，需要立即拿出對策，甚至可以允許“先斬后奏”……四是交際能力。上下左右樞紐部門的溝通、相處，需要辦公室人員善于交際，才能使人容易接近和信賴，辦事成功率才高。五是表達能力。能說會寫是辦公室人員的看家本領。古人云“言之無文，行而不遠”。歷代偉人可以言傳道，以言興邦，“鼓天下之動者，存乎于辭”，“善說者，悅也”。具備與自己相符的口才，是向領導匯報，跟部屬溝通，走群眾路線，直至和大眾交流，展示才華，樹公眾形象之必需。善寫是辦公室人員必須具備且孜孜以求的努力方向。鄧小平同志說過：“拿筆桿是實行領導的主要方法”。重視文章的寫作，能妙手著文章，幾乎是檢驗一個合格辦公室文秘人員最重要的標準，而且可以成就“經國之大事，不朽之盛事”。六是操作能力?，F代辦公需多種技能，是綜合性職業種類，要求辦公室人員掌握各種專業化的事務工作技能，適應對現代辦公設備的操作運用。

三、塑造管理新風格

辦公室主任是辦公室的實際管理者，辦公室的管理狀態，很大程度上取決于自身的工作職責和風格。辦公室主任的職責是參與決策、處理事務、協調關系和工作把關。在這些管理的過程中，辦公室主任的管理作風直接影響到辦公室人員的精神面貌和工作效率，甚至關系到整個工作目標的完成質量。而辦公室主任的管理作風與自身品質、個性以及辦公環境有很大關系，辦公室主任不同，管理風格差異大，它與管理工作中的許多具體問題一樣，既沒有一個現成的最佳模式，也就無法提供一個最合適的風格選擇，而只能是在各類管理風格中去留優去劣。

專制式管理者的作風表現為保持自己的絕對權力和影響，在緊急情況和危機發生時，能果斷決策，這種風格是有效的；同時，在同不求上進，安于循規蹈矩的辦公室人員打交道時，這種風格也行得通。但是，這種風格局限于單向聯系的管理系統，容易造成工作嚴重失誤和浪費。

官僚式管理者墨守成規，固守狹隘，形式死板，決不越雷池一步，處理問題公正無私，對手下工作人員、組織政策和辦事規程始終如一。這種風格者則缺乏靈活，容易使人不知所措，進而不滿和失望。

外交式管理者在處理問題或滿足特殊要求的場合顯得技藝高超，樂于“說服”而不“命令”，下屬自由發揮度大，容易博得合作和熱情，但其圓滑老練的作法易使他人感到其偽善和怯懦的一面。

參與式管理者具有民主作風，容易采納下屬建議，激勵下屬工作熱情，提高工作效率，但需耗費許多時間，有的管理者也借此逃避責任。同時，濫用參與式的作用，最終可能會導致局面失控情況發生。

放任式管理者懂得最大限度的授權，以此來調動別人的積極性，使時間、資源得到恰當的利用，從中受益。但這種撒手不管面臨著很大的風險，如他人不勝任授予的職責，則管理者后患無窮。

作為現代辦公室的管理，辦公室主任無疑是舉足輕重的人物?？墒牵k公室主任角色應是什么標準，什么風格的管理最適合，這一切其實要歸結為領導者自己需要什么。鑒于此，本次培訓學習心得雖多，體會卻全無；心得至此，已屬累牘，就此罷拙。