檔案局關于行政執法檢查工作情況匯報

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編者按：本文主要從執法檢查工作基本情況；貫徹實施《檔案法》取得成效；在自查和抽樣檢查中，發現各單位在實際工作中普遍存在一些問題；整改措施進行講述。其中，主要包括：加強領導，認真準備、精心組織，科學安排、自查和抽查相結合，突出重點，嚴格檢查、檔案意識進一步提高，檔案法制建設得到加強、領導重視，組織健全，檔案員認真履行職責、檔案工作“六項工程”已初見成效、檔案工作基礎較薄弱，制度化管理亟待加強、檔案員隊伍不穩定，業務素質難以提高、檔案經費投入不足，在設施設備方面、檔案收集的種類不齊全，案卷質量有待提高、利用服務工作相對滯后、信息化建設滯后、繼續加大《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《**省檔案條例》學習、宣傳和貫徹力度、加強檔案員隊伍建設，提高業務素質、以“六項工程”建設為契機，大力推進檔案室建設等，具體材料請詳見：

為認真貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和新修訂的《**省檔案條例》學習、宣傳，加大對檔案法律法規實施情況的監督，增強社會的檔案意識，進一步規范檔案管理行為，提高各級各部門對檔案工作的重視程度和管理水平，促進我縣“依法治檔”，使檔案事業不斷發展。根據全縣檔案工作實際情況，于9月22日至27日對全縣機關檔案行政執法情況進行了檢查，檢查情況如下：

一、執法檢查工作基本情況

1．加強領導，認真準備。為了做好這次執法檢查工作，檔案局成立了“**縣檔案局檔案執法檢查工作領導小組”，加強對此項工作的組織領導，突出了檔案局依法治檔的行政管理職能。

2．精心組織，科學安排。七月初縣檔案局發出孟檔發[2008]12號文件，確定了列入本次檔案執法檢查的范圍，明確了執法檢查的內容，制定了切實可行的檢查方法和步驟。

3．自查和抽查相結合，突出重點，嚴格檢查。這次檢查工作分兩個階段：（1）自查階段。各單位按照孟檔發[2008]12號文件要求，根據規定的檢查內容進行全面自查，自查中發現問題要及時予以整改，并以自查報告形式報縣檔案執法檢查領導小組。通過各單位上報的自查報告情況看，大部分單位都能做到認真對待，按要求及時開展對本單位檔案管理工作檢查，指出檔案工作存在問題并制訂整改措施，使自查工作落到實處；（2）抽查階段：在結合前階段各單位自查的基礎上，認真確定了重點抽查單位，列入重點抽查單位的是全縣6個鄉鎮及部分縣直機關和企事業。從抽查結果來看，大部分單位都能做到加強《檔案法》、《檔案法實施辦法》和新修訂的《**省檔案條例》的宣傳、學習、教育，明確檔案工作分管領導，落實檔案人員，并投入一定經費用于檔案工作。能結合單位自身實際建立健全各項管理制度。檔案人員基本上經過專業培訓，有一定的業務知識，能較好地執行檔案管理各項制度。但在檔案管理的“八防”措施、特種載體檔案的收集方面也存在一些問題。

二、貫徹實施《檔案法》取得成效

通過這次執法檢查情況可以看出，近幾年我縣在貫徹落實《檔案法》工作上取得了一定成績，主要體現在：

1．檔案意識進一步提高，檔案法制建設得到加強。《檔案法》的宣傳、貫徹、實施力度在加大，全縣大部分機關單位都能組織干部職工認真學習新修訂的《**省檔案條例》學習、宣傳和貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》，增強檔案意識，并運用《檔案法》這個法律武器去開展檔案工作，做好檔案資料的收集、整理歸檔、管理和開發利用工作。開始重視專業（如林改檔案、醫保檔案、婚姻檔案等專業檔案）、科技、聲像、電子等不同類型、不同載體的檔案材料收集、整理，盡量做到檔案集中統一管理，逐步走上依法治檔的發展軌道。

2．領導重視，組織健全，檔案員認真履行職責。

各鄉鎮、機關單位都明確了檔案工作分管領導，有的還是單位一把手分管，落實專門檔案人員。一些單位還建立了檔案工作管理網絡，完善了檔案管理機制。大部分領導能做到對本單位檔案工作理解、關心、支持，不少單位還制定落實了檔案工作崗位目標責任制，強化對檔案工作的管理，并對有成績、有貢獻的檔案員進行表彰。我縣絕大多數單位的檔案員均屬兼職，有的是文書或收發，有的是微機管理人員，集數職于一身，工作繁忙，待遇低微，但他們都熱愛本職工作，為我縣的機關檔案工作打下扎實基礎。這次檢查中，大部分鄉鎮、部門在接到執法檢查通知后，都能抱著認真負責的態度，按照《檔案法》的要求，切實開展檔案執法自查工作。認真檢查本單位的檔案工作現狀、業務建設、安全保護、開發利用等方面存在的問題，提出整改意見，及時上報自查材料。被重點抽查的單位都能做到積極準備，認真配合檢查組的檢查，認真匯報本單位檔案自查情況，并對檢查組提出的意見、問題，虛心接受，積極整改，使整個執法檢查工作順利完成。

3．檔案工作“六項工程”已初見成效。

隨著我縣檔案工作“六項工程”的深入開展，機關檔案工作已開始走向規范化、科學化、現代化管理的發展軌道。至目前全縣共有11家機關單位和1個鄉鎮檔案工作達省級標準，（其中：四星級1家、三星級6家、一星級5家）使機關檔案工作的管理體制得到加強，硬件設施得到更大投入，檔案管理更安全、規范，檔案資源進一步得到開發利用，檔案工作開始由傳統管理模式向現代化管理方向發展，檔案工作層次得到提升，越來越發揮出檔案為社會發展、經濟建設提供服務的作用。

三、在自查和抽樣檢查中，發現各單位在實際工作中普遍存在一些問題：

1．檔案工作基礎較薄弱，制度化管理亟待加強。

個別單位領導重視不夠，檔案管理制度不健全，造成檔案管理混亂，歷年來的文件材料從未進行規范整理歸檔。

2．檔案員隊伍不穩定，業務素質難以提高。

在一些部門和鄉鎮機關，檔案工作崗位是一個不起眼，不被重視的崗位，存在“錯位”現象。檔案員往往是身兼數職，公務纏身，有的單位甚至安排工勤人員兼做。而且隨著機關單位崗位責任制推行實施，一些單位工作崗位是二年一聘，有的是一年一聘。造成檔案工作崗位人員變動頻繁，有的人是剛剛經過培訓、學習對檔案工作已有點入門，就被換崗位了，業務水平難以提高。

3．檔案經費投入不足，在設施設備方面，大多數單位沒能做到檔案庫房、工作人員辦公室、閱檔室三分開，檔案管理“八防”要求難以達到。

除了已通過目標管理考評的單位外，部分鄉鎮、機關部門在檔案工作上經費投入與經濟發展、辦公條件改善相比顯得嚴重不足。有的機關單位連獨立檔案庫房也難以落實，檔案的裝具有的還是六、七十年代的木箱，沒有配置一定的保護安全設施，檔案管理的“八防”要求難以達到。

4．檔案收集的種類不齊全，案卷質量有待提高。

除文書檔案外，其他門類、載體的檔案基本沒有或還沒建立。一些單位平時只注意對紅頭文件的收集、整理，而忽略了帳外文件的收集歸檔；只注意文書檔案資料管理，而忽略了業務、科技檔案資料收集整理；主要注意對紙質檔案材料的收集歸檔，不注意對特種載體檔案資料的收集。有所屬基層單位的或本身有業務檔案的單位都未能做到集中統一管理，對撤并單位或體制轉換單位的專門檔案不能及時規范整理歸檔，長期下去，極有可能丟失，（造成基層檔案室室藏內容單一、門類缺乏、信息含量少，給今后工作造成損失。

5．利用服務工作相對滯后。

檢索工具單一，再加上一些單位不注意檔案資源開發、編研，在檔案利用上往往處在表面應付，不能提供深層次的服務,使檔案工作的效率得不到有效的重視和認可。

6．信息化建設滯后。

到目前為此全縣只有十多家建立了檔案管理應用系統進行檔案管理，并且在使用辦公自動化的單位，電子文件歸檔與管理也存在很多問題。

四、整改措施

1．繼續加大《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《**省檔案條例》學習、宣傳和貫徹力度，強化執法監督職能。我們要有重點、定期地開展多種形式的《檔案法》《檔案法實施辦法》和《**省檔案條例》宣傳活動。一方面，要利用廣播電視、報紙等新聞媒介，通過會議、發放宣傳單等方式來大張縣鼓地宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《**省檔案條例》，增強全社會檔案意識。同時，加強《檔案法》執法檢查力度，嚴厲查處檔案違法事件，促進檔案工作步上依法治檔軌道。另一方面，要立足檔案資源多方位的開發利用，拓寬服務渠道，提高服務質量，提升服務層次和領域，多編寫、出版一些能給社會和個人帶來經濟效益的編研資料，擴大影響力，提高檔案工作的社會地位。再次是強化監督職能，對檔案管理工作中存在問題的單位，將限期整改。

2．加強檔案員隊伍建設，提高業務素質。

爭取各級各部門領導的重視，進一步支持、關心檔案工作，提高檔案員的地位、待遇，調動檔案員積極性，安心本職工作。檔案行政管理部門及時了解檔案員變動情況，抓好短期培訓，發揮機關檔案工作協作組作用，互相學習、交流，提高業務水平。定期開展檢查考核工作，評比先進，交流經驗，增強工作責任心。

3．以“六項工程”建設為契機，大力推進檔案室建設。堅持“依法治檔、科持興檔、強化服務、發揮效益”的工作思路，緊緊抓住新的發展機遇，以點帶面，逐個突破。對已轉星升級的單位要采用年檢認證等方法加以鞏固，防止檔案工作松懈。沒轉星升級的單位要努力爭取，加強業務指導，創造條件上等級。爭取通過幾年的時間使機關檔案工作上一個新臺階，使檔案工作適應社會經濟發展的要求。

4．加快檔案信息化建設步伐，提高檔案信息化建設水平。當前及今后較長時間，檔案信息化建設應作為檔案現代化管理主要內容，進而將檔案工作的法制化水平提高到一個新的高度，為構建和諧社會發揮檔案工作應有的作用。

總之，通過廣泛深入的法規宣傳，開展檔案行政執法活動，進一步增強了廣大干群的檔案意識和檔案法制觀念，有力地推動了我縣檔案事業沿著法制化的軌道健康發展。