交通檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇交通檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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經濟社會的不斷發展，對交通部門檔案管理提出了更高的要求，需要相關的管理者及時地改變傳統的思維模式，采取有效的方式優化管理方式，增強檔案管理的工作質量。在當前形勢影響下，交通部門檔案管理在具體的工作開展中依然存在較多的問題，影響著相關部門的工作效率。因此，為了改變這種不利的發展現狀，使用者應該從根本上意識到檔案管理的重要性，從而對相關問題產生的原因進行有效的分析，為交通部門服務功能的更好發揮提供可靠地保障。據此，對交通部門的檔案管理進行深入地探討。

關鍵詞：交通部門；檔案管理；思維模式；管理方式

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/ki.16723198.2016.12.032

為了適應時代的發展要求，提高交通部門整體的工作效率，需要采取有效的方式提升部門內部整體的管理水平，增強檔案管理工作質量。做好檔案管理工作，可以有效地記錄交通事件的基本信息，加快這些部門可持續發展的步伐，提高處理交通突發事件的工作效率。

1檔案管理的相關內容

1.1檔案管理的內涵

為了增強決策者戰略部署的有效性，需要最大限度地提高檔案管理資源的利用效率。所謂的檔案主要是指能夠記錄保存一些重要文字、圖表、影像資料等具有重大參考價值資源的組織管理方式。科學的檔案管理方式，可以為使用者查閱相關的資料提供可靠的參考依據，增強相關信息的傳遞效率。檔案管理方式實際的作用效果有所差異，具體的保存方法也存在著較大的區別。開展檔案管理工作時，必須遵循一定的原則，對檔案的形成、整理、保存方法等有著充分地了解，增強具體管理方式的適用性。

1.2檔案管理原則

常見的檔案管理可分為紙質檔案和電子檔案。二者的保存方式差異性顯著，使用壽命區別很大。為了更好地管理檔案，保證檔案資料的完整性，管理者在具體的工作開展中應該遵循相關的原則。這些原則主要包括：（1）標準化原則。這種原則主要強調的是檔案在具體的管理過程中信息資源的集成和共享需要滿足相關參考標準的要求。這樣做的主要目的在于可以促使檔案的分類歸檔更加合理，可以及時地糾正其中存在的相關問題。（2）數字化原則?，F階段電子檔案的應用范圍較廣，對于相關行業發展產生的積極影響顯而易見。為了更好地體現出檔案的參考價值，應該利用數字化的方式對檔案進行合理地保存。完成這樣的操作，提高了檔案管理的工作效率，方便了信息的快速檢索。（3）雙套化原則。社會不同行業在長期發展的過程中，檔案管理方式選擇應該根據實際的工作需要，同時使用紙質檔案管理和電子檔案管理兩種方式，滿足不同行業檔案管理的多樣化需求。完成這樣的發展目標，主要依賴于可靠的雙套機制。（4）信息化原則。檔案管理工作效率和工作質量的高低，直接關系著相關部門工作部署的順利開展。信息化技術的不斷發展，豐富了檔案管理方式。為了更好地保存檔案，避免檔案損毀丟失現象的出現。利用可靠的信息化技術，可以增強檔案管理能力，延長檔案的使用壽命。

2交通部門檔案管理的基本內容

結合現階段交通部門檔案管理的發展現狀，可知它的主要內容包括：（1）收集檔案。由于交通部門日常的工作量非常大，工作內容豐富，需要收集某些重要的檔案材料，為后續的工作提供重要的參考依據。檔案收集工作的順利完成，促使交通部門整體的檔案管理水平有了較大的提升，增強了檔案材料的完整性和安全性。（2）檔案的整理。交通部門的檔案管理內容形式多樣，各種復雜的材料混合在一起，為交通部門帶來了一定的工作壓力。為了改變這種不利的發展現狀，需要對檔案進行有效地管理，提高交通部門整體的工作效率。檔案管理的工作中要求專業的管理者遵循一定的管理原則，最大限度地保證管理措施的適用性。（3）檔案的鑒定。為了滿足使用者的多樣化需求，有效地應對各種突發的事件，需要充分地發揮不同類型檔案的作用。檔案的收集。整理等，為交通部門檔案分類奠定了堅實的基礎。作為檔案管理中的重要組成部分，檔案鑒定工作的順利開展，保證了檔案管理的高效性，實現了交通部門檔案管理的科學化、系統化的發展目標。（4）檔案的保存。檔案的保管及保質，主要依賴與交通部門檔案的有效保存。由于某些檔案的價值非常大，保密性程度非常高，體現著交通部門檔案管理的綜合能力。因此，采取有效的方式保存檔案，對于交通部門長期穩定的發展具有重要的戰略意義。同時，當交通部門的檔案管理保存達到預期的效果時，可以提高檔案的利用率，增強了檔案的完整性和真實性。這些不同方面的內容，客觀地體現了檔案管理內容的豐富性，決定了交通部門做好檔案管理工作的必要性。

3現階段增強交通部門檔案管理工作質量的有效措施

3.1采用集中管理的方式增強檔案管理質量

現階段交通部門檔案管理涉及的內容非常多，需要采取集中管理的方式，來實現檔案管理的制度化、標準化和規范化。當檔案材料過于分散時，交通部門很難在較短的時間內獲取有效的檔案管理信息，降低了檔案的利用效率。交通部門應該在相關的制度約束和指導下，對檔案材料進行統一的管理，將某些交通事故的檔案納入重要的管理內容中，增強檔案管理質量。實現這樣的發展目標，需要交通部門做到：（1）在相關的理論體系指導下，細化檔案管理內容，明確檔案管理人員的職責范圍，健全檔案管理機制；（2）結合交通部門實際的發展概括及工作要求，將檔案的分散管理及集中管理有效地統一起來，規范檔案管理行為，為使用者查閱當前提供可靠地保障。

3.2提高檔案管理工作者的綜合素質

現階段交通部門內部某些檔案管理工作者在實際的工作開展，缺乏必要的管理意識，管理方式不合理，影響了檔案管理質量，降低了檔案管理的工作質量。在此形勢影響下，交通部門采取有效的方式提高檔案管理人員的綜合素質，加強他們對于檔案管理的重要性認識，顯得尤為重要。為了更好地實現這樣的工作目標，交通部門應該定期開展培訓活動，提高檔案管理人員的專業素質，培養他們良好的職業道德，從根本上減少檔案管理中不必要的工作失誤。同時，檔案管理工作者也應該充實自己的專業知識，增強解決實際問題的綜合能力。

3.3完善檔案管理中相關的硬件設備

信息化技術的不斷發展，對于交通部門檔案管理產生了積極的影響，為管理部門拓寬檔案管理思路帶來了可靠的參考依據。為了豐富檔案管理手段，提高管理工作效率，交通部門應該完善檔案管理中相關的硬件設備。當檔案管理系統的硬件資源配置發揮出良好的作用效果時，可以縮短交通事故的處理時間，增強檔案管理人員處理實際問題的工作效率。由于交通檔案管理系統的復雜性，對于硬件設備工作的可靠性及安全性要求非常高，需要技術人員對于檔案管理工作中存在的問題進行深入地分析，增強相關技術手段后期運用的適用性。當交通部門檔案管理中的硬件設備性能增強后，系統的運行效率將會得到很大地提高，減少了檔案管理工作開展中系統資源的消耗量，加快了現代化檔案管理系統構建的步伐。

4結束語

深入理解檔案管理的內涵，采取有效的方式對交通部門檔案管理的具體內容進行詳細地分析，有利于優化交通部門檔案管理工作方式，構建出可靠的檔案管理系統，提升我國道路交通的服務水平。文中通過對交通部門檔案管理內容的分析，為增強檔案管理質量措施的制定和實施提供了重要的參考依據。

參考文獻

[1]李明秋.交通檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2012，（32）.

[2]劉蘇.關于交通部門檔案信息網絡化建設的幾點思考[J].才智，2013，（31）.

[3]瓊.如何發揮交通檔案在發展交通事業中的重要作用[J].河南科技，2014，（07）.

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1.1檔案管理的意識比較淡薄。在交通運輸業中，進行檔案管理工作時很容易忽視收集和整理資料，甚至也沒有把這項工作列入到各部門的工作中，而把收集和整理檔案資料看做是浪費精力和時間的事。這樣下去，就容易丟失檔案，從而使檔案變質也失去應有的作用。

1.2檔案管理人員專業的業務技能偏低。在交通運輸業進行的檔案管理工作，個別單位并沒有聘用專業人員，通常是由一些非專業人員來管理的。由于這些人員并沒有經過專門的知識業務培訓，也缺乏一定的檔案管理工作，在工作時也是依照模板進行管理，以自己的主觀看法和借鑒他人的管理經驗來管理檔案。因此，就會形成檔案案卷有很大的個人主觀性，從而使檔案缺乏一定的通用性，使得檔案管理沒有較高的質量，也不能保證檔案的安全性和完整性，這樣就讓檔案在流通、使用以及保存中沒有應有的價值。

1.3對檔案的管理工作不規范、不完善。要想保證交通運輸業檔案管理的質量，就需要完善交通運輸業的檔案管理機構，而這樣也可以促進檔案工作的有效進行。但實際中，檔案管理工作卻沒有明確的分工，甚至檔案管理中會不斷更換人員，也沒有設立起專門的檔案管理機構。在這種情況下就容易導致在進行核算、創收、開支以及分配時沒有統一的管理，而且在管理中依照的制度也不一樣，沒有協調性，就會導致檔案工作沒有規范完善性。

2、對交通運輸業的檔案管理工作的強化措施

2.1提高對檔案管理工作的認識水平。要想完善交通運輸業的檔案管理工作，首先就需要提高對檔案管理的認識水平。在實際工作中可以采取由一個主要領導專門負責的檔案管理工作，而其他部門領導全力配合的原則，而且在對檔案管理的具體工作環節中，還需要明確各環節的專門負責人，切實落實工作的職責。檔案管理人員還要從思想上樹立起檔案管理的意識，重視起對資料的收集和整理工作，根據檔案管理工作的原則來做好管理工作。

2.2提高檔案管理人員的專業技能和水平。由于經濟在不斷地發展，交通運輸業要想使自身的檔案管理工作和經濟發展的形勢保持一致，就需要提高檔案管理人員的專業技能與知識水平。而在選擇檔案管理人員時，首先要選擇那些有文化底蘊、愛崗敬業和工作能力強的人員，而檔案管理人員還需要具備儉、廉、公、勤、能、德的素質；另外，檔案管理人員還需要熟悉國家的政策方針以及各項法規，在進行管理工作中遵守這些政策法規，同時也要注意掌握好時事政策以及電腦操作的相關知識；最后，交通運輸業還需要根據相應的法律法規來建立起自身的檔案管理制度，并對各種資料進行統一的整理歸檔，完善檔案的管理制度，為交通運輸業的持續穩定發展打下良好的基礎。

2.3要加強檔案管理的信息化建設逐漸提高檔案管理的水平。隨著經濟和科技的不斷發展，交通運輸業進行檔案管理工作也要根據科技建立起管理的信息化。由于現在的檔案管理工作和社會信息化的速度加快。因此，交通運輸業在進行檔案管理工作中就需要把重心轉移到檔案工作的信息化建設，并且也把信息化建設統一到檔案管理之中，不斷提高檔案管理在實際中的信息化水平，促進檔案管理工作質的提升。所以在交通運輸業中就需要改善工作的硬件設施和軟件設施，保證檔案管理工作可以進行信息化建設；另外，在交通運輸業中進行檔案管理工作的信息化建設還可以使工作專業化、透明化、滲透化，讓工作可以有序的進行，而且，還對檔案資料進行的保存和流通工作也能起到一定的積極作用。

3、結語

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關鍵詞：工程檔案檔案管理奧林匹克公園中心區

近些年來，為節約土地資源，實現布局緊湊合理的規劃理念，開發城市核心區道路地下空間，建設聯系城市干道與核心區各地下車庫的交通通道，解決核心區地面交通擁堵問題，大大減少因此而發生的對城市主要道路的交通影響，地下交通聯系通道成為實現此功能的首選。北京金融街地下交通聯系通道建成于2004年，北京中關村地下交通聯系通道于2007年建成，北京奧林匹克公園中心區地下聯系通道也于2008北京奧運之前建成。本文從奧運中心區地下交通聯系通道工程檔案管理經驗入手，論述此類工程檔案的管理方法。

一、科學管理這些檔案的重要意義

（一）工程檔案是保證地下交通聯系通道開通運行的重要依據

地下交通聯系通道工程建設耗資巨大，但利用率卻極低，奧運中心區地下交通聯系通道自2008年建設完成至今尚未向社會開放使用，施工單位已經撤離，如果一旦開通，工程檔案將成為保證其正常開通運行的重要依據性文件。

（二）工程檔案為管理、利用、維護、保養等提供重要參考

地下交通聯系通道中通風、電力、消防是保證其正常運行的重要設備設施，工程檔案中保存了這些設備設施的完整參數，這些參數數據是提供管理、使用及維護、保養的重要參考數據。

二、地下交通聯系通道工程的特點及對檔案管理提出的要求

地下交通聯系通道工程建設具有其自身的特點，對檔案管理提出了不同的要求。

（一）地下交通聯系通道工程施工技術要求高

城市地下交通聯系通道的構造特點使其通風系統設計較常規公路隧道更為復雜，需要計算不同區段正常通風工況和火災工況下的需風量，考慮火災排煙的有效性等，在通道頂部回填工程中采用了氣泡混合輕質土換填的減荷設計，因此地下交通聯系通道工程較一般道路工程、隧道工程施工難度大，技術要求更高。

（二）地下交通聯系通道工程分部分項劃分無統一標準

地下交通聯系通道工程根據服務區域的不同、功能的不同，形成獨具特色的建筑風格，它兼具房屋建筑工程、市政工程、隧涵工程、道路工程特點，單獨采用任何一個專業的規范、規程和技術標準都不能滿足該工程施工技術管理和施工質量控制的需要，造成施工現場同一工程不同標段的分部分項劃分完全不同。

（三）交叉施工現象嚴重

地下交通聯系通道是以解決區域擁堵問題，增加各建筑物之間聯系為目的，因此其與周圍交叉施工現象非常嚴重，為配合工程建設，地下交通聯系通道本身工程必須分段、分倉間斷施工且與其他工程交叉施工特點十分明顯。

（四）對檔案管理提出新的要求

地下交通聯系通道在綜合利用土地資源方面發揮了無可比擬的優勢，但是，地下交通聯系通道工程檔案的管理卻沒有相關統一管理規范，筆者查閱大量資料，大都是關于地下管線檔案管理規范、規定，而沒發現關于針對地下交通聯系通道工程檔案管理的規范。地下交通聯系通道工程是市政工程、建設工程的統一體，工程建設復雜，因此向檔案管理提出了新的要求。

1.如何應用檔案管理資料規程

此類工程涉及房建、市政等多種建設，沒有明確規程可以始終如一地執行，各施工單位依據各自的管理優勢，常規化運作方式，運用不同的管理方法，有的使用《建筑資料規程》，有的使用《市政資料規程》，還有一些參與過地鐵建設的單位使用《地鐵檔案管理企業標準》，表現為現場工程資料的整理十分混亂。如何應用檔案管理資料規程是此類工程檔案管理中提出的新要求。

2.分部分項劃分不一致給單項工程檔案管理的統一性帶來一定的難度

地下交通聯系通道工程多為多標段施工的單項工程，由于沒有統一規定，各標段各施工單位劃分的分部分項完全不同，使得施工文件整理不統一，分項、分部驗收不統一，給單項工程檔案的統一管理帶來困難。

3.交叉施工現象向資料整理的完整性提出新要求

交叉施工使工程不能按照施工計劃進行，導致進場物資與試驗報告上物資資料對應不上，例如，鋼材實驗報告上的鋼材與進場鋼材數量規格對應不上，無法保證文件的完整性。

交叉施工使各施工單位對工程檔案的編號產生很大疑問，若按時間順序編號，則不能反映各部位工程建設情況，若按工程部位編號則時間全部混亂，施工現場的資料編號混亂現象十分嚴重。

三、科學管理地下交通聯系通道工程檔案的經驗及做法

結合工程特點及檔案管理中出現的問題，新奧集團在多年實踐的基礎上，逐漸摸索出了一條針對地下交通聯系通道工程檔案管理的途徑，形成一套行之有效的管理方法。

（一）全面了解工程建設情況，進行工程檔案前端管理

1.了解立項、規劃情況：了解立項規劃情況，有助于檔案人員了解工程屬性，工程概況，有利于檔案管理人員對整個工程檔案的管理形成全局觀念，前期基建文件、施工文件、監理文件如何形成，使用何種規程，與哪個監督站建立聯系，與城建檔案館哪個部門進行對接都在此階段形成。

2.了解工程施工組織設計：檔案管理人員應參加由建設方組織的第一次進場協調會，全面了解工程施工組織設計方案，對施工方對工程施工安排全面了解，為制定檔案編制方案做好充分準備，了解工程施工進度，做到檔案整理與施工進度同步進行。

3.開展工程檔案前端管理工作，制定檔案整理規劃方案。

監督施工單位制定檔案編制方案，此方案不僅涉及總包的結構工程，還應包括水、電、設備、消防等專業工程檔案整理方案。 （二）與項目總工、技術管理人員密切合作，制定分部分項劃分基本原則

1.分部分項劃分的重要意義：分部分項劃分是工程檔案整理的綱領性文件，分部分項劃分準確，工程檔案的制作才能做到有依據。分部分項劃分不準確，將給建設工程資料收集、檢驗、分項、分部工程驗收等工程帶來一系列問題，會出現檔案因此收集不完整的漏洞。

2.制定分部分項劃分文本：建設單位作為工程建設的管理單位，統一各標段分部分項劃分標準。在施工單位進場召開第一次現場協調會時，檔案部門就應將分部分項的基本原則告之各施工單位、監理單位，讓其根據建設單位要求，制定符合該工程特點的工程分部分項劃分。依靠建設單位工程項目管理部、施工總包總工、技術負責人、監理單位總監，現場資料員共同制定分部分項劃分文本。

3.編制有針對性的工程檔案收集范圍表：地下交通聯系通道工程雖然施工內容相近，但因其是周邊建筑物、市政的配套設施，因此每一個地下交通聯系通道都會因地理位置的不同，地況情況不同、施工工藝不同而有所區別，我們根據施工內容、專業劃分情況編制適合本工程需要的工程檔案收集范圍表，在實踐應用中獲益匪淺。

4.統一規程規范要求

（1）以工程建設規劃許可證為依據，統一規程規范要求。規劃許可證批準為市政工程的，我們即以市政資料管理規程為主要依據，以其他工程資料管理規程輔助，共同形成該工程的完整檔案；規劃許可證為建筑工程的，我們就以建筑資料管理規程為主要依據，以市政規程進行輔助整理。

（2）各規程的融會貫通，解決檔案編號問題

在使用不同的規程過程中，檔案人員在編制檔案號時出現不知按哪個規程進行編號的問題，因為兩個規程中分部不同，代字代號也不相同，針對這種情況，我們執行了用哪個規程即用哪個規程進行編號，與城建檔案館的編號原則一致，很好地解決了該問題。

5.落實監督檢查

（1）監督監理工作：加大對監理工作的管理力度，敦促監理發揮現場監督檢查的作用。

（2）定期檢查現場工程資料整理情況：實行定期現場檢查工作制度，隨時關注工程檔案整理情況。

（3）發現問題及時整改：針對檢查中發現的問題，制定整改落實方案，及時進行整改。

（4）配合結構長城杯驗收等工作進一步促進工程檔案的整理工作。

總之地下交通聯系通道工程檔案管理難度大，綜合性程度高，要求檔案管理人員深入實際，了解全局，加強對各專業檔案的掌控能力，這對檔案管理人員提出了更高要求。

參考資料：

[1]段旺，楊佩英.地下機動車聯系通道解決市區交通問題的嘗試[J]地下空間與工程學報，2006年51期.

[2]姜學鵬.《通風豎井在地下聯系通道通風系統中的應用》[J]地下空間與工程學報，2009年06期.

[3]北京新奧集團有限公司.《北京奧林匹克公園中心區地下交通聯系通道氣泡混合輕質土填筑工程技術規程及質量檢驗驗收標準》.

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關鍵詞：交通檔案；檔案信息化；建設策略；模式探究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2306-1499（2014）12-

目前，隨著城市化進程的逐年提高，我國的綜合經濟實力發展情況已經有了質的飛躍。交通行業作為民生工程中的基礎行業，其在飛速發展時所暴露出的一系列問題也越來越引起了全社會的關注。交通檔案的信息化管理是一個全面的系統工程，相關的檔案管理人員需要對整個檔案的所有因素進行合理的量化分析，進而有效精確地進行記錄與管理。但現階段，交通檔案的管理部門在相關的檔案管理方面仍然或多或少存在一系列問題。因此，對于現代的交通檔案的管理模式而言，檔案信息化管理的建設已經必不可少，在現代檔案信息化的管理模式中，檔案管理人員如何全面應用現代的信息技術，如何處置多方面的交通檔案信息資源，并對此加以管理與利用，如何建立檔案管理的信息管理路徑，為交通部門的持續進步和可持續發展提供必要的支持，將會成為時下相關交通部門必須面對的重要問題。同時，進一步加強檔案建設中的管理力度和信息化程度，在檔案的管理過程中實現進一步的發展與創新相結合，確保檔案的管理工作能夠快速高效地有序進行，也將會是我國不同地區交通事業未來發展的主旋律。

1.交通部門建立檔案信息化管理模型的優勢分析

1.1使交通檔案的管理模式順利地與國際新型管理模式接軌

隨著現代科技水平的進一步發展，交通領域中的交通檔案的相關管理需要體現出全球信息化的發展動向，并能夠進一步向實現檔案信息化的管理目標前行。通過建立交通檔案信息化的管理模型，可以使交通檔案信息的管理模式順利地與國際新型管理模式接軌，使得以計算機技術為基礎的現代科技進一步普及與不斷發展。也只有通過這種建立信息化管理模型的檔案管理制度，才能進一步提升交通部門檔案管理工作的管理效率，減少在檔案的整理或歸檔過程發生人為錯誤的概率，從而為我國的交通事業的發展奠定優秀的基礎。

1.2完成檔案檢索的全自動化的目標

傳統的交通檔案管理方式雖然擁有很多檢索工具，但是當信息含量巨大時，傳統的檢索工具往往檢索效率并不太高，存在著諸如耗時長，錯誤高等一系列弊端。然而通過檔案信息化管理模型的建設，以計算機為主的檢索工具將可以保證非常高的檢索速率，并能通過多角度的檢索方式，達到檔案檢索的全自動化，從而實現檔案信息接收、存儲與提供利用的一體化服務。

1.3成功實現檔案信息的全數字化

當前的交通部門多利用紙質檔案實行相關管理與記錄，然而檔案信息化模型的成功構建可以進一步完成以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主的重大轉變，不同地區的交通部門將會進一步實現數字化管理進程為前提，以交通檔案電子文件的歸檔和管理為手段，達到加強交通部門檔案信息管理模型的相關建設的目的。另一方面，檔案信息的全數字化有利于交通部門全面實施電子公文，保證今后形成的檔案以電子文件為主，在進行檔案接收、存儲時進一步提升其效率。

2.交通建設檔案管理信息化建設的實現策略初探

2.1建立交通建設檔案信息化的有效管理體系

交通檔案信息化管理模式的建立并非是一朝一夕所能夠實現的，而是要通過全方位的檔案數據化、全過程實現檔案有效管理體系所漸漸達成的。相關的檔案管理人員在進行數據信息的建立時，需要建立起相關管理措施，充分規劃檔案的編寫的相關要求，達到有效落實檔案管理的多元化需求。

2.2完善現有的交通檔案管理系統

交通建設檔案對于檔案管理系統實際上提出了非常高的要求，一般來說，交通檔案管理系統往往需要具有有效的信息存儲功能、一定強度的保密功能、多種方式的輸入功能以及最重要的信息檢索與查詢功能。這種多元化的要求一方面是因交通部門的特殊性所造成的，由于交通部門的檔案中，最主要的內容是動態信息而非靜態信息，往往會隨著時間、地點、事件等一系列因素的變成而不斷地產生改變，這也要求交通檔案管理系統需要及時保證舊信息錄入和新信息保存，確保信息內容的時效性。另一方面則是由于交通部門的檔案中涉及到全體公民的隱私，一定強度的保密功能同樣不可或缺。因此，這一系列工作要求就要求現有的交通檔案管理信息系統還需要進一步加以完善。

2.3加大信息時期交通檔案工作人員綜合能力的建設力度

21世紀是一個全球信息化的新型時代，信息的時效性以及交通檔案管理的專業性決定了交通檔案管理者的勞動是知識性的勞動。因此，相關的交通檔案工作者更要適應現代化檔案管理的新型要求，力爭成為了解管理，懂編撰的復合型人才。在交通檔案的管理過程中，相關的檔案管理人員需要注重培養優良的協調溝通能力，有效提升檔案服務工作質量和效果。同時要力爭做創新型的檔案管理者，不斷學習專業新知識，多關注交通部門中心重點工作動態，結合檔案管理新標準、新技術，努力提升檔案管理工作水平，加強對運用計算機信息處理多種應用的知識技能的學習，實現單一專業業務知識向多元化知識學習力度的轉變，努力成長為交通部門二十一世紀下迫切需求的復合型管理人才。

3.結語

在當今信息高速發展的新時代，交通檔案信息化管理建設的工作還任重而道遠，如何從理論中不斷創新，從實踐中勇敢開拓，將成為每個檔案管理人員必須面對和努力解決的重要課題。真正實現最高層次的檔案信息資源的開發利用，革新不同檔案的編研與管理工作，應是交通檔案管理工作人員今后工作的重點奮斗目標。也只有這樣，才能更深層次體現檔案管理工作的重要價值，進一步促使高質量的檔案知識高效服務于不同地區交通部門的發展建設，促使交通部門為社會主義市場經濟創造更大利益。

參考文獻

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關鍵詞：城市軌道交通；建設工程；檔案管理；問題對策

在當前我國社會經濟不斷快速發展的背景下，我國城市軌道交通在建設和發展過程中正處于鼎盛時期。通過對相關數據進行調查分析之后可以看出，一直到2012年年底的時候，我國大陸地區總共有7個軌道交通運營城市。以重慶市為例，根據新一輪《重慶市城市快速軌道交通線網規劃》，重慶市在具體規劃過程中，與自己的實際情況進行結合之后，規劃和建設23條軌道交通線路，線網的整個總里程達到了1070km。在這種狀態下，重慶市軌道交通工程將會逐漸形成大量的竣工檔案，這些檔案的內容和準確性對城市軌道交通建設工程而言，具有非常重要的影響和作用。

1城市軌道交通建設工程竣工檔案管理現存問題分析

城市軌道交通建設工程在具體實施過程中，竣工檔案管理其實主要是指在施工過程中，將與城市軌道交通建設工程相關的一些內容或者是文件進行歸檔處理。其中包括一些施工文件、監理文件或者是竣工驗收文件等，這些都是在竣工檔案管理實施過程中非常重要的檔案內容。與重慶市城市軌道交通工程竣工檔案質量管理的具體實踐情況進行分析之后，可以總結出在現階段城市軌道建設工程檔案管理存在的問題。

1.1原件不齊全

在城市軌道交通建設工程竣工檔案管理工作具體實施過程中，有很多重要的施工文件或者是一些監理文件，在下發以及轉發過程中，大多數都會直接利用復印件的方式。這樣做的根本目的并不是為了保護原件，而是有很多原件已經損失或者是丟失。原件的不齊全，很難滿足“重慶市地鐵公司竣工文件編制移交管理辦法”中的相關規定，同時也很難保證與竣工相關的工作能夠在實踐中得到有效落實[1]。

1.2填寫缺乏規范性特征

在城市軌道交通建設工程具體施工過程中，其具有復雜性比較強，施工周期比較長等一些特征。這些特征的存在，在某種程度上增加了城市軌道交通施工的難度，需要通過各種技術和施工方案的有效制定和落實，才能夠保證城市軌道交通的整體施工質量。但是需要注意的問題之一就是，無論是任何一個階段的施工，都需要按照施工文件和施工方案進行落實，而這些施工方案，就是城市軌道交通建設工程竣工檔案管理過程中必不可少的重要文件。這些文件的保存，不僅有利于對施工的實際情況進行及時有效的調查分析，而且還能夠為后期的維護保養提供一定的依據作為支持。但是在竣工檔案管理具體實施過程中，有很多報告文件不僅在欄目上沒有相對應的簽署意見，而且甚至有的監理工程師在簽名或者是注冊的方章上呈現出嚴重的不一致現象[2]。有的簽字甚至出現隨意涂改的現象，這種現象的存在，直接導致整個竣工檔案的填寫缺乏規范性特征。

1.3內容缺乏真實性

有部分施工文件在編制過程中，不能夠實現與城市軌道交通建設工程的同步。在這種狀態下，只能通過最終的杜撰對其進行操作，這樣很容易導致一些假文件或者是假數據的存在。甚至有部分變更通知單或者是一些技術核定單在收集時，缺乏完善性，這樣不僅會導致竣工圖上很多設計內容無法真實有效的展示出落，而且還會導致嚴重的錯誤或者是漏缺現象發生。

1.4歸檔不及時

有很多竣工檔案在制定和具體收集落實時，并沒有及時有效的完成歸檔，甚至部分竣工檔案只能利用催要的方式，但是卻完全無法滿足歸檔質量提出的基本要切。嚴重的情況下，部分竣工檔案在索要時，也會遇到一定的難題。尤其是對于工程在具體建設過程中，只經過第三方審計之后，就能夠對合同款項進行審計，在審計完成之后，就可以將這些合同全部都結算清楚[3]。針對這一現象，竣工檔案是否歸檔完全由第三方決定，這樣很容易對歸檔工作的順利開展造成嚴重的阻礙影響。

2城市軌道交通建設工程竣工檔案管理的具體實施措施

現階段，重慶市軌道交通建設建設工程竣工檔案在編制和具體落實過程中，基本都是按照“重慶市城市軌道交通工程檔案管理”的具體內容進行落實。在檔案材料的歸檔范圍、使用檔案裝具等方面，具有一定的優勢特點。與此同時，結合該規章制度。并且結合實際情況，與現存于重慶市城市軌道交通建設工程竣工檔案管理中的問題進行結合，提出有針對性的解決對策[4]。

2.1加強竣工檔案法律法規教育

城市軌道交通建設工程在具體實施過程中，雖然其施工周期比較長，具有一定的復雜性，但是通過一些新型技術的引進和利用，對城市軌道交通建設工程的質量而言，也能夠起到一定的保障性作用。但是在施工過程中所涉及到的一系列檔案、文件，比如施工文件、監理文件等，這些文件對整個建設工程而言，具有非常重要的影響和作用。與此同時，這些文件需要被進行有效的整合和收集，為竣工檔案管理提供準確有效數據資料，提高竣工檔案管理的質量和水平[5]。除此之外，凡是參與到城市軌道交通工程建設的監理或者是施工人員，自身都需要具有比較強的檔案法制意識，這樣才能夠對自己的行為產生一定的影響。另外，要在實踐中加強竣工檔案管理法律法規的學習、培訓和教育，讓所有參與到其中的工作人員能夠真正意識到，作為城市軌道交通的建設者，必須要保證工程質量，同時還要保證工程竣工檔案的質量。

2.2利用行政、經濟手段保證參建單位對檔案工作的重視

在城市軌道交通建設工程竣工檔案管理相關措施落實過程中，要與實際情況進行結合，保證軌道交通工程竣工檔案的完整性和準確性。為了實現這一根本目的，在具體操作過程中，需要從管理機制以及企業本身的行為方面出發，對其進行有效的約束。①需要對工程建設單位相關部門進行整合，并且在這些部門中推行檔案責任制度，將相關工作人員自身的責任落實到實處，體現在各個環節當中。②通過經濟手段科學合理的利用，起到良好的制約效果，在合同當中，對竣工文件進行重新的整編和歸檔，保證相關內容的有效落實。特別是對于由第三方審計的工程而言，在針對是否需要移交竣工檔案參建單位的時候，需要直接由重慶市地鐵公司檔案室對其進行審核和批準[6]。

2.3加強對竣工檔案質量管理的過程監督和指導

在針對監理人員或者是施工單位的一系列技術人員進行培訓和教育指導的時候，要真正讓這些工作人員能夠清楚的意識到竣工檔案管理的重要性。這樣不僅有利于強化這些工作人員的意識，而且對這些工作人員自身的行為也能夠產生一定的影響。在整個過程監督和指導過程中，要將重點放在檔案基礎知識、一些原始文件的簽證操作方法等方面。在實踐中，加強對竣工檔案的形成，對整個形成過程進行全方位實時有效的監督和控制，并且適當給予相對應的指導意見。除此之外，還需要在實踐中，將“三同步”管理制度落實到實處，對施工現場進行深入的檢查和分析。這樣不僅能夠在檢查過程中，針對各個參建單位遇到的問題進行分析，而且還能夠結合實際情況，提出有針對性的解決措施。在各個分部工程具體驗收之前，需要對檔案的收集、編制進行科學合理的把控，這樣才能夠保證竣工檔案的合理性和規范完整性。

2.4嚴格把控竣工驗收檔案質量

在竣工驗收過程中，其中非常重要的一點就是對竣工檔案是否達到項目的基本要求進行檢查和分析。因此，地鐵公司檔案管理人員以及相對應的監理工程師要結合實際情況，對竣工驗收質量進行嚴格有效的把控。特別是針對一些隱蔽工程而言，要對其本身的記錄是否具有真實性和有效性進行審核。

3結束語

城市軌道交通建設工程竣工檔案管理在具體實施過程中，為了保證檔案管理質量，需要加強監理、施工單位等各個部門在竣工檔案管理方面的水平。這樣不僅能夠從根本上促使交工驗收期限得到有效縮短，而且還能夠保證城市軌道交通建設工程竣工檔案管理質量的有效提升。

參考文獻

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[4]王一峰.軌道交通工程竣工檔案編制研究———以寧波軌道交通為例[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2016（00）：87~90.

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現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面,在各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件,如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

檔案信息化建設的主要內容

(一)信息化的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

(二)檔案信息資源建設

檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一,它的開發和利用是檔案信息化的核心任務,是檔案信息化建設取得實效的關鍵。

(三)檔案的標準和規范建設

標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等,逐步形成關于中國檔案信息化的標準規范體系。

(四)檔案信息化的應用系統建設

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檔案數字化可以說是檔案管理發展的必然趨勢。利用計算機技術，檔案的生成速度加快，存儲空間變小，各種數據能夠實現整體分類管理，確保在檔案管理和利用過程中檔案的真實安全，彌補了傳統的檔案管理和利用中的漏洞，實現了高效率管理與利用。道路交通檔案信息化是實現道路交通信息高效管理利用的必然趨勢。道路交通信息具有數據信息量大、更新速度快，信息復雜等特點，單純的人工記錄已經難以承受當代巨大的道路交通壓力。道路交通檔案的數字化管理，可以極大地節約人力資源，減少檔案錄入和管理過程中的人工失誤，提高整體檔案管理水平，對于道路交通系統的效率提高有著重要意義。

二、道路交通檔案數字化管理中的漏洞

（一）數字化錄入和管理軟件不統一，缺乏統一的規范格式。道路交通檔案的錄入要求有著統一的格式和統一的管理軟件，這樣才能形成整齊劃一的檔案管理體系。而在檔案數字化管理的過程中存在著檔案錄入格式不統一，操作軟件不一致的現象，甚至是各種檔案缺乏統一的規范格式，這就造成了后期檔案管理的混亂，也降低了檔案利用的效率。（二）檔案標準化工作不到位，規范化工作無法落實，重要數據缺少備份。檔案數字化管理要求各種檔案都有著各自的規范格式，而在管理中也要保證檔案的分類和整理準確無誤。由于我國電子檔案標準化工作起步晚，工作人員對檔案規格的忽視，造成檔案標準化工作不到位，同時還存在著管理工作中檔案的分類規范化工作無法落實，各種數據摻雜在一起，嚴重影響了檔案的利用。此外，在重要檔案的數據備份上也存在著一定程度上的工作缺失。（三）數字化管理人員素質不到位，對于各種檔案的錄入和整理分析缺乏能力。傳統的檔案管理人員無法跟上時代腳步，無法掌握專門的檔案管理軟件，崗位能力的缺失是非常嚴重的弊端。管理人員對各種電子錄入和管理工具不熟悉，無法快速高效地完成檔案生成和管理工作，這也是檔案數字化管理中的一個嚴重問題。（四）現代化的檔案管理設備缺失，設施不配套或數字化水平低。檔案數字化管理在一些偏遠地區還沒有實現，各種數字化設備不配套，嚴重影響了檔案管理工作，有的地區還存在著數字化管理水平低，道路交通管理單位不重視，仍舊延續以往管理模式的現象。

三、加強道路交通檔案數字化管理工作

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工程單位檔案資源的核心和靈魂就是工程技術檔案，其能夠記錄工程項目的質量控制、進度管理、延續和發展交通工程技術等原始數據，這是對交通線路進行建設、維護的重要依據，也是工程項目進行問責的主要憑證，其重要性不言而喻。但是當前對其的管理工作還存在一些問題，需要找出合理有效的措施來進行改善。

1 工程技術檔案與工程項目的管理

1.1 交通施工企業工程技術檔案管理中存在的問題

交通工程項目中的對于質量的把控過程主要施工過交通工程行業的相關資料來完成的，是工程項目進行驗收，實際運營的重要依據。雖然交通工程行業的資料檔案比較重要，但是在實際的施工過程中，很多的工程施工單位不注重項目管理的工作，只是簡單的進行整理，在收集工程資料時沒有按照相關的要求和標準來進行，這使得很多的資料不能清晰和客?^的反應施工的真實情況在交付后出現很多問題但是沒有辦法問責。在對檔案的管理進行標準化的執行時，存在的問題也比較多[1]。

就一項工程來說，對其的要求不僅僅是穩定、持續的發揮其功能性，使其安全可靠，其技術資料也應該詳盡、完整和準確，這樣在出現問題時才能夠做到可追溯。當前來說，工程的項目部人員主動和自愿的來從事資料管理的人員比較欠缺，使得工程資料的工作規范化一直得不到落實，很多項目部的管理人員對于工程資料的整理也不重視，其更加在意的是實際的施工情況[2]。并且，在實際的施工過程中，如果沒有相關部門來驗收，資料的管理工作就會被置之一旁，文件資料被胡亂的堆積，相關的檢查組來進行項目的檢驗時才開始進行資料和檔案的整理，加班加點，只想應付了事。如果驗收的結果不符合相關的標準和要求，資料員往往會成為替罪羊，被追究責任，在這種情況下，很多人都將資料的相關工作當成一份苦差事來做。另外還有一些單位雖然在平常比較注重資料的工作，但是平常資料的記錄和積累沒有到位，憑空捏造和造假的情況比較嚴重，使得資料的準確性和可靠性大大降低。

1.2 工程技術檔案管理與工程項目管理的關系

工程技術檔案具有指導、記錄的作用，對于工程項目的管理水平和能力有一個直接的反饋作用。因此，工程技術檔案的科學和規范，對于交通工程項目的順利竣工有比較大的影響，對于體現施工單位在施工期間的質量把控以及項目的管理水平也有重要的體現。

工程技術檔案的特點比較鮮明：第一就是能夠對整個工程的質量把控和實際的管理情況進行直觀的反映；第二就是對一些強制性的法律條文是否嚴格按照標準來執行進行監督；第三就是對于工程項目的檢查、管理以及更改有所記錄，并作為依據；第四就是在整個工程項目中積累信息資源；第五就是為質量責任和問題的追究提供堅實有力的依據；第六就是通過對資料進行分析，及時的發現工程中存在的問題，并找出有效的措施來進行完善和解決。

1.3 工程技術檔案對于工程項目管理的作用

（1）作為質量通病的重要突破口以及切入點。從工程的技術檔案中，能夠反映出工程項目在施工的檢測等每個施工過程中比較重要的環節以及關鍵點，能夠對工程進行重建，也是進行檢查、管理以及實際的投入使用比較重要的依據。在繁雜的基礎信息庫中，對數據進行深入的分析和科學的對比后，通常能夠很清晰的反映出工程質量中存在的問題，并且比較準確和細致，這樣能夠更好的對癥下藥，以此來總結出經驗，避免以后的工程出現相同的問題[3]。

（2）作為獲取的經驗。工程技術檔案是工程建設單位中比較重要的無形資產，擁有海量的原始的施工數據，比較詳細的記載了工程項目的竣工驗收以及質量的相關內容，能夠幫助相關的人員快速的掌握有關項目最直接和最真實的信息。

2 發揮工程技術檔案對于工程項目管理促進作用的具體策略

2.1 強化崗位的責任意識

對于工程的項目來說，首先要做的就是對資料人員的具體職能進行劃分，相關的如檔案的收集和管理等工作要落實到個人，這樣才能保證工作的有序性。而工程的檔案需要收集的內容是要對工程項目的圖紙進行登記和管理；對于施工過程中的一些施工工藝的變動、會議的記錄要有所保留和登記。

2.2 提升資料員的職位認同感

在建筑的單位中，資料人員似乎處于工程之外，享受到的待遇、得到的重視程度遠遠不如施工員、管理員等。資料員的存在感比較低，這使得交通工程單位的資料員青黃不接且素質難以提升。

近些年，在國家建筑行業的制度下，內業人員的尷尬處境有了很大的改善。如施工單位要進行體系認證，就需要其對于專門的質量記錄的資料進行整理和收集。在規范化和標準化程度越來越高的工程施工行業，能力比較強、切實負責的內業人員越來越重要，逐漸的成為了管理者青睞的對象，成為了項目部比較重要的力量。作為內業的資料人員，要調整自身的價值定位，提升自身的專業素養和能力結構，總結經驗，這樣才能創造出自身的價值。

2.3 加強監督以及引導

交通施工單位的檔案部門對于相關的業務要加強監督和引導，對于資料員要進行前期的培訓，強化其業務能力和職業素養。將收集來的資料按照一定的類別、標準進行分布，在封面以及目錄等填寫的過程中嚴格遵守相關的要求和格式。對于工程技術檔案資料的歸類要合理和規范，避免產生不必要的重復工作，造成浪費。

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論文摘要：在我國社會實現由計劃經濟向市場經濟轉型的過程中,人才的流動已經成為一種客觀的事實,,但是在傳統人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發,從人才強國的戰略高度,提出了相應的改革意見和建議。

檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發展歷程，對了解歷史、查考現實、總結經驗教訓、制定政策規劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。

一、傳統人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”?，F實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的?！比缃?，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作?！睘榱诉m應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容?！边@些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。

(四)執行“收支兩條線”

為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。超級秘書網

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

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篇10

關鍵詞：教務檔案；管理系統；EEAM系統

中圖分類號：G434 文獻標志碼：B 文章編號：1673-8454（2016）05-0038-03

在高校的各項管理工作中，教務管理是核心工作，而教務檔案的管理則是教務管理中一個重要的內容之一。教務檔案管理工作是為提高教學質量、促進教育教學水平、培養高質量的人才提供服務的。由此可見，教務檔案管理工作是學校管理工作中一個重要的組成部分，教務管理水平的高低體現了學校教學管理水平的高低，關系到學校在當前社會競爭中的發展與地位[1]。

在當代高校擴招和社會信息化高速發展的背景下，教務檔案作為高校教學中的重要信息來源之一，除了要真實呈現高校管理工作的歷史記錄外，還要為教學評估提供檔案信息服務。因此，無論是從管理層面、還是服務和利用層面上講，建立教務電子檔案管理系統都具有其積極的重要意義[2]。

筆者學校根據工作需要自主研發了教務電子檔案管理（Educational electronic archives management）系統（以下簡稱EEAM系統），在教學職能部門和所有教學單位中進行試運行，經過近一年的使用，筆者自定義調查問卷對EEAM系統的應用效果進行了問卷調查，以期從問卷的數據分析中找到如何改進完善EEAM系統的有效途徑和方法。

一、研究方法

1.調查對象

本次調查對象選擇了筆者學校的教學管理人員，包括教學職能部門的管理人員和各教學單位的教學管理人員。調查問卷采取現場發放回收的方式進行。

2.研究工具

筆者自定義了調查問卷，共分為兩個部分。第一部分調查了被調查者的自然情況，包括性別、年齡、學歷層次和信息素養等情況；第二部分針對使用者對EEAM系統的穩定性、美觀性、操作方便性、安全性、導航功能功能設計、功能模塊設計、使用頻率、查找獲取文件的便利性、檔案資料的共享性、權限分級的滿意度、是否提高了工作效率和質量以及EEAM系統與傳統紙質檔案存檔的共存性等方面進行了調查。

3.統計學方法

采用SSPS16.0軟件進行統計學分析，計數資料采用頻率和百分率進行表示。將問卷第二部分的題目進行量化計入EEAM系統總體評價，然后與被調查者的性別做t檢驗進行分析，與被調查者的年齡和學歷層次進行方差分析，與被調查者的信息素養進行相關性分析。所欲統計數據以P

二、調查結果與分析

發放問卷50份，回收問卷50分，回收率100%，有效問卷50份，有效率100%。

1.EEAM系統總體評價與被調查者性別的比較

從數據對比結果來看，P>0.05，無統計學意義，說明被調查者的性別對調查結果沒有影響。

2.EEAM系統總體評價與被調查者年齡的比較

從數據對比結果來看，P>0.05，無統計學意義，說明被調查者的年齡對調查結果沒有影響。

3.EEAM系統總體評價與被調查者學歷層次的比較

由上述統計數據分析結果可以看出被調查者學歷層次的高低對EEAM系統使用的認可度顯著相關。大學本科與碩士研究生對EEAM系統的認可度沒有差異性，但是具有博士學歷的被調查者與其他學歷層次的調查者對EEAM系統的認可度有差異性，說明高學歷的教學管理人員更能接受EEAM系統，認為在信息化的今天，檔案管理的信息化是檔案管理工作的未來發展趨勢。

4.EEAM系統總體評價與被調查者信息素養的比較

從上表可以看出r=0.351，P=0.012

5.EEAM系統應用效果各方面頻度分析

從對EEAM系統設計的各方面指標的頻數分析數據上來看，有72%-82%的被調查者認為EEAM系統無論是在系統的穩定性、系統的美觀性、操作的方便性、系統的安全性、導航功能的實際上、功能模塊的設計上、查找獲取文件的功能上、檔案資料的共享性還是權限分級的設置上都認為是“滿意”或“一般”，只有8%以下的被調查者對EEAM系統的個別方面“不滿意”，12%-22%的被調查者對EEAM系統的各方面設計“非常滿意”。由此可見，對于EEAM系統我們還將在細節處進行修訂完善，以期達到用戶的使用要求，為學校教務檔案的管理信息化提供保障。

從數據分析上看，有84%的被調查者在工作中會經常使EEAM系統，使用頻率可以到達“每周至少一次”或“幾乎每天都使用”（半數以上的試用者可以達到這個頻率）?？梢奅EAM系統的設計比較符合學校教務管理工作的需要，能夠在工作中發揮電子文件收發、檔案管理等功能，同時也有近80%的被調查者認為使用EEAM系統后，的確提高了工作效率和工作質量。對于檔案管理的信息化正在發展進程中，在實際工作中我們應該如何平衡電子檔案管理與紙質檔案管理工作呢？通過調查有半數以上的教學管理者從實際工作出發，一致認為在檔案管理工作未來的發展幾年內，無論是電子檔案管理還是傳統的紙質檔案管理都不能完全占領檔案管理工作領域，二者在檔案管理工作都有著舉足輕重的作用，要有機的結合，相輔相成，充分發揮各自的優勢，只有這樣才能構建檔案管理新框架，將檔案管理工作做到盡善盡美[3]。

三、加快檔案管理信息化的建議

1.更新觀念，提高認識

教務檔案管理工作的真實性也記錄了高校生存和發展的歷史進程，同時教務檔案管理工作價值和功能決定了其在學校教學管理中的重要地位，所以教務檔案室辦好學校的重要基礎工作之一，這就要求學校領導和教學管理人員要更新觀念，提高對檔案管理工作重要性的認識。尤其在高科技不斷涌現的今天，已經打破了傳統檔案管理的發展格局，在電子檔案管理發展的進程中，我們要加大在人力、財力、設施上的投入，建立嚴謹的檔案管理秩序，提高檔案管理的標準化程度，形成科學的檔案管理方法，才能使教務檔案管理工作盡快的想現代化管理發展。

2.完善平臺建設，加強安全意識

通過研究數據可以看出，對于EEAM系統在今后的高校教務檔案管理工作中要不斷的根據實際工作需要修訂完善電子平臺建設，無論是系統的穩定性、界面的美觀性、功能模塊的設計和使用的便利行，還是高效的檢索工具的設置，權限分級設計等方面都要隨著社會信息化程度的提高而不斷改進完善，尤其是要加強檔案信息安全保障體系的建設，加強對檔案工作的管理、監督和指導，加強對檔案信息的安全性管理，加強檔案備份的安全性管理，加強檔案共享的安全性管理，同時也要加強檔案的網絡安全性，保證電子檔案信息的質量，確保檔案的安全性、真實性和完整性。

3.提高檔案管理工作者的綜合素質

高校教務檔案管理工作的重要性決定了檔案管理工作者要具備專業的職業素質，即教務檔案管理工作者要樹立強烈的事業心和責任感；要不斷提高自身的專業知識和專業能力；要有嚴謹的工作作風、愛崗敬業的職業道德；要強化服務意識，甘于奉獻的服務精神。檔案管理信息化的發展決定了檔案管理工作者要具有較高的信息素養，從文中統計數據分析來看，信息素養高的被調查者更容易接受EEAM系統，對檔案管理的信息化更能認同。所以要提高教務檔案管理者的綜合素質，教務檔案管理者不僅要掌握現代科學管理素質、現代科學知識，還要掌握辦公自動化知識和各種檔案管理軟件的使用，提高管理者的信息素養。只有這樣才能優化檔案管理工作，提高檔案的管理效率，構建專業的檔案管理服務平臺。

總之，隨著計算機技術的廣泛應用，高校教務電子檔案管理系統是學校檔案管理工作發展的必然趨勢，我們不僅要對EEAM系統進行開發使用，后期還要不斷的進行修改和維護，以期達到電子平臺為教學管理服務的目的，同時教務管理人員也要加強自身綜合素質的提高，為高校教務檔案的管理工作提供人力和物力的保障。

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