審計強化物資采購管理經驗交流

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一、建立物資管理責任機制，優化審計監控環境。

物資采購管理作為企業節約挖潛、降低成本的重要途徑，始終是集團決策層關注和著力的一個重要方面，并把著力點放在內部審計的監督控制之中，強化內部審計的管理責任，放權支持，優化審計環境。一是設立內部審計機構，配備專職人員，把價格管理提到重要位置。公司成立專職審計科，通過公開招考，從各部門、各單位中選拔了5名業務熟練、責任心強、敢于大膽負責的人員充實到審計崗位。審計科在總經理的直接領導下開展工作，負責集團內部的一切經濟活動審計及物資采購審計管理，直接向總經理匯報工作，并提出建議。日常工作中，公司領導給予審計科有力的領導支持，要求各部門、各單位無條件配合審計科的監督檢查；凡是未經審計科審簽的開支票據，總經理拒絕簽字報銷；同時公司還不斷提高審計人員業務素質，經常選派內審人員參加省、市舉辦的業務培訓班。這些措施為比價采購工作的順利實施提供了強有力的組織保證。二是建立科學的物資采購控制程序。制定了《采購計劃編制與計劃審查審批規定》、《采購價格擬訂與組織采購規定》、《采購價格審計與進貨質量檢驗驗收規定》、《采購價格和質量方面出現爭議的處理規定》等十幾個規定，形成了從計劃制定、實施采購，到進貨驗收及使用的一套系統、科學的管理控制程序，使物資采購管理工作有章可循、有據可依。三是明確物資采購管理職責。公司賦予審計科采購監督方面充分的權力，并明確審計的職責：除了負責對公司各所屬企業經濟活動、財務收支的真實性、合法性進行審計外，主要負責公司采購物資的價格審計、質量檢驗和數量核對；負責組織有關部門進行市場調查，掌握控制物資采購價格；負責公司一切經濟合同的管理及合同的合法性合規性審計；參與公司設備及大宗物資招標采購評審。審計的權限：對各子公司及所屬部門采購的一切物資的價格、質量和數量有審計權；對價格審計結果的處理有建議權。集團公司所采購的一切物資、設備、配件、低值易耗品、辦公用品、醫藥品等必須經過審計，沒有經過審計的，沒有價審人簽章、質檢人簽字的票據不付款，以保證審計科在比價采購管理監督中的中樞作用。

二、建立全程審計控制機制，降低物資采購成本。

（一）建立物資價格信息庫，隨時掌握市場行情。要做好物資采購管理與審計，首先必須要熟悉各類物資知識全面掌握市場價格行情。為此，我們在加強礦山常用物資知識學習的同時，注意廣泛收集各類物資的市場信息，并建立了系統的物資價格信息搜集網絡和價格信息庫，形成多渠道的價格信息來源，為物資采購管理提供充足的參考資料。針對黃金礦山需要的機械設備專業性強，生產廠家遍及全國，價格咨詢和市場調查又不可能親自到所有的生產廠家的情況。在實踐中，采用了電話咨詢等簡便易行的方式，收到了良好效果。在價格咨詢之前，首先做好充分的準備，歸納所需咨詢的內容和需了解的情況，并掌握一定的談判技巧，使對方在確信你要購買他的產品的情況下，才能得到你所需要的真實信息資料。近年來，公司對價格實行計算機網絡管理，將搜集的有關價格信息進行加工整理，建成了價格信息資料庫和信息管理臺帳，為價格審計提供依據。同時，我們還不斷拓展信息庫的作用，根據管理需要和子公司的要求，及時將掌握的有關信息通報給各有關部門和子公司，達到信息共享，及時地為子公司提供信息服務和價格服務，使內審工作由審計監督管理向審計管理服務上轉變。

（二）嚴把"三關"，實行價格審計事前、事中與事后全過程監控。公司價格審計初期一直采用的是事后審計方法，即物資采購部門在已經完成采購工作后，將購進的物資價格拿到審計科進行審計，審計科根據掌握的價格情況進行價格控制，對價格不掌握的只有待市場調查，待市場調查發現問題后往往為時已晚。過去曾經發生過一件事情，對審計工作觸動較大。當時，公司井下生產需用一種材料，近地沒有生產廠家，供應部門在不了解該材料價格的情況下,便委托本市一供應商供貨，供貨價格為8500.00元/噸,在一次結算3噸，金額達25500.00元時被發現，我們懷疑價格有誤，組織人員進行市場調查，通過市場調查發現供貨價格是市場價格的4倍多，由于此次工作上的失誤，使原物資供應部門的主要負責人引咎辭職，此事不僅給公司造成不應有的損失，也使內審工作處于非常被動和尷尬的局面。隨著審計工作的深入開展，我們逐步發現，在物資采購審計工作上僅僅依靠事后審計是不夠的，必須在物資采購前期就能通過審計得到控制。為此，通過不斷探索，不斷地總結經驗，我們推出了"事前控制、物資采購價格預審制度和事后審計相結合"的審計方法。嚴把"三關"：一是把好事前控制關。公司各類物資采購計劃的審批權最終放在審計科，審計科能夠提前了解物資采購計劃，根據采購計劃或公司招標采購項目，利用信息庫資料結合即時市場調查，提前掌握和控制所購物資市場價格，對掌握的市場價格通報有關部門，為采購工作提供價格審計依據。二是把好采購價格前期預審關。就是物資采購部門在完成采購工作后，在發票未結算之前，將供應商所定價格報到審計科，審計科根據掌握的市場價格情況逐項進行審查，重新核定價格，最終結算價格以審計核定的價格為準。采用價格預審方法不僅強化了采購前期的價格管理，使采購價格高的問題消滅在萌芽中，而且保證了公司采購價格得到較好地控制。三是把好事后審計關。在正確運用事前控制與采購價格前期預審方法的同時，仍然不放松事后審計，不定期組織人員進行市場調查，隨時掌握市場行情，及時發現物資采購的漏洞，引以為戒、防漏堵漏，彌補事前控制和事中審計可能出現的過失，使公司價格管理形成了一套科學的管理體系。公司物資采購價格平均降幅達15%以上，醫藥采購價格較市場價格平均降幅達25%以上。

（三）設備、大宗物資實行招標采購制。由業務主管部門提報采購計劃，采購計劃要詳細注明：招標項目、規格型號、數量、質量、技術要求、供貨時間要求等，并擬好招標書一并報到總工程師辦公室。再由總工程師辦公室牽頭組織有關部門參加，總工程師主持對項目進行審議，審議無異議后，將招標書發到各供貨單位由其競標，擇優定貨。僅2012年，審計參與設備、大宗采購招投標16項，僅此可為公司節約資金130萬元，不僅節約大量資金，而且大大地提高了公司價格管理的透明度。今年，審計科與公司銷售部門共同操作，對副產品硫精礦進行競標銷售。本年度已進行競標銷售2次，第一次銷售價格由基價110元/噸，提高到128元/噸，第二次銷售價格由基價128元/噸，提高到155元/噸。僅此，月增加經濟效益3-4萬元，收到較好的管理效果。礦山使用的鋼球，自納入招標采購管理以來,選礦處理礦石鋼球單耗由原來的8.64元/噸降到4.10元/噸，氰化鋼球單耗由原來的25.92元/噸降到17.00元/噸，僅此每年節約資金近70萬元。

（四）建立采購定點供貨制。物資采購管理不是孤立進行的，考察篩選確定定點供貨廠商，是采購到質優價廉物資的基本保證。在物資采購管理過程中，為了確保能夠采購到質優價廉的物資，每年進行一次供貨點篩選。首先，對擬采購的物資進行充分的市場調查，掌握基本價格，初步篩選供貨廠商。然后，由審計科牽頭組織企管科、物資供應部門及物資使用部門對供貨廠商進行綜合考察，選擇一批在社會上商業信譽好，經濟勢力大，產品質量好且價格低，進貨渠道正規的廠商進行公開競標，從中選擇兩家最優的廠商定點供貨，并實行比價采購，以保證采購到質優價廉的物資。

三、建立使用后續考核機制，提高物資采購質量。

物資采購是在保證質量的前提下進行的，否則，價格無從談起。為此，除了制定嚴格的采購質量標準和采購質量驗收制度外，還對采購物資進行后續質量跟蹤審計，實行動態管理，動態考核。

（一）不定期地組織審計人員到物資倉庫抽檢進貨質量。一是抽檢進貨質量有無產品合格證、產品質量保證書，是否為名優產品，以保證采購到質優價廉的物資；二是抽檢進貨數量是否短斤缺兩，物資的件數、重量是否足量，以達到查錯堵漏、減少損失、促進管理之目的。

（二）在生產車間設立障礙揭示牌。障礙揭示牌主要揭示管理中存在的問題，一旦在障礙揭示牌上出現采購工作質量等問題，職能部門馬上進行詳細調查，查明原因限時解決處理。2012年，審計人員根據生產車間障礙揭示和設備年耗用量分析，發現所購軸承精密度不合理，影響正常生產、增加成本費用。提出了"診斷界定礦山需用D級軸承"的審計建議，年可節約軸承耗用費用近5萬元.

（三）采購質量實行保證制。采購質量實行誰采購誰負責，凡是出現質量問題，經辦人除了要及時解決質量問題外，崗位動態考核時還要承擔一定的經濟責任，部門經理要承擔連帶責任，以最大限度地減少采購質量問題。

由于上述管理機制科學合理,配套完善,強化了物資采購管理,有效的降低了生產成本,提高了企業效益。全公司物資采購價格平均降幅達15%以上，醫藥采購價格較市場價格平均降幅達20-30%以上，近三年來，累計節約資金960多萬元。