企業檔案文件管理范文

導語：如何才能寫好一篇企業檔案文件管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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對于企業而言，檔案管理和文件建設是企業經營管理中的重要內容，對企業經營管理產生了重要影響。只有對檔案管理和企業文件建設引起足夠的重視，才能達到提高企業檔案管理和企業文件建設水平的目的。基于這一認識，在企業經營管理中，應對檔案管理和企業文件建設的重要性進行認真分析，并把握檔案管理和文件建設原則，認真分析企業檔案管理與企業文件建設存在的問題，并以此為依據制定具體的應對措施，保證企業檔案管理和企業文件建設能夠取得實效。

2 企業檔案管理和企業文件建設的重要性

從目前企業經營管理來看，企業檔案管理和企業文件建設是經營管理的重要內容，其重要性主要表現在以下幾個方面：

2.1 企業檔案的規范管理為企業后期的生產經營、決策、創新、訴訟提供了重要依據

在企業經營管理中，有許多重要數據和原始憑證需要及時保存，特別是生產數據和財務數據等，不但關系到企業后期的生產經營，同時也為企業的決策和意外因素導致的財務訴訟以及其他訴訟提供原始材料支撐。從這一點來看，企業檔案的規范管理是企業經營管理的重要內容，對企業的整體運營有著直接或間接的影響。只有重視企業檔案管理工作，才能保證企業檔案管理取得實效，進而為企業的經營管理提供可靠保障，保證企業的經營管理水平不斷提高。

2.2 記錄了企業的成長發展歷程

企業的檔案資料，是企業發展歷史的全面反映，同時也是企業發展歷程的集中體現。加強企業檔案資料的管理，不但能夠使企業檔案資料管理更加科學規范，同時還能提高企業檔案資料管理的實效性，為企業的經營管理提供可靠支持。從這一點來看，鑒于企業檔案是企業成長發展歷史的重要見證，加強并完善企業檔案管理工作，對企業經營管理而言具有重要意義。同時，依托企業檔案管理衍生出的企業文件建設工作，也對企業的發展起到了重要的支持和促進作用。

2.3 企業檔案是企業文化的重要載體

從目前企業檔案中記錄的信息來看，企業檔案不但包含了企業經營管理過程中的所有信息，同時也包含了企業經營管理中的重要經歷和細節特征。對于企業來講，檔案已經成為了企業文化的重要載體，通過檔案這一有效手段，企業的各種信息數據得以保留，對企業的發展有著直接的影響和促進。同時，企業檔案的發展也催生出企業文件建設這一概念，在這一理念的指導下，企業對檔案文件的認識更深一步，對檔案管理和文件建設的重視程度得到了持續加強。

3 企業檔案管理與企業文件建設存在的問題

雖然企業檔案管理與企業文件建設對于企業發展而言非常重要，但是受到企業管理機制、管理手段和管理理念等因素的制約，企業檔案管理和企業文件建設還存在較多問題，主要表現在以下幾個方面：

3.1 企業檔案管理與企業文件建設，沒有建立起良好的管理機制

通過了解發現，企業檔案管理與企業文件建設，雖然得到了一定程度的重視，但是在具體的管理過程中，并沒有建立起良好的管理機制，導致企業檔案管理工作和企業文件建設不能全面有效的開展，最終對企業的經營管理工作產生較大影響。因此，企業在檔案管理和文件建設過程中，只有建立起良好的管理機制，才能達到提高檔案管理和企業文件建設水平的目的。

3.2 企業檔案管理與企業文件建設，缺乏強有力的管理手段

在目前企業檔案管理與企業文件建設中，所采取的管理手段相對陳舊，不但沒有形成對現代化管理手段的全面應用，也沒有在管理手段上進行有效創新，最終導致企業檔案管理與企業文件建設在整體效果上難以滿足實際需要，制約了企業檔案管理和文件建設的發展。因此，企業要想加強檔案管理和企業文件建設效果，就要在管理手段上進行不斷創新，確保管理手段有較強的針對性。

3.3 企業檔案管理與企業文件建設，在管理理念方面需要不斷更新

檔案管理與企業文件建設是企業經營管理過程中的重要內容，同時也是關系到企業經營管理實效的重要手段，只有在管理理念上進行不斷更新，并及時引入先進的管理理念，才能保證企業檔案管理與企業文件建設取得積極效果。但是從目前企業檔案管理與文件建設理念來看，目前的管理理念相對陳舊，不但談不上創新，能否滿足目前的管理需要都是未知數。因此，管理理念的更新迫在眉睫。

4 企業檔案管理和企業文件建設的具體措施

基于企業檔案管理和企業文件建設的重要性，在企業經營管理中，應對檔案管理和企業文件建設的作用和地位有正確認識，并根據企業的經營管理特點和實際需要，制定具體的檔案管理和文件建設措施，具體應從以下幾個方面入手：

4.1 企業檔案管理和文件建設應建立起良好的管理機制

為了保證企業檔案管理和企業文件建設能夠取得積極效果，在企業檔案管理和文件建設過程中，應根據企業實際建立起具有較強針對性的管理機制，使檔案管理和文件建設能夠融入企業經營管理過程中。其中檔案分類管理和文件按重要性保管都是先進管理機制的具體體現。因此，企業檔案管理和文件建設應提高其實效性和針對性。

4.2 企業檔案管理和文件建設應采取現代化的管理手段

結合企業檔案管理和文件建設的實際需要，在具體管理中，應采取現代化的管理手段。例如，在檔案管理中，應建立電子文件數據庫，將所有紙質文檔掃描轉化成電子文檔。同時還要根據文件形式建立電子文件庫和紙質文件庫，使文件建設能夠滿足企業的現實需要，達到降低企業檔案管理和文件建設難度的目的，提高檔案管理和文件建設的整體效果。

4.3 企業檔案管理和文件建設應積極更新管理觀念

鑒于企業檔案和文件的更新速度較快，在企業檔案管理和文件建設過程中，應建立起動態管理理念，重視對企業檔案和文件的動態化管理，提高企業檔案管理和文件建設水平，最終滿足企業檔案管理和文件建設的實際需要。因此，更新管理理念，并積極建立動態管理手段，對企業檔案管理而言具有重要的現實意義和推動作用。

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進行檔案管理，一個標準化的流程是十分必要的。一套科學、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領導、職責分工、獎懲機制、崗位培訓等等方面做出系統化、標準化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。

2對于檔案管理工作的具體工作及要求

多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。

2.1建立學習考核制度

有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規劃，請專業的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。

2.2提高電力企業建設工程檔案管理的意識

檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業的負責人有效重視。必須在全企業樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統籌各方，建立統一的檔案管理網絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。

2.3如何應對電力施工過程中的不同步

在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環節，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。

3結語

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檔案管理工作的開展與施工企業的日常運營管理有著密切的管理，企業管理者要重視當昂管理工作的開展，并且將檔案管理工作納入到企業發展戰略層面上予以重視。在生產經營中，工程管理部門要組建專門對工程檔案管理的隊伍，對于工程檔案進行統一的協調和管理，并且指派專人負責專項檔案管理工作。建筑企業管理者要對于相關的管理制度進行不斷的完善，并且構建一套科學的檔案管理組織，通過落實不同崗位的職責和權限，層層把關的保證檔案管理工作質量。在日常檔案管理工作開展的過程中，管理者也要通過定期舉辦會議，并且制定和落實工作任務計劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。

2加強宣傳

檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

3規范管理

在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。

4信息化建設

企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。

5做好檔案服務

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。

6結束語

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關鍵詞：檔案管理；電力企業；問題建議

電力作為國民經濟的基礎設施行業，在服務國家經濟發展、服務百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著電力體制改革和企業結構的不斷調整，電力的生產和經營正在逐步邁向一個全新的發展階段。相應的，檔案的利用價值也逐漸被凸現出來。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業的科學決策、生產經營和科學研究提供及時、全面、準確的服務，已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。以下結合本企業檔案管理，談談對電力企業檔案現代化管理的認識。

一、企業檔案管理的存在問題剖析

電力行業是資金、技術密集型的行業，雖然隨著時代的發展，電力企業在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術及管理方在面的原因，與現代企業檔案管理及今后電力發展的需要還存在著一些差距和不足。

（一）電力企業對檔案管理的重要性認識不足

一直以來，部分電力企業只注重加快電力工程的建設，而忽視了企業的檔案建設，導致這些電力企業在檔案管理方面投入甚少，出現檔案室設施不全，保管條件和保管手段落后的情況，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持，使企業對于檔案的需求和利用難以取得預期效果。

（二）電力企業的檔案管理人員素質亟待提高

很多電力企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，相當一部分的電力企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室，這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業經濟的發展，還會在一定程度上增加企業的經營成本。

（三）企業檔案管理現代化體制機制還不健全

電力服務涉及千家萬戶，電力從生產、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜繁瑣的過程，電力企業內部分工較細，為實現管理需要，電力企業建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統承載著大量的電力企業管理信息，并且隨著電力的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，未形成檔案管理部門與各業務部門工作的有效聯動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導致電力企業的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

（四）電力企業檔案管理的理論研究滯后

在新形勢下，電力檔案的管理工作已經成為了電力企業管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關于這方面的理論研究和政策指導還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應該主要研究哪些問題呢？1、電力企業檔案的產權特征和法律地位問題。2、電力企業在產權變更后檔案的流向問題。3、國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。4、電力企業檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。

二、強化電力企業檔案管理的措施

（一）強化法律意識，嚴格規范電力企業的檔案管理制度

電力企業檔案的整理應該按照相應的法規及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》、《歸檔文件整理規則》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等等。

（二）著眼實際，抓好“主體”檔案管理工作

企業“主體”檔案是企業檔案的核心，在抓好其它檔案的同時，著重抓好“主體”檔案的歸檔工作，特別是抓好技術檔案、設備儀器檔案、產品檔案管理工作，及時做好設備檔案和產品檔案的收集、整理與歸檔工作，從而保證企業檔案的完整性。

（三）提高檔案管理人員的業務素質

在新形勢下，要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案干部隊伍。針對檔案工作性質，企業要確定專人管理檔案工作，針對企業檔案管理的特點和管理人員素質差的情況，企業領導要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現場培訓是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓和實際操作結合起來，是受訓人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現的知識結構不合理，年齡結構老化的狀況。最后，還可以通過加強業務研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應新形勢下電力企業檔案管理工作的需要。

（四）進一步加強檔案的信息化建設

網絡技術與檔案管理的結合是時展的必然選擇，以數字化、網絡化為主旋律的檔案信息化戰略，已在全世界范圍內推展；加強企業的信息服務工作亦是企業國際化戰略的重要組成部分，在企業發展過程中，以企業的檔案工作為依托，成立市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，不僅能夠為企業提供咨詢服務，克服企業管理的盲目性，而且能夠為企業的發展起著不可忽略的作用。為了使電力企業的檔案管理信息化更好地發展，我們還是要盡量爭取企業高層領導的支持，使他們能夠充分認識到企業檔案管理信息化的重大意義，進而支持將檔案管理信息化納入企業整體信息化之中。當然，不同電力企業的檔案管理信息化進程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經濟效益好，現代化管理水平高的電力企業，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設；而對于那些經濟效益不好的企業，我們可以采用分步實施、逐步推進的方式。

（五）要切實做好電力企業檔案的安全防護工作

電力企業要積極按照國家關于檔案保管保護的規定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設施。對于那些特殊載體檔案，要采取更為嚴密的安全措施，進行重點防護，盡可能的保證那些涉及知識產權和商業機密的檔案的完整性。

（六）積極搞好開發利用，為企業各項工作服務

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[關鍵詞]：管理人員；檔案規范； 素質業務；現代化管理

[abstract] enterprise file is to show enterprise in production, operation and management of the formation of the activities of to the country, the society and the enterprise has the preserved of the value of all forms of file material. File management results with the enterprise management the organic combination of the decided the enterprise resource allocation orientation and patterns, and decide the enterprise's business landscape and future development, to realize the enterprise management strategy, and constantly improve the efficiency of management of far-reaching influence.

[key words] : management personnel; File standard; Quality business; Modern management

中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號

1. 檔案管理人員管理意識不強，檔案管理不夠規范與服務存在脫節現象

1.1檔案管理人員管理意識不強

一些企業員工檔案意識相當薄弱，甚至有一些部門領導對加強檔案工作的存在偏見，認為加強企業檔案管理沒有實質性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責任制，在管理方式上仍然停留在傳統的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質量的水平。檔案管理人員專業素質不高,目前，大部分企業雖然有了一支穩定的檔案干部隊伍，但管理人員的文化程度和專業素質還不能適應新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內容，進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

1.2檔案管理不夠規范與服務存在脫節現象

目前，在一些企業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：檔號不規范；案卷標題不規范；大部分案卷缺少卷內目錄；組卷混亂現象比較嚴重。一是檔案門類不夠豐富。有的企業只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業業務有關的資料的收集，影響了企業檔案的系統性和完整性。二是檔案資源個別流失。

1.3不斷提高管理效率具有深遠的影響

由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現象；部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。要實現企業檔案管理現代化，首先要進一步解放思想，轉變觀念，認真貫徹執行各級文件精神，不斷強化檔案管理現代化意識，大膽探索符合檔案工作自身特點的規律，能夠有效為當代中國經濟、政治、文化建設服務的檔案工作理論與方法，建立和完善中國特色的檔案管理現代化體系，堅持一切從我國的基本國情出發，從企業的實際出發，制訂檔案工作目標、任務、方針、政策，創造性地開展計算機技術的應用，要拓寬服務領域，提高質量，增強企業檔案工作的生機與活力.隨著社會的發展，工作的深入，各行各業的檔案數量逐步增加，依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要，所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現，為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業領導及檔案管理人員，從思想觀念上對新技術給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，引進使用現代化技術設備，以促進檔案管理工作的健康發展。使用計算機系統管理，畢業論文可對檔案資料進行復制、掃描、取樣，實現企業檔案數字化。通過人機結合的方式，檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序，就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來，大大提高了工作效率。要理解、尊重人才，關心、愛護人才，要努力創造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據企業檔案工作的特點，要合理用人、留人。知識結構要高、中、低配備，年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野，要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作?？缡兰o企業檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業務水平，還要有廣博的知識，強烈的開拓、進取意識，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能，還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能，盡快實現企業檔案數字化。重視企業檔案利用，回饋企業投入。企業檔案是企業建設、生產、經營活動的記錄和匯總，是企業信息資源的匯集地、成品庫，企業檔案雖然本身具有較高的技術經濟價值，但這種價值是一種“潛在的價值”，只有重視企業檔案的利用工作，努力拓展新的服務空間和服務領域，才能為企業創造經濟和社會效益，實現它的真正價值。大力開發利用企業檔案信息資源，為企業發展服務，是現代企業和檔案工作者都應當全力關注并思考的重要問題。

2.深化認識，強化培訓，提高業務素質，實現檔案的現代化與信息化管理

2.1深化認識實現檔案的現代化與信息化管理

首先要提高認識。要充分認識企業檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查.

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關鍵詞：檔案管理；面向對象；UML；網絡

1 引言

在文件管理過程中，不允許有疏忽差錯，任何小小的疏忽都可能對企業的安全造成重大損失。而基于計算機技術的計算機輔助管理檔案的應用，通過借助網絡化、微機化，很大程度的促進了檔案資料的數字化存儲和網絡化服務方面的發展。計算機技術的普遍應用，是檔案管理系統的里程碑式發展。而企業Web文件檔案管理信息系統軟件的應用，則進一步提高了企業對于檔案管理的效率與服務水平，也是使企業經營管理更加趨于科學化、正規化的重要條件。

2 文件檔案管理信息系統

檔案管理信息系統是一個典型的管理信息系統。管理信息系統簡單來講是一種人機系統。該系統在人的控制下，通過計算機硬軟件等辦公設備對所需要的信息進行采集，信息采集后，再通過后期諸如傳輸、加工等措施對所需的信息進行加工處理。而且通過該系統，可以實現企業的集中化式管理。在檔案管理過程中，可很大程度上提高企業的管理水平。

2.1 文件檔案管理

為了達到系統、規范的管理企業，同時又能確保高效的對企業文件檔案資料進行管理，提出了文件檔案管理。文件檔案管理是對文書工作和檔案工作的整個過程進行統籌規劃與科學管理，在滿足企業需求的前提下，以計算機網絡技術為輔助，以文件生命周期理論為指導，將系統的性能發揮到最佳狀態。

2.2 文件檔案管理的發展

計算機技術的不斷發展，使得以電子文件為主的檔案管理信息系統成為各個企業檔案管理的主要形式。此外，檔案管理的形式和設計方法與管理信息系統接近。目前大部分的電子文件、電子檔案與管理信息系統的研究有關。最初的檔案管理是手工工作，既耗人力又耗財力，工作時間也長。而基于計算機技術的管理系統，加速了檔案管理工作發展，同時也使管理檔案得到了很大的創新。計算機技術加速了檔案管理的進程。計算機技術在檔案管理中的運用，有效的保障了企業的檔案管理工作。

2.3 網絡技術與文件檔案管理

隨著 Internet 和 Intranet/Extranet 的快速增長，Web 已經對我們的工作和生活產生了深遠的影響。Web能提供支持所有類型內容連接的信息，用戶存取方便。Web服務技術在文件檔案管理系統中的運用，使數據以分布式存儲且使資源實現共享。在檔案處，用戶可以對所需要的檔案資料進行方便地查詢。此外，通過企業的檔案檢索系統，就可以檢索不同部門的檔案目錄，實現資源共享目的的同時也使檔案資料進行同步更新，極大地方便了檔案的管理。

3 Web文件檔案管理信息系統

以前企業的檔案信息分布于各個部門中，每個部門都有自己的檔案管理規程、系統，但缺乏一個統一的管理，沒有一個有效的信息連接渠道，對企業的檔案有整體全面的管理。因而在管理過程中容易出現工作的重復，也大大增加了出錯的幾率。而如今市場上的檔案管理系統軟件價格較高且不利于維護?；赪eb的檔案管理信息系統，使企業信息共享化的同時也促進了管理水平的提高。對紙質檔案與電子文件的管理也更加合理有效。

3.1 軟件工程

軟件工程是以科學為基礎，在軟件的設計過程、測試評估、運行維護的過程中探索出來的一種方法，可以有效地滿足當前發展需要。軟件工程的原理包括：用分階段的生命周期計劃嚴格管理；堅持進行階段評審；實行嚴格的產品控制；采用現代程序設計技術；結果應能清楚地審查；開發小組的人員應該少而精；承認不斷改進軟件工程實踐的必要性。而面向對象設計的方法，正是根據軟件的特點而提出的。通過了解可知，企業Web文件檔案管理系統是由交互式系統來管理的，因而可以采用 MVC模式。

3.2 統一建模語言UML

上世紀末，UML 成為國際對象管理組織認可的標準建模語言。UML在發展過程中，將OMT等設計方法結合起來，在吸收方法學思想的基礎上，為有公共的、穩定的、表達能力強的特點而著稱的面向對象開發方法提供了便利。UML的強勢發展以及特有的巨大優勢，在未來將是面向對象技術領域內普及率最高的標準建模語言且將長期內占據主導地位。不可否認的是，UML可以大幅度提升系統軟件的開發效率并保持軟件的可持續發展。

對統一建模語言理解需要做到以下三點：統一、建模和語言?！敖y一”是 UML 的核心，它能夠提升研發效率，節省研發支出，降低研發風險；“建模”是UML的使用價值的體現。它通過建模對系統進行控制，使系統變得更容易理解；“語言”是 UML 普遍價值的表現。它是普遍使用的、有特殊規則的一套符號系統。

4 Web文件檔案管理信息系統軟件的開發與研究

在Web文件檔案管理信息系統軟件的開發與研究過程中，為了體現出軟件工程的思想，因此采用先進的軟件開發方法、高效的開發工具。經過查閱了解以及結合國內外的先進檔案管理系統開發使用情況和使用經驗，并根據用戶提出的需求，逐步對所要求的性能進行細化分解，以確保能夠滿足客戶所需。經過研究分析，最終對系統的設計方案提出了以下要求：對企業所有檔案、文件的管理；對檔案、文件的借閱進行管理；系統能夠進行數據交換；在軟件環境發生變化時，系統數據的獨立性要能確保數據的完整性與安全性；數據項設置應符合《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）；記錄并監控系統的操作；系統的界面應友好，便于使用和維護。

為了能夠滿足客戶需求，保證設計目標的順利實現，對基于Web的企業文件檔案管理系統軟件設計，要求遵循以下的基本設計原則：實用性原則；信息集成原則；開放性原則；利用面向對象技術原則；高可靠性原則；易操作性原則；安全性原則。

4.1 文件檔案管理系統采用的設計模式

設計模式，簡單地理解，就是一些設計面向對象的軟件開發的經驗總結，同時也是面向對象的一種設計方案。企業的檔案管理，采用模式設計可以滿足企業對于檔案管理的要求，并建立出企業所需的操作管理界面。交互界面的結構組織模式MVC，可以在滿足企業管理界面要求的同時，使管理界面單獨存在，并不與軟件混淆。文件檔案管理系統采用的是交互系統，而MVC 模式正好可以滿足條件，所以在建立企業檔案管理系統時，可以采用MVC模式。

4.2 程序系統設計

管理系統設計是采用目前最先進的基于WEB的多層B/S結構，同時利用以下開發工具：動態交互式網頁采用 ASP 技術；靜態網頁采用 HTML 4.0 作為程序設計的主要語言；后臺數據庫用SQL SERVER 2000開發網絡級信息庫管理系統。

對系統要求進行分析后，便進入系統設計階段。通過綜合考慮設計過程中所有的技術限制，依照客戶德爾要求進行擴展和細化分析階段。在明確系統設計后，便確定出系統的工作方案，并且該方案是可以轉化成代碼的。根據以上要求，就可以概括出設計過程的步驟：登錄設計；檔案利用設計；檔案續借設計；檔案管理設計；檔案查詢設計；借閱管理設計；檔案統計設計；打印報表設計；檔案銷毀設計；系統管理設計以及修改口令設計。在設計中，就可以按照以上步驟設計出客戶所需的軟件。

5 總結

本論文通過對企業文件檔案管理信息系統的開發與研究，詳細論述了檔案管理信息系統的整個設計過程。將計算機網絡技術應用于檔案資料的管理，使企業有效地掌握、共享檔案資源。設計過程中，嚴格參照國家公文和檔案管理規范標準的要求，運用面向對象的軟件工程設計方法，并結合企業自身的發展要求，開發出了企業文件檔案信息管理系統軟件。該軟件具有實用性強、人機界面友好和操作簡便輕松的特點，對提高企業的檔案工作效率和自動化辦公程度有很大的幫助。

參考文獻

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一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段    

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS　的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。    

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。    

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。    

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。    

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段    

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。    

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。    

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。   

三、電子文件階段    

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿　國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院?中國兵器工業第五設計研究院　召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999　把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。    

機讀文件?僅指計算機識別的文件　最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：    

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。    

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。    

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。    

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。    

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關鍵詞:檔案管理 檔案利用 保密

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)08(a)-0238-01

社會生活中檔案利用的頻率會越來越高,范圍也會越來越廣。怎么做好檔案的保密與利用工作,很多學者與專家也從不同的角度給出了不同的觀點。多年的實踐證明,歷史發展到今天,沒有那一種觀念可以長期的適用于不同時期,只有不斷的創新與改變才能順應發展的步伐。當今社會,檔案資源被廣泛認知與挖掘,做好檔案保密工作,才能凸顯這個行業的重要價值,從而更好的利用它轉變為有意義的社會價值。以下筆者結合自身的工作體會,對檔案管理的保密工作進行分析。

1 做好保密檔案的保密化管理工作

保密檔案應該和其他檔案分別進行保存和管理。給保密檔案設保險柜和防火防盜系統,從基礎設施上保證保密檔案的安全。保密檔案的保密化管理工作好壞與否與檔案管理人員的素質有緊密的關系。因此,提高從事管理保密檔案工作人員的素質顯得十分重要。因其工作崗位特殊,故要求其要有高度的責任心和保密意識和嚴謹的工作作風,防止機密的泄露。在日常生活中管理人員在任何場合都要守口如瓶,把保守秘密安全置于自己的生命之上。加強保密檔案的使用管理。保密檔案的調閱等應該嚴格登記程序。機密密檔案調閱結束后應及時核查,歸檔,防止泄密,一旦泄密,要想方設法進行挽救。

2 做好保密檔案密級管理工作

隨著時間的變化在保管過程中,保密檔案的密級也要隨著時間的推移現實情況去做出合適的調整。這種調整主要是升密、降密、解密三種。我們要依據檔案內容劃密標準,杜絕密級偏高或偏低,密期偏長或偏短等問題的出現。

3 正確處理好檔案保密與利用的關系

保證保密檔案的秘密性是應該的,但保密的目的之一是為了利用,只有得到使用才能體現保密工作的價值,保而不用只會失去保的價值,失去檔案的意義。保守保密檔案是每個從事檔案管理工作人員的應盡的義務。但是檔案管理工作在重視檔案保密的同時,又普遍存在著利用不足,過于重視保密的現象。因此導致大批具有重大價值檔案得不到充分利用,造成資源的浪費,這是因為領導不及時全面的了解情況,合理的利用檔案,檔案管理人員的管理價值觀也有失偏頗。所以,檔案管理部門要轉變過去不合理的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,使這些珍貴的檔案得到充分利用,發揮最大的價值。因此,對保密檔案管理工作來說,保和用都十分重要,失一不可,要很好的協調兩者的關系。只注重檔案的秘密性,而不關心其秘密性的時效和范圍,是錯誤的;但缺乏保密觀念,無度地開放使用范圍,也是不對的。所以,在合理的使檔案為大家利用的同時,還要做好一定保密工作。保密檔案審查工作是檔案開放前的前提工作,其目的是精確合理地區分、核定檔案的開放和使用范圍。這項工作要分三步進行:一是初審,根據檔案管理的標準,對需要使用的檔案進行逐個審查,初步其利用的范圍。二是中審,選擇有較高業務素質的工作人員,重點取舍初審中沒能判定開放與否的檔案,三是終審,相關的上級領導,根據具體情況,進行再審查,最終確定檔案是否開放。根據《保密法》規定,保密檔案劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級。檔案密級的確定,是為了讓檔案管理人員根據具體情況采取不同的措施,使檔案能夠最大限度的發揮作用。密級是隨時間的推移而變化的,當其失去保密價值時應該對其進行公開管理。開放之前必須先進行劃密解密,對檔案的劃密解密工作,應當遵照相關規則,由原確定密級的國家機關和企事業單位或其上級來執行。

4 做好保密檔案利用時的合理監督對策

如何使檔案技能合理利用,又能保證檔案的安全和完整,我們就要在檔案利用時做到合理的監督。要有嚴密而且簡明的檔案利用規章制度,嚴格執行,在實踐中不斷總結,不斷完善檔案利用規章制度如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據具體情況,對不同的使用人員確定不同的開放范圍,規定不同的審批手續,在做好檔案利用工作的同時,更要確保檔案的安全和秘密性。

5 做好電子檔案文件管理中的保密工作

隨著時代的發展,越來越多的單位都實行了無紙化辦公,電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手工管理階段發展到使用檔案專業管理軟件管理階段。管理手段上的變革,必然帶來保密工作方式上的變革。

一是構建檔案管理網絡安全體系。保障企業網絡安全,一般可以通過隔斷來自互聯網的各種安全威脅來實現。目前流行的隔離方式主要有兩種:(1)企業設置防火墻安全系統,企業內網與外網之間通過中間服務器進行物理隔離。(2)檔案數據存儲服務器與外網之間純粹的物理隔離。第一種物理隔離方式,即是采用防火墻安全系統,為檔案數據服務器和關聯計算機配置防病毒軟件,設置人侵檢測系統,對外網進行邏輯隔離,以阻斷外網的人侵行為。同時在外網與企業內網之間設置中間服務器,進行物理隔離。第二種物理隔離方式,即純粹的物理隔離,外網與企業內網沒有使用任何實現連接的軟硬件設備,數據交換全部通過移動介質在內、外網之間進行數據交換,如使用移動硬盤。

二是系統用戶查閱電子文件管理。訪問本企業檔案系統的用戶只能是本單位的職工。在檔案系統正式啟用前,系統管理員應根據本單位職下的職責范圍和職級設置其相應的訪問權限。檔案系統應能記錄并能提供訪間用戶的信息,包括用戶身份、職屬信息、授權信息、用戶請求信息、用戶操作信息等,從訪問權限方面做好電子檔案保密工作。企業信息部門還應配合好檔案部門做好系統用戶的正確使用檔案系統的工作,以防止系統用戶的不當操作造成不必要的損失。

三是保證電子檔案存儲系統運行環境的安全。與紙質檔案管理制度一樣,健全電子檔案管理制度,包括檔案機房管理制度等。

6 結語

總的來說,我們要積極探索檔案管理模式,處理好檔案保和用的關系,使重要的信息化資源發揮最大的作用,促進社會主義檔案管理制度的建設。

創新之處有以下兩點。

第一,關于企業檔案管理的保密問題目前學術界的研究還相對比較少,因此在視角上有所創新。

第二,本文提出比較全面的企業檔案管理保密工作的策略。

參考文獻

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管理主旋律?！娟P鍵詞】創新；國有企業；檔案管理；發展

隨著國有企業的快速發展，企業檔案管理的重要性日漸明顯，檔案管理在國有企業與時俱進過程中扮演著越來越重要的角色。然而，國有企業檔案管理的發展明顯滯后，難以為國有企業的快速發展提供不斷更新的服務職能，因此，探究國有企業檔案管理的科學發展之路勢在必行。

一、國有企業檔案管理的現狀

首先，企業檔案管理體制發展滯后，難以與企業的快速發展相協調。在企業的成長歷程中，企業檔案管理一直處于弱發展狀態，其工作價值沒有得到充分展現和廣泛認可，漸漸成為企業無足輕重的附屬部門。

其次，國有企業檔案管理的工作職能始終局限于“重藏輕用”。國有企業檔案管理的工作人員主要從事檔案的采集、整合、保存等活動，工作職能沒有做到與時俱進，難以為國有企業的發展提高質量及服務。

再次，國有企業檔案管理理念落后，難以適應企業的產業結構調整。企業為了不斷適應社會主義市場經濟體制的發展而不斷進行產業結構調整，必然要求企業檔案管理理念的不斷更新，然而，目前國有企業檔案管理理念缺乏創新意識，始終處于管理鏈條的末端而缺乏主動發展意識，無法形成企業檔案管理的科學化、法制化。

最后，企業檔案管理人員文化素質和業務能力欠佳。在企業的日常管理過程中，企業檔案管理部門經常成為閑雜人員安置的“二線地區”，檔案管理人員缺乏主動發展意識，業務能力停步不前，難以與國有企業的發展相適應。

二、創新唱響國有企業檔案管理主旋律

檔案管理作為企業的一個職能部門，是企業快速發展的忠實記錄者、評價者，更是企業快速發展的促進者，因此，探究企業檔案管理的科學發展之路將會直接促進企業的發展。

（一）創新檔案管理人員培養體系。檔案管理人員的工作積極性和主動性是提高企業檔案利用率的決定性因素。提高檔案管理人員的工作熱情成為創新檔案管理的有力抓手，能夠通過提高檔案管理人員的工作效率，最大限度地提高企業檔案的利用率，促進企業的發展。所以，企業要全力構建檔案管理人員的培養體系，積極為檔案管理工作人員創造再發展、再提高的機會，實現工作人員文化素質和業務能力的不斷提升，使檔案管理工作人員更好地適應本職工作。企業還要為檔案管理人員構建科學的競爭體制，激發檔案管理人員的工作積極性和主動性，通過科學量化和合理評價工作人員的績效考評，為檔案管理人員創造崗位升遷和提高薪酬的機會，實現檔案管理人員的可持續發展。

（二）創新國有企業檔案管理體制。隨著國有企業改革的白熱化，如何科學調控企業檔案管理部門的人事機構，鑄造業務精、能力強的專業檔案管理隊伍，既做好國有企業發展相關文件的“倉庫管理員”，又要主動參與企業日常管理，為企業的科學發展提供一個個成功案例，幫助提高企業重大決策的可行性、科學性和前瞻性，充分發揮檔案管理部門在企業管理體系中的積極作用，促進企業的科學發展。創新國有企業檔案管理體制，使之與企業的快速發展相適應，擯棄傳統落后的管理體制，積極構建能者上庸者下的良好競爭氛圍，全面開發企業人力資源的潛力，為企業的大發展作出貢獻。

（三）創新國有企業檔案管理職能。企業檔案管理要發揮檔案文件管理功能，通過科學整合企業發展信息，科學處理企業的各類檔案，積極開發檔案文件中的信息資源，大力推進企業檔案文件的開發和利用工作，歸納出企業成功發展的經驗，為重大決策提供必要的服務，以此促進企業的快速發展。企業檔案管理還要實現企業文件電子化，組織專業技術人員積極建設數據庫系統，將與本企業發展信息有關的文件全面納入數據庫系統，實現企業檔案管理的電子化、便捷化和高效化，為以后企業管理過程中的文件查詢和信息查詢提供信息化服務，促進企業管理效率的提高。

（四）創新國有企業檔案管理理念。國有企業檔案管理要改變工作方式，走出傳統的“坐以待客”的落后模式，以科學化、信息化的企業檔案管理系統為強大資本，積極參與企業的日常管理，為企業的重大決策提供理論支持。企業檔案管理還要改變落后的檔案管理手段，積極構建科學化、正規化的檔案管理模式，大力提高檔案材料的權威性和嚴肅性，為強化國有企業人力資源的科學配置提高有效依據。企業檔案管理更要提高檔案文件的真實性，實現企業人事檔案管理的規范化、科學化，嚴禁出現個人隨意改變人事檔案的情況，積極構建科學的人力資源管理環境。

總之，積極探究創新對國有企業檔案管理科學發展的推動作用，能夠全面開發企業檔案管理的積極作用，為國有企業的快速發展尋找強有力的抓手，通過提高企業檔案的利用率促進企業的發展。

參考文獻：

[1] 焦曉玲 .國有企業檔案管理， 才智，2012（18）.

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關鍵詞：大數據；檔案管理；存在問題；應對策略

計算機互聯網快速發展為人們帶來了極大的便捷，面對大量增長的數據信息，如何對其進行整合處理，從而使其成為對人們而言更具有價值的信息，是當前所面臨的重點問題。檔案管理作為一項社會性公共服務工作，是現代化建設與發展過程中極為重要的組成部分，不僅與人們的生活和工作密切相關，也關乎著社會的和諧穩定發展。檔案管理主要包括檔案數據的存儲與獲取利用，采集、搜索和儲存等各個環節都是非常關鍵的，隨著社會不斷地進步與發展，每天都會新增大量的數據資料，也增加了工作人員的工作量。因此，在大數據背景下，針對當前存在的檔案管理問題，要充分利用現代化信息技術手段，從而保障檔案管理工作高效有序進行，最大限度發揮檔案資源的作用和價值。

1大數據背景下對檔案管理工作的影響

1.1檔案管理形式發生轉變

隨著計算機技術的快速發展與普及，已經逐漸被廣泛應用于各個領域當中，為人們帶來了極大的便捷，同時也改變了人們的生活與工作方式，傳統文件檔案材料記錄與管理方式也發生了巨大的變化，人們可以通過計算機獲取到圖片、文字等相關信息，不再局限于文字等單一信息載體形式，傳統紙質檔案也逐漸轉變為電子檔案文件，文件的載體形式與呈現方式發生顛覆性改變。網絡技術越來越普及，覆蓋范圍也在不斷擴大，電子文件的載體形式也不再局限于計算機，可以在平板、手機等終端對文件進行審核、傳輸、處理，在網絡環境下幾乎可以完成所有的工作內容。尤其是近年來，大數據、云計算和無線網絡的廣泛普及，各項先進技術不斷創新發展，政府部門也逐漸構建網絡政務服務，大量的檔案數據都上傳到云端系統當中進行保存，同時也能夠實時獲取信息數據，從而實現數據信息的實時共享?；顒蛹皵祿涗浶问截S富多樣化，和傳統檔案文件管理方式相比，有了質的變化，計算機信息技術的快速發展與更新，極大地改變了傳統檔案記錄與管理形式，也為進一步提升檔案管理工作效率與質量創造了有利契機。

1.2檔案管理理念發生變化

計算機技術的普及使得各行各業也發生了巨大變化，越來越重視信息化建設，檔案文件的記錄方式及載體有了巨大的變化，大量的檔案文件資料都逐漸被電子形式所替代，各種格式也越來越多樣化，檔案管理也從以往傳統的紙質載體形式逐漸轉變為電子檔案形式。長期以來的檔案管理理念和方式已經不再適用于當前社會的發展需求。因此，必須要積極轉變傳統檔案管理理念，傳統載體形式，使得信息與載體是不可分離的，兩者也是統一的，因此，大部分情況下，都是對檔案載體的管理。但是電子檔案文件的特質發生了巨大的變化，檔案信息與載體能夠分離，并且信息載體也可以進行轉換，因此，也更加注重檔案信息內容的管理。信息技術和社會生產生活已經融為一體，彼此之間相互作用、相互影響，越來越多的領域及生產活動逐漸應用到網絡計算機技術，從線下逐漸走向線上，現在的人們進行網絡社交，參與各項活動，通過網絡可以完成幾乎所有的日?；顒樱瑵M足所有的需求。在大數據背景下，必須要針對當前存在的問題，不斷地調整與優化檔案管理方式，更新管理理念，積極采用先進的信息技術手段，不斷提升檔案管理水平及效率，同時，也能夠更加安全的保存檔案文件數據，最大程度上滿足大眾日益增長的檔案信息利用需求。

2目前檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理水平不高

當前檔案管理工作開展過程中，雖然相關部門有逐步完善檔案管理機制，但是大部分依然是傳統檔案或者是相對比較簡單的檔案文件管理，檔案文件的收集、整理及開發等一系列工作也都以傳統形式進行，缺乏大數據背景下的信息化檔案管理體系。尤其是經濟水平相對落后的區域，檔案管理信息化建設程度不高，對于大數據、云計算和區塊鏈等新興技術而產生的，缺乏統一的檔案管理機制與方法。信息技術的高速發展為人們帶來了極大的便捷，人們可以通過多樣化的渠道獲取數據信息，傳統檔案管理形式也變得落后，檔案信息開發利用效率也不高。其次，各級單位、機關檔案數字化、信息化建設工作有待進一步加強，對于載體形式的轉換及利用方式，仍有待逐步完善，需要更新相關措施及方法，大量工作有待推進。

2.2檔案管理隊伍與工作需求不匹配

由于多方面因素的影響，檔案管理部門與檔案工作不被重視。檔案管理部門屬于非中心的弱勢部門，對于檔案管理人員的準入標準也并不高。部分機關單位、社會組織不重視檔案管理工作，檔案人員自身的專業理論和技能也不足，對檔案管理工作的整體認知不足，且檔案管理專業技能不強。尤其是在檔案信息化建設與管理工作中，缺乏熟悉先進計算機信息技術且具備檔案業務能力的專業型人才，導致當前檔案管理人員不能很好地接受現代化技術手段。因此，現代化檔案收集、管理以及開發利用工作缺乏專業人才，發展進度緩慢，達不到理想效果。

2.3檔案管理基礎設施不足

大數據時代背景下，大量的數據信息不斷涌現，導致檔案管理工作量不斷增加，且越來越復雜化，對于檔案管理部門及工作人員而言，這也是一項嚴峻的挑戰。相關從業人員必須要充分利用計算機信息技術，更好地開展檔案管理工作。基礎設施及工作場所都是開展工作的重要前提，要投入大量的人力、物力和財力，只有這樣才能夠有效保障檔案管理信息化、現代化建設與穩定發展。當前，許多檔案管理信息化程度有待提升，檔案信息化設備也比較落后、匱乏，如果不能及時更新與優化，將會嚴重影響檔案管理工作的有效開展。尤其是經濟相對落后的區域，受到財力、物力等因素的制約，檔案信息化建設程度不高，且無法滿足時代的發展以及檔案信息的利用需求，和信息化程度相對較高的地區相比，差距也會越來越大。

3大數據背景下檔案管理的應對策略

3.1充分利用大數據信息技術，提升檔案管理水平

檔案管理工作也必須要不斷地更新與優化，積極順應時展潮流，做到與時俱進，才能夠保障相關工作的高效有序開展。首先，應當逐步優化傳統管理方式，不斷地開拓與創新，才能夠進一步推進檔案信息化建設與發展，提升檔案管理水平與整體工作質量。全面落實檔案電子化、數字化建設戰略方向，可通過集中優勢力量攻堅推進檔案館數字化建設。尤其是要對民生檔案資料進行收集整理，同時對其加以開放利用，對于民生檔案數據應當優先接收與建檔，并優先提供使用，惠及廣大群眾。檔案管理工作應當符合群眾的需求，是群眾了解國家政策方針的重要窗口，也是群眾與政府之間聯系的樞紐，要維護廣大群眾的合法權益。全面推進檔案信息化與現代化建設，在保障檔案文件信息安全的基礎上，滿足各級單位對于檔案資源的利用需求，最終實現檔案資源實時共享，更好地服務于廣大人民。

3.2加強檔案管理隊伍建設

檔案管理建設與發展過程中，人才是促進其發展的重要內在動力，切實做好檔案管理工作，首先，要加大思想建設，不斷提升思想素養以及專業能力。應當從長期發展以及現代化建設2個方面入手，通過招考、選拔等方式引進專業型人才，尤其是具備計算機能力，且又懂得檔案管理工作的專業化人才，從而有效改善當前檔案管理隊伍人才不足、結構不合理等相關問題。還應當針對當前檔案管理工作人員的實際情況，定期開展業務技能知識培訓，通過相關活動進行技能的訓練。不斷提升當前檔案管理工作人員的業務水平以及計算機實踐操作能力，能夠充分利用檔案管理系統開展相關工作，逐步提升電子檔案管理水平與綜合能力。通過人才引進，能夠為檔案管理部門輸入新鮮的血液，提升工作人員綜合素養與團隊能力，全面推進檔案管理隊伍的建設與發展，逐步建立起一支業務能力強、具有凝聚力的專業型隊伍，為檔案事業的健康可持續發展提供人才支持。

3.3逐步完善檔案管理基礎設施

檔案管理工作實際開展過程中，現代化基礎設施是非常關鍵的，也關乎著現代檔案管理工作的整體水平，相關部門及工作人員首先，應當不斷更新管理理念與方式，針對檔案管理工作中存在的問題，及時進行處理，全面推進檔案管理工作信息化與現代化建設。除管理理念外，還應當加大基礎設施建設，招聘專業的技術人員，不斷增強團隊的綜合業務能力，配套相關基礎設施，充分發揮檔案管理人員自身的作用和價值。其次，還應當逐步滲透大數據思維，將其與檔案管理工作有效融合?？梢試L試與大數據企業之間建立合作關系，加大設備與技術研發力度，促進設施和技術的進一步融合，從而更好地輔助檔案管理工作的有序開展。將儲存和虛擬技術應用到檔案管理工作中，逐步開拓合作的渠道及方式，充分發揮各項先進技術的作用，推動檔案管理工作的有序開展。

3.4切實做好檔案數據的開發利用

檔案信息化建設的最終目的是為了實現檔案信息現代化利用與管理，通過各項先進的技術手段，實現檔案現代化利用。以往傳統管理模式中，線下審核時間長，且查閱效率低，信息檢索也不全面等問題也比較突出，通過檔案信息化與大數據技術，能夠得到有效解決。通過設置權限管理，可對目錄級、文件名等進行全面搜索，搜索檔案也更加的便捷化。通過精準定位檔案內容，能夠直接下載、打印數字化檔案，實現查閱檔案工作不進檔案室以及不翻紙質實體，這樣能夠有效減少對檔案的磨損，極大地提升了檔案的整體利用率和價值。還可以對各項操作實行權限管理，對檔案文件數據實施安全等級管理，并定期備份，保障檔案信息安全。對檔案信息化管理難點及時予以解決，從而不斷提升檔案管理利用效率。

3.5加強制度體系建設

對檔案資源進行全面整合，就一定完善相關制度體系，國家相關部門要出臺關于電子文檔管理相關法律法規，確保數字化檔案信息的安全性與完整性，為相關工作的開展創造有利環境。其次，還應當出臺檔案數據隱私保護等法規，保障當啊哈文件資源在儲存、整合和利用各個環節中的安全性，保護個人數據隱私。同時，要完善檔案數據資源共享體系與審計制度，明確檔案數據傳播范圍與安全等級，保障各項制度體系落實到位。

4結語

現代化檔案管理工作必須要加強信息化與數字化建設，這也是當前檔案管理工作的核心重點。相關從業人員必須要逐漸打破傳統思維的枷鎖，做到與時俱進，不斷地創新開拓，從而不斷提升檔案管理整體水平，更好地適應現代化社會的發展，在最大程度上發揮檔案信息資源的作用和價值，從而更好地服務于社會經濟發展，服務于廣大群眾。作者簡介：王英利（1971-），男，籍貫：吉林通榆，學歷：本科，職稱：檔案管理員，研究方向：檔案管理。

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