提升檔案管理水平范文

導語：如何才能寫好一篇提升檔案管理水平，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、檔案管理的重要性

（一）檔案整理與歸檔工作對實際工作有重要指導作用。

在我國的國土資源檔案管理工作中，相關資料都具備一定的法律效力，為促進經濟建設的發展，實現數據資源的有效整合，貼近人們的生產生活來進行服務是非常重要的。全面的國土資源檔案管理，必須在科學管理方案的基礎上，通過推進相關資料的整理和收集，來完善相關信息。

（二）檔案管理資料完整收集是對國土資源經濟發展的前期記錄。

推進國土資源檔案管理工作對目前的經濟生產來講非常重要，能夠直接構建良好的經濟服務。檔案管理工作必須認真按照相關要求來歸納數據信息，必須讓每份資料都能夠找到對應的出處。根據相關制度管理的問題，檔案管理工作必須立足于經濟發展，實現相關數據資料的整理和收集。

二、國土資源檔案管理工作中存在的問題

（一）電子檔案出現后管理經驗欠缺。

隨著計算機的應用，電子檔案大量地出現，但與之相適應的管理卻嚴重滯后。在社會逐步向信息化社會邁進的同時，檔案管理工作者如果繼續沿用低效率的傳統手工管理模式，國土資源管理工作就會受到較大影響。

（二）缺乏轉變觀念，超前管理的創新意識。

長期以來，人們從思想上對國土資源檔案管理工作沒有引起足夠的重視，更談不上對此項工作進行創新。各類業務檔案的管理工作普遍缺乏一種超前管理的意識，沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中，導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。

（三）國土資源檔案管理工作者的素質有待進一步提高。

就目前來講，國土資源管理工作必須得到新技術的應用，通過構建優勢管理的相關方案來進行有關技術的推進，此外在國土資源檔案管理工作的要求中，必須結合信息的利用來實現全面發展。同時必須對國土資源檔案管理工作者提出更高的要求，讓它們能夠更加適應國土資源檔案管理工作的相關內容，并且立足于檔案管理的基礎內容，提高工作管理者的意識，努力帶動國土資源管理工作的發展。

三、國土資源檔案管理工作建議

（一）提高檔案管理意識，加大檔案管理力度。

國土資源檔案是一項綜合類檔案，涉及面廣、信息量大。在新的形勢下，各級國土資源部門必須將計算機技術應用于土地檔案管理工作中，轉變傳統觀念，拓寬服務領域，延伸服務范圍，創新服務機制，才能充分發揮國土檔案獨特的服務功能?；鶎訃敛块T要認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，提高檔案意識，提高檔案人員工作熱情，增強檔案人員責任感和使命感。檔案人員要嚴格要求自己，努力在平凡的崗位上創造出不平凡的工作業績。各級部門要加大檔案管理力度，提高對檔案工作重要性的認識，爭取得到領導對檔案工作的重視和支持。

（二）加強業務學習，努力提高檔案人員素質。

檔案工作是一項專業性很強的技術性工作，這就要求檔案人員具有職業道德意識、信息開放意識、求實創新意識、法律意識。要求檔案工作者不斷更新專業知識，積極參加業務培訓，逐步提高語言文字表?_能力，資料收集整理能力，計算機應用能力，充分利用現代化技術手段管理檔案，使檔案更好地服務于社會。檔案工作人員不僅要有較好的專業素質，還要有良好的職業道德，具有實干、嚴謹、細致、認真的工作作風。檔案工作者既要做好檔案收集和保管工作，又要為廣大群眾提供優質的檔案服務，嚴格執行政治紀律、組織紀律和工作紀律。檔案工作規范化、完善化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，這就要求我們處理檔案工作中做到規范、完整、標準，嚴格按照國家的有關規定。

（三）加快檔案信息化建設，實現檔案數字化管理。

檔案信息化建設是新時期檔案工作的需要，隨著信息時代的到來，檔案管理也隨著信息資源的交流和互換進入到網絡的新天地。數字化管理使檔案查詢更加快捷，極大的提高了檔案查詢效率，為廣大用戶提供了大量、快捷、高質量的國土資源信息。檔案數字化管理，是當今國土檔案工作的必然要求。近年來隨著網絡信息快速發展，各級國土資源部門信息化建設尤為重要，我們必須緊跟時展步伐，加快數字檔案建設，實現國土管理工作自動化及網上辦公。積極推進國土資源電子政務建設，廣泛應用信息技術在國土資源管理工作中，促進國土檔案管理的數字化建設快速發展，建立國土資源數據庫，實現數據共享，擴大服務范圍，更好的為當地經濟建設及廣大群眾服務，開創國土檔案管理工作新起點。

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[關鍵詞] 檔案； 信息化管理； 水平； 提升策略

[中圖分類號] F272.7； G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0075- 02

檔案管理的信息化作業是指在國家檔案管理機構的統一組織與指導之下，將各種較為先進的信息化技術融入各組織的檔案管理工作中，將檔案的信息資源進行有效的歸置、編排等，從而強化管理工作效率，提升檔案服務水平。就目前內容而言，檔案管理的信息化主要涉及到如下一些方面內容，也即檔案管理的信息化資源構建、信息化標準的制定、信息化平臺搭建等方面。

1 檔案信息化管理的必要性

實行檔案信息化管理十分必要，除了能夠提升檔案管理的效率，保障檔案能夠更好地為組織運行服務之外，還可以從如下兩個方面體現出自身的價值。

（1） 檔案信息化管理能夠為組織的檔案資源的高效開發提供重要的科學保障。通常而言，檔案存檔入庫就成為一種相對靜止的狀態。通過對檔案不斷進行信息化開發則可以使這種相對靜止的檔案重新激活，并且通過一定的信息技術手段，將檔案中所擁有的信息輸入到相應的數據庫當中，進而開發出這些信息當中所存在的巨大價值，形成價值的增值。

（2） 檔案管理信息化是檔案事業適應時代和社會發展的必由之路。目前世界正在依靠信息化而不斷推動經濟社會跳出傳統的工業化路徑，進入到更為便捷的快速發展車道之中。信息技術是重要的財富與資源，已經受到了各行各業的重點關注。因此，檔案事業要想在快速變遷的社會中占有一席之地，就必須將信息化技術融入日常的檔案管理工作當中。檔案信息化是社會信息化的重要組成部分，檔案信息化建設滯后，社會信息化就不可能實現，就影響組織可持續發展宏偉目標的實現。因此，組織檔案工作者必須解放思想、轉變觀念（林兵，2009）?，F在信息成為社會與經濟發展的資源和財富，檔案管理部門是組織的信息中心，在信息社會中，檔案管理也成為組織發展的支柱工作。

2 提升檔案信息化管理水平的策略

（1） 推動“檔案信息系統”計劃。檔案管理部門應健全檔案管理信息化作業，制訂“檔案信息系統”中程計劃，推動檔案管理信息化，使現行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時開放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數字化及建立虛擬檔案館，運用虛擬實境及信息技術，真實呈現實體建構，還原檔案發生的時間與場景，建立檔案信息系統，提供線上申請應用，結合E-Post及電子付費平臺，建立電子檔案儲存安全防偽認證體系，確保信息化作業安全（楊艷，2012）。

（2） 制訂“檔案數字服務”計劃。由于社會E化速度加快，原生性電子檔案比例及數字化檔案應用需求不斷攀升，逐漸突顯出電子檔案在未來檔案事業發展中舉足輕重的地位。電子檔案長期保存的方式、格式與安全，也成為檔案管理機構面臨的艱難議題，對于電子檔案的數據龐大性，在未來應不受軟硬件的更迭，仍可順利的閱讀其內容，并確保該內容的完整與真實。如何克服信息科技日新月異、軟硬件汰換頻繁的困境，已成檔案管理機構責無旁貸的議題。同時為結合對檔案知識的需求，確定檔案核心價值，吸引并鼓勵全體員工參與檔案相關活動，擴大應用服務范圍，提供優質服務環境及內容，應制訂“檔案數字服務計劃”。

（3） 國家應制定信息化相關的法規命令。為了統一作業標準，檔案管理機構應特別制定檔案電子儲存管理實施辦法、檔案管理信息化作業要點、電子檔案管理作業要點等信息化相關法規，用以規范紙本檔案及電子檔案管理的系統功能、與檔案交換格式、檔案目錄匯送格式與規定、電子檔案儲存規格及網絡安全等相關事項（吳佳宜，2011）。

（4） 推動檔案管理信息化。辦理檔案管理信息化作業，應依檔案管理機構及相關主管機關的規定，使用檔案管理主管部門規劃建置的檔案管理系統或依檔案管理信息化作業要點的規定自行建置檔案管理系統，并配合規定定期轉出相關檔案目錄電子檔，以期適應檔案目錄匯送公布及提供申請應用的需要，最終提升檔案管理作業效率。同時，檔案管理部門也應規劃建立檔案管理信息系統驗證制度，協助信息業界開發設計正確完備的檔管系統，機關得以檢選優質廠商，使政府與業界雙贏。在推動機關檔案管理信息化方面，首重觀念宣導，以不斷地更新檔案管理局網站來宣揚檔案管理信息化，并建立分眾導覽概念，以一般使用版、檔管人員版及英文版的方式，分別提供不同的網站內容服務大眾（韓雅倩，2009）。另外，也需持續強化檔案目錄查詢網絡，結合資料搜尋引擎，提高查詢速率及正確率，以吸引廣大使用者。

（5） 建構整合文書及檔案管理信息系統。這是檔案的前端，因此將檔案管理與管理系統結合是檔案管理作業最簡便的方式，也是系統整合的必然方向。檔案管理機構應于檔案管理信息化作業要點中定義檔案欄位轉換格式表。另外，也需大力提高檔案管理人員信息化水平和保密意識。檔案管理工作的信息化必須靠人來實施，也只有高素質的專業人才才能推動管理信息化水平的提高。要加強對在崗檔案管理人員的信息化培訓，當出現新的操作軟件時，及時開展培訓課程，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識。對于所安裝的軟件和下載的文件等要多加注意，防止病毒入侵，維護檔案系統的安全穩定。

主要參考文獻

[1] 林兵. 電力企業檔案信息化建設的探討[J]. 中國新技術新產品，2009（16）.

[2] 楊艷. 市場經濟下企業檔案管理的創新實踐分析[J]. 中國新技術新產品，2012（2）.

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關鍵詞：檔案管理 科學化 提升

前言

在信息社會發展背景下，信息資源作為最寶貴的資源，其對于交通局的發展影響巨大。然而，從交通局當前的檔案管理水平來看，其存在著較為明顯的問題，這對于交通局的事業發展十分不利。為了能夠發揮出檔案管理工作對于交通局事業發展的積極作用，做好對檔案管理科學化水平研究意義重大，文章以此為切入點展開探討。

一、檔案管理科學化原則

1.科學性

在檔案管理科學化發展過程中，保證檔案管理工作的科學性是基本工作原則。檔案管理作為一項以資料的收集、管理、應用為基礎工作模式的服務性工作內容，其必須要保證工作的科學性，才能真正意義的實現檔案管理工作的科學化。在實際教學過程中，其需要檔案管理工作人員不斷的提升自己的素質，革新交通局檔案管理工作模式，以確保其工作的科學性能夠符合交通局對于檔案管理工作的實際需求。

2.高效性

高效性是檔案管理科學化發展的重要原則。在現代社會發展背景下，時效性成為了影響工作水平和效率的重要因素，交通局作為交通事業的門戶單位，其在工作方面的時效性，很大程度上影響著交通局的社會形象。檔案管理作為交通局的基本工作內容，其除了要服務于內部，還要服務于廣大交通用戶，在這種情況下，其必須要提升自身工作的高效性，才能夠更好發揮自己的服務作用，為交通局的工作決策和廣大用戶的信息需求滿足帶來支持。

3.針對性

針對性也是檔案管理工作科學化發展的原則之一。檔案管理作為交通局當中的管理性工作，其必須要在工作方面具有針對性，即主要負責交通局業務范圍內的工作，同時也僅提供交通局工作范圍內的服務，這種針對性也可以稱之為專業性。在實際工作中，檔案管理工作要盡力將其專業性做到極致，因為只有如此才能夠更好的發揮出自己的價值，從而更好的服務于不同用戶對于交通局檔案的需求。

二、檔案管理工作現存問題

1.管理方式落后

管理方式落后也是影響檔案管理工作效率的重要原因。在當前的交通局檔案管理模式中，由于檔案管理工作不受重視，這使得與之相關的一切工作都存在滯后和不足。其中最具代表性的就是管理方式落后，也正因如此使得交通局的檔案管理工作進入到了惡性循環模式，即管理方式落后讓檔案管理工作效果欠佳，這讓檔案管理工作的價值無法得到體現，進而更無法收到重視。檔案管理作為交通局當中最具代表性的資料管理工作，其對于交通局的良好發展有著關鍵作用，但過于落后的管理方式讓其無法體現出實際價值，這對于交通局事業發展來說極為不利。

2.服務功能缺失

檔案管理作為一項專業性工作，其工作內容既包含了檔案收集、存儲等基礎工作，同時還包括檔案的提取、調用等服務。但從當前的交通局檔案管理工作來看，其更多的體現出檔案的收集、存儲功能，而在檔案提取、調用方面則相對滯后，這讓檔案管理工作成為了單純的檔案收集，檔案管理工作的服務因此而無法體現。在這種工作模式下，檔案管理工作的大部分價值都無法體現，這使得檔案管理工作失去了基本意義，工作效果因此而不甚理想。

三、提升檔案管理科學化水平的對策

1.樹立正確的檔案管理觀念

想要提升檔案管理科學化水平，為交通局檔案管理工作發展帶來支持，就必須要樹立正確的檔案管理觀念。在實H工作中，無論是交通局的管理層人員還是基層工作人員，都必須要對檔案管理工作有一個正確的認識，并且管理層人員的認識應該要高于基層工作人員。為此，交通局全體工作人員都應該進行檔案管理的相關學習，讓他們認識到檔案管理工作對于自身工作支持、交通局社會功能發揮以及交通局未來發展的關鍵性作用，從而落實檔案管理工作在交通局當中的基礎地位，盡力創造出一個優質的檔案管理工作環境，為檔案管理工作的價值發揮打下良好的基礎。

2.積極的更新檔案管理模式

積極更新檔案管理模式是提高交通局檔案管理工作水平的重要措施。在實際工作中，交通局要給予檔案管理部門在經濟方面的支持，來實現對現有檔案管理模式的更新和發展，實現檔案管理模式的快速發展，發揮檔案管理工作的實際作用。例如進一步加強檔案管理部門的信息化建設，實現對檔案管理系統的更新換代，擴充檔案管理儲存容量，更新檔案類型，開展網絡云盤存儲模式等。讓檔案管理工作能夠真正的進入到一個高效、方便、快捷的時代，從而為交通局的發展帶來良好的支持。

3.制定健全的檔案管理制度

健全、規范的檔案管理制度是保證檔案管理工作規范性的基礎，因此制定健全的檔案管理制度也是提高交通局檔案管理工作科學化的重要措施。在實際工作中，管理人員要結合交通局的實際工作模式、對于檔案管理工作的需求以及大難管理工作的水平來制定出符合與交通局檔案管理工作實際情況的管理制度，實現對檔案管理工作人員工作行為的約束和指導，從本質上保證檔案管理工作的科學性，為檔案管理工作的價值發揮帶來保障。為了保證檔案管理制度的有效性，相關人員要根據檔案管理工作的不斷變化來對檔案管理制度進行不斷的完善，以確保其能夠實現對檔案管理工作的實時管理，真正做到全方位、高效率。

4.創新檔案管理的服務模式

創新檔案管理工作的服務模式，也是提高檔案管理工作科學化水平的重要措施。在實際工作中，檔案管理工作人員要充分認識到交通局作為交通事業的門戶單位，其檔案管理工作不僅服務于交通局內部，更服務廣大交通用戶，因此檔案管理工作必須要更新自己的服務模式，實現對廣大用戶的開放，以滿足廣大用戶對于交通信息的認知需求。在這一環節中，需要檔案管理部門注意對檔案級別的準確定位以及用戶層級的劃分，保證用戶能夠有權查詢其資格范圍內的檔案資料，從而做到即實現服務功能性的發揮，又保護了交通局的檔案資料。

總結

綜上所述，提升檔案管理科學化水平能夠為交通局檔案管理工作效率提升帶來幫助，進而發揮其對于交通局事業發展的積極作用。在實際工作中，檔案管理工作人員必須要認識到自己的職責，通過不斷的提升自身素質，來建立起科學化管理理念，然后在交通局對檔案管理工作進行內部整合、發展的基礎上，提高檔案管理工作的科學化效果，為交通局的長遠發展打下良好的基礎。

參考文獻

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關鍵詞：城建檔案；管理水平；存在問題；提升對策

每個城市在其發展的過程中均有著其特有的背景與特點，只有當這些信息被記錄下來才能夠為城市的未來發展提供參考依據。城建檔案管理工作是否高質、高效，直接影響著城建資料的保留與保存，直接影響著城市的發展與傳承。然而伴隨我國社會經濟的不斷發展，各個地區的城鎮化水平也在不斷提高，這也對城建檔案管理工作提出了新的挑戰，因此探討研究可行對策來綜合提升城建檔案管理水平，不僅僅是為了使其更好地服務城市建設發展，更是新時代背景下做好城建檔案管理工作的現實需要。

1 城建檔案管理工作的重要意義

城建檔案記錄了城市規劃、建設和管理活動的真實情況和歷史過程，是歷史活動的真實寫照和反映，所以具有依據性，參考性和憑證性。表現在，首先，城建檔案為建設工程維修、改造、擴建，城市的管理，城市規劃的修訂等方面，提供準確、重要、系統依據材料。其次，城建檔案具有掌握歷史資料，查考既往情況，總結歷史經驗，編史修志，創新工作方法，研究城市規劃、建設和管理活動的發展規律等廣泛的參考作用。最后，城建檔案是未經任何人改動的原稿本，是原始形態的記錄，是令人信服的歷史證據，具有一定的法律效力。所以城建檔案管理工作具有廣泛的社會作用和價值。

2 城建檔案管理工作存在的問題

2.1 管理意識薄弱

近些年來，盡管各地對于城建檔案管理工作的認識有了大幅度提高，但是還是有一些基層單位對編制、報送、利用城建檔案的意識還很薄弱，普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，片面地認為城建檔案的編制不僅麻煩，而且無法給自己帶來政績，缺乏歷史責任感，沒有充分認識到城建檔案對于一個城市發展的重要促進作用。比如在建設施工的時候，由于施工任務多且繁重，建設施工單位往往將更多精力用于施工進度、施工質量、以及資金等問題上，對于檔案工作就選擇性地忽視了，等到工程需要竣工驗收的時候，才會對檔案資料進行突擊補充，以應付竣工驗收。這種突擊補充的方式無疑是無法保證工程檔案的真實性、準確性以及成套性的，也會對該工程檔案日后的利用產生嚴重影響。

2.2 城建檔案管理機制尚不完善，還沒有形成有效的管理體系

存在著檔案形成單位（建設單位與施工單位）之間職責不清，檔案形成單位與城建檔案管理機構之間缺乏溝通與配合，進而造成管理渠道和資料運行不暢通，資料流向網絡不健全，不能確保材料完整性等問題，對城建檔案的收集歸檔質量產生了嚴重影響。

2.3 由于從事城建檔案管理工作人員的不固定，引起從業人員整體業務水平不高

基于檔案管理工作的特殊性，一個缺乏建設工程文件歸檔知識，沒有經過專業培訓的人是很難適應城建檔案管理工作需要的，很容易導致城建檔案歸檔不規范、歸檔不齊全、案卷質量差等問題，對城建檔案的歸檔質量產生了嚴重的影響，導致許多地方的城建檔案存在空心化、虛擬化現象，這種情況將伴隨城市建設速度的加快而變得日益嚴重，讓城建檔案管理工作變得更加乏力。

2.4 對城建檔案缺乏開發利用

我們保管城建檔案的最終目的就是為了利用城建檔案為城市建設發展服務，利用也是城建檔案生命價值得以再次體現的重要途徑，尤其是在城市建設如火如荼進行的過程中，城建檔案更應該發揮巨大的作用，然而許多地方都沒有一個健全的、完善的、有關城建檔案開發利用的機制，特別是修史編志、信息編研、借閱利用等方面，還存在諸多不便。對現代信息技術和互聯網技術更缺乏有效利用。

3 綜合提升城建檔案管理水平的具體對策

3.1 增城建檔案管理意識

城建檔案管理機構領導層對于檔案管理工作的重視程度將直接影響全體成員對城建檔案管理工作的重視程度，直接影響城建檔案管理工作能否做好，尤其是在各個城市加速發展，大力建設的關鍵時期，機構領導層更應當充分認識到城建檔案管理工作在城市建設發展過程中發揮的重大作用，從而對城建檔案管理工作引起充分重視，并積極采取可行措施來提高全體成員的檔案管理意識，要求機構各部門、各成員必須積極配合，進而在內部形成一個良好的氛圍。此外，城建檔案管理部門還可以通過做好城建檔案的宣傳教育工作，以提高全員檔案意識，消除其重建設輕檔案，重使用輕管理思想，使全員深刻認識到城建檔案是關系到人們的正常生產、生活和造福子孫后代的大事，功在當代，利在千秋，進而實現城建檔案工作管理的加強。

3.2 完善城建檔案管理機制

健全完善的檔案管理機制是提升城建檔案管理工作水平的根本舉措，同時也是加強城建檔案管理制度約束力度的重要手段。一是要加強城建檔案法律法規學習，依法治檔，形成自上而下的城建檔案管理法律法規體系；二是要完善內部各項制度，建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關城建檔案管理機制，并用業務標準和規章制度規范檔案管理工作，使各項工作做到了有法可依，有章可循，為進一步建立健全體制機制，不斷加強城建檔案管理，促進工作健康發展。為此，我們先后制定了檔案管理工作人員崗位職責、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，對檔案庫房實行專人管理；建立和落實檔案實體清點制度，每年對檔案進行一次清點登記；對特別重要珍貴的檔案逐件進行清點、核實，做好記錄，保障各項安全管理措施落實到位，逐步形成了上級分管領導監督、單位負責人牽頭抓、全體人員負責落實的管理檔案的工作機制，做到工作有人管、事情有人辦、質量有監督保障的格局。

3.3 做好城建檔案保密工作

做好保密工作主要從以下幾個方面著手：一、建立聯動機制。成立檔案保密小組，明確各自分工，協調配合，相互監督，形成上下一盤棋的保密聯動機制。二、完善培訓機制。M織檔案管理工作人員進行保密知識學習，并不定期進行檔案保密知識測試、開展檔案保密檢查，做到常灌輸，勤提醒，進一步提升檔案管理工作人員保密意識。三、強化保障機制。加大硬件設施投入，建立了密級檔案柜，并要求相關人員借閱檔案時必須在閱檔室進行，不能直接觸密級檔案柜，限定了檔案室的人員流動范圍，檔案員要定期對檔案庫房進行檢查，從每一細節抓起，確保檔案不存在泄密隱患。四、嚴格分類歸檔機制。按照檔案歸檔的保密期限，細致嚴格的進行檔案的歸檔工作，仔細審查檔案保密期限，按10年、20年、30年三種歸檔期間分門別類進行歸檔，保證了檔案的保密性和可利用性。五、做好檔案利用過程中的保密制度，做好檔案的審查工作，做好檔案的解密工作，做好監督措施。

3.4 加強溝通與協調工作

城建檔案事業的發展必須依靠多方配合為前提，眾所周知，城市建設檔案管理工作不僅涉及到城市規劃建設部門，而且還要涉及交通運輸、水務、園林、代建、行政執法管理等行政管理部門，僅僅依靠城建檔案管理機構開展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為，因此，加強與這些行政管理部門的溝通協調是搞好城建檔案收集的重要前提。具體措施如下：一是與規劃部門協調好，在辦理建設工程規劃許可證時必須簽訂《建設工程檔案報送責任書》，明確建設單位的責任和義務，保證建設單位從一開始就把城建檔案的收集納入工程建設管理的重要環節。二是建立了城鄉規劃建設主管部門受理工程竣工驗收時，依法查驗城建檔案管理機構核發的《建設工程城建檔案接收證明書》，并作為辦理建設工程竣工驗收備案的必備手續的制度，用完備的行政審批程序來保證歸檔。三是城建檔案管理機構要積極主動地深入施工現場，對建設工程檔案產生的全過程進行跟蹤指導，在城建檔案的收集工作中改變那種坐等檔案上門的傳統落后作法，變消極被動為積極主動，把問題解決在檔案接收進館之前。

3.5 重視城建電子文件管理

在城建電子文件（檔案）管理中，信息安全建設工作是重中之重，是城建電子文件（檔案）管理和各項工作能夠順利進行的基本保障。作為城建檔案管理單位，應當積極探尋有效措施，創新先進的信息技術應用手段，確保城建檔案數字管理系統安全運行。主要可以從以下幾個方面進行：一是建立檔案數據備份機制以及災難恢復機制，確保檔案數據在遭到破壞后能夠有效恢復。比如可以借助云計算技術將檔案數據備份到云空間，取用方便，費用低廉，而且安全系數高。二是針對城建檔案數據庫管理、城建檔案數字化等各項涉及到檔案信息安全的環節制定相應的規章制度。三是根據城建檔案內容以及利用價值，將其分為不開放檔案和開放檔案兩種，不開放檔案僅供部門內網用戶且具有相關權限的人員才能查詢調用，開放檔案則放入互聯網供社會需要人士查詢使用，通過這一途徑來有效保障不開放檔案的信息安全。四是繼續開展通過應用軟件對文書檔案實行文件集錄入，形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制。

3.6 提升工作人員綜合素質

提升城建檔案管理工作人員綜合素質主要可以從以下三個方面進行：首先，加強管理人員的政治思想培訓。城建檔案管理工作要求管理人員必須具備較強的專業素質和職業道德，必須具備愛崗敬業的工作精神和嚴謹認真的工作態度，城建檔案管理機構可以通過開展各類政治思想培訓活動來提高全員的政治思想覺悟，讓他們將檔案管理這項平凡的工作當成一項不平凡的事業來對待，將愛黨、愛國、愛城市、愛單位的熱情體現在城建檔案管理工作的各個環節上。只有當城建檔案管理人員深深熱愛上這項工作，才會形成較強的內在動力，愛崗敬業，自覺做好城建檔案管理工作。其次，加強城建檔案管理知識技能培訓，使管理人員熟練掌握檔案收集、整理、審核、歸類、存檔等具體工作程序，通過開展各類專業知識技能培訓活動或者學術交流活動，開拓視野，了解行業發展新動向，提高專業技能，經常組織員工到周邊城建檔案管理先進地區觀摩學習，借鑒他人的先進經驗，不斷提升工作能力，造就一支與城建發展水平相適應的城建檔案管理專業隊伍。對城建檔案管理人員加強信息技術培訓。伴隨計算機信息技術的飛速發展，檔案信息的載體也逐漸呈現出了多樣化的局面，紙質檔案資料已經無法適應現代化的發展趨勢，而電子檔案因其存儲性強、便利化等優勢在檔案管理工作中所占的比例越來越重，在對檔案管理人員進行常規的業務技能培訓的同時，還應當加強信息技術培訓，增強城建檔案管理人員的電子檔案信息管理能力，更好地滿足城建檔案信息化建設的需求。

4 結語

綜上所述，加強城建檔案管理，綜合提升城建檔案管理水平對于一個城市的建設與發展有著極其重要的作用。本文從增強城建檔案管理意識、完善城建檔案管理機制、做好城建檔案保密工作、加強溝通與協調工作、重視城建電子文件管理、提升人員綜合素質提出了綜合提升城建檔案管理水平的具體對策，希望能借此給予相關人員一定參考借鑒，共同提升城建檔案管理工作水平，讓城建檔案更好地為城市建設發展服務。

參考文獻

[1]劉紅健.信息化條件下城建檔案管理工作的創新對策[J].辦公室業務，2016，（06）：105+115.

[2]韓大林.試論新時期如何加強城建檔案管理[J].中外企業家，2016，（14）：197+199.

[3]于偉杰.加強城建檔案管理信息化建設的探討[J].信息化建設，2016，（07）：28.

[4]李雅萱.知識管理視閾下的城建檔案管理探討[J].城建檔案，2016，（07）：54-55.

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關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理水平

一、事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料的質量不高。管理人事檔案的目的就是全面掌握單位人員的信息，是發現人才的重要途徑。但是，從實際情況來看，事業單位中人事檔案的材料比較單一，對于個人經歷、經驗以及能力的描述幾乎沒什么差別，無法準確反映出個人能力，很多描述不清晰，管理人員無法通過這些材料對員工的實際情況做出準確判斷，使檔案管理失去意義。還有一部分人員為了提高自己的“身價”，刻意對檔案內容進行偽造，事業單位在接受個人檔案的時候沒有仔細甄別這些信息的真假，檔案中存在一定水分。

（二） “人檔分離”的現象較為嚴重。當前社會上人才流動的速度很快，一份工作干一輩子的時代已經過去，人才流動過程中對于人事檔案的處理不妥當，導致出現以下兩種情形：當事者已經離職，但是單位還保留有此人檔案;或同為一個單位的職工，但是人事檔案卻分別由人才交流中心、主管局、本單位三方管理。出現這些情況的原因有很多，一方面，事業單位檔案管理機制還不夠完善，檔案調動速度遠遠滯后于人才流動速度。另一方面，員工本身對自己的檔案也不夠重視，入職或者離職的時候沒有及時聯系到檔案管理人員詢問自己檔案的走向[2]。

（三）信息化管理水平不高。網絡科技的發展已經為檔案信息化管理提供了良好的技術支持，但是由于管理思維的落后、管理人員水平不高等多方面原因，導致當前事業單位對于人事檔案的管理大多數還停留在人工或者半人工階段，信息化水平不高。一些事業單位只將檔案的目錄部分存入到電腦中，一旦需要詳細信息，還需要進行手工查找，這種傳統的管理方式效率較低，且浪費了不必要的人力。

二、提升事業單位人事檔案管理水平的建議

（一）提高檔案材料的質量。這里所說的提高檔案材料的質量，一方面是要保證材料的真實性，事業單位在接受人事檔案之后，一定要通過相關途徑來核實入職人員的檔案是否真實;另一方面是要保證材料的完整性，材料中不僅要反應學歷、從業經歷等基本信息，還要通過其他附加材料反應個人的個性與特長，通過查看人事檔案就能夠大致判斷出個人能力。單位的領導一定要重視對人事檔案的管理工作，制定嚴格的規章制度，要求檔案管理的工作人員對檔案進行精細分類，及時對檔案內容進行補充，提高工作效率。

（二）建立健全管理制度，避免出現人檔分離的現象。事業單位要建立健全相關管理制度，使檔案管理能夠有效服務于人才流動。員工入職以后，要提醒其將人事檔案轉到本單位來，同時，要幫助離職人員及時辦理好相關手續，避免人檔分離現象的發生。事業單位要加強對檔案管理人員的管理，增強其責任感，準確掌握調動人員的信息，根據實際情況對檔案做出妥善處理。接收和轉出檔案一定要進行嚴格審核，避免出現失誤，并做好相應的記錄工作。對于已經產生的“無頭檔案”，要對其進行細化分類，根據檔案的內容以及單位的實際需要來判斷是否繼續保留此檔案，如果檔案被保留下來，一定要進行妥善保管，并積極聯系當事人，盡快將檔案轉交出去，如果無法聯系到當事人，要與當事人的原籍部門進行聯系并協商對該檔案的處理辦法。

（三）提高人事檔案的信息化管理水平。事業單位要加強網絡基礎設施的建設，提高人事檔案的信息化管理水平。單位領導應該擺脫陳舊思想的束縛，利用網絡技術來管理人事檔案，加強對人事檔案管理人員的培訓，使他們掌握信息化管理技能，提升工作效率。這種方式不僅能夠節省大量人力，同時還能夠延長檔案的使用壽命，不必擔心損壞問題。如果需要查詢企業內部人員的相關信息，只需要在電腦上進行檢索，就能夠迅速獲取這名職工的全部信息，既及時又準確。

（四）加強人事檔案管理團隊的建設。人事檔案管理團隊的建設情況對事業單位的檔案管理水平產生直接影響，因此，事業單位要不斷更新管理理念，加強對人事檔案管理團隊的建設。人事檔案管理工作的保密性較強，其中也涉及了很多專業知識，對工作人員綜合素質要求較高，事業單位在挑選人事檔案管理工作人員的過程中，除了要考察其基本技能，還要考察其職業素養，保證其“德才兼備”。同時要加大對工作人員的培訓力度，提高其管理意識，不斷提升管理技能，進而提升整個人事檔案管理團隊的水平。

總結：針對目前事業單位人事檔案管理中存在的問題，管

理者應該提高管理意識，提升檔案材料質量，發揮人事檔案的價值，建立健全檔案管理機制，避免出現人檔分離現象，同時要提高人事檔案的信息化水平，加強人事檔案團隊的建設，不斷提升人事檔案的管理水平。

參考文獻：

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關鍵詞：城建檔案管理辦法

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

城建檔案是指過去和現在城鄉規劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它是城鄉建設重要的基礎性資料。城建檔案管理工作是城鄉建設中一項十分重要的基礎工作。

一、《廣州市城市建設檔案管理辦法》修訂的必要性

1996年，廣州市頒布實施了《廣州市城市建設檔案管理辦法》（穗府〔1996〕87號），對規范廣州市城建檔案接收、報送、管理和利用工作起到了顯著作用。現館藏檔案數量達到了100多萬卷，每年新增檔案近7萬卷，

但原《辦法》現已到期，此外，隨著《中華人民共和國城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》等上位法律、法規和規章的修改，尤其是2008年1月1日施行的《城鄉規劃法》明確了城鄉統籌的原則，建設單位報送竣工驗收資料的法律責任和違反該責任的罰則等規定，以及原辦法缺少地下管線檔案收集、保管和利用的等內容。同時為適應廣州市新型城市化發展以及社會民生對城建檔案的需求，對《辦法》已迫在眉睫，主要體現在以下幾方面：

一是部分條文已經失效，地下管線等城建檔案歸檔流失形勢相當嚴峻。

1998年，國家取消了“建設工程竣工檔案保證金”制度后，《辦法》第十四條關于交付竣工檔案保證金的有關規定隨之失效。城建檔案的接收工作失去了一個重要的經濟制約手段。加上一些建設單位缺乏法律意識，不能嚴格按照有關規定報送城建檔案，造成了許多城建檔案的流失，尤其是地下管線檔案。

據不完全統計（根據已領取規劃建設許可證的項目數量及移交工程檔案的項目數量比例）, 2009年——2011年三年間，廣州市僅市政基礎設施建設工程這類竣工檔案的歸檔流失率頗高，尤其是電力電信等地下管線工程竣工檔案基本上沒有移交，歸檔率僅為20%，形勢相當嚴峻。

二是缺乏對區縣，尤其是番禺、花都區城建檔案管理工作納入全市統籌管理的具體規定。

2000年，番禺、花都撤市設區后，交通、通訊、給排水、供電、供氣等基礎設施建設以及房屋建筑等城市建設得到了快速發展。然而，由于受番禺、花都原管理模式的影響，作為城鄉一體化建設重要組成部分的番禺、花都區建設工程檔案工作長期處于薄弱環節。番禺、花都區建設工程檔案至今未納入到全市進行集中統一管理當中，特別是番禺區沒有專門城建檔案管理機構和檔案人員從事轄區內的建設工程檔案管理工作。

三是沒有將城建檔案管理工作與城鄉規劃、建設和管理工作有效銜接。

在《中華人民共和國城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《城市地下工程檔案管理辦法》等法律規章頒布實施后，為加強城建檔案法制建設，全國各地都啟動了新一輪的地方城建檔案法規修訂工作，如：北京、天津、上海、重慶、長春、武漢、西安、太原、成都、南京、濟南、長沙等。在新修訂的地方城建檔案管理法規中都將建設工程檔案管理工作與城鄉規劃、建設和管理工作進行有效銜接，從而在法規層面解決城建檔案接收難的問題。和全國城建檔案法規建設先進城市相比，廣州市城建檔案法規建設已處于相對落后和被動局面。

二、修訂后的《廣州市城鄉建設檔案管理辦法》的主要內容和亮點

（一）主要內容

原《辦法》共22條不分章節，新《辦法》則由六章共30條構成，第一章總則，明確城建檔案管理部門的具體職責。第二章城建檔案的接收范圍和質量要求。第三章城建檔案的報送和接收，明確工程檔案報送、預驗收和查詢等相關環節的要求，并強調地下管線檔案的管理。第四章城建檔案的管理和利用。第五章法律責任，明確城建檔案管理各責任方失職及違規的處罰。第六章附則，明確檔案整理編制的具體要求等具體規范的編制。

主要修訂的內容為：

1、“城市”到“城鄉”。根據《城鄉規劃法》的城鄉統籌的規定，本辦法適用于本市行政區域內，包括城與鄉。（標題）

2、細化報送、移交城建檔案的質量要求.（第八條）

3、增加地下管線工程檔案查詢、管理和動態更新的規定。（第十、十一、十二條）

4、優化檔案管理服務，通過完善業務指引、提供技術指導，從建設工程規劃報建開始，城建檔案館提前介入、主動服務，詳細告知建設單位有關城建檔案報送的內容和要求，在工程竣工前，通過預驗收，及時查漏補缺，保證工程竣工后城建檔案的順利移交。（第十、十三、十四條）

5、通過信息化管理、異地備份制度加強城建檔案管理，在遵守保密規定的前提下，按照信息公開規定提供檔案利用服務。（第十九、二十一、二十二、二十四條）

6、增加逾期報送城建檔案的罰則和不查詢地下管線檔案導致施工事故的罰則。（第二十六、二十七條）

（二）主要亮點

一是延伸了城建檔案工作涵蓋范圍。根據國家城鄉統籌建設的方針，依據《城鄉規劃法》，將《廣州市城市建設檔案管理辦法》改為《廣州市城鄉建設檔案管理辦法》。城建檔案工作不僅局限于城市，涵蓋了鄉鎮。

二是明確了城建檔案的實施部門。在廣州市各相關建設主管部門的“三定”方案中，城建檔案的管理職能明確在市規劃局。因此，本修訂稿第四條對全市城建檔案的主管部門作了具體規定，由市、縣級市規劃行政主管部門負責本行政區域內城建檔案管理工作。同時，明確市城市建設檔案館負責全市各區內的城建檔案日常管理工作。

三是強化地下管線工程檔案的管理。地下管線為隱蔽工程,雖然原管理辦法也有地下管線檔案報送和管理方面的要求，但因是十多年前的規定，相關內容規定不夠細致，部分工程施工后檔案報送不夠及時，隨著社會的發展，地下管線對城市建設的影響越來越重要，有必要加強相關管理要求。本《辦法》第十、十一、十二、二十七條明確規定建設單位在規劃報建前應當查詢施工地段的地下管線工程檔案；地下管線工程竣工后，應當竣工測繪,并將竣工檔案報送城建檔案館；城建檔案館建立城市地下管線檔案管理信息系統，為廣州市安全施工提供信息服務和技術支持。

四是實行了《建設工程檔案報送責任書》。《建設工程檔案報送責任書》的簽訂一方面可以約束建設單位及時向城建檔案館報送工程檔案,另一方面便于城建檔案館掌握工程開工的情況,可根據需要對工程建設,特別是重點工程的建設進行跟蹤服務,實行全過程的業務指導,保證工程竣工時能形成完整的工程檔案,并及時向城建檔案館報送。為此,根據目前廣州市實際做法，本修訂稿中第十一條作了規定。

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在當前社會不斷進步發展的背景下，醫療體制改革也在醫院中進一步深化落實，醫院檔案管理工作要想更好地滿足時展需求，就必須要在原有檔案管理水平上進行提升，以便為醫院更好地發展提供重要依據。

一、提升醫院檔案管理水平的意義

檔案管理是醫院基礎管理中的關鍵組成部分，通過加強檔案管理能夠進一步提升醫院管理水平、管理質量及管理效率，進而提高醫院社會服務價值。檔案管理水平的提升并非一朝一夕能夠完成的工程，醫院必須要在長期發展過程中逐步形成，結合醫院實際情況構建完善的檔案管理體系。檔案管理工作的質量水平是衡量醫院整體管理水平的主要指標，加強醫院檔案管理工作的提升具有重要意義。提高醫院檔案管理水平可以提升醫院管理科學化水平及社會服務質量，改善醫生與患者間關系，減少醫療糾紛，促使醫院各項管理工作實現現代化，進而有效推動醫院發展。

二、提升醫院檔案管理水平的措施

（一）提高職工重視，加強管理基礎建設。強化檔案管理宣傳工作，不斷強化醫務人員對檔案管理工作的認識與理解，讓其能夠充分了解檔案管理的重要作用，同時也可以明確認識檔案管理和醫療工作的緊密關系。真正將檔案管理工作納入醫院建設發展規劃中。一方面，必須要結合檔案實體保存與利用的具體要求，建設專門的檔案資料整理室以及滿足檔案實體保存要求的檔案庫房。應當積極爭取條件建立榮譽陳列室，從而對醫院發展歷史進行全面的記錄和展示。另一方面，在電子政務以及辦公自動化的普遍運用環境中，檔案管理工作必須要推進信息化建設，促進檔案利用效率的提升，進一步增加檔案信息化設施的資金投入力度，比如說相關軟硬件設置的購置等。

（二）完善管理制度，提高管理規范程度。確保醫院內部各科室和醫務人員可以積極主動配合檔案部門的工作，在對檔案材料進行登記與傳遞時更加便捷高效，不斷增強檔案管理工作的效率。醫院必須要結合自身具體情況，進一步完善檔案管理體系，確保檔案管理工作朝著更加規范高效的方向發展。另外，還必須要努力完善三級管理網絡的建設，在醫院中建立垂直體系的管理機制，以院長為帶頭人，各個科室負責人為成員，在各科室內設置對應的檔案管理人員，確保構成三級聯動的管理體系。在完善的制度約束下，保證檔案管理工作有序開展。

（三）加強數字建設，重視檔案開發利用。醫院檔案材料屬于非常重要的財富，唯有對其進行充分的開發利用才能夠實現其價值，在醫院檔案管理過程中必須要徹底改變過去的管理模式，強調現代化技術的應用，積極應用現代化辦公設備。在檔案材料的存儲和管理中還應當對其進行科學分類，確保各類檔案材料可以有效保存，便于未來的查閱使用，進一步發揮出檔案材料的實際價值。與此同時，還必須要強化對醫院檔案材料的宣傳工作，確保醫院內部管理人員和基層醫務人員意識到檔案管理工作的重要性，積極支持和參與到醫院檔案管理的過程中來，為醫療工作的有序開展提供可靠支撐，確保醫院檔案管理工作價值的發揮。

（四）重視培訓教育，提升管理員綜合素質。要想提高醫院檔案管理水平，還必須要重視管理人才培養及管理人員綜合素質的提升。第一，要重視檔案管理人才的選拔工作，強調優秀檔案管理人才的選拔，提高檔案管理工作的進入門檻，實現醫院檔案管理的規范化與專業化發展，避免因為管理人員自身素質問題而阻礙檔案管理工作的有序開展。第二，應當定期組織開展各種教育培訓活動。要做好檔案管理就應當努力提升管理及工作人員的綜合素質能力，通過培訓教育活動的開展，鼓勵檔案管理人員積極參與，在實踐訓練中增強他們的專業技術能力。支持檔案管理人員學習深造，參與各種職稱考試，幫助他們掌握必備的現代化管理技術，實現管理進步和創新。

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關鍵詞：人事檔案；事業單位；信息化；管理

中圖分類號：F24文獻標識碼：A文章編號：16723198（2013）23009902

0引言

隨著事業單位管理體制的改革工作的迫切進行，提升人事檔案管理水平也成為事業單位人事部門所關注的焦點。人事檔案是事業單位與企業在對本組織的成員的使用與管理過程中所形成的檔案。用于記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。將人事檔案的統計、鑒定、保管、整理、收集和提供利用的活動。人事檔案管理對于規范人事管理工作的流程具有重要意義。本文根據事業單位人事檔案的管理所出現的問題，關于如何提升事業單位人事檔案的管理水平提出了相應的建議與解決方案，以期對事業單位管理水平的提高有一定的促進和借鑒意義。

1事業單位人事檔案管理存在的問題

伴隨著檔案管理中所出現的“虛假檔案”“死檔棄檔”等現象日益增多。有關事業單位必須加強對人事檔案制度的管理，從而徹底改變原有傳統的人事檔案制度的缺陷。充分發揮其作為社會公共管理工具的有效作用。

1.1人事檔案內容不夠完善

傳統的紙質檔案的管理方式給現象的人事檔案管理水平的提高帶來了一定的阻礙行。而一成不變的檔案內容更是模式老套，格式僵化，反映問題的檔案極其少。不能真實的反映出人才的信息，所提供的信息的真實性尤其是有關個人能素養等方面的問題更是讓人對此表示懷疑。

1.2檔案虛假依舊存在

一些檔案由于人事檔案管理制度的不健全以及事檔案的標準不統一而缺少真實性，難以發揮其真正的功效及作用。檔案虛假的狀況，并沒有得到更好地改善，故意篡改檔案的現象更是時有發生。倘若，有關部門和負責人不加以處理，人事檔案的管理部門就會形同虛設。

1.3人事管理重視度不夠

一些單位人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，領導往往不重視人事檔案管理工作，導致人事檔案工作質量偏低，難以為整個單位的人才建設服務，充分發揮其功效。

1.4人事檔案信息資源沒有達到有效利用

由于一些單位無紙化閱檔基本沒有實施，只是對職工個人的基本信息進行記錄，對職工在工作生活中形成的原件卻不予收錄。給檔案的長久性保存工作帶來了極大的不便，嚴重制約了信息資源的開發利用。甚至影響信息服務以及彼此之間的交流互動，導致人事檔案信息資源沒有達到有效利用。

1.5人事管理人員不專業

為提高的檔案管理水平，專業的人事管理人員是必不可少的。然而在一些事業單位，檔案的管理工作卻是由一些對檔案收集意識淡薄的非專業人士所擔任的。這樣就極易影響檔案管理質量和水平的提高。倘若不加以管理檔案資料的流失等問題也會出現的。

1.6人事檔案利用水平低

提高人事檔案的利用價值與功能，提供人事決策參考，是人事檔案管理工作的重要目的。然而檔案管理制度執行的不力的現象頻繁發生，檔案利用方式單一，使用范圍有限，沒有把握好檔案收集、整理以及保管的過程，導致檔案工作規范性減弱，人事檔案管理工作缺乏約束。

2事業單位人事檔案管理的新途徑

2.1推動人事檔案管理的社會化

2.1.1人事檔案應適應社會管理要求

建立一個集中的人事檔案保管機構，極有利于促進人事檔案應適應社會需求，對于解決“分散多頭”等問題的出現，適應人員角色轉化的需要。

2.1.2改革人事檔案管理體制

集中開發，統一管理人事檔案信息資源，是實現今天人事檔案社會化管理所必須的。而傳統的微觀管理存在人員調配不合理、制度不完善、監督過程缺乏科學化管理等諸多問題。因此，為了推動人事檔案管理機構的社會化，必須將檔案部門、人事檔案信息資源的管理對傳統的體制改革。

2.1.3設置滿足現實需要的管理機構

為滿足現實需要，促進人事檔案信息的整理與整合，建立健全事業單位行業聯網的人事檔案社會化管理機構?？刂乒芾頇C構的規模與數量，尊重市場的瞬息變化，根據時代要求以及信息化建設的需要，完善檔案部門的監督與管理、人事和社保門部相關的組織部門工作必須加強，滿足整個工作單位的需要。

2.1.4加大人事檔案管理的財政投入

加大對檔案基礎設施的資金投入，改善人事檔案管理條件和設施。從物質上以及客觀環境中的諸多因素等角度出發，增大財政支出，進而使事業單位加大對人事檔案管理工作的注意，貫徹檔案管理的重要性。

2.2促進人事檔案管理的現代化

2.2.1人事檔案管理電子化

傳統人事檔案管理紙質化所出現的一系列問題，針對人事檔案所存在的制度困難，紙質版檔案整理不當。所以，為了促進人事檔案管理的現代化，實現人事檔案的電子化是必不可少的。因此，為實現人事檔案管理電子化，建構社會信用系統，便于整個人事檔案資料的管理，真正實現檔案的優化和處理。

2.2.2人事檔案管理信息化

為提高人事檔案信息的準確性、時效性，提高整個檔案信息管理工作的效率。為了增強檔案信息管理的時效性，一般都是通過以下方式來實現的：首先，通過網絡查詢，實現全社會共享。充分利用科學技術的現有資源，真正實現人事檔案管理信息化。其次，加快人事檔案管理信息化建設，充分利用現代信息化設備諸如掃描儀、照相機等，真正推動電子數據資料代替傳統的紙質版的信息整理的科學化。當然，加強人員隊伍建設，加大培訓力度，培養高素質、高學歷、不落伍的復合型人才。提高工作人員的技能水平。進而，真正實現相關人員，相關部門檔案管理的信息化。

2.2.3人事檔案信息標準化

通過系統軟件支持，實現在統計、查詢、利用等功能，進行人才信息資源的整合，有利于推動人事檔案信息標準化目標的真正實現。然而，針對人事檔案信息不標準，不科學，不合理等諸多問題的出現，必須通過對人事檔案信息形成、存儲、交換各個過程和階段的監察和監督，必須建立健全統一的標準化的計算機軟、硬件環境以及其他客觀的外部的環境。

2.2.4人事檔案信息網絡化

伴隨著我國經濟水平的日益提高，人事檔案信息管理的科學化日益增強。充分利用信息的網絡資源，真正推動人事檔案管理工作的進一步科學化以及提升管理工作的合理性，

發揮人事檔案對社會、組織和個人的價值，人事檔案信息網絡化是極其必要的。充分利用網絡優勢，真正實現信息資源的共享，推動人事檔案信息網絡化進程。既符合時展對于人事檔案信息管理工作的要求，也符合事業單位信息資源真正實現資源共享。

2.3人事檔案內容適應社會經濟變化

我們必須要認識到傳統的人事檔案的管理制度存在著諸多問題。諸如，人事檔案內容選材缺乏多元化的特點，相關部門人員任意涂改，處理問題不客觀公正，人事檔案不夠完善真實詳盡。然而，面對這樣的問題，從根本上解決該問題，必須保障人事檔案內容適應社會經濟變化。為了保障現行檔案資料的正常運行，必須與時俱進，順應時展要求。以創新的思維，進行體制改革，及時反映時代經濟的需求。對于推動我國人事檔案管理事業的發展，具有極大的促進作用。

3結束語

伴隨著時代經濟的發展，對于事業單位人員的信息的要求和利用率也越來越高。這在一定程度上，意味著事業單位人事檔案管理工作面臨著新的挑戰。針對人事檔案管理制度存在的諸如人事檔案內容不夠完善，虛假檔案，人事管理重視度不夠，人事檔案信息資源沒有達到有效利用，人事管理人員不專業等問題，必須堅持與時俱進，開拓創新的思想，以符合時代要求和經濟發展的思想為指導，建立人事檔案社會化開放式管理模式也是極為重要的。在社會主義市場經濟條件下，本文依據現實的實踐需要，根據事業單位人事檔案管理工作所存在的一系列的問題。提出了相應的解決方案及途經，促進了檔案管理的現代化。

參考文獻

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[2]劉紅云.事業單位人事檔案管理現狀及對策研究[J].企業導報，2013，（8）：212212.

篇9

一、當前基層檔案管理中存在的問題

當前，在基層檔案管理工作中，還存在許多不容忽視的問題。主要表現在：有的基層單位對檔案管理工作重視程度不夠高；檔案管理人員缺乏系統的學習培訓，專業知識相對匱乏；有的基層單位檔案管理設施、設備不夠齊全；有的基層單位檔案數量不完整、不齊全、不規范；有的基層單位不注重平時文件資料的收集和整理；有的基層單位制度建設還不夠完善，檔案管理還不夠規范等等。存在這些問題的原因是多方面的，但是根本的原因是領導不重視，沒有真正了解和認識檔案工作的重要地位，使之無法充分發揮其重要作用。

二、提升基層檔案管理水平的幾點建議

（一）領導重視是關鍵

在基層單位，領導者檔案意識的高低及對檔案工作的重視程度，直接影響到基層檔案工作的發展水平。隨著市場經濟不斷完善，各項社會事業快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求領導者進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下的檔案工作要有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業培訓、繼續教育等方式提高檔案人員的素質；二是通過公開招聘、選聘等多種渠道把高層次檔案專業人才充實到基層檔案部門工作，為檔案工作補充高素質人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。

（二）提高檔案管理人員的素質是根本

在當今形勢下，建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案管理人員隊伍是提高檔案管理工作水平的根本，應該從以下三方面入手：一是提高領導的認識，把好用人關。選人用人時，把德才兼備的人放到檔案管理工作崗位上，保持檔案人員的穩定，重視檔案管理人員素質的不斷提高；二是加強培訓，打造復合型現代化管理隊伍。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息化的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與各種教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。只有具備先進的工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩步提高。三是加強檔案人員的責任心，牢固樹立正確的人生觀和世界觀，充分發揮人的主觀能動性。一個合格的檔案工作者不僅需要具有較高的理論水平和扎實的業務能力，還應該具備良好的職業道德，一定的創新能力以及團隊精神等多方面的素質。

（三）加大投入，為檔案工作的可持續發展提供保障

一是要加大檔案專用經費的投入力度。檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作。三是由被動式服務向主動式服務轉變、由封閉式服務向開放式服務轉變，使檔案工作更好的適應發展的需要?，F代化技術手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為客觀的社會和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

（四）注重建章立制，規范完善現代化管理機制

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是做好檔案管理工作的保障。檔案管理的科學規范程度，是衡量一個單位業績與管理水平高低的重要尺度，單位部門的檔案意識，直接影響到檔案管理水平。依法建檔，建立健全檔案管理工制度，使檔案工作按程序化、規范化、科學化的軌道有序運行，是搞好檔案工作的重要隱私。因此加強制度建設，以制度規范檔案工作，以制度保障檔案工作，顯得尤為重要。各基層單位要健全檔案管理機構，建立與之相適應科學的檔案管理體系，建立健全檔案材料收集歸檔等制度；制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；使檔案的收集工作制度化，實行領導帶頭主動向檔案管理部門及時送交相關檔案材料，確保檔案材料收集、歸檔能夠準確、完整。

（五）逐步實現檔案管理現代化

一是加強科學管理檔案的意識。管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識、尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法來管理檔案的基本技能。二是掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數字化、信息化、是信息化社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學邊操作，在提高業務素質的同時，要注重計算機知識、信息文化的學習，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人。三是利用計算機技術管理檔案。檔案是一種豐富的信息資源，利用計算機等現代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。

參考文獻

[1]馬素萍.關于加強新時期檔案人員專業教育培訓工作的思考[J]北京檔案，2008（9）：29-30

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關鍵詞：檔案管理；科學化；規范化；學生素質

中圖分類號：G642.0 文獻標志碼：A？搖 文章編號：1674-9324（2013）06-0279-02

高職院校檔案管理工作是一項基礎性工作，是高職院校管理不可缺少的重要環節，也是衡量高職院校管理水平高低的重要標志之一。逐步實現檔案管理科學化和規范化是提升學生綜合素質的必由之路。

一、對高職院校檔案進行科學化管理，提高檔案管理工作水平

1.認真貫徹高等學校檔案管理辦法，切實加強對檔案工作的領導。高等學校檔案管理辦法是我國高校檔案工作重要的政府部門規章，進一步明確了我國高校檔案工作的管理體制，突出了高校檔案工作的內涵建設，強化了高校檔案工作的條件保障機制，指明了高校檔案工作服務的方向。高校檔案管理部門要充分認識高等學校檔案管理辦法的實施對推進高校規范化管理和科學建設的重要意義，積極組織學習宣傳活動，深刻領會其實質和內涵，把貫徹執行高等學校檔案管理辦法列入學校工作的議事日程，并作為檔案普法的重要內容之一。要建立健全高校檔案工作由高校校長領導的工作機制，把高校檔案工作納入學校整體發展規劃，納入學校各部門工作職責，與其他各項工作同步、協調發展。

2.進一步完善檔案管理體制和各項工作制度，加強檔案隊伍建設。對學校檔案工作實際情況進行一次全面檢查，并針對發現的問題，進一步完善檔案管理體制，建立與學校辦學規模相適應的檔案工作機構，配備業務素質好、組織管理能力強的檔案機構負責人，落實專職檔案工作人員的編制，保證他們在職稱、職級和工資福利上享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。高職院校檔案工作機構要認真履行管理職責，進一步完善各項檔案管理制度，加強對專兼職檔案工作人員的思想教育和業務培訓，不斷提高檔案工作人員的業務素質和工作水平，保持高職院校檔案隊伍的相對穩定，確保檔案事業不斷向前推進。

3.嚴格執行檔案工作的各項要求，不斷提高高職院校檔案管理水平。高職院校檔案機構要加強對學校各部門及下屬單位檔案工作的指導和監督力度，嚴格規范檔案管理工作，堅持不懈地加強檔案基礎業務建設。高職院校要以檔案信息資源建設為核心，樹立以人為本和重視民生檔案的理念，根據實際情況，采取集中管理或設立分室的方式管理學校各種門類和載體的檔案，要加強重點建設項目、重大科研項目、重要會議、重大活動的建檔指導工作，豐富檔案門類，優化檔案館（室）藏結構，要不斷推進高職院校檔案信息化建設，對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，探索電子文件的集中管理、長久保存和有效利用，開展傳統載體檔案數字化、基礎檔案數據庫建設，實行文檔一體化管理，高職院校要加強對檔案安全工作的領導，牢固樹立安全第一、預防為主的思想，嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制，一級抓一級，層層抓落實，確保檔案安全萬無一失。

4.豐富檔案利用工作的內容和手段。高職院校檔案機構要圍繞學校大局，為學校教學、科研及各項管理提供檔案利用服務。高職院校檔案機構要制定相關的利用辦法，簡化利用手續，配備利用設施，對可開放的檔案，應專門編制利用指南和開放檔案目錄，積極開展編研工作，并通過檔案陳列、展覽、媒體、網站等多種途徑，開展檔案宣傳。

5.確保檔案工作所需經費和物質條件，加快檔案現代化管理進程。高職院校應根據學校檔案事業發展的實際需要，不斷加大對檔案工作的投入力度，落實檔案庫房及所需設備，將檔案工作所需經費列入學校預算。根據檔案館建設標準，對不適應檔案事業發展的檔案館庫及時進行改擴建或新建，改善檔案保管和利用條件，確保檔案實體的安全。要設立專項經費，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與數字化校園建設同步進行。

二、高職院校檔案在提升高職生素質方面作用明顯

高職院校檔案是指高職院校在教學、科研、黨政管理、學生及其他各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。其重要特點即是它的原始性強，具有其他資料不可代替的功能。隨著高職教育的不斷發展和高職院校辦學規模的擴大，高職院校的檔案工作已成為服務素質教育的重要一環。素質是指人在先天生理條件的基礎上，經過后天教育和社會環境的影響，由知識內化而形成的相對穩定的心理品質。高職院校的素質教育是全面提高學生的思想品德、科學文化知識、專業技術知識、心理素質的教育。素質教育注重形成學生的獨立人格、精神風貌和精神力量，注重發展學生的公民意識、現代意識和思維方式，注重學生創新精神的培養。高職院校檔案也可作為素質教育的途徑之一，高職院校檔案是對歷史的記錄，是知識的載體和文化的傳播源，匯集著大量的信息，是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。高職院校的檔案經過長期積淀，其文化貯存功能、傳播功能和教育功能明顯。

1.較為豐富的館藏為高職學生素質教育提供了堅實

的基礎。高職院校檔案室是檔案信息資源的寶庫，記載和傳承著本校的發展歷程、事件、人物、經驗教訓和重要成就，包括歷任校領導、知名校友或校內著名專家學者的活動照片、獲獎證書、書稿信札等檔案資料，還有大量的實物載體，具有豐富的歷史文化和思想內涵。檔案工作就是要喚醒“沉睡”的歷史，讓大學生進入檔案室就能感觸到真實鮮活的史料，使他們在潛移默化中接受高校文化的熏陶，培養他們知校、愛校的自覺性；培養他們追求真理、自強不息、超越自我的人文精神。

2.高職院校檔案網絡平臺應成為開展素質教育的重

要渠道。網絡已經成為大學生獲取信息、表達觀點和交流思想的主要平臺。因此，高職院校應利用檔案信息數字網絡化的有利條件，借助校園網絡發揮檔案信息的服務、宣傳和教育功能。例如大學生的誠信檔案可成為加強學生誠信教育的重要手段；貧困生檔案和社會資助檔案能使大學生切身感知社會的溫暖；典型的師德檔案可以觸及大學生的靈魂；名人檔案可以更加激發大學生使命感和奮斗熱情；教學、科研、行政檔案和重大突發事件檔案以及實物和聲像檔案等，都為高校加強大學生人文素質教育和思想政治教育提供了源源不斷的生動素材。

3.經典檔案在高職學生素質教育中具有不可替代的

優勢。曾經在校園里生活、學習和工作過的典型人物以及生動的歷史事件比課堂上生硬的說教更易被大學生所接受。例如，2011年4月20日，同志視察清華大學，在參觀校史展時，清華大學校長顧秉林向同志贈送了他當年在清華大學學習時的學籍卡?？梢?，檔案室（館）珍藏的每一幅圖片、每一本證書和書稿信札等經典檔案資料都承載著前輩們艱苦辦學、崇尚學術、追求卓越的思想境界；承載著前輩們孜孜不倦、奮發圖強的品德情操，對激發大學生的榮譽感和責任感都具有強烈的感染力。

高職院校檔案蘊涵著豐富的文化精神和濃厚的人文氛圍，特別是一些學校悠久的歷史、光榮的傳統、優良的校風以及辦學成果，對學生陶冶情操、砥礪德行、磨煉意志、塑造自我，尤其是對學生非智力因素如人文精神、心理素質、團隊意識、人格和國格意識的培養，都起著潛移默化的熏陶的作用。

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