電子文件歸檔與管理規定

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第一條為適應全區信息化建設和電子政務建設的需要，加強全區電子文件的歸檔及管理工作，保證電子文件的安全歸檔和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府信息公開條例》、國家檔案局第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《*市檔案條例》和《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）等有關法律法規和標準，結合本區實際，制定本規定。

第二條本規定適用于本區黨政機關、人民團體和區各直屬單位。其他單位可參照執行。

第三條加強對電子文件歸檔與管理的領導，在區檔案館建立電子文件中心。電子文件中心應當確保所有具備保存、利用價值的電子文件得到有效的保管和利用。

各機關、單位在向同級電子公務平臺報送文件時，應當根據《中華人民共和國政府信息公開條例》、《*市*區政府信息公開管理辦法》以及電子公務平臺的系統要求，對每一份文件指定使用范圍。對于不通過電子公務平臺報送的已公開現行文件等政府信息，各發文單位可以通過電子郵件或移動載體送到本級電子文件中心，并說明文件使用范圍。

文件的使用范圍分三個層次設置：完全公開（可向社會公開）、部分公開（可在政務網公開）、不公開（僅限于文件規定范圍內使用）。

各機關、單位應將屬于主動公開范圍的政府信息，在信息形成或變更20日內向區檔案館送交。有關政府公開信息送交工作的操作規范和要求，按照《*區政府公開信息送交辦法》執行。

第四條區檔案局應會同區信息化工作主管部門按照統一領導，分級管理原則，負責對本行政區域內電子文件歸檔與管理實行監督和指導。

各單位檔案管理部門、信息化工作部門、電子文件形成部門要加強協調，在相關的信息系統建設中，采取相應的技術措施，確保歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性。

各單位要制訂電子文件歸檔管理制度，在明確職責、責任到人的前提下，對本單位電子文件的形成、承辦、運轉、整理、鑒定、歸檔等實行全過程管理。

第五條電子文件的收集范圍和要求

（一）各單位電子文件收集范圍應按照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，將反映本單位主要職能活動包括政府信息公開、行政許可、行政執法、公共服務、政務公開、重大活動、重要工作成果等具有查考利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等各種類型的電子文件及相關元數據納入收集范圍。

（二）電子文件收集的格式應是符合規定的通用文件格式。專用軟件產生的電子文件在歸檔時應轉換為規定的通用格式。

（三）歸檔電子文件的收集應由文件的形成部門負責，檔案部門要進行監督和指導。歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性，移交前由文件的形成部門負責，移交后由檔案管理部門負責。

（四）涉密電子文件載體的保存，應按照有關管理規定執行。

（五）電子文件的保管期限按照文件材料的保管期限規定執行。

第六條電子文件的歸檔

（一）電子文件的歸檔整理按照電子文件的類別分別進行，文本電子文件的歸檔整理按照《歸檔文件整理規則》（DA/T22）要求進行，其他類別的電子文件歸檔整理按照相關的要求進行。

（二）檔案部門應將永久和定期為30年的歸檔電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體為：一次性寫光盤、磁帶。不允許用軟磁盤、U盤等移動設備作為歸檔電子文件長期保存的載體。

（三）電子文件歸檔方式可以采取實時的邏輯歸檔和定期的物理歸檔。物理歸檔應當復制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于異地保存。一個歸檔年度的電子文件應集中拷貝到一個或多個載體中。

（四）歸檔電子文件存儲載體應標注：全宗號、歸檔年度、盤號、套別（封存保管、提供利用、異地保存）等。

（五）電子文件歸檔內容包括：符合歸檔范圍的正文、定稿、附件等。歸檔電子文件信息組織結構要求為樹形結構。

第七條各單位應按照同級國家綜合檔案館規定的接收范圍和要求，定期將檢驗合格的歸檔電子文件移交給同級國家綜合檔案館集中保管。檢驗項目包括：

（一）歸檔電子文件的內容、背景、結構等信息無缺損，能識別。

（二）存儲載體外觀完好，整潔無損，記錄的字節數、檢索條目與登記一致，確保無病毒。

第八條移交歸檔電子文件應填寫《歸檔電子文件移交登記表》。

第九條歸檔電子文件載體應使用專門設備或專門庫房集中保存，不同套別的載體要分開保管。保管應當符合下列條件：

（一）保管環境應當遠離強磁場、強熱源，與有害氣體相隔離，防光、防塵、防磁、防有害氣體。

（二）單片載體應裝盒，豎立存放，避免擦、劃、觸摸記錄涂層和擠壓。

（三）保管環境溫度控制在170C－200C，相對濕度控制在35％－45％。

第十條各單位檔案部門要定期對所保管電子文件進行讀取檢查。在符合保管條件時，磁性載體每滿2年、光盤每滿4年要進行抽樣機讀檢驗。在無法滿足保管條件時，要適當增加檢驗頻度。檢驗中發現問題要及時采取措施進行修復。

當電子文件的應用環境發生變化時，要確認能否繼續兼容，如不能兼容，應當及時進行轉換，轉換前的載體仍要保管四年。

第十一條利用歸檔電子文件應遵守以下規定：

（一）封存的存儲載體不得提供借閱使用。

（二）利用涉密或不宜公開的歸檔電子文件要按照有關規定辦理。

（三）查閱或復制電子文件應在規定的許可權限和范圍內。

第十二條電子文件鑒定和銷毀，參照紙質檔案鑒定銷毀的有關規定執行。涉密的電子文件銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，必須連同存儲載體一并銷毀。

第十三條本規定自頒布之日起施行。