電子化檔案管理方案范文

導語：如何才能寫好一篇電子化檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]單位；檔案管理；現代化；電子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。 

1 檔案管理現代化和電子化發展的必要性 

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國單位檔案管理中的弊端 

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。 

3 單位檔案管理現代化和電子化發展策略 

信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養 

檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計算機管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化 

在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構建檔案管理網絡系統 

在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。 

4 結 語 

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻 

[1]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場，2015（28）. 

[2]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智，2014（36）. 

[3]李麗鑫.淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J].城市建設理論研究，2015（21）. 

[4]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012（2）. 

[5]沈彥.企業檔案電子化管理存在的問題和解決方法[J].企業導報，2010（3）. 

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【關鍵詞】電子檔案管理；科技進步；電子文件；應用1電子檔案管理的現狀

1.1檔案管理的標準化進展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。 檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎。許多單位因實施現行分類法有一定難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施本單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。

1.2計算機技術尚未大規模應用于檔案管理。 由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廠仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

2電子檔案管理中出現的問題

2.1電子檔案管理過程中出現的漏洞

2.1.1對電子文件原稿保存的忽視。 目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2.1.2信息安全與保密問題。 電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。

2.2電子檔案自身的缺陷

2.2.1電子檔案的原始性、真實性、完整性問題。 對于紙質文件來說，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

2.2.2電子檔案的長期可讀性問題。 當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。

3解決電子檔案管理中問題的對策

3．1電子檔案管理的原則

3.1.1規范性原則。 規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

3.1.2可靠性原則。 人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

3.1.3高效率原則。 檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電予化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優良的電子化加工系統，是檔案信息電子化工程的助推器。

3.2解決電子檔案管理過程中問題的對策

3.2.1采取切實可行的信息保護措施。 信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、?！畽C專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

3.2.2重視和加強對檔案管理人員的培養。 在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養，一方面，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔窠人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。

3.2.3加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理。 軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護。參考文獻

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［2］殷濤．如何提高高校學籍管理工作水平［J］.重慶文理學院學報，2010.

［3］張安富，靳敏，我國高校學籍管理改革與發展趨勢分析［J］．理工高教研究，2005.

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［5］劉曉紅．開發學生檔案信息資源提高管理人員自身素質．浙江海洋學院學報．2001.9.60-62

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【關鍵詞】電子檔案；管理；信息安全；對策；設施管理

前言

隨著科技進步，日常辦公與管理離不開電子文件與電子檔案的應用。電子檔案具有許多有點，但是檔案管理工作中發現其也有一定的缺陷。

1.電子檔案管理的現狀

1.1電子檔案認識的局限性

以前對檔案管理都是把檔案袋貼上封條，放在檔案室里，這種做法不利于檔案信息公布于社會、服務于社會，需要使用檔案的時候極其不便，嚴重阻礙了檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著社會主義市場經濟的不斷發展，人們的價值觀念也隨之改變，已經意識到檔案在經濟中的重要作用，知曉檔案信息資源能夠帶來巨大的經濟效益。然而，在實際的檔案管理工作過程中，出現了一些問題，少數人認為單位檔案是單位的私有財產，檔案信息就必須處于封閉狀態，不愿意將檔案放在網絡上進行開放。

1.2電子文件的整理與歸檔受檔案管理標準化進程制約

全系統實施計算機管理的前提與基礎是檔案管理的標準化。國家檔案局頒發的《機關檔案工作業務建設規范》為機關檔案工作標準化管理奠定基礎，然而，這項政策在各級機關中實施，并非易事。多數單位因為實施現行分類法有一定難度，僅考慮本單位的現狀，實施本單位制定的分類方法，沒有意識到檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響。

1.3計算機技術尚未大規模應用于檔案管理

檔案部門的人力、財力比較有限，某些檔案部門沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，用紙質檔案進行再次保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。電子檔案的使用和推廣正處于初級階段，多數檔案管理人員并沒有接受過檔案管理方面的教育，致使檔案人員難以熟練的使用電子檔案的軟件，或者再軟件的選擇上比較盲目，計算機網絡和計算機在檔案管理中的作用沒有充分地發揮出來。

2.電子檔案管理中解決問題的對策

2.1 電子檔案管理的原則

2.1.1檔案管理規范性原則

檔案管理的規范性要求所有檔案信息的電子化盡量用國際通用標準，按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡信息傳遞方式進行檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞應選用統一認可的標準。

2.1.2檔案管理可靠性原則

采取各種檔案管理的技術措施嚴格按照國家制定的規范執行，同時檔案工作的制度保障也是不可或缺的。在電子檔案管理的全過程中，要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意電子檔案管理各個環節遵守操作規程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真。

2.1.3高效率原則

檔案信息的電子化講究工作的效率與效益。選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵靠合理的技術；而優良的電子化加工系統成為檔案信息電子化工程的助推器。

3.解決電子檔案管理過程中問題的對策

3.1加強電子文件全過程管理

電子文件的收集、積累的方法和要求受電子文件的特性限制。出于保留文件重要修改過程的目的，對原稿進行收集和積累。起輔助作用或正式作用的文件及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。

3.2注重檔案管理人員的培養

檔案人員的培養，需要檔案部門和各級政府的高度重視、積極配合，一方面，要多渠道引進專業技術強的管理人員，選擇文書、檔案工作的人員要素質高、思想好、責任心強。另一方面，要對現有檔案人員進行現代科技知識和電子技術的培訓。

3.3選用可行性強的信息保護措施

電子檔案放在網絡并不是百分之百安全，存在著一定的風險性。這就需要電子檔案上網后采取安全保護措施。常用的技術方法有加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等，有效地防止檔案信息被竊取、刪除和修改。不斷改進檔案管理的手段，努力提升電子檔案的安全保護水平。

3.4強化計算機軟、硬件設施管理

軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，檔案管理部門需要配備必要的電腦刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料使用通用格式的光盤進行存儲。及時修補管理軟件的中出現的安全漏洞。在硬件管理上，改善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，注重防磁設施的完善和維護，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

結語：總之，在科學技術不斷發展的時代，在檔案管理的日常工作中，不斷地積累電子檔案管理的經驗，應用先進的電子檔案管理技術手段，把電子檔案管理工作做得越來越好。

參考文獻

[1] 陶園.淺談電子檔案管理[J].中國科教創新導刊.2007,27.

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[4] 何玲.電子政務環境下政府電子文件管理新探索[D].四川大學.2007.05.

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【關鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學校

檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計算機技術為代表的現代科技技術的普及與發展，學校利用計算機技術輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學校電子網絡管理系統。電子網絡管理產生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進行整理、歸檔、保護并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。

一、正視困難，客觀分析學校檔案管理的現狀

當前學校檔案管理領域，信息技術僅僅應用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時共享，制約了檔案資料進一步拓展、應用空間和深度，有效利用率不高。

1.學校檔案電子化管理存在的問題

（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學校教育教學所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時檔案進行分類保存。計算機主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發揮作用。

（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學校的教育教學資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關資料由所屬部門分類保存。

（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實際工作中，文書檔案不對外，進館查閱的人很有限。除了少數教師在晉職、評優時用到，學校檔案的主要用途就是應對上級檢查、考核。真正使用時，由于檔案歸類不是按照事務而是按時間和時限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。

2.學校檔案電子化管理存在問題的原因

（1）思想認識沒有達到應有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認識到檔案的價值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質檔案到電子檔案改進的過程中轉變了一些觀念，但也是認為只要把檔案收集整理好，用時能拿出來，檢查時能通過，就是做好了檔案管理工作。

（2）電子化管理沒有達到應有的深度。一是學校硬件和軟件支持不到位，電子設備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習慣，實行管理人員建檔，電子保存保管，紙質信息流轉。三是對檔案管理沒有進行完整的探索研究，導致信息化在檔案管理上應用不廣不深。

二、科學創新，積極探索學校檔案電子化管理的新方法

學校教育教學方式的變革，也影響到學校檔案管理的變革。學校改革和發展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創新上下功夫，才能在發展中求得生機與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。

1.科學思考，探索學校檔案電子化管理的思路

（1）加強對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當成工作中的一個重要課題來研究，要深入學習關于檔案管理的專業知識，全面認識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進行梳理細化，總結出對學校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應用深度。

（2）加強檔案電子化管理的規范建設。做好學校檔案電子化管理，首先應該確立一個標準，厘清分類方法，明確各部門責任，統一檔案工作各個環節的管理和技術操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內部網絡移交學校檔案室，縮短交接時間，簡化交接方式，提高工作效率。

2.勇于實踐，創新學校檔案電子化管理方法

遵循“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學校特點的電子檔案管理運作機制，實現學校檔案的電子化管理。

（1）確立歸檔標準。大的方面沿用長期以來的學校檔案管理中約定俗成的時間期限要求，以時間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時檔案中，再按部門分類，分成文書、財務、德育、教學等類別；在每個小類別下，再按事件進行分類，將學校內的各類教育教學事件條理清晰地歸類存檔。

（2）設定范圍密級。 檔案的收集范圍是按上級統一規定進行的，一般包括反映學校各項工作的文件通知、計劃方案、過程記錄、成果展示等；表現形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發文等。檔案密級的確定由學校領導負責，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學校內教職員工開放。

（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規定的時間內，按照規范檔案管理標準，將學校相關的檔案材料歸檔上交至學校檔案室。因為檔案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內容，只有部門具體負責人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通過采用數據遷移技術，實現了檔案管理系統與學校網絡平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網、校園FTP等平臺中調取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質檔案，則掃描成圖片形式存檔。

（5）深層次利用檔案。各部門負責人和工作人員按不同權限，可在網絡上直接查閱檔案，實現了各部門信息共享，滿足了不同層次領導和教師的需求。

三、有效利用，努力提升學校檔案的利用率

學校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實現信息增值利用提供了便利。而要提高學校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個方面。

1.強化服務意識

檔案管理員要提高思想認識，熟記檔案管理的規范制度，熟知檔案的歸檔時間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務，千方百計地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。

2.加強宣傳力度

檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導人們利用檔案，擴大檔案信息的利用范圍。

3.提升自身素質

加強政治學習與理念學習，掌握相關檔案管理知識，充分認識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業觀，做到思想到位、職責到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅持原則，愛崗敬業，認真履行崗位職責。針對工作中出現的新問題，結合工作實際，積極探索，主動思考，盡職盡責做好工作。

隨著電子網絡技術的不斷發展，學校檔案電子化管理必將產生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強自身業務學習，與時俱進，在應用中發現問題，在思考中解決問題，將學校檔案電子化管理推向新的高度。

參考文獻：

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[2]以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J]，王學梅，淮海工學院學報，2010年第8卷第8期，130-131

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1 醫院檔案管理工作的重要性以及面臨的主要問題

1.1 醫院檔案的作用

醫院的檔案具有很多的作用，首先醫院的檔案可分為醫院人員檔案和病患的檔案，這兩種檔案對醫療工作都具有重要的作用。

病患檔案可以相當于病歷，記載了了病人之前所患病癥，相應的處理方式，以及有無家族病史、過敏史等重要醫療資料。這些資料對于病患的醫療工作有著極大的幫助，一方面可以免去醫生詢問病情的一些步驟，同時對醫生判斷病人疾病的發展有著很大的幫助，醫生可以參考之前的用藥方式，然后在根據現在病人的狀況，提出適合病人醫療的一個方案，醫療方案具有針對性，醫療效果更好。同時醫院可以根據一個時期的病歷進行分析，研究相應的流行病的趨勢，對工作重心進行合理的調配，起到預防流行病作用。醫院人員檔案是醫院對于人員管理的檔案，記錄了醫院工作人員的工作能力，以及相應的病患評價，然后根據相應的情況對有關人員的工作進行鼓舞、獎勵、或勉勵等。這種方式能提高醫院人力資源的優化。

1.2 醫院檔案管理中的主要問題

在醫院現在的檔案管理中，有些知名醫院以及開始了網上掛號，網上病歷的模式。但是還未普及到鄉鎮上的醫院。大部分的醫院的檔案管理系統都是存在很大的提升空間的。隨著環境污染和食品安全問題的加重，以及養生健康話題在自媒體上的大量傳播，人們對健康越來越重視，醫院的患者也不斷的增加，這給醫院的醫療能力提出了較大的挑戰，醫院面臨人手不足的狀況，在這種形勢下，檔案管理工作人員被壓縮，因此造成了檔案管理工作的推擠。有關人員為了相應的工作進度，簡化了病歷建設工作，只對病人的基本信息進行記錄，對病人的病情和用藥等信息記錄減少，同時因為任務重所以容易出現錯誤和偏差，因此在醫生的利用病歷時得不到有效的信息或者信息錯誤，導致醫療判斷失誤，造成治療效果的下降。同時在檔案的查找中存在一定的問題，經常出現查找失敗的結果。對于檔案的日常維護和安全也是醫院檔案管理面臨的重要問題。利用局域網建立的網絡安全性較低，沒有相應的防火墻措施，所以對非法入侵的地域能力較差，一般泄露就會對病人的大量個人信息造成侵犯。另一個方面，醫院人員的電腦操作能力一般不高，長時間使用不進行一定的系統維護，有著很大的系統崩潰的危險。所以檔案信息化的系統維護管理是影響檔案管理工作的一個重要因素。

2 醫院檔案管理的創新工作

2.1 檔案管理方式的轉變

傳統的檔案管理方式過于單一，造成管理難度大的問題。在過去的檔案管理中，計算機并不是十分流行，因此主要采用紙質檔案的管理方式，紙質檔案在管理中存在較多的安全隱患，一旦發生火災等險情，這些檔案就會不復存在。并且長時間的保管中，還會出現紙質變黃的情況，造成信息的缺失。在這種情況下，隨著新時代的來臨，計算機的應用也更加普遍。將檔案管理朝著電子化的方向發展具有重要的實踐意義。電子檔案管理方式能夠有效的避免上述問題的出現，并且還能夠為醫院節省出大量的空間，無論病人多少，只要將信息資料輸入進電腦之中，就能實現管理的目的。這樣一來，醫院的檔案就能得到更加有效的保護。在現代化的發展過程中，信息技術確實為檔案管理起到了重要的作用。例如在病人取藥的過程中，醫生會將藥方輸入進電腦中，患者只要前往藥房取藥即可，實現了信息一體化的進程，同時也大大提升了工作效率。

2.2 檔案電子化管理中的安全措施

第一，設置訪問權限。很多大型醫院的因為人流量大，工作人員多，所以無限制的訪問權利只會讓檔案丟失，因而要限定檔案管理的訪問權利。一般而言，只有主治醫生及醫院管理階層的人有訪問權限。這樣訪問的范圍就控制在了較小的范圍內，保證了檔案的安全性。

第二，專業管理人員。雖然減去了紙質檔案的很多麻煩問題，但是電子檔案管理依然需要專業人員的及時管理和維護。一般而言，除了每天及時入檔以外，管理人員還要及時清理已經超過保管日期的檔案，對電腦進行及時的保養維護，防止因為系統崩盤而使檔案丟失的情況發生。

第三，技術維護。隨著計算機技術的不斷進步和發展，越來越多的地方開始普及計算機，實行電子管理。但是同時隨之而來的是黑客技術的不斷進步。很多著名的醫院，他們經常會接待一些重要的人物，這些人在社會上有重要的地位，同時他們也更加看重這些信息的安全性。黑客入侵醫院檔案管理系統，竊取他們的私人信息，為了防止類似情況的發生，醫院要聘請專業的技術人員，定期對電腦進行清理和檢查，防止黑客入侵導致信息外泄。

2.3 檔案電子管理中的問題和要求

雖然計算機的不斷發展極大的方便了醫院檔案的管理，但是在管理技術上依舊不是很完善，還存在有很多漏洞，不斷提高計算機技術水平，加強安全性能管理是現代電子化管理的一大要求。醫院在這一方面的發展也是不容忽視的。只有重視計算機發展問題，不斷從中提高管理水平，才能做好新時期的檔案管理工作，確?；颊叩碾[私安全。4、檔案管理創新發展的未來。

檔案的創新管理是計算機的應用管理，是電子化、網絡化、自動化、智能化的管理。同時也是不斷面臨挑戰的管理。檔案管理也要堅持與時俱進，保證管理技術的及時更新發展，最新技術的及時接收學習，這樣發展的檔案管理的未來才是更加優越的管理技術和管理方式。新時期的檔案管理的發展未來是值得期待的，也是難以預測的。

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關鍵詞：檔案管理；檔案信息化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 14-0000-01

檔案信息化建設是一項長期全面而又具體的工作，是運用多學科知識和專業配合，多個部門之間相互協調以及多個環節相配套的復雜系統。檔案信息化建設由布局走向整體，通過與電子政務建設的緊密結合，成為國家信息化戰略的重要組成部分。因此，要加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，從各方面加強檔案事業的信息化建設。

一、檔案信息化建設的現狀

（一）社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。檔案部門使用的計算機型號不統一，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進程。

（二）檔案管理工作標準化規范化仍需改進。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某一個系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類辦法及有關規定已不能完全適應。

（四）檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息化建設的意義

（一）加強電子檔案管理，有利于節省人力物力。在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強電子檔案管理，有利于提高服務質量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

（三）加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、檔案信息化建設措施

（一）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

（二）規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

（三）提高現代化管理手段，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識網絡化管理和數據化管理，實現信息共享共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重，選擇的軟件具備規范化通用化，并有很強的包容性。

（4）加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設應有理性的思考。檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。

參考文獻：

[1]彼得?萊曼.把萬維網檔案化[J].信息化參考，2004（13）.

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0 引言

如今，隨著知識經濟時代的到來，無形中改變了人們的生活和工作方式，信息通過計算機技術的整理，越來越便捷化、電子化，而電子文件的檔案化也應運而生，越來越受到人們的青睞。當然，在科學技術不斷創新發展的當下，在信息時代日新月異的今天，電子文件趨于檔案化管理是新型管理模式的產物，實現了我國檔案管理工作的規范化、便捷化。

1 電子文件的檔案化管理

文件檔案管理的電子化發展有效彌補了傳統紙質檔案管理的缺點，一種新型的管理模式廣泛應用推廣，在計算機技術與網絡有機結合的作用下，檔案管理實現了統一管理、規范管理，更加清晰化。這種管理應用模式在電子計算機網絡中進行存儲，有序分類整理，方便快捷性能大大提高，其長期高效的管理讓檔案管理服務工作為城市管理的安全穩定發揮了巨大作用。

2 電子文件檔案化管理的優勢

2.1 檔案資源實現了共享

傳統的檔案記錄由于是紙質記錄，在檔案使用時帶來了時間及空間的諸多限制，而電子化的文件檔案管理形式，則彌補了傳統記錄的缺陷，完全不受時間和空間的影響，通過計算機網絡的系統管理實現了檔案信息資源的共建共享，解決了紙質檔案存在的問題，而且電子檔案可以在電腦終端進行互相傳遞，大大提高了服務效率，使得檔案資源跨越了地域限制，可以在任何地方查閱，充分發揮了檔案利用的價值。

2.2 存儲占用的空間小

傳統的紙質檔案隨著信息內容的不斷增多，在保存和管理工作中相應需要占用的人員、空間就相應增加，極大的浪費了人力物力。而對于檔案管理的電子化過程中，工作人員將檔案文件內容存儲到計算機的硬盤中，并加以分類保存，硬盤的存儲量是非常大的，上萬張紙記錄的信息通過電子化處理后占用的內存都能進行保存，這正是檔案管理信息化的優勢所在。

2.3 電子文件檔案化管理操作簡單

通過相關檔案人員利用計算機進行操作，將文件內容輸入到計算機中，檔案文件管理電子化實現了建立，在增加或刪除相應檔案時都可以通過計算機進行，與傳統紙質檔案不同，避免了修改痕跡的工作，讓更改檔案變得容易許多，規范了檔案管理，在日常查詢中節省了大量時間和精力。

3 電子文件檔案化管理新思維

3.1 工作流程介紹

對于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相關部門在進行電子文件檔案化管理過程中，一是對需要記錄的檔案文件進行搜集分類整理，同時借助掃描儀先將內容掃描到計算機中，通過互聯網傳輸顯現到工作人員的視野中；二是把需要的內容文件集中匯總到計算機中進行保存；三是將分類保存整理好的電子檔案信息分享發送到各個檔案管理部門，通過這種信息共享的方式，各個檔案部門對電子檔案信息結合本部門職能進行篩選，根據不同的內容在計算集中進行保存儲備，并根據實際進行修改完善。當然，為了提高檔案信息的安全性，防止計算機被黑客或病毒破壞，對于重要的檔案信息要進行備份，或者采用更加安全的措施進行保管。

3.2 電子化文件應遵循順序整理

檔案文件管理通常會通過日期進行屬性區別，由于文件在更改或者備份時，文件中的日期標識是不會發生變化的，所以電子化檔案文件管理時，應重視管理的順序排列，無論在查找、更改或是共享時，都會提高服務的使用效率，避免排序不當造成的混亂，或查找的不方便，只有這樣才能保證檔案管理的規范有效使用。

3.3 電子文件檔案化管理的注意事項

電子文件檔案化管理的安全保障也不同于傳統紙質檔案管理方式，對于加密和重要的文件資料，在保管過程中往往要加強安全保障，我國計算機安全網絡并不能保證檔案文件的絕對安全，所以通常在保存時對于重要文件應采取加密隱藏的方式，并使用防止病毒或惡意程序侵蝕的安全軟件進行防護，避免重要文件的竊取、丟失等情況發生，所以相關管理人員在日常的電子化檔案信息管理時，應對重要文件提前備份，確保檔案信息的安全性。

3.4 電子文件檔案化管理的檢測與維護

電子文件檔案化管理工作內容是不斷增加的，由于其存儲載體通常是硬盤、U盤或者是網上云盤等，這些存儲介質的特殊性往往會受到外界因素的干擾，所以在存儲歸檔的同時，應對存儲設備進行日常維護修復，專業檔案管理人員需要對計算機進行定期檢測，數據采集修復也是不可避免的，只有細心維護，才能保證文件檔案電子化的安全管理?？傊?，進一步加強對存儲載體的檢測和維護工作對于保障檔案管理工作的安全性意義重大，及時檢測、及時處理出現的問題才能保證存儲設備的使用效能，針對檢測出的問題進行標記研究分析，制定檔案信息化管理技術方案，是優化電子文件檔案化管理的重要途徑。

4 電子文件檔案化管理的應用前景

4.1 信息化將進一步推動傳統檔案管理的變革

隨著檔案信息化的深入推進，使得傳統檔案管理向數字化邁進，檔案管理漸漸適應了從紙質環境向數字環境的轉變和遷移，檔案信息化使得檔案工作的管理從方法、理念、流程等多方面產生了明顯的差異。信息化、數字化的到來，讓以手工操作為主的傳統檔案管理方式淡出了人們的視野，通過運用計算機技術將歸檔、館藏建設、目錄、統計等各項業務順利快速開展，數字化給電子文件檔案化管理的各業務環節實現了無縫銜接，大幅度提高檔案管理的效率和質量是毫無疑問的。新的技術、新的模式不斷促進檔案管理的自動化、現代化發展，并激發檔案保護的新思路，徹底改變了檔案目錄檢索方式，檔案資源數據庫的探索建設，檔案網站的創新開發，都使得傳統檔案業務工作插上了新的翅膀，不斷向更加規范高效的模式邁進。

4.2 促進檔案工作標準規范體系的完善

文件檔案的電子化發展有利于電子文件管理標準體系的建立與完善，我國傳統檔案管理的標準規范在長期發展過程中逐漸健全，但為了適應新技術、新環境，尚需將部分標準進行修訂，建立新的標準規范。

4.3 提供更多的有效資源與服務

電子文件檔案化管理滿足了當代社會的日益增長的檔案信息需求，不斷推進了檔案信息資源的深度開發利用，信息化的最大優勢就是以先進的技術手段實現了最大范圍的信息資源共享，實現了檔案管理的真正價值。正是基于種種新模式帶來的社會效益和經濟效益，有計劃、分步驟推進傳統檔案管理的數字化發展，是今后檔案信息化建設的重要方向。

4.4 推進信息技術應用的縱深發展

電子文件檔案化管理的信息化、數字化發展體現了信息技術應用的縱深發展，以數字檔案館的應用為例，其中就應用到信息掃描技術、識別技術、圖像處理技術、光盤庫技術等諸多數字化關鍵技術，而數字檔案館的建設也是現代信息技術與傳統檔案管理深度融合發展的成功結晶。

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1.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的必要性

疾病預防控制檔案所包含的內容較多，既有各種規章制度，也有統計數據、研究報告，還包括衛生監督相關資料，其管理的規范及利用具有重要的現實意義，特別是隨著社會公眾對政府服務信息公開期望的增強，這種規范化管理將為信息的公開和利用奠定堅實的基礎。

1.1疾病預防控制檔案規范化管理有利于推動各種法規制度的執行

疾病預防控制法規制度是檔案管理的重要內容，而規范其管理，既可以便于政府決策者、相關監督機構以及社會公眾查閱，而且這種系統性的存檔可以為執法過程中執法人員提供參考，從而便于制度法規得到執行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預防控制檔案中包含大量的調查報告、統計資料以及疾病材料，這些調查報告與材料既包含對以往數據的一種統計，可以發現各種疾病預防事件的發展規律，從而便于人們從規律中得到啟示，做出有針對性的安排，盡可能的推動疾病預防與控制，也包含當時針對疾病預防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類似疾病出現后采取有針對性的措施提供參考。

1.3有利于強化衛生監督與管理

疾病預防控制檔案還包含對學校、對國境口岸的衛生監督資料，截止2012年，全國被監督學校達到22.4萬所，78.2%的學校已建立學生健康檔案，這些檔案的管理對于預防疾病控制，推動衛生監督與管理具有重要的價值。

2.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的基本途徑

要對疾病預防控制檔案進行規范化管理，并推動其應用開發，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規范化管理與利用水平。但從實踐來看，目前這種開發應用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務決策、服務社會的作用尚未得到全面的發揮，這為未來進一步加強檔案規范化管理與應用提供了方向。

2.1疾病預防控制檔案規范化管理的基本途徑

疾病預防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷毀等內容，其規范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規范化，即要針對疾病預防控制的實際情況，制定細化的、針對性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個環節都有制度可依，有制度可執行。其次，管理流程的規范化，在實踐當中，涉及檔案管理的各個流程要規范，如檔案的存檔要有責任人簽字審核后依照一定的規則分類存檔，在檔案的借閱中要有負責人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續。通過流程的規范化推動管理的規范化。再次，管理服務的信息化，即要充分利用信息技術帶來的便利，利用電子檔案等方式將紙質檔案轉化為電子檔案，做到紙質檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時這種電子化管理還可以為檔案查詢等提供便利。

2.2疾病預防控制檔案規范化利用的基本途徑

疾病預防控制檔案規范化利用包括供衛生、疾控部門利用，還包括供研究者、統計單位利用，其規范化的利用途徑也包括三個方面。首先，對檔案數據的開發利用，通過統計軟件或者統計手段，挖掘數據中隱藏的信息，通過數據挖掘找出疾病預防控制的內部規律、發展態勢，從而為相關個體提供參考。其次，對疾病預防控制經驗的對比總結，通過對同類疾病不同預防控制方案的比較，對不同疾病應對方案的比較，可以發現各方案的優劣，從而便于形成一套完善的應對方案，以提高疾病預防控制能力。再次，對疾病預防控制問題的查擺，通過對檔案的查詢，可以發現疾病預防控制中存在的突出問題，這就為問題的解決提供了方向。

3.促進疾病預防控制檔案規范化管理與利用的思考

疾病預防控制不僅事關政府部門各項工作，而且與群眾生活密切相關，因而規范其檔案管理是一項影響深遠的工作。實踐當中，要以基礎設施的完善為前提，以檔案管理的創新和檔案利用的創新為導向，積極推動檔案管理的規范化。

3.1完善基礎設施為檔案規范化管理與利用奠定基礎

檔案規范化管理與利用的前提是有完善的基礎設施做為保障，首先，要積極構建檔案管理場所，特別是基層疾病預防控制單位，要積極利用現有的辦公場地開設專門的檔案室，并購買檔案架、檔案袋等配套設施，通過設施的完備推動檔案管理的規范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開發各種軟件設施，疾病預防控制部門要通過與檔案管理軟件供應商合作，開發出符合疾病預防控制部門實際的管理軟件，通過軟件實現檔案數據的查詢與管理。特別是，這一過程中要積極推動檔案的電子化管理，通過將紙質檔案進行編碼，并與電子檔案相對應，做到紙質檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創新渠道推動疾病預防控制檔案管理規范化水平的提升

首先，要創新性的完善檔案管理制度，在貫徹執行《檔案法》等國家法律法規的前提下，要根據檔案管理信息化等要求，制定出臺適應時代要求的檔案管理制度，如信息化條件下的檔案信息歸檔制度等，以此提高檔案管理水平。其次，要創新性的完善檔案管理模式，在當前疾病預防控制檔案分級管理體系下，要通過規范化的制度明確歸檔信息的收集、整理、存檔工作，避免由于工作銜接失誤導致信息失真。再次，要創新性引入檔案管理新理念，將服務等理念貫穿到檔案管理工作當中，提高檔案管理水平。

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關鍵詞：檔案；管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）35-0128-02

檔案管理，亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理工作的內容主要由檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。在當前社會經濟全面發展的情況下，檔案管理工作迎來了全新的發展和挑戰。社會經濟發展越來越離不開檔案信息資料的運用，尤其是在經濟飛速發展，知識經濟突飛猛進的時代，對科技檔案的需求不斷增長。檔案管理工作迎來飛速發展的同時，也存在著問題，主要表現在檔案管理意識上、管理技術上和管理制度上。本文以此三問題為闡述核心，并提出相關對策分析，以期對檔案工作有所幫助。

1 當前檔案管理面臨的問題

1.1 案管理意識上：管理與服務

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。并且檔案工作的管理屬性，一直以來為檔案工作部門所推崇。

管理屬性也是與檔案工作的內容性質有密切的聯系，由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放?；诒Ｃ艿男枰鞴軝n案的部門往往以行政的角度來看待檔案工作，將檔案工作作為一個管理工作。同時，就檔案管理工作的客體來看，檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，需要嚴格的保存。這些都使得檔案工作的管理屬性具有正當性。但是，檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。從這里可以看出，檔案管理工作不僅僅具有管理的屬性，更具有服務的屬性。

雖然檔案管理工作具有管理和服務的屬性，但是目前來看我們檔案管理工作仍然偏重余管理，這點可以從“檔案管理”這樣一個概念名稱可見一斑。然而，時至今日，社會形態和經濟結構發生了翻天覆地的變化，社會主義市場經濟建立，知識經濟時代來臨，互聯網改變了生活。人們生活在一個信息爆炸的年代，社會生活的各方面對信息的需要極為迫切，尤其是以知識產權為代表的知識經濟，對各種科技檔案的需求尤為急切。社會經濟發展對檔案管理工作提出了更高的要求。這種要求在檔案管理工作的意識上表現為，檔案工作以服務為主。而目前檔案管理工作仍然突出管理的屬性。這點與社會經濟發展的需要相矛盾。這個也是當前檔案管理工作所面臨的一個問題。

1.2 檔案管理技術上：互聯網化

檔案管理工作是一個系統性的工程，為了能夠安全、快捷和長久保存檔案的需要，檔案管理工作在技術上會采取一些特定的技術手段。傳統的檔案管理技術上采用的仍然是以紙質文檔資料為主的技術手段，有些地方的檔案管理工作仍然采用卡片文字檢索目錄，效率低下。同時，基于以紙質文檔為主的檔案管理技術，使得檔案的傳播效率低下。有些檔案管理機構對一些珍貴的檔案資料，以保存為由長期庫存，與世隔絕。雖然這樣做能夠較為安全的保護檔案，但是極大的阻礙的檔案信息的傳播?；ヂ摼W極大地改變了當今社會的形態和經濟發展。對檔案管理工作而言，以互聯網為代表的電子信息化技術極大的方便了檔案管理工作和檔案信息的傳播。以電子信息化技術為代表的互聯網技術，使得檔案的載體發生了變化、檔案的分類、檔案的接受保管發生了巨大的變化。

在檔案的載體上，原來由紙質為主轉變為現在的電子化文檔。通過計算機和各種掃描設備，將紙質文檔轉換成電子文檔形式。而電子文檔的保存和傳輸遠比紙質文檔較紙質文檔更為快捷方便。在檔案的分類上舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。電子文檔的出現使得檔案管理工作者必須在產生電子文件的源頭進行檔案的監督指導職能。面對互聯網化的影響，檔案工作者必須掌握各種信息化技術手段，學會對電子文檔真偽的辨別技術，同時必須面對電子檔案容易泄密的和防止黑客損毀電子檔案的危險。

1.3 檔案管理制度上：法制化和標準化

檔案管理工作最基本的要遵循集中統一管理國家檔案的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統一的法規進行管理。檔案管理工作的內在要求決定了，檔案管理工作必須實行法制化，尤其是在當今信息化的檔案管理環境中更是如此。雖然檔案管理工作在制度層面上已經有了《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為代表的立法和部門規章，但是目前的檔案管理工作中法制建設仍然落后于當前的社會經濟發展需要。我國社會經濟的飛速發展，人口大量遷移，檔案工作遇到了各種新的問題，而在全國層面上缺乏全國適用的相關法律、法規，在遇到具體問題上，各地采取各自為政的方式制定檔案管理的制度。顯然，此種方法能夠解決某地當前所遇到的檔案管理工作中的實際問題，但是在全國一盤棋的局面下，此種做法實為各自為政、畫地為牢。而檔案工作必須遵守統一性的要求。這個是檔案管理制度上遇到的再一個問題。

在檔案管理互聯網化的背景下出現了檔案管理的標準化問題。在檔案管理的信息化過程中，大量使用計算機輔助實現檔案的電子化，而計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要，具體的表現就是檔案管理部門采用的軟件不同，紙質檔案轉換成電子檔案后所形成的最后格式，各不相同。并且即使是采用了相同的軟件轉換格式，在檔案系統方面仍然是標準化各異。各個地方采取檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。標準的不同，必定影響到檔案的利用。

2 解決當前檔案管理問題的對策

2.1 樹立檔案管理工作的服務意識

2.1.1 樹立從業人員的服務意識

樹立檔案管理的服務意識，首要的是要讓檔案管理從業人員梳理服務意識。服務意識的樹立不是一朝一夕能夠自我完成的，需要加大對從業人員的培訓。通過長期的培訓，不斷的強化從業人員的服務意識。服務人員的服務意識樹立起來了，檔案管理工作中重管理輕服務的問題便迎刃而解。

2.1.2 對檔案進行篩選擴大公眾開放檔案范圍

檔案管理中無法有效的開展服務，很重要的原因就是目前館藏的檔案相當大一部分是不對外開放的，仍然處于保密狀態。這些處于保密狀態的檔案往往本身已經不具有保密的價值了，但是仍然按照計劃經濟時代的思維慣性，使得這些對社會大眾具有極大價值的檔案無法公開。因此，非常有必要對目前的庫存檔案進行梳理篩選，擴大對公眾開放的檔案的范圍，最大限度的滿足社會公眾的需要。

2.1.3 完善檔案機構的服務硬件設施

目前檔案管理工作的硬件設施偏重于保存，在檔案館的建設上更多的考慮的是如何長久保存，而忽視了向社會公開，在硬件建設上直接的體現就是對公眾服務的場地和設施嚴重不足。應當晚上檔案機構的硬件設施，方便廣大社會公眾查閱檔案。

2.2 積極面對檔案電子化的發展趨勢

2.2.1 加大對從業人員的電子化技術培訓提高其科技素質

檔案管理工作的根本在于從業人員，面對電子信息化的趨勢，檔案工作解決電子信息化的問題必須提高從業人員的電子信息化的素質。只有從業人員具有較高的電子信息化技術水平，才能解決在檔案互聯網電子信息過程中遇到的各種問題，如前文所述的保密、保存等問題。

2.2.2 加大預算運用成熟的信息化技術

目前檔案管理中的電子信息化程度不斷提高，從檔案的收集、整理、歸檔、保存到檔案的、研究等，都離不開先進的信息化技術。尤其是在互聯網背景下，檔案管理系統離不開先進成熟的信息化技術。因此應當加大預算，運用成熟先進的信息化技術，防止檔案的泄密，使得電子檔案能夠長久保存。

2.3 加強檔案管理工作的法制化和標準化建設

2.3.1 加強法制化建設制定相關法律法規

檔案是社會大眾的共有財富，目前社會經濟快速發展，檔案管理工作的重要性日益得到社會的認可，社會各界對檔案管理工作也提出了更高的要求。更好的為社會公眾提供檔案服務是檔案工作者的重大任務，面對汗牛充棟的檔案文獻，如何管理，如何運用，都需要有詳細的制度建設。目前我國的檔案管理法制建設雖然取得了一定的成績，但是在新的情況下，如何界定檔案的法律地位，如何更好的保護檔案所有人、知識產權人的利益，仍然需要從制度層面上予以規定。因此應當加強檔案管理工作的法制化建設，不斷完善《中華人民共和國檔案法》，做好與其他法律規范的銜接工作，使得檔案管理工作在法治的范疇內進行。

2.3.2 建立全國統一的檔案管理標準

由于電子信息技術在檔案管理中普及，電子檔案的標準問題成為檔案管理工作中的不可忽視的內容。鑒于各地檔案管理中雜亂的電子檔案標準，應當由國家檔案局從全國層面上制定電子檔案的國家標準，消除地區、行業之間的電子檔案的標準差異，方便檔案的保存、公開和利用。

參考文獻：

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篇10

【關鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創新

目前，隨著檔案信息化建設步伐的加快，數字化、網絡化技術被廣泛應用于人事檔案管理工作。但針對高校的人事檔案信息管理工作來說，則存在著檔案管理人員認識不夠、管理方式傳統落后、缺乏適應性較強的人事檔案管理系統等不足。這些因素嚴重制約了高校信息檔案管理工作向著更長遠的方向發展，影響檔案管理效果?；诖?，加強高職院校檔案管理信息化建設顯得尤為重要。

一、當前高職院校信息化檔案管理的要點探析

(一)紙質文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會有紙質與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時電子文件損壞，也有原版紙質原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對紙質檔案歸檔的原因［1］。在當今高校，檔案管理電子化推進進程進展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現象。這其中難以推進的原因較為多樣，最常見的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國家針對電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對這一現狀，高校檔案管理人員應對歸檔檔案所涉及的類別，法律意義，實際效力進行更深一步探討。不論何時，都不應當放松對紙質文件的管理，檔案歸檔時必須保持同步，同時立卷?？刂苾烧呦嗷w檔時紙質文件與電子文件能夠相互對應，在數據庫中能找到每一頁的詳細內容。

(二)電子檔案的安全管理需得到加強。檔案安全管理，一方面需要充足的技術支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識。從數據庫安全方面，軟硬件能否穩定運行，網絡環境是否安全，是否存在數據庫漏洞等內容均是影響因素。故在實際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認知維度，要認識到檔案泄露后對于高校對于社會的影響，能夠從工作的各個環節中層層把關、層層負責，強化流程管理［2］。安全技術維度，定期開展對檔案管理系統進行更新，更新其內部病毒防范機制，用戶準入機制等。做到未經授權的用戶無訪問檔案權利，獲得部分訪問權限的用戶僅可開放一定權限;同時在數據傳輸途中，能夠做到數據不被攔截，數據加密等安防性干預。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點，檔案內容原始性的保證。電子檔案作為數據的集中性表現，其在內容與形式上很容易被改動，不論是出于有意或是無意。故在系統安全性防范文件原始性保存方面，應對具備檔案修改權限的用戶層層限制，最大程度的做到無權限的用戶難以進入，看不見，改不了。通過措施干預保證電子檔案的真實性與完整性。當有關檔案管理細則發生更改時，應當根據文件核心精神，對電子檔案操作模式重新規劃。針對重要程度較高的，且需長時間持續保存的文件，人事任命文件等，辦理權限需交由專人，并單獨設置一監督人員，嚴禁越權辦理，嚴格按照規定操作程序開展工作。從設備配備的安全角度來看，應單獨設置一處理電子檔案的電腦，且接入的網絡屬單獨支線的校園內部網，最大限度地提升專用網絡安全程度。同時，在電子檔案準入制度方面，則應用用戶口令予以約束，定期更換統一的用戶口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對于存在檔案管理人員人動的情況，也不會發生檔案信息泄露;從信息存儲安全的角度看，部分高校存在多個校區，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時，檔案管理人員需根據學校自身情況及部門設置，選擇是否需要異地存儲，多套備份等［3］。

(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長期有效保存。電子檔案的儲存完整性受到多方面因素限制，詳細為檔案讀取系統的解碼方式、儲存介質理化性質是否穩定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實際人事檔案管理工作來說，則需注意以下事項:首先，能否開展對電子檔案的有效維護與檢測?？紤]到電子檔案載體較為多樣，各類載體的理化性質有著些許差異，不能按照統一的保管模式管理，同時加之以儲存環境難以受到人為因素調控，則無形中增加了信息儲存的質量風險。另外，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換。因此，應對電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測與備份。并將每次驗收與檢測的結果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質存儲的硬盤等載體，均專人、專地儲存，且不得外借。同時建立相關信息管理維護日志，為日后復核工作的開展提供便利。

二、高職院校信息檔案創新化建設的對策與管理干預

(一)人事檔案管理信息化，網絡化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數字化檔案信息管理數據庫中。根據檔案類別的不同，予以同類型分類，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對于特殊類型檔案來說，如保密級別較高的、僅具有一份檔案，對安全保存要求較高的檔案，應在常規保管基礎上，根據檔案密級，設置相關的查閱權限，保證僅有特定人群可對檔案內容予以查看。針對部門間的檔案，其他與之無關的人或部門調取需通過審批，并對調取檔案的目的進行說明，只有被授予使用權限的用戶才能擁有部分查閱權限。這樣嚴密的權限劃分，有助于檔案信息在內部信息共享范圍內，安全的查閱。對于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對于管理者而言，通過在檔案信息庫中應用SQL語句編碼方式，可使得檔案的查詢、管理、系統運行數據信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。

(二)上級管理部門應強化對檔案管理信息化的重視，增加資金設備與人才投入。人事檔案信息化建設初期需要投入大量的人力、物力、財力，一是在設備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統、打印機、編碼系統等均需要投入大量的資金。當上述條件均具備后，為滿足檔案管理的要求，需要對系統，設備實時更新。有條件的高校，應結合設備使用主客觀情況，制定相關預算，用足夠的資金保障來更快的推進信息化建設的進程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業人員具備扎實的檔案管理基礎;另一方面需要從業人員具備能夠滿足工作需要的計算機操作技能。在信息化建設的初期，高校應聯合檔案管理人員，與本校的信息技術教師，共同探討出適宜學校實際情況的信息化管理方式。對于部分軟硬件條件配備不充足的環節，高校應適當借助外部力量，外部軟件研發團隊，共同做好信息化人事檔案的建設。

(三)應用更為簡潔底層編碼語言，充實人事檔案數據庫中的內容。人事檔案是學校長時間的人才資源積累的成果，如若對檔案內容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進一步延伸，從而強化其人才信息資源庫的作用［4］。根據學校人事檔案調取的實際需要，研發更多的，滿足實際需要的功能，從而為各類人才提供信息化的服務。在錄入檔案初期，應在檔案內容中將體現人才工作水平的項目著重體現，在擴大檔案信息資源庫的同時，錄入更多高質量的人才信息。

(四)創建新型檔案管理人才考核模式。信息化時代，對檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對檔案管理人員的知識結構予以全面更新，詳細為:信息資源開發素質、計算機能力素質、信息化檔案管理知識素質。將傳統上的紙質檔案管理工作，轉換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統方式下人工錄入不僅錯誤率高，且耗費的時間較長，對于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統檔案管理模式下的弊端。而應用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過電腦錄入，準確且便捷完成，不必擔心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計算機操作技術緊密融合，充分挖掘檔案的價值，才能更好地開展檔案管理工作。當今優秀的檔案管理人員，不僅需要具備細致、嚴謹的管理心態，開展實際工作，還應對檔案中所蘊含的價值予以充分挖掘，總結規律，開展專題研究，著成。在提升自身工作能力的同時，頭腦中的知識也可以不斷更新，這類人才是新時代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應向著這一方向發展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開考核:檔案管理實踐能力、計算機基礎操作能力、信息化檔案管理能力、與素質拓展模塊的考核［5］。根據考核成績分布，也使得檔案管理人員能夠對自身工作中的薄弱點予以識別，展開針對性地工作訓練。

三、結語

綜上，無紙化辦公是文職工作發展的必然趨勢，更是檔案界發展的主流方向。高校在進行人事檔案管理是越依賴計算機，無紙化進程推進速率也就越快。伴隨著高校每年應儲存、管理的人事檔案越來越多，傳統的純手工工作方式將會帶來巨大的工作量。因此，高職院校應緊跟社會發展信息化的腳步，結合發展實際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊含之價值，為更好地推進人事檔案之于學校發展不斷奮斗，為部門領導和工作人員提供更優質的服務。

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