獨家原創:公司檔案管理工作意見

導語：獨家原創:公司檔案管理工作意見一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

干部人事檔案是干部人事工作和國家檔案的重要組成部分，是歷史地、全面地考察了解干部和正確選拔使用干部的重要依據。規范干部人事檔案管理，確保干部人事檔案的全面、客觀、可靠是各級組織人事資源信息管理單位和干部人事檔案管理單位的基本職責。根據中共陜西省委組織部關于印發《新任省管干部檔案接收標準》的通知文件規定及有關領導的批示精神，為認真落實干部檔案“標準化、規范化、制度化”的管理要求，不斷提高公司總部干部檔案管理水平?，F就加強檔案管理提出意見和建議如下：

一、加強學習，進一步增強做好檔案管理的責任感

正確認識檔案工作的重要地位和作用，認識到干部人事檔案是干部人事管理實踐活動的產物，服務于組織人事工作，服務于當事人，它是組織人事工作的信息庫和知人的渠道之一，直接關系到各級領導班子和干部隊伍人、才隊伍建設，還涉及個人權益的維護。堅決克服那種干部檔案工作可有可無的錯誤思想，本著對干部負責、對歷史負責的精神，進一步加大干部人事檔案工作的力度，破除干部檔案工作只是“收收材料、訂訂檔案”、不能有所作為的認識，樹立干部檔案工作是干部工作的有機組成部分的觀念，把“基礎”性工作放到“前提”位置上去做，變“坐等提供”為“主動服務”，切實增強做好干部檔案工作的責任感。

近期，我們還組織人員，重點學習了中共陜西省委組織部關于印發《新任省管干部檔案接收標準》的通知文件規定及您的批示精神，我們進行了認真學習，熟悉并掌握了通知的內容和有關規定，為認真落實干部檔案“標準化、規范化、制度化”的管理要求，不斷提高公司總部干部檔案管理水平。

二、理順體制，建立適應現代企業發展的檔案管理機制

現行的干部人事檔案,主要按照管理權限和隸屬關系進行管理,由于人員流動日益加速,人員的隸屬關系不斷變化等原因,干部檔案工作出了一些問題,要解決這些問題,首先必須理順管理體制,根據《干部檔案工作條例》的有關規定,在強調隸屬關系管理的基礎上,突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總,負責檔案管理工作的管理督查和業務指導。

就我公司而言，目前要根據公司干部任免權限實行分級管理的原則,總部負責管理機關本部、西安直屬單位二級機構和各分公司副處以上及縣電力局黨政一把手的干部檔案。還結合企業檔案管理的特點，積極探索建立適應現代企業發展的檔案管理新機制。

三、提高人員素質，以制度建議規范檔案管理程序

完善的規章制度,是做好干部人事檔案工作的基礎和保障。為適應不斷發展的新形勢,完善檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度,建立接收干部人事檔案材料登記簿、查閱檔案審批表、借閱檔案登記簿、轉出檔案登記簿、轉遞材料通知單、銷毀檔案材料登記簿等。同時,針對體制改革、人員流動等新情況新問題,制定《檔案收集聯系制度》、干部人事檔案聯絡員職責等新制度,并要求堅持執行,通過加強制度建設,使干部檔案工作有章可循,手續完備，檔案規范水平進一步提高。

此外，提高管理隊伍人員素質，也要列入檔案管理的制度中來。干部人事檔案管理是一門科學,對待它要有科學的態度,這就要求檔案管理人必須具有優良的政治素質和業務水平。一是管檔人員必須堅持正確的政治觀念和方向,樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀,愛崗敬業,無私奉獻,守得住清貧,耐得住寂寞;二是要學習和掌握人才管理學、人才關系學以及人事工作的政策和法規,正確理解和貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策,正確把握人事檔案工作的特點和規律,實事求是地解決工作中不斷出現的新情況、新問題,不斷提高工作能力和政策理論水平；三是加強檔案專業理論學習,系統地學習檔案學概論、檔案管理學、文書學、統計學、信息科學等有關基本理論知識技能,尤其要掌握計算機的操作、網絡的查詢技術,最大限度地利用信息資源為干部人事工作服務。

四、強化標準化建設，加快信息化建設步伐

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。努力加強標準化檔案建設，檔案管理工作的信息化是檔案目標管理工作的必然要求，是實現人事檔案現代化的必經之路。建立干部人事檔案數據庫是干部人事檔案信息管理的基礎工作,它的前提就是對干部人事檔案十大類的內容進行整合,所以，干部人事檔案管理人員要對每個干部形成的材料及時進行收集、鑒別、審核,這樣才能為人事檔案數據庫提供所需的信息,逐漸建立干部人事檔案局域網之間的相互鏈接,實行干部人事檔案網絡化管理。（1）明確歸檔制度。企業的檔案屬于企業所有，企業工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。

（2）嚴格遵守企業檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調卷程序、調卷管理等。

（3）完善企業檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等

五、分級管理，注重檔案完整與涉密

首先，要統一領導，分級管理。企業內部的檔案機構要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導，建立統一的企業檔案管理制度，對企業的全部檔案實施綜合管理。

其次，維護企業檔案的完整與安全。維護檔案的完整，從數量上說，要保證企業檔案在內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系，在范圍上應涵蓋企業全部工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業檔案的安全，對企業檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生，嚴守企業檔案中所含的涉密事項，保護知識產權，維護企業的合法權益。

再次，便于企業和社會對企業檔案的有效利用。企業檔案的利用，既是企業檔案工作的基本出發點，又是企業檔案工作的最終目的。企業檔案管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。

六、注重服務，努力拓寬檔案管理工作面

在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。