高校數字檔案范文

導語：如何才能寫好一篇高校數字檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞:高校數字檔案館;必要性;建設

中圖分類號:TU242.3 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校數字檔案館建設的必要性

(一)高校檔案利用現代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經過規范化整理,編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統的手工操作,用戶利用檔案時,要反復調閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學必須有一流的管理和一流的信息服務,數字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學籍卡、校內外新聞錄像及專題片等數字化、數據庫化、信息化和網絡化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內通過校園網下載、打印。海內外校友也可通過互聯網將自己畢業后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯網可向全國、全世界宣傳自己的學校和學校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現代信息技術的普遍應用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統計報表,早就應用了計算機,這就產生了大量的電子文檔資料和各種信息數據庫等等。同時高校數字化校園環境的不斷完善,各單位都在校園網上建立了自己的網頁,這又制作了大量現行的網頁電子文檔。

二、高校數字檔案館建設的任務

(一)檔案信息資源建設。1、將現有館藏檔案信息資源數字化。其原則是“搶救優先、利用優先、逐步擴展”,指導部分檔案的全文數字化的實施。所謂搶救優先,就是在全文數字化中優先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導致部分損毀的檔案、紙質較差或酸度較高的檔案,優先進行了全文數字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數字化十分必要。所謂利用優生,就是根據目前高校利用的實際情況,優先把“涉民”檔案全文數字化。把那些涉及人民利益的如:學生學籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統一的數字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產生的電子文檔、網頁及時集、上傳,否則所產生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網站的建設(把數字檔案在網上出來)。提出控制論的數學家維納,在其著名的、包含人文關懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發展,盡量采取現代信息處理技術傳播檔案信息,以最大限度地發揮檔案的作用。各高?？梢越⑿@網、外部網、互聯網,同時把上述非保密的檔案信息通過互聯網,向全校各級領導、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務。(三)檔案信息化保障體系建設1、人才隊伍建設。人才隊伍建設包括:信息處理技術隊伍、計算機軟件應用與數據錄用隊伍、檔案信息開發利用隊伍的建設。建立數字化檔案館人才隊伍建設是關鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設,要對年輕的檔案人員進行繼續教育與培訓,提高業務水平,更新知識結構,另一方面,學校檔案館要不斷引進計算機專業人才,并對其進行檔案業務知識培訓,只有這樣才能使他們既懂業務又精通計算機技術的復合型人才。2、標準規范建設。標準規范建設猶如交通規則,這是數字檔案館能否有條不紊、順利建設的有力保障,現在各高校在建設數字檔案館時普遍存在的問題是管理系統不統一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經濟上的大量浪費,而且各高校之間的經驗交流也受阻,不利于發展。因此,名高校在建設數字檔案館時要強調標準規范。標準規范包括:管理性、業務性、技術性的標準規范。(四)檔案信息管理系統建設1、數字檔案館的概念結構。數字檔案館作為一種信息系統,它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結構最能體現數字檔案館信息的流向,在數字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數字檔案管的概念結構,說明了人與人之間的關系、人與計算機之間的關系。2、數字檔案館的軟件結構。數字檔案館作為一種信息系統必須依靠軟件才能實現其功能,數字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統。各高校要根據自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當前國內從事數字檔案館軟件開發的廠商不少,不同的軟件其結構和功能均不一樣。3、數字檔案館的硬件結構。數字檔案館的硬件結構是數字檔案館的基礎結構,它主要由輸入子系統、輸出子系統、存儲子系統、服務系統等組成。其中的硬件投入各高校可根據自己的需要選擇,它主要是描述數字檔案館硬件的組成部分及其關系,硬件結構圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數字檔案館的規模及數據量而定,并沒有統一的標準。其中輸入子系統包涵著檔案數字化技術:由掃描儀、照片機、攝像機、視頻集等構成;輸出子系統包涵有數字化輸出技術:由打印機、彩噴機、畫圖儀、展覽、出版等構成;存儲系統包涵有數字化存儲技術:由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構成;服務系統包涵有數字化技術:由網上信息、新聞媒體構成。

作者單位:湖南人文科技學院

作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學院綜合檔案室。

參考文獻:

[1]鄭鷗.關于檔案全文數字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)

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【關鍵詞】高校；數字檔案館；建設；問題；對策研究

伴隨著網絡技術、計算機技術以及數字通信技術的迅速發展以及普及應用，信息資源的數字化開發利用水平已經成為國家信息基礎水平高低的重要標志之一，而檔案館作為社會各種本源性信息源，其數字化建設已經發展成為國家信息建設的重要構成部分。我國高校檔案館憑借其強大的技術以及人才優勢，已經發展成為數字建設最為活躍的機構之一。面對這一發展趨勢，本文將在深入分析高校數字檔案館建設的相關理論的基礎之上，總結當前高校數字檔案館建設存在的主要問題，進而提出相應的對策以期可以對新形勢下更好地促進高校數字檔案館建設有所借鑒。

一、高校數字檔案館的概念

數字檔案館最早于上世紀90年代產生于美國，此后在英國、法國以及日本等發達國家陸續開始發展獨具特點的數字檔案館。數字檔案館的產生和發展主要基于科學技術的高速發展而形成的一種區別于以往的新型檔案館，它是建立在計算機技術、信息網絡技術以及數據庫技術發展及普及的基礎之上，對分散的相關檔案資源進行數字化處理，并且將其以網絡化的方式進行連接，從而使檔案信息資源利用可以擺脫傳統檔案館的時空限制，更好地實現檔案資源的網絡共享。高校數字檔案館主要承擔著全校日常工作產生的各種檔案信息資源的數字化采集、儲存以及利用的重要職責。

二、高校數字檔案館的特點

（一）共享性。高校數字檔案館充分利用先進的計算機技術、網絡技術和信息技術可以將分散在各個檔案館的信息資源聯為一體，從而實現檔案信息資源的跨國界、跨地區、跨行業、跨單位的數字化傳輸和網絡服務，可以打破時空對于檔案資源利用的限制，從而在更廣的范圍內實現檔案信息資源的數字化共享。

（二）再生性。新形勢下，我國高校數字化檔案館主要以收集數字化檔案信息材料為主，而數字檔案信息具有強大的備份以及復制能力，可以將其方便地儲存在相應介質上且方便移動。即使一個數字化檔案因為發生意外而損壞，也可以利用備份資料方便快捷地將同樣的數字化檔案重新建立起來，從而保證檔案信息資源的永久性保存。

（三）現代性。高校數字化檔案館主要以計算機技術為主要支撐力量，如果工作人員對原始檔案資源進行數字化處理、輸入和存儲工作之后，就可以通過檢索管理系統對文字、圖片、音視頻方便地進行檢索、查找和管理，從而實現檔案管理工作的現代化，可以大大節約學校檔案館的人力、物力和財力。

三、當前我國高校數字檔案館建設存在的問題

（一）相關部門對數字檔案館建設不夠重視。高校檔案管理工作作為一項兼具管理性和服務性的基礎性工作，本身難以產生明顯的經濟效益，相對于學校其他工作而言難以引起學校領導以及主管部門的重視。目前，雖然許多高校都根據相關規定設立了專門的檔案機構來負責數字化工作，但由于沒有得到足夠的重視和支持，使得相應的管理制度規章難以得到落實。另外，高校數字檔案館建設涉及到學校的多個部門，但相關部門的參與意識普遍都不高，在檔案材料的收集、整理以及數字化過程中都沒有給予檔案管理部門足夠的支持。

（二）高校復合型檔案人才較為缺乏。伴隨著檔案館數字化建設水平的不斷提高，對于高校檔案工作人員的綜合素質要求也隨之不斷提高，不僅僅需要具備扎實的檔案管理專業知識，而且還需要熟練掌握計算機技術、網絡信息技術以及多媒體技術。然而，目前許多高校普遍較為缺乏既精通專業知識，又掌握先進技術的復合型檔案優秀人才，盡管學?；ㄙM巨資購買先進的硬件設備，也因為人才缺乏而難以充分發揮應有的積極作用，進而影響到高校數字檔案館建設進程。

（三）高校數字檔案館建設經費短缺。專業的軟硬件設施是新形勢下高校順利開展數字檔案館建設的重要技術支持，如果沒有配備先進的計算機軟件以及必要的計算機硬件設備的話，必然會影響到高校數字檔案館建設的順利開展。然而，在現實中由于各種主客觀因素導致學生不太重視檔案工作，相應的經費投入嚴重滯后于數字檔案館建設資金需求，使得經費短缺已經成為當前影響我國高校數字檔案館建設全面推進的重要因素之一。

（四）高校數字檔案信息不能共享。目前，許多學校都意識到網絡化在學校教學科研日常工作中的重要作用，紛紛投入巨資建立相應的辦公、教務、學生、后勤、人事、科研、財務等網絡管理系統。然而各個系統之間卻是孤立存在的，沒有實現互聯互通，再加上由于沒有統一的數字化標準，使得各個系統之間的數字信息轉化難以順利實現，直接困擾著高校數字檔案館建設的健康發展。

四、高校建立數字檔案館的可行性分析

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關鍵詞：云計算 高校 數字化 檔案管理 實現和應用模式

1.高校數字化檔案管理發展過程中面臨的主要問題

高校數字化檔案管理的發展實踐面臨的問題，主要表現在以下幾個方面：第一，高校數字化檔案資源日益增多與資源存儲空間有限和資源異構的矛盾。目前，電子檔案資源已經成為高校檔案文獻資源的重要組成部分。大量遞增的數字化檔案信息資源，給高校檔案管理過程中對海量數據的存儲帶來了持續的壓力，不但加重了高校檔案管理中對基礎設施建設的負擔，還使對海量數據信息進行可靠訪問這一問題也面臨著嚴峻的挑戰。另外，隨著高校數字化檔案建設的不斷深入，不斷出現大量異構的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態比較嚴重。第二，高校數字化檔案資源建設與服務之間的矛盾。高校數字化檔案資源建設總的涉及到兩個方面的內容：傳統形態的檔案向數字化檔案的轉化以及數字化檔案的存儲和流通。目前高校數字化檔案資源建設和管理中重建設而輕服務的現象一定程度的存在。不同用戶在個性化信息檔案需求以及知識服務等方面的要求日益增長，而高校數字化檔案資源利用效率低下以及服務層次不高的現狀使檔案信息服務與用戶對檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數字化檔案建設的發展。第三，高校數字化檔案資源利用與檔案資源保護之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權保護等問題。因此高校數字化檔案資源管理中，在用戶的權限設定、數字化資源加密以及數字化檔案資源復制制度等方面都面臨許多問題。上述問題必然會對高校數字化檔案管理中的資源共享、用戶服務以及檔案信息安全等方面帶來不利影響，制約高校數字檔案資源價值的發揮與利用。

2.云計算在高校數字化檔案管理中應用的優勢

云計算在高校數字化檔案管理和應用中有以下優勢：第一，云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高數字檔案館的管理和服務水平?；谠朴嬎銟嫿ǖ臄底只瘷n案服務平臺能夠有效利用各種數字化資源，使高校數字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數字化檔案的信息檢索、數字參考咨詢等業務訪問向云端遷移，實現一站式服務，大大的提高數字檔案館的管理和服務水平，并大大的降低服務成本。第二，云計算能夠提供多樣化和個性化的服務，促進數字檔案館職能不斷改變，實現以用戶為中心的服務模式，放大高校數字化檔案館的應用潛，提高數字檔案館的信息服務效率。第三，云計算有利于降低數字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲能力。云計算對信息資源實施集中存儲的策略，檔案資源存儲于由“云”提供的由數量眾多的服務器組成的數據存儲中心，由數據中心對數字化檔案資源進行統一管理、資源分配、均衡負載和控制安全等等，能夠有效解決數字化檔案資源的存儲問題，還提供了低成本和高安全性的數字化檔案利用策略[1]。

3.基于云計算的高校數字化檔案管理的主要實現和應用模式

云計算概念的提出給高校數字化檔案管理帶來了新的信息服務與管理模式。以下嘗試從三個方面論述云計算環境下高校數字化檔案管理的主要實現和應用模式。

3.1基于云計算的高校數字化檔案資源整合框架

云計算環境下的高校數字化檔案資源整合的出發點就是實現資源的有效共享。因此，在云計算背景下，高校數字化檔案館的構建就是要為用戶提供靈活的部署和應用服務方式，對來自不同服務平臺和系統的服務進行整合，提供開放的API接口，實現統一的認證服務[2]。從邏輯結構上看，把云計算環境下的高校數字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎設施層、資源層、平臺層、應用和服務層。

3.2基于云計算的高校數字化檔案用戶的業務實現機制

針對高校數字化檔案的業務特點，云計算環境下高校數字化檔案用戶的業務實現機制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的網絡、計算、存儲等基礎設施構成，幾乎所有的數字化檔案數據和應用都可存儲在“云”里。云端作為服務端存在，對外提供接口供客戶端調用。包括PC、手機、PDA等統稱為數據終端，數據終端只需要擁有瀏覽器和操作系統，通過網絡接入“云”，經驗證授權后，即可使用云中的檔案資源。

3.3基于云計算的高校數字化檔案資源的虛擬存儲機制

大量數字化檔案資源，給數字檔案館的存儲帶來了巨大的壓力。云存儲可以將各種物理存儲單元通過軟、硬件技術轉化成為一個邏輯的虛擬存儲單元，并共同對外提供數據存儲和業務訪問功能。在高校數字化檔案館的應用中，采用典型的網絡虛擬存儲作為云存儲的具體實現[3]。

4.結束語

高校應充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高高校數字檔案管理的整體業務能力和服務水平，論文的研究對于高校數字檔案館的資源建設、管理模式、應用服務方式等方面都具有一定的積極意義。

參考文獻：

[1] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011，3月下

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一、高校檔案數字化建設的必然性

1、高校檔案數字化建設是高校信息化建設的必然趨勢

高校信息化建設的實施，數字校園的成功運轉，為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，使傳統以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變，形成了大量的數字化檔案信息。另一方面，計算機大量應用于高校教學、科研及管理，產生了大量的電子文件，進而形成數字化形態的檔案信息。面對數量眾多的新型形態和載體的數字文件材料，開展檔案數字化建設，規范其管理，更好地為學校各項工作提供檔案信息服務，成為高校檔案部門的當務之急。

2、高校檔案數字化建設有利于高校檔案信息資源的開發利用服務

高校檔案數字化建設是以數字技術和數字化信息資源為基礎的建設，當高校檔案轉化為數字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的開發利用。首先，數字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網絡的傳輸便利，提供快速有效的利用服務，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實現檔案信息資源的共享。其次，數字化檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術在檔案管理中的應用，更有利于檔案信息資源的開發利用。

二、高校檔案數字化建設中存在的問題

1、數字化、輔助管理滯后

事實上現有的高校檔案計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而是大大增加了額外手工勞動的投入。

2、缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作，大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館標準化、自動化和網絡化的進程。

3、標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路，各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。

4、數據庫建設滯后

主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺乏全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。

5、經費保障率低

目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館數字化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館數字化建設的經費非常有限，無法購置好的軟硬件，建立高起點的檔案館數字化模式，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍然是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。

三、高校檔案館數字化建設的基本原則

基于高校檔案館數字化建設中存在的諸多問題，如何順利推進高校檔案數字化建設，高校檔案部門應堅持以下相關原則。

1、可行性原則。高校檔案館進行數字化之前，應該對館藏的實際情況有一個全面了解與把握，有進行數字化建設所需要的組織保證、物質保證、技術保證及人才保證。

2、全局性原則。高校檔案館在數字化建設中，必須將數字化技術標準、對象選定、數據庫、網絡建設等納入學校數字校園建設進行整體考慮，才能隨著數字校園的現代化建設一起發展。

3、標準化原則。檔案管理的標準化是實現檔案數字化的前提，加強各類標準的制定工作，在遵循國家專業標準的前提下，根據自身特點，制定更為具體和切實可行的部門標準，才可能實現資源共享。

4、經濟性原則。選用數字化設備方面應根據自身財力，注意適用、節約，不能盲目地追求“高、精、尖”，需與本單位的具體情況相結合，追求經濟投入的最小化，實現效益的最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發揮。

5、重點性原則。校檔案館館藏豐富，在進行數字化建設時，如果要把全部館藏都轉化為數字化信息，不但任務繁重，耗費大，且毫無必要，應選擇利用率高的檔案優先實施數字化，在計劃上重點籌劃，在人力、技術以及經費上保證重點，突出重點。

6、安全性原則。在檔案數字化過程中，形成的數字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中普遍存在數據丟失、數據失控、數據竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，因此，檔案數字化轉化過程中通過錄入或掃描方式得到數字化信息的，要確保檔案原件的安全;在處理和存貯數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合;確保檔案內容不泄密;確保在新的技術環境下能夠對數據信息進行檢索、使用以及數字信息長期可存取。

四、高校檔案部門如何應對檔案數字化的挑戰

數字化時代，高校檔案部門面臨著前所未有的挑戰。檔案部門必須迎接挑戰，適應檔案數字化管理的迫切需要，著眼于檔案工作的可持續發展。

1、培養檔案復合型人才

高校檔案部門應以培養管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的指導思想，要求人才隊伍具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數字檔案館的建設和正常運行的需要。

2、加快高校檔案數字化建設

高校檔案數字化工作，應分步驟、突出重點進行。首先將較高價值的檔案數字處理，然后再考慮學校特色檔案，利用率高的檔案等情況由點到面，分步驟進行數字化處理。

3、主動提供利用，將檔案部門建設為豐富、完備、權威的信息資源庫

高校檔案部門應主動開展檔案利用調查，改變過去坐等上門的被動服務方式，通過走訪調查，了解用戶需求，宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息，主動解決用戶利用中存在的問題。

4、建立相應的規章制度

高校檔案部門要根據數字檔案的特點，制定一套特定的規章制度，如文檔一體化制度、數字檔案歸檔制度、保密制度、數字檔案鑒定制度、數字檔案備份制度、網上利用者身份確認制度、網絡安全管理制度等，是高校檔案數字化建設能夠安全、順利地開展的保障。

總之，高校檔案數字化建設需要經歷一個不斷探索、不斷進取、不斷發展的過程，只有遵循合理的原則，設立科學的目標，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，才能充分發揮高校信息為學校教學、科研和管理服務應有的作用。

參考文獻

1、《南京大學檔案信息化建設實施意見》，2003年5月16日。

2、張照余:《檔案信息網絡化建設研究》，中國檔案出版社，2001年。

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一、檔案數字化建設的必要性

檔案數字化是通過科學技術手段將紙質檔案材料加工成數字檔案的形式，并能通過局域網、互聯網等進行計算機檢索和閱讀，有效提高管理和效率，增強檔案部門的業務能力，為檔案內部管理和查找利用提供準確高效的服務手段和信息。

（一）利于提高經濟效益。從經費利用的角度來看，人工管理檔案存在辦公費用高、管理成本大的缺點，而管理數字化檔案是管理存儲在各種媒介上的數字化信息。在檔案保管條件方面節省了占地空間，節約了保管費用，減少了人員的配備，而檔案查閱方便迅速，在很大程度上也避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費，進一步提高了經濟效益。

（二）利于提高辦公效率。檔案數字化管理能夠提高工作效率是被業界認可的。在傳統的紙質載體檔案的管理模式中，檔案管理受到工作時間、地點和環境的諸多限制，但數字化檔案管理則可突破這些限制，更方便快捷的完成檔案整理、利用等工作。利用現代化的辦公設備、軟件和網絡，立檔單位和檔案管理部門之間可以實現有效的互通，完成不同介質材料之間的復制和存儲，從而完成檔案的移交和歸檔工作。使用者也可以隨時隨地查閱檔案，極大地提高了辦公效率。

（三）利于保護檔案原件。將紙制檔案轉變為數字化的電子檔案后，通過科學高效的加密手段，檔案的存儲和使用都更加安全。特別是對歷史悠久的或具有重要歷史保存價值的檔案材料，數字化加工處理后減少了對檔案原件的損耗，對其信息具有更好的保護作用。

二、高校檔案數字化建設中存在的問題

（一）檔案數字化硬件技術缺乏。經過幾十年的發展，各高校紙質檔案的數量都很大，依靠現有的主要以辦公為主而配備的計算機、打印機、掃描儀等設備，來完成數量龐大的數字化加工工作是很難在短期內完成的。只有依靠配置高運算速度快的計算機、高速度自動化的掃描儀、先進高效的檔案管理系統軟件、安全穩定的存儲設備等硬件設備基礎，才有條件完成檔案的數字化加工工作，但高昂的費用給檔案的數字加工工作帶來難度。

（二）檔案管理人員的工作能力有待提高。許多高校檔案館缺乏既具備檔案專業理論知識又熟悉計算機技術的雙重知識結構的復合型人才。傳統的檔案管理人員已不能滿足高校檔案數字化建設和高校檔案事業長遠發展的需要。長期從事檔案管理工作的人員有著豐富的檔案專業理論知識和實踐工作經驗，但利用計算機進行數字化處理的能力欠缺。計算機專業管理人員有著較強的數字化處理能力，但缺乏檔案專業理論知識和實踐能力。因此，在保證檔案管理基本業務能力的前提下有待進一步提高檔案管理人員的數字化工作水平。

（三）檔案數字化安全難以得到保障。檔案數字化是檔案信息化的基礎工作，認真安全地落實檔案數字化工作也是檔案信息化安全管理工作的基石。但是在建設過程中會出現因管理不力或技術方面原因發生安全漏洞或泄密事件；檔案丟失、損壞、涂改的情況也經常發生。這些情況嚴重威脅到檔案原件與檔案信息的安全。在檔案數字化工作中如何保障檔案原件和檔案信息的安全，如何建立數字化團隊、如何控制檔案數字化質量，使數字化檔案與實體檔案的信息保持一致，保證信息從始至終不外泄，就成了檔案數字化安全工作的核心內容。

三、高校檔案數字化建設的應對策略

（一）加強人才培養，為檔案數字化建設提供智力支持。各高校檔案館普遍存在年齡偏大，學歷偏低，專業結構不合理，計算機操作能力一般，習慣于傳統的紙質檔案模式等情況。檔案從業人員已不能滿足檔案數字化建設需要，應培養一批既懂檔案業務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術復合型人才。

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關鍵詞：檔案管理系統；紙質檔案數字化；利用服務

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）26-0007-02

檔案是人類文明的載體和結晶及社會活動的記錄與物證。高校檔案是教師在教學、科研和管理中形成的有保存價值和憑證作用的文字、圖片及音像資料等歷史記錄，它見證了學校的成長和發展，也在源源不斷地為學校的各種實踐活動提供服務。收集檔案、整理檔案、保管檔案和利用檔案，推動社會的進步和發展，是我們的崇高義務和共同責任，我們正處在向信息化邁進的時代，各級檔案機構都開始了檔案數字化工作，借助于信息技術的力量，讓館（室）藏檔案能夠得到更好的存儲和利用。

以前學院只有納入質量管理體系的科研檔案和部分教學檔案，現在由教學檔案、科研檔案、固定資產項目檔案、文書檔案、照片檔案、音像檔案、實物檔案等組成。當時的檔案管理系統是由FoxPro開發的一個比較小的軟件系統，只能在一臺微機上錄入、查找，只有紙質檔案。隨著學院的發展壯大，教學評估和項目驗收對檔案提出了更細更高的要求，領導對檔案也越來越重視。后來，檔案室根據自身檔案的特點定制了電子檔案信息管理系統，加強了檔案管理軟件應用系統的建設，為檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造了條件。系統分為兩部分，一個是檔案管理系統，一個是檔案檢索系統。配備了掃描儀，可實現多頁快速掃描、無邊界掃描。新增了電腦和專用服務器，服務器放在另一個大樓的機房，不但運行環境好，而且實現了異地備份，可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。這樣，一個檔案的歸檔、利用服務工作系統就形成了。

一、檔案管理系統

檔案管理系統是管理檔案的信息系統，用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應用軟件系統。檔案管理軟件是一個以信息資源共享為出發點，依據檔案工作的管理模式、要求和方法進行設計開發的典型信息管理系統。涉及到檔案資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保護、利用、鑒定、銷毀和統計等全過程，能夠全方位、全過程地對數字化檔案進行管理。檔案管理軟件系統一般分為單機版和網絡版，單機版管理系統只適合在一臺計算機上錄入、查閱，而網絡版的功能則強大很多，其設計一般是瀏覽器/服務器（B/S）結構，只要安裝一臺檔案服務器，其他部門和個人都可以根據權限設定瀏覽、著錄、上傳、查詢檔案信息。檔案檢索系統基于信息量巨大的檔案數據庫，對特定的利用者而言，就如同在互聯網上通過搜索引擎查找信息一樣，從而實現檔案信息的共享。當然，由于檔案的特殊性，檔案管理系統只能在內網上運行，內網微機上安裝了安全保密系統，秘密級以上的檔案只能授權在專用的場所查閱。

二、檔案的數字化過程

目前，因我國電子文件保管水平不高，且在現代技術條件下仍有一些文件必須以紙質介質存在，才能承認其憑證和法律效力，文件的耐久性保存問題也未得到解決，所以檔案大都實行“雙套制”管理，即同一份文件同時保存紙質文件和電子文件。盡管紙質文件與電子文件在原始性與憑證性方面不完全等同，因為是異質備份，可靠性大為提高。

檔案數字化是一個系統工程，在軟硬件兼備的情況下要嚴把質量關。在建數據庫的過程中，無論是案卷目錄還是卷內目錄，數據著錄的條目要標準化、規范化和格式化。著錄質量決定著整個檔案檢索系統的質量。電子文件要掃描或轉換為PDF格式文件，文件名與卷內目錄的檔案號一致，便于電子文件的上傳和管理。

紙質檔案數字化制作方式一般有兩種：一種是通過計算機人工錄入或通過掃描儀掃描后再由字符識別軟件（OCR）識別，形成文本文件；另一種是將檔案原文的每一頁看成一張圖片，掃描后在Adobe Acrobat中合并成PDF文件。第一種方式占據空間小，但工作量大，差錯率高，也容易失真，尤其是圖片、圖紙，不可能重新制圖，投入高，收效低。第二種方式實現容易，檔案工作人員稍加培訓即可以操作，而且保持了原件的原貌。工作可以定量化，差錯率相對較低，即便出現了錯掃、漏掃，檢查時也容易發現，掃描后插入即可。下面重點介紹一下第二種方式。

首先，根據《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）、《檔案整理著錄規范》，對檔案數字化流程進行固定，確定每一步該做什么和怎么做，實現檔案數字化工作的協調、規范，避免隨意和偷工減料。紙質檔案數字化的基本環節包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接等。將檔案室的永久保存的科研檔案、部分教學檔案、文書檔案、獲獎證書、專利證書、軟件著作權證書進行掃描。對于紅頭文件、蓋章頁、簽字頁及各類證書，必須進行彩色掃描。在檔案數字化的過程中，為了提高檔案的掃描效率和保證掃描圖像的質量，需要把一卷卷檔案內的文件拆分，一張張掃描，掃描完畢后重新用線繩裝訂，在此過程中要做好原件的保管工作，必須保證檔案原件的完整和安全。檔案原件的完整，是指出庫卷的數量、卷內文件的數量、每份文件的頁數等無差錯，并且無破損、無惡意篡改。要做好對檔案掃描時參數優化設置，在確保圖像能夠清晰完整地反映檔案原貌的前提下，圖像文件所占的存儲空間也要大小適中。對于掃描時出現黑點、黑邊的頁面，有專業的計算機軟件可以修改。檢查有無錯掃、漏掃，有無頁面歪斜、字跡模糊，發現情況要調整紙張或參數進行補掃。紙質檔案目錄數據庫中每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號命名掃描后的電子文件，電子文件可以逐個掛接，也可批量掛接。確保數字化檔案的數據安全，一方面禁止任何人私自拷貝檔案信息，另一方面要在技術層面上采取措施保證數字檔案的安全，如信息加密技術和身份認證技術等。

近年來，學院各單位在提交紙質文件的同時，自己產生的文件必須提交電子版文件，這樣變成PDF文件后，只需掃描蓋章頁、簽字頁進行替換，上傳即可。

三、檔案的利用服務

學院先后通過質量管理體系認證，獲得軍用軟件研制能力等級證書、裝備承制單位注冊證書。這些資質的認證和年度檢查考核，所需資料基本由檔案室整理提供?？蒲袡n案的收集、歸檔按照學院的質量管理體系文件進行，教學檔案按照《中國人民院校教學檔案管理暫行規定》執行。教學評估、檢查，科研項目的審核、鑒定，學院固定資產的驗收、基建項目檔案的驗收等所需資料大都由檔案室整理提供。從財務審計到檔案驗收，再到項目總驗收，檔案室全程參與并提供所需資料檔案。為學科評估、教學檢查、重點項目申報、創新團隊評估、科研報獎、院史館展覽、項目年度檢查和教師職稱評定提供支撐材料。

有了數字化檔案，檔案管理模式也發生了改變，從以檔案實體保管和利用為重點轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，提高了工作效率，降低了檔案利用成本。紙質文件不用被頻繁借出掃描、復印，既保護了原件，又減少了資源的浪費。當然，電子文件的轉出也要經過領導的審批，檔案部門的內部局域網與一切外網實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全。近幾年，工信部項目檢查、驗收不再提交紙質版，只需提交一套完整的電子版文件，我們只掃描簽字頁、蓋章頁替換即可。多年來，學院發展越來越快，取得的成績也越來越令人振奮，在科學研究、隊伍建設、人才培養、學科建設等方面均得到了很大的提升，自主創新躍上了新臺階，“天河”計算機多次在世界TOP500排行榜中奪魁。作為科技攻關國家隊，學院為推動我國計算機事業的發展，為國防和國民經濟現代化建設，為增強綜合國力做出了重要貢獻。

作為檔案管理人員，需要提高自身的業務素質，掌握數據庫管理的新技能，加強檔案業務基礎知識的學習，參加檔案業務培訓，與時俱進，積極介入到教學和科研一線，及時收集資料歸檔并數字化，為師生提供個性化服務，提高服務價值。現在各部門來檔案室借閱檔案，首先問有無電子版，并且很愿意把資料交檔案室保存，這樣，既豐富了室藏檔案，又服務了廣大師生，作為檔案管理人員，從中感受到了幸福和欣慰，讓我們期待學院檔案事業更加美好的明天。

參考文獻：

[1]紙質檔案數字化技術規范（DA/T 31-2005）[S].國家檔案局.

[2]梁建梅.網絡版檔案管理軟件運行安全策略探析[J].檔案時空，2014，（2）.

[3]張正強.電子文件管理[M].北京：出版社，2004.

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關鍵詞：網絡技術，高校檔案，信息資源

1 改變高校檔案信息管理的傳統觀念

隨著我國網絡技術的高速發展，信息化應用進程逐漸加快，以網絡為基礎的分布式信息管理系統正在形成。為了適應這種新型的信息環境，高校檔案的管理方式、服務形式和內容，服務對象都在逐漸的變革。因此，如何在新形勢下為用戶提供更加快捷方便的優質服務，已經成為檔案管理工作人員和學者研究的重要問題。由于我國的歷史和經濟原因，長久以來，我國高校檔案信息資源管理的思想觀念守舊，比如檔案信息管理重藏輕用，而且存放整理方式傳統單一，長期使用手工操作方式，并沒有意識到檔案信息資源是一種非常重要的戰略資源，如果能夠更好地開發和利用，會給社會帶來巨大的效益。在實現檔案館的信息化進程中，檔案資源的載體、獲取方式發生了重大的變化，也對檔案管理人員的素質提出了高的要求，客觀上要求檔案工作人員不斷的進行創新思想，提出各種新問題的解決方法，樹立高校檔案信息資源管理工作是建設和諧校園的一個重要組成部分。因此，在當前新形勢下，高校檔案管理應該確立科學的發展思路，轉變傳統的管理理念，基于網絡技術為檔案信息資源開發新的可利用的分布式系統。

基于網絡技術的高校檔案信息資源系統建設，可以采用以下思路：首先根據當前檔案館的基礎實施，檔案館藏資源的數量，檔案館的服務項目等統籌兼顧，詳細分析，導出一個科學的、系統的邏輯業務功能，為檔案管理工作提出便利措施；其次，在高校檔案信息資源建設過程中，精細化加工工作，將提供檔案館藏資料原件的方式的服務轉移到提供索引目錄的摘要化服務方式上，從單純的館藏資源信息服務轉移到檔案館信息產品開發上來，從未研究歷史服務轉移到為教學可以服務上來，從提供原始信息服務轉到提供經驗成果上來。

2 開發利用高校檔案信息資源

當前計算機技術、網絡技術等信息化技術高速發展的形式之下，為高校檔案信息資源管理提出了新的問題和挑戰，同時也提供了新的機遇。21世紀初葉，國家教育部審時度勢，已經在各個高校大力推行政務信息化建設，尤其是高校檔案信息資源的管理，更是首當其沖，率先提上日程?；诰W絡技術開發利用高校檔案信息資源，以便發揮這些資源在教育改革、教學科研中的重要作用，是目前我國高校檔案工作的中心任務和主要目的，為了更好地為高等院校提供優質的資源服務，高校檔案信息資源科學化、規范化和系統化的開發利用是非常關鍵的，這些目標也是未來時間內高校檔案管理工作的發展趨勢和現實需求。但是在建設給予網絡的高校檔案信息資源管理系統時，也需要認真的進行調研分析，必須進行需求分析和可行性分析，建設開發過程中遵循信息管理科學的客觀規律，給予各個高校的實際情況，具體問題具體分析，制定切實可行的方案，以便更好地高效的完成任務。目前，對于各個高校來講，由于很多學校都受教育經費的影響和限制，高校檔案館工作雖然配置了計算機等設備，但是開發檔案管理資源軟件是一件需要很大投入的軟件，只能實現單機版的操作，因此，聯網版的檔案資源管理軟件亟需上馬。

除此之外，館藏檔案館信息資源的數字化建設也是檔案館信息化的一個重要組成部分，其有助于長期的保存館藏紙質檔案，具有非常重要的意義。館藏紙質檔案資料的數字化程度，對于檔案信息資源的共享性、分布式利用性是非常重要的關鍵環節。目前，很多高校的檔案館數字化工作還處于初級階段，未來的任務是非常艱巨的，其工作量非常大，對于數字化技術的要求也非常高，因此，為了做好這項工作，檔案館必須做好規劃，搞好檔案館藏資源的信息清查，構建大型的數據庫平臺，基于網絡技術建設分布式管理系統，實現檔案館藏資源的信息共享。

在開發利用高校檔案信息資源過程中，應該創新高校檔案館信息服務機制。對于傳統檔案館來講，高校檔案館的信息化建設促使其快速轉變，目前很多檔案館已經由保管型模式向服務型模式完成轉變，因此，只有不斷的創新檔案館創新工作的相關機制，才能及時的將數字檔案館的建設效益發揮出來，大幅度的調高檔案館信息服務水平和質量。隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，建立完善的檔案館創新計劃，可以采取以下三個方面的措施：一是建立以分布式網絡信息技術為主要服務模式的應用平臺，將館藏資源的實物檔案和虛擬檔案相互結合，促進檔案館信息化進程快速發展，普及檔案信息服務的利用率；二是要建立完善的網絡管理隊伍，能夠對檔案館數字化應用過程中進行功能開發、運行和維護的職責，以便有效的提高高校檔案館信息化服務質量，保障信息化建設穩定的先前發展。

3 加強網絡硬件的建設和維護

在基于網絡技術的高校檔案信息資源建設進程中，將館藏的文書檔案、磁帶檔案和圖片檔案等實物進行數字化，可以實現檔案實體資源和信息資源的分離，也是檔案管理工作的信息化建設和發展起來關鍵步驟，因此，檔案管理需要大量的基礎硬件資源，這些硬件建設是開發利用檔案館信息資源的必備基礎條件。

目前，隨著高校檔案館信息資源的數字化改造逐漸邁進，很多高校都在加強檔案管理資源的無紙化建設，電子設備的保存環境建設和維護標準也逐漸得到加強。比如，新建檔案館數字大樓時，對于庫房環境常年溫度、濕度和防塵防電磁等按照國家頒布的政策法規，制定了相關硬性指標，對于擁有網絡核心機房交換設備的應具有防靜電設施。對于建設完成的檔案館藏庫房來講，應按照館藏資源的功能結構將庫房劃分為紙質檔案和電子檔案兩個區域，這樣就可以逐漸的增加相關設施，以便滿足高校檔案資源的保存和信息化建設的需求，同時，根據高校檔案館藏資源的房間辦公布局和任務分工的不同，集中安置相關數字化加工設備，比如掃描儀、復印機、打印機和刻錄機，以便加速高校檔案資源無紙化進程，實現資源共享。另外，為了確保數字化檔案資源的安全，在存儲過程中，還要加強網絡服務器的安全性，比如終端設備安裝殺毒防毒軟件，并且實時更新，接入檔案館的校園網也要安裝防火墻，館藏資源的存取也要進行身份驗證，保證信息存儲安全。

4 結束語

隨著我國計算機技術和網絡技術的迅猛發展，傳統的高校檔案資源和管理工作已經邁入了網絡化、數字化和虛擬化的發展階段。因此，傳統的衡量檔案館的作用和地位已經不能以檔案館的館藏資源數量和大小為標準，其衡量標準已經轉變為館藏資源的信息化形式是否多樣化，信息化服務質量是否高效化，信息服務資源是否網絡化和虛擬化，信息資源的服務手段是否自動化，信息資源服務人員素質是否高等指標上來。網絡技術為高校檔案管理工作帶來極大便利的同時，也為高校檔案管理工作提出了更高的標準，同時也為檔案管理事業的的高速發展帶來了新的挑戰和發展機遇，面對新的工作要求和局面，高校檔案管理工作應該根據新的發展形勢，采取一系列的變革措施，無論是在技術層次，還是在管理層次，都要重視高校檔案信息資源的開發和利用。

參考文獻

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[2] 吳挺善. 淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J]. 云南檔案， 2008（1）

[3] 蔣洪濤. 檔案信息化管理的優勢及安全問題[J]. 銅陵學院學報， 2006（05）

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高校檔案管理創新數字化網絡化

一、檔案管理數字化的意義

檔案本質上也是一種信息資源，信息是為了方便人們使用，但是檔案信息長期以來重存檔輕利用，查看檔案資料需要各種審批，這違背了檔案信息保存的目的。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理數字化成為了必然選擇。首先，數字化的檔案信息更有利于使用者，使用者只需要在網絡上填報自己的信息，經過管理系統確認以后就能夠查詢自己權限內的資料，不會受到時間和空間的限制，在任何時候、任何地點。只要有一臺計算機并且能夠聯網即可。我們已經進入了信息時代，隨著信息技術的發展，人們獲取信息的途徑已經異常豐富，對人們而言，缺少的不是信息，而是獲取準確信息的注意力。高校檔案管理數字化和網絡化就是為了解決人們缺少的注意力，通過檔案管理系統的檢索功能，幫助使用者準確獲取信息。除此以外，檔案管理數字化以信息系統為基礎，而管理信息系統的引入正在改變檔案管理工作的環境。以往的檔案管理工作的重點就是檔案資料的匯總和歸檔，以及對文獻資料進行匯編等等，而引入信息管理系統以后，這些工作都可以交給系統完成，工作人員的注意力將集中在檔案數據管理和系統維護，以及檔案開發利用上。其次，檔案管理數字化在減輕工作人員的工作量的同時也在提高工作效率，對于傳統和比較規范的工作都可以由系統完成。尤其是對于檔案資料的歸檔，這是以往最繁重的工作，現在只需要將電子版文件保存，并按一定的格式要求錄入即可，而且方便了各部門相互之間查閱。

高校檔案管理數字化有著其現實意義，而且目前高校的很多網絡設備正在逐漸成熟。首先，高校檔案部門都已經開始利用計算機辦公，正在努力向辦公自動化方向發展。更重要的是不僅僅是檔案管理部門，高校各部門各單位基本上都在向辦公自動化發展，這樣在日常工作中就會形成很多的電子信息，而紙質版文件正在逐步退出舞臺，電子資料也不僅僅是文檔和表格，而是包括了語音、視頻、圖片等等，傳遞的介質包括光盤、磁盤等等。另外，目前高校都已經建成了各種網絡，包括校園網、中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網等等，而且這些網絡都可以與外網互聯，先進的網絡技術和嶄新的網絡環境為學校的各項管理工作以及教師和學生的工作生活提供了極大幫助。而且網絡的利用方便了教師和學生查看資料、學術交流，甚至是科研合作。計算機這一輔助工具已經成為各項工作的必備條件。其次，檔案管理數字化設備也逐漸被應用?，F代化的設備和智能化的硬件基礎是高校實現檔案管理數字化的基礎。經過十幾年的建設，伴隨著學校辦公自動化的逐步實現，檔案管理設備也逐漸實現了自動化，而且正在努力實現智能化，已經使用的現代化的設備為實現信息系統數字化管理提供了硬件保證。因此，實現高校檔案管理數字化已經不再是可望不可即。

二、高校檔案管理數字化存在的問題

（一）檔案管理的理念和方法問題

從目前的形勢看，高校檔案管理數字化已經成為必然，而且各項硬件設備也正在逐步到位，信息管理系統的開發也初步完成，一些學校已經正在使用。但是，檔案管理的理念和管理方法還比較落后，系統的工作模式還主要依據傳統的手工工作流程，對計算機這一輔助工具的開發還不夠，工作方法沒有創新，檔案管理工作依然沒有擺脫重管理輕利用的局面，現有的工作模式僅僅是改變了工作的形式和資料的形式，知識信息載體發生了變化，并沒有對傳統的檔案管理進行革新?，F代意義上的檔案管理數字化主要是依靠計算機實現檔案信息和數據的管理，而目前檔案信息的管理還主要依靠人工，只是工作環境是在計算機上，這樣不僅不能提高工作效率，減輕工作負擔，反正增加了工作人員的勞動強度。在工作理念上沒有創新導致了工作模式的生硬轉變，而國外檔案管理已經是一個專門的專業，有著極強的理論和實際操作性，針對不同的檔案資料都有不同的分類管理的措施和方法，但在國內這些都還沒有實現。總體來說，目前高校檔案管理數字化的硬件設備已經基本完成，但是管理的軟件部分，包括系統功能開發和管理理念以及工作模式都存在較大問題。

（二）檔案管理數字化缺乏統一化和標準化

高校檔案管理數字化的非標標準和非統一化主要體現在這樣幾個方面：一是學校內部管理體制問題，由于學校各部門的工作各自為政，各部門對于資料和文檔都有自己的要求，都有自己的形式，這是各部門的工作性質所決定的，加上學校在統一化和標準化方面要求不高，導致學校內部檔案資料不能實現標準化和統一化；二是目前各高校隸屬于不同的主管單位，一些高校隸屬于國家教育廳，而更多的院校則隸屬于省教育廳或者市級教育單位，這就造成各高校檔案管理有著明顯的“地域色彩”，這個問題主要是國家對于高校檔案管理沒有統一要求和統一標準；三是高校檔案管理系統組成不同。包括系統的硬件設備和軟件部分，硬件設備高校都是各自采購，相互之間存在差異，硬件的差異一定會造成系統功能的差異，導致系統的軟件部分也存在差異，各檔案館之間的聯系就難以保證。這些問題與學校得到的經費和學校的前期組織計劃有很大聯系，一些系統的建設勞民傷財，最終還是沒有實際的效果，造成重大損失?？傊?，高校檔案管理數字化面臨的一大制約因素就是標準化和統一化，離開了標準化和統一化，檔案管理數字化就只是一種工作形式，改變不了當前檔案管理面臨的困境。

（三）系統安全和經費問題

目前高校的檔案管理系統都是外包設計的，系統一般都會接入校園網和其他網絡，而現在眾多的網絡病毒對系統的安全造成很大的威脅，加上一些工作人員沒有信息安全意識，在日常工作中很可能引入病毒。系統安全的另一個方面就是系統的數據庫建設，目前高校檔案管理的數據庫都是各自為政，缺乏整體性設計，數據庫規模小，不便于維護，對病毒抵御能力差，沒有標準化的設計，經常造成重復建設。檔案信息關系到學校的正常工作，以及學校的機密信息，一旦泄露將造成不可挽回的損失。另外，學校檔案管理系統的建設經常遇到經費問題，除了一些名校之外，多數高校還是存在經費問題，加上一些領導不是很重視。而且，檔案管理部門除了建設以外，還需要對員工進行培訓，需要系統的維護，或者聘請專業技術人員等等，這些都需要經費支持。除了上邊提到的問題，還有一些比較傳統的問題，這里避免老生常談沒有提到，包括檔案管理人員的業務素質問題，檔案資料的開發利用問題等等。

三、高校檔案管理數字化實現的措施

篇9

【關鍵詞】學籍檔案;檔案數字化;系統設計

學籍檔案是高校檔案管理的重要組成部分，是高校檔案館的館藏資源。隨著社會的進步，高校的不斷發展，學籍檔案不斷增多，傳統的紙質檔案的保存和利用給高校檔案工作人員帶來了極大的不便，且紙質檔案它具有平面性、易損壞性等缺點，造成了學籍檔案存儲時間較短。互聯網的發展，檔案數字化成為了高校學籍檔案存儲及利用的重要方式。

1.檔案數字化的優點

1.1 高效性

學籍檔案的數字化是利用計算機相關技術，對學籍檔案進行電子版存儲，通過檢索姓名、學號或身份證獲得所需要的信息，將該信息通過計算機設備以電子文檔的方式呈現給所需要的人。相比與傳統的查閱方法在時間上及空間上得到了極大的提升。

1.2 安全性

數字化檔案避免了傳統紙質檔案因經常翻閱造成的物理損壞或因各種自然災害引起的檔案損壞。同時通過加密的https傳輸、認證、授權、防火墻等技術確保通信安全性及數據安全性。

1.3 完整性

通過存放多套數字化物理數據庫以及運行時數據庫的雙機熱備份等措施，確保學籍檔案的數據完整性。

2.學籍檔案數字化平臺的建立

隨著學籍檔案利用率的增加，不同用戶對學籍數據的需求也不一樣，因此，建立一個標準的學籍數據庫系統尤為必要。用戶根據自己的需求及了解的信息對學籍數據庫進行檢索，以獲得自己所需要的信息。

以紙質的學籍檔案為基礎，構建基于網絡的學籍檔案數字化平臺。采用B/S模式、基于WEB的應用服務器的分布式提示結構。

系統結構由以下幾個部分組成：客戶層：提供給各種用戶操作，根據用戶的權限獲取相應的服務或對數據做管理等;安全系統層：通過各種措施確保數據安全性。服務層：系統的核心部件，負責存儲和管理數據。

2.1 存儲系統設計

存儲系統負責所有的用戶、檔案信息等存儲及查詢。我們列出一些重點的表及字段。

表2.1 教師信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

studentno CharField 32 學號

username CharField 64 用戶名

password CharField 64 密碼

department CharField 16 院系代碼

birth DateTimeField 出生年月

class CharField 64 班 級

name CharField 64 姓名

enrolment DateTimeField 入學時間

nativeplace CharField 32 籍 貫

2.1.1 用戶信息

用戶方面細分為系統管理員、教師、學生、教務管理等。系統管理員包含用戶名、密碼、權限配置等信息。教師信息包含用戶名、密碼、編號、院系等信息，如表2.1所示。學生信息包含用戶名、密碼、院系代碼、班級代碼、姓名、年齡、入學時間、籍貫等信息，如表2.2所示。

表2.2 學生信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

username CharField 64 用戶名

password CharField 64 密碼

department CharField 16 院系代碼

teacherid CharField 32 教師編碼

學生課程信息表包含課程名、課程編碼、教師名、教師編碼、開課時間、開課地點等信息，如表2.3所示。

學生成績信息表包含學號、姓名、課程名、課程編碼、成績、學期等信息，如表2.4所示。

表2.3 學生課程信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

coursename CharField 64 課程名

courseid CharField 64 課程編碼

coursename CharField 64 教師名

teacherid CharField 64 教師編碼

表2.4 學生成績信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

studentno CharField 32 學號

name CharField 64 姓名

coursename CharField 64 課程名

courseid CharField 64 課程編碼

grade CharField 16 成績

2.1.2 管理系統設計

檔案管理系統根據使用人員的不同分為很多子類，如檔案錄入、檔案修改、檔案查詢、檔案統計、綜合管理、系統維護等。系統結構圖如圖1所示：

圖1 檔案管理系統結構圖

2.2 安全系統設計

由于系統中存有學校的所有學籍信息，一旦泄密或遭到損壞，檔案數學化工作將受到嚴重的損失。因此，基于檔案的安全性，我們采用以下幾項措施確保系統安全。

2.2.1 安全認證

采用https協議為Browser客戶端與服務器連接標準，服務端和客戶端之間的所有通訊都加密。防止檔案數據出現中途被竊取或出現數據不完整等問題。

2.2.2 登錄授權

系統對使用到本系統的所有人員根據起權限分配好用戶名密碼等信息，對每種角色的的權限做很好的控制，具體控制到服務器訪問權限、數據庫的訪問權限、具體的某一個表或文檔的訪問權限等。通過將權限控制精細化，通過管理員授權模式開關等，確保每種用戶不會越權操作破壞系統安全性。

2.2.3 數據安全

數據安全可以細分為使用安全性和存儲安全性。使用安全性方面：采用HTTPS加密傳輸、集群支持防止崩潰等策略。

存儲安全性方面：一是數據庫備份：每2小時邏輯備份、每天物理備份等策略確保數據有完好的備份;二是采用雙機熱備份方式保障線上數據完整性和連續性;三是完整日志記錄，可以檢測部分攻擊并能用于數據恢復等。

3.結語

學籍數字化是社會發展的趨勢，在一定程度上規范了學籍檔案的管理，節減了人力，但由于網絡病毒的增加，數字化學籍檔案也面臨病毒的攻擊，這就需要我們在進行數字化的進行數字化檔案的同時，也要加強計算機網絡安全的維護。隨著信息技術的發展，數字化的學籍檔案將逐步取代傳統的紙質學籍檔案。

參考文獻

[1]劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策[J]. 長春大學學報，2011，（2）：121-123.

篇10

【關鍵詞】高校；互聯網+；檔案管理

2015年，全國“兩會”政府工作報告將“互聯網 +”從民間智庫提升為國家戰略，把“互聯網 +”比作“風口”。對于新形式下的高校檔案管理工作來說，從思想認識到工作實踐，都需要主動適應和迎合新的變化，促進檔案管理工作與互聯網技術的有機結合，讓檔案管理工作更有效率、更為精確，促進檔案服務朝著數字化、網絡化邁進。

一、互聯網 + 檔案的目標與實質

1.存儲介質由紙質向電子、數字多媒體、網絡等等多元化介質互補融合的方向發展。數字化是實現檔案工作現代化的基本前提。檔案數字化之后存入電子介質，就有了比傳統檔案管理更加豐富的組織形式。文字、圖像、聲音、畫面都可以輕松地組織到一起，從而更加清晰生動地還原真實。數字化檔案的最大優勢還在于其可以利用網絡。各個不同地方的檔案信息通過網絡互聯就可以建立起一個大而可靠的檔案數據庫，統一進行保存、管理。同時它也可以為有檔案需求的人提供方便快捷的查閱修改等服務，從而打破了檔案“久居深宮”的狀態，更好的達到提升管理，服務社會的目的。

2.檔案信息的特點由真實性可靠性進一步向綜合性完整性轉變。在檔案網絡化轉變發生之后，管理體系最大的特點就是其綜合性。與辦公自動化系統、人事系統、層級文件審批系統等等各種系統相結合，使得檔案管理員從單位內部辦公文件的歸檔整理到單位之間人員流動文件審批的各個過程都可以快速清晰地在網絡檔案系統當中進行處理。同時文件處理、審批、交換的流程都可以在系統中有完整的保存。在文檔的整體組織框架中也可以對檔案數據庫進行分層次的管理，使各部門進行分別的管理與匯總，從而提升了提高資料保存的完整性。

3.檔案管理與檔案服務更有效率，成本更低。在檔案與網絡緊密結合的條件下，可以迅速而又方便地進行各方面的信息采集并將其納入單位內部局域網的建設中，使得信息在整個網絡環境當中能夠被快速的共享。達到簡化工作流程、節約人力、物力、財力資源，達到資源的高度共享，加強各部門、各工作環節的溝通交流，提高檔案管理效率乃至整個事業單位管理效率的目的。

二、高校檔案管理工作中存在的問題

1.檔案互聯共同、資源共享格局尚未形成。當前，教育系統電子檔案管理方面缺少相應的交流學習，缺乏深入細致的探討和研究，統籌發展的觀念欠缺，各自為政、管理水平參差不齊現象嚴重，無法實現資金共享、技術互補、資源共通。

2.檔案管理安全性能較低。目前，高校檔案管理各環節間所使用的安全防護軟件不配套，在短時間內需頻繁更換安全密鑰，安全防護軟件自動升級不頻繁，檔案管理各環節流程銜接不緊密，易在信息交接時出現安全隱患，導致管理網絡陷入癱瘓。

3.管理人員規范意識、技術水平欠缺。高校檔案管理人員技術水平和管理意識直接影響了高校檔案管理“互聯網+工作進程。然而，在實際工作中，部分檔案管理人員的技術水平達不到要求。加之對檔案管理人員技術培訓的缺乏，導致工作人員管理意識不強，不能實現自我提升。

4.檔案管理的風險評估體系不健全。高校檔案管理除了安全軟件防護，還應有完備的風險評估體系，以此來防范檔案管理中有可能出現的風險，規避安全漏洞，拿出應對風險相關應急方案。目前，高校檔案管理缺少相應的風險評估體制，導致檔案管理風險的發生。

5.管理模式標準化、規范化欠缺。不同高校所使用的電子檔案管理軟件五色雜陳，導致檔案分類差異萬千，導致全國高校檔案銜接不暢，增加檔案統一規范化管理工作的壓力。

三、檔案管理“互聯網+”的思考和探索

（一）打破思想藩籬，創新思維

檔案工作者應培養互聯網網絡思維，特別是移動網絡思維，善于將自身工作與網絡結合來開展工作。在“互聯網+”浪潮下，要積極應對新形勢，利用網站、微博、微信等新媒體公眾平臺提供檔案服務，利用網絡開展遠程業務指導、教育培訓、經驗交流、學術交流等。利用網絡組織檔案工作志愿者進行開放檔案的編目、關鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作臂膀，壯大檔案隊伍。在檔案服務方面，形成網絡創新思維，解決偽“互聯網+”的傾向。

（二）加強數字化建設，進行數字資源整合

目前，檔案管理人員應注重紙質檔案數字化，強化互聯網、新媒體信息的收集、整理、歸檔的意識，對互聯網信息、新媒體信息的分類等方面進行研究。此外，在政府部門牽頭下，檔案機構應共同協作，建設全國開放檔案信息資源平臺，真正將互聯網與檔案融合，不斷完善“互聯網+檔案”的資源建設，逐步把全國已上網開放的檔案信息集中收集起來。積極推進檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。目前，國家檔案局網站已經開通“國家開放檔案信息資源共享利用系統”，但內容有待豐富與補充，要構建一個涉及內容更廣泛的信息利用平臺。

（三）換位思考，建立用戶思維，實現高效查詢利用

在建立“互聯網+檔案”模式中，檔案機構應建立用戶思維、產品思維和平臺思維。用戶需求與用戶體驗是此模式下的重要問題?；ヂ摼W+檔案可以形成一個檔案信息供給平臺，平臺的良好運作可以推動檔案事業的發展。2015年1月，溫州市檔案局及縣（市、區）檔案局（館）正式推出“智慧檔案”，實現跨館服務、異地查詢。此外，基于互聯網的開放系統，打造檔案服務評價平臺，從大數據中獲取檔案服務評價信息，促進檔案機構服務質量的提升。把檔案機構的服務對象進行細化，從而有針對性地提供“個性化”服務。

（四）做好互聯網下檔案信息安全防范

在傳統檔案安全問題中，主要涉及檔案實體安全及信息安全。在“互聯網+”時代，檔案的安全防范同樣存在于這兩個方面。保存時的安全問題，可以通過技術路徑進行解決，在“互聯網+檔案”模式下，主要安全問題突出表現為信息泄密問題。在“互聯網+檔案”的模式下，檔案利用的便利性與檔案泄密的高發性是一對主要矛盾，所以，在該模式下，對檔案利用者的身份認證及權限設置是個關鍵點，只有實現對檔案利用者的身份有效核實、權限準確分類，才能保證檔案信息的安全。隨著檔案信息資源平臺的建設，平臺可實現與公民身份證系統的有機嵌合，實現對檔案資源的實名查詢，根據身份信息確定應用權限分類。在互聯網時代、大數據時代，主趨勢是實現信息及數據的互聯、共享，消除信息“孤島”，加快各類信息平臺的整合，避免重復建設和數據“打架”。

“互聯網+”是一個新的機遇，在電商行業看來，互聯網時代，具體的產品或服務是競爭力的核心，如何吸引用戶的眼球、增加用戶的黏性及提高用戶的轉化率是關鍵。對于檔案事業的發展同樣適用，“互聯網+”檔案信息管理和信息高效服務，對于檔案事業的發展來說真可謂是“柳暗花明又一村”。

參考文獻：

[1]陳廣群，林慰平.檔案管理信息化建設的思考[J].科技廣場，2010（4）.

[2]王蘭成，劉曉亮，黃永勤.論互聯網新媒體檔案信息資源的建設與服務[J].檔案與建設，2014（1）.

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