管理電子檔案制度

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第一章總則

第一條為了加強對全區電子文件歸檔與管理工作，確保電子檔案的安全保管和開發利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣西壯族自治區檔案管理條例》、《電子文件歸檔與管理規范》等法規制定本辦法。

第二條本辦法所稱的電子檔案是指按照一定歸檔要求，將整理好的具有保存價值的內容信息、結構信息、背景信息一并以數字形式存儲在磁性載體或光學載體上保存的電子文件。

第三條本辦法所稱的電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理并可在通信網絡上傳送的文件。

第四條本辦法適用于我區各級機關、團體。企事業單位和其他社會組織可參照執行。

第二章管理結構和職責

第五條各單位應明確電子文件歸檔與管理的分管領導，明確職能部門負責人主管、檔案人員具體管理的管理體制。檔案人員應忠于職守、遵守紀律，具備檔案專業知識和計算機相關知識，熟悉掌握本單位計算機系統的操作技能，并能積極主動地做好電子檔案的管理和利用工作。

第六條各單位應建立健全電子檔案管理制度和技術措施，做好電子文件歸檔與管理工作，對電子文件實行全程管理，確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。

第七條電子文件的形成、承辦、運轉等工作，由承辦部門負責，電子文件歸檔管理的日常監督、指導和整理、保管、利用等工作，有檔案部門負責。

第八條各單位的電子檔案與其它各種門類的檔案必須實行集中統一管理，積極提供利用，為單位各項工作服務。單位檔案部門要與業務部門相互兼容的計算機軟硬系統，保證電子文件的有效歸檔與管理。

第九條各專業主管單位在統一領導、分級管理的原則下，必須對所屬單位和本專業系統的電子檔案工作進行監督和指導。

第三章歸檔范圍和保管期限的劃分

第十條各單位在職能活動中產生的，具有參考和利用價值的電子文件均應歸檔保存。

第十一條電子文件歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍按照國家關于文件材料歸檔和不歸檔的范圍等業務規定執行，主要包括：

（一）電子文件稿本及代碼

M－草稿性電子文件；U－非正式電子文件；F－正式電子文件。

（二）子文件類別及代碼

T－文本文件；D－數據文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；P－計算機程序；O－多媒體文件。

（三）電子文件信息類型

1.文本文件：指用計算機處理技術形成的文字文件、表格文件等。歸檔時應注明文件存儲格式和屬性，重點收集定稿電子文件和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計算機起稿時形成的最后一稿草稿文件。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應加以標識以示區別。

（2）正式電子文件：指已修改、簽發完畢的定稿、能行使文件職能、注明正式文件文號的電子文件。

2.數據文件：指采用數據庫形成存在的具有文件屬性的記錄。

3.圖像文件：指用掃描儀、數碼相機等數字設備采集或制作的靜態圖像文件。

4.圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態圖形文件。

5.影像文件：指用數碼攝像機等視頻設備錄入的動態圖像文件。

6.聲音文件：指用音頻設備錄入并轉換為數字形式的文件。

7.計算機程序：指計算機使用的系統軟件、應用軟件及軟件的版本等。

8.多媒體文件：指用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復合信息形式。

（四）電子文件載體類型

電子文件載體主要分為磁性載體、光學載體兩種。磁性載體包括磁帶、軟磁盤、硬磁盤光學載體包括只讀光盤、可寫入光盤、可擦寫光盤等。

第十二條各單位電子文件的形成部門定期將具有憑證性、依據性和參考利用價值的電子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電子文件，應制作紙質版本與電子文件同時歸檔；轉換成紙質版本的，及時歸入相應門類檔案管理。

第十三條歸檔電子文件的保管期限參照國家和行業有關規定執行。

第四章電子文件的歸檔要求

第十四條電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔指在計算機網絡上進行不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按紙質檔案的規定完成。各單位電子文件歸檔時，必須進行物理歸檔。具體做法按《廣西壯族自治區檔案管理系統》進行歸檔和管理。

第十五條使用局域網的單位，電子文件歸檔報經同級檔案行政管理部門同意后，實施歸檔，基本要求是：

（一）電子文件歸檔操作由具體經辦人完成。

（二）檔案人員應會同計算機系統管理人員設定查詢歸檔電子文件的權限。

（三）網絡管理人員應把電子文件的物理地址存放在指定的計算機服務器上，并采取可靠的備份措施。

（四）歸檔電子文件要有文件產生及運行過程的元數據，即描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。

（五）局域網應有可靠的安全措施，系統設備更新時，應制定嚴密的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統中運行；檔案人員應參與設備更新時的數據轉換工作，并做好更新記錄。

（六）電子文件歸檔后，檔案人員、網絡管理人員要及時清理計算機或網絡上重復的電子文件。

第十六條局域網條件有限或沒有局域網的單位，電子文件采用物理歸檔方式，要求：

歸檔電子文件存儲的載體光盤、磁盤等介質應注明是否做檢毒和清毒處理；含有病毒或其它安全隱患的數據文件不得歸檔。

第五章歸檔電子文件的整理

第十七條歸檔電子文件的整理按《廣西壯族自治區電子文件整理規則》的規定進行。

第六章電子檔案的移交

第十八條電子文件的形成部門應按規定將每年辦理完畢應歸檔的電子文件向檔案部門移交。移交前，各承辦部門應檢查電子文件的真實性、完整性和有效性，做到移交及時、數據完整、內容準確、手續完備等。

第十九條單位的檔案部門負責電子文件歸檔前的監督、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的整理、編目、保管、開發利用工作。檔案部門應檢驗承辦部門移交的電子文件，做到外觀完好、整潔無損、稿本準確，記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準確率。

第二十條各單位要按照國家和自治區的有關法律法規，定期向檔案館移交電子檔案，移交進館的電子檔案一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

第二十一條撤并單位的電子檔案應按規定向接管單位或檔案館移交。

第七章電子檔案的保管

第二十二條接收入庫的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于40％，發現問題要及時補救。

第二十三條系統設備更新時，要及時對電子檔案進行遷移和備份。

第二十四條對電子檔案的復制分為相同載體的原樣復制和不同載體的轉換復制。本辦法推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。禁用軟磁盤作為電子檔案保存的載體。

第二十五條磁性載體上的電子檔案，每四年要復制一次。需要搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不少于四年。

第二十六條保管的電子檔案要采用專門的保護設備和保護技術手段進行保管。電子檔案載體應直立存放于防磁、防光、防塵。防要害氣體的裝具中，溫度控制在17℃－20℃,相對溫度控制在35％－45％。

第八章電子檔案的利用

第二十七條電子檔案的提供利用要注意以下事項：

（一）查閱應在許可范圍，并遵守保密規定。

（二）通過網絡查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監管保障。

（三）封存的電子檔案不得利用和外借。

第二十八條到期銷毀的電子檔案，應按檔案銷毀的有關規定進行，并確保載體與信息徹底銷毀。

第九章附則

第二十九條本辦法由廣西壯族自治區檔案局負責解釋。

第三十條本辦法自公布之日起執行。