檔案整理制度范文

導語：如何才能寫好一篇檔案整理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

案卷整理工作所遵循的基本原則是充分利用原來的整理基礎，保持文件之間的聯系，便于保管和使用。在對歸檔的案卷進行整理的過程中，要遵循“充分利用原來基礎”的原則。檔案原來的整理基礎是前人整理檔案的成果。其中主要強調幾個方面：

（一）只要是經過整理，有目錄可查有規可循的檔案，就應力求保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，必要時可做適當的加工整理。如學校的會計檔案、校產檔案，它有著自身的形成規律和特點，一般由財會部門和物資管理部門隨時立卷，定期保管。因此，檔案部門接收后，不應再打亂原有基礎，原則上應當保持原卷冊的封裝，也不另加封面。只在原封面的空白處加蓋戳記，填好全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等，然后分類排列，妥善保管，提供利用即可。

（二）必須進行一定整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中合理的部分應當吸收；對整理不當和錯誤的部分要經過仔細分析，摸清情況之后再改動和調整。這可避免人為地破壞文件之間的歷史聯系。對保證整理質量和提高效率都是有益的。

整理檔案的主要目的，是便于檔案的保管和查找利用。一般的說，經過整理的檔案能恰當地保持文件之間的歷史聯系，也就能便于保管和利用，它們基本上是一致的。但是兩者之間也會有矛盾。如有些做法雖然保持了文件之間的聯系，然而卻不便于保管和利用。當兩者發生矛盾時，要充分考慮檔案保管和利用的方便。比如某些制成材料比較特殊的檔案，機密程度和保管價值顯然不同的檔案，則應根據情況分別整理，而在相應的范圍內要求保持文件的聯系。

（三）在檔案整理工作中應遵循“保持文件之間的歷史聯系”的原則。要注意把不同歷史時期的檔案分開，而把同一歷史時期形成的檔案集中在一起，以保持各個歷史時期檔案的聯系和完整。應盡可能地保持各個年代形成檔案的完整和聯系。把同類工作活動形成的檔案集中在一起以保持檔案之間的歷史聯系。

二、案卷整理工作制度

（一）案卷的分類制度

案卷的分類是綜合檔案室為了科學地保管檔案而進行的一項整理工作。學校的全部案卷按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。

中小學的綜合檔案室的案卷分類可按年度問題分類法整理。即把學校的案卷先按年度分開，然后在每個年度下面再按問題分類。檔案案卷排列只能以全宗為單位，按不同門類，不同載體，不同保管期限進行排列。案卷的排列有多種方法，可以按照案卷所反映的問題排列；可以按照案卷所反映的工作聯系排列；可以按照時間順序排列；可以按作者、收發文單位和地區排列；人物的案卷，還可以按姓氏筆劃、漢語拼音字母的順序排列。這些方法可以單獨使用也可以結合起來使用。各類案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，―類案卷的排列方法，只能用一種辦法或一種方法結合其它方法來排列。

另外，中小學案卷的一般排列方法，主要是采用“先上級后本身，先綜合后專題；先學校后學生的順序，分別用不同保管期限來排列?！卑礄n案案卷的排列，應將財務部門形成的校產檔案和財產管理部門形成的校產檔案列在一起。財務部門形成的校產檔案，一般按報表、賬簿、憑證排列。財產管理部門形成的校產檔案，一般按固定資產的類別順序排列或按部門的順序（采取一種編號的方法）排列。

（二）檔案的編號制度

在檔案管理中，常用的“檔號”有四種，全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件張（頁）號。檔號的使用原則是，檔號要完整―套，一般說上述幾種檔號均應編排幾個全宗內的案卷目錄號不能重。

（三）編制案卷目錄制度

案卷排列的順序確定以后，應逐卷登記在案卷目錄上。案卷目錄，就是案卷的名冊。它有其重要的作用：第一，固定全宗內檔案的分類體系和案卷排列順序。第二，介紹全宗內檔案的內容和成份，是查找利用檔案的基本檢索工具，也是編制其它檢索工具的基礎，第三，它是檔案登記的基本形式，也是統計和檢查檔案的重要依據。編制案卷目錄要以全宗為單位，可一個全宗編一本，還可以一類編一本。一個全宗如編若干本案卷目錄，必須以全宗為單位編定目錄號。目錄號是“檔號”中的一種。目錄后連間“全宗號”和“卷弓”作為“檔號”’一并標在案卷封面或脊背上，卷面一般應印有檔號章（全宗號、目錄號、案卷號）。

（四）案卷的其它整理工作制度

案卷的整理工作是學校檔案室的日常檔案管理工作。除上述工作外，由學校檔案管理工作的特殊情況所決定.還有其它一些整理工作。如：（1）對接收的檔案，如發現整理質量不符合要求，不便于保管和利用的，要進行一定的加工和進行局部整理。提高其質量；（2）隨著檔案的搬移，檔案本身可能會受損，也可能由于檔案整理體系的變化，有可能需要轉出或補進。也需要進行相應的加工和調整、整理；（3）學校檔案室除接收各專業部門立卷、整理后的檔案外，也接收和收集―些零散文件，處理這些文件，就要進行全過程的檔案資料的整理工作；（4）平時還要協助和督促各業務部門做好立卷和歸檔前的準備工作。協助各業務部門正確選擇立卷環節，即確定由哪一級機構，由誰負責立卷。其次，一個業務部門部負責2個以上類別及立檔工作。所以一個部門內部要劃定分工立卷的范圍，避免重復立卷和防止立卷時遺漏文件。

篇2

計算機技術的出現使傳統的檔案管理工作發生了深刻的變革，給檔案監督指導工作賦予了新的內容，對檔案監督指導部門和人員提出了更高的要求，這不僅僅是社會各行各業的關注點，更是我們檔案界依法監督的重點，要將監督的重點逐步從現代化技術接觸較少，掌握不多的困境中走出，積極探索電子檔案管理的新思路。

一、創新檔案工作依法監督的方式與途徑

要提高檔案依法監督的時效性，加強對“十二五”時期各項建設中形成的大量檔案、資料的經常性監管，發揮事先預防、事中控制和事后監督的作用，構建全方位的立體檔案依法監督指導模式。通過監督指導發現問題、進行處理處罰和提出加強管理的建議是檔案依法監督指導工作的基本模式。實踐證明，這種依法監督模式同時也使監督指導的依據存在嚴重的滯后性，跟不上形勢發展的需要。因此，我們必須考慮到依法監督指導應當在如何保證檔案及檔案工作不出現問題上發揮作用，而不能把查處的問題越大看作依法監督指導的成績越大。如何從制度上和機制上加強管理和監督，從而有效避免問題的發生，維護檔案的安全與完整，這才是應該著重考慮的問題。從檔案行政管理部門角度看，就是要建立適應各個門類檔案，特別是各種特殊載體檔案形成特點的事后歸檔監督與事前參入監控結合的依法監督指導模式。要建立重點檔案直接監管控制模型，有條件的要實施聯網

監控。

重點檔案直接監管的方式，是指檔案行政管理部門在重點檔案形成、積累、歸檔和管理等重點和關鍵環節上采用登記、驗收、檢查、組織、調節等各種有效形式實行及時、超前、跟蹤監管。這種方式相對于傳統的直接微觀的業務指導和政府職能轉變后的間接宏觀的執法監督，具有監管直接具體、時效性強、對象復雜、聚合效應明顯等特點。重點檔案直接監管體現了監管對象和監管方式的有機統一，體現了檔案工作基本要求和實現手段的統一，符合既要管住，又要管好的行政職能轉變精神。

近幾年各地圍繞重點檔案監管進行了有益的探索，國家檔案行政規章和一些地方檔案法規在某些方面有了新的突破。山東省蓬萊市檔案局為強化檔案行政管理職能。從多方面對檔案直接監管進行了系統的嘗試。最近該局將“重點檔案直接監管”和“檔案行政執法”作為兩項主要行政職能，通過新聞媒體進行公開。結合現有的政策法規對“重大活動告知和檔案登記”、“建設項目、科研項目檔案驗收登記”、“黨政活動中某些重要檔案建檔的組織與管理”、“重大變動事項檔案處置”等作了嚴格規定，對重點檔案直接監管的內容、途徑及方法作了詳細的說明。該局堅持和完善了重點工程項目跟蹤服務人制度，依法參加重點工程項目驗收工作，保證重點工程竣工項目檔案的齊全完整。加強了與國資部門的聯系，做好改制、破產國有企業檔案清查工作，并及時監督有關部門做好移交國家綜合檔案館，確保國有檔案不流失、不毀損；支持、鼓勵和引導民營企業開展檔案工作，探索建立有利于民營企業發展的檔案工作機制；督促開發區及鄉鎮工業園建立檔案行政機構和檔案室，并將開發區檔案工作納入目標管理考核范圍；進一步規范了保險檔案、環保檔案及已公開現行文件利用、政務信息資源管理、公共文獻基礎數據庫建設、檔案信息資源社會化服務工作。同時積極介入本地區、本部門電子文件的產生運行過程，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。積極探索電子檔案接收、保管、利用的技術方法，做好電子檔案的接收工作。

二、加大檔案工作依法監督的廣度與力度

《檔案法》明確規定各級檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案工作，行使好檔案事業行政管理權是檔案行政管理部門的主要職責，因此，檔案行政管理部門除搞好本身依法監督的同時，應在加大依法監督的廣度與力度上做好文章。

（一）加大檔案法律法規宣傳力度

2013年，是《檔案法》頒布實施25周年，也是修改后的《檔案法》公布于15周年。要抓住有利時機早動手安排好宣傳活動，把宣傳貫徹《檔案法》作為夯實社會主義法制權威。搞好檔案系統“五五”普法宣傳教育活動，積極開展內容豐富、形式新穎，廣大人民群眾喜聞樂見的普法宣傳、紀念活動，增強社會檔案法制觀念和意識。同時要加強對檔案工作人員的檔案法制宣傳，為全面推行依法監督提供思想保障。

（二）著手完善檔案工作規章制度

檔案工作要緊緊圍繞構建服務和諧社會這一主題，重點加強檔案法制建設已成為當務之急。方向正確、任務明確，還要有得力的措施保證。檔案工作實踐中出現了一些新事物和新問題，迫切需要加一規范。如：企業改制過程中的檔案管理、電子政務環境下電子文件和電子檔案的管理、檔案中介機構的管理、已公開現行文件利用中心的建設等。為適應改革開放和現代化建設形勢及檔案事業自身發展的需要，我們要圍繞當地工作實際開展一系列調研，同時著手修訂本地區一些檔案工作基礎性重要規章，盡快制定當地檔案事業發展急需的部分規章，不斷完善本地區的檔案法規、規章體系，保證檔案執法人員在監督中有規可循、有章可辦，保障檔案事業在法制軌道上健康

發展。

（三） 搞好各單位的檔案執法檢查

與職能部門相結合，深入推行檔案系統行政執法責任制，建立健全檔案執法檢查工作長效機制。受職權范圍的限制，檔案管理部門只靠自身的力量，對檔案違法案件和違法人員，無法進行有效的處罰，致使一些單位領導對檔案行政管理部門的行政執法檢查不屑一顧，從而導致檔案行政執法形同虛設。檔案行政管理部門必須積極爭取當地黨委、政府的支持，與同級人大、政府、紀檢、監察、組織、人事等部門的相關機構通力協作，強化檔案執法檢查工作，將執法檢查與業務指導相結合，實現檔案執法檢查經?；⒅贫然?，并且要有廣度與力度。從根本上解決檔案行政管理部門執法監督、教育培訓方面的缺位以及業務指導上的錯位現象，促進業務指導、培訓教育、監督檢查更加規范標準，提高服務水平，強化檔案業務基礎工作，更地為國民經濟和各項社會事業的發展提供優質高效的檔案服務。

篇3

昆山殺人案最終以構成正當防衛為由撤案, 結果讓人稱快。于歡二審被認定為防衛過當判處五年有期徒刑, 至今仍存在爭議。而昆山砍人案的正確認定并不代表我國正當防衛認定制度的完善, 相反是讓人正視我國現行的正當防衛認定制度的不足, 也讓這些熱點案件所反映的正當防衛認定制度中的問題浮出水面。

一、問題展現

近年來關于正當防衛的熱點案件主要有昆山砍人案、于歡案和鄧玉嬌案, 這三起案件中只有昆山砍人案件當事人被認定為正當防衛, 其余兩起均以傷害罪定罪并將防衛過當作為從寬量刑情節處理。司法機關判定于歡不構成正當防衛的主要原因有二:一是不法侵害人的目的是為了討要欠債, 行為相對克制且沒有使用工具, 沒有暴力毆打于歡母子;二是當時警察已經到達現場, 不法侵害已經得到有效控制。因此, 于歡的行為屬于明顯超過必要限度且造成重大損害。同樣, 法院在鄧玉嬌案件中認為, 被告人在“無理糾纏、拉扯推搡、言詞侮辱”等不法侵害的情況下, 實施的反擊行為具有防衛性質, 但造成侵害人死亡已經超過了必要限度, 屬于防衛過當。正當防衛本質是“正義對抗不正”, 這三起案件當事人都是在遭受不法侵害后不得已采取了自衛措施, 從大眾視角看其行為應當符合正當防衛。但是從法院的判決來看, 顯然法院還要求防衛人即使在面對急迫的不正義行為時, 也依舊要非常理性判斷自己行為時不法侵害是否結束, 準確衡量自衛行為與侵害行為之間的傷害值比重大小。如此高的要求致使這三個熱點案件中正當防衛認定率只占三分之一。這較之司法實踐中的比率已經算很高了, 在普通案件中, 正當防衛認定率約為千分之一。在無訟案例收錄的433萬份刑事裁判文書中, 采取正當防衛辯護策略的有12 346篇。最終, 法院認定正當防衛的有16例, 正當防衛辯護的成功率僅為0.13%。

“重定罪, 輕量刑”一直是阻礙我國刑事司法公正運行的原因之一, 司法機關在對正當防衛進行認定的過程中也一直受這種思想的影響。司法人員在認定正當防衛案件過程中, 不認真嚴謹地探究當事人的防衛行為是否符合正當防衛的要求, 而是采取和稀泥的態度, 對被告人定罪用以寬慰被害人家屬, 再以防衛過當為由對被告人從寬量刑用以寬慰被告人家屬或者社會輿論壓力。如此這般, 讓正當防衛的認定不再是嚴謹的法律認定過程, 而變成了一個調解各方訴求的程序。實踐中比較多的“和稀泥”主要有兩種:一種是將防衛行為直接認定為互毆, 按故意傷害等罪名定罪處罰, 并以被害人過錯等量刑情節對被告人從寬量刑;第二種是直接將防衛行為認定為故意傷害等罪名, 再以防衛過當為由對被告人從寬量刑。正是由于這種“重定罪, 輕量刑”的操作手法存在, 司法實踐中正當防衛的認定成功可能性一直很低。被害人過錯、防衛過當這些量刑情節成為審判人員“和稀泥”時常用的工具。

二、原因探究

(一) 司法機關機械適用法律

刑法第20條對正當防衛作出明文規定, 具體到司法實踐中的運用, 司法人員還需要結合法學理論和司法操作技術。根據刑法規定和刑法理論, 認定正當防衛主要考慮以下幾點條件:一是起因條件, 即要有不法侵害行為發生。所謂的不法侵害行為一般指侵犯公民人身、財產, 破壞社會秩序等法益的犯罪行為。二是對象條件, 即正當防衛必須針對不法侵害行為的實施者。三是主觀條件, 行為人的防衛目的必須是為了保護自己遭受侵害的合法權利。四是時間條件, 必須是對正在進行的不法侵害進行防衛。針對防衛時間, 張明楷提出過“一體化的防衛行為”觀點, 是指不法侵害已經結束后實施的防衛行為, 與結束前的防衛行為具有一體化, 如果沒有超過必要限度則成立正當防衛。這一觀點目前已經為我國刑法學界和司法實務界所接受。五是限度條件, 即防衛行為不能明顯超過必要限度造成重大損害。正是這些構成要件已經較為完備具體, 所以司法機關在對正當防衛進行認定時有了具體的標尺。司法人員只需將案件情況與以上五點進行一一核對, 便得出是否構成正當防衛的結果。長此以往, 導致對法律的機械化解讀, 忽視了正當防衛應具有的法律精神。

例如, 對于防衛時間的認定, 構成要件的觀點是“正在進行的不法侵害”, 實踐中多將此理解為侵害行為的正在進行。如果防衛人防衛時侵害人沒有實行侵害動作, 則認定為不在防衛時間內, 故而不認定為正當防衛。于歡案中法院認定防衛過當的原因之一就是:沒有使用工具, 案發時沒有暴力行為, 所以不在防衛時間內。筆者認為, 此認定過于簡單, 法院并沒有考慮到于歡母子被拘禁狀態的存續以及拘禁人員依舊暴力推搡等情況。對不法侵害是否存在應當更加審慎地判斷, 不法侵害并不等于不法行為。再如, 對于有無超過必要限度, 司法實踐的衡量方式也是簡單地將防衛行為造成的損害與侵害人造成的實際損害進行對比衡量。但是按照常理來看, 一個正常人在面臨不法侵害時, 若要保全自己必然會在侵害人的侵害行為落于己身之前制止侵害人才可能實現正當防衛。也就是侵害行為損害沒有發生之前, 就要造成防衛后果, 這樣必然導致防衛行為的損害大于侵害行為的損害。按照司法認定的思維, 這樣的情況都屬于超過了必要限度。正是這樣的機械化思維, 導致在司法實踐之中正當防衛的認定率非常低, 正當防衛條款存之似無。

(二) 辦案人員壓力大

對正當防衛案件的判定, 一般有兩種結果:一是以正勝邪, 防衛人面對不法侵害 (不正義) 時采取防衛措施 (正義) 保全自己的利益, 制止不法侵害的發生, 以正義戰勝邪惡。二是“仗勢欺人”, 即防衛人雖然從正當防衛的正義點出發, 卻造成了正當防衛應有行為之外的侵害行為。這兩種結果, 侵害人一方多贊同第二種, 認為侵害人雖有過錯但罪不至死或罪不至傷等。特別是在侵害人死亡的案件中, 辦案人員在面對侵害人一方時不得不承受“死者為大”“人命大過天”等思想導致的種種心理壓力。而防衛人一方多贊同第一種, 主張防衛人無辜受害奮起反抗何錯之有。司法機關若是認定防衛人有罪, 豈不是向社會表示, 日后即使遇見了危險也不得反抗。加之我國的社會一直保留著傳統的仁義公道、因果報應等思想, 公眾對于此類案件關注度相對較高, 導致正當防衛案件自帶輿論壓力。一起案件的判決結果代表著我國法律對正當防衛制度的態度, 直接影響著公民對法律的認同和信仰程度。正是在這種復雜的壓力環境下, 司法人員在辦案過程中不得不優先考慮如何應對各方意見, 如何認定才能得出各方都可接受的結果, 進而導致了前文所說的“和稀泥”現象。

(三) 證據鏈條形成難

正當防衛案件大多屬侵犯人身權利的案件, 案件偵辦過程中能收集到的直接證據就是言詞證據。言論各方都有自己主張的事實, 公說公有理, 婆說婆有理。認定正當防衛所需要證明的防衛時間是否合法、不法侵害是否正在進行、防衛是否超過必要限度等關鍵問題的證據, 難以通過言詞證據形成完整有效的證據鏈條。于歡案件中, 法院認定案發時不法侵害已經得到有效控制, 這一點只有相關人員證詞可以認定。對于案發現場, 侵害人具體如何推搡于歡、非法拘禁的期間雖沒有工具但是其拘禁手段是否具有暴力性質等都沒有其他證據加以證明。反觀昆山砍人案, 案件發生的全過程都被公安系統的天網拍攝下來, 多角度的監控視頻能清晰反映出騎車人于某某受到不法侵害的危險情形、于某某撿刀反殺寶馬車司機的時間等情況, 加上證人證言等基本可以形成完整的證據鏈條, 所以不久便被撤案處理。假設本案只有言詞證據而沒有監控視頻, 那么在寶馬車司機揮刀時用的是刀背還是刀刃, 距離遠還是距離近, 刀掉落時不法侵害是否結束等問題上便存在不少的轉圜余地。這將影響寶馬車司機的不法侵害是意在威脅恐嚇還是行兇傷人, 騎車人于某某揮刀反殺時不法侵害是否真的結束等問題的認定, 最終影響正當防衛認定的結果。案件證據的缺乏, 司法人員無法獲得準確的案件事實認定, 也就很難準確認定正當防衛是否成立。

三、期待可能性適用的必要性

(一) 刑法基本理論的要求

期待可能性是刑法的基本理論, 所謂法律不強人所難, 期待可能性是指根據行為人當時所處的具體環境情況, 期待其實行合法的行為的可能性。如果行為人能夠實施合法行為, 行為人違反此期待實施的是違法行為, 則行為人的行為構成違法, 應負法律責任。若當時情況下行為人無法實施合法行為只能違法時, 則不具備期待可能性, 這便成了行為人的違法阻卻事由, 行為人對自己實施的違法行為不負刑事責任。期待可能性理論, 起源于德國的“癖馬案”, 目前為德國和日本刑法規范所認同并適用于案件審判中。我國刑法雖然對期待可能性這一理論沒有作出直接的規定, 司法判決也不會直接援引這一理論, 但在案件的具體認定中卻不缺少這一理論的存在。例如在對被告人主觀上是否為故意進行認定時, 會結合案件情況判斷被告人是否有預見危害后果的可能性, 如果有預見的可能性, 則能期待被告人不為違法行為, 被告人為之則構成故意犯罪。相反沒有預見可能性則不可期待被告人不為違法行為, 則可不認定為故意犯罪。同樣, 在不作為犯罪中, 期待可能性也一直作為判斷犯罪成立與否的關鍵。對正當防衛的認定, 也是一個犯罪行為的認定過程:構成正當防衛則不是犯罪, 不構成正當防衛則構成犯罪。所以, 在對正當防衛行為進行認定的過程中, 也應當引入期待可能性的考量。防衛人的行為, 要結合案件當時的具體情況, 判斷能否期待防衛人作出其他合理合法的行為。若能, 則行為人構成故意犯罪或者防衛過當, 若不能則應認定為正當防衛而不負刑事責任。

(二) 正當防衛的本質屬性

《刑法》第20條規定的正當防衛是為了對于公民的正當防衛權利給與有效的司法保護, 也有助于鼓勵公民積極地行使正當防衛權利。(P2406)所以, 法律規定正當防衛旨在支持公民在面對不法侵害又無有效的公力救濟時, 可以采取私力救濟手段。正當防衛作為違法阻卻事由存在, 是法律進行利益衡量的結果。與不法侵害相比, 正當防衛具有本質的優越性, 優越利益保護就是正當防衛的原理。面對不法侵害, 防衛人沒有義務必須首先選擇逃跑進行保全。既然防衛人有權采取積極措施進行防衛, 就不能期待防衛人不去傷害侵害人, 更不得以防衛過當為由命令防衛人放棄自己的自衛權利。第20條中規定, 正當防衛不得超過必要限度。對于防衛行為是否超過必要限度的判斷, 不能簡單地對已經做出的侵害行為造成的損害和防衛行為造成損害進行量化比較。而應當根據防衛人當時所處具體情況, 防衛人當時對侵害情況和危險狀況的判斷, 考量期待防衛人做出何等防衛行為的可能性大小。案件分析者、司法審判者大多處在一個安全環境和上帝視角, 并從絕對理性人出發, 去考慮案發當時防衛人應當如何做, 忽視防衛人在案發時所處的具體情況, 不考慮期待防衛人做出更加理性行為的可能性大小, 則會更加偏向認為防衛人不應該行使防衛權。這樣的判斷有違正當防衛的主旨。

(三) 緩解情與法沖突的必要

正當防衛案件中的情與法沖突, 本質上就是自然法正義與法律正義之間的沖突。從自然法正義的角度判斷, 邪不壓正才是正義。防衛者無辜遭受不法侵害后進行自衛完全符合正義的要求, 若防衛者因此受罰則是對正義的否定。但是從法律正義的角度判斷, 正當防衛是一個法益衡量的過程, 防衛行為必須嚴格符合法律規定的構成要件, 才可以成立正當防衛?，F行的法律構成要件判斷過程中缺乏期待可能性考量, 從絕對理性人的角度去要求防衛人, 從而導致大量的正當防衛案件不被認定。因此導致情與法之間的沖突。筆者認為, 現代社會是一個文明社會, 普通人不會刻意去鍛煉在遇到危險時控制防衛限度的能力, 也沒有訓練判斷合法防衛時機等的能力。如果法律一味從絕對理性人出發要求普通公民, 完全忽略期待可能性問題, 必會導致大量的防衛過當的判定結果。導致一個沒有主動違法的公民, 因為他人造成的不法侵害, 無端陷入了忍受侵害或者因防衛過當被判定犯罪的兩難抉擇境地。

綜上, 筆者認為, 在認定正當防衛是否成立的過程中, 應當加入對期待可能性的判斷作為認定條件。如果根據現行的認定條件, 防衛人已構成正當防衛, 則無必要對是否具有期待可能性進行判斷。若根據現行的認定條件, 防衛人可能不構成正當防衛或者構成防衛過當, 也就是防衛人所實施的防衛行為可能是違法或犯罪行為時, 需要對期待可能性的有無進行判斷。即若案發當時, 能夠期待防衛人不做出該防衛行為, 防衛人卻做出該行為, 則防衛人構成防衛過當或者認定不構成正當防衛。若案發當時, 不能夠期待防衛人不做出該防衛行為, 那就不得將其防衛行為認定為違法或犯罪, 則行為人應當構成正當防衛。

四、期待可能性的具體適用

期待可能性在正當防衛認定中的適用, 就是在判斷正當防衛的過程中, 要考慮案發當時能否期待防衛人不做出防衛行為或能否期待防衛人做出更加符合防衛限度的防衛行為。對于期待可能性在刑法中適用的標準, 理論界主要有以下三種觀點:一是行為人標準, 即要考慮具體行為人行為時的主客觀條件, 對期待可能性進行判斷。二是平均人標準, 是指按照社會普通人的標準進行判斷, 若社會一普通人在案況下都會做出違法或犯罪的行為, 那么則不具備期待可能性。三為國家標準即行為人是否會在法秩序下做出合法行為。筆者認為, 國家標準具有非常明顯的國家主義立場, 忽略行為人和案件具體環境, 不利于期待可能性的判斷。行為人標準有益于對防衛人權利的保護, 但是易忽略防衛人在案件中可能存在的過錯, 擴大不期待可能性理論的適用情況。平均人標準考慮到了案件的主客觀條件, 是目前很多學者支持的觀點, 在司法實踐中也多采用這一觀點。但是從近年來涉及正當防衛認定的司法案件來看, 司法認定中易把這里強調的“平均人”理解為“絕對理性人”, 最終導致司法機關站在上帝視角去判斷期待可能性的有無并對是否構成正當防衛進行認定, 也最終導致了以上筆者所論述的相關問題。筆者認為, 平均人標準有其可取之處, 但是適用到正當防衛認定的過程中還須考慮以下因素, 作為適用期待可能性的標準。

(一) 案發現場環境

影響不法侵害嚴重程度的主要因素:一是侵害人采取何種手段, 是否使用工具等侵害人因素, 二是侵害發生的現場環境。不法侵害的程度直接決定了防衛限度, 所以以上兩點因素也是決定防衛限度大小的因素。而現行司法實踐中, 司法人員對防衛限度的判斷大多基于第一因素, 即只依據侵害人采用的手段對可采取的防衛限度進行判斷, 忽視案發現場環境對防衛限度的影響。對此, 高銘暄認為:判斷正當防衛的必要限度, 不可能脫離每一個案件的具體情況, 要根據具體案件中雙方行為的性質、手段、強度、人員多少與強弱、現場所處的客觀環境與形勢進行全面分析。[6]如發生在空間相對獨立的包廂之中的性騷擾案件, 與發生在廣場街頭的性騷擾案件相比較, 包廂之中的性騷擾則具備更強的不法侵害性且防衛手段的可選擇性較少。廣場上的受侵害者可以采取呼喚廣場其他人救助, 也可以跑向廣場周邊的警務亭等尋求幫助。但是包廂內的受侵害人如果在呼救無門的情況下可選擇的防衛手段很少, 并且包廂內受侵害人面臨更高的性騷擾轉的風險。所以無法期待包廂內受侵害人也能夠采取廣場受侵害人逃跑呼喊等溫和的防衛手段, 兩種情況對應的必要防衛限度也不一樣。鄧玉嬌案件中, 法院認為防衛人不應當采取用刀揮舞砍傷侵害人的手段進行防衛, 所以認定為防衛過當。但筆者認為, 案件當中的防衛人當時所處的正是第一種情況, 案發現場為相對封閉的包廂, 防衛人呼喊后無旁人進行救助, 一個女子憑赤手空拳難以避難。綜合當時現場環境, 防衛人唯一能采取的防衛手段就是拿起手邊唯一的工具進行防衛。司法認定中的合理防衛限度所要求的不得用刀傷人已不具有期待可能性。

(二) 防衛人心理及認知狀況

防衛人作出防衛行為是出于對不法侵害的認知及認知后的恐懼、避難心理, 要考量正當防衛中的期待可能性大小也必須對防衛人的心理及認知狀況進行評價。在昆山砍人案被定性撤案之前, 網絡上曾有人表示生活中有的人拔刀只是想拿刀背恐嚇一下對方, 并沒有故意傷害或殺人的意圖。所以案件中的寶馬車司機可能只是想嚇一嚇于某某, 因此于某某不應當采取拿刀反殺這種防衛手段。筆者認為這種推測對防衛人的要求實在是過高。案發當時于某某面對的是揮刀過來的陌生男子, 心理上無比恐懼, 加之作為一個普通公民如何判斷對方揮刀過來是要殺人還是只想用刀背恐嚇, 又如何期待防衛人在這種情況下作出其他防衛行為?再說于歡案件, 法院認為警察已經到場, 所以不法侵害已經得到控制, 言下之意就是沒有再發生不法侵害的可能性。但對于于歡母子而言, 他們對案件的認知是否這樣?綜合整體案情可知, 在警察到來之前, 于歡母子已經被拘禁多時, 遭受多次騷擾、毆打、侮辱, 于歡母子四次撥打110和市長熱線無果, 警察到來后沒有解除于歡母子被拘禁狀態反而是轉身離去。雖然事后確定警察離去是在屋外了解案情, 但是對于當時的于歡而言, 是再一次失去了獲得公力救助的機會。警察會不會將母子二人置之不管?追債人會不會繼續毆打、侮辱母子二人?不管是誰在當時都很難作出認知判斷。法院所認定的不法侵害已經被制止, 不乏事后諸葛的判斷心理。同時, 因為母親被辱, 于歡出于倫理孝道的本性心理, 很難期待于歡不奮起反抗, 采取私力救濟。因此, 在考量期待可能性時也必須考量案發當時防衛人心理和對不法侵害的認知狀況。

(三) 防衛人控制防衛限度的能力

篇4

集體林權制度改革檔案（以下簡稱林權檔案）是林權制度改革工作的重要內容和成果，是林權管理活動的真實歷史記錄，是林地、林木所有權、使用權的法定憑證，具有法律效用，是國家檔案的重要組成部分。為加強全區林權檔案管理工作，確保林權檔案的完整、準確、安全，根據《中華人民共和國檔案法》、《國家林業局、國家檔案局關于加強集體林權制度改革檔案工作的意見》、《省檔案條例》及《市林業局、市檔案局關于加強集體林權制度改革檔案管理工作的意見》和有關法律法規，結合我區實際，提出以下意見，請認真貫徹執行。

一、加強領導，切實抓好林權檔案工作

（一）加強組織領導。鞏固林改成果，是維護林權權利人的合法權益、穩定和完善農村林地承包關系、保持農村社會穩定、加快新農村建設步伐的重要基礎性工作。林權檔案工作要貫穿于林權改革工作的全過程，做到與林改工作同步推進。這次林改工作量大，任務繁重，各鎮（街道）要建立林權檔案領導責任制，明確分管領導，配備專門檔案人員，為林權檔案工作開展提供必要的資金、設備（檔案管理軟件、檔案柜等）和人員保障。實行由鎮（街道）分管領導主管，各級林改檔案員具體收集、整理的管理體制，并納入鎮級林改工作驗收考核。

（二）明確職責，層層負責。區檔案局要加強對全區林權改革檔案工作的監督和指導，協同區林業局做好對林改檔案員的業務培訓；區林業局負責區級林改文件材料的收集、整理、歸檔，并承擔對鎮（街道）、村（社區）林改文件材料收集、整理、歸檔工作的指導、督查、驗收；各鎮（街道）林改檔案員負責對本鎮（街道）及轄區內各村（社區）林改文件材料的收集、整理、歸檔、編目、統計、移交等工作；各村（社區）林改檔案員在鎮（街道）林改檔案員的指導下完成各村（社區）文件材料的收集、整理、歸檔、報送，并承擔村級林改檔案的保管和利用工作。

二、統一標準，保證林權檔案質量

（一）林權檔案的內容。林權檔案包括整個集體林權制度改革工作從宣傳發動、制定方案、初查定界、確權發證到檢查驗收全過程形成的全部材料。順序號按《區集體林權制度改革檔案順序號排序表》執行。

（二）林權檔案的分類及整理方法。林權檔案分為綜合類、資源調查類、林權登記類、糾紛調處類、各鎮（村）林權改革檔案類、合同類，整理方法按文書檔案進行整理；聲像、電子類檔案按照國家檔案局相關專業檔案整理規范要求進行整理。

（三）林權檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種。定期一般為30年。本機關、本單位的政策性文件；重要會議、重大活動、重要業務文件；重要問題的請示與批復，重要的報告、總結、統計、匯總材料；重要的合同協議、憑證性文件材料；上級機關頒發的需要本機關、本單位貫徹執行的文件；上級、下級、同級機關關于重要業務問題的往來文件等，應定為永久保管。一般職能活動形成的一般性、過程性文件，工作調研、宣傳、培訓材料保存期限可定為定期。

（四）林權檔案的收集。各級林改檔案員要及時將林改工作過程中形成的能夠反映林改工作重要活動且具有查考利用價值的各種載體文件材料的原件收集齊全，歸入檔案。收集時按《區集體林權制度改革工作方案》工作步驟分階段進行收集。具體要求按《區集體林權制度改革文件材料歸檔范圍》執行。

（五）林權檔案的整理。實行分級整理、以村建檔的原則。村（居）將每一階段收集的檔案材料及時交鎮（街道）林改辦，由鎮（街道）林改辦集中整理、排列、編號、編目，建立檔案案卷級、文件級目錄數據庫，待林改工作結束后，將檔案及機讀目錄交區林業局集中系統排列。

（六）林權檔案的移交。全區林改工作結束后兩個月內，區林業局將一套完整的林權檔案（原件）、目錄數據、林權證管理信息數據移交區檔案局永久保存，并按規定辦理移交手續，區林業局保留移交清冊備案。

篇5

交通局領導班子高度重視檔案管理工作，把檔案工作擺在了重要工作議程上，明確檔案工作分管領導，配備了責任心強的檔案管理員，并積極組織檔案管理員參加各項檔案業務培訓，提高業務素質，使檔案工作橫向有人抓、縱向有人管，為搞好檔案工作提供了有力的組織和人員保證。

二、檔案基礎設施完善，確保檔案安全

我局檔案室是一個綜合性檔案室，現有辦公用房2間，配備了電腦、辦公桌椅等基本的辦公設施，基本上滿足了辦公需要。配備了鐵門、鐵窗、鐵柜，安裝了厚窗簾和滅火器，檔案柜內設置了干燥劑、殺蟲劑和防腐劑，達到了檔案室防火、防蟲、防盜、防鼠、防潮、防強光、防霉變等七防的要求，保證了檔案的安全存放。

三、加強制度建設，建立健全檔案制度

在原有檔案管理工作的基礎上，我們進一步完善了檔案管理工作的各項規章。按照《檔案法》規定，在縣檔案局的具體指導下，結合我局實際情況，建立健全了八項檔案管理制度，即：檔案保管制度、各種文件材料歸檔制度、檔案查閱利用制度，檔案鑒定銷毀制度、檔案資料保密制度、檔案工作人員守則，在檔案管理中發揮了較好的作用。

四、注重業務，加強檔案的收集歸檔和保管保護工作

業務建設是檔案工作的基礎。為加強檔案的收集和保管保護工作，根據《機關檔案工作建設規范》，完成了20*年檔案的整理、立卷歸檔。一是指導建立與本單位業務工作相銜接、查找方便、利用快捷的整理歸檔標準；二是按文檔整理規則，嚴格指導分類、編目、裝盒、排架，使之規范有序；三是對散存檔案，集中整理規范后，進行集中保存，延長檔案壽命；四是檔案管理人員經常檢查案卷；五是我局檔案管理配備了計算機和管理軟件，除有紙質檔案外，還將名冊、目錄及相關資料輸入計算機管理，基本上實行了檔案資料雙套制保存，在提供紙質檔案的同時，還提供電子信息服務，確保檔案信息和系統的安全。

五、存在的問題

篇6

關鍵詞 環衛檔案 工作流程 優化

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A

一、環衛檔案管理工作流程優化途徑研究

（一）環衛檔案原始資料的收集。

環衛檔案管理工作作為一項繁瑣的工作，對于資料的收集工作主要是包括市政道路清潔、垃圾的中轉以及處理、公共衛生廁所的保潔以及河道的清理等工作過程中所形成的一系列檔案資料。對于檔案資料的收集整理工作，必須在實施之前做好協調，重點做好檔案資料收集所涉及的各個聯絡部門之間的協調配合工作，確保環衛檔案原始資料收集的全面、及時、準確以及完善。

（二）環衛檔案資料的整理工作。

由于原始資料內容繁雜，數量龐大，必須對原始檔案資料進行相應的整理。對于收集的各種原始資料進行必要的篩選分類，將各種檔案資料信息按照工作內容以及工作開展時間進行歸類，歸集到不同的子項目之中。通過將原始資料進行篩選之后，初步形成環衛檔案資料，為環衛檔案資料的建檔保存做好基礎工作。

（三）環衛檔案的歸檔保存工作。

在對環衛檔案資料進行篩選以及歸集整理后，應該及時的對各項檔案資料進行審核復查，確保檔案資料在內容、形式以及時間范圍上的完整、準確，確保環衛檔案資料與實際工作狀況相一致。檔案資料的審核完成之后，就要及時建檔保存，并盡可能得同時建立電子檔案，。歸檔保存的形式要統一，各種表格以及文本形式一致，以便于后期按照不同的需求查閱。對于檔案原始資料，也應該進行妥善的保存，以便于后期發現問題后核對整理。

（四）環衛檔案管理工作的監督。

環衛檔案管理工作對于檔案資料的準確度與真實度要求均較高，而且由于檔案資料的內容較為龐雜繁瑣，資料的收集整理以及歸檔過程中難免會出現各種紕漏，因此，必須在環衛檔案管理工作中增加監督與檢查環節。應該對環衛檔案技術資料按照月度、季度或者是年度周期進行全面的清查，同時在檔案管理日常工作中開展不定期的抽查，通過兩種監督形式相結合，確保環衛檔案資料的真實完整。

二、環衛檔案管理工作的完善措施

（一）提高對于環衛檔案資料管理的重視程度。

部分環衛管理部門認為環衛部門的職責在于維護城市的市容市貌以及環境衛生，認為檔案資料屬于可有可無的內容，這就造成了環衛檔案管理工作開展困難。因此，完善環衛檔案管理工作，首要任務便是轉變管理部門的觀念，使其充分認識到檔案管理工作的重要性，并在檔案管理工作所需要的資金、人力以及物力方面增加投入，確保環衛檔案管理工作的順利開展。

（二）推進環衛檔案管理工作的信息化建設。

隨著計算機技術以及信息網絡技術應用的成熟，檔案管理工作早已步入信息化階段。對于環衛檔案管理工作，同樣應該注重信息化體系的建設。不單是借助于信息化技術開展檔案資料的收集、整理以及歸檔保存工作，同時更應該注重利用信息化技術建立檔案資料信息化服務體系。將檔案資料管理的資料收集、資料整理、建檔保存以及檢所使用等整個工作流程信息化，以提高環衛檔案管理工作的準確性與工作效率。

（三）完善環衛檔案管理工作的制度建設。

工作制度是環衛檔案管理工作開展的基礎依據，因此為了確保環衛檔案管理工作的順利開展，必須完善各項規章制度的制定。規章制度應該涵蓋環衛檔案管理辦法、環衛檔案整理范圍、內容的分類，檔案資料的借閱制度、檔案資料庫房管理制度、保密管理規定以及不同崗位的責任管理制度。通過全面的檔案管理責任制度，確保檔案管理各項工作能夠按照管理制度得到切實有效的落實執行，實現檔案管理工作的規范化與制度化。

（四）提高環衛檔案管理工作人員的能力水平。

環衛檔案管理工作人員的能力水平直接關系到環衛檔案管理工作質量，因此現階段環衛檔案管理工作開展的關鍵便是建立專業能力高、信息技術運用能力強的檔案管理工作隊伍。通過人才的擇優使用，對檔案管理工作隊伍結構進行優化，提高環衛檔案管理工作隊伍的整體素質。此外，還應該定期對檔案管理工作人員進行培訓與再教育，針對最新的檔案管理理論知識以及管理工具進行教育培訓，從而提高檔案管理工作的整體工作質量。

（五）強化檔案管理工作的服務意識。

將環衛資料的整理、歸檔保存的根本目的在于檔案資料的整理使用，因此對于檔案管理工作必須以服務作為宗旨來開展各項工作。提高檔案管理工作的服務性，首先在檔案資料的收集整理上，應該重點性有針對性，能夠為后期環衛部門公益設施的建設以及環衛設備的維修改造升級提供準確的參考。其次，在檔案資料的查閱使用渠道上應該暢通，除了有保密需要的檔案資料上，對于其他的環衛檔案資料應該建立便捷的資料檢索其以及使用渠道。

三、結語

篇7

為進一步提升檔案規范水平，加強檔案管理意識，縣城管局將檔案整理作為強化機關科學化、規范化管理的重要手段，通過“三個加強”切實做好檔案管理工作。

一是加強人員學習培訓。挑選認真負責、有工作經驗的同志專職負責檔案整理，并派人多次到縣檔案局請教學習，就檔案收集、整理、期限劃分、裝訂、目錄錄入、保管等相關內容進行了系統規范的培訓。

二是加強基礎設施建設。根據檔案室實際，合理調整檔案存放架柜，把原始的普通文件柜更換為堅固、結實的檔案密集架柜和工程圖紙柜。密集架的投入使用，排列科學合理，增加了庫容量，并配置了防盜防火安全門，確保安全。

篇8

關鍵詞：工程項目；檔案管理；信息化

引言

工程建設項目檔案一方面具有一般科技檔案的專業性、科技性和通用性，另一方面表現出顯著的整體性、成套性和不重復性。近幾年來，工程項目檔案管理信息化建設取得了一定的進展。工程項目檔案的信息化管理為工程項目檔案的建立和查閱提供了方便，在面對眾多紙質工程項目檔案時，由于管理工程項目檔案的人員任務非常繁重，致使他們在工作中容易出現差錯，但運用計算機掃描便能快速使工程項目檔案實現信息化，同時還能輕松處理完工程項目檔案資料。如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時也使存儲空間得到了節省。

1工程項目檔案管理要點分析

1.1工程建設檔案的形成與搜集

檔案管理利用工作的前提和基礎就是形成與搜集建設項目的檔案。在工程建設初期，參與工程建設的各個單位（部門）都要編制檔案管理規劃，配備素質較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責，將建設過程中的各種檔案材料一點一滴地搜集積累來，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開展整理歸檔奠定基礎。（1）建立和完善檔案管理制度。對于負責基建技術和檔案管理人員，各單位應當定期召開會議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對案卷質量等事項進行詳細說明，落實措施，強化管理，努力增強有關人員的檔案意識。（2）做到圖實相符。檔案管理人員需要深入建設現場，針對檔案的不同階段、不同要求等，在驗收項目的過程中，到現場給予檢查和指導，進而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標、設計變更、監理文件材料等，確?！皥D實相符”，發現問題，采取措施，及時解決。

1.2整理與歸檔建設項目檔案

為了保證檔案材料的完整性、準確性和系統性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設檔案材料。在對工程檔案進行收集、整理、歸檔的過程中，一方面落實責任、建立完善規章制度，另一方面要從以下方面做起：（1）對于建設工程檔案資料來說，為了確保資料的完整性、準確性、系統性，檔案人員應當認真學習，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標準和要求，以便早作準備。（2）明確接收工程建設檔案的范圍和歸檔要求。學習檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識，確保各類歸檔標準化、規范化。（3）確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時要注意：基建工程文件材料與文書材料、技術材料的界限要離請。根據基建文件材料的保存價值，在確?；n案完整的前提下，對歸檔范圍進行確定。（4）嚴格立卷，確保案卷質量。在歸檔過程中，需要注意：收集齊全歸檔范圍內的基建文件材料，系統整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）；劃定保管期限，同時對保管期限進行標注，并且注明相應的密級；基建檔案整理后，需要進行裝訂，并保證結實美觀，同時標題要簡明扼要，清晰整潔地填寫卷內目錄。

2工程項目檔案管理信息化建設

2.1完善信息化檔案管理的制度

第一，建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開發和使用的全套文檔資料和信息化軟件應用程序，要提高人員對信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數據錄入之前應該妥善的進行數據的備份和保管，提高數據的使用性能和安全程度。第二建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據國家檔案局的國家標準制定，主要的標準為：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

2.2加強基礎設施建設

工程項目檔案網絡系統的建設以及數字化設備的建設都屬于基礎設施的建設。工程項目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網絡系統，通過構建信息數據庫，使工程項目檔案能實現信息的共享。各種數碼相機、掃描儀、打印機等共同構成了工程項目檔案的數字化設備，對這些設備加以利用，可以使工程項目檔案的一體化管理得以實現。而在這個過程中，工程項目檔案的信息化管理則為其實現奠定了基礎。

2.3保證信息化系統的安全性

安全防范的管理主要作用是加強檔案管理的主要內容的安全性和保護性，加強信息化檔案管理的作用。從管理上加強安全防范功能的主要做法為：第一，建立可信可控的內部網絡模式，利用科學化、理化的內部網絡模式管理好內部人員，杜絕內部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網，防止造成網絡資源流失與檔案管理的負面影響。第二，管理好輸出設備，對于重要電子文檔的打印，要進行嚴格的登記和日志管理，管理好內網客戶端，在局域網上建立監控點，最關鍵的是管理好客戶端和輸出軟件接口，防止信息丟失。第三，數據的備份與容災，最理想的數據保護方式就是解決信息化檔案內部的可用性風險和恢復性風險，當前檔案的數據備份與容災能力已經成為了數據存儲安全的象征。數據備份需要保證客戶數據的完整性、需要提高數據安全性、可靠性和一致性。

2.4提升檔案信息化綜合管理人才隊伍建設

長久以來，工程建設領域中多數一線人員知識層次并不高，在建設過程中對于信息化的運用范圍與接受程度相對其它行業來說并不高。這對信息化的實施是不利的。各級參建單位對電腦軟件的使用理念還停留在各類專業軟件的層面。如何在工程建設的從業人員尤其是技術人員中提升信息化系統的應用能力與接受程度，這是檔案信息化成功之本，對其它各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。所以，各級建設單位要加強對員工信息化應用的培訓，并且從各單位的領導階層開始重視信息化的培訓，建設具有綜合能力的檔案信息化管理隊伍，并保持相關人員的穩定。

結束語

加強工程項目檔案管理信息化工作，是適應我國工程建設發展的必然要求，也是提高建設水平、管理效率的重要途徑。檔案信息化管理的發展理念已能為廣大建設者所接受，但真正要將信息化建設落到實處，使之成為實用的管理手段，仍要各管理層面的從業者們不斷努力。

參考文獻

篇9

關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化

2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐

1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍

在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業務學習，開展技能培訓

學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統一業務標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。

2.精細化管理，約束業務行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。

6.精細化管理，保證數據支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.

[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報,2013(3):46-48.

[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.圖紙類紙質檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業務,2014(9):52-53.

篇10

事業單位的工作較為繁雜，部門也比較多，這對于人事資源檔案管理來說是一項不小的挑戰。如何有序的整理好員工檔案資料，對他們的基本信息、工作經驗、工作能力等各方面的資料做出整理與歸納，方便事業單位領導能夠更好的了解單位里的員工，滿足他們的需求，從而提升他們的工作積極性，促進事業單位的發展。

一、我國事業單位人事資源檔案管理制度的發展現狀

1.設備技術落后

我國大多數事業單位的人事資源檔案管理方式多數還是沿用傳統的紙質記錄，在員工數量大量增加，需要記錄的資料越來越多的情況下，單純的紙質記錄方式對于人員資料的整理效率是很低的，而且還非常容易出現資料有損或資料丟失的問題。事業單位沒有對人事資源檔案管理部門配備先進的技術配備，對人事檔案管理的重視程度不夠，認為他們的工作僅僅是將資料進行整理、記錄和儲存。錯誤的想法和不夠重視的態度，使得人事資源檔案管理制度發展緩慢，不能達到它應有的作用，不能充分發揮出它的價值，同時制約了事業單位的發展進度。

2.人事資源管理制度缺乏管理標準

管理標準可以幫助事業單位人事檔案管理制度得以完善。而就目前來說，我國大部分事業單位的人事檔案管理制度中都沒有明確且完整的管理標準。這就大大降低了事業單位人事檔案管理的管理效用，不能很好的發揮出人事檔案管理的作用。對于現在的人事檔案管理來說，對事業單位每一個部門所用的標準都不相同，所整理出來的檔案資料必然就不能進行規整與總結，不能實現檔案資料的共享，完全限制了人事檔案管理制度的發展，降低了人事檔案管理的工作質量和工作效率，不利于事業單位的發展進步。

3.人事檔案管理員工綜合素質不高

由于目前事業單位領導對于人事檔案管理制度的不重視，所以不會對其進行大力發展。這就導致事業單位中人事檔案管理員工不一定是專業學習人力資源管理專業的人，而通常是從其他部門調轉到人資部門工作的。對于人才選擇的不重視，降低了人事檔案管理工作的工作質量和工作效率。他們不能完全理解和掌握人事檔案管理工作的精髓，而只是對人員檔案進行簡單的整理歸納，既不能發揮出自身的價值，也不能將人事檔案管理制度本身的作用發揮出來，完全不利于事業單位管理水平的提升，阻礙它的發展。

4.人事檔案管理方式落后，制度不健全

事業單位的人事檔案管理方式依然處于比較落后的狀態，通常，事業單位領導只要求他們對各部門員工的檔案資料進行收集和管理，而不會利用員工的資料數據來進一步對他們做出安排或鼓勵，不能及時的了解員工自身的狀態，阻礙了事業單位的發展。

二、完善事業單位人事檔案管理的策略

1.加強對人事檔案管理制度的重視，完善工作設備

事業單位必須加大對人事檔案管理制度的重視程度，改變以前對人事檔案管理制度的態度，完善工作基礎設備[1]。根據事業單位的實際情況，運用計算機網絡技術，在紙質的檔案管理方式上，增加互聯網的檔案管理，做好雙重備份準備。將人事檔案管理變得更加系統化、規范化，同時還能降低事業單位人員檔案資料損壞和丟失的可能性，促進人員檔案管理制度的完善。

2.事業單位應該對人事檔案管理人員組織定期培訓

由于事業單位人事檔案管理人員的綜合素質不高，所以，事業單位領導應該積極的定期組織專業培訓，加強人事檔案管理人員的能力[2]。這樣，不僅能夠提高他們自身的能力，還會讓他們在工作中更加從容，面對工作問題能夠更有自信，減輕心理壓力，提高工作效率。與此同時，事業單位在招聘新員工時，應該注重他們自身的技能，而不是隨意從其他部門進行人員調整[3]。這樣，可以讓員工從基礎上就更專業，才能更好的進行人事檔案管理工作。

3.建立統一管理標準

事業單位中人事檔案管理標準不一，導致事業單位各部門的人員數據不能進行共享[4]。所以，事業單位人事檔案管理部門應該建立統一的管理標準。在統一的管理標準下，才能更好的對事業單位中的人員檔案進行整理與歸納，及時發現事業單位中員工自身的優勢和劣勢，能夠最大化的發揮出員工自身的優勢，可以更好的進行工作。

4.完善事業單位中人事檔案管理制度

只有完善的制度才能推動事業的發展，所以，想要人事檔案管理制度充分發揮出它對事業單位的促進作用，必須建立健全的制度體系。事業單位領導加大對人事檔案管理的重視程度，為下屬員工做榜樣，帶動人事檔案管理部門的整體工作氣氛，讓人事檔案管理真正的“動”起來，而不再是簡單的整理、儲存部門。人事檔案管理制度的健全，能夠幫助員工找到更適合自己的崗位，認清自己的不足，加以改正，發揮出自己的最大價值。