城市社區檔案指導意見

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加強社區建設，有利于促進經濟和社會協調發展，進一步提高人民的生活水平和質量，有利于擴大基層民主，有利于維護社會穩定，推動城市改革和發展。而建立健全社區檔案工作是社區建設的一項重要任務，也是整個檔案事業的重要組成部分。為使檔案工作更好地為社區工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》《省檔案條例》和《中共省委辦公廳、省人民政府辦公廳關于全面推進城市社區建設的意見》(皖辦發[2001]21號)，現提出如下意見：

一、提高認識，切實加強對社區檔案工作的領導

社區檔案是指社區黨組織、社區成員(代表)大會、社區居民委員會以及社區群團組織在居民自治等各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。社區檔案工作是社區建設的一項基礎工作，對便利社區管理，提高工作效率，優化社區發展環境，提升居民學習、生活質量，推動城市改革和發展，維護群眾合法權益，推進社區物質文明、政治文明和精神文明建設具有十分重要的作用。要從實踐"三個代表"重要思想的高度，切實加強對社區檔案工作的領導和指導。要把社區檔案工作納入社區建設目標，列入年度工作計劃和社區考核指標，與社區的其他工作同布置、同檢查、同考核。要明確分管領導，逐級落實責任，切實解決社區檔案工作中的人員、經費、保管場所和設施設備等實際問題，使社區檔案工作與社區各項工作同步協調發展。

二、依法管理，逐步規范社區檔案工作

依法管理是社區檔案工作健康持續發展的基本保證。社區檔案必須堅持集中統一管理原則，由社區集中統一管理社區各項工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案(見附件三：《社區檔案歸檔范圍》)。社區應配備專、兼職檔案人員，逐步建立健全檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項規章制度。采取防盜、防火、防潮、防蟲、防光和防塵等措施，配置必要的檔案安全保管設備，確保檔案的完整與安全。有條件的應建立規范的綜合檔案室，使社區檔案工作逐步走上規范化、標準化、法制化軌道，逐步實現檔案管理現代化。

社區檔案整理，文書檔案執行《歸檔文件整理規則》(DA／T22-2000)行業標準；基建檔案、設備檔案執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T一11822-2000)國家標準；會計檔案執行《省會計檔案管理辦法實施細則》(財會字[1999]691號)文件：照片檔案執行《照片檔案管理規范》(CB／T11821-2002)國家標準；電子文件執行《電子文件歸檔與管理規范》(CB／T18894-2002)國家標準。

全省城市社區檔案工作，"十五"期間的總體要求是：2003年，社區檔案工作建檔率達到20％；2004年，社區檔案工作建檔率達50％，合格率達30％；2005年完成社區建檔工作，合格率達60％(《社區檔案工作建檔標準》、《社區檔案工作合格標準》見附件一、附件二)。對經市、縣(區)檔案行政管理部門組織驗收達到合格標準的社區，由各市檔案行政管理部門頒發社區檔案工作合格證書。合格證書由各市檔案行政管理部門統一設計制作，統一加蓋公章，統-頒發。

三、齊抓共管，共同推進社區檔案工作

社區檔案工作是一項系統工作，做好社區檔案工作，需要各有關部門的密切配合，通力協作。各級檔案行政管理部門要在同級黨委政府的統一領導下與民政、勞動與社會保障、精神文明建設、衛生、宣傳、司法等部門密切配合與協作，依法加強對社區檔案工作的分類指導、監督、檢查。積極主動深入社區，宣傳檔案工作的作用和意義，通過培訓、法規咨詢、現場指導、幫助建檔等形式，為社區檔案工作提供積極有力支持，要注意及時總結、推廣社區檔案工作經驗，不斷提高社區檔案工作水平。各級民政部門要統籌規劃，主動協調，把檔案工作納入社區發展規劃和對社區工作的檢查和布置中，和檔案部門互相配合，共同促進社區檔案工作的有效開展。各街道辦事處、社區要充分發揮職能作用，積極為檔案工作的依法規范開展創造條件，提供保障，確保社區檔案工作健康、持續發展。

四、著眼服務，充分發揮檔案信息資源作用

社區檔案的建設必須緊緊圍繞社區工作，為社區現實服務。要本著急用先建，邊建邊用，逐步規范的原則，圍繞社區建設的重點工作、熱點問題和居民需求，積極開發檔案信息資源，努力為解決下崗職工和失業人員再就業、建立社會保障體系、加強社區黨的建設、繁榮社區文化、發展社區衛生以及加強社會治安等提供服務。本社區工作人員和居民因工作需要或生活需要，均可利用社區檔案。社區工作人員應主動利用檔案，以利于了解和掌握社區建設和發展情況，不斷提高工作效率；當前要特別注意建好、用好弱勢群體檔案，充分發揮低保人員登記、殘疾人員登記、兩勞釋放人員登記、"空巢"老人登記、下崗職工人員登記檔案的作用，為保證低保和社保資金公平、公正發放，幫助下崗職工再就業，開展多種形式的敬老助殘工作服務。社區還可以通過開展電話和網上檔案咨詢、檔案借閱、指導居民建立家庭檔案、舉辦檔案展覽、發放宣傳材料等形式，使社區檔案工作貼近居民、貼近生活。

五、加強培訓，提高社區檔案人員素質

開展社區檔案工作，發揮社區檔案作用，提高檔案人員素質至關重要。各級檔案行政管理部門要加強對社區檔案人員的培訓，通過舉辦培訓班、知識講座、現場培訓、業務咨詢等形式，提高社區檔案人員的業務知識和實際操作能力，以適應檔案工作需要。要充分發揮社區自治功能，積極引導社區檔案工作協作活動，開展檔案業務交流，互幫互學，相互促進，共同提高。在條件允許的情況下，組織社區檔案人員參觀考察，開闊視野，增強檔案工作活力。

社區檔案人員要嚴格遵守檔案法律法規，認真執行各項規章制度和業務技術規范，安全保管檔案，防止泄密。檔案人員調動或離開檔案工作崗位時，應嚴格辦理檔案移交手續。

六、結合社區檔案工作，引導開展家庭建檔

社區居民家庭檔案對于推動家庭美德建設，提高家庭文化品位和家庭生活質量，豐富社區文化建設和精神文明建設有著十分重要的作用。各市在開展社區檔案工作過程中，要抓住機遇，注意引導社區居民家庭建檔，通過組織開展檔案進社區進家庭、培育家庭檔案示范戶、舉辦家庭建檔業務咨詢和輔導、家庭建檔經驗報告會、家庭檔案展覽評比等活動，引導更多的居民建立家庭檔案，讓檔案走進千家萬戶，使檔案成為社區居民家庭生活工作的好幫手。