前臺工作要點須知

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前臺、文秘工作要點：工作繁雜，需認真仔細。

一．電話

1．須在電話鈴響三聲內接起。

2．使用標準用語，“您好”“請稍等”“對不起，他現在不在”“我能否留下您的聯系方法”等。

3．如有需領導接聽的電話，需提前問清楚對方情況。一般情況下，不允許將電話直接轉接到總經理室。如確實有問題，可轉到辦公室請相關承擔責任人接聽。

4．不允許向任何人透露總經理的任何聯系方法，如對方有急事，可記下對方聯系方法然后公告總經理。

5．接電話時，對拿不準的事情，不可亂說，可先記下對方聯系方法，以便相關人員回復。不能隨便向對方透露企業情況，包括電話、地址等。

6．接電話時，需準確轉接到接聽人分機；如接聽人不在，最好能記下對方聯系方法，或有什么事情，以便及時公告相關承擔責任人。

二．傳真

1．發傳真前，須認真填寫傳真頭，仔細檢查，以免出錯。

2．發后傳真后，須以電話及其它方法開展確認。

3．收到傳真后，及時轉交收件人，并復印存檔。

4．做好詳細的傳真記錄。

三．電子文件

1．每天上、中、下午自覺檢查企業郵箱，及時發現新郵件，轉接接收人。

2．及時下載、打印、保存企業電子文件。

3．及時清理信箱，以免占用空間。

4．不允許用企業信箱發收個人信件。

四．日常事務

1．承擔責任企業員工外出旅店、火車（飛機）票等的預定及確認。

2．承擔責任員工工作餐的預定。

3．承擔責任每天日常事務的詳細記錄。

4．承擔責任來訪客人的接待（注意來訪者身份、意圖；推銷人員不予接待）。

5．承擔責任企業快遞等事務的處理。

6．管理好前臺衛生。

7．日常文件處理，需用企業文案統一格式。