工程建設檔案管理規范范文

導語：如何才能寫好一篇工程建設檔案管理規范，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、重點水利工程建設檔案管理的現狀

1.相關部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠

在水利工程建設過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設質量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設之初各參建單位在工程建設各階段對檔案資料管理應承擔的工作職責沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設檔案管理工作無明確的辦事規程和行動準則。在實際建設施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設的實施為主，側重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設周期較長、文件材料交接手續不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關規定要求的深度。

2.檔案管理人員非專業，保管環境不達標

調查中的重點水利工程內容大多涉及多領域多專業。工程中的各個單項工程會被分成多個標段，標段內又會分包。參與施工的單位多而雜，素質參差不齊。這些施工單位一般重視技術工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質量和按時完工才是主要工作內容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設置專門的檔案管理機構和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經驗不足，又沒有經過專業檔案培訓，且身兼數職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構解散、人員流動性等不確定性因素，還會發生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設工作的情況，還會出現工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結構為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環境雜亂，檔案保管的“八防”標準無法達到。

3.檔案收集整理不規范

一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業知識，導致文件資料收集不及時、內容不齊全、整理不規范、分類不準確、卷內文件聯系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規范。如工程建設中，各單位只顧及工程數據資料的收集，往往不會留存施工建設場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內容不完整。工程建設檔案的形成與收集整理沒有系統的流程，歸檔范圍也沒有嚴格的界定，再加上工程建設檔案資料內容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監理日志做不到一日一記，出現對應不上的情況；工程的監理，往往只有監理員在工程現場，監理總監不到位，需監理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴重脫節，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設實施過程中，這樣就造成水利工程建設過程中文件材料收集和整理工作中出現的問題不能及時被檔案行政管理部門發現，有些因遺漏而未被整理入卷的應歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導致水利工程檔案不可逆轉的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。

4.檔案信息化程度不高

隨著水利事業的不斷發展，作為水利工程建設主體的地方水務部門的水利工程檔案的數量也在不斷增多。從目前調查的情況來看，水務部門及工程參建單位的水利工程建設檔案管理工作仍然保留著傳統的紙質檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。

二、重點水利工程建設檔案規范化管理的建議

1.增強檔案意識，建立完善的檔案管理網絡與制度

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【關鍵詞】工程建設；檔案管理；現狀問題；解決措施

隨著國家經濟的快速發展，越來越多的工程得到了建設，從而產生了豐富的建設資料。通過建立檔案加強這些資料的管理，則能了解工程的品質狀態，并為工程的使用維護和后續工程的建設提供參考。但就目前來看，工程建設檔案管理并未得到足夠的重視，有關工作的開展仍然存在較多問題。因此，相關單位還要加強解決問題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。

一、工程建設檔案管理的現狀問題

（一）工程建設檔案管理現狀。目前，工程建設檔案管理已經由完善的法律法規作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關部門的監督指導下開展規范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作。現階段，各單位已經完成了檔案管理體制、機構和網絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關工程建設檔案管理的規范和標準大多已經能夠在檔案管理工作中得到落實。（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經取得了規范化發展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現不及時的情況。

二、工程建設檔案管理問題的解決措施

（一）落實參建單位檔案管理責任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結束后，相關單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。（二）實現檔案建設的全過程管理。為使檔案內容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結束后按照條款內容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質量得到保證，還應將檔案建立與經濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯合設計單位完成檔案管理協議的編制，并結合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經常性監督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。（三）嚴格規范檔案管理各個環節。為確保檔案管理質量，還應加強檔案工作各個環節的管理，從而使檔案管理工作得以規范開展。首先，在檔案收集環節，還應從檔案完整性角度進行工作的開展，加強對檔案裝訂規格、紙張大小和材料字跡等內容的管理，從而使案卷的質量得到保證。針對不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應加強檔案內容的檢查，確保其內容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應加快新技術的引進，并要求檔案管理人才加強新技術的學習，進而使檔案鑒定工作能夠適應市場發展需求。最后，參建單位還應完成檔案管理的信息化建設，加快檔案管理信息系統的開發和研究，并利用先進的檔案管理軟件開展相關工作。而利用該系統，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺，并加強對各單位檔案管理情況的監督管理，進而使檔案管理質量得到保證。

三、結論

通過研究可以發現，工程建設檔案管理工作雖然已經取得了一定的進展，但是仍然存在較多問題。針對這些問題，相關部門和參建單位還應聯合進行管理責任的落實，并加強檔案建立的全過程管理，同時加強各個環節的監督管理，以確保檔案管理規范和要求能夠得到落實，進而使參建單位的檔案管理水平得到提高。

【參考文獻】

[1]馬進江.淺談我國水利工程檔案管理存在的問題與解決措施[J].無線互聯科技,2014(04):198.

[2]米曉霞.淺談電力工程檔案管理現狀及解決措施[J].科技創新導報,2012(34):209.

[3]劉娟.淺談北京市建設工程招投標檔案管理存在問題的解決對策[J].城建檔案,2013(01):67-70.

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【關鍵詞】市政基礎設施工程檔案管理 對策

市政基礎設施是指在城市規劃建設范圍內設置，基于政府責任和義務為居民提供有償或無償公共產品和服務的各種建筑物、構筑物、設備等。市政基礎設施工程一般屬于國家的基礎建設，包括城市建設中的各種公共交通設施、城市橋梁、軌道交通、隧道、道路、給水、排水、燃氣、城市防洪、環境衛生以及照明等基礎設施建設，是城市生存和發展必不可少的物質基礎，是提高人民生活水平和對外開放的基本條件。市政基礎設施工程檔案是在市政基礎設施工程建設工程中形成的與工程建設有關，對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖紙、數據、照片、聲像等不同形式的載體的文件材料，它是工程建設的真實記錄，也是一個城市發展的歷史縮影，與工程質量密不可分。

近年來，武漢市城市建設加速推進，呈現出建設規模大，重大工程多，技術復雜程度高，工程涉及面廣等特點。諸多城建重點單個項目投資超億元，有的甚至高達幾十億元。工程項目涵蓋類型也越來越多，由過去較為單一的道路排水工程、橋梁工程，發展為大型綜合立交、過江隧道、軌道交通、全線高架橋梁等多種類型的工程。同時，市政基礎設施工程的基本施工隊伍也呈現多元化的趨勢，一些專業從事鋼結構施工、隧道施工、地鐵盾構施工的公司加入到武漢市城市建設中來。城市建設的快速發展給市政基礎設施工程檔案管理工作帶來了機遇，同樣檔案管理工作也面臨著空前的挑戰。如何加強市政基礎設施工程檔案管理，保證其真實、完整、準確，并得到妥善的保管和有效的利用，為未來城市發展規劃和設施管養提供重要依據，是各工程建設和管理單位必須引起關注的重要問題。

一、加強市政基礎設施工程檔案管理的重要意義

1、工程檔案是工程建設質量狀況的綜合反映。

隨著量化分析和精細化管理的推進，工程建設質量有了一系列精確的評價體系。當對工程建設質量的評價由感觀性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對工程質量的評價就要以工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段進行綜合測評了。由此可見，工程檔案直接反映了工程建設質量。同時，從近年來工程質量事故案例的處理看，一旦工程出現質量問題或重大事故，首先要對工程項目檔案進行全面調查。這是因為工程檔案是工程建設各項活動的真實記錄，具有原始性、真實性、唯一性的特點，它是建設活動的直接產物，全面、綜合地反映工程建設全過程的實際情況，對劃分工程質量責任有著不可替代的作用，是工程建設質量狀況的綜合反映。

2、工程檔案是工程質量管理的重要組成部分。

《城市建設檔案管理規定》明確規定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件”。這就表明，如果工程檔案驗收不合格，工程將無法進行竣工驗收，工程檔案管理已經成為工程質量管理的重要組成部分。同時，建設部《關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》中也明確指出，建設單位組織工程竣工驗收，應當具備工程檔案認可文件。建設行政主管部門在辦理峻工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件。這就再次明確了工程檔案在工程建設過程中的重要地位，并將工程檔案管理作為提高工程質量管理的重要手段。

3、工程檔案是城市管理、發展的重要依據。

工程檔案是工程建設活動的真實記載，直接反映了工程項目建設活動的全過程，因此，工程檔案對市政基礎設施工程建成使用后的管理、維修、養護、改擴建等技術工作的決策、設計都起著重要的憑證和依據作用。凡對某項市政基礎設施工程進行維修養護、改擴建，都必須依據該項工程的設計、施工、竣工驗收等方面的詳細記載即工程檔案制定出合理的方案。同時，隨著現代城市建設的加快發展，城市建設不斷向地下和空中縱向延伸，而這一切建設規劃編制的基礎資料就是前期城市基礎設施工程建設留下的檔案資料，而在建工程的檔案資料又將成為今后城市建設發展的重要依據，市政基礎設施工程檔案資料的重要性不言而喻。

二、當前市政基礎設施工程檔案管理工作中存在的主要問題

1、檔案意識不強。

部分單位對工程檔案管理的重要性認識不夠，重施工管理輕檔案管理的現象普遍存在。市政基礎設施工程檔案資料收集整理，本應始于工程前期運作，終于工程竣工驗收，列入管理日程，同步施工進展。但在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內業資料的收集整理，檔案工作與工程建設不能同步管理，資料不規范、收集不齊全。甚至出現為應付竣工驗收或有關檢查搞突擊、“做”資料，的現象，造成原始資料失真，工程檔案造假。加之市政基礎設施工程大多為政府工程，有的工程因工期緊，協調難度大，基本建設手續尚不完備，更遑論其能夠重視工程檔案建設。

2、工程檔案人員素質有待提高。

一項市政基礎設施工程檔案資料應包括招投標、勘察、設計、施工、監理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業性強。但就工程現場的情況看，大多項目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調人員擔任，大多沒有參加過正規的檔案業務知識培訓，專業知識欠缺。加上現場工作繁忙，人員調動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴重，檔案管理處于一種被動應付狀態，這必然影響到工程檔案的質量。

3、歸檔時間嚴重滯后。

《城市建設檔案管理規定》明文規定：“建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案。”但現實的情況是，市政基礎設施工程檔案移交普遍滯后，有的工程甚至竣工多年，工程檔案尚未移交。更有甚者，因市政基礎設施工程特殊性，有的工程完工后不竣工驗收即投入使用，其檔案移交工作更是無從談起。

4、工程檔案質量欠佳。

按照相關規定，工程檔案資料應做到圖物相符、數據準確，填寫、審批、簽章手續完備，不得擅自修改、偽造和后補，應達到完整、準確、系統，符合歸檔要求。可從實際的情況看，市政基礎設施工程檔案資料質量尚存在較大差距。有的項目由于搶工期、趕進度等原因，施工過程中將資料工作放在一邊，到驗收時再來補寫，使資料的真實性大打折扣；一些單位為節約時間，只做一份資料，其余全用復印件代替，有的甚至將其它工程的一些資料放入檔案資料之中，從而失去了檔案資料的真實性，降低了檔案本身的價值；部分檔案書寫不規范，紙張破損嚴重，字跡不耐久，不符合工程檔案歸檔的要求。

三、加強市政基礎設施工程檔案管理的對策

1、提高認識，落實責任是做好市政基礎設施工程檔案管理的前提條件。

加大對《檔案法》、《城市建設檔案管理規定》、《建設工程文件檔案管理規范》及相關市政基礎設施工程檔案工作法律法規的宣傳力度，提高全行業特別是領導同志的檔案意識，使他們認識到工程檔案是工程建設的重要組成部分，是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備，是城市建設發展的重要依據。要逐步形成領導重視檔案建設，人人關心檔案建設的良好氛圍。同時，抓好檔案管理工作責任制的落實，明確參建各方和相關人員的檔案管理責任，促進檔案管理工作開展。

2、增大投入，提高素質是做好市政基礎設施工程檔案管理的有力保障。

各工程現場應設置與工程檔案工作任務相適應的機構，配備專門的檔案管理人員，增加人力、物力、財力投入，解決必要的檔案管理工作經費和設施，保障現場檔案整理工作開展。檔案管理部門應定期舉辦檔案管理培訓班，提高檔案從業人員的業務知識和工作能力；要積極主動服務，選派政策水平高、業務能力強的人員充當業務指導員，指導、協助參建單位健全各項檔案管理制度，規范現場檔案資料整理。

3、規范管理，依法治檔是做好市政基礎設施工程檔案管理的首要任務。

為加強工程檔案管理，國家先后制定和了一系列與工程檔案有關的法律、法規和規范性文件，初步形成了我國檔案管理法規體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環節，工程檔案管理工作基本做到了有法可依。在當前的工作中，首要的是有法必依，市政基礎設施工程參建各方要嚴格落實工程檔案管理法律法規，結合現場實際，制定系統、完善、可行的檔案管理制度和操作辦法，使現場的檔案管理工作有章可循，有序開展。同時，檔案管理部門要加大檢查督促力度，對拒不履行檔案管理相關法律法規規定的行為及時采取措施，加以督促。

4、嚴把質量，加強檢查是做好市政基礎設施工程檔案管理的核心環節。

市政基礎設施工程檔案資料的完整、準確、系統是實現有效利用，發揮檔案作用，實現檔案價值的基礎。在檔案管理過程中，要牢牢抓住收集齊全、材料準確、整理系統這三個環節，嚴把質量關。檔案人員應及時了解工程的立項、勘察、設計、施工及竣工驗收等每個階段，掌握工程建設的具體內容，合理確定個環節文件資料的歸檔范圍，做到既不重復也不遺漏；由于市政基礎設施工程建設施工有較大的動態性，所以檔案資料收集整理必須要與工程建設施工同步進行，檔案人員要隨時掌握工程建設變化情況，確保文件資料的準確。尤其是修改有關文件資料時，一定要按照規定的修改程序進行更正，并保留修改依據和過程記錄，保證內容和數據的準確性；在收集齊全、材料準確的基礎上，檔案人員要遵循市政基礎設施工程檔案的形成規律和成套性特點，保持歸檔文件、檔案案卷間的有機聯系，著眼于方便檔案資料的保管和利用，科學分類，合理組卷，確保質量。

同時，工程質量監督管理機構在日常的監督管理過程中，也應加大對工程資料的檢查力度，特別是加大對質量保證體系資料、施工日志、原材料、成品、半成品檢測報告、地基基礎等關鍵部分、關鍵節點驗收資料、監理日志、監理平行檢驗記錄等資料真實性的核查力度，發現問題及時督促整改，問題嚴重的及時采取行政執法措施，保證施工檔案資料真實、客觀、完整反映工程施工進展情況。

做好市政基礎設施工程檔案資料管理是利國利民的一項大事，也是城市建設發展的必要要求。當前，住建部正組織力量對《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》進行修訂完善，這也顯示了國家重視市政基礎設施工程檔案資料管理的決心。各級管理部門和各參建單位，應以高度的責任感和緊迫感推進市政基礎設施工程檔案管理工作，為更好服務于城市建設發展做出新的貢獻。

參考文獻：

《建設工程質量管理條例》

《檔案法》

《城市建設檔案管理規定》

《建設工程文件檔案管理規范》

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關鍵詞: 供電企業；檔案管理；重要性；

Abstract: in this paper, combined with my practical work experience, mainly on the power supply enterprise archives management and the importance of power archives management innovation mechanism to discuss, to transfer files to achieve standardization, standardization, informationization.

Keywords: power supply enterprise; file management; importance;

中圖分類號：G275.9文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)

1 引言

檔案管理的主要工作就是嚴格按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引,保證歸檔文件齊全、完整、分類科學合理,卷內文件排序正確,檢索清楚便捷,以適應應用微機管理檔案的需要；實現檔案管理科學化、高效化和系統化，下文結合本人經驗就檔案管理的重要性展開論述。

2供電企業檔案管理的重要性

事實上，在幾年前,供電企業檔案系統在實現檔案管理方向已經取得了較大的進步。以供電企業系統為例,早就實現了檔案的微機管理,這套系統實現公司機關、所屬基層單位檔案信息資源管理的電子化、自動化?？扇斯や浫霗n案,也可自動收集MIS、OA 系統產生的檔案。該系統還具有強大的查詢和檢索功能。用戶可以根據自己的權限對任何感興趣的信息進行檢索,檢索條件可以任意組合。檢索的結果是可以看到照片、活動的影像、聽到聲音。同時,還可以通過這個廣域網與上下級,以及兄弟單位之間,以電子公文的形式交換信息,方便地實現上、下級之間的遠程查詢和全息下載。

3檔案管理發展趨勢

（1）努力學習現代科學技術知識,積累駕馭現代科技設備,運用現代技術手段的能力。認清形勢,調整心態,樹立獻身檔案事業的觀念。要適應供電企業檔案管理的需要,必須提高認識,認清供電企業改革和發展的方向,認清檔案工作的意義和價值,強化職業道德,努力開創供電企業檔案工作新局面。

（2） 廣泛涉獵現代科學文化知識,逐步完善自身的知識結構,努力使自己成為一專多能的復合型高級人才。以適應檔案工作日益復雜、變化的需要。

（3）努力提高業務水平,在實現檔案管理規范化、標準化的基礎上,積極開發檔案信息資源,為供電企業工業的生產、經營管理提供高效的服務。

4 電力檔案管理工作創新機制

4.1建立檔案管理

建設項目檔案的管理是檔案工作中的難點、弱點，由于供電企業建設項目需要較長時間才能完成，這期間將會產生大量工作技術文件資料，妥善保管好這些文件資料，僅靠少數幾個人是不行的，要有一套完整的規章制度，才能做好這項工作。一個供電企業建設項目參建單位多，要保證竣工檔案的完整性、成套性和文件材料的系統性，就要有統一的標準。建設單位應貫徹執行國家有關法規、條例、辦法。以《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》及《供電企業檔案分類表》為依據，使各參建單位在編制檔案過程中有章可循，做好建設項目檔案的歸檔工作，用規范的檔案標準促進各參建單位的檔案規范化管理，從而有效地做好建設項目檔案管理工作。

4.2檔案管理要納入合同管理

在逐步完善的社會主義市場經濟條件下，合同起著至關重要的作用，它是用來約束參建各方強有力的法律依據。所以供電企業建設項目的建設單位在進行工程招、投標及簽訂各項合同、協議時，應把保證建設項目檔案齊全、完整、準確等方面的質量要求納入有關的專項條款，并用經濟手段來約束雙方履行合同、協議，明確乙方保證質量按期交項目檔案后，甲方及時給予結算，如果檔案資料收集不齊全、不符合要求，將扣除工程款，爭取檔案工作的主動權，這是做好建設項目檔案管理的有效手段。

4.3 移交檔案做到標準化、規范化、信息化

（1）加強工程檔案的過程管理。

在工程建設初期，檔案工作就要與工程建設同步進行。文件資料收集是檔案工作的基礎、一項工作，供電企業建設項目工程形成的文件資料數量多，內容龐雜，文件資料形成單位多，隨著工程建設的進展，檔案人員就要對文件資料進行收集，如果等到整個工程竣工時才進行檔案的收集，會給收集工作造成困難，不能保證文件資料齊全完整，因此，加強工程檔案的前期管理是非常重要的一項工作。

（2）加強檔案人員在工程建設過程中的監督指導。

對正在建設的工程檔案加強過程管理，就是檔案管理人員在工程建設中，依據前期制定的標準對各參建單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作，進行定期監督、檢查、指導，針對工作中出現的問題及時處理解決，使檔案從形成到整理直到最后完成竣工檔案歸檔工作。應做到檔案收集工作與工程建設同步進行，及時做好工程檔案的過程管理工作。

（3）加強與施工單位溝通, 力求檔案收集的完整性和準確性

施工單位工程竣工檔案是供電企業建設工程檔案中非常重要的一部分,形成一套高質量的竣工檔案,首先各專業工程技術人員負責檢驗檔案的真實性和準確性,然后檔案管理員負責檢驗檔案的標準化、規范化。為了能保證施工單位工程檔案的順利移交,從工程一開始,檔案管理人員應通過開會、到施工單位現場指導等方式與各施工單位加強溝通,就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗收等具體問題向各專職資料員明確具體檔案要求,學習項目檔案管理政策法規,統一思想、統一認識、統一做法,有效地控制檔案的形成質量,減少因意見不一致而造成的返工工作量,真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

（4）發揮工程技術人員的作用。

各參建單位的工程技術人員參與建設項目的全過程，他們熟悉建設項目過程，掌握工程進展與進度情況，隨著輸變電建設項目達標投產工作的深入開展，工程技術人員的檔案意識日漸增強。由工程技術人員和檔案人員共同完成檔案組卷的工作，是非常必要的。工程技術人員主要是負責審核工程各階段文件材料是否收集齊全完整，文件材料的簽署、蓋章手續是否真實完備，文件內容的填寫是否規范，標準施工記錄數據是否真實可靠，竣工圖是否與實際情況相符合等等，這些方面正是工程技術人員的優勢所在。

（5）做好項目檔案的驗收管理工作。

在建設項目竣工驗收時，檔案驗收要同時進行，建設單位應該按有關的規定、標準、辦法，組織有關的自檢小組對工程檔案進行自檢，檢查歸檔文件是否齊全、準確、系統，歸檔文件材料是否是原件，竣工報告、合同、協議等是否履行雙方簽字手續，案卷質量是否符合要求，對存在的問題提出整改意見，同時下發整改通知單限期進行整改，使歸檔案卷分類科學、便于檔案的保管和利用。

5保證工程檔案資料的齊全完整

由于供電企業建設項目的施工單位多,項目檔案管理工作面廣量大,各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致,而規范化是檔案管理的本質要求。要使檔案工作有序進行,必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度,從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面做出明確規定,對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始,檔案室應向各施工單位分發國家標準《科學技術檔案案卷構的一般要求》、行業標準《歸檔文件整理規則》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》以及《供電企業建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》,同時還應發放本企業的項目文件歸檔制度說明,在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理,從而有效地控制檔案的歸檔質量。

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輸變電工程檔案是社會發展變遷的“晴雨表”，更是電力基礎設施改善的真實記錄。隨著社會經濟的飛速發展，電力工程建設步伐加快，輸變電工程檔案管理變得越來越重要，工作量也越來越大，這對我們以往的檔案管理模式提出新的要求。如何提升輸變電工程檔案規范化管理水平，是當前及今后一段時期需要研究的課題。鑒于此，本文就輸變電工程檔案管理的現狀及對策作了探討和分析。

一、輸變電工程檔案的特點

輸變電工程檔案是工程立項、設計、施工和監理等整個工程建設活動的原始記錄，是評價工程質量、創優評先的信用依據，也是工程運行、改造和維護不可替代的權威憑證。它與一般的文書檔案在形成和管理上有很大不同，其主要有以下幾個特點：

1、專業性強。輸變電工程檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程，其檔案內容有建筑方面的，但大多是電力技術方面的，電力系統的高技術密集型的特性決定了其工程檔案專業性很強。

2、面廣量大。輸變電工程檔案中涉及部門、單位有十多家，內容包含設計、施工、安裝、監理、調試等方方面面。特別是供電系統外單位產生的工程檔案，種類多、數量大、矛盾多，接收難度大，工作紛繁復雜。

3、時間跨度大。一個完整的輸變電工程項目建設周期長，從工程立項、可行性研究、圖紙設計、招標確定設計、施工及監理單位、工程施工、三級驗收、試運行到最后竣工驗收投運，一般要跨越一兩年甚至更長時間。這給工程檔案資料的收集、整理帶來很大不便，容易造成資料的散失。

二、輸變電工程檔案管理的現狀及原因分析

㈠存在的主要問題

調研中發現，輸變電工程檔案常常存在資料不全、質量不高、未按時報送等情況，主要表現在以下幾個方面：一是一些項目建設單位對工程檔案重視不夠。特別在施工階段，因項目多、時間緊、任務重，忽略了項目前期階段的資料收集，也未對參建單位提出檔案的具體要求。二是參建單位對竣工資料的質量要求心中無數，結果出現了文件表式不對、簽字手續不完備、沒有原件歸檔等現象。三是工作職責不明，加之檔案員責任心不強，未能嚴格執行“四參加”制度到位盡職，造成了一些重要設備資料遺失或收集不全。四是大多施工建設單位重視工程形象進度，卻忽視了檔案工作，等到工程結束辦理竣工驗收手續時，才投入人力、物力搞突擊，造成報送的檔案資料質量差，準確性、真實性、完整性達不到規范要求，直接影響到日后的提供利用。

㈡原因分析

――思想認識偏頗。不少項目建設單位有“重工程建設、輕檔案管理”的現象，尤其是工程檔案資料的收集、報送、利用的意識還很淡薄。有的認為工程檔案是單位檔案主管部門的事，與已無關；有的認為建設工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，沒有必要搞得太復雜；還有的甚至把檔案作為“私人財產”，不愿移交歸檔。顯而易見，認識不到位是造成工程檔案不到位的首要原因。

――管理工作失職。輸變電工程檔案缺乏有效的管理制度，部門責任未明確，造成“推諉扯皮”的現象。工程檔案往往全部由檔案室人員一抓到底，沒有落實專人具體負責，即使有也只是兼職。檔案網絡沒有延伸到各個具體工程，未能形成一個覆蓋設計、施工、監理等各個方面的立體化的檔案工作網絡。檔案主管部門下現場少，對下監督指導不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。

――考核措施缺位。有相當一部分人認為檔案工作沒有列入單位或個人年度績效考核，又無硬性的獎懲措施，檔案工作質量好差無關緊要，不會影響評先評優和工資獎金。因此，聽之任之，沒有把檔案工作納入議事日程，更不把檔案工作當回事，這就造成了工程檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象?？己思畲胧┑娜笔?，是造成工程檔案管理不到位的關鍵原因。

――人員素質不高。工程檔案收集歸檔工作專業性、技術性很強，一般檔案人員缺乏技術知識，難以搞好工程檔案工作；而項目建設單位檔案人員往往一人兼任多職，沒有過多的精力和時間投入檔案工作，疲于應付日常事務，更談不上檔案業務學習、業務素質提高。檔案管理只滿足于“不丟失、裝進袋子、鎖進柜子、你查我調”的狀況。人是生產力發展的第一要素，檔案人員素質不高，是造成工程檔案不到位的根本原因。

三、提高輸變電工程檔案管理水平的對策

基于輸變電工程檔案管理中普遍存在的問題，東臺市供電公司在工作中進行了積極探索。東臺市220千伏金東輸變電工程檔案管理成績突出，2006年江蘇省27個輸變電工程參加國家電網公司優質工程評審，金東變工程榮獲第二名，并被授予國網公司“優質工程獎”。結合實際，談幾點粗淺體會。

㈠加強法規宣傳，提高對輸變電工程檔案重要性的認識

做好工程檔案的管理，離不開各單位、部門的支持和協作。我們在輸變電工程檔案資料的收集過程中，注重運用行政、經濟等手段，多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規，積極主動開展工作，使廣大工作人員真正認識到做好工程檔案的重要意義，以及各自應盡的責任和義務。領導的檔案意識增強了，工程檔案管理也就自然擺上了議事日程。

㈡建立工作機制，夯實輸變電工程檔案管理基礎

1、加強組織領導。堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓，健全管理網絡。項目建設單位要將設計、施工、監理等各參建單位納入管理網絡，建立檔案領導小組和檔案工作小組，以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監督管理和具體業務工作。理順檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的關系，明確職責。規定兼職檔案員負責材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負責各部門、單位的業務指導和質量把關，負責檔案管理、資料編研、提供利用；項目負責人負責對檔案文件材料內容的審核。

2、完善制度建設。建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序，并將其列入工作質量的考核，使工程檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程檔案工作有章可循，有法可依，達到規范化管理的目標要求。同時，積極采取多項控制措施和手段，嚴格手續，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準確和系統。

3、強化責任考核。建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結合勞動競賽、達標投產、評先創優等活動，強化考核激勵，著重在領導意識、人員素質、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質量等環節上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識。推行檔案工作責任制管理，對不按規定執行的基建單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍不按時移交的，依照規定給予經濟和政治上的處罰，嚴重的實行責任追究。

4、推進信息化建設。一方面，加快做好歷史紙質檔案的數字化整理工作；另一方面，嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規范、檔案數字化技術規范等技術標準，統一系統數據庫的建設，統一檔案信息的存儲格式，確保信息技術條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。各參建單位在將檔案條目錄入的同時，所有資料的電子文件通過掃描等其它形式一并上傳數字檔案館，從而通過網絡就能實現檔案便捷而快速的全文查閱利用，真正做到檔案內容的現代化、數字化管理，為檔案的開發利用提供方便。

㈢強化過程控制，推進輸變電工程檔案管理規范化

輸變電工程時間跨度大，要想提高其檔案管理水平就必須實行標準化、規范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。

前期介入。堅持從檔案材料形成的“源頭”抓起，做到前端控制。開工前，檔案主管部門要將工程檔案具體要求、竣工文件材料的收集范圍、歸檔清單等逐一向工程建設參與單位進行技術交底。各工程參建單位要以“建一流工程、創一流檔案”為目標，認真分解檔案工作任務，將檔案管理與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。

中期控制。檔案主管部門要加強現場的檢查和指導力度，全程參與，確保工程檔案各個管理環節始終受控在控。在業務指導上，應勤跑工地，跟蹤了解項目信息，隨時檢查指導。在具體工作中，要主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現場，超前控制，把問題解決在檔案提交之前。遇到收集確有難度的，要積極向領導匯報，及時與施工建設相關單位溝通，爭取理解支持。

后期檢查。參與工程建設的各施工、安裝、監理等單位在工程竣工投運后1個月內，應整理、組卷移交竣工技術文件、竣工圖、調試報告等，并提交相應的電子文件。對重大建設項目可采取階段性歸檔。檔案主管部門應加強督查，發現不符合規范要求的，堅決退回整改。在檔案接收方面，要充分利用行政程序把關，建立工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制，保證工程檔案的規范化、標準化，保證不出現擅自修改、偽造或事后補做的現象。

篇6

關鍵詞：工程檔案檔案管理奧林匹克公園中心區

近些年來，為節約土地資源，實現布局緊湊合理的規劃理念，開發城市核心區道路地下空間，建設聯系城市干道與核心區各地下車庫的交通通道，解決核心區地面交通擁堵問題，大大減少因此而發生的對城市主要道路的交通影響，地下交通聯系通道成為實現此功能的首選。北京金融街地下交通聯系通道建成于2004年，北京中關村地下交通聯系通道于2007年建成，北京奧林匹克公園中心區地下聯系通道也于2008北京奧運之前建成。本文從奧運中心區地下交通聯系通道工程檔案管理經驗入手，論述此類工程檔案的管理方法。

一、科學管理這些檔案的重要意義

（一）工程檔案是保證地下交通聯系通道開通運行的重要依據

地下交通聯系通道工程建設耗資巨大，但利用率卻極低，奧運中心區地下交通聯系通道自2008年建設完成至今尚未向社會開放使用，施工單位已經撤離，如果一旦開通，工程檔案將成為保證其正常開通運行的重要依據性文件。

（二）工程檔案為管理、利用、維護、保養等提供重要參考

地下交通聯系通道中通風、電力、消防是保證其正常運行的重要設備設施，工程檔案中保存了這些設備設施的完整參數，這些參數數據是提供管理、使用及維護、保養的重要參考數據。

二、地下交通聯系通道工程的特點及對檔案管理提出的要求

地下交通聯系通道工程建設具有其自身的特點，對檔案管理提出了不同的要求。

（一）地下交通聯系通道工程施工技術要求高

城市地下交通聯系通道的構造特點使其通風系統設計較常規公路隧道更為復雜，需要計算不同區段正常通風工況和火災工況下的需風量，考慮火災排煙的有效性等，在通道頂部回填工程中采用了氣泡混合輕質土換填的減荷設計，因此地下交通聯系通道工程較一般道路工程、隧道工程施工難度大，技術要求更高。

（二）地下交通聯系通道工程分部分項劃分無統一標準

地下交通聯系通道工程根據服務區域的不同、功能的不同，形成獨具特色的建筑風格，它兼具房屋建筑工程、市政工程、隧涵工程、道路工程特點，單獨采用任何一個專業的規范、規程和技術標準都不能滿足該工程施工技術管理和施工質量控制的需要，造成施工現場同一工程不同標段的分部分項劃分完全不同。

（三）交叉施工現象嚴重

地下交通聯系通道是以解決區域擁堵問題，增加各建筑物之間聯系為目的，因此其與周圍交叉施工現象非常嚴重，為配合工程建設，地下交通聯系通道本身工程必須分段、分倉間斷施工且與其他工程交叉施工特點十分明顯。

（四）對檔案管理提出新的要求

地下交通聯系通道在綜合利用土地資源方面發揮了無可比擬的優勢，但是，地下交通聯系通道工程檔案的管理卻沒有相關統一管理規范，筆者查閱大量資料，大都是關于地下管線檔案管理規范、規定，而沒發現關于針對地下交通聯系通道工程檔案管理的規范。地下交通聯系通道工程是市政工程、建設工程的統一體，工程建設復雜，因此向檔案管理提出了新的要求。

1.如何應用檔案管理資料規程

此類工程涉及房建、市政等多種建設，沒有明確規程可以始終如一地執行，各施工單位依據各自的管理優勢，常規化運作方式，運用不同的管理方法，有的使用《建筑資料規程》，有的使用《市政資料規程》，還有一些參與過地鐵建設的單位使用《地鐵檔案管理企業標準》，表現為現場工程資料的整理十分混亂。如何應用檔案管理資料規程是此類工程檔案管理中提出的新要求。

2.分部分項劃分不一致給單項工程檔案管理的統一性帶來一定的難度

地下交通聯系通道工程多為多標段施工的單項工程，由于沒有統一規定，各標段各施工單位劃分的分部分項完全不同，使得施工文件整理不統一，分項、分部驗收不統一，給單項工程檔案的統一管理帶來困難。

3.交叉施工現象向資料整理的完整性提出新要求

交叉施工使工程不能按照施工計劃進行，導致進場物資與試驗報告上物資資料對應不上，例如，鋼材實驗報告上的鋼材與進場鋼材數量規格對應不上，無法保證文件的完整性。

交叉施工使各施工單位對工程檔案的編號產生很大疑問，若按時間順序編號，則不能反映各部位工程建設情況，若按工程部位編號則時間全部混亂，施工現場的資料編號混亂現象十分嚴重。

三、科學管理地下交通聯系通道工程檔案的經驗及做法

結合工程特點及檔案管理中出現的問題，新奧集團在多年實踐的基礎上，逐漸摸索出了一條針對地下交通聯系通道工程檔案管理的途徑，形成一套行之有效的管理方法。

（一）全面了解工程建設情況，進行工程檔案前端管理

1.了解立項、規劃情況：了解立項規劃情況，有助于檔案人員了解工程屬性，工程概況，有利于檔案管理人員對整個工程檔案的管理形成全局觀念，前期基建文件、施工文件、監理文件如何形成，使用何種規程，與哪個監督站建立聯系，與城建檔案館哪個部門進行對接都在此階段形成。

2.了解工程施工組織設計：檔案管理人員應參加由建設方組織的第一次進場協調會，全面了解工程施工組織設計方案，對施工方對工程施工安排全面了解，為制定檔案編制方案做好充分準備，了解工程施工進度，做到檔案整理與施工進度同步進行。

3.開展工程檔案前端管理工作，制定檔案整理規劃方案。

監督施工單位制定檔案編制方案，此方案不僅涉及總包的結構工程，還應包括水、電、設備、消防等專業工程檔案整理方案。 （二）與項目總工、技術管理人員密切合作，制定分部分項劃分基本原則

1.分部分項劃分的重要意義：分部分項劃分是工程檔案整理的綱領性文件，分部分項劃分準確，工程檔案的制作才能做到有依據。分部分項劃分不準確，將給建設工程資料收集、檢驗、分項、分部工程驗收等工程帶來一系列問題，會出現檔案因此收集不完整的漏洞。

2.制定分部分項劃分文本：建設單位作為工程建設的管理單位，統一各標段分部分項劃分標準。在施工單位進場召開第一次現場協調會時，檔案部門就應將分部分項的基本原則告之各施工單位、監理單位，讓其根據建設單位要求，制定符合該工程特點的工程分部分項劃分。依靠建設單位工程項目管理部、施工總包總工、技術負責人、監理單位總監，現場資料員共同制定分部分項劃分文本。

3.編制有針對性的工程檔案收集范圍表：地下交通聯系通道工程雖然施工內容相近，但因其是周邊建筑物、市政的配套設施，因此每一個地下交通聯系通道都會因地理位置的不同，地況情況不同、施工工藝不同而有所區別，我們根據施工內容、專業劃分情況編制適合本工程需要的工程檔案收集范圍表，在實踐應用中獲益匪淺。

4.統一規程規范要求

（1）以工程建設規劃許可證為依據，統一規程規范要求。規劃許可證批準為市政工程的，我們即以市政資料管理規程為主要依據，以其他工程資料管理規程輔助，共同形成該工程的完整檔案；規劃許可證為建筑工程的，我們就以建筑資料管理規程為主要依據，以市政規程進行輔助整理。

（2）各規程的融會貫通，解決檔案編號問題

在使用不同的規程過程中，檔案人員在編制檔案號時出現不知按哪個規程進行編號的問題，因為兩個規程中分部不同，代字代號也不相同，針對這種情況，我們執行了用哪個規程即用哪個規程進行編號，與城建檔案館的編號原則一致，很好地解決了該問題。

5.落實監督檢查

（1）監督監理工作：加大對監理工作的管理力度，敦促監理發揮現場監督檢查的作用。

（2）定期檢查現場工程資料整理情況：實行定期現場檢查工作制度，隨時關注工程檔案整理情況。

（3）發現問題及時整改：針對檢查中發現的問題，制定整改落實方案，及時進行整改。

（4）配合結構長城杯驗收等工作進一步促進工程檔案的整理工作。

總之地下交通聯系通道工程檔案管理難度大，綜合性程度高，要求檔案管理人員深入實際，了解全局，加強對各專業檔案的掌控能力，這對檔案管理人員提出了更高要求。

參考資料：

[1]段旺，楊佩英.地下機動車聯系通道解決市區交通問題的嘗試[J]地下空間與工程學報，2006年51期.

[2]姜學鵬.《通風豎井在地下聯系通道通風系統中的應用》[J]地下空間與工程學報，2009年06期.

[3]北京新奧集團有限公司.《北京奧林匹克公園中心區地下交通聯系通道氣泡混合輕質土填筑工程技術規程及質量檢驗驗收標準》.

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[關鍵詞]工程；基礎設施建設；檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.137

[中圖分類號]G278 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01

隨著社會經濟的快速增長，我國政府加大了在基礎設施建設方面的投資。近年來，基礎設施建設規模不斷擴大，隨之而來的是基礎設施建設前期的檔案數量不斷增長，對檔案管理工作的要求也越來越高，工程基礎設施建設前期檔案管理成為新時期檔案管理工作的一個難點。在新形勢下，必須充分認識工程基礎設施建設前期檔案管理工作的重要性，分析其中存在的問題，積極尋找解決對策，提高工作質量與效率。

1 當前工程基礎設施建設前期檔案管理存在的問題

1.1 對前期檔案管理認識不足

在工程項目檔案中，前期檔案是重要的組成部分。工程基礎設施建設前期檔案又稱為工程準備階段文件，主要是指工程開工之前和工程準備過程中形成的文件材料，主要包括立項材料、審批材料、勘察材料、設計材料與投標材料等，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證?，F行前期檔案管理體制產生于我國工程基礎設施建設進程的基礎之上，并對我國基礎設施建設具有重要作用，地位非常重要。但是，前期檔案管理的重要性并沒有得到充分認識，長期以來，工作人員的工作中心都在工程建設之上，沒有抓好前期檔案管理工作，在工作中存在的隨意、隨便性管理，使工程建設工作不能順利進行，因此，一定要充分認識到新形勢下做好前期檔案管理工作的重要性，做到思想高度重視、工作常抓不懈，水平不斷提升。

1.2 前期檔案管理與建設速度脫節嚴重

當前我國工程基礎設施建設不斷加快，前期檔案管理與城市基礎設施建設速度存在嚴重脫節問題。眾所周知，基礎設施建設工程周期長，涉及諸多部門，因此基礎設施建設檔案具有多樣性、復雜性的特點。受經濟利益趨勢或工期所限，管理者一直重視工程建設速度，輕視工程檔案，這就導致工程建設與基礎設施檔案管理工作不能同步進行，這不僅影響前期檔案管理工作效率，而且也影響其他檔案資料管理工作的正常進行。

1.3 管理人員素質參差不齊

管理人員對檔案管理工作的重要性不言而喻，其不但是檔案管理工作的核心，也是工程基礎設施前期檔案管理工作正常運行的保障。工程基礎設施前期檔案資料需要管理人員及時整理，但是與工程基礎設施建設的快速發展相比，管理人員的綜合素質明顯偏低，管理水平相對低下。工程基礎設施前期檔案管理工作很復雜，缺乏較高的理論水平與實際管理能力是無法勝任的，管理人員素質參差不齊就不能滿足工程基礎設施前期檔案管理工作的需求，檔案管理工作的效率必然會低下。

2 加強工程基礎設施建設前期檔案管理工作的建議

2.1 提高對前期檔案管理的認識

工程基礎設施建設前期檔案管理工作對工程建設的順利開展具有重要影響，提高對其認識是做好管理工作的內在要求。工程基礎設施建設的快速推進，對前期檔案管理的要求也越來越高，提高檔案管理工作效率勢在必行。檔案管理人員應加深對前期檔案工作重要性的了解，從思想上重視檔案管理，認真研究檔案管理規范，才能真正做好工程基礎設施建設前期檔案管理工作。

2.2 完善前期檔案管理體制

無規矩不成方圓，檔案管理工作亦是如此，完善工程基礎設施建設前期檔案管理必須建立完善的管理體制。因此，相關管理部門需要積極轉變管理職能，積極推進前期檔案管理工作在精細化、常態化方面的建設。進一步明確前期檔案管理工作重點，規范檔案管理工作程序，實現前期檔案管理工作有標準可依。另外，還應建立相應的監督制度，對相關單位的前期檔案管理進行監督，對其中存在的問題進行整改，保證檔案管理工作的穩定、有序。

2.3 提高管理隊伍綜合素質

在檔案管理工作中，管理隊伍起著主導作用，工程基礎設施建設前期檔案的采集、整理、維護都需要管理人員去做。前期檔案管理的綜合性要求管理人員只有具備相應的專業技能和素質，才能真正提高前期檔案管理工作實效。因此，務必要加強管理隊伍建設，提升管理隊伍的整體綜合素質，比如：可以采取考核制度、加強培訓、開展互幫互學活動等措施，實現管理隊伍整體綜合素質的提升。

2.4 采用新技術，促進管理數字化

時代進步的要求檔案管理工作必須積極采用新技術，這直接關系到檔案管理工作的創新和發展。工程基礎設施的大量建設必然會導致前期檔案大量增加，造成查閱不便、存貯空間不足、維護困難等問題，這就會增大管理成本，工作費時費力。推進管理數字化能有效解決這些難題。推行數字化以后，前期檔案資料存儲在計算機的硬盤里，解決了大量檔案資料的存儲問題，而且可以利用軟件技術對前期檔案進行歸類，提高前期檔案查閱的便捷性。

3 結 語

在新形勢下，工程基礎設施建設前期檔案管理工作面臨著諸多挑戰，工作人員必須充分認識并積極采取措施應對。只有不斷提高對前期檔案管理工作的認識，建立完善的體制，管理隊伍整體素質，努力促進管理數字化，才能滿足當前工程基礎設施建設檔案管理工作的需求，提高工程基礎設施建設效率。

主要參考文獻

[1]陳英.談基礎設施建設項目的檔案管理[J].廣東科技，2013（8）.

[2]李殿波.淺談工程基礎設施建設前期檔案管理[J].黑龍江史志，2013（19）.

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關鍵詞 電力工程檔案管理對策

中圖分類號 F426 文獻標識碼 A 文章編號 1673-9671-（2012）111-0231-01

隨著國家經濟的發展和科學技術不斷創新，電力建設事業也在飛速發展。目前電力建設投資規模不斷擴大，同時在電力建設工程質量和管理水平，技術進步、節能環保，保障投資效益方面提出了更高的要求。充分發揮了電力工程建設項目在推動經濟社會又好又快的發展中的重要作用。而做好電力建設項目檔案管理工作，是檔案工作者為企業效益服務，也是為經濟建設添磚加瓦的一項重要途徑。

工程建設是百年大計，質量和效益是工程為經濟社會發展的基礎保證。而工程檔案作為工程建設的重要組成部分，全面反映和記真實錄了電力建設項目的基本面貌和建設全過程；是項目達標投產、運行、維護、改擴建和技術改造的重要依據；是維護企業合法權益的重要基礎工作和信息資源。筆者從理論出發，結合多年實際工作經驗，對工程檔案管理中普遍存在的典型問題，提出了切實可行的對策，保證工程檔案歸檔完整、準確、系統。以完善工程檔案管理過程，從而提高工程檔案管理的水平和效率。

1 做好前期籌劃，將工程檔案納入法制化管理

工程檔案管理貫穿工程建設全過程，并形成了大量的文件材料，涉及面廣，專業性強。很多實際工程中并沒有重視工程檔案工作，沒有提前規劃，沒有建立專門的工程檔案部門，責任不能落實，規章制度不健全，人員沒有提前介入和參與到工程的全過程，致使工程資料收集不完整，特別是個別項目合法性文件缺失，歸檔文件質量不符合要求，給工程竣工驗收及投產后的運行維護等工作造成很大麻煩。

因此，在工程前期就要做好檔案管理的規劃，在建立工程領導小組的同時建立工程檔案領導及工作小組，建立工程檔案法人責任制，將工程檔案管理工作法制化。設立專門的工程檔案管理部門并配備相應的專職工程檔案管理人員。將工程檔案工作納入合同管理，在與設計、施工、監理、調試等單位簽訂工程合同時，把關于工程檔案的歸檔責任以專門的條款或者技術協議的形式納入工程合同，以法制化的手段保證了各個參建單位對工程檔案工作的重視和責任的落實。

2 建立健全規章制度，使工程檔案管理規范化

目前建設規模大，參建單位眾多已經成為電力建設的普遍特點。因此工程的檔案管理工作牽扯面廣、工作量大。然而許多參建單位的檔案管理工作經驗性做法普遍存在，致使歸檔要求和做法不盡一致，造成檔案文件整理和組卷不規范和不合理，產生了大量的返工現象。

規范化是使工程檔案管理高效有序進行的基礎，也是提高檔案的歸檔質量和管理水平的必要手段。所以必須根據工程的實際情況編制建立一整套科學、合理、操作性強的項目檔案管理規章制度。明確工程檔案管理的組織領導、健全管理體系、落實職責分工。對文件材料的形成、收集、分類、整理、立卷歸檔提出具體要求，規范案卷質量以及竣工文件編制、移交驗收等工作，使工程檔案管理工作做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動工程檔案的規范化管理。

3 加強人員培訓，提高檔案工作人員素質

電力工程建設既有通用性，又有很強的專業性。檔案人員既要精通檔案管理的理論和業務知識，同時又要熟悉電力行業工程建設相關的各方面管理標準和要求。而現狀往往是各個參建單位的檔案管理人員不僅沒有經過系統的檔案知識的培訓，而且缺乏必要的電力行業相關知識，同時人員流動性大，檔案管理人員和工程技術人員對工程檔案的掌握和理解程度不一致，造成檔案整理不規范。

要形成一套高質量的竣工檔案，就必須對檔案管理人員進行系統培訓。可以在工程前期邀請相關檔案專家對工程各參建單位的檔案管理人員進行培訓，組織相關人員赴優質工程單位學習檔案管理的先進經驗。通過對檔案管理政策法規和各項規章制度以及必要的電力建設相關的技術標準和規范的學習，統一認識、統一做法，有效地控制檔案的形成質量。同時工程建設過程中加強各參建單位之間的溝通交流，按檔案的要求對工程中所產生資料把好質量關，及時發現問題并提出整改要求，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集整理工作。

4 抓好過程控制，保證檔案工作與工程建設同步

電力工程項目規模大、建設參與單位眾多、時間跨度長，客觀上給工程檔案的及時收集、整理歸檔帶來一定難度，造成了工程的檔案管理工作不能與工程建設同步，時間上明顯滯后。

因此，要加大對工程檔案的過程控制，在檔案的收集、整理、保管各環節要按照統一的程序和科學的方法進行，將工程檔案工作納入程序管理，把檔案工作從一個工作環節擴展為貫穿始終的全程控制，做到檔案工程和工程建設同步進行。特別要注重平時對檔案的收集和積累，加強前端控制和過程控制，事后控制改為事前控制，在工程施工階段中檢查質量情況的同時檢查檔案積累及質量情況，發現的問題，要求相關部門及時解決。從項目的初期提出檔案部門就要做到超前介入，在立項、設計、施工、調試、竣工投產等各階段，也要積極參與，跟蹤監督，使工程檔案形成一個整理有序、聯系有機、全程控制的完整記錄體系。

5 加強檔案信息化建設，充分發揮利用效率

隨著信息化和網絡技術的快速發展及應用，工程檔案管理信息化是電力建設工程發展的趨勢和必然結果。目前雖然很多電力建設工程都采用了現代化的檔案管理軟件系統，但數字化率不高，功能開發不完善和利用效率低，只停留在目錄瀏覽和檢索的階段，阻礙了工程檔案信息化管理水平提高和管理效率的發揮。

如何充分利用現代化的檔案管理系統，切實提高工程檔案管理的信息化水平和效率，是工程檔案信息化管理的重點工作。在工程前期就需要采用設計專業、功能完善的檔案管理系統，即能實現檔案收集、整理、歸檔、利用工作的規范有序進行，有效地保證工程文件材料收集的完整性、準確性、系統性和電子文件的及時歸檔，并建立檔案數據庫，實現了檔案信息資源的共享。同時又能實行全程監控，及時發現和解決檔案管理的問題，從而保證歸檔文件的質量。同時利用權限管理開通網絡查詢功能，并開展紙質檔案的電子化工作，但一定要做到統一載體、統一格式，既方便管理人員在工程管理過程中的及時查找，也有利于今后查閱各種參考信息，實現了信息資料利用效益的最大化，對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用，提高了工程檔案管理的水平和工作效率。

參考文獻

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一、本市軌道交通建設的基本情況

上海地鐵建設，始于1990年開始建設的軌道交通1號線工程。經過十幾年建設發展.現已建成8條軌道交通運營線路，分別為1、2、3、4、5、6、8、9軌道交通線路，運營線路總長度達到234公里，共計有地鐵車站161個。上海申通地鐵集團有限公司是承擔上海軌道交通投資、建設和運營的大型企業集團，其前身是由上海申通集團有限公司與上海地鐵建設有限公司于2《X抖年8月合并而成。為了配合上海軌道交通建設，申通地鐵集團公司非常重視檔案工作，將工程檔案管理納人工程建設的全過程，加強項目文件材料的形成積累和收集歸檔。目前保存工程檔案19525卷，為軌道交通建設、運營、管理和改擴建等工作提供了重要依據。

二、軌道交通工程檔案管理的方式

軌道交通工程是一項技術性強、專業面廣的綜合工程，為了確保工程檔案的完整、準確和有效利用，我們根據工程建設特點，形成一套切實可行的建設項目檔案管理體系。我們的做法是:1、制定檔案規章制度，明確檔案管理要求為了進一步規范軌道交通工程檔案的管理，申通地鐵集團公司除了嚴格執行國家和本市有關檔案法律法規和檔案業務規范標準之外，結合公司管理的實際情況，制定了《軌道交通建設工程竣工資料歸檔范圍》、《軌道交通建設工程竣工資料整理統一要求》、《軌道交通建設工程竣工圖的編制要求》和《軌道交通工程竣工檔案驗收及移交辦法》等一系列管理規章制度，對竣工文件的歸檔要求，檔案的分類、組卷、編目、裝訂，以及竣工檔案的驗收移交等方面作了明確規定，使軌道交通工程檔案管理有法可依、有章可循，確保了軌道交通工程檔案的完整、準確和系統，為軌道交通建設和管理提供了有效服務。2、建立檔案管理流程，納入工程管理程序為了確保在建工程項目檔案的完整性、系統性、準確性，申通地鐵集團公司制定并頒發了《建設項目檔案管理工作流程》，主要內容是:(l)建立建設項目檔案管理體系和網絡，明確建設項目檔案管理責任人，落實各階段、各單位工程檔案管理責任人。(2)嚴格貫徹并執行國家、地方和本公司有關檔案管理的法律、法規、規章制度和標準亡(3)檔案管理責任人負責對建設項目立項階段有關歸檔文件和資料的收集、整理等工作(4)在建設項目設計階段檔案管理責任人負責在設計委托合同中明確設計技術文件的歸檔要求，并督促設計單位及時提供需歸檔的設計技術文件和資料。(5)在建設項目施工階段檔案管理責任人負責組織對施工單位、監理單位檔案管理工作交底;在工程實施階段對施工單位、監理單位檔案編制工作進行檢查，對檢查發現的問題在原因分析的基礎上，采取相對應的措施如培訓等，并通過中間檢查或驗收驗證實施措施的有效性〕(6)在建設項目竣工階段檔案管理責任人負責組織工程預驗收前竣工檔案的預驗收工作，對竣工檔案預驗收中存在的問題，整改銷項的落實情況進行檢查;負責組織工程竣工驗收前的竣工檔案的驗收工作，并取得檔案管理部門的認可證明;對已竣工的各單位王程的竣下資料進行排列組卷;收集、整理并匯總竣工驗收文件(7)對建設項目檔案統一整理和匯總，并負責交付至集團公司檔案室、城建檔案館及運營接管單位r從上可以看到，申通地鐵集團公司的《建設項目檔案管理工作流程》，大致是由“人、制度、責任、交底、檢查、培訓、驗收、歸檔”八個環節組成，每個環節環環相扣貫穿整個項目工程，確保了檔案與工程同步二工程竣工，檔案完成收集、編制、組卷，L程與檔案一并進行竣工驗收，決不留下隱患與尾巴。這樣，就從根本上保證了建設項目檔案的完整、準確、優質3、加強過程監督指導，提高文件歸檔質t軌道交通工程具有投資規模大、建設周期長、專業構成復雜、參建單位和管理部門多的特點。因此，在工程建設過程中，我們始終將“完整、準確、系統、安全”作為對軌道交通建設工程竣工檔案質量的基本要求“完整”是要求軌道交通建設的竣工文件、圖紙內容齊全，真實地反映軌道建設工程全過程;“準確”是要求文件及竣工圖應與工程實際及竣工實貌相一致;“系統”是要求文件及竣工圖的分類、排列、組合具有邏輯性和整體性，并保持相互間的有機聯系;“安全”是要求檔案的制成材料要有利于相對延長檔案的使用壽命。為保證上述要求的貫徹和執行，我們采取以下幾方面的具體措施:(l)制度保證措施。通過加強與技術、質監部門的聯系，以取得他們的支持。由于技術人員精通專業，我們在制定歸檔范圍及評分標準時，廣泛聽取他們的意見，使制定的文件、標準更符合軌道交通建設的專業特點:準確、合理、操作性強。(2)培訓措施。創造條件，使各級檔案人員(兼職)能有機會參加各種形式的業務培訓。這些業務培訓，除了有市檔案局、城建檔案館、市政工程局舉辦的檔案業務知識培訓外，還有市政質檢站舉辦的‘•質量保證資料培訓班”、上海及本集團公司舉辦的各種檔案知識講座。通過這些業務培訓，擴大了各級檔案人員的視野，對于保證工程檔案的編制質量，很有益處(3)常效檢查措施。將施工文件材料的指導、檢查貫穿于工程全過程。工程開工時，我們即下工地進行檔案管理交底。在建設過程中，我們又不定期地下去做好檢查、指導、督促工作。我們還與質監部門一起參加工程的中間交工檢查和質量大檢查。通過經常性地指導、檢查，我們就能及時解決施工單位在編制竣工材料過程中遇到的問題，糾正錯誤做法，使編制質量在施工過程中即達到有關文件的要求，避免有些問題因得不到及時發現而導致最終無法整改的后果。(4)層層把關的控制措施。保證竣工檔案的質量，需要層層把關。地鐵工程檔案的專業性強，單靠檔案人員的檢查，經常有許多問題不可能被及時發現。我們就充分發揮監理、現場項目組的作用，在施工單位材料編制完成后，先要通過監理、現場項目組的檢查，方可進行檔案預驗收。(5)驗收評定措施。成立竣工檔案聯合驗收小組，對每一個已竣工的單位工程，共同做好竣工檔案的驗收工作。聯合驗收小組由市檔案局、城建檔案館、監理單位、現場項目組、質監站及檔案人員組成。進行共同檢查但又各有側重點，以此來確保整套竣工檔案，從專業技術到文件材料整理、竣工圖繪制的標準化、規范化、科學化等各方面都檢查到位。再匯總檢查意見，統一評分及評定竣工檔案等級。(6)經濟制約措施。所謂經濟制約，就是施工單位在辦理工程合同銷號手續，提取工程尾款時，必須有檔案部門簽證。對相關材料不符合要求，未通過檔案驗收的工程，檔案部門有權拒絕簽字，并督促施工單位抓緊整改，以期確保檔案的質量。4、強化中間交工檔案的驗收.提高項目檔案管理水平由于軌道交通工程建設周期長，項目大多分期完成。為了把好各個單位工程(單項工程、標段工程)的質量關，工程建設項目一般采取中間交工驗收的方式。為此，我們將單位工程(單項工程、標段工程)檔案驗收也納人到中間交工驗收范圍。通過成立竣工檔案驗收小組，采取初驗和終驗等形式，對每一個單位工程(單項工程、標段工程)檔案進行評分驗收。凡驗收不合格的，不能與工程同步竣工，不具備建設工程竣工備案條件。以此，來督促施工單位及時做好竣工檔案的整改工作，從而提高竣工檔案的質量，為整個建設項目檔案的驗收，奠定扎實的基礎。

篇10

1概述

隨著我國社會主義市場經濟建設不斷發展，各種工程項目建設也愈來愈得到了深入的發展?；窘ㄔO工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性

2在建項目檔案管理存在的突出問題

2.1工程檔案不能及時歸檔

工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交按工程項目管理要求，檔案應隨工程項目竣工而及時歸檔，但在實際工作中，由于檔案管理人員不能及時整理，領導對工程檔案的不夠重視往往造成工程檔案遲遲不能及時歸檔。

2.2檔案資料經常缺失

在建工程項目檔案涉及專業面廣、數量巨大，從前期到最后的竣工備案移交。任何一個環節疏忽都有可能造成資料丟失，且經過多層環節傳遞移交，最終到達檔案人員手上就已缺乏，特別是對于工程中的一些細節資料，普遍不被人們重視，或因人員的變動所以在實際工作中的遺失幾率較高。造成最后工程竣工時檔案歸檔率偏低，檔案的嚴重缺失。

2.3歸檔信息與實際不相符

該類問題主要體現在設計與實際產品的不一致或替代性信息資料方面。一些設計單位不了解設備廠家產品信息，而設備廠家定型產品沒能按典型設計生產產品，一些集成廠商只提供設備總裝資料，而沒能提供單元設備資料或提供的是通用替代性資料。

3正確認識工程檔案管理的重要性

3.1工程檔案是在建工程項目日常管理的一個重要的關節。

一般情況下在建項目在施工之前工程檔案就應該由專門檔案管理人員開始收集并積累了，并由業主方制訂相應的檔案管理規范和制度確保在整個工程建設過程中對檔案的有效管理。任何工程項目都是從前期核準、可研、初設、施工圖、施工到竣工驗收完整的過程。在建設工程項目開工建設前，已經有大量的前期文件材料形成了。如果把這部分前期文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。貫穿在建設工程項目過程一直有兩種，一種是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征；另一種是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現。

3.2工程檔案是建設工程項目質量的真實反映

建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、工程質量和工程安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了更嚴格更規范的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。隨著工程管理量化分析和精細化管理在管理中不斷的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當由感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建工程質量的評價就不再是像以前到隨便工程現場看看就行了，而是以建設工程在冊檔案為指標依據，以指標的量化統計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，一個建設工程質量的好與否，工程管理的質量如何在建設工程檔案直接反映出來了，作為一個建設工程管理者我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。

3.3工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節

建設工程檔案是建設工程質量控制的一個關鍵環節就是體現在檔案管理過程中要嚴格把關每個收集關環節，這一過程就要求各參建單位制定本單位的竣工檔案管理制度，明確分管責任人、策劃人以及竣工檔案的職責分工，編制本單位的竣工檔案，并對竣工檔案的質量終身負責。建立完善的檔案管理組織框架，負責整個工程的竣工檔案管理工作的全面組織、策劃和管理。對工程檔案管理過程進行深入、清晰的研究，就會發現工程檔案管理事實上不是一個單獨的、孤立的行為，而是歸屬工程項目管理的一部分，是關于工程項目最后的竣工資料的移交和備案。從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理在整個在工程項目管理有著主導關鍵地位，對工程檔案管理的重視程度不能輕視。

3.4工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段

工程檔案管理在建設工程項目管理上表現為一種強制性管理模式，這種強制性往往跟建設單位的行政管理職能有著高度密切的聯系，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為建設項目最后工程竣工驗收審查程序的一部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政管理行為，就是為了加強在建工程檔案管理一種模式，卻能取得提高工程質量的效果。

3.5工程檔案正確、有效、及時、完整的收集和完善管理對發生自然災害造成建筑物毀災性與破壞性后災后重建的一個重要參考依據。

工程檔案對于防范自然災害的破壞 以及破壞后的恢復重建工作有著十分重要的意義，同時也是預防災害和減少損失的重要手段之一。