社區檔案管理制度

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為了加強城市社區檔案管理工作，更好地為社區發展和城

市管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和

國城市居民委員會組織法))和《浙江省實施<中華人民共和國

檔案法>辦法》及國家有關檔案工作的規定，結合本市實際情

況，特制定本辦法。

第一條城市社區檔案是指社區黨組織、社區居民委員會

等組織和居民在實行“自我管理，自我教育，自我服務”等實

踐活動中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。城市社區檔案的主要門類有文書檔案、會計檔案、科技檔案、居民檔案和特種載體檔案。

第二條城市社區檔案工作應貫徹集中統一管理的原則，對各種門類和載體的檔案實行集中統一管理，維護檔案的完整與安全，便于各方面對檔案的有效利用。

第三條城市社區檔案管理是社區開展黨的建設、社區精神文明建設、社區服務和社區治安等各項工作的重要基礎性工作)各社區要加強對檔案工作的領導，明確責任人和工作職責，并將之納入社區工作計劃和議事日程，切實解決檔案工作中遇到的實際問題，保障檔案工作與社區各項工作同步協調發展。

第四條市檔案行政管理部門和民政部門及街道辦事處、鎮人民政府負責所轄區內的社區檔案工作的監督和指導。

第五條社區居民委員會應依法建立健全檔案工作，設立綜合檔案室，配備檔案管理員。檔案管理人員應掌握檔案管理

基本知識和基本技能。

第六條社區綜合檔案室應具備以下條件：

（一）有兼職檔案員；

（二）有檔案管理制度；

（三）有檔案保管箱柜；

（四）有檔案實體保存。

第七條社區綜合檔案室工作任務：

（一）宣傳、貫徹和執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規、規章和標準；

（二）指導、監督社區各組織機構文件材料的歸檔工作；

（三）集中管理社區的全部檔案和資料；

（四）積極提供檔案利用，為社區的各項工作和居民生活服務。

第八條社區檔案管理人員工作職責：

（一）按時收集、整理和管理本社區的各類檔案；

（二）對全部檔案實行安全有效保管；

（三）編制檔案檢索工具，為檔案的利用創造便利條件；

（四）密切配合社區各項中心工作，積極提供檔案利用。

第九條社區黨組織、社區居民委員會、社區所屬的企事業單位應建立健全文件材料歸檔和檔案管理制度。凡是反映本社區工作活動、具有查考保存價值的各種文件材料，都應向社區綜合檔案室歸檔，任何單位、組織和個人不得據為已有或擅

自銷毀。(本辦法參照有關規定見附件)。

第十條歸檔的文件材料應齊全完整，真實反映社區情況，載體和書寫材料符合耐久性要求和有關技術標準，禁止使用圓珠筆、彩色筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等書寫材料。

第十一條各類檔案的歸檔文件材料應按時歸檔。文書材料在辦理完畢后，每半年集中歸檔一次；會計報表、帳簿、憑證等材料由會計人員整理完畢后，隔年向檔案室移交歸檔；科技文件材料在科技活動結束后的一個月內歸檔；特種載體文件

材料在形成后及時歸檔。

第十二條鼓勵社區、居民向當地檔案館捐贈、寄存或轉讓其所有的，對國家和社會具有保存價值的檔案材料。

第十三條城市社區各類檔案按下列辦法進行整理、編號：

（一）文書檔案按年度——問題（社區黨群管理、社區社會事務管理、社區服務管理、社區綜合治安管理、社區人口與計劃生育管理、社區環境衛生管理、社區文化教育管理、社區社會保障管理）分類，參照《歸檔文件整理規則》整理，按年度——問題——保管期限排列編號；

（二）會計檔案按年度一一類別形式（報表、帳簿、憑證、其他）分類整理，按類別——年度排列編號；

（三）科技檔案中的基建檔案按工程項目分類整理，按項目——時間排列編號；產品設備儀器按型號分類整理，按型號——時間排列編號；

（四）社區居民檔案按居民小組或門牌、樓號分類，按戶整理，按居民小組——樓號——門牌順序排列編號；

（五）特種載體檔案按載體形式分類整理，按載體形式——年度排列編號。

第十四條社區檔案室應建立各種檔案統計臺帳，對檔案的收進和移出、保管數量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進行及時、準確統計和登記，并按規定向街道辦事處和鄉鎮機關報送檔案工作基本情況統計表。

第十五條社區應建立檔案鑒定工作小組，根據《城市社

區文件材料歸檔與不歸檔范圍及檔案保管期限表》，對已到保管期限的檔案進行鑒定，鑒定工作小組由檔案室和有關業務部門的人員組成。通過鑒定，確定檔案的存毀，調整檔案保管期限和檔案密級，出具檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應清點核對，編制《銷毀檔案清冊》，經必要的審批手續后，核準銷毀。

第十六條嚴禁擅自銷毀檔案。銷毀檔案應按以下要求辦理：

（一）在指定地點銷毀。注意保密；

（二）不得出賣或用作其他用途；

（三）應指定監銷人、經辦人兩人以上并共同執行，同時在銷毀清冊上簽名，以示負責；

（四）銷毀清冊應歸檔永久保存，并報街道辦事處和鄉鎮機關備案。

第十七條檔案管理人員調離工作崗位時，應在離職前辦理檔案交接手續。•

第十八條各社區應根據檔案工作的要求，采取必要的保管和保護措施，不斷改善檔案保管條件，確保檔案的完整與安全，形成檔案數量多、有條件的社區應設置檔案室保管檔案。

第十九條檔案管理人員應定期對檔案及保管狀況時行全面清點、檢查，并形成安全檢查記錄，確保檔案不丟失、不損壞；發現破損、霉變、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現象時，應及時修補、復制或進行其它技術處理。對特種載體檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，運用配備的設備進行檢查、監測。

第二十條檔案管理人員應保持檔案及檔案裝具、庫房、設備的整潔，做到無塵、無霉、無蟲蛀、無鼠害、無雜物。檔案裝具周圍禁止吸煙和存放易燃、易爆物品。

第二十一條社區檔案實行專人保管。檔案室應建立全宗卷，以積累存貯本社區有關檔案案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

第二十二條社區綜合檔案室應編制檔案案卷目錄、歸檔文件目錄、文號對照表等必要的檔案檢索工具，為利用檔案創造條件；有條件的要應用計算機建立檔案文件級條目或重要檔案全文數據庫，進行檔案的存貯與檢索。

第二十三條社區綜合檔案室應建立和健全檔案利用制度，查閱和借閱檔案必須辦理查閱、借閱手續。

（一）本社區工作人員和居民因工作需要或生活需要，均可利用檔案。外單位人員有正當理由并持有合法證件，經社區居委會同意，也可利用檔案；

（二）凡利用檔案者都應按規定填寫《檔案利用登記簿》，寫明利用者、利用目的、利用內容等；

（三）查閱檔案應在社區辦公室內進行，一般情況概不外借。如確需外借的應填寫《借閱檔案登記簿》，并經社區居委會主任同意。借閱檔案必須按期歸還，借閱時間最長不超過7天，到期仍需利用的，應辦理延期借閱手續；

（四）查閱檔案必須保管好檔案，不得丟失和損壞；

（五）查閱有密級的檔案(如社區居民檔案)需經本社區領導批準后才可查閱。查閱者必須嚴守秘密；

（六）檔案利用者必須維護檔案的完整與安全，不得在檔案上勾畫、拆散、調換、抽取、涂改、污摜、折疊檔案，不得擅自傳抄、復制檔案，不得泄密；

（七）借閱者利用完畢后應填寫《檔案利用效果登記表》，交檔案室存查。

第二十四條社區綜合檔案室應圍繞城市社區建設、社區居務公開、社區居民自治、社區服務等各工作，開展檔案利用和編研工作，逐步編寫大事記、組織機構沿革等各種編研材料，積極主動地開發檔案信息資源。

第二十五條本辦法由樂清市檔案局負責解釋。

第二十六條本辦法自之日起生效。