檔案信息電子化范文

導語：如何才能寫好一篇檔案信息電子化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件

檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。

1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應對措施

3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

【參考文獻】

[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學術版，2006（05）.

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一、電子文件定義及其特點

所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。

第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。

第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統意義上的“親筆簽名”，法律上能否認可、如何認可；圖像、聲音的形成、技術鑒定水平及準確與否，電子檔案文件的法律依據等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應規范和制度。對于檔案管理領域內的電子化管理這一法律法規性很強的工作，更需要法律、法規和制度進行規范。

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1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。三、檔案信息化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。，大多數基層檔案館室對機的單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

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關鍵詞：文書檔案 管理 電子化

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2013）05-0196-01

隨著當前社會中計算機技術和信息技術不斷的開發和利用，人們對網絡技術和信息技術的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現了高水準，高系統化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當前人們對檔案管理過程中的系統化，精確化，各種先進的技術在檔案管理工作中的應用不斷的加快，成為當前為人們提供準確信息的前提，用以滿足當前人們對信息的需求。

一、文書檔案管理信息的電子化的優點

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環節，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術進行工作的前提和基礎，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標準化和規范化。

1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。

2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統的紙質載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節約型社會的理念。

第三，電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。

第四，提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，只要有互聯網，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象，綠色節能，大大節省了人力、物力和財力。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點

首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問題隨著網絡的普及而變得更為嚴峻： 現在，通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題都對電子檔案的安全性構成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設置專門人員維護計算機和局域網，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。

第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴重，現在全世界各大軟件開發公司都相對獨立，為了獲得更多經濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉換格式。同時也增加了經費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。

三、加快推進檔案信息化技術的基本原則

1、科學化規范化和精細化原則。標準化、規范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規范，才能提高檔案管理的質量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數，強調安全使用和管理。

3、效益與質量兼顧的原則。因為檔案信息數字化建設的艱巨性、復雜性和繁重性，因此需要投入相當的人、財、物力，所以，要堅持效益與質量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質量，思考快捷安全建檔的途徑。

四、改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，本人結合相關資料總結以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網，讓文書檔案只能在局域網的范圍內傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個ip地址范圍內，防止文件流向外網。比較常用的辦法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強人員管理，針對人員素質低的現象，定期進行教育培訓。經過定期的教育培訓，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發生，達到檔案管理的保密要求。

五、結束語

現代社會是一個信息高速發展的社會，是一個科學技術不斷進步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產經營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現者?，F在，科學技術正在日新月異的發展著，信息科學已經影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當前社會發展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經逐步取代老式的紙質檔案管理，更是實現檔案管理過程中對其精確化劃分和系統化整理的有力基礎和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。因此在其工作中實現電子化成為其發展過程中的必然結果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎。加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

參考文獻：

[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應用《商場現代化》2011年第03期

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【關鍵詞】檔案信息電子化 現狀 發展趨勢 建設應用

1.衛生事業單位檔案信息電子化的現狀

1.1標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.2檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

1.3檔案信息管理人員的素質有待提高。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

1.4電子文件歸檔人認識存在誤區。許多檔案管理員認為紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒；

1.5病案現代化管理技術薄弱。病案科應具有先進的計算機、掃描儀、刻錄機、打印機等設備，建立醫院網絡化信息系統（HIS）。網絡化信息系統（HIS）包括門診系統、住院系統、影像檢查系統、檢驗系統和病歷統計系統，這些系統在全院之間應能實現信息共享。

2.醫院檔案信息電子化的發展趨勢

檔案信息電子化是醫院檔案利用工作發展的必然趨勢。運用信息網絡技術管理手段，提升當代醫院檔案管理水平。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，尤其是醫院電子病歷及病案信息化數字化建設要求必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

3.醫院檔案信息電子化的建設應用

所謂檔案信息電子化，就是以館（室）藏檔案資料，紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。隨著國家醫改制度的實施，醫院住院病人越來越多，病例的管理要求也越來越嚴格，紙質病例檔案已經無法再適應當今醫院的發展需求，所以檔案管理信息化已勢在必行。

3.1醫院病案信息的存儲可以采取縮微技術，將縮微技術應用于病案管理可以解決病案的存儲空間問題，而且縮微后的病案與原件具有同等的法律效力。推廣使用電子病歷，雖然目前電子病歷還不具有法律效力，但隨著信息技術的不斷發展，電子病案在我國的應用將會逐漸得到普及，它是信息技術和網絡技術在醫療領域應用的產物，是醫院綜合信息系統的核心，將成為醫院病案管理發展的必然趨勢。應用電子病歷可大大減少各種儲存的成本和保管病案的成本，提高工作效率，降低勞動強度，又能適應醫療質量管理的需要。

3.2提高檔案信息管理人員的專業素質。電子檔案的保護是當前檔案管理的一項重要內容，作為檔案管理部門應具備相應的電子檔案管理知識，配備相應的電子檔案管理設施及設備，如應配備相應的計算機設備、光盤刻錄儀及安全防護軟件等，同時需要建立一整套嚴格、規范、合理的電子檔案保護與利用制度隨著醫療科學技術及信息技術的不斷發展，對醫院檔案管理人員提出了更高的素質要求，除了需要具備專業的檔案管理基礎理論知識外，還應具備計算機理論知識及應用技術，學習和了解醫學活動的規律、工作流程等多學科的知識，不斷提高自身的文化素質，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經驗。

3.3建立“兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質文件同時存檔，形成內容相同的兩套檔案，歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應在每一卷電子文件及紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準確、規范的映射關系，以便于對應和查找。

參考文獻：

[1]王秋荻[1]楊敏[2]；檔案信息電子化問題研究；現代教育科學：中學教師；2009年第1期

[2]張一楠 周晶；檔案信息自動化系統管理若干問題的思考；林業科技情報；2008年第2期

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一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果是又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點

1、檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、網絡化的發展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

3、文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。

4、電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現象尤為明顯，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這些問題丞待解決。

三、幾點應對方法

1.信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。

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關鍵詞 信息化；檔案；電子管理

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）172-0096-02

隨著我國信息技術的快速發展，信息化建設已經成為檔案管理的重要工作。原來的紙質檔案也正在逐漸被電子數字檔案替代。怎樣將先進的科學技術應用于現代化的檔案管理工作中，提高檔案的電子化管理管理水平，加快檔案管理工作的信息化建設，已經成為當前檔案管理工作的重要任務。

1 檔案電子化管理的基本內容

1.1 加強人才隊伍的建設

檔案的電子化管理工作是否能夠順利進行和人才隊伍的水平息息相關。當前的數字革命讓所有的行業均面臨著新的機遇和挑戰。所以，應當提高檔案管理工作人員的專業水平，讓檔案管理工作可以跟隨現代化建設的步伐，這是實施檔案電子化管理、提高服務質量的基本要求。

1.2 建立相應的應用系統

想要充分利用檔案中的資源，就應當建立有效的應用系統?，F代化的信息技術在很多方面均有應用，因此，構建一個系統的應用體系過程十分復雜，會用到很多的技術，它是一個全面、系統的工程，其中主要有前后臺、網絡、數據庫或倉庫等的建設。

1.3 制定相應的規范、標準

傳統以及現在的檔案管理工作都應該有自己的規范、標準，比如歸檔、管理程序等工作。針對不同檔案的各種信息建立相應的規范、標準，構建一個檔案電子化管理的標準體系。在目前的大數據背景下，利用分布式、集中、云技術、數據倉庫等手段對檔案進行存儲，是檔案電子化管理的重要內容。

1.4 硬件、軟件的建設

檔案電子化管理工作中會使用到大量的軟件、硬件，是檔案電子化管理工作的物質基礎，比如在安全、網絡和應用系統的建設、服務器、計算機等等[ 1 ]。

2 提高檔案電子化管理水平的主要措施

2.1 提高管理人員的綜合素質水平

在當前大數據的背景之下，檔案的電子化管理依然離不開相應的管理人員，但是，現有的工作人員是有一定缺點的，所以，應當重視管理人員綜合素質的培養，促進檔案的電子化管理。具體的措施有：1）培養工作人員的安全意識。與普通工作不同，檔案具有較高的保密性質，所以，應當對工作人員進行安全意識的培訓工作，提高他們的警惕性，并簽訂相應的保密協議，對工作人員的行為進行一定的約束，保護檔案；2）提高工作人員的專業技能。越來越多的現代技術被應用于檔案管理中，所以，管理人員也要緊跟時代的步伐，學習相關的專業技能，確保檔案管理工作的順利進行；3）提高工作人員的專業知識。檔案的電子化管理需要有關工作人員的知識應當多元化，利用培訓等手段促使工作人員學習專業知識、現代的管理理念，推進檔案管理工作的順利開展。

2.2 建立健全的管理體制

很顯然，原有的檔案管理體制已經不能滿足現在的檔案管理工作，為實現檔案的電子化管理，相關人員應當對其進行相應的改進，主要措施有：1）檔案館應當高度重視檔案的數字化管理，至今為止，有些檔案單位已經在使用現代的設備或者技術，但是人工操作依然占據著主要的地位，浪費了很多的人力、物力資源和時間。所以，在檔案管理中引入現代化的管理模式，實現節約資源的目的，并在一定程度上提高檔案管理工作的水平；2）根據當前的趨勢和檔案管理的具體情況，將現代科技應用于檔案管理工作條例、原則的制定中，使檔案管理工作有序、有據地進行，提高工作的效率、質量。

2.3 建立相應的管理系統

檔案管理工作人員應當搭建一個相應的信息平臺，為檔案的電子化管理提供便利條件。信息平臺的建立應當注意：1）檔案具有很高的保密特性，若重要信息泄漏，會導致不可預測的后果，所以，應當安全防護工作，確保檔案的安全；2）檔案管理工作內容很多，可以根據不同的內容來設定信息平臺的功能，設計應當把實現檔案管理工作的高效作為目標，保證工作的效率、質量；3）將檔案管理工作的程序標準化。管理程序是否科學、標準在很大程度上影響著管理工作的效率，所以，在設計管理程序的時候，應當綜合考慮檔案管理自身的特點、檔案館具體情況，以確保相關人員順利開展檔案工作。

2.4 改進管理模式

傳統檔案的管理模式是不適用于電子化管理工作中的，需要對其做出相應的改進，具體措施有：1）改變存儲的方式。信息技術的發展，對檔案存儲的途徑提出了新的要求。在之前的檔案管理中，存儲工作量巨大，會花費大量的時間、人力，并占據很大的場地。信息技術的應用可以把大量的信息存在很小的空間中，實現了檔案工作的高效性；2）把紙質材料轉化為相應的數字化信息。之前的檔案的形式通常是錄音、錄像或者紙質等，這些是相應的工作人員手工收集整理的，所以，具有工作量大、過程繁瑣等特點，對工作人員具有很高的要求，特別是在檔案材料很多的時候，工作人員要花費大量的時間，工作的效果也得不到保障。所以，應當利用先進的信息技術，把檔案變為數字化的形式，既提升了工作效率。又降低了工作的難度。此外，與傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有不宜磨損、存儲時間長的優勢，當紙質檔案因搬遷等原因找不到的時候，電子檔案可以起到備份的作用，為檔案管理提供一定的保障。總之，數字化管理的發展推動了檔案管理的電子化進程，在提高工作效率的同時，還可以優化、合理配置相關的資源，進一步推動檔案管理的現代化[ 2 ]。

2.5 加強檔案的安全水平

將檔案進行信息化的管理，不可避免地會遇到病毒、黑客等問題，使其面臨著很大的安全問題。針對這一現象，檔案部門可以通過定期檢查、殺毒軟件、提高工作人員的安全意識等方式，加強檔案信息的保護力度。

3 未來展望

實行檔案的電子化管理是夯實征管基礎的必然要求、是信息管稅工作的必然趨勢、是優化納稅服務的有效載體、是加強風險防控的有效手段、是創建節約型機關的顯示需要、是為基層減負的有效方法，總之，電子化管理將是檔案管理工作的主要手段。

目前，檔案的電子化管理工作面臨著很多的問題，例如管理人員信息化知識的缺乏、管理機構職能的變化、檔案的保密、偽造以及鑒定等等。針對當前存在的問題以及電子化管理的必然趨勢，檔案管理部門應當做出客觀、理性的判斷，立足當前，展望未來，積極面對現在以及之后所面臨的所有問題[3]。

4 結論

在大數據背景下，將檔案進行電子化管理已逐步成為了重點工作。這就要求各檔案部門緊跟時代的步伐，引進先進的管理理念和信息化技術，建立完善的管理系統，將檔案進行數字化的轉變，提高檔案管理工作的效率、質量，使其適應當前科技發展的趨勢，更好地服務于社會、經濟的發展。

參考文獻

[1]盧愛鳳.信息化條件下檔案管理中的相關問題及未來趨向[J].中外企業家，2016（14）：200，202.

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關鍵詞：電子檔案；信息化管理；安全性；發展趨勢

現在的檔案管理處于傳統文件式和電子式平分天下的情況，在一些新的機構或單位一般都采用電子檔案的管理，因為電子檔案有著快速直觀的特點，但是有些重要部門或者以前的機構，為了保障檔案的安全性或者資料太難整理沒有實現電子化管理。電子化檔案管理是一個必然趨勢，電子化檔案有著諸多優點，但是也有著缺點，然而這些缺點是今后可以解決的，最重要的觀念的改變。

1電子檔案是檔案發展的趨勢

電子化、信息化辦公為我們的工作的便捷性和工作速度有著很大的提升。隨著計算機技術的發展，定制類軟件誕生，辦公質量和速度得到更多的提升。因此檔案的電子化和信息化也是發展的必然性。因為電子檔案有著以下的幾個優點：第一，電子檔案對辦公的場地要求小，在儲存大量的檔案時不需要檔案室，不需要房屋和場地的要求，有足夠安裝電腦的位置即可。大大減少了場地成本。第二，電子檔案記錄信息和查找信息的速度快，相比較傳統及檔案室設計，電子檔案只需要簡單的操作幾下鼠標和鍵盤就要可以查找到相應信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復制速度快，有些檔案要需要共享時，電子檔案可以快速完成資料復制，但是傳統檔案管理速度慢，而且會經常出現錯誤。同時電子檔案的文字都是由計算機編輯，能夠很好的識別。但是有些傳統檔案有人書寫，內容有時很難辨認。

2電子檔案存在的缺點

2.1電子文件的安全性和長期保存性問題

電子數據的保存憑借的是計算機存儲硬件或者互聯網云技術。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國人心里有種“眼見為實”的觀念，對利用計算機數據存儲檔案，因為看不到數據的具體存在始終對檔案的安全性抱有疑問，電子檔案在長期保存中受到計算機硬件的影響，如果存儲的硬盤損壞。將代表所有文件都可無法找回，但是利用最近的云技術可以擺脫數據對硬件的依賴，但是另一個問題還是電子檔案的重要缺點，那就是安全性。電子檔案可能被黑客入侵然后文件損失，或者被非法復制，以及程序員的失誤操作造成文件不可修復性毀壞等問題，也是電子檔案的安全性的重要問題。但是所有方法都不是完美的，傳統文件檔案管理也可能面臨火災，盜竊等問題。電子檔案的入侵相對較容易，抗干擾能力差，同時數據修復能力較低，但這些是逐漸能被修復和改善的。

2.2紙質和電子檔案并存的問題

對于我國而言，傳統的紙質檔案應用時間較長，在居民心中一向有著“白紙黑字”的想法。因此，部分地區并未大規模的普及電子檔案，其紙質檔案依然占有大部分的檔案工作內容。此時，紙質和電子檔案并存的問題，直接影響我國的電子檔案普及和信息化管理工作。從目前的情況來看，兩種檔案形式并存問題主要表現在以下幾個方面：第一，紙質檔案往往會因為對環境要求較高，因此在長久的保存后，字體會模糊、頁面會發黃，此時要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，部分機密檔案或者是及其重要的文件，必須通過紙質檔案來保存；第三，電子檔案的工作并未得到所有人的信賴，出現問題的時候，并不能第一時間找到紙質檔案來對比，由此在客觀上形成了檔案形式的沖突，社會輿論的壓力也在客觀上為電子檔案工作造成了不小的影響。

3電子檔案信息化管理方案

3.1更新電子檔案的管理方法

電子檔案有著比傳統檔案優良的特性，但是也有著缺點，有著對于安全性上人們的擔憂。為了彌補電子檔案存在的缺點，就要改變電子檔案的管理方法。首先就是按照檔案的重要程度建立適合相應的防火墻，同時對于極重要的檔案建立相應的鏡像，把鏡像文件給公眾使用，同時主體文件保護安全性，就算黑客入侵了鏡像檔案系統，也不會造成什么影響，只要再復制一個新鏡像就可以把被篡改的數據替換。檔案管理的日常工作時，應該做好相關人員的培養工作，減少失誤操作，同時做好相應的備份。同時做好云設備的應用，把檔案建立在云上，保護在硬件出現問題時，檔案的安全性。另外要對檔案進行經常性的審查，排除病毒以及做好相應的數據整理。電子數據如果把安全性問題解決了就逐漸代替傳統檔案的地位，做到檔案全部的電子化。

3.2采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理

電子檔案信息化管理表面上比較優異，但在實際的操作中，并不一定會獲得理想的效果，其安全隱患和威脅較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應積極采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理，即對原始文件開展大量的保護和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個方面出發。第一，電子檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行相應的用戶確認工作。第二，電子檔案部門在開展信息化管理的過程中，必須和技術部門、法律部門等專業部門進行密切的配合，以此來保證信息化管理的標準化和自動化，減少各種不必要的矛盾和沖突。第三，由于原始電子文件的重要性，應定期展開備份工作，保證所有的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲的過程中，應設定一定的密保措施，防止出現惡性事件；同時，每一次的電子檔案更新，都不要覆蓋之前的資料，應保證檔案在調取過程中，可以清晰的展現出每一次的更新時間、更新內容。第五，由于電子文件的原始性非常重要，因此應對其采用最新的技術來完成，并且要經過多項測試，需確保每一個方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的開展，未來工作還會進一步提升。

4結論

在檔案的管理上懂得結合新的技術，把信息化融入其中。建立電子化檔案，在電子檔案的管理應用中建立相應的機制，認識到電子檔案的優點和缺點。發揮電子檔案的優點，對于缺點方面要結合相應的技術改善相應的安全性上的問題。對于一些主要檔案管理可以采用兩種檔案管理模式共同進行方式，然后漸漸的電子檔案會占據檔案管理的主流地位。

參考文獻

[1]王思南.民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優化措施[J].辦公室業務，2015(24).

[2]邵文紅.淺談電子檔案管理[J].內蒙古科技與經濟，2015(24).

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1 電子檔案管理的作用

電子檔案可以實現智能化管理，自動實現用戶對于檔案信息的提取與開發。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內部人員能夠將更多的精力放在檔案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

1.1 管理電子化

在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質檔案，紙質檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代檔案的處理對象已經轉變為無紙化作業，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

1.2 資源擴展智能化

往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步的開發。

2 從操作內容分析電子檔案管理的優勢

2.1 真實性

相對于電子檔案，傳統檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內容基本就不再變化，之后只要保管得當，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉化過程中，也極容易因為操作失誤而導致信息失真。

2.2 操作性

傳統檔案相對于電子檔案管理操作更為復雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統檔案管理的專業性更強，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業技能，還要能夠熟練使用相應的計算機軟件。

3 從操作環節分析電子檔案管理的優勢

3.1 鑒別整理

傳統檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復審。由于其鑒別過程的嚴格，從而導致了檔案的質量和價值都比較高，相應的，相比于電子檔案，數量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內容和技術兩方面進行判斷，電子文檔的應用性范圍、技術狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術分析，以此來保證文檔的安全和準確。電子文檔主要通過計算機進行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統文檔高，但電子檔案的信息質量卻不如傳統檔案。

3.2 存貯

傳統文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應用的困難程度也隨之增加。電子檔案內容的表現形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數據的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統檔案管理比電子檔案管理更有有優勢，傳統檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。

4 信息技術在電子檔案管理中的改進

4.1 提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質中，或運用數據庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規保證電子檔案的安全。

4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

目前信息技術應用下的電子檔案管理，更重視數據庫的建立，運用數據庫找尋檔案，但是對于大多數檔案機構內部的紙質檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質檔案存儲之地可以采用現有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數據庫中的信息，這樣也方便對紙質檔案的查找、使用和管理，降低差錯率。

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1 電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

2 加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。

1.加強電子檔案管理，有利于節省人力物力

計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。

3.加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子n案對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求。

3 做好電子檔案管理和利用

1.建立“雙套”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。

2.加強工作人員管理，提高檔案保護意識