財務檔案歸檔要求范文

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本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業財務通則》。

財政部會第5號《企業會計準則》。

財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。

華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

4.1基本任務

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。

4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批準銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等內容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度——會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其保管期限定為5年。

4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

4.5.9局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。

4.5.11保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。

4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕。

5檢查與考核

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檔案管理工作是局管理基礎工作的組成部分，是維護本局經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、財務管理、經營活動、勞動工資、教育培訓和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規范局文件材料的歸檔工作，完整、系統保存企業檔案，認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能，依法管理檔案事業，全面提高檔案工作的“三服務”水平。

根據《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理辦法》、《國有企業文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。

一．文件材料的歸檔范圍

我局在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍，主要有：

一）生產技術管理方面

1、上級下達的技術性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術問題的請示和批復；

3、本單位近期電力規劃；

4、有關生產技術和安全方面的規程制度；

5、有關生產技術的年度計劃、工作總結和統計年報；

6、有關生產技術管理，技術引進和技術改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關生產調度、通報、自動化、安全監察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。

二）計劃統計方面：有關各種計劃統計年報表和計劃管理、統計分析活動形成的各種文件材料。

三）勞動工資方面：有關定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。

四）財務管理方面：有關財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

五）教育培訓方面：有關干部、職工教育和技能培訓的文件等。

六）黨、政、工、團工作方面：有關黨務工作以及組織，紀檢監察、宣傳、人事、保衛工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。

七）基本建設（工程）方面：是指工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

八）設備、儀器方面：有關設備供貨合同、設備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。

九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經濟合同、技術合同、購電合同、并網協議等合同、協議。

十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。

二．歸檔時間

一）各項管理工作中形成的文件材料，應在第二年第一季度內，將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審查后，交辦公室歸檔。

二）基建項目文件在其項目鑒定，竣工驗收后三個月內歸檔，周期長的可分階段，單項歸檔。

三）會計文件材料在會計年度終了后由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財務部門編造清冊，經部門負責人審定后移交檔案部門保管。

四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）文件材料應在會議結束后十五日內交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。

五）合同、協議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。

六）重要設備、儀器開箱時，有關業務部門應在檢查驗收設備出廠技術文件材料，在開箱驗收后即時登記，安裝調試后歸檔。

七）局員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結束后及時歸檔。

九）下列文件材料應隨時歸檔

1、縣級供電企業體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業的有關情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補充的文件材料。

3、內容機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

4、企業產權變動過程中的文件材料。

5、其他臨時性活動形成的文件材料。

三．文件材料的歸檔要求

一）歸檔的文件材料必須準確地反映企業在各項活動的真實內容和歷史面目。

二）生產建設活動中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項目負責人指定有關人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。

三）各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產范圍，指定有關人員負責收集整理后交辦公室歸檔。

四）歸檔文件應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。

五）歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應復制。

六）辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔文件的質量。交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

四．文件資料檔案的保密管理

一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領導批準，只準在檔案室查閱。

二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經局辦公室領導批準。

三）非財務部人員查閱會計檔案，須經局財務部領導批準。

四）檔案資料未經批準，不準擅自復印，經批準同意借出或復印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。

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關鍵詞：醫院；會計檔案；信息化

醫院會計檔案是醫院日常業務活動的真實記錄，反映醫院經營過程中的各種經濟活動，從會計報表到財務分析，從預算資料到決算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發放，一系列的財務管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發票數量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發票，一些建立網上報銷系統的企業，已不需要粘貼紙質發票，實現了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節約成本1000萬元，每年節省庫房約400平方米，不需異地調卷，立卷環節減少，工作效率提高。在物聯網、云存儲、大數據、區塊鏈等新技術不斷推陳出新、飛速發展的背景下，醫院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。

一、醫院會計檔案信息化的現狀分析

1.醫院會計檔案管理面臨的問題。（1）檔案數量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案中數量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質會計檔案查檔不便。會計檔案經移交檔案室后，財務人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進行檔案查閱。（3）電子發票報銷未開展。自2016年開始，電子發票已被各行各業使用，而在很多醫院，仍停留在紙質載體的管理層級，甚至在電子發票日益增多的情況下，財務報銷仍需將電子發票驗證打印，電子發票的便利與現行紙質發票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫院會計檔案信息化的法律保障。信息技術得到廣泛應用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認同。2015年，國家稅務總局《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務院關于在線政務服務的若干規定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關于修改<關于民事訴訟證據的若干規定>》中提到：“電子數據包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數字證書、計算機程序等電子文件；其他以數字化形式存儲、處理、傳輸的能夠證明案件事實的信息?！?020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”這些法律法規的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫院現行管理系統的現實依據。醫院現有OA系統、HRP系統、電子病歷系統、醫學設備管理系統、LIS系統、檔案管理系統等，分屬各部門管理與運行，互不關聯，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統互不兼容。這些業務系統是醫院在信息化建設方面的進展與體現，同時是信息化未能同步規劃、同步建設所帶來的負面結果，但也為醫院信息化整體構建奠定了一定的基礎。各自業務系統的運行或多或少都在產生電子文件，如財務工作中，工作核算、績效考核、各項明細賬目等都通過財務管理系統進行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務職稱任免等都在人事系統中管理。目前，醫院會計檔案信息化需要解決的是各業務系統的數據銜接、及電子文件歸檔問題。

二、頂層設計：跨系統的信息共享平臺

1.統籌協調，系統數據兼容對接。大數據、云存儲時代，數據集中、共建共享是發展趨勢，高度系統集成是會計檔案信息化的關鍵，分散式檔案管理已不適應發展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進電子檔案管理信息系統與辦公自動化系統、業務系統相互銜接。第四十一條，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。構建醫院信息資源服務平臺，集成辦公系統、財務管理系統、檔案管理系統等各業務工作系統，分系統內各自部門運行，并最終都與檔案管理系統關聯。對各業務系統中應歸檔的原始數據統一采集，所有系統內形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統，并通過檔案管理系統獲取數據。2.統一標準，技術規范設計科學。在醫院層級實行統一管理流程、統一元數據管理、統一歸檔標準。財務管理系統作為重要部分，既包含前段財務業務流程，也應符合電子檔案的歸檔格式與標準要求。首先，梳理財務業務工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數據接入技術規范，包括文件格式、接入頻率、背景結構、校驗規則等標準，實現數據在線歸檔。3.利用優化，歸檔與查檔流程簡化。紙質會計檔案的歸檔流程可細分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現跨系統的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉至系統間進行。財務人員在財務管理系統中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據統一設定的檔號規則生成檔號，打印移交清單，經領導審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數據等信息一并移交。檔案管理系統接收移交數據后，對歸檔信息各項要求進行審核，確認無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進一步優化，電子會計檔案移交后，擁有權限的財務人員可自行查閱系統內生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數字化”版本；普通職工查檔經由財務人員審批并提交申請（如圖1）。

三、電子會計檔案：數字化走向“單套制”

1.存量會計檔案數字化。選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進行數字化掃描。存量會計檔案的數字化可以解決異地利用的困難，方便財務人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數字化”的范圍應進行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設備購置、“三公”經費、科研課題經費、固定資產等方面。因此，可以將數字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數據庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”。電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內難以實現，但部分會計檔案“單套制”具有現實可操作性。財務部門推進電算化后，核算、內控等業務工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細賬、工資冊除了保存備考外很少被財務人員查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發放清冊、總賬、明細賬、會計報表、固定資產卡片等經由財務管理系統生成，在財務管理系統與檔案管理系統數據對接的基礎上，都可直接歸檔至檔案管理系統，可以不打印紙質版本（如表1）。逐步擴大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統掃描等方式關聯原始憑證與記賬憑證；通過與其他業務系統信息共享，對單位內部形成的原始憑證進行數據交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術的應用和依賴會越來越強，因此，推進電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。

四、技術支撐：區塊鏈技術保障“四性”

電子會計檔案管理的風險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區塊鏈技術可以對“四性”進行信息檢測與安全保障。區塊鏈技術將各個區塊通過指針形成不可逆的鏈式結構，每個區塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數字簽名、時間戳等信息，且每個區塊都含有上一個區塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區塊的生成。區塊數據存儲于節點上，節點之間再通過網絡形成共享平臺。如檔案管理系統、財務管理系統可以看作區塊鏈中兩個節點，各自系統中的每一條包含加密信息的元數據就是區塊。財務管理系統依照統一標準，對數據進行捕獲，由財務部門對元數據信息加密，提出移交存儲請求，通過區塊鏈共識機制將信息封裝成新的區塊，存儲于區塊鏈中，檔案管理系統通過區域鏈獲取此信息。由于區塊鏈技術的去中心化特點，一旦遭受網絡攻擊，必須掌握全部數據節點的51%，才可以操控修改網絡數據，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區塊鏈智能合約機制可以按照預設的規范流程自動執行，通過時間戳等技術記錄信息狀態，可追溯信息，保障可靠性。運用區塊鏈技術收集數據信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數據背景等元數據信息，各節點相互配合，保障完整性。區塊鏈技術是新型的分布式數據庫，數據存儲于財務管理系統與檔案管理系統兩個節點上，即使某一系統信息遭到篡改或丟失，只要另一系統正常運行，數據仍可恢復，并繼續更新記錄，從而保證可用性。區塊鏈技術并不是獨立的，而應與大數據、云計算等技術融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設與發展，都應用辯證與發展的眼光看待。

五、人才保障：培養復合型人才

培養兼具檔案、財務、計算機三方面基礎知識的復合型人才，彌補精細化分工的弊端。無論是系統的開發運作，還是利用工作的審核批準，都無法脫離“人”的參與?，F代社會，分工愈加細化，工作專業化的同時也造成復合型人才的缺失。同時，系統互聯，數據信息高度集中，對相關管理人員的要求更高。財務系統與檔案系統互聯互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細節。同時，系統互聯構架于信息技術之上，掌握基礎的計算機技能和互聯網知識，可以自行處理簡單的系統問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務歸檔及利用的部門都要指定專人負責，并定期組織培訓，包括財務、檔案、計算機知識、職業道德等方面內容，由淺入深，逐步深化拓展培訓深度與廣度，為醫院會計檔案的智慧化管理儲備人才。

在新技術飛速發展的時代，會計檔案管理信息化建設是適應技術發展的必要過程。構建電子會計檔案管理平臺，可以節約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉向數據管理，由基礎核算工作轉向管理監督工作，發揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節約財務人員頻繁到檔案室查檔的時間，節省職工報銷審核來回奔波的時間。

參考文獻：

[1]孔繁杰.創新檔案管理，打造綠色賬本[J].中國檔案，2015

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二、歸檔時間：

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗收后一個月內向檔案室移交。

3、財務專業檔案由財務人員保管一年，期滿后，由財務人員編造清冊向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報表，經上級批復后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時送檔案室歸檔。

6、各類榮譽證(如獎牌、獎狀、錦旗等)要及時送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，科學分類、立卷和編目。

3、案卷標題應簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據移交目錄清點核對并履行簽字手續。

5、重要檔案實行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機關檔案室收藏的檔案，原則上對局屬股室、單位和本系統上、下級機關服務；外系統確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經批準方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機密性質的檔案，必須經分管辦公室的局領導批準，其它檔案由辦公室主任批準。

4、查閱者應愛護檔案、資料，不準將卷皮弄臟，嚴禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時，禁止吸煙，違者按情節輕重追究責任。

5、借閱檔案者不能隨便進入庫房，只能調卷在閱文室查看，要摘抄的或要復印的需經辦公室主任批準。

五、檔案保管

1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進行認真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時查。發生意外，應及時采取有效補救措施。

2、檔案庫房必須堅固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當的溫度和濕度。

3、檔案庫房嚴禁吸煙和存放易燃品及雜物，經常保持庫房整潔衛生，未經同意，非檔案工作人員不得擅自進入庫房。

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第一章 總 則

第一條 為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本規定。

第二章 檔案管理

第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，檔案室在總經理辦公室領導下，負責全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

第三條 檔案室履行下列職責：

（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

（三）指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。

第四條 各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

第五條 檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第三章 檔案的歸檔

第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

一、本企業內部形成的文件材料；

二、本企業所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業的文件材料；

三、本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；

四、本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料；

五、本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料；

六、本單位執行、辦理的外來文件材料。

第七條 歸檔的時間:

一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

四、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

第八條 下列文件材料應隨時歸檔：

一、變更、修改、補充的文件材料；

二、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

三、企業產權變動過程中形成的文件材料；

四、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章 檔案的鑒定

第九條 每年應對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限（文書、財務、科技檔案見具體辦法附表）。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第五章 檔案的銷毀

第十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十一條 送交檔案形成部門（分公司）對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經處（分公司）級負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章 檔案的保密安全

第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續，認真審查審批權限是否符合規定的要求。

第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。

第十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；涉及企業機密的檔案材料，必須經總經理同意后再作決定，嚴防泄密。

第十七條 檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。

第十八條 非檔案管理人員，未經批準不準進入。

第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。

第七章 檔案的利用

第二十條 凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容，由總經理辦公室安排。

第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。

第二十四條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章 附則

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2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

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20__年檔案管理工作總結

20__年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務?，F將具體情況總結如下：一、高度重視，加強領導

今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。20__年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。

為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。

二、加強制度建設，規范檔案管理

為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，20__年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。

為規范檔案管理，提高檔案管理質量，20__年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打??；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。

四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

20__年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，20__年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；20__年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。

五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務

為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。20__年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。

六、 工作中的不足和今后打算

1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。

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關鍵詞：會計檔案 問題 對策

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據,會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節,往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環節,直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問,需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此,加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠, 缺乏充分的認識, 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

3.會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4.財務檔案管理不完善、不規范。設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

5.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。

二、完善會計檔案管理工作的對策

1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展?！薄?會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定： “各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會計檔案案卷質量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區域內檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一。《檔案法》第九條規定： “檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識?！币虼?，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。

3.建立健全財務檔案管理的規章制度。要使財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。

4.要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。

5.同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中,常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現,通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決,但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以,在進行管理系統升級時,需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方,并注意防高溫、防霉、防塵保護。

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關鍵詞：電子；會計檔案；管理；安全；真實

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）06-0244-01

2015年12月，財政部、檔案局令第79號新修訂的《會計檔案管理辦法》，明確提出電子會計檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會計檔案的合法性，為各單位節省成本，節約資源，提高工作效率。

1 高校會計檔案管理現狀

高校會計結算以自然年度為周期，主要來源于教學、科研、日常管理及建設等項目，由于高校的教學是以學年為周期，每到學期末、科研結題的時候財務部門最繁忙，財務報賬大廳好像春運排隊購買火車票一樣，報賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費大量時間排隊報賬，財務人員每天面對大量報賬人員連喝水的時間都沒有，每一個人都或多或少有些煩躁情緒，報賬已經嚴重影響教職工的正常工作?？梢娫械臅嫻芾砟Ｊ揭呀洸荒苓m應校園的高速發展，隨著高校教學、科研等數字化的發展，后勤集團產業化，財務電算化軟件的更新，急需實現會計管理電子化。

會計檔案在財務部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財務部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導致財務檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復印，在查找、復印過程中經常出現檔案丟失、損壞現象，耗時幾天甚至幾周時間才能完成查詢工作，嚴重影響審計等各項工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會計檔案需實行電子化管理，進行網上查閱，保護會計檔案，提高各部門的工作效率。

2 電子會計檔案管理

2.1 電子會計檔案管理的必要性及制度完善

電子商務平臺推進了電子合同、電子發票的利用，各合作單位利用網絡實現無紙化辦公，信息的網上傳遞交流節省工作人員的查驗時間，查閱人員通過輸入關鍵詞就能檢索到相關的會計檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務水平，檔案人員有更多的時間用于檔案編研。

通過編研為利用者提煉出有價值的信息，為學校管理決策服務。在校園各辦公區域內設置會計系統的終端設備，實現會計信息的資源共享。

規范電子會計檔案的管理制度，財務部門配有專門的兼職檔案管理人員，規范會計資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護電子會計檔案的真實、完整、安全，財務部門在電子會計檔案移交時制作填寫《電子會計檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財務備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴格履行審批手續，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會計電子檔案；電子源文件的元數據及背景信息存檔。完善電子會計檔案查詢系統，提高財務、審計人員查檔效率。

2.2 電子會計檔案的真實性完整性

歸檔電子會計檔案應有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的第三方認證的電子簽名，特殊格式的電子會計檔案應聯同背景信息及元數據一同歸檔，保證電子會計檔案的完整讀?。凰袛祿鶄浞莶惖乇４?，確保自然災害不影響電子會計檔案的利用。電子發票的歸檔保存要進行網上比對，保證接收電子發票的真實、準確、完整。

2.3 電子會計檔案的安全性

電子會計檔案通過網絡傳輸，大量的會計信息在網上公開，如何保護電子檔案的存儲、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會計檔案原件分開存儲，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權限，對于重要檔案只能到館后查閱；設置防火墻，保證系統安全運行，只有系統安全才能保證電子檔案的真實完整。

2.4 電子會計檔案人員素質要求

定期組織會計人員參加檔案專業知R的培訓教育，提高會計電子檔案的案卷質量，會計檔案管理人員參加會計培訓、繼續教育，熟練掌握會計軟件的操作技能，會計及檔案人員之間經常溝通交流，增強專業素質和水平。

電子會計檔案是新生事物，檔案管理者適應會計檔案電子化的管理過程中，要不斷總結經驗，形成有效的管理方法，創新管理思路；將來的會計軟件應包含會計辦公系統和會計檔案系統，會計業務辦理完畢，系統自動生成電子會計檔案，并能提供檔案的利用、統計等工作。

參考文獻

[1]韓豐.論高校財務檔案的優化管理[J].科技創新導報，2010，（16）.

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【關鍵詞】醫療保險；檔案管理；探討

提起檔案管理人們都不陌生，許多人對檔案管理都有個大概的認識，檔案管理學是研究檔案信息系統的運行規律，闡述檔案管理的一般原理的技術和方法的學科，專門從事檔案管理工作者對這門學科應該對其都有比較深刻的研究，并且通過工作實踐探討不同領域檔案管理工作的特點和規律。醫療保險檔案管理是一門新興的檔案管理業務，相比較其它領域的檔案管理有其獨特的特點和規律，實際工作中不能生拉硬套其它領域的檔案管理模式，必須根據醫療保險工作的特點和運行規律，找出符合實際的檔案管理特性。

醫療保險業務檔案，是指醫療保險經辦機構在辦理醫療保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，其內容包括參保人員基本信息，參保記錄，繳費記錄，就醫病歷資料，醫保報銷記錄，個人賬戶信息等等，這里面既有參保人員的基礎信息，又有財務信息，既有文字資料，也有影像等資料。醫療保險經辦機構辦理醫療保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《醫療保險業務材料歸檔范圍與保管期限表》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。醫療保險經辦機構在實際工作中必須認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證醫療保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

醫療保險檔案管理涉及的檔案按照業務分類大致有以下幾類：

1 財務工作管理檔案

（1）各種會計報表（含上報市局和省中心）；

（2）會計每月記錄各種賬本（總賬、分類賬）；

（3）各類會計憑證；

（4）銀行存款賬、現金賬；

（5）各月銀行對賬單。

2 參保管理業務檔案

每年各月的新增人員花名冊、停（退）保人員花名冊、轉移人員花名冊（含接續醫療保險關系人員）、在職轉退休名冊、新參保單位名冊。

（1）新參保單位登記管理檔案：工商營業執照、組織機構代碼證。

（2） 新參保人員變動資料檔案：申報表、調函或合同、工資表。

（3）內部調轉變動資料檔案。

（4）停退保人員變動資料檔案：申報表、停退保原因說明、賬戶一次性處理票據。死亡人員退保提供死亡證明。

（5）在職轉退休變動資料檔案：申報表、退休審批表。

3 醫療管理業務檔案

（1） 每年各月定點醫療機構監管考核材料和信息反饋檔案。

（2） 醫療保險報銷流水賬。

3.1 轉外報銷

A、報銷手續：住院應有轉院審批單、病歷復印件、出院證、住院費用明細單等。

B、三個目錄外自理費用審核。

3.2 異地費用報銷

A、報銷手續：住院應有病歷復印件、出院證、住院費用明細單等。

B、特檢、特治及比例藥、高值等自負比例、三個目錄外自理費用審核。

C、無異地居住審批單。

3.3 慢性病報銷

血透相關資料

3.4 離休報銷及管理

三超處方、連續、連天開藥及高額報銷費用審核。

（3）慢性病人員申報和管理；

（4）外轉的審批和管理。約定醫院轉診情況、辦理時限；

（5）異地居住人員的申報和審批。異地居住辦理登記；

（6） 建立外轉住院情況核實記錄本。

4 檔案管理問題

醫療保險業務檔案分類應當按照醫療保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度―業務環節”的方法對醫療保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

檔案歸檔時間以年度和月度為單位，原則上應在上年度工作全部辦結后，于下年一季度前集中時間統一立卷歸檔。各崗位工作人員按照檔案分類管理的分工要求，每月對上一個月各種檔案進行歸檔，一般應當于每月10日前完成。

醫療保險經辦機構業務科室需要按照具體要求，按時裝訂各種檔案，對檔案柜進行分類，統一粘貼標簽，強化規范化管理。各種檔案的建立，各本著統一標準，分類管理，建立合理的查詢目錄為原則，進行檔案建立和管理。

保管期限問題，按照檔案管理規定財務檔案中的會計報表需要長期保存。其他財務檔案均為15年。報銷資料（異地、轉院）保存半年，登記資料保存一年。

5檔案銷毀和借閱問題

檔案銷毀問題。醫療保險經辦機構需要成立檔案管理領導小組，定期對超過保管期限醫療保險檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經中心領導批準后銷毀。銷毀檔案，應指定兩人以上負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀清冊上簽字。

檔案借閱和查閱制度問題。醫療保險檔案管理制度規定必須建立醫療保險檔案借閱制度，并根據檔案機密程度，確定不同的檔案借閱審批手續。檔案室內嚴禁煙火和閑雜人員入內。借閱檔案人員要愛護檔案材料，不準隨意涂改、撕毀，不得在查閱檔案時吸煙和靠近墨水瓶，如有毀損現象，要依據情節輕重追究責任。遵守會計檔案的借閱管理制度，本單位人員利用會計檔案時（限于：查閱醫療費原始憑證），必須有單位主管領導簽字后辦理，對外來人員利用會計資料（限于原始醫療費收據），必須持有所在單位介紹信、工作證和本人身份證，個人申請（寫清查找原始票據報銷準確時間和查找原因），單位主管財務領導簽字同意后，方可提供。