常務會議組織服務方案

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為規范縣政府全體會議、常務會議組織服務工作，提高會議服務質量和效率，根據工作實際，特制定本規則。

一、議題與議程確定

（一）收集議題。各單位上報縣政府的請示均送縣政府辦公室按辦文程序辦理。對需要縣政府全體會議或常務會議審議的，由分管副縣長初審提出建議，報縣長審簽上會?？h長審簽上會意見及來文由綜合科登記后轉秘書科作相關準備。

（二）確定議題議程。秘書科收集議題達到4個左右時，將整理的議題、草擬的會議議程，送縣政府辦公室主任綜合平衡后報縣長審定。

編排議題時要本著重大問題、緊急議題優先審議和有效控制會議時間的原則，每次安排議題要適量，會議時間一般控制在3個小時左右，并根據議題內容，在征求有關部門、單位及領導意見的基礎上，提出列席人、匯報人、匯報時間的建議。

會議議題涉及多個部門和單位的，主辦部門應在會前進行協調，經協調后聯合報縣政府（文件由相關部門主要負責人簽署）。經主辦部門協調意見仍不一致的，報分管副縣長協調或由分管副縣長委托縣政府辦公室主任或副主任協調，仍有分歧的，主辦部門應在縣政府有關會議上將分歧意見列明，并提出傾向性意見。

（三）議題提前告知?？h政府全體會議召開的時間、議題一般應提前3天通知出席人員?？h政府常務會議召開的時間、議題一般應提前1天通知出席人員。

二、會議材料準備

（四）會議材料內容。會議材料包括會議文件、匯報說明材料、參閱資料等，由議題承辦部門負責起草、準備，要求簡明扼要、嚴謹準確。會議文件是指提請會議審議的材料，在表達上要力求完整、準確、精煉。匯報說明材料是指對會議文件內容的濃縮或補充說明，大體分基本情況或工作背景、工作意見、提請會議審議的問題三個部分，一般不超過1500字。參閱資料是指與會議文件有關的補充材料。

屬縣政府重大決策事項（目錄附后）的，還應按規定報送以下資料：

（1）決策備選方案及說明；

（2）風險預測報告；

（3）專家評審組綜合評審意見；

（4）有關機關和社會公眾意見的綜合資料；

（5）國內外有相同或相似項目的，應當報送有關資料；

（6）有關的法律、法規和政策規定，特別是禁止性規定；

（7）經進行成本效益分析的，應當同時報送分析報告；

（8）需要進行聽證的，應當附具聽證紀要。

（五）會議材料審核。會議材料由相關部門準備，并根據縣政府辦公室通知要求及時送縣政府辦公室?？h政府辦公室收到材料后，由分管文秘的副主任負責審核，如需作修改補充由辦公室承辦人員及時與有關部門聯系。

（六）會議材料制作。有關單位務必于會前2個工作日將審核后的會議材料送縣政府辦公室，由秘書科于會前分送出席人員。會議材料由有關單位按規定格式統一用A4紙印制，常務會議的材料原則上印制20份。全體會議材料的報送時間、份數由縣政府辦公室屆時確定和通知。

三、會務組織

（七）會議通知及會場服務。除發文件通知的以外會議一般由縣政府值班室負責電話通知；行政科、秘書科要配合機關事務管理局負責會場布置及會場內的服務；行政科負責會議期間的后勤保障；秘書科做好會議簽到、錄音和記錄；技術中心配合機關事務管理局負責會場信息設備正常運行。

（八）會后場內清理。會議結束后，秘書科要配合機關事務管理局及時清理會場，檢查有無遺漏物品。

四、會議紀律

（九）出席要求。會議出席人因特殊原因不能參加的，應提前向會議主持人請假。會議相關議題列席人應提前10分鐘在候會室等候，列席會議的部門負責人原則上應為主要領導，需帶1名工作人員到會時，須提前向縣政府辦公室報告，經同意后方可到會。

（十）匯報要求。會議列席人在匯報時應簡單明了，著重闡述議題的主要內容；在討論過程中，不議論與議題無關的問題，不重復相同意見。每項議題的匯報時間，一般不超過20分鐘，其他發言不超過5分鐘。

（十一）秩序要求。參會人員要集中精力，不得隨意進出或中途退會，攜帶手機的應關閉或置于靜音狀態。與會議無關的人員一律不得進入會場，有急事可通過會務人員轉告。

（十二）保密要求。嚴禁與會人員私自錄音，確因工作需要錄音的應經會議主持人同意。參會人員必須嚴守保密紀律，對會議討論決定事項，凡未規定傳達的，不得擴散。

五、會議記錄、會議紀要及新聞稿件

（十三）會議記錄。會議記錄應當包括以下主要內容：會議舉行的時間、地點、主持人、出席人員、缺席人員、列席單位及人員、特邀專家、記錄人等基本情況；決定事項以及主要問題；審議過程及會議組成人員的意見和表態；其他參會人員的意見；主要分歧意見；主持人的決定。

（十四）會議紀要。文秘人員應在閉會之日起1個工作日內草擬完成會議紀要。紀要應準確、全面地反映會議主要精神和決定事項，經分管文秘的副主任核稿后，送主持會議的縣政府領導簽發。

（十五）新聞稿件。會議討論決定的事項宜于公開的，由縣政府辦公室根據會議需要指定文秘人員草擬新聞稿或安排新聞單位到會，新聞稿由分管文秘的副主任審核，如有需要送主持會議的縣政府領導審定。

六、整理、歸檔會議文件

（十六）材料整理。每次會議的原始資料，由秘書科整理完備，移交綜合科存檔。凡需形成縣政府、縣政府辦公室正式文件的議題請示材料，綜合科應復印存檔，原件退承辦科室辦理完畢后隨正式文件一并交綜合科。

（十七）歸檔管理。綜合科負責按有關規定對移交的會議原始資料進行整理，及時形成檔案資料，并實行專人、專柜管理。

（十八）檔案查閱。查閱會議有關討論干部問題等密級較高議題的檔案資料，須向縣政府提交書面請示，由縣長或分管副縣長批準；查閱其他議題的檔案資料，須向縣政府辦公室提出書面申請，由縣政府辦公室主任批準。