檔案管理情況范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理情況，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

鎮委、鎮政府把做好檔案管理工作，作為搞好自身建設、服務民眾、提高辦事效率的一項重要基礎性工作來抓，堅持檔案工作規范化、制度化、科學化管理，積極探索，努力實踐，不斷提高管理水平，做到了組卷合理，保管期限劃分準確，卷內文件排列有序，卷內目錄清晰，案卷標題明確，裝訂整齊規范，案卷排列科學, 使全鎮檔案管理工作取得了一定成效，為促進__鎮建設和鎮委、政府工作發揮了重要作用。截止目前，共整理檔案：文書檔案5152件，永久保管1456件；短期檔案3696件。其中，新整理2011文書檔案21盒，2012年文書檔案盒16盒。檔案室總面積45平方米，配備鐵質檔案柜4組，木質檔案柜10組。

1、領導高度重視，成立檔案工作領導小組。在組織建設上，切實加強對檔案工作的組織領導。鎮委、鎮政府把檔案管理工作列入重要議事日程，把提高檔案管理水平作為加強自身建設的一項重要工作來抓，并成立了檔案工作組織機構，納入了本鎮年度工作計劃中。一是明確分管領導，強化檔案工作責任意識，并做到定時檢查，定時總結，把檔案工作的決策貫徹好、落實好，把工作落到實處。成立了以副鎮長吳光偉同志任組長、黨政辦主任饒弟明同志為副組長的檔案管理工作領導小組。領導小組下設辦公室，由饒弟明任辦公室主任，具體負責機關檔案的收集、整理、保管、利用等相關工作。各村配備一名兼職檔案員，分別負責各村檔案收集、移交工作。二是加強學習，提高認識。今年以來，鎮委、鎮政府先后組織工作人員學習了《中華人民共和國檔案法》、《湖南省檔案管理條例》、《機關檔案工作條例》、《檔案管理違法違紀行為出風規定》和國家檔案局《機關檔案工作業務建設規范》以及本單位制定的檔案工作規章制度，積極參加上級相關部門組織的檔案工作人員培訓，組織召開各村兼職檔案員培訓會，加強對各村文件材料的收集、整理、歸檔，有效地保證了檔案工作的順利開展。

2、強化檔案安全工作，制定安全保管及制度。事前防范，制定檔案安全保管制度。要求：檔案工作人員要提高警惕，認真做好庫房的保衛、保密工作，確保庫房安全。檔案庫房應配備防盜、防火、防水濕、防高溫、防強光、防塵、防有害生物等必備設施。庫房標準溫度應控制在14—24攝氏度，相對濕度為45%—60%，為控制庫房溫濕度情況，應配備精確、可靠的溫濕度測量儀器，定期測量并建立登記制度。庫房應嚴格封閉，保證庫房內環境的相對穩定，并采取相應措施加以調整和控制。建立嚴格的進出庫制度，非檔案工作人員原則上不能進入檔案庫房。庫房內檔案柜應統一編號，排放有序，并與墻壁保持一定距離。檔案庫房必須具備防磁、防震、防靜電、防磁廠、防化學腐蝕等條件，符合溫度、濕度等要求。建立定期檢查制度，對庫房安全等情況定期進行檢查。庫房內不準存放其他物品，嚴禁存放易燃、易爆及易潮霉變物品。保持庫房衛生整潔，庫房中無人時必須關燈、關窗、上鎖。

定期進行安全自查，在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，防止發生各種危害檔案安的全事故。建立健全了檔案保管、利用、保護、保密等規章制度；同時，做好室內通風、防蟲工作。從自查情況來看，我鎮檔案無霉變、褪色、破損、蟲蛀、鼠咬、丟失等現象，切實做到了安全保管。截止目前，我鎮無檔案損毀、丟失、失泄密、將應歸檔文件占為己有等違反《檔案法》事件發生。

3、在業務建設上，嚴格把握每一個工作環節。為了切實提高檔案管理水平，我鎮認真對照《機關檔案工作業務建設規范》和《檔案工作專項檢查的通知》要求，逐一查找問題，從抓每一個細小工作環節質量的提高入手，按照缺什么補什么的辦法，有針對性地制定整改措施，加強整改，使檔案業務工作質量和管理水平得到了較大提高。一是各種門類檔案實行了集中統一保管，做到無積存未整理檔案。二是把好立卷質量關。組織精干力量，按照要求，對鎮委、鎮政府開展的重要活動、發生的重大事件和建設的重大項目等進行了收集整理，并立卷歸檔。三是把好文件裝訂關。我們對原有檔案、資料進行集中清理的同時，對所有資料進行規范整理，重新裝訂。四是在村檔案管理上，切實做好注重指導工作。定期召開村級檔案專門會議，傳達有關會議及文件精神；定期組織村資料的整理收集工作，對各村檔案管理工

篇2

一、基本情況

目前，我單位現有專職檔案員1名，各業務科室兼職檔案員1名。 受客觀條件限制，我街道現檔案室、檔案柜等各種硬件條件嚴重不足。檔案室與辦公室公用辦公場所1間，檔案柜4個?，F存檔案共 余件（卷），其中：文書檔案   件（永久   件、30年存檔期限   件，10年存檔期限 件）；照片檔案  冊，共計 張；實物檔案  件；電子檔案  盤；會計檔案  件；科技檔案  卷 ；專業檔案  卷。

二、多措并舉，進一步做好檔案管理工作

（一）加強組織領導，健全檔案管理網絡。為加強對檔案工作的組織領導，我單位成立了檔案管理工作領導小組，負責對檔案工作的領導、監督、檢查和鑒定工作。綜合檔案室專職檔案管理人員，統一管理全單位文書、聲像、實物等各種檔案的收集、管理、整理、保管、移交及開發利用，指導和監督各科室檔案管理工作。各科室主要負責人為本科室檔案管理第一責任人，安排一名同志擔任兼職檔案員，負責收集、整理本科室已形成的文件材料，按規定時間向站檔案室移交應歸檔的文件材料，協助綜合檔案室做好有關檔案整理工作。

（二）健全管理制度、加強檔案規范管理。建立健全各項檔案管理制度，使檔案管理工作更加有組織、有計劃、有程序的開展。在原有《規章制度匯編》的基礎上，不斷完善、細化全單位檔案管理的各項要求，規范、充實了《檔案管理制度》的內容，加強了檔案收集、整理、移交、鑒定、統計、保管等各個環節管理工作。收集和整理做到齊全完整、分類清楚、編排有序，無當年積存零散文件；文件歸檔做到歸檔范圍明確、保管期限準確、檔案完整安全；在檔案移交上做到數據準確、及時上報、全面移交。不斷加強檔案的保管、鑒定、統計工作，檔案保管安全，從沒有出現過檔案失密、泄密、損壞等違反《檔案法》現象，檔案鑒定工作在正常的規范制度下進行。在現代化管理上，我單位配備了“檔案管理軟件”，實現了便捷、高效、安全的計算機檢索與查詢，較好地發揮了檔案現代化管理工具的作用，提高了檔案利用效率和效果。

（三）加強能力建設，提高檔案管理水平。我單位按檔案規范化管理標準，要求全體工作人員都參與檔案的收集、整理，理順內部關系，完善各個環節的工作，消除了各部門之間相互推諉、扯皮現象，解決了管理缺位、協調不暢的問題。一是加強自身建設，提高服務意識。我單位以轉變干部作風，加強行政效能建設為契機，認真學習上級文件和領導講話精神，不斷提高業務水平，并在加強檔案基礎建設、推進檔案管理創新、強化行政職能、提供檔案服務等方面做了大量工作。二是加強檔案法制建設，推進檔案事業發展沿著制度化、規范化方向邁進。我們認真組織相關人員學習《檔案法》和省、市有關檔案工作會議精神，在全單位干部職工中樹立檔案法律意識。在工作中增強檔案利用安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證了檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。定通過建立健全檔案保管、利用、保護、保密等規章制度，做到了檔案使用制度化、規范化。三是重視對檔案管理人員的培訓。除積極參加市檔案單位組織的業務培訓外，還組織檔案管理人員及各村（居）“兩委”到市檔案局學習經驗，交流心得，使檔案管理人員業務水平和工作能力有了明顯提高。

三、今后主要思路和打算

今后檔案工作重點做好以下幾項工作：

一是以《中華人民共和國檔案法》為指導，認真貫徹實施太原市、古交市的相關檔案管理制度，嚴格按照檔案管理的要求，不斷夯實檔案工作基礎，提高檔案服務水平。

篇3

 市社會保險業務檔案管理達標驗收工作領導小組：

按照市人力社保局、市檔案局《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發〔2013〕136號）精神，結合社會保險業務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規范檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業務檔案驗收要求，現將我局社會保險業務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：

一、組織管理

（一）管理辦法

1.制定了社保業務檔案管理辦法。我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）。

2.明確了社保業務檔案管理工作的分管領導和工作部門。為加強社保業務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業務檔案管理日常事務工作和業務檔案達標驗收工作。各業務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業務檔案管理工作的相關事務。

3.將社保業務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業務檔案管理工作高度重視，年初《社保經辦工作要點》（涪社保發〔2012〕7號）明確提出社保業務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發現問題及時研究解決，年終將業務檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結考核。

4.將業務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發展規劃。我局已將業務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初《社保經辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業發展“十二五”規劃，制定了《社會保險業務檔案管理工作發展規劃》（涪社保發〔2013〕5號）。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）檔案人員

1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。

2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發生違反檔案法律法規的行為。

3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。

4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業務檔案管理網絡后，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業務素質和專業技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業務培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業務檔案培訓3人次，到**區學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。

此項標準分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。

2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實現了檔案管理工作的條理性、規范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。

3.經辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業務經辦操作規程，將業務檔案收集歸檔列入各項具體業務經辦工作程序，對每項具體業務經辦資料依序收集歸檔，確保每項經辦業務資料歸檔齊全完整。

4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業務檔案管理人員、業務經辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據本局有關規定進行表彰，并在評先評優、提職晉級等方面給予優先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優評先資格，并追究相關科室負責人及工作人員責任。

5.監督指導。我局印發的《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會保險業務檔案，由區社保局進行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業務檔案進行監督指導，并將城鄉居民養老保險業務檔案管理工作作為對各街道、鄉鎮社保所年終考核的條件之一。

此項標準分7分，自查得分7分。

二、設施建設

（一）檔案用房

1.檔案專用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業務檔案。

2.業務檔案庫房面積。我局現有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業務檔案。目前，業務檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。

3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。

4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、干凈。

5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區域，實現了庫房、辦公室、查閱室三分開。

此項標準分10分，自查得分10分。

（二）檔案用具

1.業務檔案柜架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業務檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業務檔案。

2.業務檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。

3.檔案裝具。我局使用的業務檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業務檔案，其檔案盒規格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類人員”養老保險產生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進行印制。檔案盒規格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規定。

此項標準分5分，自查得分5分。

（三）設施設備

1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。

2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿足檔案管理工作需要。

3.檔案管理軟件。為實現檔案管理信息化和數字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用于業務檔案信息化管理，實現了辦公自動化。

此項標準分10分，自查得分10分。

三、專業建設

（一）相關制度

為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號）、《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規范，推動了全局檔案工作的有序開展。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）歸檔

1.業務檔案歸檔工作。我局2012年業務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規定和市局要求，對2012年業務檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。

2.業務檔案移交工作。我局業務經辦過程中形成的檔案材料，均由各業務科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業務檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。

3.平時按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》，業務經辦人員堅持每件業務辦理完畢即及時將該業務資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業務科室負責人、專兼職檔案人員根據工作職責，隨時對業務經辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業務檔案資料的齊全、完整和安全。

此項標準分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.業務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業務檔案資料實現了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

2.業務檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業務經辦環節中產生的有關信息數據定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業務臺賬和計算機數據均實現了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內，共有業務檔案電子光盤49張。

此項標準分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.業務檔案整理。我局嚴格按照市局下發的《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對2012年度業務檔案進行了整改。重新整理后的業務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規范，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業務檔案進行了清理，規范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。

2.業務檔案分類上架。我局2011年（含）前業務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業務檔案按照新辦法規定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業務檔案外，其余業務檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統一保管，不存在業務檔案零散存放問題。

3.業務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號），業務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》規定。

此項標準分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。區檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規范的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。

2.業務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上墻。

3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規定標準范圍之內。

4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發生。

5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業務檔案材料及時進行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

此項標準分5分，自查得分5分。

（六）鑒定銷毀統計

1.鑒定機構。我局成立了社會保險業務檔案鑒定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑒定銷毀工作。

2.業務檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經請示區審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業務檔案，我局擬在規范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規定銷毀備案。

3.業務檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業務檔案進出登記及時，統計臺賬數據準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業務檔案30022件668盒。

4.業務檔案統計報表。我局建立了《業務檔案統計表》、《各類別業務檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。

此項標準分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.檔案移交。我局文書檔案按規定已向區檔案局作了移交，業務檔案經請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。

2.檔案移交手續。因區檔案館場地受限，加之全市未對社保業務檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業務檔案，暫無移交手續。

3.人員調動移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續?！钡侥壳盀橹梗揖謾n案管理人員未發生工作調動情況。

此項標準分3分，自查得分3分。

四、利用服務

（一）檢索工具

1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現了計算機管理，通過檔案管理信息系統可以檢索各類業務檔案。

3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》規定的“社保業務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業務檔案歸檔文件目錄。

4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數和備注等7項內容，符合《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》的規定和要求。

5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業務檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經辦工作任務繁重，經費緊張，人員不足等原因，業務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協調相關部門，爭取人員和經費的支持，以推動業務檔案電子掃描工作，盡快實現業務檔案電子化管理。

此項標準分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.調檔。我局專職檔案人員均經過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業務檔案，調卷迅速準確。

2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

4.網上查詢利用。我局建立了辦公自動化網絡，業務檔案管理系統可通過局域網與各業務科室互聯互通，支持各業務科室實現網上查詢利用。

此項標準分5分，自查得分5分。

(三)查詢

1.查詢系統。我局隨著“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統，工作日期間免費提供查詢服務。

2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統，能夠為參保人員提供養老保險個人賬戶、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網絡信息平臺也可為單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業務經辦大廳設立了咨詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、咨詢業務。

此項標準分2分，自查得分2分。

綜上所述，我局社保業務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業建設規范有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優秀。

特此報告

自查評分表

 

 

                      重慶市xxx區社會保險局

篇4

一、北京市檔案館現有數據情況

北京市檔案館館藏數據主要包括：各類檔案數字化副本（紙質文書檔案、紙質照片檔案、音視頻檔案等數字化副本）、電子文件（含數碼照片）、檔案機讀目錄數據、檔案系統管理數據等。其中檔案系統管理數據通常包括檔案實體表、檔案存址表、檔案原缺表、利用者信息表、調歸卷信息表等數據。

這些數據可分為結構化數據和非結構化數據兩類。結構化數據是指存儲在數據庫里，可以用二維表結構來邏輯表達實現的數據。非結構化數據無法用數字或統一的結構表示，如文本、圖像、聲音、網頁等，稱之為非結構化數據。結構化數據包括檔案機讀目錄數據和檔案系統管理數據。非結構化數據包括各類數字化副本、電子文件、數碼照片等。兩類數據存在問題和解決的方法不同。結構化數據整體存儲在數據庫中，數據清理依賴數據庫執行指令完成。非結構化數據是以單個文件形式存儲在磁盤驅動器中，可以人工進行清理，但當數據量非常大的情況下，則需依靠定制開發計算機程序完成。在向北京數字檔案館系統遷移數據的過程中，紙質檔案數字化副本和檔案機讀目錄是存在問題最多、清理工作量最大的兩類數據資源。因此，數據清理的重點也集中在紙質檔案數字化副本和檔案機讀目錄數據上。

二、北京市檔案館數據質量存在的典型問題（以機讀目錄和紙質檔案數字化副本為例）

（一）檔案機讀目錄數據存在以下四類問題：

1.重復數據

數據重復主要有兩種情況，一種是在同一個庫表中存在全部字段值完全相同的記錄；另一種是在不同的庫表中存在相同的記錄。產生的主要原因均為數據被重復導入，數據庫沒有唯一性校驗造成的。應保留一份數據，刪除重復數據。

2.缺失數據

數據庫表中很多記錄缺失關鍵字段值，關鍵字段例如“全宗號”“目錄號”“案卷號”“檔號”“題名”“開控狀態”等字段。產生問題的主要原因是目錄在手工錄入過程中遺漏造成的，數據庫在設計上完整性約束不足也是原因之一。這些關鍵字段值應進行補充以保證數據檢索、利用的需求得以滿足。

3.錯誤數據

數據庫表中有的記錄中“檔號”字段值編制錯誤，例如照片檔案檔號結構應該是“全宗號-目錄號-案卷號-張號”，但是實際錄入的是“全宗號-目錄號-案卷號”。有的記錄賦值錯誤，例如有的“張頁數”字段中含有“+”等非法字符，其值域范圍本應僅限于正整數。有的記錄編制位數不足，例如“起始頁號”字段值按照目前標準應該是5位，但是早期的記錄只有3位或4位。這些錯誤的原因有的是由于手工錄入錯誤造成的，有的是由于字段值編制標準發生變化造成的。錯誤的數據應通過數據清理進行修正。

4.無效數據

數據庫表中的歷史測試數據，暫存數據等，應通過清理工作直接刪除。

（二）數字化副本數據存在四類問題

1.數據命名不規范

數字化副本文件命名有如下幾類：3位流水號.tif、4位流水號.tif、5位流水號.tif、a_p流水號.tif、檔號.tif。產生這種情況的原因是由于不同時期數字化加工采用的標準不同，還有一些不符合規范采用手工命名導致的特殊命名方式。不符合命名規范的數字化副本在數據管理和數據掛接中存在隱患，容易產生掛接錯誤等問題，應采用統一的命名標準，保證數據在案卷級和文件級掛接的可靠性。

2.數據質量不可靠

個別數字化副本存在無法打開的情況，屬于數據掃描質量問題。錯誤的數據會導致無法掛接，系統無法正常讀取數據?？梢允褂密浖z測圖像的可讀性，保證數據質量。

3.數據保存不唯一

有些檔案的數字化副本在系統中存在兩份，彩色一份、黑白一份，黑白的是早期的數字化成果，彩色的是近期數字化成果。重復數據不利于數據管理，也浪費存儲空間，選取圖像質量好的副本進行存儲即可。

4.存儲方式不?y一

數據在磁盤上的存儲方式不同，存在多種形式。有在線存儲管理方式和離線存儲脫機管理方式兩類。在線存儲管理方式使用不同的系統其數據具體存儲方式也不相同。建議將同類型數據集中管理采取統一的數據存儲方式。

三、北京市檔案館數據清理的步驟

檔案數據清理的步驟為：數據分析、確定清理工作流程和清理規則、數據清理驗證、清理臟數據、干凈數據整理和核對。

（一）數據分析

數據分析是整個數據清理流程的第一步。數據分析的作用是在于得到一些數據的特征，根據這些屬性可以確定合適的檢測算法和清理規則，因此，數據分析也是數據清理中的非常重要的一步。檔案機讀目錄采用結構化數據庫管理，因此對數據庫表進行分析是第一步。通過數據庫表的單表查詢和多表查詢功能可以發現重復數據、不完整數據、錯誤數據和無效數據。數字化副本一方面實體存儲在服務器磁盤，另一方面其命名、存儲位置等信息也是由數據庫保存，所以其數據問題可以從文件實體角度發現，也可以從數據表的查詢對比中發現。

（二）確定清理工作流程和清理規則

數據清理工作根據數據分析的結果及數據所屬標準定義清理工作流。數據清理的標準來自于各類數據所對應的數字檔案館標準和規范，這些標準和規范同時也是數據分析問題的來源和依據。由于各類數據存在的問題不同，清理的方法也不一樣，要根據實際數據情況確定需要執行的數據清理的具體流程。

（三）數據清理驗證

這一個階段主要驗證數據清理的正確性、評估工作流程的效率。可以根據數據分析情況和清理規則對部分待清理數據進行測試，通過測試發現問題，提高效率和準確性。

（四）清理“臟數據”

經數據清理驗證無誤后，可以按照數據清理驗證階段制定的規則對數據進行清理。但在這一個階段特別要注意數據的安全性，應首先備份源數據，再對數據源進行數據清理，避免操作不當對數據造成的嚴重損失。清理過程可能持續時間會比較長，應該做好記錄和管理工作。數據的修改有可能需要人工參與，需要相關部門的配合。

（五）干凈數據整理和核對

數據清理工作完成后，將干凈的數據進行整理和核對?？梢詫⒏蓛舻臄祿姓泶鎯Γ斜匾脑捒梢栽賯浞菀环?，可以有效地保障數據的安全性。

四、數據清理工作的經驗總結和相關建議

（一）數據清理工作的幾點經驗

1.控制清理時間。數據集中清理工作盡管工作量很大，但時間不宜過長，一般應控制在4個月以內。

2.做好過程管理。要提前制定?細的清理計劃，嚴格按照時間進度進行清理，并做好相關工作記錄，清理過程中暫不接收導入新數據。

3.保證清理質量。數據清理工作主要依靠數據庫技術、軟件批量重命名技術、圖形圖像質量查驗技術等，在具體操作之前要進行必要的測試。例如對數據庫值的轉換，從日期型轉換成字符型就有可能出現丟失數據現象。

4.部門協同工作。數據清理是一個復雜的工作，需要多個部門共同實施。以北京市檔案館為例，在數據清理過程中，信息化部門負責牽頭和管理工作，運維公司負責技術支撐工作，檔案館業務處室負責清理標準的提供和特殊數據修改的審核，各部門各司其職，協同工作。

（二）數據清理工作要把好數據入口關

篇5

關鍵詞：企業檔案；精細化管理

為了更好地促進企業檔案管理水平的提升，本文分析了企業檔案管理過程中存在的問題，并針對這些問題給出提升企業檔案管理效率和水平的對策，以此促進企業在激烈的市場競爭中獲得長遠的發展。

一、 企業檔案管理的現狀

（一）檔案管理人員老齡化嚴重

當前已進入信息化時代，很多企業相繼引進信息化技術助力檔案管理工作，加強對檔案的管理，提升檔案管理的效率。但時代的進步對檔案管理工作也提出了更高的要求。據有關調查顯示，我國檔案管理人員的老齡化現象比較嚴重。一些企業領導認為，檔案管理工作是一項較為簡單的工作，因此不需要招聘專業化、高素質的工作人員，所以不少企業的檔案管理人員年齡偏大，思想意識陳舊，專業能力也不強。雖然他們有幾十年的檔案管理經驗，但是這些老化的經驗已經不適應當下的社會發展需要，而且因為理念陳舊，依然采用傳統的檔案管理方式，當然不利于企業檔案管理工作的進步。

（二）檔案管理人員專業水平不高

檔案管理工作質量的提升，不僅需要檔案管理工作采用現代化的管理技術，還需要檔案管理人員具備專業化的檔案管理知識和技能。隨著信息化的不斷發展，檔案管理信息化已是大勢所趨，在不久的將來，檔案管理工作將全面實現信息化管理，在這種情況下檔案的管理人員也必須要具備信息化檔案管理的知識和技能，從而保障檔案管理工作的高質量完成。但就目前的檔案管理情況來看，企業對檔案管理人員的專業能力不夠重視，對相應的專業培訓投入較低，不利于檔案管理工作的開展。

二、精細化管理在企業檔案管理中的意義

（一）為企業檔案管理提供有利的條件

在企業進行檔案管理的過程中，通過應用精細化的管理模式可以促進企業檔案管理人員之間形成有效的聯系，提高工作人員的協同效率，降低企業檔案管理存在的風險，由此對企業的常態化管理帶來極大的促進作用。

（二）有利于明確企業檔案管理人員的職責

在企業的檔案管理工作過程中，通過實施檔案精細化管理可以有效地將企業檔案管理工作落實到位。有利于加強企業檔案管理制度的建設，明確企業檔案管理人員的工作職責，使企業的檔案管理工作有層次、有條理，同時還可以有針對性地對企業檔案管理人員進行培訓，以此為企業檔案管理工作管理體系的構建奠定堅實基礎。

三、對企業檔案進行精細化管理的措施

（一）更新企業檔案管理理念

在企業的檔案管理過程中，檔案管理人員必須要對自身工作有一個較為深刻的了解和認知，改變原先傳統的檔案管理理念，實現傳統檔案管理理念與新時代下檔案管理理念的轉變。除此之外，企業檔案管理人員必須要提高自身的檔案管理能力和水平，積極參與企業所提供的檔案管理培訓。企業必須要為員工提供必要的培訓機會，為企業的精細化檔案管理奠定基礎。由于企業檔案管理工作流程較為復雜，并且檔案種類繁多，涉及面廣，因此很容易導致在檔案整理過程中出現工作質量不高的情況。在這種情況下，檔案管理工作部門就要將精細化檔案管理理念和要求傳達給企業的檔案管理人員，讓其認識到新時代背景下檔案管理工作的目標，并幫助檔案管理人員提高自身的信息技術水平，促進企業檔案的規范化發展。

（二）營造檔案管理工作的競爭意識

適當的競爭可以有效地激發檔案管理人員不斷地提升自身的工作水準，適應新時代下的檔案管理工作。在傳統的檔案管理工作中，由于企業沒有意識到競爭的重要性，因此檔案管理人員的存在感一直比較低，檔案管理部門的活力也不強，這在很大程度上阻礙了檔案管理人員業務素質的提升，不利于企業檔案管理部門發揮其價值。要想處理好這個問題，企業就必須要重視檔案管理部門的工作，引入競爭機制，建立起良好的競爭氛圍以及文化氛圍，加大檔案管理人才的引進，促進檔案管理人員不斷提升自身的工作水平。

（三）建立健全檔案管理制度

在傳統的企業檔案管理工作過程中，檔案管理是以存儲為主的，并且絕大多數的企業沒有認識到檔案管理的重要性，因此沒有健全相應的檔案管理制度，檔案管理人員大多都是依靠自身的工作經驗來完成檔案管理工作，在這種情況下就容易導致檔案信息出現混亂或者丟失的情況。為了幫助企業減少這種情況的發生，企業必須要結合實際發展情況與發展目標，建立完整的企業檔案管理制度，按照企業檔案的時間、種類以及對象進行科學合理地分類，重視企業檔案管理制度的制定與落實，提高檔案管理的精準性和規范性，進而有效實現企業檔案管理的精細化發展。簡而言之，為了更好地提升企業檔案管理工作的精細化水平，促進企業的長遠發展，就必須要采取行之有效的措施，提高企業檔案管理人員的工作質量和效率，建立完善的企業檔案管理制度，促使企業檔案管理精細化得到有效落實，進而切實提高企業的檔案管理水平。

參考文獻：

[1]趙馨.知識化背景下企業檔案管理新模式[J].辦公室業務.2020(07).

[2]于世奇.企業檔案管理的社會化問題[J].企業改革與管理.2016(19).

[3]李娟.企業檔案管理存在的問題及解決對策[J].中外企業家.2014(21).

篇6

檔案資料沒能及時更新

基層國土資源的檔案管理工作是對地方國土資源等的利用情況進行統計整理。土地利用情況不斷發生變化、地方礦產資源的儲存量也在發生變化，因此，檔案管理工作要能時時更新統計工作。但從目前來看，由于經費的限制，檔案管理工作的更新情況比較差。檔案所記載的事項與現實情況出入較大。同時，管理人員在檔案的管理中沒能盡到保管的職責，長時間不對檔案進行整理，蟲蛀、受潮等對檔案造成損毀的現象經常發生。

利用率低

目前對檔案管理工作的認識局限于對資料的保管上，而沒有真正發揮檔案管理的作用。檔案管理工作的內容局限在資料的查找的范圍內，資料的利用率低，管理人員的工作主動性比較差，工作效率低下。

基層國土資源的檔案管理的策略分析

（一）爭取政府支持，健全機構設置

基層國土資源管理部門為地方政府管轄，其資金來源于政府的財政撥款。因此，要努力爭取地方政府的支持，在資金、人員的安排上做到有利的配置。同時，部門領導要重視檔案管理工作，在檔案管理工作中，加強部門領導和有效組織。在檔案管理工作中，將部門人員分成若干小組，相互監督，做好檔案管理工作。同時，上級主管部門要加大對對檔案管理的機構建設和必要設備的投入，配備專門的滅火器和吸塵器等設備，減少檔案管理工作中危險因素。

（二）加強制度建設和管理人員的素質建設

上級主管部門要制定統一的檔案管理的制度，在實際工作中對各項制度加以落實，并將檔案管理制度的落實情況納入年度的績效考核中。在文件資料入檔前，管理人員要進行檢查，防止不符條件歸檔情況的發生。同時，部門人員要認識到檔案管理工作是一項復雜性的工作。部門領導要不斷加強管理人員的專業素質建設和愛崗敬業的職業道德建設。再者，要在檔案管理工作中明確管理人員的職責，明確責任的歸屬。在對管理人員進行專業培訓時，可以邀請優秀的檔案管理專家到所進行業務指導，在工作中對檔案的收集、保管和整理等進行具體的指導，取長補短，做好檔案管理工作。

（三）做好檔案管理中的文書處理

文書處理是檔案管理工作中的重要內容。在加強制度建設的同時，要做好文檔的歸檔處理。公文文書要采用規格統一和質量上乘的紙張，一律實行左側裝訂。同時，在歸檔時，管理人員要檢查公文發文機構的簽發手續是否完完備，主送單位、抄送單位必須明確，落款和蓋章必須符合公文要求。在公文的字跡上，要做到清晰和鮮明，能長時間保存。這些都是檔案管理中文書處理的要求。

（四）加快檔案管理的信息化建設

科學技術的發展和互聯網的普及，對檔案管理工作的信息化建設提出了新的要求。檔案管理工作中的信息交流也越來越頻繁。在基層國土資源的檔案管理中，管理人員要在對現有檔案進行妥善保管的基礎上，加強對電子檔案的未來發展趨勢的認識。在檔案管理的網絡環境下，管理人員要對社會的需求進行分析，做好檔案管理工作，在電子檔案的錄入中，要加強安全性和保密性設置，防止部門機密資料的泄漏和病毒入侵。同時，要根據實際的變化情況，對檔案管理工作中所歸檔的資料進行實時更新，以保證其準確性和現有的利用價值。

（五）改變傳統的檔案管理工作的思路

現代經濟的發展，檔案管理工作的作用越加明顯。檔案管理部門的工作也越來越多：不僅涉及檔案的借閱，還有部門咨詢和公開咨詢等等。在新的形式下，檔案管理工作將越來越復雜，因此，管理人員要不斷改變傳統的檔案管理工作的方法和思路，在檔案管理中，牢固樹立為人民服務的思想，滿足人民群眾的需要，使國土資源檔案管理工作真正服務于民。

篇7

當前，由于低碳經濟理念才剛出現不久，這使得我國建立的檔案管理保障體系中沒有涵蓋這一理念，所以也沒有建立專門的環境檔案管理準則、標準，在已經建立的制度和相關法律法規中也很少涉及環境問題，有關環境檔案信息和管理體系的制度規范也不完善。這一情況使得我國檔案發展受到了較大的阻礙，檔案信息的交流局限在一個較小的范圍，不僅使得我國的環境檔案管理工作無法緊跟時代需求，還導致我國的環保工作很難取得較好的效果，無法實現國際交流與合作，致使我國的環境保護工作很難被國際認同，也很難達到國際水平，在一些環保機構和發達國家看來，我國仍處于一種污染避難所的現狀；二是沒有建立健全完善的環境檔案管理操作體系與支撐體系。

現階段，我國對環境檔案管理要素的認識仍不夠全面，所以也就缺乏與之相關的原則與準則。使得我國各地之間對于環境檔案信息披露內容的范圍、程度以及形式方面均存在差異，缺乏統一有效的規范，大部分企業在處理環境檔案信息都存在高調面對、低調處理的情況，通過這樣的方式來盡量降低披露出的環境檔案信息對企業自身所造成的不利影響，從而致使環境檔案信息的真實性、可靠性缺乏保障。

2、低碳經濟背景下的環境檔案管理要求

2.1建立健全完善的環境檔案管理保障體系

當前，我國現行的檔案管理工作規范以及檔案法律法規中都缺乏環境方面的內容，所以，為了符合低碳經濟背景下對檔案管理工作的要求，應結合我國檔案的實際發展情況，修改檔案管理方面的法律法規和工作規范，環境方面的內容納入其中，通過法律法規來明確保障環境檔案管理地位與作用，從而為建立健全完善的環境檔案管理保障體系奠定堅實的基礎。除此之外，還應不斷完善環境法規保障體系和環境保護相關政策，并以此建立科學的生態環境評價體系。

2.2建立健全完善的環境檔案管理操作體系

當前，我國現行的檔案管理操作體系明顯不適應低碳經濟背景下的環境檔案管理要求。因此，國家檔案管理部門必須革新檔案管理操作體系，通過借鑒國外先進經驗，結合我國檔案管理現狀，圍繞低碳經濟背景下對環境檔案管理的要求，構建一個新的健全完善的環境檔案管理操作體系。通過這個新的健全完善的環境檔案管理操作體系，來指導和規范環境檔案管理工作，同時針對環境檔案信息披露狀況，建立有效的監督體系并制定嚴格的審核機制，以此監督和審核環境檔案信息的真實性、可靠性、合法性、全面性。

2.3創新齊抓共管體系

建立的環境檔案管理制度要想得到具體落實和執行離不開政府部門的監督指導。因此，政府相關部門應通力合作，針對環境檔案管理情況制定一系列相關制度、準則、標準，以此為環境檔案管理工作的順利進行與完成提供可靠的保障。此外，政府各部門還應根據建立的環境檔案管理制度出臺相應的規章和措施，對環境檔案信息披露作出基礎規定，制定嚴格的懲罰措施，一旦發現有違反環境檔案管理的行為按照制定的懲罰措施嚴懲不貸，以此使得環境檔案管理實現制度化、科學化和規范化。

3、環境檔案管理未來發展趨勢

低碳經濟背景下的環境檔案管理未來發展趨勢必然是全面實現電子化信息化。實現電子化信息化的環境檔案管理，不僅有助于提高檔案管理工作質量與效率，還有助于提高企業的檔案管理水平，同時亦是時展的必然結果。環境檔案管理工作只有電子化信息化才能更好的符合低碳經濟背景下的發展需求。而環境檔案管理電子化信息化的核心就是電子文件歸檔，相較于傳統紙質文件歸檔，電子歸檔具有存儲查閱方便、不會出現檔案資料破損情況且檔案信息安全性高的特點，在電子歸檔中確保檔案信息真實、完整、安全非常重要。環境檔案管理工作電子化信息化避免了傳統紙質檔案中容易發生的問題，還提高了環境檔案的利用價值和安全性，真正實現了環境檔案信息資源共享，使得我國環境檔案管理與國際接軌?？梢灶A見的是，隨著電子化信息化的全面普及和飛速發展，實現環境檔案管理電子化信息化是檔案管理未來發展的必然趨勢。

4、結語

篇8

關鍵詞：醫院檔案管理；規范化；可行性分析

醫院檔案管理在醫院的發展中非常重要，醫院作為基礎設施建設中一個重要的環節，不能被忽略。在醫院的建設中，要重視醫院檔案管理，隨著醫療衛生事業的不斷發展，熱門對醫院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫院檔案管理的過程中，對規范化有著較高的要求，醫院檔案管理應該實現規范化，這樣對醫院檔案的使用也是有利的，也會減少醫院檔案丟失的情況，在檔案管理上規范化是一個重要的發展趨勢。

1 醫院檔案管理的發展現狀

醫院檔案管理在醫院的發展中是非常關鍵的，醫院檔案主要是記錄醫院的具體工作情況，對醫院的患者基本情況進行記錄，醫院檔案還可以為領導的決策作出貢獻，除此之外，對醫院的正常運轉也有著重要的影響，在醫院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫院檔案管理是無法發揮作用的?，F在的醫院檔案管理中存在著很多不規范的行為：

首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫院的不重視，這樣就導致了醫院檔案管理人員有些是借調，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導致了檔案管理面臨著規范化的問題。其次，在醫院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導致了有很多的醫院檔案存在著丟失的情況，在出現問題的時候沒有可以參考的依據。

再次，醫院檔案管理在機制上缺乏統一性，醫院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫院檔案管理有著特殊性，因為醫院檔案的種類較多，就導致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。

最后就是醫院檔案的設備存在著落后的現象，由于醫院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設備的更新，在管理設備上就存在著落后的現象，在信息化設備出現的今天，醫院的檔案管理已經無法滿足醫院發展的要求。大部分醫院的管理設施還是比較落后的。仍然采用傳統的紙質載體與傳統的書面檔案管理方法，受保存地點的環境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴重的占用了醫院有限的檔案管理資源，保存與管理設施的落后直接導致了檔案管理工作的混亂，嚴重制約了醫院正常的工作秩序。

2 醫院檔案管理規范化可行性的分析

2.1 保存傳統的檔案有利于進行規范化的管理

醫院檔案有很多的用處，是醫院發展的依據，利用傳統的手段保存的檔案在整個醫院發展中是十分關鍵的，從這些檔案中可以看出醫院的發展歷史，也可以從這些傳統的檔案中找到醫院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統的醫院檔案管理雖然面臨著不規范的問題，但是由于由很多的紙質檔案都保存下來，這樣可以作為醫院檔案管理規范化的必要依據，在對醫院檔案進行規范化管理的過程中，要將整個醫院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫院的正常標準對醫院檔案進行分類，保證醫院檔案管理的規范化。

2.2 利用傳統的模式建立統一的管理體系

傳統的醫院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統一的管理，在整個醫院檔案管理的過程中，要想進行規范化的管理，就要建立統一的管理體系，參照傳統的醫院檔案管理模式可以將醫院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統的醫院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統的醫院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應用到醫院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統檔案中出現的問題，完善檔案管理體系，對整個醫院檔案管理有著重要的影響。

有的醫院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫院所有的檔案都納入到統一的檔案管理體系當中來。在新的規范化檔案管理中，正好需要建設統一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎重新建立一個管理體系，只需要設立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規范化管理的程序。

2.3 科技的運用使管理更加方便

傳統的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網絡科技的發展，檔案管理逐漸實現電子化管理，醫院逐步建立了檔案數據庫。電子檔案管理可以節省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應該和傳統檔案管理結合起來，對于特殊的檔案實行數據庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應了科技發展的要求，使檔案管理更加科學規范，有利于實現醫院管理的科學化、規范化。

2.4 可以為規范化管理節約資金，減少浪費

由于過去投入不足等原因，導致醫院相關的檔案保存管理設備不齊全，保管條件不達標，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫院相關檔案的管理與保存。新的規范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫院以前本身并不具有這些相關的設備與儀器，在一定程度上避免了設備的折舊與浪費。由于設備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統。

3 結論

在當前的情況下，隨著經濟的不斷發展，人們對醫療水平需求的提高，以及正在進行的醫改等活動，對醫院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障。

參考文獻

篇9

【關鍵詞】高校；檔案管理；現狀；問題；分析；對策

現如今，對于我國的高校檔案管理工作而言還非常落后，其中還存在諸多缺陷，怎樣才可以有效地建立一套完善的檔案管理工作，從根本上滿足學校教學以及科研等方面的實際需求，成為了高校檔案管理者共同思考的一個問題。本文主要根據實際情況，從高校檔案管理工作的現狀進行了探討，并根據凸顯出來的特點提出了改進思路，從而確保高校檔案管理工作能夠為教學、科研以及管理等各方面帶來更加有利的幫助。

一、目前我國高校檔案管理工作現狀

（一）高校檔案管理制度有待提升

就從目前情況來看，我國很多高校檔案管理并沒有建立一套完善的管理體制，對高校檔案管理的標準也大不一樣，在整體的檔案管理上缺乏統一，對于那些重要的文件或檔案資料只是雜亂的堆放在一起，并沒有做出整理和歸類，當需要查找或利用這些檔案時，給查找工作帶來極大不便，嚴重缺乏完整性以及系統性。對于提交的檔案也有手寫的，這種檔案資料在裝訂過程別麻煩，裝訂好的檔案資料嚴重影響美觀。

（二）高校檔案管理工作有待進一步提高

就目前而言，我國的高校檔案管理工作并沒有得到重視，主要表現在以下幾點方面：首先，高校檔案管理嚴重缺少歸檔、整理以及收集的專職檔案員。有很大一部分工作基本上都是由辦公室的兼職人員來完成的，學校也并沒有在這方面安排專人去負責。正如之前所說，高校檔案管理是一項過程繁雜的工作，不可能一天兩天就將其做好的，如果沒有專門的管理人員，則會讓重要的檔案資料散落在不同的經辦人手上，使整體的檔案形成材料不完整、系統不完善的情況出現。其次，大部分高校內部并沒有設立檔案室，很多重要檔案并不能得到統一管理?，F在很多重要的檔案普遍都是放在紙盒或者文件盒里，嚴重缺乏基本的保護措施。如果文件放置時間太長，則會出現紙張破損、受潮等情況，嚴重影響到了檔案的利用。

（三）高校檔案無法有效利用

對于高校中的檔案館而言，它是整個學校的窗口部門，是學術研究的核心，在高校檔案管理工作中，會產生一系列寶貴的檔案材料，這些材料早已成為了領導決策或學術研究的重要原始數據。充分利用收集來的檔案，可以對今后的發展起到很大程度上的幫助。

二、提升高校檔案管理工作的有效方法

（一）不斷提升檔案管理水平，對組織領導進行加強

1、首先要使領導從思想上引起檔案管理工作的重視

若要想在高校內部搞好高校檔案管理工作，那么首先就要讓領導對高校檔案管理工作足夠認識。贏得學校內部領導對檔案管理工作的支持。只有當領導或管理人員充分認識到了這份工作的重要性之后，才可以樹立一個正確的存檔意識，在思想上對檔案管理進行重視，從而確保檔案工作的順利進行。

2、不斷改善硬件設備和軟件設備

除了要讓領導以及管理者們引起足夠重視之外，還應當不斷完善硬件和軟件設備。硬件方面主要是增添打印機以及計算機等現代化辦公設備。而軟件上則是指的要安排專門的檔案管理人員。對于高校檔案管理工作來講，需要具備較強的責任心和耐心，因此需要將有實踐經驗且業務能力較強的檔案管理者安排在管理崗位上，充分將他們的主觀能動性發揮出來?，F如今，隨著計算機技術的應用，可以將重要的檔案數據錄入到計算機系統里，在學校內部建立一套大型的電子檔案庫，從根本上提升檔案儲存、控制、處理以及查閱信息的能力，使高校檔案管理工作逐漸現代化、科技化。

（二）對其中的管理制度得到改善

要想從根本上搞好高校檔案管理工作，那么首先則應當建立一套完善的管理制度。在此基礎上，應當以我國頒布的《合同法》為參考，并根據學校的實際情況，制定相應的管理措施和方法。大致上講可以分成以下幾個步驟進行：

首先，在學校內部建立一套完善、科學合理的運作機制以及管理組織，將其中的科學管理形成檔案文件，同時還應當在收集、整理以及歸納等方面制定出有關的規章條例，逐漸讓高校檔案管理走向正規化、制度化。

其次，不斷落實和建立高校檔案管理工作的責任，確保高校檔案管理工作的收集、整理以及歸檔可以落入實處，并且還要落實好相應的責任人，確定好個人職責。

最后，在學校內部建立各種規章制度，在進行高校檔案管理過程中要做到按照規章流程辦事，保證高校檔案管理能夠做到有條不紊，確保檔案萬無一失。

（三）不斷對檔案進行開發和利用

當高校做好檔案管理工作之后，應該對檔案進行合理的開發和利用，具體可以從以下幾方面入手：

1、不斷對檔案的信息化建設進行強化?，F如今早已進入網絡化信息時代，用戶普遍具有方便、快捷以及準確等特點，根據用戶這些特點對檔案管理數據進行更加深層次的開發。

2、在對高校檔案管理日常工作中，應當配合領導進行決策管理，確保館內工作能夠提交檔案材料，使其能為其他工作提供良好服務。

3、不斷提升檔案管理工作的利用率，做好宣傳工作。在不久的將來，檔案資源共享將成為社會主流發展趨勢，傳統的檔案管理模式早已跟不上時代節奏，我們應當深刻認識到這一點，從社會各界上宣傳檔案管理工作的重要性。

（四）對高校檔案管理實行分級管理，從而確保能夠科學分類

由于高校自身具備服務性、學術性以及專業性等特點，所以在收集檔案過程中，應當拓寬收集范圍，確保做好檔案的收集、整理以及存儲工作。根據各檔案部門的要求，結合實際情況，并找出部門以及內容形式上的相同點和不同點進行分類。

參考文獻：

[1]劉穎.高校基建檔案管理存在問題及對策研究[D].華東師范大學，2013，124126

[2]趙黎霞.新時期我國高校檔案管理的現狀及對策研究[J].信息系統工程，2012，152153

[3]劉書琴.高校檔案管理工作現狀分析及對策研究[J].黑龍江科技信息，2011，141145

篇10

高效的交通檔案管理工作可有效地提升交通系統各個單位工作的效率，特別是最近幾年來我國私家車數量的不斷增加，給交通檔案管理工作帶來了較大的挑戰。而通過信息化建設可以增強檔案管理工作效果，進一步增強交通檔案管理工作的質量。但是在交通檔案管理信息化建設的過程中仍舊存在多方面的問題，嚴重制約了交通檔案管理信息化建設的質量，因此，全面地分析當前交通檔案管理信息化建設中存在的問題對交通檔案管理工作有著實際意義。

1交通檔案管理信息化建設的重要性

1.1推動交通檔案管理工作專業化

在傳統的交通檔案管理工作中，因為檔案多數均為紙質的材料，這就限制了檔案的有效使用，并降低了檔案保存的安全系數。在進行檔案管理工作時使用現代信息技術，可消除傳統的借閱交通檔案資料在地域和空間上的差異，減少了檔案管理工作者工作難度，提升了檔案管理工作的效率。

1.2符合當前時展的需求

當前國內私家車數量越來越多，為了更好地使車輛服務于人民，需要提高交通檔案管理的效率。而通過將信息化技術加入交通檔案管理工作，能夠實現交通檔案管理工作與現代化社會有效的接軌，降低交通檔案管理工作中出現錯誤的概率，增強交通檔案管理工作的實效性。

2當前交通檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1對交通檔案管理信息化建設重視程度較低

對交通檔案管理信息化建設重視程度低制約著交通檔案管理信息化建設，具體主要表現在兩個方面，首先，在交通管理部門中，檔案管理部門為輔的科室，地位總體較為邊緣化，交通檔案管理實際需求人員較多，但具體從事人員較少，特別是專業的信息化建設技術人員更為缺乏，多數交通檔案管理部門存在一人多崗的情況，這在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作為交通檔案管理人員自身也沒有認識到信息化建設對于自身的重要性，傳統的交通檔案管理工作思路與方式仍舊處于主置，限制了現代化信息技術在交通檔案管理工作中的應用。

2.2交通檔案管理信息化建設工作對應的規章制度較為缺乏

現階段，因為多數單位的交通檔案管理信息化建設處于初級階段，具體的機構設置、專業技術人員配置等方面還存在較多的問題，規章制度不夠完善，在信息化建設實際工作開展的過程中，存在職責交叉、分工模糊等情況，甚至部分區域的交通檔案管理工作經過信息化建設之后，出現了各自為政的情況，導致交通檔案管理工作非?；靵y，信息化技術應用較為表面。

2.3交通檔案管理高級信息化技術人員較為缺乏

當前由于受到傳統交通檔案管理工作的影響，實際的交通檔案管理信息化建設人員并非科班出身，往往是經過了一段時間培訓之后就直接上崗，在受到工作壓力等方面的影響時，對應的在職培訓工作也不能及時地跟上，限制了管理人員信息化技術水平的提升，再加上多數工作人員心態等方面因素，導致了高水平管理人員較為缺乏的現狀。

2.4信息管理使用軟件不統一

現階段導致交通檔案管理信息建設水平較低的另一個主要原因就是在進行交通檔案管理信息錄入的過程中，使用的錄入軟件不夠統一，導致格式不夠規范，導致后續在使用相關數據的過程中非常容易出現數據不兼容的情況，這在很大程度上導致了交通檔案信息化管理工作的混亂。出現這種情況的主要原因與我國信息化技術起步較晚有著直接關系，在交通檔案管理信息化建設的過程中間還沒有形成一個較為統一的標準，非常容易導致交通檔案管理工作出現混亂、不兼容的情況，降低了交通檔案管理信息建設的效果。

2.5信息化管理資金投入不足

交通檔案管理信息化在建設的過程中涉及到方面較多，所包含的工作也較為瑣碎，再加上我國當前交通檔案管理信息化建設水平較低，在完善交通檔案管理信息化過程中需要大量的資金投入。但是，當前我國對這方面的投入比較少，不能夠滿足我國交通檔案管理信息化建設的需求，使交通檔案管理信息化的建設水平比較落后。

3完善交通檔案管理信息化建設的相關對策

3.1構建完善的交通檔案管理信息化建設工作規章制度

無規矩不成方圓，所以在進行交通檔案管理信息化建設的構建過程中，要制定出比較完善的工作規章制度。在實施時首先要針對性地進行分析，對其有比較全面的了解，然后再把信息化建設過程的需求添加到交通檔案管理工作制度中。另一方面，在進行完善的過程中，可以進行聽證，邀請相關專業的專家、學者及工作技術人員等進行聽證，并給予專業性的指導，其次，在交通檔案管理信息化建設工作制度運行的過程中，應采取動態性的調整策略，保證交通檔案管理工作制度更好地服務于信息化建設。

3.2增強交通檔案管理信息化建設技術人員的綜合素質

針對當前交通檔案管理信息化建設技術人員綜合素質較低的情況，應制定具體的措施。首先從源頭上進行控制，主要從三個方面入手，第一，從招聘環節入手，對于招聘的工作人員，應該設立必要的有針對性的招聘條件，選擇那些專業與信息化建設相接近的人員，并提高工作人員的待遇條件，以便能夠吸引到優秀的人才，保證工作人員的能力水平。第二，制定出完善的在職培訓策略，由于交通檔案管理信息化技術和知識是處在不斷發展和進步的過程中，這就需要對已經在職的交通檔案管理工作人員進行在職培訓，使其能夠掌握最新的知識動態，保證技術人員的信息化技術水平得到不斷的提升。第三，建立合適的考核機制，合理科學的考核對于調動工作人員的積極性是十分重要的，應對傳統的理論考核方式進行變革，可多采用一些互動性的考核方式，并將考核結果與工作人員的晉升、薪酬等掛鉤，保證培訓工作與考核工作的效果，防止出現考核流于形式。

3.3增強對交通檔案管理信息化建設的重視

為更好地增強交通檔案管理信息化建設，增強對交通檔案管理信息化建設的重視是必不可少的。在具體的實施中，應當樹立交通檔案信息管理理念，提升相關工作開展的緊迫性，認識到該項工作的重要性，從而對所有工作進行統一協調管理，這對于增強交通檔案管理工作效率與質量是非常重要的。

3.4明確交通檔案管理信息化建設途徑

為了切實增強交通檔案管理信息化建設效果，應當明確交通檔案管理信息化建設途徑。首先構建完善的交通檔案管理信息化數據庫，最為根本的任務就是對其中包含的所有檔案進行整理，將整理的結果形成數據，這是形成交通檔案管理信息化數據庫的基礎。其次是進行歸檔，在歸檔時應當對所用的電子文件進行分項檢查，保證所收集信息的真實性和完整性。若紙質原件和電子文件不是完全相符的，則應當進行完善調整，保證今后使用過程中所有數據的真實性。另外，應當和交通設計部門、監理部門等相關的單位形成計算機網絡，在確保檔案資料保密的基礎上，將所有的資料融入到計算機系統中，更加方便后續資料的使用和收集。同時，還應當從復雜的交通信息材料中將其中具有結論性和代表性的數據提煉出來，形成完善系統檔案材料和嚴謹的檔案構建，從而為后續檔案調用和決策工作提供更為便捷和完善的檔案服務，實現交通檔案管理工作的規范化和科學化。

3.5規范交通檔案數字化軟件的操作

針對當前交通檔案管理信息化建設中存在的標準不夠統一的情況，應當在全國范圍內形成統一的交通檔案管理信息化錄入標準，形成統一的錄入規范，這對于提升交通檔案管理信息化建設的標準化水平是非常必要的。在具體的實施中，應當將紙質檔案與電子檔案的銜接工作落到實處，避免出現檔案數據的流失，這是十分重要的。其次，還應該利用計算機網絡技術保證交通檔案信息的錄入工作順利進行，保證信息的真實性和可調查性。第三，結合當前我國多數交通檔案信息的實際情況，與IT等相關部門進行有效對接，研發出適合當前我國交通檔案信息化錄入工作特色的數字化軟件，并在全國交通檔案單位內進行全面培訓，保證每位人員均可以使用這個軟件，這將在很大程度上增強交通檔案管理信息化建設的規范化水平。

3.6增加交通檔案管理信息化建設的投入

針對當前我國在交通檔案管理信息化建設方面投入較少的問題，應當針對性增加對交通檔案管理信息化建設的投入工作。在具體實施過程中，相關的管理與運營單位應當認識到交通檔案管理信息化建設是一個一本萬利的項目，雖然在初期的投入比較大，但是在后續的工作中，會增強交通檔案管理工作的效率，提升交通檔案管理工作的質量。同時，在具體實施中，交通檔案管理信息化建設單位應當充分發揮項目較大且屬于國家使用的優勢，嚴格采用招投標的方式進行交通檔案管理信息化建設，在確保交通檔案管理信息化建設效果的基礎上，提升交通檔案管理信息化建設的性價比。

3.7完善交通檔案管理信息化檢索工具

完善交通檔案管理信息化檢索工具對于及時掌握信息化建設動態有著非常重要的作用。在具體實施中，首先應當完善交通檔案的內容，讓使用者可以迅速地定位自身需要的信息，構建出專業索引目錄，讓使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通過多方面的途徑，將各個部門的信息進行收集，形成完善的交通檔案，然后進行交通檔案基礎數據的匯總，及時將交通檔案的項目向領導匯報，以便給領導的決策提供客觀的依據，增強決策工作的科學性和合理性。第三，加強信息的反饋工作，交通檔案管理人員要及時將收集到的信息進行整理和反饋，這樣不僅能夠反映檔案信息的內在價值，還能增強社會檔案的意識，將交通檔案信息資源服務于為交通建設，充分發揮交通檔案管理工作的作用。

4結束語