個人檔案管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇個人檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

與學生緊密相關的文件材料是高校提供檔案利用服務最為頻繁的信息資源，新《辦法》的實施，是將“人本”管理理念貫穿于高校檔案管理體系的突出體現。但在學生類檔案與原十大類檔案統一管理的前提下，由于缺乏針對新《辦法》的實施細則，而在實踐中學生個人檔案又獨立于高校檔案管理體系之外，鮮有高校按照新《辦法》精神開展學生類檔案管理的實踐案例。當前，如何有效區分學生類檔案與學生個人檔案，如何科學整合、構建、管理學生類檔案成為阻礙高校檔案服務創新的重要業務瓶頸。

學生類檔案與學生個檔案的區分

1　內容構成

新《辦法》規定，學生類檔案主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。但長期以來，高校學生個人檔案管理―直被視為學生管理的環節之一，并未被納入到檔案部門統一管理，而是參照我國干部人事檔案的歸檔范圍進行收集和整理的，如畢業情況登記、成績登記、體檢、黨團組織關系、政審、學歷學位、出國、人事任免、獎懲材料等。

從內容構成看，新設置的學生類檔案與原學生個人檔案相同或重疊部分較多，但也存在一些不同之處，主要體現在學籍檔案的構成上。高校學籍檔案是學生在校學習和社會實踐活動期間形成的，能綜合反映學生在招生錄取、入學登記、成績考核、學籍異動、獎勵處分、學歷學位、畢業派遣等方面的文件材料。因此，學生類檔案包括原教學檔案中與學生個人緊密相關的各類材料，內容較之原學生個人檔案中的學籍檔案更為豐富、齊全。正因為這些內容上的差異，才使得學生類檔案的增設顯得更有意義。

2　服務對象

檔案工作的一切出發點和落腳點都是為了實現檔案的利用價值，這也是檔案工作的核心價值目標。就學生類檔案來說，因其所涵蓋的信息資源較為系統集中、豐富多樣，其服務對象也較為寬泛，可以為學生本人、用人單位以及其他社會組織或個人提供利用服務；而由于學生個人檔案的管理模式基本參照人事檔案，由用人單位進行管理和利用，本人沒有條件接觸自己的檔案材料，因此學生個人檔案的服務對象僅為用人單位。從這一點看，學生類檔案的建立更有利于檔案信息的充分利用與共享。

3　管理形式

高校辦學歷史較長，形成檔案的門類、數量較多，同一門類檔案的來源也較為復雜。為提高館藏檔案的質量，促進檔案成分和結構更加豐富、充實、優化，目前高校普遍采取由檔案部門歸口管理，統一制定本單位各門類檔案的管理組織和業務工作規范，負責接收(征集)、整理、鑒定、統計、保管、開發利用本單位的各門類檔案及有關資料。作為高校專業門類檔案之一，學生類檔案也被納入到集中統一管理的范圍，這類檔案大多因其查考利用頻率較高、具有長久保管價值而存放于高校。而原學生個人檔案一般由學校的學工部門、研究生管理部門負責收集、整理和轉遞，因其本身固有的管理屬性(檔隨人走)，高校只是學生個人檔案的暫時轉入地，隨著人事關系的變動，學生個人檔案也隨之發生轉移，流動性較大，檔案在頻繁轉移過程中容易丟失。相比之下，學生類檔案的實體與信息安全性更高。

4　信息輸出方式

與學生緊密相關的學生類檔案向來是各高校提供檔案服務的核心信息資源，它在學生升學深造、出國移民、征兵人伍、學歷認證、身份核查、工作政審、社保福利，以及學校的檔案宣傳(如舉辦本校著名校友的個人檔案展覽)等諸多方面，都承擔著檔案信息輸出與傳播的重要職能。由此可見，學生類檔案是開放性與多向性兼具、主動性與動態性并融的信息輸出模式；而相比之下，學生個人檔案的信息輸出就顯得較為封閉、單向、被動、靜態。從信息傳播學的角度來說，設置學生類檔案更有利于保證高校檔案信息的傳播效果、信息與對象的交互作用；從信息資源管理的角度來說，設置學生類檔案更有利于高校核心檔案信息資源的整合、加工、開發與提供利用。

學生類檔案的構建與管理

如何著手構建學生類檔案并對其進行科學管理，這關系到能否實現相關檔案信息資源的充分整合，為社會各方面提供更加集成化、專業化、個性化的檔案利用服務。

1　檔案的收集與整理

學生類檔案由個性信息和共性信息兩部分構成。(1)個性檔案信息。包括原學生個人檔案中的個性材料信息(檔案信息源一)和原教學類檔案中的個性材料信息(檔案信息源二)。前者包括學生的高中檔案、體檢表、個人自傳、政審、黨團組織關系等材料，后者包括入學(學籍)登記表、成績登記表、畢業生登記表、優秀畢業論文、獎懲記錄、學籍異動等材料；(2)共性檔案信息。包括原教學檔案中既反映學生個性又體現_共性的材料(檔案信息源三)。包括新生錄取名單、在校生名冊、畢業驗印名冊、學歷學位等材料。如下圖所示：

根據新《辦法》規定的歸檔范圍，學-生類檔案的來源主要集中在學工部門、研究生管理部門、教務部門、教學院系、研究生培養單位。因此，檔案的收集與整理由上述部門的兼職檔案員負責，并參照原教學類檔案的立卷與歸檔流程向校檔案部門移交歸檔。在檔案實體收集、整理過程中應充分考慮學生類檔案管理和利用的實際情況，可將反映學生本人個性和共性信息的材料進行區分整理，以案卷為基本保管單位，卷內文件以件的形式進行裝訂，保管期限統一定為永久。其中，實體歸檔部分為：(1)檔案信息源二。以個人為單位，一人一袋進行保管；(2)檔案信息源三。以某一屆學生(畢業生)為單位，根據檔案信息類別進行保管。虛擬歸檔部分為：新《辦法》中學生類檔案的歸檔范圍。形式上，高校將構建類似于人事檔案與原學籍檔案相結合的學生類檔案管理新模式，卷內文件只需按文件形成時間或類別依次排序，并以件為單位進行裝訂。

2　檔案的實體管理

實體檔案中“檔案信息源二”部分，可按“年度－學生類別－院系－專業(班級)－姓名”進行編號和標引，再根據文件形成的時間順序編制卷內文件編號。如某校2010屆公共管理學院人力資源管理專業的統招本科畢業生王艷的檔案材料，其檔號可表示為：2010－XS11－0101－WY。第一位類的“2010”表示畢業年度；第二位類的“XSII”中的“XS”代表學生類檔案，“11”為統招本科學歷代號；第三位類的第一組“01”為公共管理學院代號，第二組“01”為專業(班級)代號；第四位類的“WY”為王艷姓名的拼音縮

寫，若出現拼音縮寫相同者可用學號加以區分；最后再根據文件形成的時間順序編制卷內文件編號。個人檔案袋封面可不用代號表示，如采用“2010年一學生類檔案－本科畢業生－公共管理學院－人力資源管理專業－王艷”來標識即可，卷內文件以材料清單形式列于規定的封面空白處。

實體檔案中“檔案信息源三”部分，可按“年度一學生類別一共性檔案信息”進行編號和標引。如某校2010屆統招本科生畢業驗印名冊，其檔號可表示為：2010-XS11-A。前兩位類代號含義同上，第三位類的“A”為畢業驗印名冊代號。案卷盒(袋)封面填寫同個人檔案袋。

3　檔案的智能控制

在檔案信息化管理的大背景下，社會各方面對高校檔案信息資源整合、開發、利用都提出了更高要求。由于學生類檔案的特殊功能與內在屬性，對它的管理不僅體現在實體層面，高校檔案界更應關注的是對它的智能管理與控制。從某種程度來說，學生類檔案的智能管理模式與水平決定了高校學生類檔案增設的意義及其服務創新能力的發揮。因此，智能控制是高校學生類檔案構建的關鍵。

學生類檔案的智能控制(虛擬檔案管理)包括檔號編制、著錄標引、數字化處理三個方面。

(1)檔號編制。虛擬檔案(電子文件)的檔號編制規則與實體檔案部分相同。

(2)著錄標引。著錄標引部分與實體檔案相比略有不同，不同之處在于：在對某一份學生類檔案案卷進行卷內文件著錄標引時，除對“檔案信息源二”、“檔案信息源三”需要如實標引外，同為個性化的檔案信息，“檔案信息源一”也應納入到“檔案信息源二”的卷內文件著錄標引中，即根據“檔案信息源一”的內容特征與形式特征進行著錄標引，并將其延續在“檔案信息源二”的卷內文件編號后，其中，“檔案信息源一”的相關材料應在參見號或附注項中注明其類屬、實體存放處、實體編號等特征信息。

(3)數字化處理。就當前現狀看，國內高校數字化校園建設水平參差不齊，校內外各類應用平臺、應用系統間數據的集成水平普遍較低，各高校的檔案管理系統與教務、學生管理系統之間的數據對接，以及檔案信息的前處理工作情況也不盡如人意，主要依靠后期的數字化處理來完成。因此，數字化處理是實現當前學生類檔案智能控制目標必不可少的環節，而數字化掃描、加工與鏈接又是檔案數字化處理的重要內容。學生類檔案的數字化可根據上文的檔案編制規則和著錄標引情況，按照既定的存取路徑進行電子文件鏈接。

篇2

高校學生檔案管理一般是由高校學生工作部門、畢業生就業的相關單位負責管理，與學校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨立。從90年代末開始，各個高校開始重視檔案管理，陸續建立檔案館，高校畢業生檔案逐步轉入學校檔案部門與社會人事中心進行統一全面管理。進入21世紀，學生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國家教育部第27號令，《高等學校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴大了檔案的內容，首次將“學生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規定了學生檔案的管理內容、管理方式，標志著對高校學生檔案管理提高到一個新的高度。我國高校檔案工作進入了一個新的發展時期。

二、畢業生檔案管理存在的問題

1.管理主體多元化

（1）高校仍然存留畢業生檔案。畢業生檔案滯留學校，一方面原因是學校沒有統一規范要求，另一方面是學生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業在畢業生就業去向占有相當大比重，而中小企業一般不具備保管人事檔案的資質，也就不要求畢業生轉寄檔案。而畢業生通過網上簽約或書面協議均不能反映出檔案轉遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學校的方式。（2）畢業生存留個人檔案。畢業生檔案應該通過機要部門轉寄。但是個別高校為了節約經費，甚至采取讓學生自帶檔案的方式。畢業生擔心檔案丟失或是不清楚檔案應該存放何處，就會自己處置。畢業后留學或到國外工作的學生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構存放畢業生檔案。一是各地方人事機構作為經政府人事部門批準的人才服務機構有償保存未就業生源地學生檔案；二是人事機構與無人事檔案保管職能的民營企業簽訂職工檔案有償保管協議；三是畢業生檔案在人事機構，但是畢業生本人不是生源地學生，也不是代管單位職工。

2.管理流程簡單化

（1）管理模式不完善。目前高校學生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學校檔案館（室）統一管理，各院系按期將學生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學校統一轉遞畢業生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續煩瑣，不能充分體現學生檔案的服務功能。第二種模式是新生入校后，學生檔案隨學生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導員負責管理，學院統一轉遞畢業生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內容簡單化。目前的學生檔案在內容上仍存在簡單化、公式化的現象。如學生承擔社會工作，參加科技創新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務等的情況不能充分體現在檔案中；學生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內容普遍沒有建立；學生心理健康檔案未納入到收集范圍。學生檔案內容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統化，缺乏針對性描述，生動性差。

3.服務功能弱化

學生檔案的服務功能主要體現在四個方面：一是服務學生成材，二是服務教育教學，三是服務學生就業，四是服務用人單位。但是由于畢業生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業生檔案看到的是中學階段的檔案材料。

三、解決畢業生檔案管理失范的路徑探析

1.提高檔案意識，理順檔案管理機制

27號令把領導體制提升到“總則”中，首次規定了高校內部檔案工作由高校校長領導，并明確了其主要職責，進一步確立了學生檔案的價值和保存任務，明確了學校各級領導及工作人員在學生檔案管理過程中的職責。各高校應深入開展學習貫徹教育部27號令的活動，提高從學校領導、基層工作者到全體學生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業生檔案管理多元化的問題，是在市場經濟條件下，多種所有制經濟并存及單位與職工雙向選擇的現實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業務主管部門在高校檔案管理的領導體制和職責上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責任和檔案行政部門的業務指導監督義務。通過加強對畢業生檔案管理的監督和對托管畢業生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構的畢業生檔案得到動態更新，減少“棄檔”現象，為畢業生進一步就業打下基礎。

2.加強制度建設，引入檔案管理質量體系

高校應嚴格按照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》的要求，結合學校工作實際，制定有關學生檔案管理的規范性文件，包括《高等學校學生檔案收集制度》、《高等學校學生檔案歸檔內容與范圍》、《高等學校學生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業生檔案整理、轉遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業生檔案管理工作的質量，應當引入ISO9000質量管理體系。利用其先進的質量管理理念，豐富和完善檔案質量管理理論，規范檔案管理，促進檔案質量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質量控制，對體系中的檔案過程控制進行優化，從而改革高校傳統檔案質量管理的觀念與模式，構建適應當前需要的檔案質量管理體系，完善并規范檔案管理流程，不斷提高高校學生檔案質量。

3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質

高校應結合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責任制，規范檔案流轉的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規模較小的學校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經驗豐富、責任心強、素質過硬的專業人員進行管理。對于招生規模較大的學校，可以由學校統一招聘、統一培訓學生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業務培訓和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業務的基礎上，主動學習相關領域專業知識，掌握計算機、網絡、電子政務及辦公自動化、信息開發和數字檔案館建設等現代化管理知識，全面提高綜合素質。要轉變管理理念，澄清畢業生檔案的重要性及其服務于學生成長發展、服務于教育培養、服務于就業單位的意識。

4.重視檔案信息化建設，提升畢業生檔案后續服務功能

篇3

1.檔案管理人員的淡漠。俗話說：“事不關己，高高掛起?！彪S著近年來研究生招生方式的改革創新，高校保研指數的增加，研究生規模不斷擴大，檔案管理工作任務日趨繁雜，很多檔案管理工作人員總是用以前的工作經驗，側重于管，而疏忽了理。主觀地認為管理好檔案就是做好了本職工作，缺乏足夠的認識和創新，距離時代的要求也越來越遠，導致研究生檔案管理滯后，甚至與時代嚴重脫節。檔案是研究生的一張名片，管理人員就是制作名片的人，不僅需要專門有責任心的人員負責，而且需要利用科學技術進行補強管理。然而許多高校忽視了這一點，此項工作是由教務管理人員或辦公室人員兼職，而且人員極不穩定，專業化不強，就會導致管理人員責任心下降，從而淡漠研究生檔案工作，更談不上創新。2.檔案管理的規范化制度缺失。沒有規矩，不成方圓，檔案管理工作也是如此。《普通高等學校檔案管理辦法》就檔案的利用和開發也作了明確規定，涉及專利或技術保密的檔案不宜開放。若有單位或個人需要查閱時，應持介紹信，經校方批準后，方可查閱。但查閱過程中涉及保密的材料就會出現泄密，在檔案管理工作中是需要更加嚴謹的制度來規范檔案調閱工作的。另外，在研究生就業時，總會出現檔案中缺少資料或所填寫的信息前后矛盾，必要信息丟三落四，字跡潦草難以辨認等情況。等用人單位需要查詢檔案時或辦理其他相關手續時，才發現檔案中出現了上述問題，此時，再去校方查詢檔案去向事宜，補齊所需材料時，就比較麻煩且費時費力。另外，隨著信息技術的發展壯大，研究生檔案網絡管理的興起，沒有一套完整的制度規范為信息技術做保障是不行的。那么就要求我們制定具體的應對改革創新的制度，從根源加強檔案管理的質量，補充和完善《普通高等學校檔案管理辦法》，制定《研究生檔案管理辦法》，來彌補這種缺失。3.檔案管理內容匱乏。各高校對于研究生檔案的管理及歸檔范圍基本相同，其內容包含高校招生錄取材料、入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表、答辯材料、各項培訓等級材料等。以上信息大多為研究生入學前的基本資料，檔案中反映研究生續研階段的細節性信息基本沒有[1]78。與本科生不同，研究生教育更注重對個體的培養，檔案中體現的內容應該是因人而異的，從而體現研究生在校期間每個個體的特點。但檔案中對研究生的評價內容，多為空話、套話，表現為公式化的評語，內容單一，不能全面客觀地反映研究生的綜合素質和能力。另外，一些社團經歷和社會實踐也無法體現出來，就無法體現以人為本的管理理念。以人為本體現了科學發展觀的核心內容，高校是孕育高等人才的搖籃，向社會輸出人才的地方，注重德、智、體得全面發展才是補充檔案管理內容的實質。4.研究生對個人檔案的忽視。研究生在校期間填寫的《培養計劃和學籍表》、《學位論文開題報告》、《研究生畢業登記表》、《答辯會記錄》、《入黨志愿書》等材料是由研究生直接填寫的，并上交所在院系審核，最終由研究生主管部門審核蓋章[2]23。在此過程中，研究生個人缺乏基本檔案知識，出現一些不符合規定的現象，隨意涂改，忘記張貼照片，自取檔案不妥善保管造成丟失，不注意檔案的托管工作造成脫離管理等等現象，最終導致自己檔案不完整，影響個人轉正、提干、待遇。千里之行，始于足下，檔案管理工作也是一樣。研究生個人要高度重視自己檔案的完整性。5.研究生檔案管理現代化程度不足。如今，大多數檔案管理工作還是沿用傳統的管理方法，如手工操作、紙質化管理模式，信息化和電子化發展滯后。即使運用數據，建立檔案信息庫的高校，也沒有跟蹤研究生數字檔案信息源，沒能將研究生的日常生活表現、思想道德品質、學術研究成果以及能力開發有機地體現出來，從而無法構建合理高效特色的管理模式。因子的復雜，無法突顯有機的結合，數據統計也極為困難，這些都極大地制了研究生檔案資源開發和利用。

二、研究生檔案管理中存在不足和問題的解決措施

1.增強管理人員的業務素質及能力。組織研究生檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，了解檔案管理學、目錄學、文秘和計算機方面的知識，掌握檔案管理崗位應具備的業務能力。檔案工作應當納入年度工作計劃之中，建立相關的領導責任機制，設置專門的崗位人員，確定崗位職責，制定績效考核辦法和工作監督體系。一方面來強化管理人員的責任意識；另一方面提高管理人員的業務素質能力。借助強有力的考核監督機制，檔案管理人員在進行檔案管理工作時，就會認識到此項工作的重要性，必然會認真審核研究生入學前的材料，材料不完整的應要求學生補齊，并提供相關證明。對于填寫的表格進行認真審核后，發現存在填寫不正確、不規范的地方，要及時督促個人整改，確保檔案的準確性。多方面開展檔案工作人員的業務培訓工作，業務培訓可以邀請具有資深管理經驗的老師授課，也可以聘請相關專家進行專業的業務性指導，還可以組織檔案管理人員到先進單位學習交流，將優秀的管理工作方式和理念引進來，進一步充實完善檔案管理人員的業務能力。2.逐步提高檔案管理的信息化水平。隨著現代化和信息化的不斷深入發展，檔案管理信息化發展也是必要的。隨著各高校不斷擴招，研究生人數急劇增多，檔案種類繁雜，查閱次數加劇，以前陳舊的檔案管理模式已經無法應對，更不能很好地發揮檔案的服務功能。因此，必須進行改革和創新，在紙質檔案的基礎上，完善和加強現代化管理手段，利用大數據網絡，建立一個現代化信息平臺，實現檔案的網絡化管理。應用網絡技術平臺，分配給學生一個自己的賬戶和密碼，學生自己登陸后將完善自己的必要信息，并對德、智、體、思想教育方面進行必填項記錄，就如學生為自己制作一個網絡名片一樣，增加專業方向的研究和論文，增加社會實踐、團體活動的記錄，把學生的個人特長展現在平臺上。應用網絡技術，可以將學生非保密部分的檔案向社會開放，及時、準確地為用人單位提供信息，為研究生就業提前做好準備工作，從而提高檔案資源的利用率。3.健全完善研究生檔案管理的制度化建設。檔案管理的制度化不僅包括對于研究生檔案的收集、查詢、借閱、管理制定相應的工作流程、規章準則，還包括建立檔案管理人員責任追究機制。從檔案的歸檔工作開始，做好檔案的接收、管理、投遞工作，實現檔案管理統一化、標準化。明確歸檔材料內容、歸檔要求，嚴格執行安全保密機制；健全檔案查詢借閱制度[3]17。填寫內容一定要實事求是，不弄虛作假。4.研究生檔案管理的創新。五大發展理念中提到，創新是發展的第一要素。研究生檔案管理的不斷創新也是發展的必然過程，在新時代，研究生檔案作為社會主義文化建設的重要組成部分，必須更好更快地實現質的飛越，改進觀念、機制和管理服務方式，全面提高檔案管理工作的利用率。應當從思想觀念、人才資源、管理方式、軟硬件設施等方面開展創新，充分發揮研究生檔案在教育事業中的作用。

三、研究生檔案管理必要性

對于以上研究生檔案管理工作中存在的問題和不足提出有效的應對措施后，我們不難發現研究生檔案管理工作是非常必要的，它不僅體現著我國高校的管理水平，還對教育事業的發展起指導作用。隨著研究生數量的增多，研究生就業困難也將是個嚴峻的問題，許多研究生不愿意與本科生競爭一些待遇低、工作壓力相對比較大的職位，選擇在高層次領域競聘職位，此刻研究生檔案就起到了很大作用。檔案的完整性，檔案的真實性，檔案的“厚度”和“深度”不夠完善，就可能與自己所適合的工作或單位失之交臂。此刻再不愿去與本科生爭“飯碗”，就會出現教育資源的閑置，甚至嚴重影響研究生的心理健康。綜上所述，研究生檔案管理工作是必要的。它是一張閃亮的名片，是一名學生謀生找工作的敲門磚。怎樣讓這個名片更加閃亮，也是我們檔案管理工作所要思考的問題。研究生檔案管理在當今社會是一個不容小視的問題，它不僅關乎著研究生的就業問題，更關乎著我國高等教育人才資源的利用，彰顯我國教育水平的不斷提升，和研究生隊伍素質、品質培養的不斷提高。另外，在解決就業問題的同時，還將對社會的發展和科技的進步在高層次領域作出一定的貢獻。

四、結論

以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興衰；以人為鏡，可以明得失；以法為鏡，可以斷曲直。在原有研究生檔案管理的基礎上，結合實際工作開拓創新，建立完整的規范化制度是此項工作的必由之路。新時代需要新元素，檔案管理的革新與發展就是其中之一，只有堅持走發展的道路，才會在教育事業中發揮檔案管理的巨大作用，所以研究生檔案管理工作是必要的。另外，在此基礎上，檔案管理工作更加一改先前的弊端，從內到外進行革新，解決內部矛盾時克服外部因素的困擾，推進完善新時代檔案管理工作。服務于學生群體，真正把它的作用發揮出來，解決社會發展中存在的問題。其次，研究生檔案管理工作也彰顯了一個國家教育的發展狀況，研究生在招生時也面向了更多領域，相關部門應當考慮從檔案管理方面為科學技術創新發展提供一個有力平臺。讓單位、企業去發展所需研究生，讓研究生尋找到適合的單位、企業，去研究、創造、發明，為社會發展進步貢獻自己的力量。最后，研究生檔案管理工作還需要每一個管理者和研究生們共同努力維護，在不斷的積累中發現問題，調整和充實完善相關內容的情況下，才能指引此項工作有力前行，未來研究生檔案管理工作必定在研究生乃至教育事業中占有重要地位。

參考文獻

[1]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學學報（社會科學版），2012（12）.

篇4

一、失業職工檔案管理現狀及存在的主要問題

1.信息記錄不全現象比較突出。原先的國有企業，由于企業領導在檔案方面存在誤區，檔案管理人員缺乏檔案管理這方面的意識，表現在一是個人檔案材料不完整。缺少招工手續、勞動合同、轉正定級手續，工資表等資料，類似的重要材料沒有裝入檔案的情況較為常見。有的復轉軍人部隊檔案一直存放在武裝部或當地民政部門，高校畢業生檔案一直存放在人社部門的人才交流中心，到企業工作后一直沒有并入職工個人檔案，影響到了連續工齡的計算，造成了失業職工經濟補償金與失業保險金的少領現象，損害了他們的切身利益。二是檔案記錄前后不一。由于原先對檔案工作的嚴肅性缺乏必要的認識，招錄工人時勞資人員代填職工個人信息現象較為普遍，檔案中出現的職工姓名同音不同字、出生年月與身份證信息不符、參加工作時間前后不一致、從事特殊工種時間記錄不清等，導致下崗失業人員不能按期辦理退休，直接侵害了職工的切身利益。

2.多部門交叉管理檔案，不利于工作的開展。在青州市，目前企業破產改制后絕大部分檔案歸入青州市勞動事務中心托管，另外部分單位比如種子公司、市府第一招待所等原屬事業單位，這幾家單位改制后其檔案歸人社局干部科管理，還有一些國企業單位的領導檔案歸組織部管理，但辦理失業手續后，這部分人員的保險續繳、退休申報還得由勞動事務中心負責，這種按單位性質、人員身份劃分的檔案管理辦法，造成失業人員檔案管理混亂，查找困難，給失業人員落實相關待遇，辦理退休手續帶來極大不便。

3.檔案管理制度不健全，檔案從業人員整體素質偏低。由于制度不夠健全，一是在檔案的分類、期限設置、歸檔和檔案資源的收集、存儲、傳輸、查詢、管理、應用等環節缺少必要的依據；二是在檔案生成、轉遞、查閱過程中，沒有統一的管理規范，造成職工檔案記錄不全、流失，對于職工尤為重要的招工手續、亦工亦農輪換合同、工資審批表、上山下鄉證明材料沒有及時歸檔，導致檔案利用價值降低。三是部分企業檔案人員的業務素質和文化素質較低,且缺乏培訓,不能保證檔案材料的正常收集和整理。有的從業人員缺少檔案管理業務工作基本知識，對職工檔案內應有的項目不清楚,為檔案收集后再利用工作帶來很大麻煩。

二、加強失業人員檔案管理工作的對策及建議

1.加大宣傳力度，提高企業對檔案重要性認識。領導重視是檔案管理取得成效的關鍵，充分利用各種宣傳手段，宣傳檔案在企業改革與發展、企業及職工權益維護等方面的重要作用，深刻認識檔案對于職工權益的維護與企業文化的建設具有的重要意義，投入資金、人才健全完善檔案室建設，安排高素質人才從事檔案管理工作，做好檔案收集、整理、歸檔、利用工作，從源頭上樹立起檔案民生地位的重要意義，為檔案的管理利用打下良好基礎。

2健全完善檔案管理制度，為檔案工作開展提供依據。完善的檔案管理制度是失業職工檔案收集、整理、歸檔、利用的前提基礎，依據制度建立起職工檔案的立卷、歸檔、保管、轉遞、使用、登記、統計和保密等項制度，確保檔案信息的準確，資料的完整，杜絕因管理制度不完善導致的檔案流失、資料不全、信息不實、流轉不暢、保險續繳不便問題。

3.解決檔案歸屬問題，為后續管理提供優質服務。徹底解決檔案多頭管理局面，只要是失業職工、自由職業者、沒有檔案保管能力的個體私營企業檔案一律由縣級以上勞動保障部門的職業介紹機構保管。機構須具備檔案保管的硬件條件與安全措施，配備專職檔案保管人員，并經檢查驗收合格后，由同級勞動保障行政主管部門認定，方可開展失業職工檔案托管并開展一系列后續服務工作。企業破產、改制、重組后的人員不再以干部或工人身份、領導級別劃分檔案歸屬，破產企業生成的檔案一率歸勞動事務機構保管，負責其后續保險的代繳、檔案查詢、證明材料的出據、退休手續的申辦、檔案的轉移等服務工作。

4.做好入庫檔案的數字化管理，為檔案的高效利用提供便利。在網絡技術迅猛發展的今天，過去傳統的檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在管理失業職工檔案之中，是管理好、利用好失業職工檔案的必由之路。在失業職工檔案移交過程中，要求檔案托管機構即時將職工檔案進行數字化轉換，錄入檔案托管系統，建立準確和完備的職工信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的雙重管理模式，切實提高檔案利用效率，比如青州檔案托管機構現存失業職工、自由職業者、小微企業者檔案6萬余份，每天繳納保險、政審、退休、調動等使用檔案上百次，如果不進行檔案的數字化管理，現有的工作人員難以應付如此巨大的工作量。檔案的信息化管理是提高檔案利用效率的必由之路。

篇5

關鍵詞：社會保險 檔案 創新

隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現狀分析

（一）社會保險的參保人數增長迅速

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2.23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1.2億，工傷保險參保人數超過1.4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長?？梢姡覈鐣ｋU檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定（草案）》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉?！比怂劳鲆院螅渌婕暗膫€人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了?，F今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視？

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準？

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統一管理下設分支機構

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。

篇6

【關鍵詞】 交通事業單位 改制 企業 檔案管理

改革開放三十多年來，我國的經濟和社會生活發生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業在近些年蒸蒸日上，對百姓的生活帶來了許多方便。社會主義經濟經濟體制的建立，也對各行各業的管理活動進行了大改革，許多國有企業和股份制企業紛紛進行改制，以適應經濟社會發展的需要。毫不例外，部分交通事業單位也在積極地轉型，加入全面競爭的行列。但是這里有一個問題，交通事業檔案改制以后所形成的檔案性質不一樣了，那么對這些檔案的管理應當如何進行呢？下面我們就來試著分析一下。

1 交通事業單位檔案管理現狀

交通事業單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統或個人的檔案，而是交通事業單位在交通活動中直接形成的對經濟和社會有價值的歷史記錄，是交通行業發展的重要信息資源。當今時代，交通事業在科學發展觀的指導下，進入了全面持續快速發展的新時期。交通事業單位具有明確的內容和鮮明的特點。

1.1 交通事業單位檔案管理內容

交通事業檔案主要包括各業務方面檔案和行政文書檔案，而業務檔案包括各個部門活動所形成的檔案如行政執法檔案、公路航道建設（改善）檔案、運輸管理檔案等，業務檔案在交通檔案中占較大的比重。

交通事業單位一般有公路、運管、航道、海事等部門， 其業務各自獨立，所以主管部門檔案人員要經常深入基層進行業務指導，每月組織檔案業務學習， 對歸檔立卷的標準要求嚴格，定期收集與整理業務檔案。

檔案管理活動包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個環節。2007年以來，交通部和省各級檔案行政主管部門陸續下達了如何進一步加強建設項目檔案管理以及貫徹重大建設項目檔案驗收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機構把好工程前期所形成文件材料的質量關，開展經常性的自查活動，對自查中發現的問題及時整改，以保證項目檔案的準確、完整，保證檔案工作與工程建設同計劃、同施工、同驗收。[1]

1.2 交通事業檔案管理特點

1.2.1 集中統一管理檔案

根據2005年《交通檔案管理辦法》規定，各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統一管理并由檔案部門對本單位的歸檔工作進行指導。

1.2.2 設立專門的檔案部門

由于交通事業單位發展比較成熟，一般都會專門設立檔案管理部門，或錄用專職檔案工作人員。檔案室對本單位各部門或各環節的歸檔工作進行指導。檔案室會同本單位有關業務部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定?？傊?，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動的順利開展。

1.2.3 交通事業單位檔案定期向同級檔案館移交

檔案館的檔案主要包括機關、企事業單位檔案和部分個人檔案或家族檔案。各類檔案館所收藏檔案的內容各不相同。各交通事業單位在完成了文書處理程序，把有保存價值和經過有序整理的檔案向各事業單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。

2 企業檔案管理特點

企業檔案是企業生存與發展的記憶庫，借助企業檔案，我們能夠了解企業的過去，現在和預測其未來。企業檔案主要包括企業在研發、生產、經營和管理等一系列活動中形成的資料文件。企業檔案由企業自身單獨保管，但是受到各地市檔案館的監督和指導，各破產企業的檔案在一般情況下交由檔案館來保藏。[2]

3 交通事業單位轉制改企后的檔案管理應注意幾個問題

事業單位改革是手段，最根本目的是要發展由這些事業單位所提供的各種公益服務，使其成為中國經濟社會發展的新動力。在事業單位改制后，根據事業檔案和企業檔案管理的不同特點，我們發現，對其所形成檔案的管理活動要進行重新思考。

3.1 在會計檔案管理方面

如今，交通事業單位體制改革正在如火如荼進行，在會計檔案管理方面企事業單位的管理方式不同，主要體現在兩個方面，一是，企業對應收帳款質量的控制是提取壞帳準備，而交通工程事業單位的應收帳款雖越來越多，但在這方面沒有做出任何規定，因此，交通事業單位應該參考企業的做法對應收帳款提取壞帳準備，并對壞帳準備的提取方法和提取比例做出明確的規定；二是，交通事業單位固定資產不計提折舊，固定資產的損耗不在成本核算中體現出來，而企業是通過計提折舊的方法計入成本。這些方面的不同要求事業單位能夠進行認真地反省和借鑒。

3.2 在人事檔案管理方面

在交通事業單位中，人員的變動比較小，整個組織結構模式相對比較穩定，而競爭因素在企業體現地越明顯，導致人事檔案在企業中相對比較復雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內容。人事檔案的管理依據也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規定轉變成企業人事檔案管理規定，由干部向普通人轉變。

3.3 移交單位的變化方面

一般來說，交通事業單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒有其他的地方。但是事業單位改制成企業后，可以適用企業檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進行寄存管理，引入市場化因素。寄存管理服務項目是為企業檔案提供檔案寄存的一種有償服務，為配備檔案保管條件代價太大，或者不具備保管條件的企業提供了檔案保管歸宿。

4 結語

總之，交通事業單位的改制勢在必行，基于檔案管理方式的不同，對交通事業單位轉企業后應注意的某些方面需要更加重視，比如在會計檔案、人事檔案和服務理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個方面，不容小覷。企業檔案工作當然也需要轉換其管理方式，以期能夠為交通事業單位的發展提供更好的服務。由于我國是實行集中制的國家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統一領導下，分散地管理檔案。在集中統一原則下，取其事業單位和企業檔案管理的精華，共同為交通行業的檔案管理工作謀福利。

參考文獻：

篇7

【關鍵詞】普通高校；學生檔案；管理

在市場經濟及人才市場的影響下，高校畢業生由最初的統一分配轉變為“雙向選擇”，學生在畢業之時自主進行選擇，或升學或創業或就業。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數學生無檔案意識，在離校前不關心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時告知檔案管理人員造成檔案無法寄出。普通高等學校學生檔案如何高效、有序管理是現在高校面臨的普遍問題。

一、高校學生檔案管理存在的問題

（一）歸檔內容不全。學生管理工作中，教職工普遍沒有檔案管理知識，學生檔案中多數只裝入學生基本的檔案內容。學生檔案記載了一個人成長發展的過程，它包括了在校期間的生活學習情況，如高考記錄、學員鑒定、成績總表、畢業生登記表、入團入黨材料等等，但是學生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多沒有裝入學生檔案。學生個人在簡歷中填寫的獎懲情況缺少支撐材料，其他關于學生創新能力、實踐能力、技術能力等材料也沒有裝入其中。

（二）管理手段落后。高校在校學生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導員為直接管理者，每個學生的檔案為手工操作管理，在增加內容或信息變動時不能及時反映。管理手段落后，缺乏專業性、技術性?，F有的檔案管理方式與現代化的高等教育快速發展相比已越來越不適應。

（三）畢業生檔案滯留現象嚴重。學生在校期間沒有受到關于檔案知識的教育，對檔案的內容、功能、管理、寄存等認識模糊，學校在學生畢業時也不告知檔案去向。就業時到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現象，檔案滯留現象嚴重。

（四）檔案意識不強。1.教職工檔案意識不強。大多從事學生管理工作的教職工沒有檔案管理方面的專業學習，學校統一通知要給學生裝檔案的材料就統一給每一位學生裝入檔案袋中。屬于“批量生產、批量管理”，沒有注意個別學生其他需裝入檔案袋的材料，造成學生檔案不完整、不齊全。2.學生檔案意識不強。由于現在就業方式的改變，很多用人單位只和學生簽訂勞動合同，注重的是畢業證、學位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務中心；一些畢業生沒有固定在一個單位工作，流動性大，畢業后沒有完整的工作記錄，檔案長期放置學?；蛉瞬沤涣鞣罩行亩鵁o法建檔。有的學生畢業前的實習單位和正式畢業后的單位有變動，不及時告知學校，造成檔案投遞無法寄出，或原單位收了檔案沒有轉遞到新單位，造成檔案丟失。

二、普通高校學生檔案管理問題的成因分析

（一）學生檔案管理崗位職責不清。檔案管理人員時常變動，人員變動過程交接不清楚，崗位職責落實不到位。輔導員或班主任檔案管理知識欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學生流動性強，信息更新、處理不及時。

（二）學生就業方式多樣化。畢業生擇業方式多樣化，檔案的投遞需要機要局進行轉遞，但是機要局規定接收機要件的單位必須是縣團級以上的黨政機關和企事業單位的教育、人事部門，這就對檔案投遞產生了不小的限制。

（三）檔案管理不受重視。檔案管理規定要確保庫房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫房要安全、堅固。保持庫房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學生檔案堆放的庫房通常較潮濕、清潔工作不到位、無防火防潮等設備。無專門的學生檔案管理經費，使檔案工作處于無發展狀態，與日趨高速發展的教學管理不相適應。

（四）學生個人不重視。根據《高等學校學生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規定：學生個人不能查閱自己的檔案材料。學生從建檔之初就從來沒有看見過自己的“神秘”檔案，不能引起學生足夠的重視。還有的學生認為自己畢業后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉走，使其成為“無頭檔案”。

三、學生檔案管理探究

（一）將學生檔案管理知識納入學生入學教育中。在學生進入高校時，組織學生學習個人檔案中涉及的檔案內容和分類；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學生檔案的轉遞等相關學生檔案管理制度、章程。一是讓學生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準備，主動將材料交到學生檔案管理老師處，信息變動時及時進行報告，畢業時將檔案轉到單位或人才服務交流中心，保證檔案的安全、不丟失。

（二）明確檔案管理人員的工作職責。學生檔案管理實行統一管理，由至少2名專人負責，在其中1人變動時保證檔案工作的連續性。每年進行一次登記和統計，并認真核實，發現問題及時解決。

（三）保障檔案管理建設經費。檔案管理要求嚴格的庫房管理條件，要保證檔案庫房達到要求，就必須保障經費。除檔案工作所需硬件設備外，檔案庫房還必須配備加濕機、除濕機、空調、滅火器等設施設備，有條件的學校還應該配備密集架進行檔案存放。

（四）學生信息數字化。在學生畢業前夕應將學生在校的德、智、體主要表現和學生歷年成績輸入計算機，在紙質檔案投遞出去以后保證學校留存學生的個人信息，若學生檔案因各種原因丟失學校可以提供補辦檔案業務。 （下轉第133頁）（上接第148頁）

（五）遺留檔案的處理及時處理。大多數學生在畢業之后能順利地將檔案轉遞到學生工作的單位或人才服務中心，除此之外還有退學、因故死亡、休學等其他學生在尚未畢業就終止學業的，其檔案應分類管理，不能直接投送到人才服務中心。

【參考文獻】

篇8

目前,我國雖然頒布了《高等學校檔案管理辦法》,但許多高校在進行學生檔案管理工作時仍然存在這樣或那樣的問題,不僅嚴重降低了學生檔案管理的質量,也給大學生為了升學、就業造成了較大的隱患和阻礙。本文簡要分析我國目前大部分高校在學生檔案管理工作中存在的問題和不足,并研究和探討如何更好的提升學生檔案管理的工作水平,以期不斷強化和促進高校學生檔案管理工作的進一步發展,確保大學生未來升學、就業的順利。

關鍵詞:

高校；學生檔案管理；以人為本；問題；措施

學生檔案是對學生在校期間各方面表現的綜合反映,也是學生未來升學、就業等過程中尤為重要的憑證依據。特別是一些特殊單位和崗位,在招聘入職時必須要用到學生檔案,因此,加強高校學生檔案的管理工作是尤為重要的。下面,文章就當前我國高校學生檔案管理工作的現狀進行簡單分析,并就如何在以人為本視域下加強學生檔案管理工作提出自己的建議和看法,從而更好的提高學生檔案的管理水平和效果,為學生今后的升學、就業提供充分、有力的保障。

1高校學生檔案管理的現狀

目前,我國高校在學生檔案管理工作中普遍存在以下幾個方面的問題和不足,具體表現在:

1.1對學生檔案管理工作的重視不足

目前,我國大部分高校尤其是大專院校對學生檔案的管理工作重視不足,新生入校后,雖建立了個人檔案,但仍然存在高考報名表、體檢表以及其他材料缺失問題。同時,有些院校由于對學生檔案的重視不足,導致部分學生在校期間獲得的一些評優評先材料未被歸入檔案中,給學生的就業造成一定的隱患和阻礙。

1.2缺乏健全的學生檔案管理體制

目前,我國大部分高等院校在進行檔案管理時,往往偏重于對科研檔案、教學檔案等的管理,這就導致對學生檔案管理的關注和投入不足,學生檔案管理缺乏健全、完善的管理制度和體制,大部分仍然沿用落后、過時的傳統管理制度和機制,在崗位配置、職責劃分、人員素質以及監督檢查等方面均存在嚴重的不足,導致學生檔案管理在收集、整理、歸檔以及服務各工作上不全面、不及時、不到位,缺乏科學、統一、合理、有效的管理,也使得高校學生檔案管理工作的水平偏低,無法真正發揮其在高校辦學中的意義和作用。

1.3高校學生檔案信息承載的內容較為傳統

目前,我國大部分高等院校的學生檔案管理工作仍然嚴重傳統模式,這就導致檔案中的信息承載內容也延續了計劃經濟下的基本設置,存在傳統、空洞等問題。學生檔案中的材料通常只包括入學登記表、招生報名表、學籍入冊表、團(黨)材料以及成績記載表等,而對學生的個人特質、心理狀況、發展潛質、創新能力以及誠信度等方面缺乏必要的記錄和反映,導致學校及用人單位無法從檔案中較為全面的了解學生的真實情況,從而導致學生檔案在大學生求學期間及畢業發展中的積極作用大打折扣。

1.4缺乏完善的學生檔案轉遞管理

我國現行的法律制度規定,大學生畢業后其學生檔案由本人保管或由學校畢業生分配辦公室統一寄往生源地人事局,再加上目前學生檔案存放、管理的多元化趨勢,導致學生檔案在轉遞過程中缺乏、科學、完善的管理,經常出現檔案丟失、保管地不明等問題,給大學生的升學、就業造成了一定的不良影響。

2以人為本視域下加強學生檔案管理的措施

針對當前我國高校在學生檔案管理工作中存在的諸多問題,在今后的管理過程中,各地高校應在以人為本的視域下,通過采取多種有效的措施和方法,不斷提高學生檔案的管理水平,從而更好的為學生提供升學、就業保障。具體措施如下:

2.1加強領導重視,樹立以人為本的學生檔案管理新觀念

各地高校要與時俱進,嚴格遵循當前國家教育改革的要求和原則,通過會議學習等途徑加強領導層對學生檔案重要性的認識和重視,提高他們的工作責任感和使命感,解放思想、創新觀念,明確學生在檔案管理中的主體地位,樹立“以人為本”的學生檔案管理觀念,使管理工作緊緊圍繞為學生成長及學校、社會發展服務展開,從而更好的提高學生檔案管理服務的質量。

2.2以人為本,創新學生檔案管理機制

高校應在以人為本思想的指導下,對學生檔案的材料內容進行積極的優化和豐富,即在原有資料內容的基礎上,將學生的個性、知識、素質、特長、技能、誠信、潛質、心理以及綜合能力等情況也納入到歸檔材料中來,擴大學生檔案的材料內容,使學生檔案能夠更加全面、充分、有效的反映學生的在校實際情況。同時,還應該大力加強學生檔案信息化管理建設,提高學生檔案管理的智能化、網絡化水平,創新檔案管理模式,實現學生檔案管理的現代化、信息化,進而更好的為大學生未來的升學、就業服務。

2.3提高學生檔案管理人員的素質水平

高校要積極加強學生檔案管理人員的素質培養,通過講座、會議、宣傳等渠道,使管理人員牢固樹立以人為本的思想理念,并將其貫徹落實到實際工作中去,積極圍繞為學生服務展開工作,不斷提高自身的管理知識、技能水平以及計算機應用水平,從而真正打造一批思想認識高、素質能力強的復合型檔案管理人才。

3結語

綜上所述,面對當前社會發展新形勢,各地高校應該加強對學生檔案管理的重視,與時俱進、以人文本,創新學生檔案管理觀念,樹立學生的主體地位,優化和改革管理模式,提高管理人員素質水平,從而更好的提高學生檔案管理工作的質量和水平,促進和推動高校檔案管理工作的穩健發展。

作者：程愛榮 單位：南陽醫學高等?？茖W校

參考文獻

[1]胡敏,陳海靜.以人為本視域下的學生檔案管理研究[J].南通大學學報(教育科學版),2010(01):60-62.

[2]丘如華“.以人為本”在高校檔案管理中的運用[J].檔案,2009(06):40-41.

[3]任斐.以人為本視域下高校學生管理工作體制創新[J].才智,2015(18):145-146.

篇9

隨著我的建章立制工作的進一步深入，人教科也相應完善了各項規章制度。在臺領導的關懷下,在中心人教處的指導下,人教科順利完成了人事制度改革工作、職稱評定工作、文秘工作等，基建檔案的整理工作已近尾聲，等待驗收?，F將一年來的工作匯報如下：

1、 人事制度改革工作

人事制度改革是監測中心今年上半年的一項重大舉措，我根據中心部署，自xx年1月開始著手進行人事制度改革的籌備工作。人事教育科負責承辦人事制度改革具體工作。

為很好地完成這次人事制度改革，1月中旬,在的帶領下，我們開始著手草擬各部門考核制度、崗位說明書、各崗位任職資格、機構人員設置方案、獎金分配方案等，并對原有的部分規章制度作了修改。

從人事制度改革的程序操作上，我們遵照中心的要求，參照兄的改革方案，制定出切實可行的改革方案。為使干部職工正確認識人事制度改革的必要性和重要意義，人教科組織學習了人事制度改革的相關文件，并對監測中心以及我的各項規章制度、獎金分配辦法、百分制考核辦法進行了詳細地講解。消除了干部職工對改革的抵觸情緒，從思想上接受改革。

為達到改革的目的,充分調動大家工作學習積極性，我們抓住改革的兩個關鍵:一是實行全員聘用制,二是引入激勵機制,制定合理的內部分配方案。

人事制度改革主要是在中層干部的選拔任用上，實行競聘上崗的辦法，人教科嚴格按照競聘程序推進競聘工作。為充分體現民主，我們在競聘前下發《人員情況調查表》和《個人應聘意向表》，對照應聘條件嚴格審查每名應聘人員。在競聘演講會上為每名職工下發《中層干部競聘演講民主評議表》，大家為每名參加競聘人員打分，投出自己神圣的一票，使全體職工都參與到中層干部的選拔工作中來。

在4月16日召開的簽約大會上，我每名職工都與簽訂了為期兩年的聘用合同。通過一系列的改革準備工作，到4月20日我人事制度改革工作圓滿結束，我臺實行全員聘用制。

2、 健全制度，3、 完善管理

按照年初制定的工作計劃，繼續完善各項規章制度和崗位職責、完善各項考核制度，加大執行力度。

xx年，我大部分職工均已轉正，這帶來了一些新出現的問題。為與里的實際情況協調，我們參照中心、兄弟以及地方的政策、規定，及時制定出切合我臺實際情況的規定、制度。圍繞人事制度改革，制定完善一系列崗位人員職責40條、崗位職責15條、管理制度、規定13條、考核制度、獎懲制度11條、以及《職工請銷假及假期待遇的有關規定》、《考勤辦法》等。

4、 整理基建檔案，5、 迎接總局驗收

為確保我臺工程竣工驗收工作的順利完成，在機房有關人員的支持下，

參照城建檔案管理辦法、建設工程文件歸檔整理規范和對工程建設檔案管理暫行規定，對工程相關資料進行了分類、歸檔和造冊，全部文檔、資料分工程資料、技術資料兩大部分，共計十九卷，107冊，1007份。其中：

工程資料共計16卷，71冊，776份。包括建臺的函件、請示、批復、可研、征地手續資料、工程建設審批手續、相關證書、勘察設計文件、報告;土建招標、裝修及道路邀標資料;工程概預算、審計報告、財務決算報告;監理文件;施工資料;鍋爐房、消防、空調、鑿井等工程技術資料;電力工程資料;工程竣工文件資料;工程匯報等。

技術資料共計3卷，36冊，231份。包括天饋線工程技術資料;監測網絡技術資料;電氣設備資料等。

6、 基礎工作

人教科完成了職工工資正常晉級調整工資標準等項工作，xx年新招調職

工6人，人教科為他們辦理了招錄手續和調入手續，為他們工資定級，并上報中心得到批復。為今年實習期滿的單中專畢業生辦理轉正定級手續以及職稱的評定工作。

通過今年7月份的中心人事干部培訓班、8月份中心文秘干部培訓班的學習，對人事工作和文秘工作的一些具體問題有了深刻地了解，對提高工作效率和工作質量起到了很大的促進作用。

篇10

關鍵詞：高職 頂崗實習檔案 現狀 調查 研究

教育部為規范和推進職業院校開展學生頂崗實習工作，出臺了《職業院校學生頂崗實習管理規定（征求意見稿）》。其中，第23條明確規定學校應當組織做好學生頂崗實習材料的歸檔工作。因此，構建與之相應的頂崗實習檔案和管理體系不僅是高職院校管理工作的必然要求，也是學生求職就業的特殊憑證。同時，還是企業招聘人才的可靠依據?；陧攳弻嵙暀n案的特性――專業性和多樣性、實時性和成套性、分散性和復雜性、內部性和外部性，要做好學生頂崗實習材料的歸檔工作，僅單方面依靠學校是不夠的，還需要學生的參與與支持。本文將對當前高職院校頂崗實習檔案現狀進行調查，分析頂崗實習檔案建設中存在的問題以及原因，并提出提升學生檔案意識的對策。

1 調研對象

本次調研對象是廣州番禺職業技術學院2013屆，全程參加頂崗實習的畢業生。

2 調研方式和內容

本次調研方式采用網上填寫問卷，調查內容分為三大部分，主要包括：頂崗實習檔案基本情況、頂崗實習檔案建檔與管理、頂崗實習檔案與求職就業等三個模塊，共12個問題。

3 調查結果及分析

本次調研調查時間為5月5日至6月5日，在此期間，全校有920名學生通過網上填寫問卷參與調查，對填寫問卷的個人基本信息進行統計分析，其中男生314人，占比34.13%，就讀文科管理類人數431人，占比46.85%，填寫問卷100%有效。

3.1 頂崗實習檔案基本情況

這部分調查，主要從是否了解學校建立了實習檔案、實習檔案本質屬性、了解幾個與自己有關的重要檔案、學校是否有檔案管理辦法等方面了解學生的實習檔案意識（見表1）。69.35%學生知道學校建立了實習檔案，90.32%學生知道至少一個與自己有關的重要檔案，除了這兩個選項回答較為理想外，其他均不夠理想，尤其是以你知道學校是否有檔案管理辦法為例，只有5.43%的學生知道并閱讀過。

3.2 頂崗實習檔案歸檔與管理

關于高職學生對頂崗實習檔案建檔與管理的基本情況（見表2）也不樂觀。只有6.09%學生了解學校實習檔案歸檔工作并能積極參與配合，有56.96%學生了解該項工作，但表示不愿意配合；51.20%學生對實習歸檔沒有提合理化建議和想法；從沒有去過學校檔案館的學生也高達80%，僅有6.74%學生查閱過相關檔案。

3.3 頂崗實習檔案與求職就業

頂崗實習檔案與求職就業部分（見表3），理應是高職學生們重點關注的問題。通過電話訪問，87.5%企業希望看到能真實反應學生頂崗實習的原始材料。然而，大部分學生都不清楚頂崗實習檔案對就業的作用，62.5%學生想不起來或不知如何利用頂崗實習檔案幫助自己求職就業。調查數據顯示：大多數學生還是希望在校期間能有機會了解頂崗實習檔案，并愿意參加有關檔案知識的培訓，這充分說明有做好頂崗實習檔案歸檔的基礎，關鍵在于學校如何開展這項工作。

4 現狀形成的原因分析

從上述調查結果分析，形成這種不良現狀的原因是多方面的，既有客觀因素，同時還存在主觀因素。

4.1 客觀因素

一方面，由于高職院校學生外出進行頂崗實習，其學習空間發生變化、認識觀念發生變化、學習方式發生變化，導致學生的日常關注從校內學習完全轉移到校外工作。在實習期間，學生們沒有體會到工作、學習過程中伴隨而生的某些資料會具有很高的保存和利用價值，不了解實習檔案的本質屬性。受傳統檔案管理的影響，頂崗實習檔案作為高職院校實踐教學活動的原始記錄，沒有被學生們普遍認識和接受，大部分學生認為頂崗實習檔案是學校的工作，實習材料歸檔也與自己沒有什么關系。加上頂崗實習檔案作用的發揮不是自發的和及時的，往往帶有滯后性和局限性。另一方面，學生檔案屬于傳統人事檔案管理范疇，受其管理與利用體制的影響，人事檔案的部分功能趨于弱化，社會“棄檔”現象日益嚴重，與之對應的“重新建檔”之風卻日漸盛行。因此，降低了學生對檔案價值的直接感受程度，阻礙了學生對檔案的認識和利用，也直接影響到學校頂崗實習檔案歸檔。

4.2 主觀因素

從主觀上看，學生對事關自己未來發展的檔案認識尚且模糊，對頂崗實習檔案內容更加不可能有理性的認識。一方面，受思維定式的直接影響，學生習慣于去圖書館檢索信息，卻絲毫沒有去檔案管理機構利用第一手原始資料的意識；另一方面，學校檔案管理機構的傳統角色偏重檔案基礎業務，檔案管理人員重收藏輕利用也是不爭事實，加上受資金、技術等條件的制約，學校未能充分發揮檔案教育功能，缺少對檔案知識的普及和廣泛宣傳。學校對于即將外出進行頂崗實習學生，重點關注實習教學計劃的落實，強調實習紀律和安全意識，而學校對于實習檔案的基本內容和歸檔要求不夠具體和明確，導致大部分學生沒能重視實習檔案資料的收集，甚至認為實習檔案資料收集與己無關，只要涉及檔案都神秘，是自己難以接觸的領域。

5 改變不良現狀的對策

綜上所述，消除社會“棄檔”現象是一項龐大的社會工程，需要面臨多項人事檔案管理社會化和開發利用體制改革，這不僅需要政府權利部門的干預，還需要相關職能部門的協調配合，不是學校單方面可能做到，因此，本文對此暫不研究。盡管如此，學校還是可以從自身角度出發，深入調查研究，積極引導學生參與到實習檔案建設之中，提升學生檔案意識，改變當前實習檔案的現狀。

5.1 增強檔案教育功能

高職學生的檔案教育可以由以下三個階段構成，即：新生進校的入學教育、在校期間的常規教育、頂崗實習前夕的強化教育。針對不同階段學生學習特點不同，檔案教育的形式、內容和著力點都應有所不同。

入學教育。高職學生入學之初，是立刻幫助學生樹立檔案意識的最佳時期。對外廣泛開展館校合作，盡可能地將當地檔案館列為學生校外實踐活動基地，參觀檔案館是學生入學教育系列活動的主要內容之一；對內將檔案信息檢索流程寫入學生手冊，明確檔案檢索納入新生信息檢索課程的教學計劃，將學校檔案管理辦法、檔案全宗指南、檔案收集利用流程等作為新生檔案信息檢索培訓的重點內容。在新生入學之際向他們灌輸檔案基本知識，不僅是為其樹立檔案意識，而且還是為今后檔案教育的開展打下良好的基礎。

常規教育。高職學生在校學習期間，是強化檔案意識和積累檔案知識的關鍵時期。學校檔案部門和其他職能部分應該利用好這個時期，通過多種形式開展檔案常規教育。一是以針對半數以上的學生會選修檔案相關課程，可在有條件的高職院校開設普及檔案知識的文化素質選修課；二是充分利用好校史館平臺，積極開辦與校史、優秀校友、重大歷史事件等相關的講座，以典型事例介紹和具體實物展出說明檔案與學習、工作和生活等方面的關聯性，強化檔案的傳承和歷史見證作用，強調個人應具有的檔案責任與義務。

強化教育。高職學生即將外出參加畢業頂崗實習前夕，是強化檔案知識的重要時期。針對準畢業生進行相關檔案知識培訓，強化培訓實習檔案、學籍檔案的歸檔和利用、以及畢業后個人檔案轉遞，學生離校檔案托管的基本常識，告知學生在這個時期檔案重要性和實際用處，強調實習檔案建設離不開學生個人的積極參與。

5.2 加大檔案宣傳

加大檔案宣傳，關鍵在于理清宣傳思路。學校檔案機構首先應明確宣傳的對象、宣傳的內容和宣傳的途徑，然后研究本校教學和管理的特點，再采取一系列行之有效的宣傳措施。

宣傳對象。實習檔案宣傳面向的對象有三個群體，分別為學校的領導群體、與該檔案有關聯的教職工群體和學生群體。學校的領導群體是實習檔案工作發展的有力推動者，也是宣傳中應該積極爭取的最為強勢的群體，學校領導可以通過出臺政策，在人、才、物方面給予實習檔案工作的大力支持，完全有能力推動實習檔案工作健康發展。與實習檔案有關的教職工群體是該檔案建設的中堅力量，教職工群體參與與支持對實習檔案建設是至關重要的?；趯嵙暀n案的特性，學生是最為特殊的群體，人數眾多，活動面廣，他們既是實習檔案的建設主體，又是實習檔案的利用主體。因此，實習檔案宣傳單純依靠學校檔案機構是遠遠不夠的，還需要得到教務處、學生處、校團委以及學生所在系部的支持。

宣傳內容。實習檔案的宣傳不僅包括收集內容、歸檔目錄宣傳，還應包括管理、利用和服務宣傳。同時，需要強調各主體在實習檔案建設中的責任、權利和義務。以多形式的實習成果、多方面的特色資料、多介質的檔案實體為媒介宣傳實習檔案收集內容；以良好的信息化基礎、悉心的指導、耐心的服務為依托進行實習檔案收集和利用宣傳。

宣傳方式。利用不同層面的宣傳媒介和不同的宣傳方式進行實習檔案的宣傳：一是通過社會媒體進行宣傳。將學校學生在企業的頂崗實習典型案例和工作業績形成實習成果匯編，或撰寫簡報向上級通報，通過學校門戶網站，廣泛進行社會宣傳。二是通過校內資源進行宣傳。一方面可以開設校內普及檔案知識的文化素質選修課和實習檔案專題講座，另一方面依托校內媒體，利用學校新聞網、校報和宣傳欄特殊宣傳效果，面向學生積極宣傳。三是利用創新性宣傳方式。利用學生處、校團委和學生社團開展實習檔案知識普及有獎競答活動。此外，學校還要重視檔案網站建設和信息化工作，實現學生檔案信息的一站式檢索，并在學生訪問量大的學生處、團委和系（院）網頁上建立檔案網站鏈接。學校采用多種方式交叉進行宣傳，提升了學生整體檔案意識，較好地解決頂崗實習檔案建設過程存在的問題。

參考文獻：

[1]教育部.職業院校學生頂崗實習管理規定（征求意見稿）[EB/

OL].http：//221.12.38.131/web/articleview.aspx？id=201201040907

38584&cata_id=N182.

[2]陳海靜.當代我國大學生檔案意識現狀調查及對策分析[J].檔案學通訊，2012.1.

[3]揭平英.高職院校頂崗實習檔案管理體系的構建[J].中國職業技術教育，2012.2.

作者簡介：