辦公檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇辦公檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、電子檔案的優點和缺點

（一）電子檔案優點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環保

利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優點和缺點

（一）紙式檔案的優點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量

紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

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一、將檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程中

在機關事業單位的發展過程中，對于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實早在黨的十四大會議上，對其職能所屬進行了明確的定位，這為檔案管理工作的發展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機關單位發展歷程中的一個重要的轉折。傳統的檔案管理工作模式，主要依靠單位領導的指示，對各單位的工作匯報資料進行有效的收集和整理，在經濟市場中，這種模式已經開始顯現出一定的弊端，對于日程的工作在質量和效率方面開始出現不良的影響，對于機關單位高層進行決策不能提供科學的參考依據。

要將檔案管理工作作為機關單位辦公室的一項重要職能，為領導的決策提供依據和基礎。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設立一個相對獨立的管理機制，實現檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協調統一，充分實現其服務性，并促進其作用最大程度地發揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領導進行科學決策的重要依據。在一個單位，尤其在國企機關單位中，決策層的工作任務主要有兩個方面：首先是對單位發展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關系進行了闡述和明確。查閱單位發展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發展歷程中的業績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發揮起著重要的指導作用。新時期下，檔案管理工作模式已經突破傳統模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數據信息網絡的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現代化建設工作的開展，進而促進事業單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務等后勤工作的現代化、信息化以及數字化發展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現單位發展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優質服務。

（三）檔案管理為機關單位的穩定發展提供保證。在檔案管理工作過程中，所涉及到的資料內容眾多，經過常年累月的不斷積累，其數量是相當龐大的，尤其是在傳統的檔案管理工作中，多為紙質文件材料，占用的空間是比較大的，這些都給檔案管理工作增添了一定的難度。在眾多檔案資料中，其重要的級別是有差異的，一些重要的機密性的文件，更要做好保密工作，謹防泄露。將檔案資料的管理工作做好，能夠促進辦公室工作效率的提高，能夠更好地為其他部門服務，提高檔案管理工作效率的過程中，積極引用現代化的信息技術，如計算機技術等，既方便了對檔案資料的管理，又方便對其調閱，極大提高了檔案資料的管理效率以及功效的發揮程度。

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關鍵詞：檔案管理；辦公自動化；計算機網絡技術

信息技術的發展，計算機網絡已經成了社會生活中的重要組成部分。特別是在辦公領域，因計算機技術的有效利用而實現了辦公自動化，數字化信息技術成了日常辦公管理工作中的重要基礎。檔案管理作為日常工作中的關鍵環節，其工作程序之煩瑣，工作量之大，勞動強度之高，如果按照傳統的工作模式，必然使工作處于低效率操作狀態，非常不適應于現代化的高質量、快節奏工作要求。引入辦公自動化聯網技術，不但優化了檔案管理程序，而且推動了檔案管理工作的創新。

一、強化自動化檔案管理的必要性

檔案是極具保存價值的資料，其所記載的是單位發展歷程中所產生的，涉及各項工作的信息。實施檔案管理工作，就是對于檔案實體實施系統化管理，以利于檔案信息能夠為各項業務提供有價值的服務。在檔案管理工作中，運用辦公自動化技術輔助，并建立計算機網絡平臺，可以塑造新型的檔案管理環境。

從安全的角度而言，檔案資料不僅僅具有保存價值，而且是推動發展的重要依據。由于檔案資料多數為紙質保存，因此需要妥善管理，并做好各種防御措施，以避免遭到不同程度的損壞。為了避免受到水災、火患和蟲害的威脅，單位要對于檔案管理加大力度，但是，單一的管理方式導致檔案資料一旦遭到損害，就很難于補救，導致檔案資料的遺失。

部分單位對于檔案采用了電子化處管理的方式，當紙質的檔案經過掃描錄入后，形成電子文件，以利于電子化的保護和管理，更為方便查閱。從目前檔案電子化管理狀況來看，電子檔案的管理依然存在著諸多的問題。面對諸多的管理軟件，要選擇適合的管理方式才能夠實施電子檔案的有效管理，以實施保護功能。對于電子文檔的保護，目的是提高檔案管理的服務功能，這就有必要建立統一的檔案管理體系，實施標準化管理，提高檔案管理的整體水平。鑒于電子化檔案管理硬件設施上所存在的問題，要使其在電子檔案處理中發揮功能性的作用，就要采取必要的措施，強化自身建設，將硬件設備以及管理軟件的各種優勢充分地發揮出來。實施網絡化、信息化管理成了一種必然。

二、檔案管理與辦公自動化之間是相輔相成的關系

（一）檔案管理與辦公自動化之間具有相互促進的作用

處于信息化時代，辦公自動化在各行業中很普及。檔案管理是一項復雜而煩瑣的工作，采用辦公自動化設備實施管理，可以促進檔案工作的系統化。因此，辦公自動化設備的使用，對于捋順檔案管理程序，促進檔案規范化管理具有重要的作用。與此同時，檔案管理對于辦公自動化網絡技術也具有一定的推進作用。隨著檔案的辦公自動化管理的興起，開闊了自動化軟件技術的開發領域，自動化網絡技術、檔案數據庫技術等等，都成了促進自動化軟件研發的方向。檔案管理與辦公自動化的相互促進和發展，為雙方的動作提供了更多的便利和迅速的發展的保障。從學科角度而言，檔案文件本身就是一種信息形式的存在，而辦公自動化是處理信息和傳遞信息的工具。因此，辦公自動化與檔案管理是有過程和結果的關系。

（二）檔案管理與辦公自動化之間存在著差異性

傳統的檔案處理方式主要是針對紙質資料而言，多數為紙質文件、照片、光盤以及獎杯等等的實體信息。辦公自動化的檔案處理則是電子技術手段的應用。采用先進的信息技術，運用網絡進行文件信息的交流，從而形成了實現無紙化辦公的趨勢。

三、實現檔案管理與辦公自動化的有效融合

（一）對于檔案管理實施標準化建設

從管理體制方面入手，對于檔案文件實施協調管理。將文件的前期處理工作納入到檔案管理工作職責范圍中，為檔案管理打下良好的基礎。對于檔案管理要制定規范的流程，包括檔案文件的前期處理、著錄以及電子文檔格式等等，都要進行標準化處理。在設計檔案信息管理系統的過程中，要考慮到各項技術參數，包括數據接口標準、不同類型數據轉化標準等等，實施規范化設置，以提高工作效率。

（二）加強辦公自動化系統的安全維護工作

檔案管理部門要確保計算機自動化設備在安全的環境下運行，以使檔案信息的傳送安全可靠。為了防止檔案軟件受到病毒或者黑客的侵擾，安裝病毒防護軟件之后，要注意實時更新，以確保信息的高效傳輸。辦公自動化系統平臺被設置在內部網絡中，與外網建立起連接。為了提高檔案管理的安全性，要進行辦公自動化系統的安全維護工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地質，然后對于允許訪問的地址進行重新設置連接。其次是接入防護墻，以對外網進入的數據進行認證，實施有效過濾。禁止操作的業務，防火墻會予以禁止，即便是有信息通過，也會在防火墻信息內容中有所記載。此外，防火墻還可以對于網絡系統進行檢測，并針對系統的運行狀態予以提示。

四、結論

綜上所述，信息技術的進步，使傳統的檔案管理已經不再適應時代的要求。為了提高檔案管理的工作效率，引進辦公自動化網絡，不但能夠提高檔案工作質量，而且還完善了電子檔案管理建設，以利于檔案管理工作的進一步發展。參考文獻：

[1] 陳文珊.簡述檔案管理與辦公自動化的融合[J].信息與電腦，2012（01）.

[2] 朱麗華.淺談檔案管理與辦公自動化[J].城建檔案，2013（02）.

[3] 胡新譜.高校檔案管理與辦公自動化聯網的探討[J].科技信息，2013（07）.

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關鍵詞：醫院；辦公自動化；檔案管理；完善

前言

作為醫院管理的主要內容，檔案管理內容多涉及醫院醫療技術、科研成果以及相關設施運行等內容，是推動醫療事業水平提高的關鍵。但從現行大多辦公自動化醫院，其在檔案管理工作方面仍表現出一定的滯后性，難與醫院整體信息化建設速度保持同步，無論在檔案管理制度或人員配備等各方面都表現出一定的缺失狀態，無法起到服務于醫院發展的作用。因此，如何做好檔案管理工作成為現行辦公自動化環境下醫院需考慮的重要內容。

一、醫院辦公自動化環境對檔案管理的具體要求

在辦公自動化條件下，其要求醫院在經營管理活動中都應滿足自動化、信息化等特征。其中在檔案管理方面首先需保證其具備較高的工作時效。從醫院檔案的具體分類看，多表現為設施建設、財務、教學以及醫療等所有相關資料內容，通過辦公自動化管理，需在實踐操作中保證管理程序以及檢索功能等得以充分發揮。其次要求管理人員綜合素質較高。由于辦公自動化環境中，所有管理工作都需依托于互聯網、計算機等實現，醫院工作者除掌握基本檔案管理內容外還需對設計算機操作技能等熟練掌握，滿足自動化環境中檔案管理水平得以提高。再次，標準管理體系的構建。自動化的基礎在于標準化體系的構建。辦公自動化檔案管理中需做到明確檔案管理標準，利用統一管理方式推動管理建設。最后，采用多樣式的存儲方式，徹底改變以往完全依托于紙質形式的存儲方式，需利用過多實物載體如影響或電子文本等，既可是檔案管理空間得以提升也可使檔案使用周期得以保障[1]。

二、檔案管理存在的弊端分析

（一）從檔案管理標準角度

辦公自動化是醫院信息化建設的重要環節，其在設備應用方面都較為先進，但卻使檔案存檔產生較為嚴重的問題，如自動化后的存檔資料多以正式文件形式為主，原始底稿丟失或漏存等。同時歸檔中完全將復印件或打印材料作為底稿的情況也較為普遍，充分說明管理中不具備規范化、標準化等特征。事實上，辦公自動化條件下，關于檔案管理更要求體現數字化特征，確保檔案材料收集、處理歸檔以及檢索利用更為便捷，而這些目標的實現都要求做好檔案管理標準的構建。

（二）從人員素質角度

以往以紙質為主的檔案管理過程中，對管理人員不做學歷或知識程度等方面的要求，但在辦公自動化環境下，許多歸檔文件在存儲形式上表現出多樣化特征，要求結合一定的技術與原則對檔案進行管理。而現有管理人員素質很難滿足辦公自動化管理要求，很多檔案管理人員不具備計算機或網絡操作相關知識，而引用專業計算機技術人員卻又無法快速適應檔案管理工作，這種情況下辦公自動化環境中復合型人才的缺失成為主要問題。

（三）從辦公自動化系統角度

盡管醫院建設中逐步引入辦公自動化系統，但受技術水平限制，系統開發質量很難保障，許多開發商為提高系統集成度往往忽視對用戶實際需要的考慮，造成醫院檔案管理中辦公自動化系統的應用常出現問題。以OA管理系統為例，其在設計過程中便容易忽視與檔案管理軟件間的聯系，管理人員無法利用其進行全程管理與監控文件的流程[2]。

三、完善醫院檔案管理的具體策略

（一）檔案管理標準的確定

檔案管理標準確定中，首先需明確醫院檔案管理涉及的主要內容，如收集、整理、檢索等。在此基礎上將歸檔材料做好檢查工作，通過有效的鑒別使檔案信息資源價值得以保證。同時，在檔案管理標準中，還需結合辦公自動化程度，適時做出檔案管理標準的修改與完善，尤其應將相關管理人員的職責進行明確，這樣可使檔案得到規范化管理。

（二）人才培養機制的構建

醫療衛生事業的快速發展是檔案類型出現較多變化且數量持續增多，為檔案工作人員帶來沉重的負擔。醫院應結合辦公自動化系統特征，適時開展檔案管理人才培養工作，保證其基本檔案管理知識夯實的基礎上做好計算機技術能力培養工作，并引入相應的考核機制，有利于促進檔案管理人員素質的整體提高，滿足醫院自動化辦公的基本需求。

（三）管理系統的完善

在管理系統完善過程中，要求根據現有系統平臺進行管理子系統的構建，其目標在于使電子檔案的管理可配合電子公文運轉一同完成。同時在設計過程中要求根據醫院實際業務經營管理特征，確保系統工作平臺設計的基礎上，其他基礎組件包括權限管理以及表單等都可融入其中，確保系統整體適用性得以提高，有利于實現文檔一體化的目標[3]。

結論

檔案管理水平的提高是適應醫院信息化建設的關鍵所在。實際管理中應結合辦公自動化實際特征，立足于現行檔案管理中存在的問題，從人才培養機制構建、管理標準明確以及管理系統完善等各方面使信息化建設水平得以提高，為醫院的持續發展奠定基礎。

參考文獻：

[1]薛理花.基于辦公自動化環境的醫院檔案管理探析[J].商,2015,25:79+36.

[2]萬秀華.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].臨床醫藥文獻電子雜志,2014,03:420+423.

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關鍵詞：計算機技術；檔案管理；辦公自動化

     隨著計算機網絡技術的快速發展，社會生活的各個領域都已經離不開計算機技術的參與，計算機已經成為維持社會生活正常運行而無可替代的重要工具。尤其是在辦公領域，因計算機技術的加入，而變得異常高效、節能，說計算機技術為企事業單位的日常辦公帶來一場巨大的革命一點也不為過，同時這也為辦公自動化引入檔案管理領域打下了堅實的基礎。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動強度是為大家所知的，因此，檔案管理領域引入辦公自動化技術，對于企事業單位必然會產生促進作用。

1.加強檔案管理自動化的意義

每一份檔案對于企事業單位的發展都有著特殊的意義，不但要對其進行妥善保存，而且還要長時間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經常面臨著水、火、蟲等災害的威脅，單位經常投入大量的經費來加強這方面的管理，同時也因檔案規模大，無法對其逐一進行備份，每年都會有部分檔案因上述問題而導致損壞，給單位的發展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經常、反復的進行查閱，這就無法避免的對原件造成了磨損，同時也有被遺失的風險。部分單位已經選擇利用掃描錄入的方式對檔案進行電子化處理，但是對于電子檔案的保護、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進一步探討。就目前檔案管理辦公自動化的現狀來看，存在著標準化滯后，管理軟件繁多，沒有進行統一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高?，F階段迫切解決的問題并不是硬件設施建設的問題，而是如何使硬件設備正常發揮出功能的問題。網絡化、信息化，已經成為社會各界所廣泛關注的問題，它也是人類社會發展的主要趨勢，檔案管理必須要順應這一發展趨勢，利用好各種優勢，做好自身建設。

2.將檔案管理與辦公自動化相融合的措施

2.1做好宣傳工作，提高領導重視程度

一項工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領導干部的重視程度有非常重大的關系，所以，檔案管理人員必須要積極主動的做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領導的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領導的同意條件下，通過專題講座、培訓教育以及發放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠對檔案管理信息化有一個必要的認識，以爭取到領導、員工對檔案管理工作有一個充分的認識和理解，為檔案管理工作實現規范化、標準化、信息化打下基礎。

2.2統一規范，加強標準化建設

想要做好檔案管理辦公自動化的標準化建設，可以從以下幾個方面進行考慮：首先，加強檔案管理體制建設。據筆者了解，現階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開進行的，分別隸屬于兩個管理部門，這就使得檔案管理部門無法對文件的前期進行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規范。單位可以考慮在內部對檔案管理與文件管理實行統一領導，協調管理，促進兩者同步發展。使檔案管理部門能夠對文件的前期處理進行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責范圍之內，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎。其次，規范檔案管理流程標準。對文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進行標準化處理。最后，對技術操作進行標準化。檔案信息管理系統在設計的過程中，必須要考慮到兼容性、實用性以及高效性，對技術參數、技術標準進行規范化設置，比如數據的安全標準、接口標準以及非同一類型的數據實施轉化的標準等等，只有對整個系統進行標準化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發生的機率。

2.3完善對電子檔案的監督管理職能

單位在選擇檔案系統管理軟件的過程中，必須要選擇已經通過檔案管理相關機構認證，可以廣泛使用的系統軟件。單位內部在安裝管理系統與辦公自動化系統時，必須要有上級檔案管理部門參與驗收工作。在對電子文檔進行存儲時，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存備用。也就是說，從系統軟件購買到安裝使用整個過程都必須進行嚴格的監督，以防止為日后的使用埋下隱患。

2.4加強硬件設施、軟件設施的基礎建設

在硬件設施建設方面，保證各部門之間硬件設施的兼容性與匹配性，保證計算機在安全環境下運行，同時確保信息在傳送過程中的穩定性與安全性。在軟件設施建設方面，要及時對安全漏洞進行修補，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時開放，以防止計算機病毒、黑客對系統的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸的高效性。

2.5對系統的內網與外網進行有效隔離

在單位辦公自動化系統的內網與外網之間設置一道物理隔離層，是辦公自動化系統安全性、有效性的前提。第一個保護層是路由器，路由器要將所有的IP地址進行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動化網絡系統中。第二個保護層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認證機制的，防火墻包括以五個基本功能，即：對進、出網絡系統的數據、信息實施過濾；對進、出網絡系統的訪問進行有效管理；封堵禁止操作的業務；對通過防火墻的信息內容進行有效記錄；對攻擊網絡系統的行為進行檢測與提醒。

2.6加強檔案管理人員的素質建設

任何一個體系的執行，最終都會落實到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質，這是實現檔案管理與辦公自動化更好融合的一個重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場，純熟的檔案管理知識，同時還要具有熟練的計算機操作技能，不斷努力學習，更新自己的知識架構，與時俱進，為實現檔案管理事業的發展，發揮出自己應有的作用。隨著計算機網絡技術的快速發展，網絡事故時有發展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術 也在不斷更新，這些都會對要案信息管理構成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術，努力提高自己的綜合素質，為檔案管理工作以及單位事業的發展貢獻出自己的力量。

3.總結：

綜上所述，經濟與科技的快速發展，使傳統的檔案管理模式已經無法適應人們對檔案管理的需求，辦公自動化的出現有其必然性，它必將會在提高檔案管理工作效率，以及工作質量方面發揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領導重視程度；統一規范，加強標準化建設；完善對電子檔案的監督管理職能；加強硬件設施、軟件設施的基礎建設；對系統的內網與外網進行有效隔離；加強檔案管理人員的素質建設等方面入手。

參考文獻：

[1]宋李娜.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].檔案,2010,(02).

[2]席玲.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].時代教育(教育教學),2011,(03).

[3]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案,2011,(01).

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關鍵詞：作用工作內容發展

結合我的工作內容做以下簡單的闡述。

一、檔案的作用

科技檔案管理在企、事業單位和在城市建設工作中都是一項技術基礎工作，能為科技生產活動提供技術支持，為組織管理工作提供信息依據，是生產技術管理、科研、設計管理或城市建設管理等的一個組成部分?？梢栽诟蠓秶鷥冉M織和開發利用科技檔案信息資源，實現科技檔案信息的社會共享。

二、主要工作內容

1、檔案的收集工作

收集工作是把科技檔案從其形成部門或形成單位集中到企、事業單位的檔案管理部門，為實現科學管理積累豐富內涵打下基礎。

檔案的收集分為紙質文檔和電子文檔兩塊。紙質文檔是由體系表格和技術檔案組成的。體系表格是按照ISO9001：2000質量體系要求填寫的一套質管體系表格。是記錄項目建立、成長、運行過程及后期服務、跟蹤的一套科學管理程序。技術檔案分為方案文本、圖紙、資料以及設計過程中產生的變更、修改及顧客提供的一些與之相關的資料文件。電子檔案的主要內容是成果文件，包含方案成果、效果圖、修改文件及最終全套成果圖紙。

2、檔案的整理工作

整理工作是將集中起來的科技檔案按其形成規律和內容、形式特點，進行科學分類、系統排列和基本編目，實現庫藏科技檔案的科學組織和系統化。

底圖歸檔不僅要保證圖紙的完好性，更重要的是要保證圖紙的完整性。在歸檔過程中要按照各工種圖紙歸類。歸類后的每張圖紙要按序列號順序排列。如出現破損情況，根據破損的程度大小進行修補，最后裝入保管圖紙專用的大號牛皮紙夾中進行歸檔。

紙制歸檔是按照ISO9001：2000質量體系要求完成的一套質管體系表格。需按照體系文件的編號核對歸檔文件中有無少頁、漏簽現象，按照圖序排列好，進行裝訂，最終存入檔案盒中。并對應相應的項目，按照日期、檔案號、項目編號、項目名稱、項目負責人、項目分管人、歸檔人的順序認真登記到檔案冊上。

3、檔案的保管工作

檔案保管工作，須根據不同 的檔案材質，采取不同的管理手段和技術措施確?？萍紮n案的完整、安全和質量，控制檔案儲藏環境，完善防火、防盜、防蟲等三防措施。維護庫藏科技檔案的科學序列，為最大限度地延長科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實行監控。

4、實現工作流程的自動化和知識管理的自動化

實現自動化是將電子檔案的成果文件進行刻盤、編號，并進行表格錄入工作。在傳統的手工辦公模式下，檔案的保存、共享、使用和再利用是十分困難的，尤其是檢索工作難度更大。實現了辦公自動化后，既方便了技術成果的保存安全，不丟失，又使得調檔查詢快捷方便。只需要簡單的搜索，就可以快速的查詢到需要找尋的技術成果。

5、檔案的調檔工作

調檔工作是一項經常性的工作。主要分為兩類調檔。一是本單位技術人員調檔。主要涉及查找自己的成果資料、方案文本、地勘報告；設計過程中出現變更需要對應之前的圖紙加蓋修改變更章以及他人的技術成果作為參考范疇拓展設計思路。另外就是顧客單位需求例如圖紙的加曬工作。只要是按照ISO9001：2000質量體系要求的程序下，按照保密要求，在不損害單位的利益及違反合同的前提下，都應及時的滿足各方面人員的要求，令大家滿意。

三、檔案管理的發展

目前的辦公自動化輔助檔案管理，還處在初級階段，還是以傳統的紙質文件占據主導地位，隨著國家現代化建設事業的飛速發展和科學技術的不斷進步，越來越多數據庫類型的自動化軟件問世。只要在百度中輸入：“OA 辦公 管理 系統”就可以找到很多OA的開發商網站。

當下是個瞬息萬變的信息社會，提高工作效率，加快單位內部信息溝通，為領導提供快速、準確的決策信息，都需要一個快速有效的辦公自動化系統進行一系列有效的溝通。目前本單位也正處在試行階段，當完全實現辦公自動化檔案管理后，比如，新進員工需要查找文件，管理員只要給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他就可以瀏覽符合他身份權限的各種資料，這樣既快捷又方便，省去了很多中間環節，提高了工作效率。

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1、后勤保障工作。做好日常行政、會務保障工作的同時，為股東會董事會等重大會議提供材料支撐、會務保障，并做好后續工作。根據去年公司的股東會、董事會、監事會決議，積極與雨花區市場監督管理局溝通協調，認真準備相關材料，高效順利完成董更、新章程備案等工商登記事宜；每周五及時收集整理各部門本周工作完成情況及下周工作計劃，為《月度重大事項報告》上報提供依據。

2、檔案管理工作。配合集團投資部合同管理專項檢查，梳理信投本級及控股子公司2015年7月1日—2017年6月30日新訂立的重要經濟合同以及以前年度訂立的，目前仍在執行的重要經濟合同，完成統計表格并形成自查報告；去年六月開始，由我接手負責公文流轉工作，我嚴格按照要求，及時做好收文、發文、流轉及歸檔工作。重大事項及對時間期限有要求的文件，做到及時跟進、及時提醒，保證各類文件傳閱的時效性，并及時將文件精神傳達到相關部門及各參控股公司，確保政令暢通；嚴格執行用印管理制度，把好印章使用關口。

3、文化宣傳工作。在集團內網及時報道公司的發展動態，重大活動的開展情況，嚴把信息報送審查關，全年報送有價值、高質量的信息56篇；向信司黨務工作群推送圖文并茂的讀書小組活動、信投大講堂開展實況；對參與人數多，影響范圍廣的員工健步走活動、成員企業員工拓展活動、新員工入職培訓和新媒體課程培訓，盡職盡責做好后勤服務工作。

4、其他工作。草擬半年工作會議和年度工作總結等匯報材料供領導修改；協助其他部門完成工商材料調檔和向集團投資管理系統資料更新與錄入；完成2018年公司報刊征訂工作；參與服務集團回顧表彰大會，展現公司良好的精神氣象；發揮黨員先鋒模范作用，投身結對幫扶困難戶的走訪幫扶工作。

二、工作中存在的問題

回顧一年，我嚴格要求自己，在工作上認真履行職責，但距離自己和領導的要求還差很遠，我也清醒的看到了自身存在的問題，主要表現在：

1、工作經驗不足，在工作的處理和推進上仍然有所欠缺，需要不斷加強各方面能力的鍛煉，不斷提高自己的辦事、辦文能力，提高工作效率。

2、文字功底不深，缺少縱深挖掘的延伸和大局觀，需要進一步加強積累和思考，更好的適應辦公室的文書寫作工作。

3、創新意識不強，組織協調能力還有待提高。

三、明年工作展望

1、及時反饋、形成閉環。做了不等于完成了，小到給相關部門送一個材料、會務保障結束客人離開，大到階段性的進展、難以解決的困難都要及時反饋，這樣執行工作才算有始有終，形成一個閉環。這就是我們主任常和我們說的，“凡事有交代，件件有著落，事事有回音”。

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一、辦公室檔案管理的弊端

進行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達到本身的目的。但現在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個問題在辦公室檔案管理中就很常見：

（一）淡薄的管理意識和落后的管理方式

淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業素質低，導致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時，也就造成了管理方式越來越落后。時代在發展，為了辦公室檔案管理工作更好的進行，有必要在這一領域進行改革，既把現代網絡信息技術應用到其中。

（二）專業水平有待提高的管理人員

首先，管理人員專業水平的低下以及專業知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應時代的發展，提高管理人員的素質成為了當務之急。其次，傳統的辦公室檔案管理模式已經無法適應這個時代的要求，信息化時代要求辦公室的檔案管理這個領域也要實現信息化，這就在無形中對工作人員的素質的要求也上升了一個臺階，而只有信息網絡化與具有專業素質的工作人員結合起來，才能是檔案管理的效率進一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。

（三）亟需強化網絡信息化建設在辦公室檔案管理領域的發展

首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎之上還要能夠把各個時段以及各個種類的檔案進行整理，管理人員如果繼續應用傳統的檔案管理模式，根本無法適應辦公室檔案管理的發展。其次，目前在檔案管理工作中應用網絡信息技術只是一個開始，有很多地方還不夠完善，導致目前還存在信息化檔案與紙質的檔案并存的現象，這一點同樣有待于改善。再次，現階段的檔案管理模式不夠系統化，不夠專業化，許多應用網絡信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。

二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

辦公室的檔案管理工作在企業中是非常重要的一項內容，它與辦公室的各項業務息息相關，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復雜，因為需要管理的檔案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點在這項工作中需要改進的地方：

（一）辦公室檔案管理制度需要完善

檔案管理工作的落后有一點原因是其在過去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協調有序的進行，就要對檔案管理及文件管理工作同時加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點：首先，為解決檔案的安全性問題，要對重要的文件進行保密處理，并且針對不同等級的保密文件采取不同的措施，這樣才能是檔案的保密工作更加徹底，更加有效。其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題，應采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。再次，監督工作在檔案管理工作領域中也非常重要，因此此項工作應由兩個人同時完成，既保證了團隊合作又可以保證互相監督，更加確保了檔案的安全性，加強了檔案管理制度的完善性

（二）相關人員及單位的檔案管理意識需要加強

目前檔案管理工作沒有明顯的進展，有一方面是因為相關單位對其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識，然而為了使檔案管理工作正常有序的進行，加強單位對此項工作重要性的認識是非常必要的，因此有關單位應做到，管理意識加強，管理方式改進，管理理念與時俱進等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。

（三）檔案管理人員的專業水平還不夠高

檔案管理人員的專業素質不夠高會導致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時代的發展，對辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強管理人員的專業水平，一方面要從根源開始，選拔高素質人才，一方面就是對原有的工作人員進行專業素質的培訓，使其適應時代的發展以及工作的需要。

（四）檔案收集工作不夠強化

不夠強化的檔案收集工作會導致檔案的管理工作無法有秩序的進行，因此一定要加強辦公室的檔案收集，從類別或時間等不同的角度進行整理收集，并用計算機進行有效的管理。

（五）檔案管理需要與網絡信息化技術相結合

將檔案管理與網絡信息化相結合可以有效的提高管理人員的工作效率，是管理工作快速有序的進行，網絡信息化的應用會使檔案管理工作更加方便快捷，同時也改變了低效率的紙質管理模式，加強了檔案管理工作的秩序性，準確性，及快捷性。

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承德市軍隊離退休干部休養所 河北承德 067000

[摘要]現階段，我國事業單位或辦公室工作人員的一項重要任務就是對單位的檔案進行合理有效的管理。通過對事業單位檔案進行有效的管理，加快事業單位的發展。進入二十一世紀以來，我國的計算機技術得到了迅速的發展，利用計算機技術進行檔案管理成為了新時期我國檔案管理的新趨勢。以下文章就現階段我國檔案管理工作中存在的問題進行探討，并進一步提出加強辦公室檔案管理工作的幾點措施。

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關鍵詞 ]新形勢；辦公室檔案；檔案管理；意義；措施

引言

對于辦公室里的工作人員來說，進行單位里的檔案管理是日常工作的一部分。做好檔案管理工作對事業單位的發展有著極其重要的作用。所謂的檔案管理，就是對事業單位內每一項事務進行合理有效的記錄，以便日后查詢與應用。但是，就我國新時期下的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，本文就這些問題出現的原因進行探討，并結合自身經驗，提出幾點改善檔案管理工作的措施。

一、新時期辦公室檔案管理工作的重要意義

在我國經濟高速發展的形勢下，對事業單位辦公室檔案進行合理管理具有重要意義。一方面，辦公室檔案管理可以幫助事業單位做出正確決策。辦公室檔案記錄了單位的工作人員信息、資金運轉狀況、產品質量數據等內容，這些信息的匯總可以有效的幫助各事業單位做出決策。另一方面，辦公室檔案管理在處理知識產權的糾紛問題上，會為事業單位提供一個有力的證據。辦公室檔案詳盡的記錄了各單位科技創新的初期探索和后期的成果，一旦發生產權方面的糾紛時，各單位可以從檔案中查找證據，維護事業單位的合法權益。

二、新時期辦公室檔案管理存在的問題

第一，事業單位的管理層缺乏對檔案管理的重視。新時期下，辦公室檔案的管理有著極強的專業性。然而，許多的單位管理層對檔案管理不夠重視，這就導致了檔案管理問題的存在，比如沒有將檔案管理信息化，檔案嚴重的老舊破損，管理工作缺乏合理性等。

第二，許多事業單位沒有形成完善的辦公室檔案管理機制。目前我國許多的事業單位檔案管理方法老舊，沒有形成完善的管理機制。各單位的檔案主要用于應付上級檢查，沒有實質性的意義。另外，檔案的填寫十分隨意，沒有嚴格按照要求如實的進行填寫，這就為檔案的管理工作帶來了很大的麻煩。究其原因，就是各單位沒有形成一套完善的辦公室檔案的管理機制。

第三，辦公室檔案管理的硬件設備跟不上是造成檔案管理工作混亂的一個重要原因。新時期的辦公室檔案管理工作對計算機等高科技產品具有很大的依賴性，也正是電子產品的應用，極大的提高了檔案管理的質量。然而，由于事業單位不愿意在檔案管理工作中給予充足的資金支持，這就導致了管理設備極度老化，嚴重影響了檔案管理工作的進行。

第四，辦公室檔案管理工作缺乏專業性的工作人員。辦公室檔案的管理是一個技術性很強的工作崗位。然而，由于事業單位沒有對該崗位引起足夠的重視，這就導致了檔案管理人員缺乏管理方面的專業性知識，這對檔案的管理來說十分不利。另外，由于檔案管理人員對管理工作十分隨意，加上其受教育程度有限，嚴重影響了檔案管理的效率。

三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

通過上述文章的總結，不難發現現階段我國辦公室檔案的管理工作存在著許許多多的問題，這些問題的存在嚴重影響了我國辦公室檔案管理的效率，制約著事業單位的發展，所以加強辦公室檔案的管理工作勢在必行。

第一，事業單位的管理層應該對檔案管理工作予以高度的重視。只有管理層的檔案意識加強了，才會使檔案管理從填寫、保存、更新、應用方面得到改善。

第二，完善辦公室檔案管理機制，實現對事業單位檔案進行合理有效的管理。一方面，對檔案管理的整個過程進行完善。首先，要求員工在進行檔案采集時，一定要根據實際情況如實填寫，以保證檔案的準確性。其次，在檔案的存放過程中，改善存放條件并對檔案進行分類合理存放。對檔案存放的房間進行定時檢查，以確保檔案的安全性。對檔案進行分類存放，不同種類的檔案不要混淆，方便以后檔案的查找。最后，對檔案進行實時更新，以確保檔案具有強烈的時效性和準確性。另一方面，做好辦公室檔案的銷毀工作。按照規定，部分檔案的保存具有一定的時間限制，一旦檔案到期，就要對檔案進行銷毀。在這一過程中，一定要向有關部門講明，得到允許后才可以進行相關的工作。

第三，提高辦公室檔案管理人員的專業知識水平。辦公室檔案的管理具有很強的技術性，工作人員的專業素質關系到辦公室檔案管理的合理有效性。一方面，在辦公室檔案管理人員的選拔上一定要嚴格，注重工作人員的專業素質，提高工作積極性。另一方面，注重工作人員專業知識的培訓工作，對檔案管理人員的專業知識進行及時更新，特別是計算機方面的專業知識。隨著計算機技術飛速發展，其更新速度逐漸變快，加強檔案管理人員對計算機的使用水平有助于實現檔案的高效管理。另外，培養檔案管理人員嚴謹求實的工作態度也十分重要，只有員工的工作態度得到轉變，才會完善辦公室檔案的管理。

第四，辦公室檔案管理工作中，充分利用信息技術。隨著信息技術的發展，一些具有大數據容量、層次結構優化的辦公軟件相繼問世，它們的出現極大的提高了辦公室檔案管理工作的效率。因此，充分考慮信息化，數據化等管理方式的應用，將辦公室的檔案進行分類別、分層次的管理，可以極大的提高工作人員辦公的效率。當然，這也對辦公人員的信息技術水平提出了很高的要求。

結語

二十一世紀以來，科學技術進入了全面發展的新時期。隨著相關技術的應用，我國的辦公室檔案管理工作得到了有效的加強。但是，就現階段我國的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，比如管理層對檔案管理不夠重視、沒有完善的管理體制加上辦公室檔案管理人員沒有足夠的專業知識，嚴重影響了辦公室檔案的管理工作。因此，只有不斷地提高檔案管理的技術水平，加強體制的完善和工作人員的工作態度，才能促使檔案的高效管理，加快事業單位的發展。

參考文獻

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關鍵詞：文書檔案管理；辦公自動化；實際應用

只有提高了文書檔案的管理才能提高日常工作的效率，充分利用時間。隨著當今社會的發展，文書檔案的管理得到了一定程度的進步，然而辦公自動化的應用卻加快了這一進程，更好的使社會各方面都能得到提升。因此推廣以及應用自動化文書檔案管理是必然的趨勢。

1 應用辦公自動化文書檔案管理的好處

1.1 提高了工作效率

傳統的檔案管理工作費時費力，專業性很強，人員在操作過程中不小心就會出現錯誤。傳統的文書管理工作有三難：遺失立卷難，費腦費心，操作難度大，工作程序枯燥繁瑣，工序多而繁雜，干起來枯燥乏味，掌握起來也難：二是管理工作難，需要人操作的工作量大：三是提供利用效率低下，查準率并不高。如果因為文檔人員立卷水平不高，出現組卷不合理、所擬標題不能準確提示卷內文件的內容，查找起來就很困難。

而在計算機信息技術高度發達的今天，應用信息技術來簡化工作，節約時間和減緩壓力是很普遍的事情，通過這種計算機信息技術我們可以獲得媒體多種多樣的信息源，加強了對各行各業的聯系，使工作變得更加輕松合理。

1.2 獲取信息更為方便

計算機的出現促使檔案管理走向一個新的方向。無論從信息的錄入來看還是從查找信息來看都更加方便而且節約時間，更重要的是減少了很多繁瑣不必要的操作。我們可以利用計算機直接建立一個檔案管理系統，對檔案系統進行規范和日常維護，更多的人可以通過資源共享來瀏覽系統化的檔案，也有助于人們了解什么才是檔案管理工作。從總的來看，檔案管理工作比以前要更加的簡約，效率更高。

1.3 提高了安全性和穩定性

傳統的檔案管理和現今的管理方式進行比較，可以明顯看出傳統方式的繁雜之處，首先錄入檔案的工作就很繁重，長期保存檔案的成本也很高，一旦保存時間長了，尋找就會很麻煩，而且有可能出現遺失或者蟲蛀等損壞現象。而且傳統的檔案和文件如果要長途運輸的話，一半會采用運郵的方式，這種方式相當危險，很可能會造成信息的泄露或者遺失，對于企事業單位的安全性產生威脅。反觀現代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隱蔽性，就算距離再遠，也能快速準確的傳輸。

1.4 減少了辦公難度

就我們所知，有些特殊工作的難度主要在于信息量巨大，比較復雜，分類也麻煩，因此人工操作的時候工作難度高，工作壓力也大，比如氣象的文書管理工作正是如此。而文書檔案的自動化完全解決了這些難題，正是因為計算機擁有存儲空間，可以錄入信息并且保存，在有需要的時候只需要查詢即可，因此氣象文書檔案在管理方面自然也變的容易，工作人員的壓力隨之減輕，辦公的效率要比以前更高，更快捷。

2 應用辦公自動化文書檔案管理的缺點

2.1 對工作人員的要求較高

雖然應用計算機管理文書檔案會更加便捷，但是與之相反的是想要熟練的操作電子信息技術卻存在著一定的難度，這絕不僅僅是數字管理，作為一名文書檔案管理員應用計算機管理檔案的時候必須掌握相應的計算機技術，擁有專業的計算機水平。辦公自動化文書管理要求工作人員要熟悉掌握理論知識，管理方法，管理技術和管理流程，它不同于手工操作，只是一些簡單紙質檔案，較為簡單。但是，目前來看，計算機水平較高的人才少之又少，所以這種高科技的文書檔案管理技術，不能快速的有效發揮。

2.2 對文件的保密程度差

文書檔案的辦公自動化有優勢但也有劣勢。眾所周知，文書檔案是記載處理問題和采用措施的載體，因此在日常的工作當中，管理人員就需要經常的修改或者在有需要的時候瀏覽、傳送，并且修改之后不留痕跡，然而在這些操作過程中如果不夠細致，可能會造成原文件出錯或者丟失，這使得工作不能順利進行。更加嚴重的問題是隨著計算機技術的發展和完善，還是會有偽文件夾雜在檔案內，這些偽文件沒法認出，文件的保密性自然令人擔憂。但在這一方面傳統的檔案管理方式要稍微好一些。傳統的檔案需要手寫錄入，每個工作人員的字體也不一樣，一旦文件修改就必然會留下痕跡。一般紙質的檔案上面會有管理層的簽字或者公司的印章之類的，那么假的文件就容易被識別出來。但電子文件是不能蓋章的，所以從這一點看電子檔案管理是存在相當大的弊端的。

3 彌補文書檔案管理自動化弊端的方法

文書檔案的自動化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重點問題就是趨利避害，找到正確的處理方法，進行整頓，提高自動化管理的效率。

3.1 建立獨立的網絡系統

在工作的過程中，要將平常的辦公網絡系統和文書檔案管理的網路系統劃分開，這是保護文書檔案安全的關鍵，也是最有效的措施之一。用現代的隔離裝置，對不同的網絡系統進行隔離，并設置上防盜裝置，例如，密碼識別，這樣可以使得文件在一個安全的系統內流通。還可以用防火墻進行保護，大多數的防火墻都是必須通過認證的，對不同的網頁的訪問都要經過嚴格的確認，對于無關的消息來源快速隔絕，防止對系統造成損害，所以防火墻能有效的封鎖消息。

3.2 加強對檔案管理人才的培養

檔案管理人員的技術水平不夠高，會嚴重影響到工作的質量和速度的。所以，要加強人才的培養，首先，要大量的引進高端的技術產品和硬件設施，要使得檔案管理人員，對這些設備有新的了解和認識，只有熟悉了產品的性能，才能進行下一步的深入學習，和對技術的熟練應用，提高管理水平。要帶動員工學習和管理的積極性，個人的主動性影響著學習效果，如何調動管理人員的積極性呢？這是一個關鍵問題，例如，可以以考試的形式對人員進行分段的考核，文書檔案管理部門要加大管理力度，可以強強合作，加強和外界的交流，借鑒成果，增大自己的交際面，時刻關注科技的進步情況，引進最先進的技術，提高工作效率。

結束語

雖然文書檔案的自動化管理存在一定的風險，但總的來說對各個企事業單位的幫助還是利大于弊。社會在發展，現代的信息技術也在發展，各單位的工作職責也在增大，提高檔案管理的能力和專業性，更多的推廣和使用自動化文案管理是時展的趨勢。這有利于新時代的檔案管理人才的成長也有利于工作效率的步步提升，人員的壓力減輕了，就從沒有意義的勞動中解脫出來從而更好的工作。

參考文獻

[1]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內江科技，2006（3）.

[2]楊勇，劉晶.關于“文書檔案一體化”的若干認識[J].大學圖書情報學刊，2003（1）.