建筑企業檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇建筑企業檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）建筑工程檔案的概念

通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。

（二）建筑工程檔案的特點

檔案管理工作是一項系統化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環節文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發事故防范、重大災害險情預防上發揮作用。

二、建筑工程檔案管理的存在問題

（一）管理意識落后

現階段大部分建筑企業對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現對檔案管理現代化的不了解。此外，當下部分建筑企業在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統模式，完全沒有實現建筑工程檔案的現代化管理。

（二）管理資金缺乏

建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。

（三）管理人才缺乏

社會不斷發展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業檔案管理人員并不是專業檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。

三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

（一）革新管理意識

革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。

（二）加強人力物力和財力投入

加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。

（三）優化管理人員素質

優化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現管理人員素質的優化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業，為檔案管理服好務。

四、各部門檔案管理人員

（一）各部門檔案管理人員，應按照企業檔案管理者所發的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。

（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業檔案管理者或其他人員。

（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經常檢查檔案，查看是否有發生錯誤的事，尤其是工程項目的資料，由于工程時間長，若不經常檢查檔案，完工后才發現有很多問題，那時要改則很不容易，一是因為當時經手的人員在完工時基本已經調動工作了，有的甚至已經離職了，二是經過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補資料很有可能是造假的，所以在工程建設過程經常去檢查檔案，發現問題可及時進行改正，這樣既能保證檔案的真實性，又能保證檔案的準確性。

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關鍵詞：檔案；創新；管理；對策

一、前言

近年來，城市建設迅猛發展，建筑施工企業施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經驗，進一步提升企業核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業高效發展的提供助力。

二、基建檔案管理工作中存在的問題

1.基建檔案歸檔不及時

按照制度規定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規定期限內實現。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續撤離了施工現場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態。

2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高

檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數不夠，在滿付業主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業經濟利益的維護。

3.歸檔文件質量有待提高

移交的工程檔案質量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現象，導致資料歸檔后失去了利用價值。

三、出現上述問題的原因

1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠

（1）思想重視程度不夠。在很多企業里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發現工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經濟利益，人員配備不足。有些企業連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業只是辦事員兼職或代管；個別企業領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。

2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂

現行的工程檔案規范與制度較多側重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業檔案管理人員對現場資料員缺少必要的業務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。

3.缺少復合型檔案管理人才

資料員有一定的建筑工程專業的知識，但缺乏檔案管理業務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。

四、做好基建檔案管理工作的方法

1.企業重視檔案管理工作

目前建筑市場競爭激烈，提高經濟效益為企業的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業里得不到重視?，F階段，工程實體的質量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業要長期發展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業的重要資產的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協調作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業經濟利益。

2.建立健全制度建設

健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規范，提高檔案管理人員工作規范性，企業應根據國家對現場施工檔案的具體法規要求，結合企業自身特點，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，實現制度管檔。

3.創新檔案管理模式

在傳統的檔案管理中，企業相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業發展角度上看，必須要發揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規模、進展，資料員變動等，經常與項目上兼職檔案員溝通聯系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現檔案缺失現象。（3）后期監督檢查監督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環節，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產生效應遠遠大于管理本身，企業可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或實行單位內部的歸檔保證金制度，可以充分調動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業務能力、高責任心的職業素養。施工現場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業知識，有豐富現場項目資料收集經驗，又了解檔案管理的復合型人才。

五、結束語

綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業檔案人員轉變思路，勇于創新管理模式，深入基層強化管理，還需要現場資料員提升檔案整編職業素質并做好配合工作。

作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司

參考文獻:

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摘 要 眾所周知，企業檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作，是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業的發展有很重要的作用，企業只有重視檔案管理工作，穩定人員，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，為企業生產經營服務，才會促進企業檔案工作迅速的發展。

關鍵詞 工程企業 檔案管理 地位意義

一、工程企業檔案管理的重要地位與意義

一般的檔案管理，通常情況下，人們比較清晰，對其重要性的認識也基本上形成了一致的共識。但是，在工程管理檔案管理的問題上，許多人的認識還是模糊不清的，甚至是步入歧途的錯誤認識，需要有一個撥亂反正的過程。

1.工程檔案是一種重要的信息資源。作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

2.工程檔案的管理模式是在實踐中自然發展的。傳統的企業文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業對其所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要

3.不可忽視工程檔案管理與一般檔案管理規則的共同規則。工程檔案管理不同于一般的檔案管理，有自身獨特的一整套制度、規則、辦法，二者是不能混為一談的。但是同時也必須看到，工程檔案與一般的檔案管理之間并不存在不能逾越的一條鴻溝，二者之間是相通的。工程檔案是一般檔案的組成部分，是包含與反包含的關系。比如，大部分企業在其自身的信息自動化建設中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規劃，所以往往容易導致各個管理系統之間標準不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢；同時，不少企業在開展信息自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術系統，缺乏對數據質量與系統功能之間辯證關系的正確理解，經常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。

上述情形，在一般檔案管理過程中出現是正常的，不足為怪，實際上，在工程檔案管理過程中，同樣也會出現類似的問題和矛盾，以至于常常影響企業的計劃、決策、指揮、生產、經營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態，很容易導致管理混亂，重復投入，工作成本無意義提高等問題的出現。

二、努力建立現代新興的工程檔案管理理念

這是一個討論了很長時間的命題。以比較規范的企業文檔管理為基礎，通過積極有效的數據清理、信息管理規范建設，信息流動渠道的設計與關鍵環節確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現企業的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監控功能，提高信息利用的效率，將企業信息管理的事后模式，改造為企業信息資源培植與管理的即時模式，充分實現企業信息在企業活動中應有的支持作用。

1.檔案事業管理是指對國家或地區檔案事業實行有組織有計劃的領導或監督、指導，并協調其內部關系和外部關系的工作。有必要了解其中的主要內容，如：根據本國的社會制度確定檔案事業管理原則和檔案事業管理體制；依據國家的法律和政策，制訂檔案法規和檔案工作方針、政策；調查統計檔案事業發展狀況，制訂長期和短期規劃，并組織實施；按照檔案法律、行政法規、規章，對檔案館和檔案室的檔案管理工作進行監督、檢查和指導等等。

2.熟悉工程企業檔案管理的基本模式。檔案管理模式包擴集中統一管理和分散管理兩種。按照集中程度又可分為三種：檔案集中統一、檔案分級管理、檔案分散管理。

三、致力于完善工程檔案管理的相應措施

1.探索區域性檔案管理中心的管理方法。建設區域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用，使其更好為現代化建設服務。

2.完善企業工程檔案內容制度的修訂。切實從企業人力資源管理和利用的角度出發，把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、個人信用、職業培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去，適當采用定量指標考核作為對個人工作業績和態度的記錄，突出個人能力的發展，提高人事檔案信息的利用價值。

3.加強對工程檔案工作進行考核評估。結合企業檔案工作規范化管理體系，探索市場化的企業人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企業人力資源的開發帶來直接的效益。具體可從以下三個方面考慮：一是借助主管部門執行力，定期考核。二是中介機構測評制度；三是個人監督制度要到位。

參考文獻：

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一是安全管理干部思想意識存在問題。當前，多數公司項目經理部只重視生產進度和項目成本，忽視安全工作。如此氛圍之下，安全管理干部提出要在保證施工安全的前提下，再加快施工進度，就違背了項目經理部主要管理者的工作思路，就有可能受到項目經理部主要領導的“高壓政策”。在非常環境下，安全管理干部不得不茍同項目經理部主要管理者的觀點，放棄立場，忽略安全工作第一位的理念；個別安全管理干部認為只要自己所轄區域不出安全事故，就萬事大吉；更有甚者，站著位子，不做事，不到現場?？v是看到問題，也是繞著走，不去追究。如此安全管理思想，難免不出安全事故。

二是安全管理干部行為準則存在問題。公司安全管理干部多數是任勞任怨地工作，創造性地工作，才使公司安全工作處于可控狀態之下。但也有一小部份安全管理干部，沒有自覺遵守崗位職責，沒有履行好崗位職能，沒有深入項目工程一線抓好安全工作，沒有到現場及時解決安全問題，被動應付各級檢查，公司領導、項目經理部領導催一下，動一下。甚至存在著應付差事的思想，得一天，過一天，沒有真正深入一線，深入施工現場。平時到施工現場，也只是走馬觀花，有問題的地方看不到，甚至看不出來，導致安全隱患不得及時排除，造成安全事故發生。

三是安全管理干部綜合素質存在問題。隨著公司規模的擴張，各類人員需求量越來越大，安全管理干部也同樣如此，按照集團公司的要求，一個億元以上的項目工程，安全質量總監和安質部長分設、另外還需要設置安質專職人員不少于3人。加上建設單位對安全人員的要求，一時之間，安全人員增多不少。但公司人數總體受限，安全管理干部更是相形見絀，公司只得從其他崗位抽調人員補充安全力量，這些臨時補充的安全人員，未經過系統安全培訓，綜合素質良莠不齊，加之他們對安全管理知識知之甚少，現場經驗不足，一些安全問題看不出來，這樣就有可能發生安全事故。

四是安全管理干部隊伍建設存在問題。近年，公司從不同高等院校引進不少安全工程專業的科班畢業生，而且還加大了安全隊伍建設的力度，但隨著公司規模的迅速擴張，施工現場出現了經驗性人才多，專業性人才少；低學歷人才多，高學歷人才少；非安全專業人員多，安全專業人員少；無技術職稱人員多，有技術職稱人員少的“四多四少”現象。安全管理干部梯隊式建設，更是沒有真正形成。加之對安全管理干部隊伍建設重視不夠，或是安全管理干部自身素質原因，以及公司迅速擴張的規模，現有安全管理干部遠遠不能滿足項目工程施工生產需求。

公司安全管理干部存在的病因，嚴重危及著公司的發展，危及著公司員工生命安全，危及著社會和諧，找出安全管理干部病因所在，是排除安全隱患的重要環節，只有找出病因，才能對癥下藥，才能把安全管理工作做好，做踏實，做到位。

一是安全管理干部提任考核不夠深入。在提拔任用安全管理干部時，由于時間關系和考核人員素質情況，對被考核人的情況，沒有深入細致的進行全面了解，沒有準確掌握考核人，熱不熱愛這份工作，有沒有這個能力，僅憑借基層報告和個別人說辭，把一些思想還不夠成熟，動機不夠純正，能力不夠深厚的人員，提拔和聘用到安全管理干部崗位，造成魚龍混雜的局面。

二是安全管理干部系統學習不夠全面。。由于現在的項目工程建設周期短，人員素質參差不齊，公司安全人員安全崗前培訓，沒有具體化，系統化，或是崗前教育不夠，使一些人員倉促上陣。加之自身原因，不愛學，不好學，即沒有經過系統培訓，又不想自學，導致安全管理知識不夠全面，安全管理知識不實用，啟不到為現場解決問題的作用，有的可能只是一個傳話筒。

三是安全管理干部知識結構不夠合理。由于安全管理干部多數是從其他專業轉行和從基層作業人員調任，他們對安全管理存在眾多不足之處，且知識老化、單一；而安全專業畢業的安全管理干部，對施工生產的環節和工程施工的程序不懂，仍然存在著管理上的問題。

四是安全管理干部工作方法不夠恰當。個別安全管理干部在執行安全制度時，只追求制度的執行，不講究方法，工作方法簡單、粗魯，不考慮他人的感受，忽略違章人員的情況，以及項目經理部對操作人員的要求，認為自己執行制度一切都是對的，沒有把求量，與求質結合起來。

安全管理干部存在的病因和問題查找出來，還需要對癥下藥，并且及時解決和付出實施，才能把諸類問題，消除在萌芽狀態，才能真正解決問題。

一是隊伍學習要加強考核。安全學習不能流于形式，每一次安全培訓結束，都要進行必要的考試，對考試成績優秀的安全管理干部，要給予獎勵，甚至重獎；對考試不合格人員，要繼續組織其學習，直至考試合格。二是不能僅僅局限于崗位安全教育培訓，還要對項目工程每一道工序施工前、每一個新工藝施工前，都要組織安全管理干部和操作人員進行安全教育，要做到安全教育培訓不留死角，不留缺陷，做到全覆蓋、全方位的培訓。確保人人受到教育，人人懂得安全的重要性和安全知識。

二是隊伍質量要加強考核。安全管理干部不能搞終身制、]無為制，要定期對其進行能力的考核、素質的考核，對能力不行，素質不高，不能勝任安全管理崗位工作的人員，該降職的要降職，該撤換的要撤換，讓能力強，年輕化，熱愛安全工作的人員，從事這項職業，使這支隊伍朝氣逢勃，煥發新生。

三是隊伍態度要加強考核。對安全管理干部在現場執行制度，要進行回訪，看他們執行制度的力度，執行制度的準確性，對制度執行不力和檢查不全面、不深入的安全管理干部，要對其進行工作評價，作為年度工作考核的重要依據，促使他們安全檢查不走過場，轉變工作作風，使其認真做好安全工作，嚴格安全制度。

四是隊伍氛圍要加強考核。要營造安全管理干部是項目經理部、是每一項工作重要一份子的氛圍，是不可否決的一部分，增強安全管理干部隊伍的自豪感，榮譽感。使安全管理干部隊伍，不斷擴大，自覺擴大。

五是隊伍建設要加強考核。一個單位僅有一名優秀的安全管理干部不行，他需要有一個群體，這就要看隊伍的文化，是否深入人心，是否形成合力，如果隊伍形成了一種文化，就不愁安全管理干部隊伍的素質提不高，后繼無人，這就要衡量安全管理干部是否熱心這項工作，忠于這項工作。

總之，如果持之以恒加強安全管理干部隊伍建設，提高安全管理干部隊伍的綜合素質，提高安全管理干部隊伍的待遇，提高安全管理干部隊伍的責任意識，抓好安全工作，保障員工生命安全，促進公司安全目標實現，樹立良好的企業信譽，只是遲與早的關系。

作者：石治榮

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1.1相關人員檔案意識薄弱

眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。

1.2建筑工程檔案資料管理質量低下

作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。

1.3缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制

因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。

2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施

2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識

當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。

2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制

缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。

2.3明確分工，協調相關業務

建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。

2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊

建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。

3結語

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關鍵詞： 建筑工程檔案管理展望

中圖分類號：TU198 文獻標識碼： A

一、建筑工程檔案管理的現狀

建筑工程在建設過程中形成的各種形式的信息記錄，經過系統整理和科學編目就形成了建筑工程檔案。從當前建筑工程檔案管理情況看，存在以下現象。

（一）檔案管理意識淡薄。建筑企業現多為股份制或私營制，企業水平參差不齊，大多數企業存在著只注重工程進度和資金控制，卻忽視檔案管理，對檔案資料的重視程度不夠，資料管理跟不上，認識不到檔案資料管理對于工程建設的重要作用，普遍存在著缺乏專職的檔案管理人員或檔案管理人員配備不足。

（二）收集整理難度大。建筑工程系統復雜，整體要求高，覆蓋面廣，相應地其檔案也就特殊、復雜、多樣。工程可能有多家施工企業分包施工，工程建設過程中文件繁多，收集整理難度大且很容易出現失誤。另外，各參建單位可能來自不同的地區，對工程資料的管理有著各自的理解和習慣作法，極易造成資料的混亂和流失。

（三）檔案管理體系不完整。現多數企業，尤其是中小城市的建筑企業大多數都沒有建立檔案管理體系，或管理模式不成熟、不系統、不完善、不統一；甚至有些單位臨時委托他人突擊代編，編假造假。另外，不同地方檔案管理要求有異，建筑企業大多采用地方的管理標準，形成的檔案也就不統一、不規范。

（四）檔案交接脫鉤或移交不及時。施工過程中，技術人員不固定，隨意更替或撤離，也不辦理檔案交接手續，導致材料分散、丟失。

（五）缺乏相應的培訓機構。由于沒有強制的培訓機構，現在大多數檔案管理人員都是企業自帶自學形成的，對檔案管理不夠專業，缺乏全面、統一、規范、標準的培訓，業務知識掌握的不全面，在知識層面和認知程度上存在較大差異，專業素質較差，難以勝任工作需要。

（六）檔案材料不完整。主要存在：有的是工程竣工沒有形成檔案材料；還有的是只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案（比如室外給排水設施、煤氣管線、供電線路、園林綠化、硬化交通等檔案材料寥寥無幾）。此外，收集整理資料不及時，編制資料與工程進度不同步或脫節、內容不真不實、缺少必填內容和手續不全等。

二、展望今后建筑工程檔案管理

為保證建筑工程檔案歸檔資料的準確、齊全、規范、完整，實施工程建設各階段檔案資料的有序管理是唯一辦法。把檔案管理列為工程項目管理的重要內容，放在與施工管理同等重要的位置，就應在管理體制上加以規范。

（一）健全相關法律。建立相關法律是落實檔案管理制度和執行有關規范的根本保證。從檔案資料的收集、填寫、編制、整理、交接到移交要有法可依、違者可懲，在工程檔案形成的各個環節都有法的保障；建立工程檔案管理體系也要有法可依；各單位有關負責人及檔案管理人員，在工程檔案形成過程中所應承擔的職責也應以法的形式明確。

（二）成立專門的培訓機構。加強檔案人員知識培訓是確保工程檔案質量的有力措施。設立專門的檔案管理強制培訓機構，開展業務學習講座，不定期地為建筑行業培訓綜合型的檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的整體水平。通過培訓掌握相關法律法規，學會科學的管理方法，提高管理人員業務水平和服務質量。經培訓且考核合格的頒發《執業證書》或《上崗證》，嚴禁無證從事檔案管理工作。

（三）建立工程檔案管理服務部門。同工程監理一樣，容許社會依法建立工程檔案咨詢（服務）公司，或者在城市建設檔案館內部成立工程檔案管理伺服機構，專門為建筑業提供檔案管理服務。

（四）建立合理的檔案管理體系。所有建筑企業必須依法設立專門的工程檔案管理機構，統一部門設置，統一規章制度，按標準要求配置專職的檔案管理人員。并做為建筑企業達標考核的一項必考內容，否則不予核發營業執照。

（五）統一規范要求。國家制定統一的管理規范，包含各地方的特殊情況。細節內容、表格樣式、書寫方法、分類排序、簽字蓋章、歸檔整理等均統一標準要求，同時廢除不統一的各地方規定。

（六）檔案管理要科學

1. 完善的檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。按照國家檔案管理的有關規定，一要從工程立項就針對性地制定比如《×××工程歸檔范圍》、《×××工程檔案管理辦法》、《×××實物、聲像檔案管理辦法》、《×××檔案借閱制度》等；二要按級明確建設、勘察、招投標、施工、監理等各單位檔案負責人所屬工作及崗位責任；各企業只少有一名主要領導負責該項工作；三是制定檔案資料管理目標，列入各企業日常工作議事日程，列入年度工作計劃，列入各級施工承包合同；四是細化檔案資料收集、整理的規范要求，確保工程建設各階段的歸檔資料真實、準確、規范、齊全。

2. 根據工程進度實施有效的過程控制措施。建筑工程檔案資料的形成是一個循序漸進的過程，重在收集整理要及時，因此做好“過程控制” 尤為重要。比如建立每周一次的檔案資料抽查制度，每月一次的檔案資料例會審查制度，每月一次檔案工作情況匯報、通報制度，定期組織參建單位進行檔案工作溝通、交流活動等。促進檔案編制與工程建設同步進行，有效地防止資料的丟失和滯后。

3. 嚴把文件的出入關口。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制過程。業主、總包、監理各方負責人，結合工程進展加強監督管理，經常性地檢查工程檔案材料編制情況，對特殊情況要實施全方位檢查，比如加強對隱蔽工程資料的復查，對進場材料報驗資料的跟蹤檢查等等，掌握第一手資料。施工單位應明確自己的責任，安排能力強、業務精能勝任檔案管理工作的人員上崗，按照標準要求伴隨工程進度編制工程檔案材料，確保兩者同步進行；資料負責人員按照歸檔規定，加強自檢，認真審核，嚴格把關，發現問題及時解決，按實際發生填漏補缺，保證資料真實、系統、規范、完整，從源頭上防止產生不符合規范要求的檔案資料。

4. 充分發揮監理總包的監督控制作用。監理單位負責對所有項目檔案資料實施監督管理，嚴格把關報驗資料，對所有參建單位的資料均實行雙簽。

5. 建立文件檔案登記制度。管理過程中，要詳細登記資料的收集、整理、入檔、流轉、借閱情況，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化。因此，對文件檔案的增減變動、來龍去脈、運轉流向做到實時監控、胸中有數，一項不漏。同時做好防丟失、防損毀、防失效工作，確保檔案資料完整、有效。

6. 建立獎懲激勵制度。對管理到位、認真負責的單位和個人給予經濟上的獎勵；對管理混亂、文件資料丟失，不按期整改的單位及個人進行處罰；有效調動各參建方管理好檔案資料的積極性，以促進文件檔案管理的成效。

7. 充分利用現代化電子技術。大力研發和推行音像檔案、電子文檔在工程檔案中的運用，實現建筑工程檔案信息化、網絡化管理。把照片、錄像、紙質等各種類型的檔案制成縮微檔案或磁介質檔案。以利于編寫、查閱、校對和存儲，也可節省大量的資源。

三、結 語

由以上看出，建筑工程檔案管理是一個復雜的過程，也是一個不斷發展的過程。針對當前存在的問題，健立建筑工程檔案管理法，樹立法的管理理念，建立法的管理模式，用法的形式管理，形成檔案管理是社會責任的局面；完善建筑工程檔案管理機制；進一步制定科學規范的的檔案管理制度與措施，切實為做好建筑工程檔案管理工作打牢堅實的基礎，這也是解決當前建筑工程檔案管理問題的有效途徑和發展方向。

參考文獻

[1] 《建筑工程文件歸檔整理規范》GB/T 50328-2001。

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[關鍵詞]工程檔案；資料管理；問題；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）21-0336-02

一、工程檔案的內涵和意義

工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映陣地工程建設活動的過程和成果。工程檔案既具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據和憑證；又具有自身的特殊性，即實體作業的技術依據，如陣地在使用、維護、管理、改擴建中的根據和設計、施工技術憑證等。它是工程建設項目管理過程中的重要組成部分。

二、工程檔案管理的現狀問題

1、檔案管理意識淡薄

檔案管理意識淡薄主要體現在兩個方面，一方面是對檔案價值的輕視，二是對數據真實性追求的喪失。許多人的觀念里，工程數據的作用僅僅是記錄，隨著工程的完工，工程數據便完成其使命。因此，在許多情況下，許多工程文檔只記錄了工程中主要的內容，如工程圖紙、施工進度、用料等等，而遺漏了其他大量有用的信息。許多工程在后續的追查中，往往找不到真正有用的工程信息，無法追蹤到具體的來源。

此外，大量的工程信息存在造假或與實際偏差較大等情況。工程中設計的監管者、測繪人員、投資者與施工者，往往互通一氣，為了更快完工驗收，往往對資料進行大量造假或隱瞞真實的信息。最終無論是對使用單位、監管單位還是施工單位而言，工程檔案只是一個形式而已，沒人會去認真考察里面的數據，因為這些數據根本禁不起考察。

2、檔案管理機制不健全

由于各施工單位水平良莠不齊，多數施工單位沒有完善的檔案管理機制，因此檔案管理機制不健全，是建筑工程資料收集與整理過程中面臨的突出問題，這就使得建筑工程資料的收集與整理難以保證與工程施工建設同步進行，并可能造成有關建筑檔案資料的嚴重缺失，也在一定程度上影響制約了建筑施工檔案資料管理工作的深入有序推進，更為嚴重的是也必然影響到建筑工程的施工建設及日后的維護使用。

3、檔案管理技術落后

我國的許多工程檔案還停留在紙張時代，尤其是較為落后地區的工程。傳統載體的檔案不僅容易損壞丟失，也無法實現高效的管理利用，保存和使用非常繁瑣。在一些相對發達的地區，工程文檔實現了全部或部分電子化。但盡管如此，對于檔案的安全備份和保存，還是缺乏延續和統一，各類文檔管理部門和數據庫混亂，未能達到有效互通，大大削弱了工程文檔價值的挖掘能力。

三、工程檔案管理的對策及建議

1、加強法制建設，完善工程管理制度

加強工程檔案資料在形成、收集、整理和移交歸檔工作過程中的監督和檢查，制定工程檔案資料管理制度標準。各單位應根據上級要求，將檔案工作納入本單位總體發展規劃和年度計劃，設立專門的職能部門，強化檔案管理工作的力度，將其與年底評獎機制掛鉤。并根據工程檔案資料管理有關法規制度，制定本單位工程檔案資料管理的實施細則，認真落實檔案歸檔要求。同時可與參建單位簽署《責任書》，明確對工程檔案歸檔的具體要求，并實行獎勵與處罰機制，使參建單位領導和技術人員充分重視工程檔案的歸檔工作。

2、思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，又不直接產生經濟效益，而施工過程中現場又非常繁忙，施工人員把絕大部分精力都集中在施工上，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，造成大量資料缺失，所以內業資料應定期或不定期進行檢查評比，以引起各方重視，避免大量工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為做好檔案管理工作提供有力保證。鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應進一步加強對建筑行業的檔案管理的教育與監督工作。

3、加強施工企業檔案管理信息化建設

隨著我國計算機互聯網的不斷進步與發展，計算機互聯網對我國建筑施工企業的生產經營活動有著巨大的推動和發展。為此，建筑施工企業可以充分利用現代信息技術，做好檔案管理方面的信息化建設。首先，建筑施工企業應加大對檔案信息管理的投入，可結合本企業檔案管理工作中的實際情況，購買或開發企業檔案管理軟件，強化企業檔案管理信息化水平。另外，建筑施工企業應用計算機技術對檔案管理工作進行監督管理，建立企業檔案監督管理、多方合作的信息系統平臺，提高企業檔案管理水平和質量。建筑施工企業還應加強對檔案管理信息化管理系統的定期檢查工作，并對檢查結果進行考核、評定。再次，建筑施工企業檔案管理工作要建立檔案管理激勵及約束機制，實現檔案管理的科學化和規范化，充分發揮檔案管理工作的作用與功能。

4、加強對檔案管理有關技術人員培訓的力度

隨著建筑業的不斷發展，檔案管理工作的特點也產生了新的變化，從而提高檔案管理隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務素質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性；提高服務質量和服務水平，則要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員還要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用，同時要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5、做好檔案的整理與信息化工作

在收集與整理過程中，按照檔案的性質和類型，部門的檔案資料、內部文件、記錄應按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同進行分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。同時應大力推行縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運用。各公司還應有效利用計算機資源，建立本公司的檔案檢索系統，提高各部門（公司）的檔案管理水平及協調能力，方便各部門（單位）對檔案的有效利用，藉以提高工作效率。

6、完善資料后期的管理工作

工程資料整理完畢并存放后，并不代表所有的工作已經完成，可以不再翻動。往往在工程施工過程中，由于種種問題，需要對前面的資料進行查閱或者調取，所以資料管理人員應該認真記錄工程資料的存放位置或去向，對借出的資料進行跟進并及時索回。這一工作對工程資料的管理具有非常重要的意義，能夠從根本上解決工程資料的流失問題。

四.結束語

建筑工程資料管理工作，對于工程施工企業來說具有非常重要的意義。工程資料管理過程中如出現疏漏，可能會嚴重影響到工程施工進度和工程項目的整體質量，對企業的聲譽造成負面影響并導致企業經濟利益受損，所以必須加強工程資料的管理力度，強化工程資料管理人員的責任意識，保證工程資料管理的嚴謹性和全面性，從而確保工程施工的順利開展，并使企業獲得良好的經濟效益，使企業在激烈的行業競爭中脫穎而出，獲取更多的發展機遇。

參考文獻

[1] 臧應雨等，當前工程檔案管理工作中存在的問題及對策[J]，山西建筑，2013.

篇8

一、建筑工程檔案資料的內容

1.土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

3.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

二、當前建設工程檔案管理中存在的問題

1.近年來，隨著建筑市場的不斷規范化，國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我圍建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。

2.檔案材料填寫不真實

建設工程檔案由于其本身的復雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度打，容易出現失誤等問題，加上有些建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴，或對工程施工現場不了解，根據建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數據，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。

3.竣工檔案移交不及時

由于施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。

三、建筑工程檔案有效管理的措施

1.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

2.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。

工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題，及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

3.加強建筑工程檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。

4.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

5.及時做好傳遞和變更記錄。在管 理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。

篇9

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；管理意識

中圖分類號：TU198文獻標識碼：A

建筑工程檔案管理工作真實記錄和反映了工程建設項目的各個方面，是全面鑒定工程質量的重要依據，在建筑工程管理工作中具有重要的保存價值。作為建筑工程管理的一項基礎性工作，工程檔案管理工作的有效開展對于促進工程管理工作的健康發展起到了積極地促進作用。但是，當前形勢下，我國建筑工程檔案管理工作還存在著諸多的問題。

一、建筑工程檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理意識淡薄，基礎管理工作薄弱

當前形勢下，工程檔案管理的意識普遍淡薄，尤其是電子化檔案的管理手段還在逐步普及和落實，這就使得部分工程建設部門對于檔案管理工作手段的先進應用手段并不了解，造成檔案管理工作嚴重滯后于工程基礎建設項目。另外，工程檔案管理工作由于其自身的特點，工作繁瑣復雜，在整個工程建設項目中屬于非營利性的，不能產生巨大的經濟效益，因此，工程建設部門往往把更多的精力集中在工程建設項目進度上，對于工程檔案管理工作的重視度就容易降低，對于一些工程建設中需要進行存檔的檔案管理工作消極的應對。這也往往出現工程建設項目即將完工時，才開始慌亂的整理工程管理檔案，從而應付上級有關部門的檢查的現象。[1]

（二）檔案管理人才匱乏，專業素質參差不齊

目前，我國建筑工程項目中的大量檔案管理人員并非一些專業的檔案管理專業人才，也沒有經過嚴格的檔案專業培訓，普遍缺乏基本的檔案管理工作經驗和理論知識，甚至出現一人身兼數職的現象。尤其當前全球已經進入數字化時代，大量的電子文檔的出現取代了傳統的紙質檔案，對于了解和掌握電子文件的規律和管理方法的人才十分稀少，大部分的工程建設項目組仍然采用傳統的手工檔案管理模式，工作效率低，勞動強度大，這也嚴重降低了工程建設的驗收質量。工程建設檔案管理人員專業素質參差不齊，管理手段方法落后，加之檔案管理工作的枯燥乏味，待遇低下，很多的檔案管理人員不能安于現狀，責任心和敬業精神不高，職業道德素質和服務水平不高。

（三）歸檔的真實性和完整率有待提高

根據相關資料顯示，我國目前建筑工程檔案的歸檔完整率低下，僅為20%。這主要在于一方面，多數的工程建設單位并不能嚴格按照有關的規章制度要求，在項目的立項到竣工階段設立專職的檔案管理人員，對于工程檔案的收集、保存和整理工作重視度不高，導致大量的檔案文件無序管理，甚至出現檔案文件擺放雜亂，查找困難和丟失重要資料的現象。另外一方面，工程建設項目單位的檔案管理人員的業務水平低下，工作責任心不強，操作不規范造成了大量的檔案資料并未完整歸檔，影響了工程建設單位的檔案完整率。[2]

二、完善建筑工程檔案管理的措施

（一）不斷強化檔案管理意識，健全檔案管理制度

由于工程建設檔案管理工作在整個工程建設項目中發揮著重要的作用，因此，我們要不斷強化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理工作態度，增強工作的責任感。從工程建設項目各部門主要領導到檔案管理工作的基層人員都要從思想上樹立正確的意識，重視檔案管理的作用，要把檔案資料的收集、整理和編制工作落實到實處，明確各個部門的工作職責，加強對有關部門的監督檢查，防止出現檔案管理工作滯后于工程建設項目的事情發生。另外，還要定時檢查工程檔案管理資料的完整性，防止資料的隨意擺放和丟失，把檔案管理工作作為項目管理工作的重點，不斷加強建設單位 的檔案意識，提高檔案管理工作的效率。

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門。檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

（二）加強培訓，提高隊伍素質

為了促進工程檔案管理工作適應社會發展的需要，隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。另外，加大對檔案管理人員的激勵，采取一定的激勵措施來提高檔案管理人員的工作積極性。[3]

（三）發揮工程檔案的有效價值

充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。

建筑工程檔案管理工作的目的就是能夠更好的服務于工程建設的各個方面，而非簡單的應付上級部門的檢查。因此，又必須通過系統地規劃和嚴格的考核來加強工程檔案管理工作的質量，使其能夠更好地為工程建設項目發揮重要的輔助作用。隨著項目檔案管理的規范化和標準化，項目建設單位更應該將工程檔案管理納入到整個項目管理程序當中，建立制度，落實責任，與項目建設同步規劃同步進行，以科學的、規范的手段來發揮工程檔案管理的真實價值，從而有效地提升建筑工程項目檔案的管理水平，促進各項工作的順利開展。

參考文獻：

[1]李菊君.建筑工程檔案管理[J].企業研究.2011(14).

篇10

關鍵詞：檔案；建筑工程；管理

中圖分類號：TU198文獻標識碼： A

建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

總之，當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

[1]馮惠玲，張輯哲；《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年版。