檔案管理基礎范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理基礎，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現代化

一、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3、結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4、范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

2、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、結語

在當代信息化迅速發展的今天，在加強檔案管理工作時，要根據檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代檔案管理的層次和工作效率。

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檔案管理基礎工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規范程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業里檔案管理系統還存在一些問題。

1.1檔案管理人員對基礎工作不重視

檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現缺失、分類不明等現象。檔案管理對企業是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2檔案的分類不合理

很多企業在檔案管理中出現分類不合理的現象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現各種問題。

1.3檔案的編號缺失或不準確

檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業中檔案管理還是按照傳統的進行編號，使得許多新的內容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內容的確定。

1.4檔案管理缺少高素質的檔案管理人員

在許多企業中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結構是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應用，無法正確使用新的檔案管理系統。缺乏應用信息技術的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統，推進檔案管理系統的現代化。

二、如何加強檔案管理基礎工作的有效性

檔案管理基礎工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現檔案管理的現代化就要正確對待檔案管理的基礎工作。切實的落實好每一步。

2.1提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識

在現實的工作中企業要加強對檔案管理基礎工作重要性的培訓，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業的正規程度。

2.2加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化

檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關鍵詞區分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關聯數據庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統的檔案基礎工作是檔案管理工作系統高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現代化發展的。那么引進現代化的信息技術和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規范檔案管理基礎工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設立就要嚴格執行，否則就形同虛設。

2.3強化檔案管理信息系統

信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。

2.4加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。

三、結語

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關鍵詞：改革；檔案管理；服務

一、我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面存在不足呢

檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。檔案管理人員對檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；由于受專業和時間限制檔案交接手續不嚴密，重視不夠，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。 檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

2、檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。檔案交接手續不嚴密，重視不夠。

3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現電力檔案管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、選用準確的文件

選用準確的文件是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行檔案管理時出現重復與低效率的情況等問題。

1、優化館藏、科學保管，提高電力檔案利用效率

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行電力管理檔案后的利用效率。

2、健全檔案管理制度

健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到檔案的依據作用。積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護檔案的真實性、可靠性、完整性。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上電力管理檔案又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案電力管理工作有很大的提高。

3、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

4、健全規范化和科學化的工作程序

由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清輕重緩急，循序漸進 ，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現電力管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

三、結束語

加強電力檔案管理的發展，使檔案工作有新的進展和突破，就要形成一整套新的檔案思想、檔案觀念抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，才能適應檔案事業的發展，才能符合電力檔案管理的需要。

參考文獻：

[1] 夏燕玲. 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 云南檔案, 2010,(03) .

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【關鍵詞】殘疾兒童；檔案管理基礎工作；現狀；措施

為了能夠更好的規范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日?；A工作入手，及時對工作中存在的不足之處進行補充，強化檔案管理基礎工作，以此來有效的提高殘疾兒童檔案工作的質量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續發展奠定良好的基礎，使其成為保障殘疾兒童合法權益的重要依據。

一、高度重視，加強組織管理

殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來，進一步做好殘疾兒童檔案管理基礎工作，從思想認識、到人員及組織等各個方面都要到位，做好檔案收集工作，對檔案歸檔范圍和保管期限進行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗表、父母相關的信息，同時殘疾兒童康復過程中所產生的各種資料也應納到歸檔范圍。

二、殘疾兒童檔案管理的規范化

首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統一規格的檔案袋來對采集到的檔案信息進行包裝和密封，而且在對相關檔案資料進行調集時，要有相關的憑證作為依據，檔案要具有統一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規范化。

其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門的檔案管理人員進行，可以采用編碼形式來對檔案信息進行整理和歸類，以此來提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎。

最后，在對殘疾兒童檔案進行保管過程中，需要保證檔案室環境的適宜性，不僅要具備良好的通風，而且進行除灰處理，控制好檔案室內空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。

三、加強對殘疾兒童檔案形成過程的指導、監督和檢查

殘疾兒童檔案文件形成時，在嚴格對殘疾兒童申請、入戶調查等過程中形成的文件材料進行審核，確保所收集到的檔案資料的真實性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對檔案文件形成的過程進行監督、指導和檢查，控制好檔案形成過程中的質量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時還要確保文件材料的規范標準，確保案卷質量的全面提高，這對檔案后期的整理、加工和利用會帶來積極的促進作用。目前在相關部門和單位中，文字資料形成過程中和檔案管理工作存在相互脫節的問題，兩者各自為政，彼此分割，這對檔案管理工作帶來了不利影響。文件資料形成過程中和檔案管理工作相互關聯，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關文件資料形成的整個過程，同時檔案人員還要積極參與到單位各項行政及業務活動中，對工作的內涵進行了解和掌握，并在工作中做好指導工作，使相關人員在書寫文件資料時要嚴格按照規范的要求進行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對于各科室形成的文件資料要積極主動收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅實的基礎。

四、完善檔案管理設施

檔案管理工作效率會受到檔案管理設備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質檔案的過渡消耗，并且相比傳統的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設備，配備檔案現代化管理所需要的各種設施，加大檔案管理設施的投入力度，培養檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對檔案管理系統進行應用，使檔案管理人員能夠將所學到的理論知識與實際工作有效的聯系起來，從而進一步提高殘疾兒童檔案管理基礎工作的效率。

五、建立檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

殘疾兒童檔案要實現信息化管理，就必須建立檔案管理計算機信息系統，因此，在實際工作中，需要進一步改進和規范計算機條件下檔案管理工作流程，使之適應檔案信息化管理的需要。依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計。在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，應注意到電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時還要重視電子檔案的真實性。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。另外，電子檔案的法律效力問題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

六、結束語

殘疾兒童作為弱勢群體，受到全社會的普遍關注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當前科學技術快速發展的新形勢下，更需要根據殘疾兒童檔案自身的特點，進一步對殘疾兒童檔案管理工作進行規范，充分的利用各種先進的技術來加快推動殘疾兒童檔案信息化建設，更好的實現殘疾兒童檔案的重要價值，有效的保障殘疾兒童的合法權益，使全社會能夠更關心弱勢群體，促進和諧社會的建設。

參考文獻

[1]閆亞平，高建軍.孤殘兒童檔案建立及規范化管理[J].陜西檔案，2012，02：38-39.

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眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

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1目前檔案管理基礎工作現存主要問題剖析

隨著科學技術的普及和發展，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、傳統檔案管理改革不夠，計算機普及程度不高。

傳統檔案管理目前在我國還占絕大多數，正規檔案館計算機普及程度相對好一些，但在機關和企事業單位相對就差很多，比如在住房公積金管理方面，雖然由于行業較新，計算機應用程度還較好，但管理程度就有很大出入，管理也不規范。

2、基礎檔案管理工作沒有一個統一的行業規范。

以住房公積金為例存在的問題較多，首先檔案號不規范沒有目錄號另外一卷多冊的現象也非常普遍；另外案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍，另外部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用，造成資源的浪費。

3、基層單位的檔案管理人員隊伍亟待提高

以吉林省為住房公積金的檔案管理單位為例，從業人員比較雜，專業檔案管理人員奇缺

現存管理人員的學歷結構和專業技術知識存在很大問題，對現有人員的培訓水平也跟不上。

4、檔案管理基礎工作的重視程度不夠

現在的檔案管理工作，雖然在表面上被認為是受到重視的，但在實際工作當中，無論是領導層，還是各部門，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽視了檔案管理基礎工作的開展，有時甚至是流于形式。

2 解決設想

檔案管理基礎工作是一個系統工程，要想達到系統的產出最大，更好的為經濟建設服務必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。同時要齊抓共管，全方位營造和諧氛圍，把檔案管理基礎工作落到實處。

1、充分動員，做好檔案的全面普查工作

檔案普查是實現檔案管理標準化、規范化的第一步。根據整體要求，首先進行檔案的科學普查工作，普查過程中主要是查缺補漏，剔出重復的案卷，提高檔案的使用效率。

2、加強案卷的規范化管理

普查之后要將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。做到流程式管理

3、著錄工作的規范化

規范化檔案管理過程中著錄工作是一個非常重要的環節，著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。各單位要結合自己的實際情況對細則進行分解，以真對自己單位的實際情況。

4、統一分類號，保證檢索查全率

區別于手工檔案，計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜地制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類，然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。既保證了檢索查全率，也提高了檢索的效率。

5、規范化數據準備工作

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作多快好的效果。分清輕重緩急，循序漸進，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。分級次著錄，省時省力，在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。分門別類，充分利用檔案原基礎，對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的問題。

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【關鍵詞】市政基礎設施工程檔案管理 對策

市政基礎設施是指在城市規劃建設范圍內設置，基于政府責任和義務為居民提供有償或無償公共產品和服務的各種建筑物、構筑物、設備等。市政基礎設施工程一般屬于國家的基礎建設，包括城市建設中的各種公共交通設施、城市橋梁、軌道交通、隧道、道路、給水、排水、燃氣、城市防洪、環境衛生以及照明等基礎設施建設，是城市生存和發展必不可少的物質基礎，是提高人民生活水平和對外開放的基本條件。市政基礎設施工程檔案是在市政基礎設施工程建設工程中形成的與工程建設有關，對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖紙、數據、照片、聲像等不同形式的載體的文件材料，它是工程建設的真實記錄，也是一個城市發展的歷史縮影，與工程質量密不可分。

近年來，武漢市城市建設加速推進，呈現出建設規模大，重大工程多，技術復雜程度高，工程涉及面廣等特點。諸多城建重點單個項目投資超億元，有的甚至高達幾十億元。工程項目涵蓋類型也越來越多，由過去較為單一的道路排水工程、橋梁工程，發展為大型綜合立交、過江隧道、軌道交通、全線高架橋梁等多種類型的工程。同時，市政基礎設施工程的基本施工隊伍也呈現多元化的趨勢，一些專業從事鋼結構施工、隧道施工、地鐵盾構施工的公司加入到武漢市城市建設中來。城市建設的快速發展給市政基礎設施工程檔案管理工作帶來了機遇，同樣檔案管理工作也面臨著空前的挑戰。如何加強市政基礎設施工程檔案管理，保證其真實、完整、準確，并得到妥善的保管和有效的利用，為未來城市發展規劃和設施管養提供重要依據，是各工程建設和管理單位必須引起關注的重要問題。

一、加強市政基礎設施工程檔案管理的重要意義

1、工程檔案是工程建設質量狀況的綜合反映。

隨著量化分析和精細化管理的推進，工程建設質量有了一系列精確的評價體系。當對工程建設質量的評價由感觀性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對工程質量的評價就要以工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段進行綜合測評了。由此可見，工程檔案直接反映了工程建設質量。同時，從近年來工程質量事故案例的處理看，一旦工程出現質量問題或重大事故，首先要對工程項目檔案進行全面調查。這是因為工程檔案是工程建設各項活動的真實記錄，具有原始性、真實性、唯一性的特點，它是建設活動的直接產物，全面、綜合地反映工程建設全過程的實際情況，對劃分工程質量責任有著不可替代的作用，是工程建設質量狀況的綜合反映。

2、工程檔案是工程質量管理的重要組成部分。

《城市建設檔案管理規定》明確規定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件”。這就表明，如果工程檔案驗收不合格，工程將無法進行竣工驗收，工程檔案管理已經成為工程質量管理的重要組成部分。同時，建設部《關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》中也明確指出，建設單位組織工程竣工驗收，應當具備工程檔案認可文件。建設行政主管部門在辦理峻工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件。這就再次明確了工程檔案在工程建設過程中的重要地位，并將工程檔案管理作為提高工程質量管理的重要手段。

3、工程檔案是城市管理、發展的重要依據。

工程檔案是工程建設活動的真實記載，直接反映了工程項目建設活動的全過程，因此，工程檔案對市政基礎設施工程建成使用后的管理、維修、養護、改擴建等技術工作的決策、設計都起著重要的憑證和依據作用。凡對某項市政基礎設施工程進行維修養護、改擴建，都必須依據該項工程的設計、施工、竣工驗收等方面的詳細記載即工程檔案制定出合理的方案。同時，隨著現代城市建設的加快發展，城市建設不斷向地下和空中縱向延伸，而這一切建設規劃編制的基礎資料就是前期城市基礎設施工程建設留下的檔案資料，而在建工程的檔案資料又將成為今后城市建設發展的重要依據，市政基礎設施工程檔案資料的重要性不言而喻。

二、當前市政基礎設施工程檔案管理工作中存在的主要問題

1、檔案意識不強。

部分單位對工程檔案管理的重要性認識不夠，重施工管理輕檔案管理的現象普遍存在。市政基礎設施工程檔案資料收集整理，本應始于工程前期運作，終于工程竣工驗收，列入管理日程，同步施工進展。但在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內業資料的收集整理，檔案工作與工程建設不能同步管理，資料不規范、收集不齊全。甚至出現為應付竣工驗收或有關檢查搞突擊、“做”資料，的現象，造成原始資料失真，工程檔案造假。加之市政基礎設施工程大多為政府工程，有的工程因工期緊，協調難度大，基本建設手續尚不完備，更遑論其能夠重視工程檔案建設。

2、工程檔案人員素質有待提高。

一項市政基礎設施工程檔案資料應包括招投標、勘察、設計、施工、監理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業性強。但就工程現場的情況看，大多項目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調人員擔任，大多沒有參加過正規的檔案業務知識培訓，專業知識欠缺。加上現場工作繁忙，人員調動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴重，檔案管理處于一種被動應付狀態，這必然影響到工程檔案的質量。

3、歸檔時間嚴重滯后。

《城市建設檔案管理規定》明文規定：“建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案?！钡F實的情況是，市政基礎設施工程檔案移交普遍滯后，有的工程甚至竣工多年，工程檔案尚未移交。更有甚者，因市政基礎設施工程特殊性，有的工程完工后不竣工驗收即投入使用，其檔案移交工作更是無從談起。

4、工程檔案質量欠佳。

按照相關規定，工程檔案資料應做到圖物相符、數據準確，填寫、審批、簽章手續完備，不得擅自修改、偽造和后補，應達到完整、準確、系統，符合歸檔要求?？蓮膶嶋H的情況看，市政基礎設施工程檔案資料質量尚存在較大差距。有的項目由于搶工期、趕進度等原因，施工過程中將資料工作放在一邊，到驗收時再來補寫，使資料的真實性大打折扣；一些單位為節約時間，只做一份資料，其余全用復印件代替，有的甚至將其它工程的一些資料放入檔案資料之中，從而失去了檔案資料的真實性，降低了檔案本身的價值；部分檔案書寫不規范，紙張破損嚴重，字跡不耐久，不符合工程檔案歸檔的要求。

三、加強市政基礎設施工程檔案管理的對策

1、提高認識，落實責任是做好市政基礎設施工程檔案管理的前提條件。

加大對《檔案法》、《城市建設檔案管理規定》、《建設工程文件檔案管理規范》及相關市政基礎設施工程檔案工作法律法規的宣傳力度，提高全行業特別是領導同志的檔案意識，使他們認識到工程檔案是工程建設的重要組成部分，是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備，是城市建設發展的重要依據。要逐步形成領導重視檔案建設，人人關心檔案建設的良好氛圍。同時，抓好檔案管理工作責任制的落實，明確參建各方和相關人員的檔案管理責任，促進檔案管理工作開展。

2、增大投入，提高素質是做好市政基礎設施工程檔案管理的有力保障。

各工程現場應設置與工程檔案工作任務相適應的機構，配備專門的檔案管理人員，增加人力、物力、財力投入，解決必要的檔案管理工作經費和設施，保障現場檔案整理工作開展。檔案管理部門應定期舉辦檔案管理培訓班，提高檔案從業人員的業務知識和工作能力；要積極主動服務，選派政策水平高、業務能力強的人員充當業務指導員，指導、協助參建單位健全各項檔案管理制度，規范現場檔案資料整理。

3、規范管理，依法治檔是做好市政基礎設施工程檔案管理的首要任務。

為加強工程檔案管理，國家先后制定和了一系列與工程檔案有關的法律、法規和規范性文件，初步形成了我國檔案管理法規體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環節，工程檔案管理工作基本做到了有法可依。在當前的工作中，首要的是有法必依，市政基礎設施工程參建各方要嚴格落實工程檔案管理法律法規，結合現場實際，制定系統、完善、可行的檔案管理制度和操作辦法，使現場的檔案管理工作有章可循，有序開展。同時，檔案管理部門要加大檢查督促力度，對拒不履行檔案管理相關法律法規規定的行為及時采取措施，加以督促。

4、嚴把質量，加強檢查是做好市政基礎設施工程檔案管理的核心環節。

市政基礎設施工程檔案資料的完整、準確、系統是實現有效利用，發揮檔案作用，實現檔案價值的基礎。在檔案管理過程中，要牢牢抓住收集齊全、材料準確、整理系統這三個環節，嚴把質量關。檔案人員應及時了解工程的立項、勘察、設計、施工及竣工驗收等每個階段，掌握工程建設的具體內容，合理確定個環節文件資料的歸檔范圍，做到既不重復也不遺漏；由于市政基礎設施工程建設施工有較大的動態性，所以檔案資料收集整理必須要與工程建設施工同步進行，檔案人員要隨時掌握工程建設變化情況，確保文件資料的準確。尤其是修改有關文件資料時，一定要按照規定的修改程序進行更正，并保留修改依據和過程記錄，保證內容和數據的準確性；在收集齊全、材料準確的基礎上，檔案人員要遵循市政基礎設施工程檔案的形成規律和成套性特點，保持歸檔文件、檔案案卷間的有機聯系，著眼于方便檔案資料的保管和利用，科學分類，合理組卷，確保質量。

同時，工程質量監督管理機構在日常的監督管理過程中，也應加大對工程資料的檢查力度，特別是加大對質量保證體系資料、施工日志、原材料、成品、半成品檢測報告、地基基礎等關鍵部分、關鍵節點驗收資料、監理日志、監理平行檢驗記錄等資料真實性的核查力度，發現問題及時督促整改，問題嚴重的及時采取行政執法措施，保證施工檔案資料真實、客觀、完整反映工程施工進展情況。

做好市政基礎設施工程檔案資料管理是利國利民的一項大事，也是城市建設發展的必要要求。當前，住建部正組織力量對《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》進行修訂完善，這也顯示了國家重視市政基礎設施工程檔案資料管理的決心。各級管理部門和各參建單位，應以高度的責任感和緊迫感推進市政基礎設施工程檔案管理工作，為更好服務于城市建設發展做出新的貢獻。

參考文獻：

《建設工程質量管理條例》

《檔案法》

《城市建設檔案管理規定》

《建設工程文件檔案管理規范》

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【關鍵詞】科技檔案工作 管理工作存在問題 解決方法

整個社會在進步，人類通過創新生產技術、創造基本的建設以及研究自然科學等來促進社會進步，并將這些活動產生的有價值的知識成果通過各種形式保存起來，這是人類社會發展過程的結晶，也是社會進步的證明，這些被保存下來的文件材料被定義為科技檔案。

一、管理檔案中存在的問題

科技單位重視程度不夠，由于一些管理者的還留有以前的管理思想，認為信息管理的工作不重要，因此根本不重視信息管理工作，對科技研究過程中留存的檔案棄之如履，出現檔案混亂、丟失的現狀，甚至有些基層科技單位的檔案管理只是為了應付上級的檢查，走走形勢而已，臨時檢查完了一切又回到了原狀，檔案連基本的分類保存都沒有，長此以往就導致了檔案管理者對檔案管理工作逐漸喪失了興趣與責任感，繼而導致檔案的利用率和開發率大大降低。

管理工作人員素質偏低，由于我國現今的基礎科技檔案管理人員的專業限制，他們曾經所選的專業一般都不是檔案管理的，所以自然而然他們的知識以及對檔案管理的水平有限，因而經常出現將檔案分類歸檔出現錯誤的情況，這為之后檔案的尋找以及利用的困難埋下了禍端，由于工作中的失誤，對檔案管理工作不熟悉導致工作效率低下，在很長的時間里只能完成很少的任務量，長此以往這樣下來會嚴重阻礙我國科技檔案管理的進步與發展。

二、加強基層檔案管理方法

（一）擴大信息的收集面以及儲存量

我們都知道對于基層科技檔案管理工作來說，首要的是進行信息的收集，由于科技關乎很多方面，比如說：自然科學、天文、氣象、生產技術、地質等等方面，關乎地理、農業、工業、天文等等諸多方面，這就導致了科技檔案的數量繁多，種類錯綜復雜，因此檔案管理人員首先要具備的素質就是有著強烈的責任感，其次是要心細，有耐心，主動積極的深入各個行業，吃苦耐勞，積極收集各個行業的信息并加以整合最后分類，以此來擴大收集面。

另一方面檔案管理者應該加強與相關的科研單位進行合作，利用自己的專業知識幫助他們建立健全檔案管理的制度，該制度關于檔案的收集，整理分類，最后歸檔保存，另外可以利用先進的科學技術，擴大數據庫的容量，并對數據庫加以分類，以便之后可以迅速地對找尋相關的檔案以此開發和利用該檔案。

（二）科學的整理檔案

上一小節我們已經提到過了科技檔案種類繁多，來源復雜的特點，所以科技檔案給人們的第一印象就是冗雜零散，因而科學的整理檔案就顯得尤為重要，只有經過檔案管理者將檔案經過科學的整理，將相似的科技檔案進行整理歸納才會體現這些檔案的價值。

我們可以將從各部門收集來的資料按照制定好的規章制度進行分類，相同類別的檔案按照時間順序依次進行編制，然后登記在相關的工作簿中，以便之后進行科技檔案的查閱與利用，但是我們要遵守以下幾點原則，一是我們不能破壞科檔案之間的聯系，要遵守科技檔案的形成規律，二是要充分利用現有的檔案管理資源，三是最為重要的一點，整理好的檔案必須要保管好以便為之后提高開發和利用，所以科技檔案的整理必須有幾點要求來約束檔案管理者，即是檔案的整理必須要完整有序，方便查找。

（三）保障檔案的完整與安全

對于新形勢下基層科技檔案管理來說，收集并整理檔案是遠遠不夠的，還有對科技檔案進行一系列的保護措施，保障我們收集來的科技檔案達到以下標準：檔案完整；連續有致；安全可靠；整體完好，要根據之前的經驗教訓總結檔案損壞的原因，并在此基礎上實施一定的具有針對性的保護工作，采用有技術含量的方法，盡可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障檔案的完整與安全。

在保管檔案的同時也需要延長檔案的壽命。這樣才能放大檔案的價值，采取措施從根本上延長檔案的使用時間，比如說一些防潮、防腐措施，優化檔案存儲的環境，不僅要延長檔案被自然損壞的時間，也要在閱讀檔案的時候盡量減少人為的損壞。

科技檔案作為一種珍貴的研究資源，我們在管理的時候必須要建立嚴苛的制度，杜絕因管理者的保管不當而造成的檔案丟失或泄密等情況的出現，對于需要借閱查詢相關的科技檔案的人，必須要讓他們在借閱之前進行登記，簽名等等措施，并要求他們在一定的時間歸還，并制定一些措施禁止他們進行檔案的外借，亂借，對于那些已經過期了沒有價值的科技檔案來說，也不能隨便丟棄，要按照相關的規章制度進行處理。

（四）實現資源共享

由于科學技術的進步，現今人類的生活以及學習方式中都充斥著計算機與網絡，所以對于新形勢下的基層檔案管理人員來說，他們如今急需要解決的問題就是通過利用先進的科學技術實現科學檔案資源的共享，在我看來，實現資源共享不僅有利于資源的利用減低資源獲得成本，另一方面也方便了科技檔案的存儲，對于那些資料繁雜，年代久遠，損壞有些嚴重的科技檔案可以從紙質版變成電子版，在降低存儲量的同時以另一種方式延長使用壽命。

通過增加相關的資金投入力度，給基礎科技檔管理者配備一些硬件設施，比如說計算機、掃面儀，復印機等等，政府等相關部門對于科技檔案管理者提高計算機和網絡技術的培訓，實現信息的網絡化，電子化，加強科技檔案的信息共享。

三、總結

科技檔案的管理對于基層檔案管理來說十分重要，新形勢下基層檔案管理工作也逐漸走上正軌，我們有理由相信在信息技術的帶動下，基層檔案的管理工作會不斷完善，檔案的完整與安全，信息資源的共享都將得到保障。

參考文獻：

[1]樸立平.對基層科技檔案管理工作的探討[J].科技情報開發和經濟，2012.

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關鍵詞：公積金；貸款；檔案；管理

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）10-0-01

公積金貸款是指由住房公積金管理中心運用職工以其所在單位所繳納的住房公積金，通過委托商業銀行向繳存住房公積金的在職職工和在職期間繳存住房公積金的職工發放的房屋抵押貸款，通過履行一定審批手續，以貸款的方式用于職工籌集住房資金和提高職工的購房能力，從而解決職工住房難的問題。建立公積金貸款檔案是為了把各方在借貸中的權利、義務真實地記錄下來。

一、住房公積金貸款檔案的概念和作用

檔案，是一種文件材料和憑證。運用公積金開展貸款業務是深受廣大職工歡迎的一項惠民舉措，有貸款行為就必然會產生很多文件材料和憑證，這些資料就是公積金貸款檔案的組成部分?？偟恼f來，住房公積金貸款檔案有以下四個方面的作用：

（一）貸款檔案是防范住房公積金貸款風險的憑證。貸款檔案保存了貸款人的資料，具備一定的法律效用。如果當事人違約，或者未能履行義務，就可依據貸款檔案采取一定的行動來降低風險。所以說，檔案的完整程度決定著貸款風險的高低。

（二）貸款檔案是住房公積金規范化管理的基礎。我國自住房公積金制度建立以來，通過多年來的積累，目前公積金數額已非常龐大。住房問題涉及到職工自身利益，如何管好用好這些資金意義重大。公積金貸款業務的檔案管理是公積金管理的一項基礎工作，貸款檔案的規范化管理程度如何，直接影響到公積金管理工作的整體水平，可以說牽一發而動全身。

（三）貸款檔案是加強貸后跟蹤管理的依據。目前，我國公積金管理機構大多推行終身制貸款，而實現這一機制的載體就是貸款檔案。由于還款時間長短不一和人員變遷等因素影響，增加了貸款檔案跟蹤管理的復雜性，同時也進一步凸顯了完善貸款檔案管理制度的必要性和重要性，否則，貸后管理就是一紙空談。

二、住房公積金貸款檔案的特點

（一）長期性。公積金貸款檔案是需要長期保存的文件，檔案內容需要不斷完善、修改、補充，直到貸款還清為止，體現了檔案管理的長期性。

（二）復雜性。公積金貸款檔案是在不斷完善各種手續的過程中逐漸完成的，其中涉及到的部門眾多，材料復雜多樣，來自不同業務部門的各類憑證、票據以及不同行業的資料，很難做到外觀上和格式上的完全統一。

（三）動態性。公積金貸款檔案會根據個人需求和請求的改變而改變，到還清貸款時檔案不可能一成不變，這就要求檔案管理者眼勤手勤，對每一卷檔案都要實行動態化管理。

三、公積金貸款檔案管理中存在的問題

（一）對檔案的重視不夠。在我國，很多人都會有這樣一種認識：檔案嘛，只要不丟失、不泄密就足夠了，當有關部門來查閱的時候，能夠找得到就行了。這種觀念在很多檔案管理員甚至領導心中根深蒂固貽害無窮，是檔案規范化管理理念的大敵。

（二）檔案的不完整和不準確。在收集、整理、審核檔案的過程中，資料不完整的情況時常出現。有些職工認為個別項目不必填寫，自作主張地不填或者隨便填；有些職工則在填寫內容（比如工作單位、聯系方式等）發生變化后不能主動申報修改，造成了檔案信息的不完整和不準確。

（三）管理人員力量薄弱。很多大型的檔案室管理人員明顯不夠，人手不足，加之不少檔案管理人員沒有受過專業培訓，常常造成檔案不能及時歸檔和完善，直接影響到檔案的管理水平。

（四）查閱制度不嚴格。國家對檔案的查閱制度有著嚴格的規定，但是據筆者調查了解，在實際工作中有不少公積金管理中心的貸款檔案管理員不能嚴格按照規范程序調閱檔案，這樣極易造成檔案丟失和貸款人信息泄露。

四、進一步完善公積金貸款檔案管理

面對迅猛發展的商品房交易和不斷暴增的公積金貸款業務，如何完善公積金貸款檔案管理是擺在我們面前的一個重大課題，這就要求我們在實際工作中不僅要嚴格執行檔案管理流程，更要使檔案的管理設計符合自身的業務需要。

（一）建立科學的管理制度。檔案管理有兩大要求，即真實性和齊全性，對貸款檔案來說這點尤為重要。如果貸款檔案不完整或者缺失，就意味著房貸資金面臨風險。為了保證房貸資金安全，就必須建立健全科學完整的檔案管理制度，明確由專業人員進行檔案資料的收集、整理、審核等工作，確保檔案的真實準確和完整齊全。

（二）安全保管貸款檔案。公積金貸款檔案不但涉及金額較大，而且牽涉眾多職工的切身利益。做好檔案管理的制度設計之后，檔案的硬件安全管理就顯得尤為重要了。檔案庫要具備防霉、防水、防火、防潮、防盜等基本條件，如果是數字化管理的單位，信息安全還應排在首位。

（三）嚴格執行查閱審批制度。公積金貸款檔案是為了基于特殊信貸關系之上而建立起來的，其特殊性決定了它的查閱審批制度相較于其他檔案更加嚴格。首先，作為一種職工個人貸款檔案，它要求管理人員應為客戶信息保密。因此檔案管理人員要嚴格執行檔案借閱規定，不論任何人包括政府相關部門，在查閱檔案之前必須經過公積金檔案管理部門批準。一旦出現由于檔案泄密造成經濟損失和糾紛的情況，應及時通過法律途徑來解決，同時嚴格追究當事人的相關責任。

（四）規范整理檔案。貸款檔案不如個人檔案那么多，但也應該嚴格按照管理規范來執行，不能因為量少而采取多人一袋的方法進行保存。在此基礎上，檔案管理人員每年還要定期逐卷整理核對資料，避免因損毀、丟失造成損失。同時要加快推進檔案管理的數字化和信息化，跟上經濟社會的高速發展，真正做到與時俱進。

五、結語

檔案管理尤為重要，它不僅代表著一個單位在某個發展時期的管理水平，更是一個部門、一個城市，甚至一個國家發展水平的體現。我們應該用全新的視角來看待檔案管理，積極探索施行適應現代化要求的新型管理模式，更好地促進社會的和諧發展。

參考文獻：

[1]韋志國.文書與檔案管理，2011（12）.

篇10

會計電算化檔案管理對于各基層單位來說是重要的基礎工作。實現會計電算化后，會計檔案具有磁性化的特點，因此認真分析會計電算化檔案管理中存在的問題，對提高各單位的管理水平有著重要意義。

一、會計電算化檔案管理中存在的主要問題

從傳統的手工會計系統轉變為會計電算化系統后，許多方面都發生了變化，這給各單位的會計工作帶來了新的要素，從而在會計電算化檔案管理中也產生了一些相應的問題。

（一）會計電算化檔案管理內容不全

我國自開展會計電算化以來，實現會計電算化的單位數量很多，但多數單位真正運行時間較短。有些單位為了適應會計電算化系統技術環境、制度環境的變化，對會計軟件進行了升級，而原有的會計軟件及相關資料未能及時進行整理歸檔。這樣，這些會計檔案資料就得不到利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時間的推移，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。

（二）會計電算化檔案損壞嚴重

很多單位在實現會計電算化后，認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，所以會計檔案管理的制度仍沿用手工系統的制度，對保管會計檔案的環境沒有采取任何改善措施，致使防塵、防潮、防毒、防磁的要求得不到解決。由于灰塵過多，使得很多存儲設備無法正確讀出數據或根本無法打開；由于環境潮濕，使得存儲設備變形、發霉；作為保存各種重要數據的存儲設備在多次借閱中，被多次進行讀數據的操作，造成了存儲設備的自然損壞，而使數據無法讀出。這些情況都造成了會計電算化信息系統檔案的人為破壞。

（三）輸出材料達不到規定的保管期限

利用計算機進行會計核算的單位應保存打印輸出的紙介質會計檔案，如憑證、日記賬等，這些會計檔案的保管期限為15年或永久保存。會計業務與其他業務相比，有時又有特殊性，如一次多份輸出，手工系統是通過復寫紙來實現的，那么在資金有限的情況下，考慮到這種特殊的業務需求，在會計電算化系統構建時，在選擇打印機時應以針式打印機為首選，而針式打印機輸出的材料在6、7年后，有的就字跡不清了，起不到檔案資料的作用。

二、加強會計電算化檔案管理的措施

針對上述存在的問題，各單位應采取相應措施來加強對會計電算化檔案的管理，從而提高單位的管理水平。

（一）要統一思想認識

會計電算化與手工會計系統相比，有許多不同，應當在各單位中統一思想認識。因此對于實現會計電算化的單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。不少已實現會計電算化的單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的認識，因此，應當進一步提高會計電算化檔案管理者的素質，把信息化檔案資料的管理落到實處。

（二）注重硬件環境管理

對于會計電算化系統來說，應提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。在擁有針式打印機的同時，再配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以便輸出的紙質會計檔案符合保管要求。選用功能符合本單位實際管理要求的會計軟件，最好是具有會計檔案管理功能的會計軟件。加強會計電算化系統的安全管理，注意進行定期的補丁維護、數據備份，盡量避免因計算機病毒等不安全因素而導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（三）建立有效的會計電算化檔案管理制度

在進行會計電算化檔案管理時，應注重有效管理制度的建立，這對于其管理工作會有事半功倍的效果。

1.建立有效的檔案歸檔制度

會計電算化檔案不但包括原有手工的相應檔案資料，也包括會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。未打印成書面形式輸出之前的會計數據，應妥善保管其電子形式的數據并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

2.建立有效的借閱制度

任何人在借閱會計電算化檔案時，需經財務部門負責人批準，按照本單位會計電算化檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；單位外部人員借閱本單位會計檔案時，要特別注意，必須經主管領導、財務部門負責人批準方可。

3.建立有效的檔案保管制度

在制定會計電算化檔案保管制度時，應依據國家有關的檔案法規、檔案標準等來進行。在進行數據備份時，應選擇優質的存貯介質進行會計檔案數據備份，做好防潮、防塵、防磁、防腐蝕工作；對用來進行數據備份等的電子會計檔案要標明時間、文件內容、負責人員等，并制作檔案管理文件卡片。

4.建立有效的檔案備份制度

對于各單位的會計電算化檔案，應由相應負責人定期將會計數據備份到磁性介質中。由于磁性介質的特殊性，相應管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期復制、檢查，以防止會計信息丟失。同時要建立相應的登記簿，記錄備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。

5.建立有效的檔案權限調用制度

在各單位中，不同的人對會計電算化檔案資料應有不同的使用權限，因此對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。一般數據，可較大范圍共享；保密程度較高的數據，只能供一定范圍內的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，應只有單位的主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣分權設置，可以在一定程度上保證會計電算化檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（四）加強復合型人才的培養