電子檔案管理工作總結范文

導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理工作總結，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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信息化股長，2014年十月來到注冊局工作。目前主要工作包括信息化基礎建設，信息化技術在注冊登記中的應用。現將主要工作總結匯報如下：

（1）全程電子化工作穩步有序推進，我市充分利用省政務服務網和省工商局“網上登記全程電子化系統”，使企業可以全程在網上辦理工商登記業務，實現從“面對面“到”鍵對鍵“的轉變。三區三縣均已實現全程電子化登記。2018年全市新增企業11179戶，其中網上辦理4900戶，全程電子化率43.83%。網上核準名稱

（2）全面啟動電子營業執照辦理業務，實現企業登記全程電子化。2018年5月，市工商局頒發了全市首張微信版電子營業執照，標志著我市企業登記正式步入“無紙化”時代。我局目前正積極與中國銀行對接，嘗試利用電子營業執照掃碼辦理銀行基本戶開戶。

（3）電子檔案管理工作，做好全程電子化登記后電子檔案管理工作，確保及時歸檔，準確高效。對與本分檔案因后臺技術問題無法歸檔的，及時與辦事群眾溝通，補交紙質檔案，做到檔案零缺失。

（4）壓縮企業開班時間：

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【關鍵詞】檔案管理；問題；對策

學校檔案作為學校各項工作的真實歷史記錄，記載了學校教育教學的主要活動，是學校發展過程的真實記錄，體現了學校管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色等內容。通過對中專學校檔案的分析，對于總結學校發展的成敗、得失，為以后學校的發展規劃提供科學的依據。因此，加強學校檔案管理水平對于加強學校建設、進一步推進教學改革、不斷提高教育質量等，均具有十分重要的意義。但是，受自身條件的限制，許多學校，尤其是中專學校檔案管理水平比較落后，檔案收集偏重于文書檔案，門類單一，無法適應學校各項事業科學發展的要求。

一、中專學校檔案管理中存在的主要問題

1.管理制度沒有得到貫徹落實

從表面看，大多數中專學校制訂了一些檔案管理工作規范（如檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等）、檔案工作人員崗位職責等規章制度，每年也撰寫工作計劃和工作總結。但是，這些規章制度往往是寫在紙上、掛在墻上，沒有真正得到貫徹落實。工作計劃和工作總結也往往是為應付上級的檢查而寫，說的多，做的少。

2.缺乏穩定的檔案人員隊伍

檔案工作本身枯燥、乏味，不易出成績，需要有較強的工作耐心。因此，這一崗位對年輕缺乏吸引力。在中專學校，檔案部門屬于教學輔助部門，檔案管理人員屬于教學輔助人員，這一機構往往不受重視，所以，檔案管理人員大多由其他部門人員兼職，缺乏專業背景。而且許多人年齡偏大，學歷低，知識比較單一。再加上日常工作的忙碌，造成他們沒有更多的時間和精力鉆研業務，缺乏必備的專業技能。這種狀況直接導致了檔案管理人員結構老化，甚至檔案隊伍不穩定的局面。

3.檔案基礎建設比較落后

不少中專學校檔案室的建設投入嚴重不足，個別學校甚至沒有設立專門的檔案室，電子檔案分別保存在不同的職能部門中，“硬件”投入遠遠不夠，設備陳舊老化，辦公條件比較差，導致檔案丟失現象嚴重，無法給教學、科研提供更多的支持。

4.現代信息技術沒有得到充分利用

不少中專學校的檔案管理仍以手工為主，沒有實現檔案資料的信息化處理。主要表現為：收集的檔案材料仍以紙質為主，電子文件的收集整理步伐緩慢，導致檔案的查詢非常不便；檔案管理人員對信息技術的應用不夠主動，對計算機網絡技術、信息化管理的方法掌握程度較低，有的甚至不想了解，更不想接觸，要想掌握更是無從談起，這種得過且過，不求進取的想法對提高檔案管理水平是非常不利的。

二、提高中專學校檔案管理水平的措施

針對中專學校檔案管理中存在的上述主要問題，應主要采取以下措施：

1.進一步完善并落實檔案管理制度

進一步完善進一步完善檔案管理制度，是實現檔案工作規范有序的基本保證。為此，要在《中華人民共和國檔案法實施辦法》的指導下，制定并完善本單位的《檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度規章，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。從而使中專學校檔案工作走上科學化、制度化發展軌道。

2.建立一支穩定的檔案管理人員隊伍

中專學校要重視檔案工作的重要性，要把檔案管理人員與教學、科研、圖書管理人員同等對待。要注重對檔案管理人員的培訓，要依照學以致用的原則，尤其是要結合他們的年齡、文化程度、業務熟悉程度來進行培訓，使他們掌握有關檔案的新知識、新技術、新技能，了解檔案界的研究動態、檔案工作發展趨勢及現代科學技術在檔案工作中的運用等內容。鑒于許多中專學校經費不足的現狀，要充分利用計算機網絡技術和多媒體技術等現代化教育手段，使他們獲得多樣化的信息來源。這樣，既可以不斷提高檔案管理人員的業務素質，又可以節約經費，同時又解決了工學矛盾。

3.加強對檔案基礎設施的投入

中專學校要加大對檔案基礎設施的投入，建立起專門的檔案室，定期更新、添置必要的檔案設備，尤其是要不斷更新管理軟件，以便于開展工作。這一工作如果能得到長期堅持的話，每年的投入并不算大。所以，學校要每年拿出一定數量的經費，投入到“硬件”建設中去，維護檔案的完整與安全。從而使檔案工作能真正為學校的教學、科研等工作服務。

4.加強現代信息技術在檔案管理中的運用

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關鍵詞：自來水公司；檔案管理；問題；措施

1 對于自來水公司檔案管理的現狀的分析

自來水總公司主要經營供水業務，承擔著為城市居民供給自來水的重要任務，為城市經濟的發展提供著重要的供水保障。由于業務量巨大，要求自來水公司能對自己的業務有效地進行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。

2 當前自來水總公司檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案資料信息缺乏全面性

檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。

2.2 檔案管理信息化水平亟待進一步發展，缺少統一管理

自來水公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。

3 如何進一步提高自來水公司檔案管理水平

3.1 加強對自來水公司檔案管理工作的重視程度

自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。

3.2 提高檔案管理信息化水平

信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。

3.3 提高檔案管理的使用效率

隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。

3.4 加強自來水公司的檔案安全管理

由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。

4 結語

隨著時代的不斷發展，檔案管理工作也應當跟上時展要求，進一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個新的臺階，提高檔案管理的使用效率，加強自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代自來水公司檔案人所努力的方向。

參考文獻

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1、當下我國醫院檔案管理創新存在的不足

就目前我國醫院檔案管理工作發展情況來看，雖然各個醫院對這一工作有了一定程度的認識，但是醫院檔案管理創新工作仍然存在諸多問題，對這些問題進行有效分析，對于加強和提升醫院檔案管理創新工作來說，有著重要的現實意義。關于我國檔案管理創新工作存在的不足，主要有以下幾點：

第一，醫院檔案管理工作相關制度不夠健全，對相關資料的收集不全，并且效率較為低下。我國一些醫院在進行檔案管理工作時，對這一工作重視程度不夠，對相關內容收集時，并沒有形成統一的認識和統一標準，對一些重要信息沒有納入檔案管理中，從而導致醫院檔案管理工作在實際工作中，并沒有發揮應有作用，嚴重地影響了醫療衛生事業的發展和進步。

第二，對檔案的利用效率較低。我國一部分醫院在進行檔案管理工作時，沒有認識到醫院檔案在醫院實際工作中的重要性，導致醫院檔案利用率低下，一些重要的醫學臨床實踐內容沒有得到有效記錄，使醫院檔案信息資源處于荒廢狀態。

第三，檔案管理缺乏完整性和安全性。我國很多醫院在進行醫院檔案管理工作時，并不注重檔案的完整性和安全性，導致一些科研成果外泄，并很難對醫院人事資源進行有效管理和應用。檔案管理過程中，相關文化建設成果沒有得到重視，并且檔案管理工作人員不注重保密，導致重要信息外泄，這對于醫院發展來說，十分不利。

第四，欠缺專業的管理人員。并且管理人員的意識較弱。大部分的醫院檔案管理人員都不是專業出身，大部分是其他科室的行政、護理或者醫技可是人員通過轉崗或兼職進行擔任，理論和文化水平差別較大，具有較強的流動性和隨意性。

第五、現代化管理能力較低。醫院的檔案室通常較小，儲存空間不大，通常由于空間問題而無法將所有資料進行歸檔保存，而被篩選掉的信息則會就此消失，使其檔案信息非常有限。并且，醫院全年工作總結數據都是所有科室的統計報表，整理起來非常繁瑣，要通過較多的材料進行提取。如此不僅增加了檔案管理人員的工作量，還由于手工提取方式而經常出現錯漏，無法確保數據的準確性。

2、醫院檔案管理的創新研究的建議

2.1樹立全新的檔案管理理念

現代醫院檔案管理工作質量和效率的提升，需要有先進的、科學的管理理念作為指導，從理念創新入手，培養現代化信息化管理意識，樹立全新的檔案管理價值觀、效率觀和動態觀。在管理價值觀上，加強管理人員對檔案管理工作的重視，強化檔案管理工作的重要潛在價值，深度開發挖掘檔案資源和信息，從而進一步提升醫院的工作效益及服務水準。在管理效率觀上，引進競爭機制，依托現代化科技技術作為管理手段，引導檔案管理工作人員積極提高工作效率及服務質量，為醫院管理工作長久穩定健康的發展提供有力保障。在管理動態觀上，要勇于打破傳統守舊思想和管理體制，順應時展要求，做好檔案管理工作的創新轉型、開發共享，樹立檔案管理工作新態度。

2.2創新檔案管理制度

現代醫院檔案管理工作的創新離不開管理制度的保障。隨著社會經濟和科學技術的發展，醫院檔案管理制度也應該與時俱進，破舊迎新，針對出現的新現象新問題，用發展的眼光來看待檔案管理制度的制定，用辯證的思想，根據實際情況，以提高資源利用率為原則，對檔案管理制度進行科學、合理、適時的調整與修改，對檔案管理人員工作職責、檔案存檔、借閱、歸檔、銷毀、保密、鑒定及保管等各項內容進行明確規定并及時根據最新情況進行相應調整，以保證檔案管理工作正常有序的開展進行。

2.3創新檔案管理服務

現代醫院檔案管理工作應依托高新科技技術，引導檔案管理人員樹立強烈的服務意識，不斷提升服務水準，改進服務方式，加快服務創新，提高檔案管理服務的質量。構建全新的檔案管理服務模式，建立優質檔案管理服務平臺。具體可從以下方面予以落實：首先，要改變傳統檔案管理工作中重管理輕服務的理念，樹立主動服務、超前服務的服務意識，強化檔案管理工作服務意識，提升服務水準與服務體驗；其次，要做好重要檔案文件和資料的收集整理工作，保證檔案信息資源的完整性，避免重要信息的遺漏；最后，加強電子類檔案文件的管理，將諸多紙質檔案電子化、信息化，更加方便檔案信息的查找和資源的共享，做到檔案實體與信息的分離，真正實現醫院檔案管理工作的現代化。

2.4促進檔案管理人員綜合素質的提高

醫院檔案管理工作人員是檔案管理工作的組織者和執行者，也是檔案管理創新工作的主體，檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理工作的服務質量和工作效率。要加強對檔案管理人員的培訓和教育，提高專業水平，改變思維模式，拓寬工作思路，積極開拓創新，學習現代化科技技術，培養現代化管理意識，開拓視野，不斷學習，借鑒國內外醫院先進的檔案管理經驗，利用檔案管理學科的新理念和新技術創新檔案管理工作，提高檔案管理工作質量和效率，提升醫院工作服務水準。

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一、高校科研檔案管理的內容

（一）科研項目材料檔案

科研項目檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科學研究活動的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；推廣應用階段中的推廣應用方案、總結、轉讓合同、協議書、生產鑒定材料，擴大試生產的設計方案，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等.

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，它記載和反映科研管理活動的歷史過程和經驗.包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。其中，上級管理部門下發的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級各類的項目申報文件、各種項目立項文件和成果獲獎文件。另外，高校自己制定的有關科研工作的一些規章制度文件和每年一度的項目匯總等文件，這些都是平時使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

一所高校科研實力的高低直接取決于科研成果的數量，而且近年來高校科研實力的增強，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對這部分科研成果進行規范化的管理，避免由于管理不善而導致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。

二、高?？蒲袡n案管理創新的具體措施

（一）強化科研檔案的開放性

科研檔案開放性的實現，即需要加強對科研檔案的開發利用工作，這就需要高?？蒲袡n案管理人員首先需要加強對科研檔案的認識，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時轉變觀念，努力提升科研檔案的完整性?？蒲袡n案的開發利用工作，需要檔案管理人員和每個科研工作者的共同參與與配合。

（二）強化科研檔案的可延續性

高校在校學生是我國科研工作潛在的力量，向高校學生開放科研檔案，不僅能及早地教育學生養成科研意識、科研檔案意識，而且能為他們在校期間及今后從事科研工作打下良好的基礎。科研檔案來自教師在教學科研中的科研實踐，其內容、方法與教師的教學內容、研究方法、方向關系密切。學生在課堂上聽了教師對他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關科研成果、科研實踐路徑，可以更好地理論聯系實踐，使他們較早地進入該領域該專業的學術前沿。

（三）強化科研檔案的輻射面

為了更好的提高科研檔案的價值和實際意義，需要進一步對科研檔案的輻射面進行拓展，這就需要高校科研檔案管理工作人員需要加強與國內外其他高校的聯系，吸收和借鑒對方科研檔案管理中的成功經驗。同時還要提供服務，增強國內外其他高校對本校科研檔案動態的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術的關系，不僅可以有效的推動高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進高校科研工作者的積極性，從而增強本校的科研實力。

（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量

首先，科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源?？蒲袡n案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案所用時間就越短，查全率、查準率就越高，就能把信息及時、準確、系統地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。

其次，電子檔案的出現，對高校檔案管理人員提出了更高的要求。在這種情況下，高校檔案管理人員就需要不斷的增加自身的服務意識，加快高校科研檔案管理工作向科學化和現代化的方向轉變。通過加強自身的學習，從而更好的實現對電子檔案的接收和保管工作。同時充分的利用當前網絡和多媒體技術，使檔案工作的空間得到進一步拓展，利用校園網在確保檔案資源保密范圍內實現資源的共享，從而更好的推動高校的快速發展。

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努力編研，積極補充原始資料。認真總結往年文件歸檔的執行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規范完整。以下是為大家整理的檔案管理員工總結匯報資料，提供參考，歡迎你的閱讀。

檔案管理員工總結匯報一

本人干檔案工作已一年多時間了，在這期間我學到了很多關于檔案管理工作的知識，也使我對檔案工作有了新的認識，同時，也擴展了我的知識范圍。在這段時間的收獲及工作情況做個總結吧!

首先，是檔案收集整理工作：為了更好的服務檔案事業，檔案合理規范組卷，符合國家有關標準。所有檔案從收集、整理、分類、編號、存入計算機我都認真完成了;期限我們分為短期、長期、永久性的，個門類檔案的歸檔率、完整率、準確率達到百分之__以上，查看率、查準率達到百分之百;再次，檔案的管理工作和安全措施：在個庭室進行新的歸檔時，我們要制冊登記，按類整理存放，并做好檢索目錄，以方便查閱，同時，要確保檔案安全。

做一名檔案人員，首先要做到：忠于職守，愛崗敬業：所謂忠于職守，就是紙檔案工作者應盡當保護，管理檔案的義務，盡到為檔案用戶提供優質的信息職責;所謂愛崗敬業，是指檔案專業工作人員應對檔案事業的建設和發展傾注較之普通公眾更多的愛心，全心全意的投身于本職工作之中。

保護檔案及相關資料的完整及安全，以確保其作為歷史證從歷史上、法律、職能、行政等角度，對檔案文件，資料進行篩癬簽定和保管，切實合理的運用來源原則，保持文件之間的歷史聯系。檔案工作者在進行文件的整理、保管、和利用工作中，應當保護檔案的證據作用。檔案工作者在進行檔案文件的簽定、整理、著錄、保管、提供利用等項檔案工作中，應當確保文件(包括電子文件和多媒體等非傳統型文件)的檔案價值。

檔案工作者應當確保檔案所含信息的連續性，檔案工作者對文件取舍的選擇，首先要考慮保存那些反映文件形成者主要的活動的文件，但也要考慮檔案用戶的利用需求及其變化情況。檔案工作者應當對他們從事的工作活動進行記錄，并能對其工作進行辯護，檔案工作者應對文件的整個生命周期作好記錄，并在采用新方式和新信息管理方法時與文件工作者進行合作。

在以后的工作中，我會繼續深入學習相關的檔案知識，為人民服務。

檔案管理員工總結匯報二

在__檔案室的指導下，我嚴格按照社區檔案的歸檔要求，虛心學習先進社區的寶貴經驗，結合我社區的工作實際，在各部門的通力配合下，較好地完成檔案工作，簡單總結如下：

一、保證資料收集完整性

為了保證檔案資料收集的完整性和規范性，居委會成立初時，社區領導便充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，多次召開檔案歸檔工作會議，強化工作人員日常工作歸檔意識。深入各個部門收集資料，聘請__區檔案局的有關專家到我居委進行工作指導，根據__區、__街道對村居的歸檔要求，嚴格按照社區檔案工作目標管理考核標準，認真鉆研檔案業務知識，努力提高檔案的管理水平。

二、加強檔案資料保管保護工作

所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，規范使用管理程序，定期對檔案資料除塵消毒，保持檔案的整潔性和完整性。

三、今后工作計劃

強化歸檔意識，規范立卷歸檔程序。在收集、整理、立卷歸檔積累資料的基礎上，認真總結經驗，繼續改進方式方法，明確其資料的歸檔范圍，研究檔案信息歸檔后的檢索、利用服務的科學方法，發揮檔案信息資料的最大效能。

深入學習檔案規范，加強交流和溝通。在開展工作的基礎上，積極參加區、街道組織關于檔案理論知識學習的培訓，向檔案工作做得較好的村居多交流溝通，參觀學習，努力提高檔案管理的專業性和規范性。努力編研，積極補充原始資料。認真總結往年文件歸檔的執行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規范完整。

__社區的檔案管理工作在各級政府部門的關懷和支持下，經過全體工作人員的不懈努力，取得了一定的成績。今后我們仍將檔案管理工作放在社區工作中的重要位置，團結合作、齊心合力、克服困難，爭取把社區的檔案管理質量和水平推向一個新的高度。

檔案管理員工總結匯報三

本人從事檔案管理工作以來，在局領導和同志們的關心支持幫忙下，經過自我的努力，較好地履行了職責，圓滿地完成了各項工作任務?，F將工作總結如下：

一、檔案資料的收集

參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案_卷，會計檔案_卷，用地檔案_卷，地籍檔案_卷，土地利用總體規劃檔案_卷，監察檔案_卷，規劃檔案_卷，交易檔案_卷，人事檔案_卷，評估檔案_卷，礦管檔案_卷，底圖檔案_卷，基建檔案_卷，照片檔案_張，錄像、光盤_盤，圖書資料_冊。

二、檔案資料的整理

在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質量檢查，對不貼合入庫要求的進行指導并幫忙進行整理。參與整理底圖、航片_份，分類組卷歸檔_卷;對_張照片按相關要求進行了整理歸檔。負責資料的管理工作。對圖書進行了分類整理，近年來按規范要求整理資料_余冊。并按相關要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。對_卷基建檔案進行了整理歸檔。

三、檔案資料檢索利用

負責對各科室全引目錄的接收和整理工作，對各科室報送的_冊全引目錄進行了整理，并精裝成冊，并在原有檢索工具的基礎上，根據局內檔案利用狀況不斷完善，不斷增加，續添了職務任免專題目錄、專業技術職務專題目錄、先進個人專題目錄，人名索引_條、用地檔案_條、地籍檔案_條、監察檔案_條、土地利用總體規劃檔案_條、規劃檔案_條、基建、設備、資料、實物目錄共_條。健全了檢索體系。用心參與檔案信息開發利用工作。負責資料與檔案的接待利用工作。共接待利用者_人，編寫了檔案利用實例效果匯編。

四、檔案資料保管保護

負責對局內檔案資料的安全管理。定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿;對檔案資料庫內溫濕度按照要求進行調控，并及時對檔案資料進行除塵、消毒，定期清理庫房衛生，并進行安全檢查，未出現任何事故。

五、檔案資料的統計

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【關鍵字】高校，人事檔案，構建，管理方式

隨著現代教育的高速發展，高校建設的步伐也同步迅猛，對人才的需要及利用的日益擴大，高校人員的流動也不斷增加，檔案材料的數量及內容也逐漸增加。在高校特殊性質下，高校人事檔案應該具有更明確的管理模式。通過基于高校特殊性質下的人事檔案構建以及管理方式進行探索，能夠有效提高高校人事管理效能，實現更好的管理方式和利用方式，對高校人事管理工作產生積極影響。下文主要以高校特殊性質下的人事管理現狀作為切入點，探討如何構建高校人事檔案以及其管理方式。

一、當下高校的人事管理現狀

（一）人事檔案管理制度分散 責任不清楚

我國高校當前的人事檔案管理模式大多是采用文書檔案、人事檔案以及科技檔案的分散管理制度。其中，每個部門對檔案的管理要求和管理方式都不一樣。其特征主要表現如下：

1、當下排除除人事檔案以外的記錄教師工作進度完成情況的資料均存放在教師業務檔案以及部分文書檔案的教學類當中。

2、科研成果檔案存放在文書檔案的科研類當中。

3、個人出版的論文、專著等刊物則存放在教師業務檔案、文書檔案以及科研檔案的出版物類別中。

4、各類檔案存放之間缺乏聯系性，形成了混亂的狀況，一個教師的綜合情況必須根據多個部門的資料才能統計出來。

因此，當下高校的人事檔案管理制度無法體現人事檔案內容的完整性，更別談基于高校特殊性質之下的人事檔案管理。既不能使人事檔案真實反映出教師員工的全面情況，也浪費了人力、物力和財力。分散管理的檔案制度，責任也混淆不清，很難在高校特殊性質下保障人事檔案資料的準確、完整和真實。

（二）人事檔案內容陳舊。當下我國高校人事檔案普遍存在內容陳舊、片面以及單一的現象，反應教職工政治性的材料大于反應教職工教學業績類的材料，展現教職工從前的歷史材料多余展現教職工現在狀況的材料。尤為突出表現在大齡教職工的人事檔案當中，其思想匯報以及個人工作總結的政治性材料篇幅較多。而剛剛參加工作的教職工僅有畢業證、健康證、履歷以及比較簡單的政審資料。陳舊的人事檔案不僅不能反映高校教職工的目前狀況，還出現反映失真的問題。部分人事檔案中教職工參加工作時間、學歷內容不真實，出生年月不一致。這就導致了人事調離、工齡計算、調薪以及辦理退休等工作出現麻煩。

（三）人事檔案管理方式滯后。隨著高校教育的發展，高校人事檔案管理逐漸復雜起來，教職工增加、教職工工作方式不同、教職工工作性質差異、教職工工作內容差異等都是高校人事檔案管理的特殊性質。因此，滯后的人事檔案管理制度已不能滿足當下高校的人事檔案管理。人事檔案管理手段落后，管理水平低下，其主要表現為以下兩點：

1、當下高校人事檔案管理過程對于人事檔案的征集、整理、保存以及檢索方式相對傳統單一。

2、人事檔案管理人員的業務素質低下，文化水平不高，缺乏針對高校當下的特殊性質進行創新管理方式的精神。

（四）管理思想落后。在當下高校人事檔案管理過程中還沿用了傳統“保密保險，利用危險”的思想。導致了當下高校人事檔案歸檔的資料成為秘密。與投入的人力、財力以及物力不成正比，人事檔案信息的利用率低下。

（五）人事檔案資料保存方式滯后。人事檔案資料的保存工作是重中之重，但是當下高校人事資料的保存還是采用了傳統檔案管理工作中稿紙裝訂，效率低下，而且不規范。手工操作管理率低下，而且大量浪費紙張資源。

二、人事檔案構建以及管理方式的建議

高校人事檔案的構建以及管理方式一定要結合高校自身的特殊性質下進行，保證人事檔案內容的全面、內容真實，規范、科學，能夠起到構建完整高校教職工人事檔案的效果。本文給出以下建議便于高校特殊性質下的人事檔案構建以及管理方式。

（一）集中構建人事檔案。高校的人事檔案構建必須以高校特殊性質為基礎，根據教職工的各種工種特點、工作模式、工作內容，從科學管理的原則出發，摒棄以往分散管理的局面，集中全面地構建高校人事檔案，成立獨立的為構建人事檔案的工作部門，進行全校各類檔案的集中構建和集中管理制度。集中構建人事檔案不僅有利于高校人事檔案工作的發展，也使得人事檔案的收集、整理、保存一體化實現，展現出人事檔案的集中性。也減少了人力、物力和財力的浪費，使利用率和投入率成正比。

（二）建立檔案材料報送方式。高?；谔厥庑再|的人事檔案必須要保證其全面完整性以及準確性。在同一構建人事檔案的基礎上建立高校人事檔案管理的報送方式能夠使人事檔案材料及時更新，進行人事材料的查漏補缺，使人事檔案保證真實性、準確性以及及時性。

（三）構建業績材料為重點的人事檔案內容。高校的特殊性質導向讓其人事檔案工作的側重點在于反映每個教職工的教學工作業績。教師在教學過程中以及教研任務中形成的教務檔案是反應教師教學水平以及科研水平的最佳檔案。因此，構建教職工業績材料是高校人事檔案管理的重要內容，不僅補充了人事檔案內容，也大大增加了高校人事檔案的信息含量。

（四）人事檔案管理的開發利用，電子人事檔案的革新。人事檔案的最終價值是開發和利用。因此高校的人事檔案管理工作中應該加強對于人事檔案信息資源的利用和開發，為教職工隊伍建設和管理工作提供參考，加快教職工自身素質的提升。其次，人事檔案必須要進行電子人事檔案的革新，改變以往記錄載體為稿紙的傳統方式，以電子人事檔案替代傳統人事檔案。提高了人事檔案管理水平，加強了檔案保存的規范性。

參考文獻：

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[關鍵詞]農機；科研檔案；現代化管理

[中圖分類號]G271[文獻標識碼] A [文章編號] 1009 ― 2234（2014）06 ― 0174 ― 02

一、農機科研檔案的內容和特點

農機科研檔案是現代科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節?？蒲姓n題管理、科研成果管理、科技人才管理、科研儀器管理、科研統計管理，都與檔案管理有著密不可分的聯系。建立完整的農機科研檔案是科研管理規范化、科學化、信息化的重要標志，而農機科研檔案的科學化、規范化管理直接影響農機科研管理工作效率的提高。

農機科研檔案是在農機科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、計算機軟件數據、聲像等各種形式的文獻資料。農機科研檔案是開展農機科研活動的真實記錄，是科研人員知識與智慧的積累，是科研儲備的一種形式和重要的信息資源，其本身具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性等特點。農機科研檔案從內容上劃分，包括科研準備階段中科研課題申請書、項目立項文件、經費下達文件、項目合同書、審批文件、任務書、項目計劃書等文件；研究實驗階段中的項目實施方案、試驗設計書、試驗原始數據、實驗報告、項目進展報告、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的試驗工作總結，科研報告、論文、專著、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；科研成果推廣應用階段中的推廣應用方案，轉讓合同，科研成果中間試驗計劃；科研產品推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。從載體材料上可分為：紙質檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、計算機軟盤光盤檔案、實物檔案等不同形式。

二、農機科研檔案的內涵和作用

1.農機科研檔案是進行積累科研經驗的重要準備。

農機科研發展的延伸，要求有農機科研經驗的積累，而積累農機科研經驗的最重要形式，就是把農機科研活動經歷及其成果真實的記錄到農機科研檔案中，這就是說，農機科研檔案是記錄科研思維、科研成果的一種表達和存在形式，它對于促進農業機械現代化具有重要作用。

2.農機科研檔案是進行科學研究的佐證材料。

農機科研檔案是科學研究不可缺少的佐證和參考材料，農機科研人員在制定科研計劃、編寫課題任務書時，都必須要進行查新，對過去的農機科研檔案中的同類成果，要吸取精華剔除糟粕，借鑒已有的成果，為己所用。要想進行科學研究，就必須大量地閱讀和占有可靠的資料，這些都要以完整、準確的農機科研檔案作為依據，同時，它還是判定科研成果歸屬與解決知識產權糾紛的重要依據。因此，農機科研檔案不僅是進行農機科研活動的重要佐證材料，還是農機科研活動的必要依據，所以說，農機科研檔案同農機科研活動的關系密不可分。

3.農機科研檔案是進行學術交流的有力工具。

學術交流是農機科研活動的一項重要內容，農機科研檔案既是科研活動的真實記錄，又是學術交流的有力工具。隨著社會的發展，農村對高端農機產品需求不斷加大，產品更新換代不斷提速，這就促使農機科技人員要創新研發理念，不斷推出符合市場需求的新產品，農機科研人員之間的交流也在不斷擴大，國內外同行間的交往不斷增多，但即使是信息交流高度發達的今天，農機科研檔案作為學術交流工具的作用仍然不可代替。

三、農機科研檔案的現代化管理

農機科研檔案現代化管理是以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理的系統化、定量化、智能化的需求，充分的調動人的主動性、積極性、和創造性〔1]。建立健全現代化農機科研檔案是為農機科研事業發展服務的，多年的實踐證明，我省農機科研檔案采取的多是傳統的手工管理方法或部分電子管理方法，在當今電子信息化形勢下產生了一系列問題，檔案管理上手段、上水平，實行現代化管理已成為一種必然趨勢。因此，實現農機科研檔案的現代化管理，才能適應農機科研事業發展的需要。

1.認真查閱各類農機科研檔案。

農機是農村發展經濟，農民增產增收的重要手段。在整個農業的生產經營、技術裝備、田間管理、種子包衣、種植收獲、畜牧養殖、土壤改良、農村能源再生利用、農產品加工、運輸、及農技推廣服務中，農機科研作為一個重要科技系統積累了許多有價值的技術資料， 這些資料是農機科研工作的直接記錄，也是重要的科技資源〔2]。

認真查閱各類農機科研檔案，是實現農機科研檔案分類管理的標準化、規范化的首要工作。黑龍江省畜牧機械化研究所自1961年建所以來，承擔國家、省市科研課題182項，獲國家專利57項（其中：發明專利8項），為我所科技人員尤其是青年科技人員留下了許多珍貴的農機科研成果和相關各類設計圖紙、光盤影像資料及樣機、實驗設備等物質資產，由于多年來未做全面的清查，未建立計算機管理的電子檔案，因而不可避免地存在許多重復或無查考價值的文件，所以首先要進行認真查閱，除去那些過時的無用的資料，保留適應現代農機發展趨勢的資料，才能保證今后在全所實行高效的計算機管理的電子檔案。

2.對農機科研資料進行規范化管理。

加強農機科研檔案管理的規范化和數字化建沒，應制定農機科研檔案管理的中長期規劃，這是轉變目前農機科研檔案管理薄弱狀況，不斷提高農機科研和科研管理水平的有效途徑。建立現代化農機科研檔案，用現代化手段保存檔案，目的就是更好地為社會為農機科技人員提供有效的利用空間。規范化的農機科研檔案，能夠推動農機科研事業為“三農”服務，為現代化大農業服務，在農機科研事業發展進程中，實現檔案管理工作的自身價值，也會實現對農機科研檔案管理工作的檢驗和推動，從而實現檔案管理工作助力農業生產機械化和社會主義新農村建設。把農機科研檔案這一信息資源變成活的物資財富，還要樹立農機科研檔案利用的創新意識，把檔案利用由靜態保管，變為動態利用〔3]。

3.真實錄入農機科研檔案數據。

農機科研檔案的數據錄入綜合性強，有科研課題立項申報檔案、科研課題執行計劃檔案、科研成果鑒定檔案、科研成果各類獎項申報檔案、科研成果國家專利申報檔案、各類科研成果圖紙、農機科研成果推廣、轉讓檔案、技術服務檔案、科技人員專用研究工具設備檔案、實驗室各類儀器設備檔案、農機科研成果中試加工設備檔案等等幾大門類。檔案管理人員要按照農機科研不同研究方向產生的各類檔案和各類技術資料檔案進行分類、整理、加工、鑒定、立卷，使之成為有參考利用價值的科技信息資源。檔案工作人員既要熟悉檔案業務又要熟悉農機科研專業知識，還要深刻領會和掌握農機科研行業標準，樹立高度的工作責任心，真實做好檔案數據的錄入工作，積極參與檔案學術研究，不斷提高理論研究水平。 農機科研檔案人員肩負著為“三農”服務，為現代化大農業助力的歷史職責，有義務將經手的所有檔案資料運用計算機進行管理，建立完善電子檔案，豐富科技信息資源，推動農機科研事業發展。

4.對農機科研成果進行規范化分類。

農機科研檔案管理應具有系統性、完整性、規范性、安全性、時效性和真實性。標準化、規范化既是對農機科研檔案科學管理的一種控制手段，又是管理的基礎，是提高農機科研檔案管理水平的必由之路，也是實現農機科研檔案管理現代化的前提。我們要在農機科研單位推行檔案標準化管理，就是要在搞好調查研究和科學分析的基礎上，建立起符合農機科研檔案工作規律和特點的檔案標準化管理制度，使檔案管理各項工作環節按一定的標準來進行。對農機科研檔案工作的技術、方法和設備在一定的原則下進行規范，對農機科研成果按照行業標準進行分類，共分大類、小類和品目三個層次。其中大類分以下十四種：耕整地機械、種植施肥機械、田間管理機械、收獲機械、農產品初加工機械、農用搬運機械、排灌機械、畜牧水產養殖機械、動力機械、農村可再生能源利用機械、農田基本建設機械、設施農業機械和其他機械。小類和品名在在大類的基礎上再進行細分。這樣分類進行計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要，從而達到標準化和規范化管理〔4〕。

5.對農機科研檔案進行科學整理和命名。

農機科研檔案必須經過科學的整理和編目，才能系統化、條理化，才能揭示農機科研檔案的內容，為提供利用創造條件。如果農機檔案整理得比較粗糙，沒有規范農機科研檔案的標題或命名不科學，組卷過大以及案卷題目不能揭示卷內文件內容，造成部分檔案有目難查，使不少有重要價值的檔案被埋沒，這就給農機科研檔案利用工作帶來極大的不便，檔案管理人員只能憑經驗擴大查檔范圍。其結果既加大了查閱者的工作量，又浪費了利用者的寶貴時間，更重要的是許多本該提供利用的檔案因此而未能被利用，體現不出科研為社會服務，為經濟建設服務的理念。傳統的農機科研檔案管理模式中，科研成果、檔案資料作為信息實體被單獨保存著，各個檔案信息資源都是相互獨立的，既沒有按照農機行業相關標準命名，也沒有體現出農機行業特點，不利于分析、使用。而建立農機科研資源信息庫，通過電子檔案數據中心把農機科研檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統一的利用平臺，通過準確查詢農機科研成果分類號或者相關農業機械的全稱，進行檢索，從而保證了所查詢資料的準確率。

運用計算機對農機科研檔案進行現代化管理，不但具有快速進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄等優點，同時計算機還具有判別、診斷、篩選、鑒定等功能，關鍵是轉變了農機科研檔案工作人員以往的工作觀念?？梢哉f，運用計算機進行檔案管理是農機科研檔案管理上的一大飛躍，實現農機科研檔案管理現代化，須加速實現科研單位檔案工作人員素質現代化，如果科研單位檔案人員沒有現代化意識，就會影響農機科研檔案管理現代化的進程。農機科研檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，農機科研檔案事業才能不斷興旺發達。農機科研檔案管理在農業機械化和現代化大農業中起著提供信息、推動發展的作用。所以，農機科研檔案工作者要熟練運用計算機做好科研資料的收集、整理、鑒定、歸檔工作，提高農機科研檔案資源的開發利用效率，讓適應農村經濟發展的科研新成果盡快轉化為生產力，為農民增產增收做出更大的貢獻。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕 張紅梅.淺談檔案現代化管理〔J〕.檔案管理.2011，（05）.

〔2〕 郝麗娟.淺述科技檔案在農機化工作中的作用〔J〕.農村牧區機械化.1996，（02）：35

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論文摘要:高?？蒲袡n案反映了一所大學的學術水平和實力?？茖W有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。 

 

科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高?？蒲谢顒拥幕A和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學?？茖W管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。 

 

一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定 

 

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容: 

（一）科研項目檔案 

科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 

（二）科研文書檔案 

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。 

（三）科研成果檔案 

主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁唬虼?，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。 

 

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因 

 

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。 

（二）高?？蒲腥藛T檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。 

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態。 

（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高?？蒲袡n案材料。 

鑒于此，高?？蒲袡n案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價值的發展和信息資源的開發利用。 

三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解 

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統，最終使高?？蒲袡n案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。 

（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。 

（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。 

（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題?！皺n案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高?？蒲袡n案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。 

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高?？蒲袡n案開發利用的特殊性,在對高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。 

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作: 

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。 

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。 

(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。 

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高?？蒲袡n案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高?？蒲袡n案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。 

 

參考文獻： 

1、關月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[j].新疆醫科大學學報，2007.10.30（10） 

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關鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設和發展的歷程，為高職院校的各項統計工作提供源頭的基礎數據，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養質量等的重要平臺，是領導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規化、標準化。①

1 高職院校二級學院檔案管理的范圍

高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。

1.1 黨務行政資料的歸檔

包括學校下發的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數據采集的報表;二級學院的工作設想、工作總結、會議記錄、規章制度、合同協議、榮譽證書等。

1.2 教學常規資料的歸檔

包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業設計論文;教學規劃、規定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業建設、課程申報、評獎評優資料等。

1.3 師資隊伍資料的歸檔

包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發明專利等。

1.4 實驗實訓資料的歸檔

包括實訓室建設方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優申報等。

1.5 學生管理資料的歸檔

包括各年級學生名冊、畢業生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業生就業去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。

2 高職院校二級學院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發展，高職院校的規模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規劃、方案、總結、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學?？倷n案的完善和補充。根據高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎。目前，如何合理科學的建設和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題

（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領導小組，統一指導規范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統一梳理歸檔的意識欠缺。

（3）管理隊伍素質不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統的檔案管理的業務培訓和學習經驗，應用現代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續從事檔案管理的崗位工作經驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質量。

（4）管理沒有統一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質文檔的存檔，紙質檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現變質和老化、發霉、受潮的現象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級學院檔案管理的建議

（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統計和考察借鑒提供了原始的數據，折射了二級學院在成長和發展過程中的不足和進步。在全校范圍內，要加強對相關文件的宣傳和學習，提高二級學院領導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。

（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統籌規劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩定性。

（3）規范檔案管理制度。規范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據之一。在二級學院教師范圍內，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設置專門的檔案室。統一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。

（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質和業務素質，讓他們系統的學習檔案管理的專業基礎知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現代化辦公技術，提高檔案工作的管理水平。③要根據檔案資源的時限和內容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業的蓬勃發展和內涵建設的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學?；A工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.