檔案管理的要點范文
時間：2023-04-13 08:16:54
導語：如何才能寫好一篇檔案管理的要點，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
關鍵詞：檔案管理；存在問題；管理建議
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、軍事、文化、科學、技術、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、聲像，圖表等不同形式的歷史記錄。因此檔案存在的作用和意義是重大的。隨著我國現代社會經濟技術的發展，檔案管理也逐步備受關注起來。但歷史、社會和人為因素使得檔案管理與其他部門比較起來，存在著相對的滯后性。如何能適應新形勢、尋找新出路，是檔案工作者目前所面臨的一個新課題。
一、我國檔案管理行業目前存在的問題
1、檔案作用未被重視、管理工作被忽視
檔案的實際作用是不可忽視的。檔案的作用有兩方面。一是參考作用，二是憑證作用。對于一個具體單位或者個人檔案的作用體現在以下幾個方面。（1）檔案是一個單位規范管理的基礎。（2）檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反應。（3）檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。（4）檔案是我們積累知識和傳播知識的重要載體。（5）檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于企業建立企業文化有不可替代的作用。（6）檔案是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系獲得發展最有利的工具。但是這些作用往往被單位的執行者忽視，沒有發揮其作用。另外檔案的管理工作也沒有被重視，在企事業單位中很多人甚至一些領導者都認為檔案管理工作就是抄抄寫寫的保管事物性質的工作，不是單位的重要工作。只要保證不丟失、不泄密，能查檔就可以了。沒有意識到檔案管理工作的重要性和必要性。所以在對于檔案信息化資源的開發和利用上不足，使檔案的管理工作效率不高。
2、檔案管理制度不完善、不健全
企事業單位中一般都有較為完善的管理體制，但是在檔案管理這方面的還比較分散，缺乏一些信息資源的整體性。在檔案管理的制度、職責、考核標準等還沒有一套完整的、系統的、嚴格的管理模式。很多人認為檔案管理部門是一個冷清的部門，不能給企業帶來經濟效益。對于它的管理不需要有太多的管理模式去約束它。致使在檔案部門工作人員對自己工作怠慢，導致信息化與檔案管理沒能有效統一，使檔案管理工作跟不上時展的需求，造成了檔案在實際的工作中對于其他方面工作利用率不高。
3、檔案管理人員缺乏檔案職業的準入資格
所謂的職業準入資格是指從業人員進入某種職業領域時所具備的基本條件、程序以及要求。準入資格對于進入某種職業領域內起到一定的屏蔽作用。但是目前我國的企事業單位的檔案部門沒有制定這樣的準入資格。現在有很多檔案部門從業人員非專業出身，文化知識水平都不高，知識老化，知識面狹窄，思想理念和思想意識都相對落后。這樣的從業人員很難適應日益發展的檔案信息化的速度。管理水平的欠缺，知識檔案在信息開發利用方面處于滯后狀態。
三、加強檔案現代化管理的建議
1、創建電子文件管理系統
在電子信息系統中，電子文件系統是一種特殊的類型，保存文件的各種特殊都需要考慮到。其中活動憑證的安全存儲，它都需要及時的產生、跟蹤和檢索。從而保護那些具有利用價值的檔案能受到良好的保護。創新電子文件管理系統一般需要注意以下幾個問題：（1）在文件管理系統中該如何確?；顒佑涗浤苡行У挠涗浵聛?；（2）當電子信息系統完成事務活動時，活動記錄的形成該如何確保；（3）電子記錄的傳送如果在超過規定的時間，該如何越過硬件和軟件的管理繼續工作；（4）電子文件作為一種可靠活動事務憑證其真實性和完整性該如何保證。（5）如何簡化電子檔案的搜索程序。只有在明白了上述需要注意的問題，才能實現電子文件管理系統設計功能的必然要求。首先，對文件管理系統的任務應負起相應的責任；提出具體的要求和承諾在文件形成機構方面；文件記錄的收集要具有可靠性、可用性、完整性以及可辯性；其次，對文件記錄的保護；最重要的一點是保持文件記錄的完整性不受損害，使其具有更改性和審計性。最后，文件記錄的可用性；要做到活動憑證可以二次編輯和修改，可利用和檢索。
2、更新檔案管理思想意識
科學的檔案管理理念對于現代的檔案信息利用意義重大，現代檔案管理工作開展面臨了信息技術應用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面挑戰，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質，不斷進行創新，以全新的觀念迎接挑戰，突破傳統封閉思想束縛，從手工型向現代化管理形勢轉變。對阻礙檔案管理工作開展的舊制度進行完善改革，促進檔案管理新技術的應用，全面提升工作效率。同時改革那些與檔案現代化管理發展不相符的工作理論和模式，善于用新的思路來解決檔案管理中遇到的新問題，把檔案管理工作提高到一個新的層次。
3、檔案管理與科技有效結合，規范化和標準化檔案管理
實現檔案現代化管理的基礎條件通過計算機技術的不斷普及。電子檔案的自動分類、編輯、統計等工作都可以通過計算機技術來有效地進行。文件、圖像等數據的轉化產生的電子數據，可通過掃描儀工作來進行整體，使計算機技術的使用效率大大提高。電子檔案信息的網絡化與共享化通過利用互聯網所建立的貢獻平臺來實現。甚至不同地域的電子檔案信息都可通過網絡來進行匯總。在需要調取檔案時，只需在相關的平臺上對所需檔案進行檢索，相關檔案信息便可得到。檔案現代化管理的工作必須要標準化和規范化；這是一個較為漫長的過程，想要實現其標準化和規范化，不是一時之間就可完成的。如像管理人員的手工操作就可運用到檔案管理的基礎工作中。在進行此項工作時，檔案部門所頒布的相關條例條規是檔案工作人員必須給予嚴格參照的。對檔案現代化管理有時不一定全權依靠檔案局，相關部門也應該給予關照和幫助，從而使檔案現代化管理可以更快更好的實現標準化和規范化。
4、提高管理隊伍的素質
企業檔案管理工作的創新，應是以人為主體的創新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展。這就要求高度重視檔案管理隊伍素質的提高。一是培養敬業精神。敬業是創新精神的基礎。檔案工作者要熱愛事業，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，不斷進行檔案工作的探索和創新。二是培養獨立思考的習慣。檔案工作者要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎上敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。三是培養求實的科學精神。檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，學結一切創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，有效地開創性地開展工作。
四、結束語
檔案現代化管理是時代的需要，也是歷史的必然結果。檔案管理人員必須深刻認識到自身的職責，更新工作觀念，在檔案現代化管理當中最重要的檢索工具就是計算機技術，應積極創造投入計算機管理新設備和技術，最大程度發揮計算機技術的功能。但也不能忽視傳統的紙質檔案形式，只有將兩者有機的結合，使之發揮出更為有效的管理效果，更好地服務于社會。
參考文獻
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[關鍵詞]財務管理；會計檔案；創新實踐
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002
[中圖分類號]F233；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-000-01
1 會計檔案管理要點
1.1 會計檔案收集與整理階段
會計檔案收集是會計檔案工作的基礎性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經濟發展和業務情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據會計檔案工作要求，規整重要檔案，以備后用。
1.2 會計檔案形成與保管階段
會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務資產保管部保存1年，期滿后，由財務資產部編制移交清冊，然后由檔案機構統一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛生。
1.3 會計檔案移交階段
《會計檔案管理辦法》規定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存?！币虼耍瑱n案部門要嚴格遵照國家法律規定，按期點收，不得找借口托辭。財務資產部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續，及時編制好會計檔案移交清冊。
1.4 會計檔案借閱階段
《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管1年?！逼髽I要加強會計檔案管理，避免出現會計檔案丟失的現象。因此，財務部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。
內部人員借閱會計檔案的管理標準：內部人員查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理有關規定，辦理借閱手續。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經由會計機構負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復印件，并在專設的登記簿上登記。
外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執行內部借閱條款外，還要借閱單位出據介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5 會計檔案銷毀階段
會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。
2 會計檔案的管理策略
第一，結合財務管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規制會計工作內容，從而保證會計工作流程的規范性、有效性。
第二，把所有經濟活動都歸入會計監督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。
第三，企業要做好教育和專業培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質和專業水平，以保證會計管理工作有效進行。
3 會計檔案管理創新實踐
3.1 會計檔案電子化、信息化革新
紙質檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務系統軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務管控系統等多系統并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據會計檔案管理的最新要求，2014年，財務資產部協同財務管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設立內部局域網管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災存儲的要求。在地市沒有服務器網絡的情況下，實現對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質檔案起到“衛星定位”的作用。
3.2 優化人員配置，確保會計檔案專業專職管理
財務資產部設置會計檔案管理崗位，配備專業財務人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業素質和業務水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業資格證書，大學?？萍耙陨蠈W歷，且有5年以上會計工作經驗，政治表現好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務管理職能進一步強化。
3.3 重視業務水平，加強培訓管理
會計檔案管理人員除應兼顧財務會計專業和文書檔案專業知識外，還要具備計算機方面的專業知識。因此，對會計檔案管理人員的專業素質要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行專業培訓，提高其業務能力和道德素質，使其能勝任檔案管理工作。
篇3
關鍵詞：電子管理；檔案管理；重要性
隨著科學技術的發展，相關單位在檔案的管理上以子管理方式為主，此種情況下促進了電子檔案的形成。電子檔案實際上就是將一些存在相應價值的數據亦或是文件做好詳細的歸類，存儲而形成的電子文件。隨著我國國民經濟水平的飛速發展，我國科學技術水平也得到了突飛猛進的效果，這種便捷、合理的管理形式在相關領域得到了普遍的認可，在某種程度上將電子化水平加以提升，逐漸為檔案管理工作的開展帶來益處。對此，本文主要從以下幾方面對電子檔案在檔案管理中的重要性進行研究，筆者結合自身積累的經驗論述了電子檔案所產生的作用，并提出了自己的一些觀點，希望提供給相關人士，供以借鑒。
1 電子檔案管理的優越性體現
1.1 電子檔案方便快捷，能提高工作效率
相較于傳統人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點就是方便快捷，工作人員無需再進行繁重的手工操作，只需用計算機處理檔案的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動強度。同時，電子檔案管理的準確性很高，操作起來也相對簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應加快，檔案管理者通過網絡傳播就可以將檔案傳輸給需要者，達到網絡資源共享的目的。
1.2 電子檔案管理能夠防止文件丟失
傳統檔案管理都是紙質存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補救，繁重的工作給管理者增加了不小的負擔和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現，本來進行紙質歸檔的文件上傳到網絡以后，可以隨時補漏增缺，可以多復制幾份進行存檔，就不會出現文件丟失等問題。
1.3 電子檔案管理形式多樣，易于保存
傳統的紙質檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網絡媒介中。紙質檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會出現這樣的問題，它能夠將檔案長久的安全的保存下去，供人調配使用。
2 加強電子檔案管理的策略
即使電子檔案在具體的使用情況下有著顯著的效果，然而在實際的管理工作中依然有著諸多的不足之處，例如在檔案管理工作中所存在的安全問題，沒有制定出完善的規章制度，某些員工的文化水平不高等不足之處。因此，筆者依據此類現象進行分析，并提出合理化的解決方案，提供給相關人士，供以借鑒。
2.1 提高電子檔案存放空間的安全性
電子檔案的存放環境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強電子檔案管理首先應該強化對電子檔案存放環境的保護措施。因此，需要工作人員對辦公場所加強管理，防止發生電擊、火災等突發事件，保證電子檔案能夠有一個安全可靠的存儲環境。與此同時，工作人員最好將電子檔案進行多個備份處理，放在不同的存儲位置能夠保證發生意外時及時予以補救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時，因為有多個備份，就不必擔心數據或文件大量丟失。
2.2 完善電子檔案管理制度
相關人員在對檔案進行管理的時候，為了文件亦或是相應數據達到安全的目的提供重要的保障，一定要極大對管理制度設計工作的力度，建立一支積極進取的隊伍，并培養所有員工的專業能力和文化素養，對電子檔案進行相應的編制作業，在實際編制的過程中還需要遵循文件真實的工作理念，并且相關人員應當以檔案自身的等級當作劃分的依據，在第一時間對檔案做好認真的歸納、存儲等一系列工作，并且在保存檔案的前期階段一定遞交給相關人員檢查，從而確保存儲數據實現精準的目的。比如，依據某館藏的具體情況做好科學的整理，依據檔案的具體狀況來選擇恰當的存儲形式，包含照相機、光盤的應用，進而建立出相應的管理制度。
2.3 加強電子檔案系統管理設計
相關單位處理要進一步將儲存的安全性能加以提升以及不斷優化檔案管理制度之外，還應當加大檔案系統管理設計工作的力度就顯得格外重要。然而，檔案管理體系倘若沒有完善的系統，那么就會對信息的安全性帶來直接的影響。因此，依據此類情況，就要求相關設計人員在對檔案管理系統進行設計的時候采取加密的設計手段，并在特定的情況下更換相應的密碼，而且還應當設置有效的訪問權限，這樣做的目的是為了避免某些黑客通過獲取信息，會對檔案信息造成破壞的情況出現。與此同時，在特定的時間段，相關人員還需要對管理系統做好相應的維護工作，避免病毒進入而出現系統漏洞，進而最大程度確保電子檔案體系實現安全的目的。
2.4 提升工作人員的業務能力和水平
總的來說，隨著電子檔案管理的不斷發展中，會節省大量的人力，然而這不能表現所有的工作都不需要使用人力來促使系統的運行，在實際的操作中，相關人員自身所具備的能力就會對系統是否順利運作帶來不利影響。因此，為了確保具有一定的安全性，相關單位還應當加大培養員工的力度，不斷的掌握專業技能，從而為我國的檔案事業奉獻出一份力量。
結束語
總而言之，隨著當前網絡信息時代的不斷發展，無論是生產還是生活都會涉及到電子科學技術，而相關單位將電子檔案使用到相關領域中，采取智能化的設備將人工操作的方式取而代之是未來道路的發展趨勢。顯而易見的是，在檔案信息化建設的過程中，需要將相關硬件和軟件技術完美的結合起來，并將檔案管理制度加以完善，培養復合型人才，將電子文件制作效率加以提高，最終建立一套完善的管理體系，從而為我國的經濟建設做出一份貢獻。
參考文獻
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篇4
一、電子檔案的優缺點
（一）優點
一是電子檔案的時效性較強，周期較短，以數字化方式對檔案進行整理和統計等，減輕了檔案管理人員的勞動強度，簡化檔案管理環節，縮短了檔案管理的周期。二是電子檔案具有個性化和交互性。電子檔案的管理模式具有現代化特征，促使用戶之間密切交流和溝通，在一定條件下發生角色的轉化。三是電子檔案形式具有實時性和網絡化特征，通過網絡技術和數字技術的有效利用，有效的提高了電子檔案傳輸和通訊的便捷性。四是加工的標準化。電子檔案的加工與整合都具有統一標準，尤其是在編碼技術、視頻格式以及瀏覽平臺等方面，通過對互聯網技術的有效運用，促進檔案資源的有效共享，并實現跨庫檢索的實現。五是電子檔案具有智能化特征，其檢索系統能夠依據檢索條件自動進行分析和檢索，促進多語言混合檢索以及檢索結果的自動排序等功能的實現，為用戶提供準確可靠的檔案信息，促進檔案實際利用價值的有效發揮。
（二）缺點
一是所依賴的軟硬件不穩定?，F在計算機軟、硬件系統更新換代快，尤其是軟件系統。幾年的時間就出現新的電子文件存儲的數據結構變化而面臨需要轉換的問題。二是載體的不穩定性。從磁帶到磁盤、光盤電子文件的載體也在發生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。三是電子文件具有可改性，經更改后除與原文對照，否則不能確定是否更改，其真實可靠性遠不如紙質檔案。四是容易被損壞。
二、電子檔案管理的現狀
（一）對電子檔案的認識存在一定局限性
以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾，給想利用檔案的人員帶來極大的不便。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發展，人們的價值觀念發生變化，意識到檔案在經濟發展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經濟效益。
（二）檔案管理的標準化進展緩慢制約著電子文件的整理與歸檔
檔案管理的標準化是對系統實施計算機管理的前提和基礎。許多單位因實施現行分類法有一定的難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施本單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其是的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。
（三）電子文件檔案信息安全問題日益突出
隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet、高效流轉，電子文件檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網絡作為生存基礎的電子文件處于網絡環境中，一個疏忽就可能導致滅頂之災。
（四）計算機技術尚未大規模應用于檔案管理
由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，很多管理員沒有接受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案管理軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
三、電子檔案管理策略
（一）轉變管理理念，加強組織管理
當前電子檔案管理上仍存在一定不足，一定程度上阻礙了檔案電子化的發展。因此各部門在電子檔案管理的過程中，應當積極轉變電子檔案管理理念，加強電子檔案工作的組織管理，將電子檔案管理工作落實到實際行動中，切實提高電子檔案管理的有效性。
（二）加強電子檔案全過程管理
由于電子檔案管理具有一定特殊性，因此其檔案及文件的收集及管理方式與傳統紙質檔案文件均存在明顯差異。因此相關檔案管理人員應當加強電子檔案全過程管理，結合電子檔案的實際情況，對原告進行收集和遮蓋力，建立電子檔案與紙質文件之間的標識關系，必要情況下應當制作紙質拷貝件，或制成微縮品，以免系統故障而導致電子檔案泄露或丟失。
（三）制定科學且嚴密的電子檔案工作標準
隨著現代社會科學技術的發展，電子檔案逐漸被廣泛應用，為提高電子檔案的安全性，應當積極建立科學且嚴密的電子檔案管理規范，充分做好電子檔案的積累、整理、鑒定、歸檔以及保存等環節，提高電子檔案管理的科學性和規范性。
（四）采取切實可行的信息保護措施
為保障電子檔案管理的有效性，應當從入口、傳輸和使用三個方面保護電子檔案信息的安全性和真實性。當前技術條件下，為防止電子檔案信息被竊取、刪除或修改，比較常用的信息保護措施主要有加密技術、身份驗證、檔案備份以及安裝殺毒軟件等方式，防范電子檔案被非法訪問或隨意刪改，提高電子檔案信息的安全性。
篇5
1 辦公自動化環境下的文檔管理優勢
在實踐研究中發現我國目前實施的辦公自動化文檔管理的優勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現在社會上實施的辦公自動化條件下的文檔管理進行全面研究，保證其在我國社會發展中有更加廣泛的應用，在這里筆者就針對于辦公自動化環境下的文檔管理中存在的三方面優勢進行詳細的論述。
第一，目前在我國社會上各個企業中實行的文檔管理大多數是使用計算機進行的，在這個過程中主要是利用計算機自身靈活性進行實施的。在目前使用計算機進行文檔管理和傳統的紙質檔案管理進行比較，發現在檔案管理過程中使用的計算機自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計算機進行檔案管理能夠有效減少在進行檔案管理中投入的時間和人力，減少處理檔案的復雜性，從而達到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進行檔案查找的過程中還能夠有效利用計算機自身具備的檢索功能，有效減少在進行檔案查找過程中投入的時間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時間，主要是因為計算機在接收相應檔案的過程中，在第一時間就對相應檔案進行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進行有效過濾。另外在企業中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業在實施檔案管理上的工作效率。
第二，在對現在企業內部使用的計算機檔案管理進行深入研究，了解到我國各個企業內部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環境下，相應的檔案管理人員可以將企業自身涉及的檔案儲存在硬盤、內存卡和光盤等高科技存儲介質中，這種儲存方式并不受環境的影響，也就是說在任何環節下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質進行全面分析中，發現這些存儲介質自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時間也長于傳統的紙質檔案存儲方式。另外在研究中發現采取這種存儲方式還能夠地檔案進行密保處理，有效降低不法分子竊取企業內部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。
第三，在企業發展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導致采取傳統的紙質檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點就可以采用現在社會上使用的計算機檔案管理技術，實現各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業得到更好的發展起到非常重要的作用。除此之外在進行計算機文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業在實施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計算機信息技術進步性檔案管理的時候，在相應人員進行檔案查詢的時候，還能夠有效減少相應人員查詢檔案時需要的時間，并且在寫檔案還能夠通過網絡技術進行直接傳送，對實現我國企業內部檔案的全面化和規范化都起到不可忽視的作用。
2 辦公自動化環境下文檔管理的問題
2.1 網絡辦公環境存在安全風險
在辦公自動化環境下，文書檔案的傳輸與共享以網絡為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風險性。為此，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩定是自動化辦公的關鍵問題。首先，檔案管理者應定期進行辦公設備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩定性；此外，檔案管理者應當充分發揮用戶身份驗證、網絡防火墻等加密手段的強大優勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。
2.2 電子檔案處理易造成操作失誤
辦公自動化環境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風險性，因此，檔案管理者應當建立規范的管理操作規程與嚴格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應當針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環節制定科學有效的操作規范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應當充分利用現代信息加密技術的強大優勢，更要建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術的疏漏與不足。
3 辦公自動化環境下文檔管理的有效手段
3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提
計算機網絡技術的迅猛發展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網絡病毒等不穩定因素威脅著檔案管理的穩定與安全。對此，企事業單位的檔案管理者應當不斷學習并應用最先進的信息安全技術與加密手段。管理者應當設置嚴格的權限，設定可以登錄數據庫或服務器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。
3.2 以培養高素質的檔案管理人員為基礎
只有培養一支專業的、高素質的檔案管理隊伍，才能使現代化的辦公設備得到最大限度的利用。辦公自動化環境下的檔案管理要求管理人員不僅應當掌握文檔處理方面的基礎知識，還需熟練操作計算機等電子設備，靈活運用辦公自動化系統來實現信息數據的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環節。為此，企事業單位應當定期組織培訓與講座，有效的提高檔案管理者的業務素養和管理水平。
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關鍵詞：檔案管理；電力基建；重要性
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
一、前言
檔案管理指的是收集、整理、保管、鑒定、統計和提供有使用價值的資料的管理活動。對于平常的商品經濟，商品價值的物質基礎是商品的質量，也就是說商品的質量是保證企業競爭成功的關鍵。作為國民經濟社會發展的基礎性建筑產品，電力基建工程有著一定的特殊性，對于其工程質量而言，其必須恪守生命底線。為保證電力基建質量水平，國家相關部門出臺了一系列控制措施，對基建工程進行了嚴格的規范。
電力基建工程的檔案管理指的是通過鑒定、整理并歸檔的項目文件，真實記錄和反映電力工程建設歷史，是工程驗收的必備條件，為日后管理、運行、檢修、改擴建提供重要依據。在電力基建工程中充分認識到檔案管理的重要性，不斷提高社會大眾對于檔案管理工作的認識。
二、檔案管理工作的重要性分析
基建檔案管理反映歷史原貌
通常來說，檔案中所記載的資料內容就是對于歷史中曾經出現的畫面的再現。此歷史資料記錄、歷史畫面再現的作用，對于電力基建工程中的檔案管理來所特別重要。對于基建工程中的不同建筑物，其都需要有相應的審批文件、土地征用、產權所有證、各類施工圖紙、設計規劃等齊全、完整反映基建工程原始面貌的檔案。比如說，電力工程需要一套齊全、完整的基礎建設檔案，其需要系統性的記錄下工程從下達計劃、立項、規劃設計、征用土地、簽訂施工合同到施工全過程以及竣工驗收、各類往來報表等。不僅有大量的文字數據記錄，還有相關的表格、圖紙記錄。這些基建工程檔案讓我們能夠詳細的記錄建筑物的開工、竣工時間及建筑結構、面積、造價和設計壽命等。做好此類基建檔案工作，將會為我們日后的基建建筑物維護和開發提供方便。
2、基建檔案管理保障電力基建質量
基建檔案指的是在電力基建項目從立項、報建、審批、招投標、勘察設計、施工、竣工驗收全過程中形成的，能夠反映工程建設真實面貌，保存備查的文字、聲像、圖示等的原始記錄材料。相比較于其他的基建工程，電力基建項目周期長、參建單位多。在電力基建工程建設中，除了建設、堪察、設計、施工、監理等單位參與，還要金融、政府等部門協助。此外，能源電力行業基礎設施建設一般都是投資規模的項目，從項目立項到項目竣工一般都要耗費三到五年的時間，而基建檔案就是這一套流程中各個環節所產生的資料和記錄。
基建檔案有利于電力設施后期開發
加強電力行業的基建檔案管理有利于電力設施后期在利用中的增值作用。電力基礎設施建設是具有一定建筑資質和需要較高施工工藝的建筑行業，無論從經濟效益角度，還是擴大社會效益的方面都其他行業所不能比擬的。電力行業的基礎工程假設只是整個工程的一個起始,后續還存在擴建、改建、維修等工程。加強基建檔案管理有利于在后續開發中節約人力、物力、財力。在電力基礎建設工程竣工以后，由于各方面的原因需要以原設計圖紙為導向進行擴、改、修，否則不但不會發生經濟上的增值，反而要浪費大量的經費。
三、發揮檔案管理作用的措施
1、加強檔案管理的制度建設
做好檔案管理工作，需要不斷健全檔案管理制度。作為電力基建工程的難點、弱點，檔案管理受到電力建設項目周期長的影響，在整個施工中會出現大量技術性文件資料，而要想有效地保管好這些資料文件，需要我們有一套完整規章制度。電力基建項目參建單位多，要保證竣工檔案完整性、成套性和文件材料系統性，就須統一標準。所以，在電力基建工程中，檔案管理必須執行國家同一法規、條例、辦法。依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》及《供電企業檔案分類表》等，讓各電力基建單位在檔案管理中有章可循，用統一檔案標準對基建檔案實行規范化管理。
做好電力基建檔案管理人才建設
伴隨著電力改革的深入，不少電力基建工程檔案管理人員兼職從事檔案管理，大多數并不是檔案管理專業畢業，不熟悉檔案的收集、整理、組卷等各項工作，為電力基建工程檔案管理增添了不少難度。此外，電力基建單位多且檔案意識不強、重視程度不一等，這些都讓電力基建檔案管理有不小的差異。因此，做好電力基建工程檔案管理的人才建設，有效地提升檔案管理人員技術水平和業務素質。在進行正式的基建工程施工前，在統一的檔案管理條例基礎上，對檔案管理人員做好職業技能培訓，保證檔案管理人員掌握所必需的檔案管理基本知識，熟練掌握和應用好管理各項技能，夯實基建工程檔案管理基礎。
先進技術促進檔案管理科學化
隨著全球科技的快速發展，網絡信息時代為我們帶來了眾多的檔案新載體的和管理新方法、新手段。隨著電力基建工程建設的增加，其對于檔案管理的信息需求更是大大增加，其要求也愈發的準確、快速、系統。檔案管理亟需要改變原有的檔案管理方式方法。為此，第一就要做到檢索工具編制要科學、適用，不要因為盲目的追求數量而造成多、濫、雜的出現；第二，同一單位內需要建立什么樣的檢索工具以及什么樣的檢索工具體系，這些都需要我們能夠更為準確、迅速的、從使用者多角度查尋檔案需要進行編制。要更加積極主動的創造有利條件，通過光盤、電子計算機、掃描儀、照相機等先進電子技術管理檔案，在有效的提高檔案信息儲備和檢索速度的同時，研究好檔案管理的現代化。同時，遵循“實用與效能”的原則，檢索工具的選編要更加具有針對性，確定目標，統籌安排，加速推進檔案信息管理從傳統的管理向現代化的管理方式進行轉變。
科學化、規范化記載檔案管理內容子項
對于電力基建工程的檔案管理而言，其過程中可能會碰到一些新資料或者新問題，這就需要我們切實做好檔案管理內容子項的規范化建設和科學化設計。作為電力基建施工企業的一筆無形資產，合格的檔案信息也定將成為企業未來發展的寶貴財富。想要保持檔案信息資源的準確存在，需要我們科學化、規范化記載檔案內容子項。通過標準的形式將檔案管理內容的子項確定下來，比倉庫管理標準、施工管理手冊、技術改進管理標準、設備消缺等規定了材料文件收集、管理、驗收要求，為我們收集檔案提供制度保障。通過這些規章制度的約束和規范，更好的保證檔案內容子項合理化進行，也保證檔案管理順利進行。
四、結論
受到電力行業其自身所具有的獨特性的影響，我們在進行電力基建工程的建設時，其檔案管理工作特別重要。檔案工作有著需要的周期長、牽涉的部門和單位多、牽扯的環節眾多、檔案資料有著極為繁雜的內容等特點，但電力基建工程也有自身程序和規律。為此，我們要正確把握以上規律，重視好電力基建工程的檔案管理工作,利用先進的管理方式和技術手段，始終做到電力基建工程建設與基建工程的檔案管理攜手共進，爭取在未來企業的發展壯大中，發揮這些檔案的價值。
參考文獻：
[1] 高曉玲.加強企業基建檔案管理初探[J].企業家天地(理論版).2011(07)
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關鍵詞：困難學生；自主管理；檔案信息；服務體系
近年來，黨和國家高度重視學生資助工作，把學生資助工作作為“促進教育公平，辦人民滿意教育”的一項民心工程來抓。近年來國務院和省政府相繼出臺了多項家庭經濟困難學生資助政策，為落實這項“民心工程”，加強困難學生的資助管理，我市于2007年8月成立學生資助管理中心，從此我就開始了學生資助中心工作，負責市直及各縣區，學前、義務教育，高中、中職資助工作，及大學生生源地信用助學貸款、高校義務兵服兵役學費返還，高校畢業生學費和國家助學貸款補償等工作。幾年來全市累計資助學前兒童8.6萬人次，發放助學金 1.02億元；資助中職學生15.6萬人次，發放助學金2.3億元，資助普通高中學生12.2萬人次，發放助學金2.28億元，累計辦理生源地信用助學貸款 22萬多人次，成功發放助學貸款13.62|元。產生大量學生資助申請表、匯總表，全國、省及市級資助政策文件，資料檔案。各縣區大量生源地助學貸款檔案 ，我們將檔案目錄一條條錄入電腦，各門類檔案的歸檔率、完整率、準確率達96%以上，菏澤市學生資助管理中心多次被授予全省資助工作先進單位，我先后兩次被省教育廳、省財政廳授予全省學生資助工作先進個人。
1 困難學生資助檔案的主要內容
1.1 困難學生的個人情況
在建立健全學生資助管理中心的檔案體系時，需要對學生的基本情況進行深入了解，其中包括學生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經濟來源渠道等等。學生們首先應該提交準確的證明材料，校方經過核實之后，最終確立資助檔案。
1.2 申請審批材料
審批材料的內容包含的非常廣，除了家庭經濟狀況之外，還包括相應的公示情況，學校以及教育部門的審批認定書等等?？梢姡瑢徟牧暇哂蓄A定的權威性。
1.3 困難學生資助情況
學生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時間內對學生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進行收集和整理，同時保證材料的完整性，還應該對其準確性進行核實。只有這樣才能夠及時地了解學生的資助情況。這種做法也是為了對資助體系進行完善，同時還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。
1.4 困難學生個人的成長經歷
在學生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據就是被資助學生每個學期的總體成績，在社會實踐中所獲得的參賽證書以及社會實踐情況。
2 困難學生資助檔案的特點
學生資助檔案是在學生資助工作中產生的，學生資助實踐活動的規律決定了學生資助檔案的特點，具體表現為：第一，學生資助檔案內部有機關聯性強。由于學生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關系到國家和社會出資人資助經費公平、公正的發放，所以，資助工作本身就有一整套嚴格的申請、審批和發放程序，形成的檔案環環相扣，關聯度非常強。第二，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學生資助工作由各個大中小學來實施，而在每個學校，資助工作往往涉及辦公室、財務部門、學生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經費，建立了“全國學生資助管理中心網”、“全國中等職業學校學生信息管理系統”、“全國高校學生資助工作信息管理平臺”等多個信息管理系統，各省、市、縣也紛紛建立了網站，為學生資助工作的專業化、信息化鋪平了道路。信息系統的廣泛應用，產生了大量電子文件，這給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰。
3 困難學生資助檔案建立與完善策略
3.1 明確學生資助檔案材料，保證其真實性和應用價值
在具體的實踐中，對于困難學生進行適當的補助是必要的，不僅可以讓學生們感受到教育的公平和平等，還能夠為學生自身減少負擔，使其能夠積極投身到學習和實踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內容就是對學生所提交的信息進行核實，在保證材料的真實性以及時效性的基礎上，對其采取補助措施。如果材料存在著一定的失真現象，檔案管理的工作力度就會受到嚴重的損害，而且也會威脅到其他學生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對這些檔案信息進行整理和更新，時刻掌握學生的動態信息，提升檔案管理工作和服務的高效性。進而提升檔案資料的整體作用。
3.2 及時整理和分析困難學生資助檔案信息
為了對學生資助管理中心的檔案信息進行完善，同時將工作進一步貫徹和落實，需要將這些貧困學生的檔案進行分析和整理。由于學生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學生的基本信息進行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時，還應該根據家庭收入的實際情況來采取科學合理的資助行為?？梢?，學生資助管理中心檔案信息的利用和服務體系的建立為具體的工作打下堅實的基礎，逐漸實現了資助工作高效性和多樣化的工作目標。
3.3 遵循信息化原則，實現文本檔案與電子檔案同步
電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學生檔案信息變動處理的特殊性對學生信息的更改變動處理靈活方便對學生各種情況調用簡單快捷，所以經濟困難學生檔案管理應利用現代信息技術建立網絡登記、實時更改、信息等功能集于一體的信息網絡系統實現文本檔案與電子檔案的同步發展。
3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質
目前由于家庭經濟困難學生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對家庭經濟困難學生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統的檔案理論培訓和業務能力訓練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學生資助檔案工作者要加強理論學習，努力提高自身的業務水平將家庭經濟困難學生檔案做到系統、規范。使家庭經濟困難學生檔案為開展好學生資助工作提供捷徑管理者根據學生的家庭經濟困難學生檔案，可以對學生的家庭經濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。這不僅對學生、資助中心的管理和發展具有重要作用。
3.5 加強制度建設，落實法律責任
首先，加強制度建設。每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案的集中統一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監督。
其次，要落實法律責任。凡是漏簽的文件都要補簽。獎學金、助學金、貸管費、減免學費、補助等各類資助材料，必須有學校領導簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價值。在資助過程中形成的電子文件材料，在目前相關法律尚不健全的情況下，仍然應當還原成紙質文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋單位公章。
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關鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理；重要性
一、會計檔案的作用
1.會計檔案直接影響經濟工作
從宏觀來說，國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策;從微觀來說，各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。
2.會計檔案保護國家利益不受侵犯
改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延，打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。
二、電算化下會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題
1.會計檔案載體
電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
2.會計載體本身性質帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用，《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限，沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3.會計檔案管理制度不完善
由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。
提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善會計軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會計檔案管理各項制度
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
3.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
參考文獻:
[1]張穎.對會計檔案管理的思考.遼寧經濟,2008(3).
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【關鍵詞】文書檔案；收集；整理；信息化；管理要點在進行
傳統檔案的管理主要是以紙質材料為儲藏依據的，但是由于傳統的儲藏方式復雜且安全性不高，不僅降低了工作效率還影響了檔案的相關查閱和使用。除此之外，除此之外，由于傳統檔案的是由紙質的方式來進行書寫和保存的，因此，在進行儲藏時需要大量的空間，如果保存不當的話會引起火災或者被水浸泡，不利于檔案的保存和使用，由此可見，檔案信息化管理不僅是適應社會發展需要的變革，更是檔案管理自身的進步和轉變，在進行房產檔案管理的過程中，不能隨隨便便的進行記錄，只有掌握了信息檔案管理的要點，才能發揮其優勢，才能起到事半功倍的效果，保證房地產行業健康有序的發展。筆者在下文中對房產檔案信息化管理要點進行相關的闡述。
1.房產檔案管理的概念
對房產檔案進行信息化的管理，其中包含了眾多的內容，但其中最主要的是對具有保存價值的文件材料進行管理。房產檔案中，文書是其中必不可少的組成部分之一，對過去以及當前的房產形勢進行有效的記錄，在一般情況下，要求文書檔案具有完整性，其中文號的編寫是必不可少的，并且還包含外來文件、內部發文、正件、附件等，通過管理人員的收集與整理的過程中，分門別類的進行歸檔。通過房產檔案，可以反映出產權人以及房屋的自然狀況，甚至是土地的使用情況等，其中包含的主要形式有計算材料、文字材料以及公司證照、商標證、照片、聲像、實物、基建檔案等，可以說檔案的載體是十分豐富的。
2.房產檔案的收集
在對房產各類檔案進行收集的過程中，一定要嚴格根據規章制度辦事，尤其是要對一些零散的文件進行收集，對于剛剛處理完的文書檔案就要在第一時間進行整理并且將其收集起來，防止在今后使用過程中出現混亂的現象，就當前的實際情況而言，檔案收集工作大多都已經采用現代化的管理方式，計算機是主要的工作載體，將文書檔案重點字段錄入計算機中進行保存，安全管理檔案的概率也就因此得到了進一步的提升。因為房產檔案不同于一般的檔案，其自身具有專業性以及動態性的特點，在檔案管理的過程中經常會有對屋面進行丈量以及對土地界限進行認定等環節，這些必須要在檔案中得以充分的體現，就要嚴格遵循檔案收集的相關制度規定，并且J清房產檔案的特點，讓檔案管理處在一種動態的環境之中，當前所采用的一種動態房產檔案管理軟件系統充分體現出了動態性的特點
3.房產檔案信息化管理主要手段
3.1 完善房地產檔案的信息歸集和查詢，使檔案管理實現信息化和方便化
為了確保房地產信息的全面和準確，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合起來，一方面將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產檔案信息系統中進行管理；原始檔案數據進入計算機后再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產數據庫。由于房產交易、抵押登記、司法查封、房屋租賃等不同業務的特點，對房產檔案信息的要求也不盡相同，因此，要建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的強檢索功能，將房屋的坐落、產權人的姓名、房屋的面積、交易的時間、產權的狀況等房屋產權管理中的每一個要素都作為查詢點，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門提供高效的信息查詢服務。
3.2 努力推進并實現房產檔案數字化管理，建立健全全國統一的房地產檔案網絡
我們借助互聯網的平臺將房產檔案信息傳輸到全國各地，隨時隨地我們都能查到自己所需要的信息。數字化緩解了檔案保護與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應的，房產檔案數字化管理系統要對檔案開放范圍和權限設立相應的訪問權限，對于公眾可以開放的房產檔案，公眾可以在公共網上自行查詢利用，而只可對內部開放的檔案，只能經由房地產檔案人員通過內部局域網進行查詢利用。
我們房產交易處要結合房地產管理部門的特點，制定并完善房產檔案管理制度，修訂本行業檔案崗位責任制，做到職責分明，層層把關，提高房產檔案的管理質量，全面建立檔案一體化系統實現資源共享，使檔案管理工作系統化、規范化、標準化，努力推進并實現房產檔案數字化管理，建立健全全國統一的房地產檔案網絡，并逐漸走向現代化與世界接軌。
4.結束語
綜上所述，房產檔案的信息化管理是不可抵擋的潮流和發展方向，信息化時代下，我國各個行業都要向著信息化的管家手段改革和推進，在進行信息化管理的過程中，要對信息進行采集和整理，再結合傳統管理手段優點的同時，與現代信息技術相結合，這又這樣才能促進我國檔案管理的進一步發展和改進，滿足社會主義初級階段對房產檔案的管理需求，提高利用效率，使信息化得到進一步的普及，并逐漸應用到社會得各個方面。是我國的房產管理更加的有序。信息技術在房產管理中的應用，不僅改變了房產檔案管理的模式，實現了房產檔案的動態化管理，還節省了大量的人力物力財力，促進了建筑商經濟效益的提升，和建筑行業的健康發展，就我國目前形勢來說，房地產行業的管理是我國現階段的重點管理對象，因此，信息技術的應用，是我國的管理更加的便捷。
參考文獻
[1]譚翠園.網絡環境下做好房地產檔案管理工作的對策措施[J].經濟生活文摘（下半月），2013（4）.
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摘要：本文將針對我國企事業單位財務檔案管理的現狀進行分析，并提出了提高我國財務檔案管理水平的一些措施和建議，以求能提高我國財務檔案管理工作的水平。
關鍵詞：財務檔案管理；現狀；工作要點
檔案管理工作對于機關和企事業單位工作的延續性和繼承性有著至關重要的作用，而財務檔案管理作為機關和企事業單位經濟活動與日常檔案工作中的一個重要組成部分，對于企事業單位的整體發展有著重要影響。
一、我國財務檔案管理工作的現狀
近年來，伴隨著我國社會經濟的迅速發展，以及科學技術水平的不斷進步，盡管我國的檔案管理水平取得了長足的發展，但是作為檔案管理重要組成部分的財務檔案管理工作卻沒有取得相應的進步。救我顧某前的狀況而言，除了一些大型企業招聘了專門的財務檔案管理工作人員外，大部分的企事業單位都缺乏對財務檔案管理工作的重視和正確認識，從而使得財務檔案不能得到及時的歸檔和鑒定，進一步造成了檔案資源的嚴重浪費。概括而言，我國現階段財務檔案管理工作存在以下幾個問題：
首先是財務檔案的整理工作不到位。財務檔案中的一些單據憑證、賬簿、報表等，其審計程序一般都是比較程序化的，所以財務檔案確切的說是一個非常完整的系統。但是在真正的工作中，大多數的企事業單位并沒有將財務檔案按時序整理成冊，這就使得財務檔案整理工作的不到位，進而造成了財務檔案編號的混亂，不利于對財務檔案的使用。
其次是財務檔案的保管責任不明確。大部分的現代企事業單位都設立了專門的財務部門和檔案管理部門，但是分工細化在帶來了工作上的便利的同時，也造成了對財務檔案管理責任分工的不明確，多數單位對于財務檔案是由檔案部門管理還是財務部門管理并沒有做出明確的規定，甚至出現了亂堆亂放的現象，從而影響了財務檔案系統化管理。
再就是我國現階段的財務檔案管理的制度不健全。我國社會主義市場經濟的發展現在還處于一個逐步完善的階段，在這一過程中，肯定會出現一些制度化的難題，而伴隨著這些制度化問題的解決，我國的社會主義市場經濟才會獲得持續穩定健康的發展。作為財務檔案管理工作而言，現在的制度化建設也處于初級階段，多數企事業單位的財務檔案管理部門并沒有系統的規章制度，從而造成了企業內部日常性的檔案管理工作無章可循，只能是依靠著經驗來辦事，這樣就容易破壞檔案管理工作的完整性。
最后就是財務檔案管理人員不夠專業。我國的財務檔案管理工作還處在一個不斷完善的過程中，現階段我國的財務檔案管理工作人員一般不是專業出身，這些工作人員可能既沒有專業的檔案知識，也沒有必須具備的財務知識，這就使得他們的檔案管理能力低下，容易在檔案管理工作中出現錯誤。其實，伴隨著我國市場化程度的不斷提高，這個問題也在逐步的得到解決。
二、 做好財務檔案管理工作的要點分析
財務檔案的管理工作事關企業的健康發展和整個社會經濟的健康運行，因此相關的單位應該對財務檔案的管理工作高度的重視。要做好財務檔案的管理工作，主要應該從以下幾個要點出發。
1。提高對財務檔案管理工作重要性的認識
要提高企事業單位的財務檔案管理工作質量，首先得從認識上著手，應該在全社會形成一種氛圍，讓企事業單位的財務檔案管理人員以及企事業單位的相關領導認識到財務檔案管理工作對于整個單位持續穩定健康發展的重要性，讓領導層了解財務檔案對單位經濟活動和生產經營的積極影響，進而能夠將財務檔案的管理工作納入到財務管理工作的議事日程當中，不僅如此，財務檔案的管理人員也要注意提升自身的檔案意識，要深刻的認識到財務檔案管理人員不僅僅是檔案的管理者，更應該成為財務工作的監督者，從而真正的發揮好自己的職能。
2。提高對財務檔案管理人員的要求
企事業單位在實際的工作中，要切實的根據企業的實際發展情況，結合財務檔案管理工作的工作性質和工作量來對財務檔案管理工作崗位的設置、人員的多少以及對工作人員的要求等做出合理的規劃。在財務檔案的具體管理中，要堅持規劃既有利于財務檔案的管理，又有利于人際資源成本的節約這兩個基本的原則，確定最優化的財務檔案管理人員。在此基礎上，還應該注意把好財務檔案管理工作人員的素質關。財務檔案的管理人員首先要具備財務人員從業資格和檔案人員從業資格的雙重標準，這樣才會具備展示的財務檔案管理能力。同時，公司要定期的組織財務檔案管理人員參加由財政部門或者是檔案部門組織的業務培訓，這樣才能不斷的提高財務檔案管理人員的業務水平和素質，從而適應不斷發展的財務檔案管理工作。
3。完善相關的財務檔案管理制度
我國的《會計法》和《檔案法》等法律法規對于依法加強企事業單位的財務檔案管理工作提出了明確的目標和要求。為了做好財務檔案的管理工作，企事業單位要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個企業的整體工作中去，確保財務檔案管理的工作人員在實際工作中能夠嚴格的按照有關的制度來進行工作，確保財務檔案管理工作有章可循。
4。結合新技術的發展推動財務檔案管理工作的不斷進步
可以首先從改善財務檔案管理的硬件基礎開始，逐步實現財務檔案管理的數字化、信息化和網絡化，從而可以不斷的提高財務檔案工作者的工作效率，同時還將會有助于改善財務檔案利用的便捷性。其再就是針對我國的財務檔案管理工作而言，可以借鑒和引進一些西方的先進管理手段，以此來取長補短，學習西方先進的管理手段來彌補我國財務檔案管理工作中的不足。
三、結論
通過以上的分析我們可以看出，財務檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，是一項系統化程度很高的工作。因此，在實際的工作中，加強對財務檔案的管理不僅是檔案管理工作的重點，更是企業財務工作不斷取得進步的有力保證。隨著我國社會經濟的不斷進步與發展，我們只有把握住財務檔案管理工作的特點，正視我國財務檔案管理工作中存在的問題和不足，并積極的尋求解決這些問題的對策和策略，那么必然會做好財務檔案的管理工作，從而為我國國民經濟的持續穩定和健康發展保駕護航。
參考文獻：
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