檔案管理的職責范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理的職責，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、關于民政社會救助檔案的概念及特點

1．社會救助工作及其管理體制

社會救助，是指國家對依靠自身努力難以滿足其生存基本需求的公民給予的物質幫助和服務。社會救助以居民最低生活保障為基本內容，并根據實際情況實施專項救助(含醫療、教育、司法、住房救助)、自然災害救助(含受災人員應急生活救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助)、臨時救助以及國家確定的其他救助。社會救助工作的業務主管部門為民政部，財政、教育、衛生、住房和城鄉建設等部門在各自職責范圍內管理相應的社會救助工作。縣級以上地方各級人民政府有關部門在各自職責范圍內管理本行政區域的社會救助工作。鄉鎮人民政府和街道辦事處負責社會救助的申請、調查和審核等工作；居(村)委會受委托，協助做好社會救助的申請、調查和審核工作，以及救助金發放和救助對象日常管理等工作。

2．民政社會救助檔案的概念

廣義上講，民政社會救助檔案指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案、會計檔案，也包括救助專業檔案。本文從狹義上講，民政社會救助檔案專指救助專業檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區)在居民最低生活保障救助、低收入家庭醫療救助、貧困孤殘人員供養救助、特殊困難人員臨時救助、災后災民生活救助及災區倒塌民房恢復重建救助的審核、審批、日常管理和服務工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護機構和救助管理機構)在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。

3．民政社會救助檔案的特點

種類多。按救助工作的性質，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉居民最低生活保障、農村五保供養、城鄉醫療救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉鎮政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。

基礎性、工具性強。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎信息，是各項救助工作延續的基礎和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞討人員救助檔案外，其他救助檔案材料都包括申請審批材料、日常管理材料。

二、民政社會救助檔案管理的管理體制和原則

1．管理體制

救助檔案屬于民政部門的專業檔案，民政社會救助檔案工作由民政部統一領導，業務上接受國家檔案局的監督、指導。省級民政廳(局)和檔案局負責本行政區域社會救助檔案工作的指導，結合本地區的實際，共同制定相應的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉鎮人民政府和救助站應有專(兼)職人員負責救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區)應協助做好職責范圍內的救助檔案工作。

2．管理原則

依法管理。救助檔案屬于專業檔案，其管理無法可依，必須加強調研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規定，規范救助檔案的管理。

分類管理。農村五保供養檔案、城鄉醫療救助檔案、臨時生活救助檔案、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助在文件材料的形成上有共同的特點，都是待遇審批和待遇批準后救助金的一次性發放，形成的材料比較簡單，這幾類檔案可以出臺一個管理規定；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應當單獨搞一個管理規定；最低生活保障檔案管理比較復雜，它是一個動態管理的過程，業務主管部門應當結合《關于加強最低生活保障檔案管理的通知》實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。

分級管理、基層為主、形成單位為主。根據救助工作的有關規定，各級民政部門和鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站的救助工作職責范圍不同，形成與其職能相關的救助檔案也有區別。省市級民政部門負責制定救助檔案管理的政策性文件和指導、監督、檢查工作，縣級民政都門、鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站負責各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。

三、民政救助檔案的保管、利用與移交

1．保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(鎮)街道、居(村)三級機構和救助站，雖然各單位的條件不同，但應積極創造條件，使救助檔案的保管達到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。

根據救助管理機關和救助對象以及社會利用的實際需求，救助檔案應當短期保管。具體說，流浪乞討人員救助檔案的保管期限為5年；其他救助類檔案中的審批類材料保管期限最低3年(低保審批材料的保管期限為低保戶停保后不少于3年)，日常管理類檔案的保管期限最低5年。

篇2

【關鍵詞】 醫院管理  電子檔案  問題  對策

        隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設,是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

        1  醫院電子檔案管理中存在的問題

        1.1  檔案管理職責不明確，管理線條多

        醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

        1.2  醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

        有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

        1.3  電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

        由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

        1.4  檔案管理人員素質有待提高

        由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

        1.5  檔案管理硬件不能滿足要求

        醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。

        2  提高醫院電子檔案管理的對策

        2.1  建立完善醫院的檔案管理網絡

        醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

        醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

        2.2  制定相應的電子檔案管理制度

        要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

        2.3  加強培訓，提高認識

        檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

        2.4  加大檔案管理的投入

        電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。

        隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。 

參 考 文 獻

[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學.2008(20)02：444-445.

篇3

管理主體不明確高校資產使用檔案管理主體問題在許多高校也沒有得到很好地解決。學校的檔案管理部門雖對全校的所有檔案具有管理和指導義務，但由于學校檔案內容較龐雜，資產使用檔案只是其中的一個分支，不太可能承擔直接的管理責任;國有資產管理部門往往將主要職責放在規范采購、合理配置資產，加強資產監控與安全管理上，認為自已不是資產使用檔案的直接產生者，不太愿意全面承擔起資產使用檔案的管理任務;教務部門雖有對各種教學儀器的使用加強管理的便利，但無法對其它資產的使用檔案進行管理，也不太可能獨立承擔資產使用檔案管理任務;各個實驗(訓)室管理人員，一般只負責本室設備的使用登記工作，更無法全面負責資產使用檔案的建設工作。主體的不明確，直接造成資產使用檔案管理的無序化和管理水平的低下。管理對象不清晰作為一種類型的檔案管理，應首先解決管理什么的問題。

目前，高校資產使用檔案還存在著管理對象不清晰的問題。一是內涵不清晰。對某件資產而言，涉及保管者、操作者、操作量、操作效果、故障維修、生產效益等諸多因素，到底應將哪些納入記錄范圍，缺乏明確規定。二是外延不清。高校資產有實驗實訓設備、行政辦公設備等多種類型，哪些應建資產使用檔案，沒有明確規定，目前重點建設的實驗(訓)室資產使用檔案不應是其全部外延。三是建檔單元不清晰。是以設備為單位還是以實驗(訓)室為單位建立資產使用檔案的問題一直困擾著人們。顯然，以前者為單位能清晰地看到某一設備的使用效益，但在操作中可能過于煩瑣，難以執行，以后者為單位，又過于龐雜，不利于深入分析資產的使用效能，如何處理二者的矛盾需要進一步研究。檔案信息利用不充分現有的資產使用檔案主要是以實驗(訓)室為單位的資產使用登記檔案。除在一年一度的國家實驗(訓)數據統計和學校職能部門組織的教學相關檢查中有所運用外，還缺少一個檔案信息的系統收集、整理和分析利用機制。實際上，除上述作用外，借助資產使用檔案，我們可以清晰地看到某一資產的使用狀態。通過分析某一類資產、某一單位資產的使用效能，可為學校制訂資產調配計劃，挖掘資產使用價值，調整資產管理制度提供依據，在提升資產使用效能方面發揮更大的作用。

管理隊伍、管理制度和工作機制是影響檔案建設與管理水平的主要因素。高校資產使用檔案作為檔案管理工作的一個分支，同樣要遵循檔案管理的一般規律。我們要提高其建設和管理水平就應牢牢抓住這三個關節點，結合高校的教學、科研和管理實踐規律以及現有的資產使用檔案管理現狀采取有力的對策與措施。打造專兼結合、分級負責的資產使用檔案管理隊伍高校資產層級管理、分散領用的特點決定資產使用檔案的產生、管理同樣具有層級性和分散性。一是該類檔案產生于不同層級、不同職能的使用部門，甚至于不同的設備單元;二是該類檔案的管理工作也由不同部門的管理人員在各自的權限范圍內完成。因此，高校資產使用檔案的管理主體應是一支以國有資產檔案管理員為主、各部門相關兼職人員為輔的專兼結合、分級負責的管理隊伍。1．發揮學校資產檔案管理員在資產使用檔案管理中的主導作用。目前，高校一般都配有專職的資產檔案管理人員。從職責來說，資產使用檔案是資產檔案不可分割的一部分，他們有責任、有義務承擔其管理任務。從工作性質來看，學校資產檔案管理員具備檔案管理和資產管理兩方面的知識，又了解全校資產管理的情況，有能力、有條件做好資產使用檔案管理工作。學校應明確其主導作用，創造工作條件、調動其積極性，履行好職責。2．明確各級資產管理員、實驗(訓)室管理員和大型設備操作員相應的資產使用檔案管理職責。這類人員直接接觸本部門資產，了解相關資產的屬性、功能和使用狀態，其中大多數人同時還是資產使用情況的記錄者，有條件做好這一工作。同時，做好本部門資產使用檔案管理工作也有利于提高他們的工作水平和工作質量。因此，各部門應明確本部門資產管理、實驗(訓)室管理等人員的資產使用檔案管理職責。3．合理分工，構建資產使用檔案分級管理體系。盡管學校資產檔案管理員、各部門的資產管理員、實驗(訓)室管理員都有義務做好資產使用檔案管理工作，但由于他們所處的位置和履行的職責各不相同，應根據實際情況合理分工，明確各自的職責，才能做到任務不推諉，工作對接無縫隙，制定內容全面、權責分明的資產使用檔案管理制度制度建設是做好工作的前提之一。

高校資產使用檔案管理是一項常規性、持續性工作，涉及到的單位、人員、內容多，如果沒有相應的管理制度來明確管理標準，規范管理行為，很容易造成管理的無序性，導致管理水平低下。因此，各校應根據國家的檔案法規和學校實際情況，制訂適合于本校的資產使用檔案管理制度。這一制度，不同學校的形式和體例可能不盡相同，但資產使用檔案管理工作本身具有的規律性決定其最少要明確以下內容。一要明確管理主體，指定不同層級的管理人員及其職責;二要明確管理范圍，即要根據本校實際情況，明晰資產使用檔案的收集和管理對象;三要明確管理規范，對不同性質資產使用檔案的收集與整理時限、技術要求等作出明確規定;四要明確檔案利用要求，對資產使用檔案相關信息的分析、運用方法作出明確規定。當然，為促進這項工作，還應就資產使用檔案的檢查、評比等事事項作出必要說明。根據職責履行情況對相關人員進行獎懲也是本制度的內容之一。創新分級管理、集中報送的資產使用檔案管理工作機制高校的人才培養、科學研究、社會服務，甚至師生生活都離不開一定配置的資產，都會產生相應的資產使用檔案。從這個意義上講，資產使用檔案管理工作實際上是一項涉及全局、人人有責的工作，應建立與之相適應的工作機制。一是建立自上而下的分級領導機制。資產使用檔案雖然只是學校檔案管理工作的一部分，但不應等同于一般性質的檔案管理工作。學校層面應由分管檔案工作的領導親自主抓，學校檔案館(室)從業務上給予指導和支持，資產檔案管理員直接負責全校的資產檔案管理工作。各二級單位負責資產管理的領導應是第一責任人，負責對本單位的資產使用檔案建設工作進行管理和指導。各實驗(訓)中心主任要對本中心各實驗(訓)室的資產管理工作進行指導、督促和管理。二是建立自下而上的資產使用信息報送機制。高校資產使用檔案的主要價值在于客觀地描述資產使用狀態和使用效益，為學校及時調整資產管理政策提供依據，這就要求建立分級統計、集中報送的資產使用信息報送機制。即實驗(訓)室管理員等基層管理人員負責將職責范圍內的檔案信息整理上報至各二級單位的資產管理員，經主管領導審核后報學校專職資產檔案員進行匯總、分析和運用。

作者：劉春霞 單位：黃岡職業技術學院

篇4

人事檔案管理是事業單位不可缺少的一項重要工作，做好這項工作能夠對工作人員有更為全面的了解，綜合考查其素質、技能，作為人員調動和晉升的依據。隨著信息技術的發展和運用，信息技術在人事檔案管理中得到越來越廣泛的應用。在這樣的背景下，傳統人事檔案管理模式的弊端日益顯露，越來越不適應新時期人事檔案管理的需要，應該采取相應的措施進行完善。文章準備探討新時期人事檔案管理的要求，指出存在的不足，并提出相應的改進對策，希望能夠為加強新時期人事檔案管理的實際工作提供借鑒與參考。

2.新時期人事檔案管理的要求

新時期在信息技術的影響下，要求改進人事檔案管理，根據新的要求開展各項工作，這種要求體現在以下幾個方面。

2.1創新管理模式。改變傳統的管理模式和管理思路，實現人事檔案管理的創新。例如，改進傳統紙質人事檔案管理的繁瑣工作，對人事檔案進行數字化處理，通過計算機輔助，實現歸檔、查詢、借閱、轉移等各個流程的一體化，實現管理模式的創新，改變紙質檔案管理繁瑣的形式，促進管理水平的提高。

2.2重視信息技術運用。在人事檔案管理中注重信息技術的運用，建立統一信息化平臺，促進管理水平的提高，將紙質檔案和電子檔案結合起來使用，通過現代信息技術的運用，實現對人事檔案的有效管理，從而方便檔案信息的更新、刪除、查詢，促進管理水平的提高。

3.新時期人事檔案管理存在的問題

盡管事業單位都注重對人事單位的管理，但由于受到制度、人員等因素的影響，當前人事檔案管理中仍然存在不足，主要體現在思想認識，管理制度、模式、人員等方面。

3.1思想重視程度不夠。很多單位將工作重心放在員工管理方面，對人事檔案管理工作不重視，忽視人事檔案管理對全面考察和評定員工的重要作用。在對員工進行考察評價和晉升的時候，常常以調查和平時表現為依據，忽視人事檔案的參考作用，制約了人事檔案管理水平的提高。

3.2管理制度不完善。缺乏健全完善的管理規章制度，對人事檔案管理的流程、要求、目的、工作人員職責等的規定不全面，難以有效規范管理人員的日常管理工作。管理人員的職責不明確，管理流程不規范，導致人事檔案管理出現混亂的局面，影響了人事檔案作用的充分發揮。

3.3管理模式比較落后。管理模式落后，很多事業單位依然沿用傳統管理模式，對新時期對人事檔案提出的新要求認識不夠，依照人工模式進行人事檔案的收發，對現代信息技術的運用不全面，制約了管理模式的創新，影響人事檔案管理水平的提高。

3.4管理人員素質偏低。缺乏專業的管理隊伍，工作人員的素質偏低，創新意識不強，對現代信息技術在人事檔案管理的運用缺乏了解，不能熟練的進行人事檔案管理的各項操作。

4.新時期人事檔案管理存在問題的改進對策

為了應對人事檔案管理存在的不足，結合新時期對人事檔案管理的要求，筆者認為今后在實際工作中需要采取以下改進對策。

4.1轉變思想觀念，提高檔案管理的認識。事業單位在重視員工管理的時候，要充分認識人事檔案管理的重要作用，將其放在突出的位置，認識其在全面了解和評定員工方面的重要作用。并在制度、人員、資金、現代信息技術等方面加強支持力度，促進人事檔案管理水平的提高。

4.2完善管理制度，促進各項工作規范化。建立完善的人事檔案管理規章制度，有效規范人事檔案管理的各項工作。對人事檔案管理的流程、方法、目標、要求進行全面的規定，使管理工作有章可循。建立人事檔案管理責任制，明確管理人員職責，使他們在日常管理中嚴格遵循相關規范流程，確保管理工作有章可循。建立獎懲激勵機制，調動管理人員工作的熱情，促進各項工作規范有序進行，使他們在日常管理中嚴格遵循規定，認真履行自己的職責，促進人事檔案管理水平的提高。

4.3創新管理模式，重視現代技術的運用。重視現代信息技術的運用，建立現代化管理操作平臺，在加強人事檔案紙質管理的同時，對人事檔案資料進行數字化處理，促進管理水平的提高。在具體工作中，對人事檔案資料的搜集、歸檔、查詢、轉檔等內容進行詳細的規定，利用操作平臺進行操作和處理，提高管理工作的實效性，不僅能夠減少管理上的失誤，還能夠促進管理水平的提高。

4.4加強管理培訓，提高管理人員的素質。引起高素質的管理人員，充實管理人員隊伍建設，為做好新時期人事檔案管理準備人才支持。事業單位還要加強管理隊伍培訓工作，通過現場授課、進修、學習等方式，讓他們掌握人事檔案管理的具體操作流程和方法，促進管理水平的提高。管理人員需要加強現代化信息技術的學習，熟練掌握計算機、軟件等的操作，能夠靈活運用這些技術進行管理，提高管理效果。另外，管理人員還要提升自身修養，加強自身的理論知識學習，管理技術知識學習，培養良好的職業道德，嚴格遵循管理工作的規章制度的各項規定，促進管理工作的順利進行和人事檔案管理水平的提高。

篇5

1.高職院校實施檔案管理工作的必要性

1.1有助于高職院校積累信息資源

作為高職院校，一個規范化的檔案資料，可以清晰地映射出院校的發展歷程，對今后高職院校發展提供可靠的輔助條件，可以幫助院校維持歷史條件和整體的精神面貌，是今后可持續發展的有力參考。高職院校的發展史是一個經歷了歷史沉淀的辦學史，通過對這些檔案資料的規范管理，可以使高職院校的發展沿著特色化的方向發展。完整保存的檔案資料，也是體現高職院校管理水準及教學質量的重要標志。

1.2為今后改革發展高職院校工作奠定基礎

新的社會環境下，為了使高職院校培養出的人才更能適合社會的發展，改革高職院校的工作勢在必行。要想在管理和發展高職院校工作中做到科學有序，應當將管理理念跟上時展的腳步。檔案管理工作是高職院校管理工作的基礎。高職院校在發展過程中遇到的諸多問題都可以在檔案管理工作的積極配合下得到較好地解決。開展規范有序的高職院校檔案管理工作，可以不斷提升高職院校整體管理能力，努力開創適應社會發展的全新局面。

2.現階段高職院校檔案管理工作暴露的問題

2.1檔案管理制度存在諸多漏洞

在高職院校中，開展檔案管理工作都會制定相應的管理制度，但是現行的管理制度很多存在漏洞，例如，對職責劃分情況尚不明確等。由于檔案管理工作是一項涉及內容較廣泛的工作，通過一個部門很難完成，一般需要多個部門共同配合來完成。各部門應當將有關內容整理收集好，之后交由檔案管理部門編檔留存。但是在實際操作中，由于管理制度的不完善，很多收集檔案信息的職責并未落實到具體部門、這就導致在收集資料的過程中，難免會出現推脫情況，有的部門袖手旁觀，這也直接影響了信息歸檔的完整性。

2.2檔案管理方式沒有與時俱進

信息化時代的到來，信息技術廣泛應用于各個領域。高職院校在發展進程中也將信息技術應用于自身發展中來，但他們更多地將精力放在了教育教學的實踐中，對檔案管理工作的忽視導致其管理方式陳舊落后，無法適應當前形勢的發展需要。在檔案管理中，從業人員的工作量較大，所需收集整理的信息較多，工作中難免會出現一些失誤，這也直接影響了管理職能的發揮。與此同時，不少高職院校在檔案管理工作中，還主要是以紙質的形式留存，占地面積較大，長期保持的完整性難以保證，這種保存檔案信息的形式早已過時。

2.3檔案管理人員綜合素質較差

傳統的高職院校檔案管理工作，很多從業人員大多不具備專業知識。特別是信息技術面前，很多從業人員信息化水平較低，計算機操作能力薄弱。高職院校主要將重心放在師資隊伍建設上，忽視了檔案管理人員隊伍的建設力度，導致現階段的工作人員不能適應檔案管理的要求。

3.新時期高職檔案管理工作規范化途徑

3.1提高檔案管理工作規范化的重視程度

高職院校在開展檔案管理工作時，要不斷宣傳規范化檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理工作涉及主要部門的宣傳力度，開展相應的宣傳工作，讓從業人員及相關工作人員都意識到擁有規范的檔案管理工作對高職院校發展帶來的現實意義。與此同時，還應當對入學新生開展相關宣傳。要求新生按照規范化要求，填寫入學信息，保證信息的準確無誤，不能出現任何不實信息及遺漏內容，保證所收集的檔案信息完整歸檔，為高職院校發展提供規范化的有力依據。

3.2構建完善的檔案管理制度

高職院校在制定檔案管理工作的相關制度時，要從院校的實際出發，考慮經濟情況及各方面條件，保證在實施檔案管理工作能夠順利開展，實現規范檔案管理工作的預期目標。首先，要做到統一建檔標準，保證所有收集的檔案信息能夠符合標準；其次，明確檔案管理工作的具體內容。由于檔案管理工作涉及的內容較多，應當明確所有內容，有效規范工作條例，保證工作開展的效果；最后，要劃分檔案管理的具體職責。檔案管理不僅僅是檔案管理部門的工作，還涉及其他部門的具體職責，在確定檔案管理部門的職責后，還應當健全管理責任的相關體系，明確劃分其他部門的具體工作職責，讓每一項檔案管理工作落到實處，保證高職院校檔案管理工作有序進行。

3.3加快檔案管理的信息化建設

檔案管理工作不僅僅是將各類檔案信息收檔保存，更重要的是讓這些保存的檔案信息能夠發揮自身的價值，指導和輔助今后的工作。在高職院校中，要想不斷深化教育改革，有效發揮檔案信息的應用價值，應當加快實現檔案管理工作的信息化進程，這對提高檔案信息的利用率至關重要。為此，高職院校應當不斷完善網絡管理系統。讓多媒體應用于檔案管理的具體工作中，依托互聯網的信息共享功能，實現交換數據、借閱便捷的效果。在高等院校中實現檔案全過程的信息化管理之后，在開展具體工作時，可以便于查找相關檔案信息，充分發揮檔案的價值。不僅如此，高職院校還應??加大對檔案管理從業人員的培養力度，提高他們的綜合素質，培養他們掌握信息技術的相關知識，打造一支擁有高素質、專業性的檔案管理隊伍，進一步規范高職院校檔案管理工作，保證高職院校務實地開展檔案管理工作。

篇6

【關鍵詞】：醫療檔案；檔案管理；信息化

醫療檔案管理的信息化建設是一項長期任務，我國在這一領域本身發展歷史尚短，再加上隨著社會進步，民眾的健康意識提高，而醫療事業也逐步發展，對醫療檔案的管理工作的要求也逐步提高。在這一過程中，便逐漸顯露出眾多信息化管理問題。

一、醫療檔案管理概述

醫療檔案的含義很廣泛，指的不僅僅是患者的病歷檔案，還包括醫院的醫療設備、醫學研究、醫療保險、科研成果，以及醫療事故記錄等方面的檔案資料。醫療檔案管理則包括了對檔案資料的收集整理，鑒定，保管，系統編目，檔案檢索與研究等工作內容。醫療檔案管理信息化即是通過網絡平臺，利用信息技術對這些工作內容進行處理。由于醫療檔案的數量龐大，管理工作細分項目極多，在過去傳統的檔案管理方式下，人工管理的工作量非常大；并且，因為傳統的醫療檔案都是紙質版本，不僅儲藏保養麻煩，檢索查閱過程也極為繁瑣不便，而若使用網絡平臺對檔案資料進行存儲，數字化的資料查閱便捷又迅速，因此實現醫療檔案的信息化管理非常有必要性。醫療檔案的信息化管理所要達到的目標是實現高效率、多功能，規范智能的信息化。應用現代信息技術對檔案資料進行管理，能夠極大地減輕工作人員的負擔，也能增加檔案管理的精細度，提高工作效率和質量。

國外的醫療檔案管理信息化發展較早，發展程度也高，從制度到技術都相對完備。而這一領域在國內起步較晚，發展程度尚有欠缺。我國近年來大力推進醫療事業的改革建設，在推廣政策的同時還投入大量資金，借著國家的政策推動力和全面的支持，我國的醫療信息化建設有了極大的發展進步。

二、醫療檔案管理信息化存在的問題

（一）管理意識缺乏

事實上醫療檔案的管理不僅關系到醫療服務，也對醫院的管理和社會資源利用有一定的影響。但是，在對醫療檔案管理的認識上，無論是醫療機構的工作人員還是人民群眾都缺乏充分而正確的理解。醫療工作者則往往把重點放在醫療工作上，檔案資料的管理卻經常被忽略，醫院方面對檔案管理的介紹和宣傳力度也不夠，于是首先這項工作的重要性就沒有得到充分的普及，這樣一來，原本就對這一領域缺乏了解的公眾就更加意識不到檔案管理的重要作用了。

（二）制度體系不健全

由于醫院沒有設置專門的檔案管理專員，自然也就沒有相應的規章制度。在過去的傳統檔案管理工作中，由于無責可循，于是各部門對檔案管理這一塊的工作職責模糊，也沒有標準規范的管理流程。檔案管理的職責不明確便造成了在收集、保管、移交等環節工作不便的問題，極大地影響了檔案管理工作的效率。即使在信息化管理的建設過程中，這一問題仍然沒有得到解決，并且由于信息化是新興的管理手段，在這方面就更加缺乏相對應的規章制度體系。

（三）基礎設施不完善

醫院的硬件設施投入絕大部分都在醫療設備和環境建設上，對于檔案管理這一模塊則投入較少。檔案信息化管理所需的網絡設備，操作系統，硬件設施等都較為缺乏。沒有先進的軟硬件設施基礎，自然也無法開展先進的信息化管理工作。

（四）缺乏技術、專業人才支持

完善的信息化檔案管理平臺的建立離不開先進技術和專業人才的支持，在具體的管理工作中，存儲于網絡平臺的電子檔案資料的統籌管理，傳輸、共享，以及安全、保密性等都需要一定的技術保障；而同時，從事這項管理工作不僅要掌握醫療領域的專業知識和技能，也要對信息技術領域有充分的了解和掌握，同時還需要掌握一定的管理知識，而這樣的綜合型人才在這一領域仍處于缺乏狀態。

三、實現醫療檔案信息化管理的對策

（一）健全管理制度

管理工作的順利進行需要規章制度的保證，醫療檔案的信息化管理要想解決職責不明，工作環節混亂的問題，就必須要制定出健全的管理制度，要明確檔案管理部門及工作人員的職責，規范資料收集整理編目的工作流程；其次，要規范化對信息化管理平臺的操作和維護，對不同種類的醫療檔案進行統籌管理，促進檔案管理工作的有序進行。

（二）建設信息化管理體系

搭建檔案資料的信息化管理平臺，實現檔案管理的網絡化，數字化和規范化。將現達的信息技術應用于醫療檔案的管理中，首先，從計算機收集資料信息后并加以歸納整理，其效率遠高于人工信息錄入；然后利用數字化存儲方式來保管檔案，非常方便資料的檢索和獲??；還可以通過網絡進行資料共享和服務。在網絡平臺上進行標準統一的信息管理，既具便捷性，能夠迅速提供查閱、調研等服務，又能極大程度上提高信息管理的效率和質量。除此之外，由于醫療檔案的類型用途多樣，因此信息化的管理體系要對信息資源的共享或保密進行類型細分，一方面要對含有私人信息的患者病例檔案加強信息安全保護，另一方面，對于醫學研究科研成果等檔案資料則要促進信息共享，加強各部門機構間的信息交流，以便獲取更全面的醫療信息。這樣一套完整的信息化管理體系能夠對醫療工作產生諸多有利的促進作用。

（三）加強工作人員的專業能力培養

要更好地進行檔案信息化管理，就必須要提高工作人員的職業素養和能力水平。除了從外界招收該領域所需的綜合性人才以外，對部門現有的工作人員也要進行專業知識和技能的培訓。由于醫院的工作人員基本都出于醫學專業，在這一方面的專業知識已能符合要求，所以只需對這些人員進行額外的信息技術和管理方面的培訓即可。此外，除了掌握一定的計算機操作技術，還要具備檔案管理意識，充分認識到檔案管理工作的意義和重要性，這樣才能認真對待工作，不斷吸收新知識從而提高自身的工作能力。

結語：

近年來國家對于醫療事業的重視程度逐年提高，這是發展醫療建設事業的絕好契機。因此，醫療機構應該要抓住機遇，結合外部大環境的支持和內部自身的改革創新，大力建設醫療檔案信息化管理事業，為民眾提供更好的服務，也為醫療事業的整體發展貢獻力量。

參考文獻

[1] 郭君南.醫療檔案管理信息化的優勢與實現途徑[J].黑龍江史志，2014，03：107.

篇7

思想觀念的轉變、檔案意識的提高是做好項目檔案工作的前提。長期以來，檔案管理被視為項目管理的附屬，甚至可有可無。全員檔案意識不強導致項目檔案工作長期處于被動局面，造成項目檔案歸檔不及時、不齊全等問題，導致項目后續運行維護、技術改造等工作缺乏足夠的文件支撐，影響到電網工程建設的順利推進，這些問題引起了公司上下各方面的重視。因此，廣東電網公司首先在觀念上進行了轉變。一是領導觀念轉變。公司分管基建工作的領導高度重視檔案管理工作，提出將“歸檔齊全”作為電網建設項目驗收的必要條件之一。2012年“登高”工作啟動后，領導提出將檔案管理作為工程建設管理的一項重要內容長抓不懈，先后在多個場合提出要加強工程項目檔案管理，并到工程建設現場指導項目檔案工作，還通過召開項目檔案專項工作會議，讓檔案管理人員宣講項目檔案管理的重要性和管理方法。廣東電網公司上級主管單位南方電網公司領導也對公司項目檔案管理工作給予了高度肯定和積極指導。領導觀念的轉變為公司項目檔案工作開展賦予了極大的主動權。二是職能部門和參建單位的觀念轉變。為切實轉變固有的思維觀念，公司將項目檔案管理納入了各部門、參建單位的績效考核指標，明確了項目主管部門、業主項目部對項目檔案管理的主體責任，項目主管部門主動承擔起檔案管理總指揮的職責，充分發揮其項目管控能力和對參建各方的指揮協調作用。同時，通過將項目文件歸檔質量納入項目總承包、設計、施工、監理等單位的工作職責和考核指標，各參建單位檔案管理的積極性和主動性也得到極大提高。

健全機制

由于公司項目管理部門與檔案管理部門長期以來溝通協作不到位，檔案管理部門未能有效介入項目管理前端，項目文件材料往往直到項目竣工投產后才開始收集和整理，致使文件歸檔和移交遲滯，歸檔質量也缺乏保障，甚至出現參建單位完成工程結算后即離場，留下大量文件無人整理歸檔等現象。對此，廣東電網公司主要以“三個機制”為抓手加強前端控制：一是溝通機制。建立項目主管部門、計劃部門和檔案部門的溝通聯動機制，共享項目建設計劃，保證檔案部門及時掌握項目建設進度。二是交底機制。建立項目檔案“三級交底”機制，將項目檔案管理和歸檔移交要求在工程開工前及時宣貫給項目主管部門、業主項目部、各參建單位和各層級檔案管理人員。三是檢查機制。建立中間檢查和歸檔審查機制，通過中間檢查加強項目文件過程管理，通過歸檔審查在項目竣工投產前和檔案移交前對項目檔案進行整體審查，及時發現整理質量問題并限期整改。由此，項目檔案由末端的被動收集轉變為前端的主動監控，傳統單一的檔案驗收轉變為檔案交底、中間檢查、歸檔審查和檔案驗收組成的全過程管理。

完善架構

電網建設項目持續周期長，項目檔案數量大、專業性強，對檔案管理人員的專業素質和穩定性要求極高。而公司項目檔案管理人員往往身兼多職，缺乏檔案專業素養；施工單位檔案管理人員流動性大，檔案工作隊伍不穩定，嚴重影響項目檔案管理成效。為此，廣東電網公司逐步完善架構：一是強化管理責任制，逐步完善各部門共同參與的檔案管理組織機構，規定項目經理、總監為項目檔案管理的負責人，對檔案管理工作直接負責。二是明確要求在各級基建業主項目部設立專職文檔信息管理員，負責項目文件材料歸檔和整理工作，要求建設單位、參建單位各檔案管理人員定期參加檔案行政管理部門組織的專業培訓，嚴把持證上崗關。三是積極引進各層次檔案專業人才，提高檔案管理人員的綜合素養，項目檔案管理的專業性得到了明顯提升。統一標準電網建設領域長期缺乏國家或行業層面權威的檔案管理標準和規范，檔案的分類、組卷和編號等基礎整理要求分散在各類新舊標準規范中。廣東電網公司也一直缺乏一套統一的管理辦法和業務指引。項目檔案管理長期以來面臨標準不一、管理隨意的困境。為統一標準、細化指引，公司組織系統內業務專家，編制了“一冊一表”。一是根據電網建設項目管理特點和項目文件的內容特征，編制了《基建項目檔案歸檔整理作業指引手冊》，明確了項目文件管理前期準備、中間檢查、歸檔審查、移交歸檔和驗收五大環節，并對各環節的重點工作步驟、負責部門（單位）、時間節點和備查資料提供了詳細指引，明確了項目建設每一階段的檔案管理要求和目標。二是編制了《基建工程檔案收集進度表》，詳細規定了工程建設各個階段應產生的文件材料及歸檔時間、責任者、格式、份數等要求，有效促進了項目文件收集與項目建設的同步進行。三是明確要求將各部門和崗位的檔案管理職責、要求等制度規定上墻宣貫并定期對照檢查。為加強檔案專項驗收，公司還與廣東省檔案局聯合印發了《廣東電網建設項目檔案驗收工作規范（試行）》，成為全省首個與政府聯合印發的檔案行業規范?！耙粌砸槐硪灰幏丁钡某雠_，使公司項目檔案管理實現了由隨意到規范的轉變。

強化考核

篇8

關鍵詞：房產檔案；一體化管理；信息化管理；房產地理信息

隨著房產數量的不斷增多，房屋建設及其管理活動日漸劇增，房產檔案的管理難度也在相對增大。就目前的房產發展情形來看，以現在這種管理模式與水平都難已適應房產的飛速變更。那么，要怎樣提高房產檔案管理的水平呢？筆者認為：一是要樹立一支整體素質高的房產檔案管理人員；二是要將房產檔案管理基礎做完善；三則是要在前兩項完成的情況下將我們的房產檔案管理系統一體化。四是結合多項信息管理的優點為管理系統提供更高的效率。

一、怎樣提高房產管理人員的整體素質

（一）提高房產管理人員的素質，最初的人才選撥是關鍵

工作中的素質體現在自我的工作職責是否做到位，那么房產檔案這項較為細致、繁瑣、專業性強的工作中，對管理人員的職責要求必須嚴格。那么在選才這一關對人員的要求因當要以熱愛此職業為重，因為只有熱愛它才會用心處理它；也因為熱愛才能夠創造出更多的奇跡。絕大多的成功管理者皆因對其工作的熱愛促使他們成功，因此找對人管理是提高房產檔案管理的一個重要環節。

（二）培養管理人員的整體素質是提高整體素質的必然要求

我們都知道熟能生巧，做任何一件事情都有一個由生疏到熟練的過程。要切實做好房產檔案的管理，那么工作人員就必須具備對此工作有一定的認知與了解，也只有了解了才會準確無誤的解決各類問題。而掌握更多的專業知識足以讓工作效率大大提高，對管理人員本身也是一種鍛煉。因此，有關部門需對房產檔案管理人員進行一定的培訓。通過培訓讓管理人員提高自身的專業素質，政治素質，文化素質與業務素質；熟知科技、教育、城建等房產檔案所涉及到的有關知識；更要培養管理人員較強的管理能力、分析能力、獨立的工作能力等。使房產檔案的管理在正常的運作下發揮其關鍵作用。

二、怎樣將房產檔案的基礎做好

房產檔案的主要作用就像我們的大腦思維一樣控制著它的身體，它必須時刻保持著清楚、明了、完整的狀態，更需要具備大腦一樣可容納百川的存儲空間。房產檔案是人類在管理上的一項聰明舉措，它能真實有效的反映與記錄各類房產的產權人、產權交易、制度改革等重要訊息，為諸多房產的權屬變遷提供可靠資料，因此我們要做好這一工作刻不容緩。那么怎么才能保證將檔案管理的基礎做好呢？筆者根據目前房產檔案所涉及到的相關信息認為要做好檔案的基礎應該做到如下四點：

（一）領導要重視

受領導重視是做好檔案管理的關鍵所在，借助領導的重視將檔案工作提上各項建設的重要日程；也只有受重視才能對檔案管理的工作平臺、與保管條件提供良好的設施，為房產檔案工作者營造良好的工作環境，這也將為房產檔案的管理奠定扎實基礎。

（二）加強宣傳力度

通過一定的宣傳來提高外界對檔案作用的認知，提高檔案管理人員的檔案意識，通過各部門的支持，營造一份共同為做好房產檔案工作而努力的工作氣氛。

（三）完善制度建設

所謂沒有規矩則不成方圓，任何一個成功的管理體系中都存在這一套完善的規章制度約束著他們的行為。借助這一制度可以制約房產檔案人員依照規章要求做好每一步收集、整理、歸檔、保密等一系列工作。并且要設立一定的獎懲制度，做到賞罰分明，以推動管理人員的進取心，提高工作效率。

（四）落實本職工作職責

不論在什么時候，做好本職工作都是工作中的最基本的意識，但是要切實做好卻并不是那么容易。房產檔案的工作服務于其他部門，同時也需要其他部門的各項配合，只要各部門認真落實其工作職責，那么檔案管理的現代化進程就能有效的實施。此為基礎，卻也是重重之重。

三、實現房產檔案管理一體化是提高管理水平的最終途徑

（一）房產檔案管理一體化的重要作用

就目前房產檔案管理中存在的一點問題是文件和文檔管理功能缺乏一定的銜接，從而影響了房產信息的共享與全面利用。因此需要我們加強對網絡、信息與人力資源的利用提高我們的管理水平，立定一套更為完善的管理系統。而這里所提到的一體化管理中正是利用了人力資源將各類信息進行統一整理、分析、歸檔，使各類信息具有一定的關聯；再通過各類技術的支持實現檔案的信息管理、資料共享等得出突出優點，為房產檔案的管理帶來更為實用、高效的管理模式。

（二）房產檔案一體化需要遵循的原則

那么要怎樣做好檔案管理的一體化呢，要做好這想管理有需要遵循哪些原則？筆者做一下簡單闡述。

1.數據結構一致性

保證各類檔案錄入的一致性一是避免了人力多次輸入之煩，二是充分利用了計算機中高效率的工作優勢。為一體化管理提供更優質的服務。

2.功能結構連貫

檔案管理的系統功能應當以管理人員的管理思路進行設計，這樣管理人員只需按照所需功能進行操作即可完成各項工作任務。為一體化管理帶來更簡單、快捷的工作保證。

3.管理方式的協調性

不同的管理系統需要不同的管理模式來配合，因此從房產文件到房產檔案的改革需要將以前的傳統組卷方法改變為已較大系列的新組卷方法。從而達到部分由計算機替代人為方式工作的節省。

四、借助其他信息管理提高房產檔案的管理水平

(一)結合房產地理信息的優點可提高管理系統的各環節產生的不利因素

在較為完善的房產檔案管理中，我們還可以借用房產地理信息管理系統的系列優點對功能進行加強。房產地理信息管理的特點在于它的各類信息名稱較為規劃、統一、詳細。雖然房產檔案的歸檔日期無法更改，但是我們可以通過管理系統更為快速的找到我們所需要的資料。運用房產地理信息有效的與房產檔案管理相互互補使用，有效的提高了各種信息的檢索、查詢。

(二)結合現代信息化管理可讓檔案管理更為科學

在結合信息化管理系統之前需建立一個較為全面的房產檔案信息，另外將部分資料已圖樣形式進行存檔，以建立一份更為完整精確的檔案庫。也因為如今房產檔案更新頻繁，單一的管理方式已不足以適應，利用現代信息化管理可保證房產檔案與房產產權同步變更。此外還可建立更為便捷的咨詢系統，可為房產檔案的使用價值進一步提高。讓房產檔案的管理更為信息化。

(三)結合縮微技術可提高房產檔案的存儲密度

縮微技術是19世紀發明的一種具有微縮技術的高端技術，子此項技術問世以來被廣泛運用于房產檔案的管理中。它具有技能成熟、穩定、保存周期長、法律效力等優點，與數字技術有效結合后更具生命力。更提高了檔案現代化的管理水平。

篇9

關鍵詞：人事檔案 制度 服務意識

人事在1995年被提出,為了適應社會主義發展的需求推行的新型管理方式,與之相關的人事檔案管理工作開始移交,由機構完成,這一改革標志著檔案管理規范化、系統化、社會化。近年來,隨著人事制度的完善,人事檔案顯現一些弊端,這就要求人事檔案制度逐漸完善,這是擺在當代檔案管理人員面前的關鍵問題。

1、人事檔案存在的問題

1.1 人員對其重要性認識不足

人事人員對人事檔案的重要性一直缺乏認識,對工作的重視程度與對檔案的重視程度不成正比,很多人對個人的檔案在哪都不清楚,對檔案機構不信任,人員對人事檔案的輕視必將導致個人權益無法保障,如不轉變這些觀念,必然影響人事檔案制度效用的發揮。

1.2 對人員的檔案材料信息更新不及時

近年來,人事流動較為頻繁,人事檔案也要不斷地完善與補充,才能發揮其應有的作用,但是實際情況則不盡如人意,更新速度不及時,收集緩慢,人員在不斷地工作實踐中內容十分的充分,材料豐富,這就要求機構保證檔案的完整性,保證檔案資料信息的準確、真實、完整、及時。

1.3 職責不明,制度不健全

目前,人事檔案管理存在的最大問題就是人事檔案管理機構與用人單位之間的職責,在具體的工作實踐中常常出現銜接失誤,影響工作的管理效果,以致無法發揮其應有的作用,側重點不同,以接收、存放為主,對管理利用的認識不足,結構上存在弊端,對檔案的裝訂不及時,材料混亂,嚴重影響工作。一旦工作出現失誤,將會導致機構制度無法完善,效率差。

1.4 服務觀念落后

目前,我國的人事機構服務觀念仍以傳統的觀念為主,缺乏服務意識,傳統的管理結構常常導致信息出現失誤,對工作缺乏認真負責的態度,總之,就是缺乏服務觀念,導致工作效率差。

2、改善人事檔案工作質量的措施

針對以上的情況,必須采取有效地措施來逐漸完善人事檔案的管理,加強人事檔案制度效用的發揮,提高檔案管理的水平。

2.1 加強對人事檔案的重視

加強人事檔案管理的質量必須按照相關的規章制度執行,使機構的管理人員充分掌握規章制度的內容,了解自身的職責范圍,將人事檔案托管在人事檔案機構中享受應有的待遇,認識到檔案是自己的業績、信用等方面的一個體現,逐步改變人員對檔案的神秘感和漠視感,增強人員的檔案價值意識,提高對人事檔案的重視程度,從另一方面對人事檔案的真實性和完整性也起到很好的監督作用。

2.2 檔案資料的收集與個人信息的反應

收集與整理檔案資料是檔案工作的重點,要注意機構與用人單位之間的溝通,建立健全人事檔案信息的完整性,注重人員信息資料的準確與完整,全面準確真實的反映檔案資料,提升檔案的利用價值。

2.3 明確機構的職責

要想完成人事檔案管理工作,必須明確機構與用人單位的職責,這就要求思想觀念的轉變,積極配合用人單位做好檔案資料的收集,擴充檔案管理工作的范圍,在做好保管工作的基礎上,明確雙方的工作職責,做好協調工作,制定出具有可操作性的具體措施,明確人事機構和用人單位的職責,不斷地建立健全管理制度,做到有章可循,有法可依,提升管理水平,實現檔案管理的規范化、制度化,法制化、科學化。

2.4 提升服務意識

實現檔案管理水平的提高,就是加強檔案管理人員的素質,不斷地優化檔案機構的服務質量,增強服務人員的服務意識,檔案工作的政策性和專業性很強,這就要求檔案管理人員必須掌握國家政策性的知識,了解相關的法制制度,提升自身的專業素質,改變傳統的工作態度,增強服務意識,提高業務技能,改變傳統的管理結構,延伸服務功能,注重與用人單位之間的溝通,加強聯系,搭建一個互相了解的平臺,提升工作效率,優化人事檔案管理的工作效率,提升服務質量。

2.5 實現信息化管理

近年來,隨著現代技術的發展,信息技術被應用于各個領域,大大提升了各行各業管理的效率,在人事檔案管理部門亦是如此,信息技術的應用大大促進了資源管理質量的提升,在保證檔案的保密性前提下要加強其利用價值,建立與信息系統的連接,實現網絡管理,利用網絡優勢,提高信息的利用率,實現信息共享,向需求的單位提供服務。用人單位可以借助網絡平臺,不受時間、地域的限制,快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案,諸如社會保險繳納、學歷、職稱、履歷等信息,實現人事檔案信息資源共享,既減少了檔案人員工作量, 又使人事檔案信息資源得到充分利用,為促進人力資源的合理配置提供有效的途徑,為用人單位在發展、培養、選拔使用人才上提供堅實可靠的材料。

3、結語

綜上所述,我們對檔案制度有了新的認識,其在改革過程中發揮了不可替代的重要作用,在實施的過程中必須注重其不斷地細化,加強管理,明確職責,按章操作。在人事檔案管理的發展過程中注重發揮人事檔案管理制度的優勢,打造堅實的平臺,為現代社會主義的發展服務。

參考文獻

[1]丁忠利.高校人事工作淺議[J].銅陵學院學報,2004(4).

[2]潘中喜.人事與高校用人制度改革[J].北京廣播電視大學學報,2005(2).

篇10

論文關鍵詞：供電企業 客戶檔案管理 現狀 對策

論文摘要：隨著電力市場化的深入，電力企業的競爭日益激烈，為客戶提供優質的服務成為電力企業爭取市場的重要手段?？蛻魴n案管理是供電企業與用電客戶間各種業務辦理的原始憑證和依據，是為客戶提供優質服務的重要渠道。本文對目前供電企業客戶檔案管理的現狀進行了分析，并提出了加強管理的對策建議。

一、供電企業客戶檔案管理現狀

1.客戶檔案管理制度或辦法相對滯后

由于受市場經濟的影響，目前仍有較多的基層供電企業沒有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業，檔案管理的職責屬于局辦或總經辦，但其管理的范圍僅為生產或客戶工程項目資料，其制定的管理辦法也僅是針對該范圍來進行的，對于客戶檔案管理的職責及標準未進行明確。實際工作中該部分職責往往由營銷部門負責，但營銷部門在目前更注重于電費回收、優質服務等，對于客戶檔案資料的管理還處于相對滯后的階段，沒有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來對該部分工作進行規范，使必要的監督防范環節失去作用。

2.員工風險意識薄弱

客戶檔案的風險最主要來自于供電企業內部員工風險意識的欠缺。部分供電企業在自然壟斷經營過程中形成了強烈的交易優勢心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風險意識，對社會體系缺失的現狀認知不足。同時，供電企業對員工法律知識的培訓工作缺失，使得供電員工對相應的法律知識欠缺。主要問題包括輕信心理，工作草率，不負責任。

3.無專人負責客戶檔案資料的審核與保管

由于沒有相應的管理辦法或制度，客戶檔案管理工作職責未能要現實工作中體現，現實工作中無專人負責客戶檔案的審核、歸集與管理，使得客戶檔案信息無序化?？蛻魴n案資料處于人人皆可查閱的狀態，丟失風險較大。

4.無專用的客戶檔案保管室及相應的設備

由于該項工作未引起足夠的重視，在現實工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營業廳的資料柜中，無相應的存放標準、裝訂要求及裝訂設備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統一、存放不規范，保管無序。這種情況下，對客戶檔案資料的可控、在控能力較低。

二、加強基層供電企業客戶檔案管理措施

1.建立健全客戶檔案管理制度

制度要建立健全，執行要堅決。按照基層供電企業客戶檔案管理的現狀，必須盡快建立相應的管理辦法來約束營銷工作人員的行為的同時，明確人員的責任及管理方式等。

對已經收集的文字、圖紙、圖片等資料，應根據客戶檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關信息及投運時的相關資料、歷次用電安全檢查所形成的并經客戶簽字確認的用電檢查單等資料。應根據基層供電企業的實際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應主要明確基層供電企業客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過程中給相關人員提供標準，增加客戶檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業務辦理過程中及時收集信息資料，并對內部應形成的資料進行整理，歸檔人員加強審查等工作，齊抓共管，進一步做好客戶資料歸檔工作。

管理要及時，裝盒、袋應規范。為確?？蛻魴n案齊全、完整、系統，就要把客戶檔案工作與業擴辦理各個環節的工作相聯系，同步進行，做到業擴進度到哪個階段，檔案收集就跟蹤到哪個階段。裝盒、袋做到格式統一、字跡工整，同時根據客戶文件材料的形成規律，對客戶文件材料的內容、數量進行系統整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類準確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規定移交客戶檔案管理室，嚴格交接手續，認真核查檔案盒、袋質量并確保檔案的完整。

2.加強領導，建立客戶檔案管理組織網絡

抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統一的檔案管理網絡，協調內部各部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個環節的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員的職責，用制度管人，用制度辦事。

3.完善客戶檔案管理目標，跟蹤落實到位

缺乏有力的客戶檔案管理機制是一個比較突出的問題。在客戶檔案未歸檔形成時，存有檔案資料散落在各工作人員或是個別領導手中的現象，應根據實際情況，把檔案管理工作列入年度工作計劃和責任目標考核內容，認真制訂要求，并不斷強化監督指導功能，特別是業務指導部門，既要做好客戶檔案的業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動客戶檔案工作向規范化、標準化的方向發展。

參考文獻