工程學院后勤辦公室制度

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一、行政公文處理辦法

為進一步理順集團公文處理程序，使其科學化、規范化，以提高辦文水平和辦事效率，根據省政府和省教育廳公文處理的有關規定，結合集團實際情況，特制定公文處理辦法如下：

(一)收文

1、凡收到的公文，應立即登記，由集團辦公室主任擬辦，重要文件由集團辦公室呈送集團主管領導閱批后送有關部門辦理。

2、各部門對來往文件要有專人負責，并進行登記、編號、妥善保管。對直接收到的上級文件應按季度轉交集團辦公室秘書登記，及時送領導閱示。

3、需答復或急辦的公文，應迅速辦理，單獨登記并說明承辦部門、承辦人、完成日期等內容。集團辦公室秘書要負責檢查、催辦，防止漏辦和延誤，辦理完畢要填寫完成情況和日期。

4、應傳閱的文件由集團辦公室文書送有關領導、處室傳閱，閱文領導和部門及時批示、辦理，防止文件積壓、遺失。閱文范圍嚴格按照有關規定執行。

（二）發文

1、集團的行政法規、規章制度，采取的重大強制性行政措施和工作安排。

2、認真填寫發文記錄。

二、集團印章及介紹信管理使用辦法

（一）總則

1、集團的行政印章和介紹信是集團對外的標志，是行政職權原憑證。

2、集團的印章和介紹信由專人負責管理，使用時必須履行審批手續，防止錯誤的使用，給國家、社會、集團帶來不應有的損失和影響。

（二）印章的管理、使用辦法

集團各部門的行政印章均根據有關規定的規格、標準統一刻制，各部門不得擅自刻制。

（三）介紹信使用管理規定

1、集團行政介紹信由集團辦公室根據有關規定統一負印制，各行政職能部門要指定專人掌管介紹信，嚴格履行審批手續。

2、凡開介紹信者，要由主管領導簽字或本部門主要負責人簽字后方可，加蓋集團印章。

3、因公出差到外地需開介紹信時，應按以下手續辦理。

（1）必須有集團領導簽批的出差單。

（2）憑出差單開列的出差地點、單位開出介紹信，不得任意開未經批準的介紹信。

（3）凡需乘飛機出行者，必須在領導簽字后才能開介紹信。

（4）介紹信填寫要詳實，須按格式一一填寫，標明使用時間、用途、聯系地址、批準人、編號等，字跡要工整準確，用印端正。因寫錯或其它原因而作廢的介紹信要進行特殊處理，需標“作廢”字樣。

（5）原則上不允許用空白介紹信，如確需使用，在領導批準后方可辦理。如未使用，退回作廢。

三、文件傳閱及催辦檢查制度

文件傳閱及催辦檢查是集團辦公室的一項重要工作。督促檢查集團工作計劃、各項重大決策及規章制度的落實、執行情況，盡快落實上級文件精神及集團有關決定，對改進工作作風，提高辦公效率和辦公質量，推動集團工作的開展有著重要的意義。

（一）文件傳閱制度

1、文件傳閱由集團辦公室秘書負責。對一般性文件，各傳閱領導或單位必須在三日之內傳閱完畢交回集團辦公室。因來文較晚且急需傳閱、落實的文件，各傳閱領導或單位必須按集團辦公室要求時間內傳閱，領導指示后及時落實。

2、對要求上級統計報表、總結、請示、報告等材料的文件，各主辦單位必須按文件的時間要求及時上報。

（二）催辦檢查制度

1、文件催辦。

2、集團辦公室議決定的事宜催辦。

3、集團領導布置的工作催辦。

4、集團領導指示落實事項的催辦。

5、信訪催辦。

四、集團會議工作制度

（一）集團政務例會：經理辦公會議。

（二）其它會議：各部門以集團名義承接的會議；其它以集團名義主辦、承辦、協辦、接辦的會議；集團大會。

（三）會議地點：根據會議內容確定。

（四）會議組織安排：集團性會務、服務等由辦公室負責；會議議題、議項等應事先報到集團辦公室。

（五）各部門以集團名義召開的會議，須經主管領導簽批，一般應提前三天通知集團辦公室，會務工作由各部門自行負責。

（六）集團性大會須經集團主要領導簽批或同意后由集團辦公室安排使用學院禮堂。

（七）集團性會議，需要討論或匯報的材料，各部門應提前準備好，材料一式兩份（交辦公室一份存檔）。會議議題除特殊情況外，一般不在會議中臨時增加議題。

（八）會議期間與會人員應事先安排好工作，不得在會議期間接辦與會議無關事項。與會人員應在會議正式開始前五分鐘進場，不準無故遲到、缺席、不能到會的，須事先請假。與本人無關的議題討論完畢，須經會議召集人或主要領導同意后方可離開會場。

（九）與會人員對保密事項應自覺遵守保密制度。

（十）經批準召開的會議，要保證會議質量，講求會風，縮短會期，以解決問題為原則。會議以節省開支為原則，嚴禁講排場、鋪張浪費。

（十一）各類會議決定事項各部門須遵照執行，認真組織貫徹落實。

五、經理辦公會例會制度

為推進我集團政務工作的科學化、制度化、規范化進程，提高辦公效率，現決定實行經理辦公會例會制度。

（一）時間：每月最后一周的星期一為經理辦公會例會日。

（二）內容:經理辦公會例會以各主管領導匯報當月工作計劃落實情況和下月工作安排為固定議題；同時研究上級部署的或由各部門提出的須由經理辦公會議討論決定的其他臨時議題（包括年度/月工作計劃、財務收支狀況、以及人員聘用任免辭退情況、大宗物品采購與維修和其它重大事情）。

此制度的解釋權在經理辦公室。

六、檔案管理制度

（一）經常檢查檔案的保管情況，對破損、變質檔案及時進行修補或復制，并做好記錄。

（二）做好防火、防盜、防潮、防塵等工作，定期檢查。

（三）歸檔的文件齊全、完整，案卷分類清楚、系統。

（四）卷內文件逐件在目錄上登記，做好檢索，逐張編號。

（五）認真履行檔案借閱手續，借閱檔案應填寫借閱登記。

（六）復印檔案一律按規定經辦公室領導簽字；借閱檔案不準拆卷、扯頁、轉借、勾劃、圈點、弄污；借還檔案要認真清點卷數、頁數、張數，執行借閱責任人簽字制度。

（七）檔案工作人員調動工作時，必須嚴格履行交換手續。

（八）檔案崗位責任制

認真學習馬列主義、思想和鄧小平理論，貫徹、執行黨的十六大以來的路線、方針、政策，不斷提高政策、理論水平。熱愛檔案工作，鉆研檔案業務，不斷提高檔案業務水平。忠于職守、埋頭苦干，做到責任心強、工作細致、服務熱情周到。嚴格執行檔案室各項規章制度，嚴守檔案工作人員紀律，自覺遵守保密制度。

1、檔案保密制度

（1）認真執行黨和國家的保密制度，保護好國家機密。

（二）對接收的檔案，要認真清查核對，嚴格辦理接交手續，嚴防丟失、散落，謹防泄密事故發生。

（三）不得以任何形式向無關人員泄露檔案內容；不在不利于保密的地方存放檔案；不準攜帶檔案游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

（四）嚴格執行檔案開放利用的規定，如有違反視情節進得嚴肅處理。

2、檔案傳閱制度

（一）凡我集團職工，因工作需要查閱檔案時，應辦理借閱手續，閱后立即歸還。

（二）外單位人員查閱檔案憑單位介紹信，經檔案室領導或集團辦公室主任同意，方可檢閱。

（三）檔案一般不借出，但確需借出時，需經檔案室領導批準，并辦理借閱手續，在規定的時間內歸還，但一般不得超過一周，特殊情況需經檔案室領導批準，節假日或借閱人員出差之前必須將檔案材料送還檔案室。

（四）借閱、檢閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案材料上填注、涂改、加點、圈劃、不得損壞、丟失檔案。

（五）檔案管理人員對歸還的檔案應詳細檢查，查對無誤后辦理注銷手續。如發現有損壞、丟失等情況，應立即追查，對造成損失者應上報檢處。

（六）如違反上述制度，視情節經重予以嚴肅處理。

七、信訪工作制度

（一）處理信訪工作必須實事求是、執行政策的原則，并做到件件有著落，案案有結果。

（二）對群眾來信要仔細閱讀，抓問題實質。接待來訪者應熱情耐心，一視同仁，善于說服教育；保持冷靜，注意分析，不輕易表態。同時注意捕捉信息，及時反映情況。

（三）對于信訪問題要及時處理，采取有效措施，超前工作，力求早發現，把問題解決在萌芽狀態，盡量減少或避免重訪或越級上訪。

（四）建立信訪登記薄和來訪登記表，對來信、來訪的姓名、單位、地址、職業、政治面目進行詳細登記，同時要記錄談話要點和要求解決問題。重要的是信訪問題要及時請領導閱批。

（五）根據信訪內容，按照分級負責，歸口處理的原則，交有關部門辦理，并提出完成期限。轉辦、交辦時要對領導指示意見做詳細登記，可酌情隨信轉出。

（六）對轉辦、交辦的問題，要對承辦部門進行及時催辦，并做好催辦登記。凡不能轉出，需直接查辦的，集團辦公室要組織力量直接查處。

（七）凡遇政策界線不清的問題，要對承辦部門進行及時催辦，并做好催辦登記。凡不能轉出，需直接查辦的，集團辦公室要組織力量直接查處。

（八）對于信訪案的處理結果，要認真審查，不正確的可責成有關部門重新處理，上級交辦的要向上級匯報處理結果和意見，同時做好登記、審查。

（九）要及時把處理結果回復給信訪者本人。如果本人對結果不服或不滿意，反映的問題有道理，應重新查處。對無理取鬧糾纏者要給予適當處理。

（十）對于來信、來訪的檔案要專門立卷，并按類別整理，以便稽查、研究、總結。

八、后勤集團車輛管理使用規定

為了規范后勤集團及直屬部門車輛的管理和使用，保證安全運行，更好地提高車輛使用效率，降低車輛運行成本，特制定車輛使用管理規定。具體內容如下：

（一）車輛的管理：

1、集團機關車輛的維修、使用、保管，由集團辦公室統一調度、管理。集團直屬部門車輛的維修、使用、保管，由集團總體調控，各單位直接調度、管理。

2、車輛原則上實行一車一人專人駕駛的辦法。

3、各部門按照節約的原則，負責各自的車輛使用、維護費用。

（二）燃油的管理：

1、方式：駕駛員自行采購或發放有效代金券。

2、方法：每季度初，各單位根據每臺車輛的行駛里程，完成任務情況，由主管領導審核油耗量和有效里程。

3、無效里程所需費用自行承擔。

4、各種車型每百公里耗油量定額：

桑塔那10升，得力卡12升，松花江微型8升，解放貨車20升，五菱揚光8升，冬季在此標準上分別上調15%。

（三）車輛的維修：

1、日常保養由駕駛員負責，本部門負責保養費用。

2、駕駛員必須了解各自車輛的保養周期，掌握車輛技術狀況，保證車輛始終處于良好技術狀態。

3、車輛維修由單位領導和駕駛員根據車輛情況確定項目，到指定修理廠維修。

（四）車輛的使用規定：

1、所有車輛必須保證本集團的公務用車需要。公私發生交叉時必須服從于公務用車。

2、原則克服私人用車現象，當私人申請用車時，應嚴格遵守請示制度。出市區必須向部門領導、總經理、主管院長逐級請示，否則后果自負。

3、私用車費用由用車人承擔。

4、違章肇事的處理和賠償。

5、駕駛員發生違章被罰款、扣分，單位不承擔責任，駕駛員自己負責。

6、發生交通事故，以責論處，出私車、辦私事自己承擔后果。

7、公務用車肇事，根據交警責任認定，經本部門領導與集團領導研究制定懲罰標準。

九、后勤集團工作人員差旅費開支（試行）規定

為規范后勤集團因公出差人員差旅費開支，根據學院財務管理有關規定和集團實際情況，制定如下規定：

（一）參加會議、學習或考察，原則上要有上級或有關部門的文件要求，經院領導同意，總經理批準方可出差。

（二）住宿費等級標準及開支辦法：

職務參加會議學習或考察

開支／天、人

正處級按實價報銷70元

副處級按實價報銷60元

科級按實價報銷50元

其他人員按實價報銷40元

（三）出差人員伙食補助費：每人每天按25元計發伙食補助。

（四）出差人員其他補助費：每人每天15元計發。

（五）交通費等級標準及報銷辦法：

以上規定實行限額包干，超過規定限額標準部分自理，不予報銷，實際低于限額標準部分實行差額補貼辦法。如遇特殊情況須經院領導和總經理批準。

等級

項目

標準

職務火車輪船長途客運飛機（經院

領導同意）市內交通

補貼／天、人

正處級及相當職務硬座或硬臥2等按實價報銷按實價報銷40元

副處級及相當職務硬座或硬臥3等按實價報銷按實價報銷30元

科級及相當職務硬座或硬臥4等按實價報銷按實價報銷25元

其它人員硬座或硬臥4等按實價報銷按實價報銷20元

黑龍江工程學院后勤集團

人事部規章制度

一、正式工管理辦法

（一）聘任原則

為優化人員結構，提高職工隊伍素質，精簡人員，破除終身制，執行學院相關人事政策。

（二）競聘上崗規則

1、以“公開、公正、公平”為原則，實行推薦和自薦相結合，雙向選擇，競聘上崗。

（1）各部門根據工作任務情況，合理配置勞動力，按管理層次核定本單位崗位人數。

（2）按管理層次逐級聘任簽訂勞動合同。

2、人員調配及流動

（1）職工在競爭上崗過程中，在同等條件下，優先聘用全民所有制工人、集體所有制工人。

（2）后勤集團集體所有制工人，一切人事政策全部按學院服務公司政策手續辦理。

（3）集體職工醫療保險、養老保險由后勤集團統一管理。

（4）長期有病或年老體弱不能堅持工作者，可申請辦理因病退休手續。

凡經上級人事部門批準病退人員，病退工資由學院承擔。

二、外聘人員（合同工）管理辦法

（一）招聘條件

各部門根據工作崗位所需人才，提交用人申請報人事部，必須符合實際工作需要。

（二）聘用程序

學院人事處按照用工部門所需人才要求，提供相關人才信息，由院領導、集團領導、人事部、用工部門進行面試及相關技能考核，合格者簽訂試用期合同（試用期三個月），試用期滿后簽訂正式聘用合同，合同期滿后進行續簽。

（三）解聘辦法

經考核不稱職及在聘期間有下列情況者可解聘。

1、不能勝任本崗位工作；不履行崗位職責；

2、不能履行合同內工作任務；

3、不顧全大局，不能接受領導工作分配和調動者；

4、辦事拖拉，經常曠工，出勤不出力，工作中拈輕怕重，經教育不改者；

5、根據各部門工作崗位要求，不適合本職工作者。

解聘合同時提前一周通知本人，工資以當月出勤天數計算。

三、季節工管理辦法

（一）招聘條件

各部門招聘季節工，應堅持就地就近，先城鎮后農村，先本地后外地；優先安排下崗人員，后招聘農村勞動力原則（各部門不得重復錄用已解聘季節工）。

（二）被招聘的季節工必須出示以下證明

1、城鎮待業、下崗人員：待業證、下崗證及本人身份證。

2、離退休人員：離休證、本人身份證。

3、農村人員：本人身份證。

4、季節工最低年齡不能低于18周歲，最高年齡原則男不超過60周歲，女不超過55周歲。各部門根據工作崗位需要，進一步確定年齡標準。

5、身體健康，能堅持正常工作并根據崗位需要體檢合格。

6、技術性崗位應具備相應技術證書和上崗證書或具備相應崗位工作能力。

（三）錄用手續

1、本人提出申請，出示有關證明材料，填寫各部門《季節工勞務合同》。

2、用工部門經考核決定是否錄用，并報人事部備案。

3、勞動合同管理

（1）季節工招用后，用工部門必須對其進行安全生產、勞動紀律、職業道德、業務知識等方面教育和培訓，并嚴格考勤和管理，使其遵守國家法規、法令和學院、用工部門的各項規章制度。

（2）各部門招用的季節工，一律簽訂有固定期限的勞動合同。勞動合同由用工部門與季節工本人按照“平等自愿，協商一致”的原則簽訂。合同期滿后，根據工作需要可以續簽。

（3）用工部門和季節工簽訂勞動合同時，必須以書面形式確定雙方的責任、義務和權利。

（四）待遇

1、季節工在勞動合同期內享有包括勞動、工作、學習、參加民主管理、獲得政治榮譽和物質獎勵的權利。

2、季節工的工資用工部門根據按勞分配原則，按后勤集團規定與以確定。

3、解聘辦法

經考核不稱職及在聘期間有下列情況者可解聘。

（1）身體健康不符合本崗位者；

（2）年齡超過規定年齡標準者；

（3）不履行崗位職責，不執行工作規程，玩忽職守者；

（4）不能完成工作任務，不能保證工作質量，不服從分配和調動者；

（5）工作態度不端正，不安心本職工作，撥弄事非，消極怠工，行為粗暴，打仗、斗毆、酗酒、賭博者。

解聘合同時提前三天通知本人，工資以當月出勤天數計算。

四、考勤制度

（一）簽到規定

1、考勤工作由各部門主管領導負責，每月二十五日（遇周六、日順延）報后勤集團人事部審批。

2、上班時間嚴格遵守規定，不遲到、不早退、按時到崗。工作期間不可以私自串崗、離崗。

（二）病假、事假、曠工的規定

1、準假權限

（1）各部門職工請假由本部門負責人審批。超過3天，由分管副總經理審批。

（2）各部門負責人請假由主管副總經理審批。超過3天，由總經理審批。

（3）各副總經理請假由總經理審批。

（4）總經理請假由主管院長審批。

2、請假手續

部門職工請假經批準同意，并將工作交代清楚后方可離開工作崗位。病假必須要主治醫師簽字的病假單（部門報考勤時附上），否則無效。

3、銷假、續假

請假期滿，請假人應到原請假處銷假。因故需要續假的，須在假期內經過書面或電話方式辦理續假手續，否則按曠工處理。

4、請假扣發工資標準

（細則見各部門）

5、加班

（1）因各部門工作需要加班，原則上不發放加班費（國定假日除外），但可根據工作情況安排調休。

（2）確要發加班費的，由部門及負責人提出，部門主管副總經理同意，總經理審批。

6、婚、喪假的規定

按照國家婚、喪假規定執行。

（1）婚假：一般婚嫁3天；男女職工符合晚婚年齡的，共可享受兩周假。

（2）喪假：職工直系親屬（父母、公婆、岳父母、配偶、子女及女婿、媳婦）去世，可給與喪假3天。遠郊及外省、市酌情給予路程假

7、產、育假的規定

按照國家產、育假規定執行。

（1）產假：單產、順產者產假為半年。女年滿23周歲的初育為晚育，符合晚育年齡的夫妻，男方給予3天假期。

（2）流產休假：按醫院診斷處理。

8、計劃生育有關規定

按國家計劃生育有關規定執行。

五、后勤集團人員培訓和考核制度

（一）后勤集團對員工實行培訓，制定切實可行的培訓計劃，通過多種形式的培養，不斷提高集團人員的理論水平、政策水平和業務水平，最終促使管理水平和服務水平的提高。

（二）新進員工進行上崗培訓；專業技術人員進行定期專業技術培訓；業務人員進行定期業務知識培訓；管理人員進行定期管理知識培訓。

（三）根據“老人老辦法”，轉制后學院正式編制的干部職工行政級別、技術等級保留。在國家沒有出臺新的政策前仍參加學院同類人員的職稱評定或公認的技術等級考試，并記入個人檔案。

（四）各部門按《后勤集團年度培訓計劃》要求，制定本部門具有可操作性的年度培訓計劃，并報人事部存檔。

（五）人事部、相關部門有目的、有計劃的共同完成培訓工作，正式工考核成績報人事部，記入《后勤集團個人培訓進修檔案》。

（六）完成學院和人事處交辦的其它培訓工作。