財務檔案的管理范文

導語：如何才能寫好一篇財務檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）提高財務會計人員工作效率。手工記賬時期，會計人員的主要精力是登記各種賬簿和編制會計報表，會計的最主要職能表現為會計核算，而會計的監督與管理職能僅體現在漫長手工記賬之后，監督的形式主要是事后監督與被動監督。實行財務會計電算化后，一方面會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，在時間上保證了會計人員能夠有效地行使審核、監督和財務會計分析工作；另一方面會計電算化系統中的預算控制功能不僅可以實現對單位經濟活動的“時時監控”，而且由于實行對會計電子檔案的有效管理，會計人員可以不用從眾多的紙質會計檔案中翻箱倒柜，他們可以打破時間的跨度，方便快捷地完成對歷史會計信息的使用和對未來會計信息進行分析，較好地協助會計人員進行預測、控制和監督。

（二）方便決策。企事業單位的財務會計人員將歷年的會計資料進行加工分析、比較，一方面可以提交給單位的決策者們，讓他們更好決策；另一方面通過這些歷年的會計電子檔案方便快捷地看出本單位以及本部門的過去、現在和將來的財務狀況、發展情況與發展趨勢，使決策者們在遵循國家宏觀政策和市場經濟客觀規律的前提下，制定出適合單位自身發展的戰略，從而改善經營管理，提高單位的經濟效益和社會效益。另外，可以基于本單位的財務會計電子資料設計出一些有利于企事業單位管理和決策的數據模型，建立相對比較完整的決策支持系統，以實現財務會計電子數據資料的再使用價值。

二、財務會計電子檔案管理和再使用

要想做好會計電子檔案的管理與再使用工作，必須根據財務會計電子檔案的歸集整理、保存和再利用等方面的工作。

（一）財務會計電子檔案的歸集整理。財務會計電子檔案的歸集整理是指在一定的時間間隔（通常指一個會計年度），把單位運行的財務軟件系統中所有財務數據備份、存儲到光盤、移動硬盤或專用硬盤上。這樣的備份一般是采用多份數、多介質進行備份，這樣備份出來的財務電子數據就形成了財務會計電子檔案。單位的財務部門應由專人保管這些備份的電子檔案，以便在財務軟件系統或計算機硬件系統出現故障修復后能在最短的時間內和最小的損失下恢復財務會計電算化工作。另外，除備份這些財務會計電子數據，單位的財務電子檔案管理人員還應該對運行整個財務軟件系統的計算機硬件系統、計算機操作系統、網絡服務器系統、網絡操作系統以及財務軟件的系統名稱與版本、財務軟件的售后服務公司情況、相關系統的使用說明書等進行詳細記錄在冊。在筆者工作過的單位，在20世紀九十年代中期就開始實行財務會計電算化系統，當時使用的是單用戶系統軟件，每月的記賬憑證大約有300份，業務量不大。之后，在2000年以后，隨著單位經濟業務量呈幾何級數的增加，每月要處理的記賬憑證數達2，000份，這樣感覺原有的單機版財務軟件根本不適應單位的經濟業務量增加。為此，單位購買了WINDOWS系統下的網絡版用友財務軟件ACCESS版。再后來，到2003年，又換成用友U8版的SQLSERVER財務軟件系統。在近10年的時間里，財務軟件更換了好幾次，一方面是因為單位業務量的增加；另一方面也是為了適應計算機硬件和操作系統、數據庫系統等軟件系統的變化而變化。在這幾次財務系統的變化中，單位按要求對財務會計電子數據、財務軟件系統和計算機硬件和操作系統以及數據庫系統進行歸檔備份、封存。在近期的上級會計檔案檢查中對封存機器和電子檔案進行再使用檢查，仍然可以使用。

（二）財務會計電子檔案的保存與再使用。就目前的技術手段而言，能夠保存電子計算機系統中的電子數據也只有光盤、硬盤、U盤等這些磁性介質。當然，財務會計電子數據的保存也不例外。根據這些能夠存儲電子數據的磁性介質的物理特性，在形成電子數據檔案時必須要進行多種磁性介質的備份，比如，同時每年年底對單位當年財務會計年度的財務電子檔案進行光盤雙備份、硬盤雙備份等工作。備份之后在介質的表面貼上標簽，注明形成檔案材料的內容、時間和制作人，存放在至少兩個不同的物理地點。保存這些電子檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵和防盜。同時，存放這些電子檔案時，還得考慮地震、洪水或火災等意外情況引起對整個財務會計電算化系統的破壞使系統不可恢復而具有的對策。因為磁性介質材料的特殊性，單位要形成對這些會計電子檔案的定期和不定的檢查、翻錄和再備份工作，防止由于這些磁性物理介質的損壞而使會計數據丟失，從而造成無法挽回的損失。

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高校財務檔案是會計核算的專業資料，其內容上具有廣泛性、嚴密性和穩定性，會計檔案屬于專門檔案，是在會計專業活動中形成的。因此，只有在會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等專業核算材料才是真正意義上的會計檔案。而在財務會計各項管理活動中形成的其他文件材料，如政策法規、計劃總結、請示批復、制度辦法等均不屬于會計檔案的范疇。它與其他門類的檔案一樣，具有原始記錄性，是原始的會計核算專業材料的直接轉化物，其憑證依據性很強，形成范圍廣泛，檔案類別穩定、外在形式多樣。

二、高校財務檔案管理的重要性

高校財務檔案以豐富翔實的原始數據直接反映高校全部經濟收支內容。能為高校制定經濟計劃、經濟建設和做出經濟決策提供可靠的數據和可比性資料；是指導高校經濟建設提供可靠的數據和可比性資料?？茖W規范化的財務檔案管理有利于促進高校整體資金的運籌，使其產生最大的社會效益和經濟效益。隨著會計工作改革的不斷深入，會計檔案信息更是被廣泛利用，新的形勢下，高校財務檔案還對保護高校財產、執行國家財務制度和財經紀律有著重要作用。這就要求高校會計檔案管理的進一步規范，從而使財務檔案真正發揮在高校教學、科研、行政管理和后勤服務工作中進行連續的、系統的、全面的反映和監督。

三、新形勢下，更要加強高校財務檔案管理

（一）增強財務檔案管理意識，建立高校財務檔案領導體制

財務檔案管理首先要得到學校領導的高度重視，將財務檔案管理工作納入每年學校工作的目標考核來進行管理。組織相關人員學習好《會計法》和《會計檔案管理辦法》，制定專門的財務檔案管理制度和標準。財務檔案的形成范圍廣泛，很多財務信息涉及其他各職能部門。因此，財務管理部門和財務檔案管理人員還要加強對高校各職能部門的宣傳力度，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強財務檔案意識，形成每個人都重視財務檔案，支持財務檔案的規范管理并自覺地維護學校財務檔案工作的氛圍，爭取各方面的支持，以便及時、系統的收集到所需的財務檔案資料，并結合學校實際情況，建立可行的與高校整體發展相適應的財務檔案管理體系。

（二）提高財務檔案案卷質量，注重財務檔案開發利用服務功能

財務檔案管理人員要根據相關制度的要求并結合高校的自身特點，嚴格執行財務檔案管理中的歸檔范圍、歸檔時間、整理立卷、借閱制度、保管期限、移交時間等，財務檔案的齊全、完整、準確，是保證財務信息質量的關鍵。財務檔案管理人員只有熟悉財會業務、檔案來源，才能按照財務檔案形成的特點進行科學的分類、整理、編目、立卷和規范管理，從源頭上做好財務檔案的整理規范工作。對一切財務檔案范疇做到不壞、不丟、不散，確保檔案的完整性和規范性，有效提高財務檔案案卷質量。做好檔案開發利用工作，力爭全面系統完善財務檔案工作職能范圍，目前財務檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當一文不值的廢紙，造成檔案浪費；以致領導不能及時全面地了解學校財務運行情況，不能有效地利用檔案。因此，要健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務資料，以最豐富的原始數據使財務檔案管理更加科學、高效、規范，不斷增強檔案部門的開發利用服務功能，讓財務檔案信息資源更好地為學校領導決策服務。

（三）加快財務檔案的信息化建設，使高校財務檔案管理更趨科學化

隨著經濟社會的不斷發展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，必須運用先進的現代化網絡技術和管理知識，財務檔案信息網絡化是實現檔案信息利用效益最大化的最佳途徑。先將財務檔案信息轉變為電子信息，各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料存儲于磁盤、光盤及移動設備中，不僅便于攜帶、傳輸、計算、修正、復制、分析，而且能夠方便、快捷的獲得所需結果；然后建成目錄查詢系統，更快捷的為職能部門提供查詢、利用服務。利用校園網絡管理系統，實現檔案的索引、統計、編集、檢索現代化，實現財務檔案的自動化處理系統和網上檢索查詢。達到財務檔案信息有效范圍的資源共享、無紙質查閱和方便快捷的目的，除了能避免原始檔案人為磨損外，還有利于檔案資源的統一整合，極大的提高工作效率和工作質量，讓財務檔案服務躋身于高校教學、科研、服務的第一線。更好地服務于學校的經濟管理和決策。

（四）加強財務檔案信息安全工作是高校財務檔案管理的重中之重

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論文關鍵詞: 高等學校　財務　電子檔案

論文摘要: 對于這些不斷發展、日益更新的“新型”檔案，進行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務，是高等學校會計電算化應用中的重要環節，也是當前高等學校財務檔案管理中不可或缺的主要內容。

在電子與信息技術高度發展的今天，處于知識前沿的高等學校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質，就是財務電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務電子檔案的管理工作，進行有效地保管、維護與利用，充分發揮其便利、快捷的特性，成為現代檔案管理中不可或缺的一部分。

一、財務電子檔案特點：

財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現代電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料和系統開發運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務數據和程序的各種電子介質。作為現代高新科技的產物—財務電子檔案，較之傳統的財務檔案，有了許多新的特點：

1、財務電子檔案的存貯介質具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質材料中。

2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。

3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。

4、財務電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現；但易于計算、分析，快捷獲得所需結果。

5、財務電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質水平的管理人員。

6、財務電子檔案內涵廣泛。不僅包括票據、記賬憑證、賬簿、報表等傳統會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統軟件和應用程序。

二、高等學校財務電子檔案管理的狀況

高等學校會計電算化生成了財務電子檔案。對于新介質的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當前的技術可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現在：

1、儲存環境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料原本不夠清晰，又受空間、經濟條件限制，經日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數據資料的虛設。如在早期DOS系統環境下，生成的磁性數據資料，雖保存完好，但原有運行環境已不復存在，現今程序又不能兼容，多數數據已不能再現，形同虛設。

3、老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新，造成了新、舊運行環境脫節。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現今機器上順暢運行。

隨著會計電算化的不斷發展，財務電子檔案的形式和數目日漸增多，更多替代了原有傳統財務檔案的功能和效用，財務電子檔案的管理也得到了應有重視。許多高等學校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢、復現設施的購置和管理人員專業技術的再培訓，其財務電子檔案管理的環境、條件等“硬”件設施得到了全面改善。

三、高等學校財務電子檔案的現代管理

財務電子檔案的現代管理是指運用現代技術手段對財務電子檔案實施有效管理，包括四個環節即財務電子檔案的收集、整理、保存和利用。

（一）財務電子檔案的收集

1、設定固定的收集區間。一般可視業務量大小，按月、季或年度來設定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設定。但必須注意保證收集區間連續、無間斷。

2、制定固定的數據收集程序。選用質量好、可靠性高的貯存介質，備份所有財務數據，存貯于磁性介質，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質介質；同時應在磁性介質上，附加其運行的語言程序版本及操作環境標識，作為以后復現時的參照。

3、制定軟件環境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應首先備份原有的操作系統及語言運行程序，以備舊資料的往復查詢。對轉換前的初始數據備份，確保無誤后，再做謹慎轉換。

4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內存的大小、硬盤的容量以及外部設備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設備，預防意外。

5、有關登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統管理員、程序員的操作資料，區分業務具體操作人，以便于后續追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區分責任。

（二）財務電子檔案的整理與保存

財務電子檔案的整理與保存是其管理的關鍵，關系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務、檔案和現代電子技術知識的專業人員來管理，而且還需根據各種介質的特性，實施不同的整理與保存措施。

1、貯存的磁性介質。磁性介質檔案應遠離磁場或者專設磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數據。收集的雙備份，應載明操作員姓名、運行環境和形成時間，連續順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。

2、貯存的光盤介質。光盤介質檔案對儲存環境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護膜應完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應附有硬質護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。

3、貯存的紙質介質。紙質介質是電子介質的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。

財務電子檔案的多種介質各有其性，管理方式要因質而異。良好的儲存環境是每一介質都所必需的，保持清潔，定期通風，控濕溫，創造良好的儲存環境，使電子檔案維持優良狀態，以期最佳利用效果。

（三）財務電子檔案的利用

財務電子檔案的充分利用是電子介質新載體、高科技特性的全面展現，也是檔案管理有效性的最終體現。財務電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復現媒體，方能充分發揮其效能。

1、財務電子檔案的查閱。

查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標識，打開相應程序和運行環境進行讀取，省時、快捷。但磁性介質易于修改，所以要專設查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。

2、財務電子檔案的計算與分析。財務電子檔案的數據匯集，通過微機計算，集成產生多項分析結果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應指定專業人員，在內控專用機器上調閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質的運行環境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結果一經得出，可以直接打印、復制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數據信息。

隨著數字化、信息化時代的到來，財務電子檔案會有不斷的新發展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結構，使財務電子檔案的效能得以充分發揮。

參考文獻：

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關鍵詞：財務檔案；檔案管理；信息化建設

1 財務管理信息化的必要性

(1)財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節約建設投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設投資體制改革越深入,水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調整和水利改革發展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,既是適應現代化管理的需要,也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優越性。首先,將財務文件檔案轉變為電子信息,即電子介質的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優點,能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質材料中。另外,隨著信息科學的發展,當前數據統計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數據便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。

2 財務管理的問題及解析

(1)財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規范性,甚至在監理、施工、建設管理等環節出現“同體”現象,這既給建設項目違規使用建設資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后,電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數據冗繁和重復的現象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數據往往隨意操作,篡改數據，例如在處理債權債務時,將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

3 加強信息化建設的理論策略

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1 醫院財務檔案管理的重要性

醫院財務檔案管理，主要利用文字、影音等資料真實記錄醫院活動，涉及醫療、科研、衛生、行政管理、教學等方面，具有較高的保存價值與意義。首先，醫院的財務檔案能夠真實地記錄醫院從成立到現在的成長過程，能夠記錄一批又一批優秀的醫務工作者的勞動成果。其次，醫院的檔案信息不僅記載了人類繁衍發展過程中的重大軌跡，也反映了人類文明的發展史。這些檔案為我們研究人類社會發展的相關課題提供了可靠的參考信息。再次，通過整理醫院的財務檔案，我們可以分析出醫院財務制度的優劣點，以便更好地發現問題和開展各項工作計劃和決策?？傮w來說，財務檔案不僅可以指導醫院各項工作正常運行，還可以協調醫院財務部門與其他部門的協作，促進醫院的整體發展。

2 醫院財務檔案管理的困境

2.1 信息收集不規范，無法實現綜合利用

首先，由于我國大部分醫院財務檔案管理制度還不健全，所以尚未建立起一種相對便捷和規范的財務檔案收集方法。目前，很多醫院在財務檔案的收集上的不規范主要由以下兩方面表現出來：一是醫院的部門與部門之間缺乏溝通，有的部門并沒有嚴格按照相關規定移交檔案；二是許多醫院的財務部門并沒有對收集的財務檔案仔細進行鑒別和細化，也沒有進行?Y選和分類。這些現象的存在導致收集的檔案信息無法在各部門之間共享，無法綜合利用，使得醫院財務檔案的利用價值極低，進而影響了整個醫院財務檔案管理工作的質量。

2.2 缺乏專業的財務檔案管理人員

首先，很多醫院的財務檔案管理工作人員不是專業人員，大部分是醫院的會計人員或是一些從臨床一線退下來的醫護人員。這樣必然會出現工作態度不端正、思想滯后、知識面狹窄等問題，從而導致現有的檔案管理人員整體水平低下。而且還會經常出現由于檔案管理人員不足而臨時配備的現象，這些人不具備專業的檔案管理知識，流動性大，無法承擔起管理人員的本職工作。其次，在當今這個信息化時代，財務檔案管理工作已經發生了變化，工作中的任何環節都離不開計算機，而這些人大部分缺乏計算機應用技術，很難較好地利用計算機管理檔案，而這會嚴重阻礙檔案管理工作的進展。

2.3 財務檔案管理意識淡薄

檔案管理這一項重要的工作，對于醫院而言，承擔著保存歷史、服務現實的責任。但是這一重要的工作卻沒有受到醫院領導的重視，而財務負責人也對檔案管理工作缺乏實質性的落實。都說政策是行動的指向標，但沒有行動也不可能體現政策的可行度。因此，領導的忽視以及監管的不到位使財務檔案管理工作常常流于表面形式，而沒有實際效果。正是因為如此多的人對財務檔案管理意識淡薄，醫院財務檔案工作也常存在經費不足、設備陳舊以及專業人員缺少等嚴重問題，不利于工作的有效開展。

2.4 財務檔案宣傳工作未能完全放開

當前醫院財務檔案宣傳工作還僅僅限于局部或就檔案宣傳檔案，由于長期以來存在的自我封閉問題尚未得到解決，醫院工作與到當前社會實際的結合度還比較弱。此外，人們對醫院的性質和地位等方面的認知能力還比較欠缺，一定程度上也制約著醫院財務檔案的宣傳。

3 解決醫院財務檔案管理的措施

3.1 建立和完善管理制度

管理制度的建立和完善是醫院財務檔案管理工作能否有序進行的必要前提。只有制定出合理可行的管理制度，讓相應的工作人員做到有章可循，才可能相對規范工作人員的工作態度。在建立財務檔案管理制度時，醫院應該根據國家的相關法律法規，結合自身的實際情況，制定出讓工作人員明確權責、有法可依的制度。同時，醫院領導以及相關負責人應該認清形勢，提高支持力度，讓每一件財物建檔歸檔，確保每件財物發揮出其最大的價值。此外，在建檔歸檔的時候重視檔案信息的準確性、真實性及完整性，確保檔案本身的價值。

3.2 努力提升檔案管理人員的職業素質

醫院財務檔案管理人員良好的專業技能與職業道德修養有助于財務檔案更真實、準確、完整地收集。任用財務檔案管理專業人才，努力提升檔案管理人員的職業素質，建立更為科學的約束機制。財務檔案管理人員真正重視提高職業道德修養，才不會使職業道德教育流于表層。醫院應該結合自身的實際情況，充分考慮個體差異性，利用“鼓勵機制”并實施相應的獎懲制度來幫助工作人員建立一種自律的職業道德，使工作人員養成自律的習慣，自我約束、自我完善，促進財務管理人員職業素養的提高，進而提升工作水平和效率。

3.3 增強醫院財務管理意識，實現規范建檔

在當前的新形勢下，醫院工作者尤其是醫院領導應當認清形勢，轉變只重視醫療技術、醫療設施、醫生服務等的陳舊思想，轉而對財務檔案管理給予更多重視。更新舊的基礎設施，翻新檔案室，配備計算機協助工作。管理負責人應該向工作人員強調確保檔案工作的真實、準確和完整，實現每件檔案的價值最大化，充分發揮醫院財務檔案的服務功能。同時，各個崗位的財務人員必須明確自身的管理責任與內容。制定出科學有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料等進行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在此過程中，發現有遺漏或錯誤現象應在第一時間與當事人聯系或是采取一些必要的措施補救。只有這樣，財務檔案的收集才能基本得到開展。

3.4 加大財務檔案管理的宣傳工作，促使公眾全面了解檔案知識

良好的宣傳可以使公眾對醫院的檔案管理工作有一個基本的認識，進而對醫院財務檔案管理的工作有所理解。只有為醫院財務檔案管理營造一種良好的社會環境，才有利于充分利用檔案資料，同時也激勵檔案管理工作人員的工作態度，有助于醫院檔案工作的順利開展。

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關鍵詞：會計電算化；財務檔案；管理

會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，即采用電子計算機和專門財務軟件代替人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性，減輕了財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，有效提升了工作效率和財務分析能力[1]。

一、電算化下財務檔案管理的新特點

1、載體本身性質帶來的新特點。由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電子財務檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才具有可讀性。電子檔案易被修改，其保存受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等多種因素的影響。

2、操作流程和系統維護要求引起的歸檔范圍的新特點。檔案保存的要求就是要保證可讀性，電子財務檔案只有在特定的軟硬件系統中才能打開，因此軟件系統要作為財務檔案的必要組成部分進行歸檔，以保證電子財務檔案的完整性。

3、電子檔案帶來的財務檔案利用的新特點。傳統的財務檔案，由于文件多，報表繁多，在實際處理中分類很細化，查找起來也不方便。而電算化財務檔案就不同，它可以把歷年的財務數據用數據庫進行集中處理，并以圖表的形式表示出來。

4、計算機的作業程序和計算機信息系統，以保持會計檔案要求范圍的新功能，所有的會計業務是由計算機完成，計算機是一個特殊的作業程序文件，計算機的數據結構以及各種代碼既是電算化會計信息系統的前提，也是電算化會計信息系統能夠運行的條件，而且要確保會計電算化信息系統的正常運行以及故障維護查詢數據[2]。因此，這些計算機信息系統雖然不占活動，又沒有具體的數據和表，但沒有他們的支持，整個會計過程無法運行，它必須作為一個特殊的會計電算化檔案保存。

5、從事工作人員的素質和系統的質量安全操作性是會計電算化必須具備的條件，會計電算化要求除了管理人員不僅有專門的經驗，對會計核算工作的熟悉，還必須掌握計算機操作和保養知識，系統的安全性，改善由于網絡和計算機本身的原因，對工作中的安全操作與使用作出新的要求。

二、電算化財務檔案管理目前存在的主要問題

1、對電算化財務檔案管理認識存在偏差，導致檔案管理工作有缺陷。從實際的工作來看，很多企事業單位的財務人員對于電算化財務檔案認識不清，很多存有財務數據的介質、光盤都沒有及時歸位。

2、打印設備比較落后導致檔案保存時限達不到要求。由于激光打印機的成本比較高，不少單位仍然使用針式打印機，很多針式打印機打印出來的紙質檔案經過一段時間就會褪色，無法識別。這個時候如果沒有對電算化檔案進行保管的話，對給企業的正常運轉帶來不小的麻煩。

不難看出電算化條件下的會計檔案管理工作也存在一些問題和面臨一定的挑戰。首先，依賴性特別強。因為必須借助一定的計算機硬件設備和計算機軟件環境才能查看和利用。其次，安全性要求高。由于電子檔案容易被人為修改，而且不留痕跡，所以，管理中始終面臨著安全問題的挑戰。再次，管理難度大。傳統檔案只是對紙質檔案的分類保管，但電子財務檔案既要保存紙質檔案，還要用“雙套”制備份電子文件，這無疑增加了管理的難度。第四，對管理人員素質要求特別高。在電算化條件下，一個合格的財務檔案管理人員，必須是一個懂檔案學、會計基本規則、計算機等知識為一體的復合型人才[3]。

三、會計電算化環境下的財務檔案管理

電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，是企業經濟活動的重要史料和查詢依據。所以，加強電算化會計檔案管理是適應會計電算化環境的需要，也是為單位發展提供基礎保障的需要。因此，要深入細致地做好電算化會計檔案工作，更好地為企業管理和發展服務。

（一）不斷強化與企業財務檔案管理相關的軟硬件建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎所在。在硬件設施方面，根據實際需要購置計算機、打印機等硬件設備，按照國家檔案局規定的庫房管理規定標準，建立專門的會計電算化檔案保護措施，實行備用盤與存儲盤分離存放，并選擇質量優良的磁盤介質進行數據備份。在財務軟件方面，在電子文件歸檔保存后，應用數字水印、數字簽名和數據加密軟件技術對電子原件進行保護。其中，數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護；數字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改；數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互使用，必須提高財務數據存貯形式的標準性、兼容性。

（二）全方位做好與電算化會計檔案相關的信息資料收集工作

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的周期內，把計算機系統中的所有會計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質上，從而形成脫離于原計算機系統的獨立的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，以最小的損失恢復原有的會計電算化系統[4]。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號、銷售公司相關信息。

（三）認真細致地做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應采取“雙備份”法進行數據的備份，并且每份上應注明形成檔案的時間、操作員姓名和存儲內容，貼上保護字樣，裝入包裝盒內，注意防潮、防塵、防火，存放在兩個不同的地點應安全潔凈遠離磁場，以防止地震或火災等意外情況，引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，導致會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。同時，一旦電子信息遭到計算機病毒的侵蝕，容易造成資料的丟失或打不開，因此，要不斷升級和更新病毒庫，提高殺毒軟件的清除病毒能力。

（四）提高財務檔案管理人員的綜合素質

財務檔案管理是集檔案、財務、信息技術為一體的綜合管理服務工作，管理的主體是“人”，管理人員素質的高低直接影響著財務檔案管理的水平和對企業的服務能力。因此，建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍知識面單一的情況，滿足信息化建設工作的需要。為適應信息技術的飛速發展，要不斷加強財務檔案人員的繼續教育，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術及應用計算機軟件新技術、新設備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定，對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰獎勵，提高大家學信息化、用信息化的積極性。

結論

總之，電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內各部門相互協調共同完成。相信做好以上幾方面工作，電算化財務檔案的管理應該會更為便利。

參考文獻：

[1] 馬香蘭. 論電算化財務檔案管理[J]. 中國外資，2013，08：85.

[2] 張偉. 淺談會計電算化環境下會計檔案管理工作的重要性[J]. 黑龍江史志，2013，15：108.

篇7

關鍵詞：新型農村社會養老保險 財務 檔案管理 困境

一、引言

新型農村社會養老保險檔案是對農民參保過程真實有效的記錄，是在農民參保業務辦理過程中形成的專業性的文件、紙質文檔、電子文檔、圖像等，這其中與財務內容有關的信息記錄材料總稱為財務檔案。新型農村社會養老保險財務檔案主要包括與養老保險繳納明細，支取明細、申領明細、記賬憑證等有關的信息資料。財務檔案是對財務收入、財務支出等財務信息的有效記錄。財務檔案管理對于財務的統計、核算等工作具有重要的保障作用。然而目前由于我國新型農村社會養老保險參保人數多，涉及范圍廣，養老保險財務檔案管理還存在一系列的問題，需要我們不斷地去分析與探討，找出我國新型農村社會養老保險財務檔案管理發展的新路子。

二、我國新型農村社會養老保險財務檔案管理面臨的困境

（一）新型農村社會養老保險財務檔案管理存在意識缺失

新型農村社會養老保險財務檔案是對養老保險繳納、申領等信息的有效記錄，是解決財務糾紛的重要憑證，同時還是打擊經濟違法犯罪，對養老保險金進行監督管理的重要依據。盡管隨著我國農村社會養老保險事業規模的擴大，新型農村社會養老保險財務檔案管理有所進步，但是目前我國有關單位卻依然沒有對財務檔案管理給予充分的重視，也沒有加大對財務檔案管理的投入力度，沒有能夠真正意義上意識到財務檔案管理的重要性，部分人員思想比較保守，認為財務信息是保密的，所以對于一些財務票據等資料進行了封存，并沒有建立財務檔案。

（二）新型農村社會養老保險財務檔案管理存在制度缺陷

完善的財務檔案管理制度是做好新型農村社會養老保險財務檔案管理的重要保障。然而目前我國新型農村社會養老保險財務檔案管理制度卻有所缺陷。一方面，雖然我國相關法律法規對財務檔案管理做出了明確規定，但是有關單位卻并沒有嚴格按照法律法規的內容建立財務檔案管理體系，農村社會養老保險財務檔案管理標準不一，管理缺乏統一規范，沒有明確的賬目分類規則，財務信息記錄標準等，這使得財務檔案的記錄顯得雜亂無章；另一方面，財務檔案管理規章制度不完善，管理人員職責不明確，多數單位缺少專門的財務檔案管理部門，缺少檔案室，檔案管理制度，財務檔案管理人員缺口也較大，并且財務管理人員管理技能與水平有待提升。

（三）新型農村社會養老保險財務檔案管理信息化水平較低

隨著社會的發展以及信息技術的進步，當前社會已經進入到了信息化時代，財務檔案管理也進入到已信息化為主的階段，但是目前我國新型農村社會養老保險財務檔案管理信息化水平卻相對較低，財務檔案仍以紙質檔案為主，電子檔案相對較少，這極容易造成財務檔案的損壞與丟失，并且財務紙質檔案內容與電子檔案內容不同步，無法便捷的通過電子檔案查找所需信息，造成時間上的浪費。此外，財務檔案信息化管理人員存在不小的缺口，并且有關單位對財務檔案管理人員信息技術培訓力度不夠，財務檔案管理人員信息技術能力與水平不高，綜合素質相對較低。

三、我國新型農村社會養老保險財務檔案管理的對策與出路

（一）強化新型農村社會養老保險財務檔案管理意識

新型農村社會養老保險財務檔案管理意識是做好財務檔案管理的思想保障，所以有必要對此進行強化。一方面，有關部門要加大對新型農村社會養老保險財務檔案管理的宣傳力度，強調財務檔案管理的重要性，使相關領導與工作人員在思想上對此重視起來，充分認識到財務檔案的重要價值；另一方面，要加大對新型農村社會養老保險財務檔案管理的投入力度，使相關人員在思想上重視起來，并積極引進優秀的檔案管理人才充實財務管理隊伍，著力提升財務檔案管理質量，使相關人員時刻保持高度的責任感與檔案管理意識。

（二）完善新型農村社會養老保險財務檔案管理制度

完善新型農村社會養老保險財務檔案管理制度可以從以下兩個方面著手：一是要嚴格按照有關法律法規之規定，建立統一規范的檔案管理標準與規范，包括財務信息的記錄標準、養老金的繳納記錄規范、養老金的支取記賬憑證、財務信息的立卷和歸檔等都要進行嚴格的分類規范等；二是要建立財務檔案管理室、檔案管理部門，優化財務檔案管理人員結構，重新規劃財務檔案管理部門職責，將責任落實到人，保障財務檔案管理工作的有序開展。

（三）提高新型農村社會養老保險財務檔案管理信息化水平

財務檔案管理信息化是新型農村社會養老保險事業可持續發展的有力保障。提高新型農村社會養老保險財務檔案管理信息化水平，一是要將先進的信息技術，包括計算機信息存儲、數據維護等引入到財務檔案管理當中來，以此來提高財務檔案管理的信息化、數字化技術水平；二是要加大對財務檔案管理信息化建設的投入力度，包括計算機硬件、計算機軟件的投入等，為財務管理信息化建設提供基礎保障；三是要加強對財務管理人員信息技術的培訓力度，提高他們的信息技術水平與能力，為提高財務檔案管理信息化水平做好人才保障。

四、結語

新型農村社會養老保險財務檔案管理是保證我國新型農村社會養老保險事業有序發展的重要保障。但是目前我國新型農村社會養老保險財務檔案管理還存在意識缺失、制度缺陷、信息化水平低等問題，仍需要我們不斷探索，不斷強化新型農村社會養老保險財務檔案管理意識，完善財務檔案管理制度，提高信息化水平等，保障我國強化新型農村社會養老保險事業健康有序發展。

參考文獻：

[1]馮舒儷.農村社會養老保險財務管理的困境與突圍對策研究[J].財經界：學術版，2015，（33）.

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[關鍵詞]人才交流服務中心；檔案管理；社會化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.114

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

1 充分發揮人才管理服務職能，為人才社會化管理提供保證

我國人才交流服務中心的檔案實施社會化管理，主要是為了在最大程度上為各界的人才以及更多的企業、單位提供更多、更好的便利，這不僅可以在最大限度上改變人才交流服務中心檔案管理的現狀，還在很大程度上為各個企業提供的人才檔案做出了保障，針對人才入職后的后續工作也能得到有效的管理，真正實現了我國人力資源具有科學、合理、人性化的分配特點。

1.1 積極有效地發揮政府人事部門的作用

我國現有的、與之相關的法律明確規定，一個企業的人事部門是隸屬于政府人才服務交流機構下的，這也就表示，企業的人事部門在對檔案管理上的職位職能也是直接由國家政府中的人事檔案管理部門所賦予的，只有這樣才能真正地保證每個人才的個人檔案不會被更改，才能最大限度上保證人才檔案的完整性與準確性。而人才服務交流中心也在一定程度上被當作為人才與企業之間重要的共同交流途徑，也能很好地為企業與人才之間搭建一個良好的交流平臺，當然，人才交流服務中心也是作為兩者之間的重要交流媒介。

1.2 轉變原有職能，創新完善相關機制

隨著社會經濟不斷的發展與進步，21世紀以來，在多種方面都顯示著人才才是重要的資源，而現代社會的人才管理中，人們也越來越重視人才交流服務中心在人才市場中的重要性，這在很大程度上提高了我國人才的就業概率。而人才交流服務中心檔案要想實現社會化管理，就一定要突破原有的管理理念，并以實際的情況為主要出發點，不斷尋找全新有效的管理措施，并充分地將自身原本的管理理念與服務意識做到積極的完善與創新，逐漸增加新的服務范圍以及內容。而在以往的人才檔案管理模式當中，通常對人才檔案管理都是處于被動狀態，只是有企業在有需求時，才進行相對應的管理工作，只有真正改變這一狀態，將被動變為主動，積極拓展人才服務的內容與領域，并將人才與企業緊密的聯系在一起。而只要是有企業需要人才檔案時，人才交流服務中心可以馬上對其進行人才配置，這樣才能真正地提高人才交流服務中心人才檔案的管理水平。

1.3 提升人才檔案的管理水平

21世紀是一個充滿科技信息的時代，并主要以多媒體、互聯網等技術為主要代表，我國的人才交流服務中心在這個充滿科學技術的時代，更應加大對人才檔案管理的科學性，Y合當前的MIS或ERP等管理模式，在最大限度上提高對人才檔案的管理質量水平，此外，還要實現人才檔案管理與企業需求之間產生聯動性，能夠按照各個企業所提出的不同要求，快速準確地找到相對應的人才，以此在最大程度上提升人才交流服務中心檔案管理的整體效率。

2 營造社會化的人才管理環境

2.1 以具體代表整體，完善社會化服務的功能

我國人才交流服務中心的人才檔案管理，一定要充分結合起各個企業不同的需求，再提供準確、快捷、高效的人才檔案，在做好已有的服務基礎上，對新的服務內容進行積極探索，以人才檔案管理為主要的核心目標，以此提供便捷化的管理內容，并根據不同企業提出的不同類型的人才要求，為其提供不同的人才檔案管理服務，充分地將人才的特點以及基本情況與企業所提出的要求相匹配。

2.2 以政策為主要導向，為社會化管理與服務打下基礎

隨著我國經濟文化的轉變與發展，企業單位也對人才的需求上發生了很多改變，逐漸地重視起具有多元化、全面性的人才，因此，我國現存在的人才交流服務中心也要遵守我國的人才培養策略，在最大限度上促使人才交流服務機構為企業單位實現改革，這也能很好地加強對人才檔案的管理，也能有效地突出廣大人才自身所具有的優點與特點，這樣才能在最大程度上實現人才交流服務中心人才檔案管理的個性化，改變與改善原有的人才檔案管理方式所帶給人才與企業之間的信息問題。

篇9

關鍵詞 檔案事業 檔案管理 人才隊伍建設

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A

當今世界科技進步日新月異，給檔案工作帶來了巨大的變化。為了順應時代的發展潮流，做好新形勢下的檔案工作，促進檔案事業的發展，關鍵是要建設一支高素質的檔案人才隊伍。重視和加強檔案人才隊伍建設是提高檔案工作服務功能的保證。本文就結合檔案工作實際，以我縣檔案人才隊伍建設為例，淺析基層檔案人才隊伍建設的策略。

1 轉變觀念、提高認識

逐步轉變對檔案管理工作的認識，改變以往存在的認為檔案工作不重要，任何人都可以干的態度，創造人才留得住、用得上、得發展的局部環境。（1）大力開展思想政治工作，使檔案人才樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀，立志為檔案工作貢獻出自己的才華。（2）組織政策向人才傾斜，如破格提拔青年人才，使他們早日走上領導崗位，覺得在檔案部門有奔頭。（3）獎勵政策向人才傾斜，縮小部門之間的收入鴻溝，讓人才得到實惠，使得檔案干部隊伍逐步穩定下來。（4）在排憂解難上下功夫，堅持以人為本，投入更多的精力，多想辦法、多出實招，切實幫助檔案工作者解決后顧之憂，使這支隊伍始終熱愛檔案工作、安心檔案工作、傾全力投身檔案工作。（5）在激發干勁上下功夫，用正確的導向引導人心，堅持以成績論英雄，讓肯干事、能干事、干成事的人得到褒獎和重用，讓不思進取、無所事事的人感到壓力和危機，從而引導檔案工作者把心思用到工作上，形成推動事業發展的強大合力。

2提高檔案管理工作者的素質

首先，把好入口關。在選配檔案工作人員時，要認真堅持德才兼備的標準，特別是在道德品質方面，要挑選那些公道正派、遵紀守法、愛崗敬業、樂于奉獻、保密觀念強的同志從事檔案工作。

其次，檔案業務培訓是人才成長的重要推動力量。加大對檔案人員培訓的經費投入，各級檔案部門要積極創造條件，加大人才培養工作的力度，提高檔案工作者的政治素質和業務素質。讓他們出去考察學習，開闊眼界，不斷提高檔案管理的業務水平。做好年度培養計劃和長遠規劃，不斷推進知識更新，不斷提高檔案系統人才隊伍的學歷層次、科研能力和創新水平。通過舉辦培訓班、進修班、研修班等多種形式開展繼續教育。建立起合理的培訓機制，對于孕育人才和人才成長至關重要。

3 改善人才結構

3.1改善檔案管理隊伍的年齡結構

檔案隊伍年齡的連續性是由檔案管理工作本身的屬性決定的。要千方百計彌合人才斷層面，檔案工作對于管理經驗依賴性很強，缺乏經驗而想搞好檔案工作是不可能的。其一，要吸收具有豐富檔案管理經驗的老同志，創造年輕人成長的自然環境，帶出一批年富力強的接班人。其二，穩定中年人。中年人雖然經驗比老同志少一些，但屬于承上啟下的一代，有些已經成為本單位業務骨干。想方設法穩定中年人，發揮他們的聰明才智并將青年人團結在自己周圍，以增強檔案工作的凝聚力。其三，培養年輕人，讓他們早日成才，頂起檔案事業的新天地，這是檔案事業發展的百年大計。

3.2改善檔案人才隊伍的知識結構

全面提高檔案人員的學歷層次，吸引檔案專業學歷的人員和其他專業人才進入檔案系統工作，改變檔案人才隊伍所學專業單一、知識結構單一的現狀，不斷擴大充實檔案人才隊伍，搞好檔案人才資源配置。

4 健全檔案人才管理方式

4.1改革檔案人才評價方式

職稱工作是人才工作的風向標，要深化職稱制度改革，打破專業技術職務終身制，建立并推行評聘分開和重在業內認可的專業技術人才評價體系。要克服重學歷、輕能力，重資歷、輕業績的傾向，對敢于創新、勇于開拓、業績突出的人才，特別是青年人才要敢于破格聘任。

4.2實行分配制度改革，建立激勵機制

打破“大鍋飯”的傳統分配形式，扭轉“干多干少一個樣，干好干壞一個樣”的局面。要進一步擴大事業單位內部分配的自，將檔案工資與崗位工資分開，按照效率優先、兼顧公平的原則，把收入與業績、貢獻掛鉤，向優秀人才和關鍵崗位傾斜。要積極探索知識、能力、管理等生產要素參與分配的實現形式，重實績、重貢獻，對有突出貢獻的拔尖人才要給予重獎，做到一流人才、一流業績、一流報酬。

4.3 進一步關心檔案干部成長，調動其主動性和積極性

要努力為檔案工作者辦些實事，統籌解決涉及他們切身利益的職級待遇、編制等問題，不讓這些默默無聞、埋頭干事的人吃虧。

總之，檔案管理既是一個古老的領域，不難把握，又是一個嶄新的課題，不易做好，需要下功夫研究和探索。只要我們解放思想，大膽創新，銳意改革，推陳出新，就一定能夠使目前檔案管理工作中的諸多問題迎刃而解，開創基層檔案管理工作的新局面。加強檔案工作者隊伍建設，是確保檔案事業在新形勢下不斷持續發展的重要條件和基礎。建立起一支政治強、業務精、作風好的高素質檔案工作者隊伍，我國的檔案事業將會有廣闊的發展前景。

參考文獻

[1] 黃彝忠.檔案管理之理論與實際[M].北京：檔案出版社，2007.

篇10

【關鍵詞】學校；財務檔案；現狀；對策

一、引言

在會計電算化事業的不斷發展，會計業務執行主體發生了明顯變化的情況下，會計檔案的管理工作也隨之發生了較大的變化，手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應電算化會計的需要。因此，加強新形勢下的會計電算化系統的檔案建設工作十分必要。高等學?！靶滦汀彪娮迂攧諜n案的應運而生，對傳統的手工檔案管理是一種全新的挑戰。高校財務檔案管理部門和人員，應適應高校財務工作范圍的拓展和財務檔案管理的要求，通過不斷努力應盡早建立起全新的財務檔案管理機制。

開發和設計財務檔案信息化管理系統，最終目標是要提升現代財務檔案的組織管理能力，通過信息技術手段，從形式上促進財務檔案傳統管理向信息化、科學化管理的提升。通過建立健全財務檔案信息系統，從而能夠進一步規范財務檔案的管理模式，更好地整合行財務檔案的管理流程，提高財務檔案整體管理水平和效率。作為計算機應用的一部分，使用計算機對財務檔案信息進行管理，具有著手工管理所無法比擬的優點，它具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等優勢。

二、高校財務檔案管理中存在的問題

（一）思想觀念落伍，信息化管理的功能被忽略

財務檔案工作是保存歷史，服務現實，承上啟下的一項重要工作。在較為長期的管理實踐中，高校一部分從事傳統財務檔案的管理者積累了較為豐富的經驗，他們往往抱殘守缺，堅守著自己的主觀認識，不愿意主動分析和吸納新的管理經驗和先進的管理手段，沒有認識到信息管理系統的重要性，財務信息化管理對他們思想觀念中所固守的地位構成巨大的挑戰。從庫存檔案資料看，具有時代信息和較高科技含量的檔案材料所占比例較小。

（二）檔案管理規章制度不完備，檔案立卷存在著較多的隨意性

目前，財務檔案保管制度因其管理條件和人員的局限，部分高校尚未全面落實《會計檔案管理辦法》，會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度上不夠健全，基本沒有建立會計檔案信息化管理制度。會計檔案保管人員職費不夠健全和明確，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象較嚴重。缺乏科學的財務檔案資源開發與利用制度，財務檔案的綜合服務功能較弱。

（三）很少利用信息化管理手段，檔案管理方式落后

目前，多數高校財務檔案自動和管理程度不高，財務檔案仍采取傳統的手工方式管理。究其主要原因不外乎兩個方面，一是信息化管理設備資金投入不夠，現有設備不能完全適應信息化管理的需要，先進技術設備很少進入檔案管理部門。二是缺乏必要的計算機維護和網絡安全人才，難以應對信息化管理條件下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業問題，檔案人員素質制約了檔案現代化管理工作。雖然少數高校在財務檔案轉化為虛擬數據庫后，仍存在著數據冗繁和重復的現象和檔案資料管理低效的問題，財務檔案信息化管理流于表面。

（四）憑證裝訂整理不到位，會計檔案立卷保管不規范

按照國家檔案管理有關規定和要求，財務會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料，應定期整理，裝訂成冊或立卷后送相關檔案室存檔。然而，一些財務檔案主管人員和財務負責人，缺乏管理財務檔案的經驗，對財務檔案的組成內容不是很了解，有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表及會計文件等資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計憑證裝訂后沒有封粘或封粘不規范。一些單位只是保存了紙質檔案，沒有將全部會計信息備份到磁性介質上歸檔保管。存檔管理不遵循相關規定，違背存檔時必須由財務負責人核對、清點數量無誤后簽署存檔記錄表，檔案管理人員方可給予存檔，任何人未經批準不可查閱財務檔案存放會計檔案。檔案柜必須雙鎖開關，鑰匙由主管會計和財務負責人各持一把，必須由主管會計、財務經理共同開鎖，由主管會計妥善保管等相關要求。會計檔案移交時雙方沒有做到按冊清點，沒有填寫移交清單等現象也有發生。

（五）檔案資料查詢渠道不暢，開發利用效率較低

努力強化、開發學校財務檔案室的服務功能，使財務檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主是高校財務當管理最終的目標。受思想認識的局限，當前一些高校財務部門，沒有健全財務檔案檢索工具，在接受財務檔案信息查詢服務方面的工作做得不多，有時服務態度，服務質量也跟不上，不能夠很好地發揮財務檔案資源服務教學服務師生的作用。

三、改進高校財務檔案管理的應對策略

（一）轉變管理觀念，增強服務意識

檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。具備較強的創新意識、創新精神、創新能力是開拓檔案工作局面的關鍵所在，服務于現實是檔案的一個重要功能。高校檔案工作人員應轉變觀念，樹立財務檔案應主動服務教學，服務師生的意識，使財務檔案工作產生一定的效益，提高財務檔案工作的自身價值。因此，財務檔案工作人員要提升實際工作能力及責任心，自覺加強崗位練兵，努力提高會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，能按管理標準進行科學的分類、整理、編目立卷。應主動適應現代計算機軟件及網絡的發展，提高自身信息分辨和處理的素質和能力，熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好財務檔案的規范化管理工作。

（二）加強規章制度建設，確保財務檔案運行安全

高校財務部門應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》的具體要求，結合本單位實際，進一步建立和完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程，確保會計檔案收集的齊全完整。要建立有效的監管機制，加大對會計檔案的整體性和連續性的檢查與監督力度。要建立健全財務檔案管理人員“保密守則”，嚴格會計檔案的調閱、銷毀制度。要建立財務檔案安全保障體系，采取內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，存儲財務檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件等，切實有效的技術手段和管理措施。加強對財務檔案管理系統的監控，各種數據庫要及時進行備份，確保財務檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠。做好身份認證和密鑰管理，任何人員調閱會計檔案須經財務負責人批準，銷毀的財務檔案須填寫“會計檔案銷毀清冊”，“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。

（三）加大設施設備配套投入，努力實現管理手段的現代化

信息化檔案的優勢在于，它能夠將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。目前的高校財務檔案管理部門在硬件設施、數量和質量方面不符合財務檔案管理需求，經常發生電腦不夠用或是服務器容量太小等情況，影響財務檔案的信息化管理和檔案的利用。辦公自動化是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。實現財務檔案管理手段的現代化，就是要由傳統的手工操作過渡到以電子計算機為中心進行管理的方法。財務檔案管理手段的現代化，就是利用計算機等現代設備對財務檔案進行存儲、檢索、統計分析等。因此，根據財力適當增加市和財務檔案管理的數字化先進設備，是檔案工作逐步實現現代化管理的先決技術、條件保證。高校財務部門在工作中應逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加計算機、掃描儀、刻錄機等現代設備，以滿足財務檔案科學管理的需要。

（四）加強創新管理，提高財務檔案內在質量

有效的管理是提高財務檔案內在質量的必要前提和手段，也是提供高效服務的基礎。提高財務檔案內在質量，重點應包括檔案收集、整理、保管、處理和利用等內容。對財務會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料應定期整理，裝訂成冊立卷。任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需復印必須由財務負責人書面批準。高度重視財務檔案管理的重要性，就要在檔案管理的制度、質量和方法管理的科學上下功夫，對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，大膽改革現有的高校財務檔案管理模式，實現財務檔案管理的現代化、信息化、服務化。

（五）樹立服務意識，發揮好財務檔案的潛在作用

加強財務檔案管理工作，樹立服務意識，提高服務水平是對高校財務檔案管理人員的基本要求。財務檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉，而是要充分挖掘財務檔案的自身潛能，不斷完善、豐富、創新服務內容，充分挖掘和發揮財務檔案資源作用，使財務檔案發揮出應有的效益，更好地為學校建設和發展經費科學合理運用提供保障。要努力創新服務手段，方便用戶通過電子信息系統查閱會計檔案資料。應編制好財務檔案檢索案卷目錄、索引等檔案檢索工具，方面用戶運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確，提高財務財務檔案服務的效率。建立財務檔案查閱登記簿、財務檔案數量統計臺帳、財務檔案移交清冊等，方面人工查詢服務。

四、結束語

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

參考文獻：

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