高校教學檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇高校教學檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：高校 教學檔案 管理

近年來，隨著教學形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學檔案管理工作也應按照高校教學規律的要求，實現教學檔案管理的規范化和現代化。

一.高校教學檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學質量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學檔案管理工作的措施

（一）提高對教學檔案管理工作的認識

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學檔案管理制度

由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落），執行時限制度（強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍

要建設優質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優秀的高校檔案管理專業畢業生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養、業務水平以及現代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發展提供高優質人才保障和智力支持。

（四）實現高校教學檔案管理信息化

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【關鍵詞】教學檔案；管理；制度

高校教學檔案記錄著教學過程中的經驗和教訓，能夠真實、有效地反映教學過程。在教學研究進展、教學方法改革、教學計劃制定、修訂與實施過程中，它是不可或缺的珍貴資料，具有極強的保存價值。

一、教學檔案管理的意義

教學檔案是衡量教學質量和教學管理水平的重要標識之一，加強教學檔案的管理，對推進教學管理工作的科學化和制度化，具有重要的意義和價值。

（1）教學檔案是教學活動和教學管理工作的具體體現，同時，它又反過來促進教學質量和教學管理水平的提高。在日常教學活動中，各種工作的不足和問題都會在相關的教學記錄上有所體現，因此，分析、研究、總結這些教學記錄上的內容，可以直接發現問題、解決問題，進而推動教學質量和教學管理水平的提升。

（2）作為教學工作情況的重要記錄，教學檔案記載了長期的教學活動情況、科研情況，以及教學管理工作中的經驗和教訓等，當教學活動或教學管理需要作出新的決策時，教學檔案可以提供針對性的參考和以往所總結出的各種經驗，從而促進管理部門及時有效制定出符合本單位實際的相關決策。

（3）在教學評估過程中，教學檔案是支撐教學評估工作最直接、最堅實的方面，教學檔案的管理和利用水平直接反映了學校的辦學水平和能力。在教學評估環節，專家主要通過查閱和閱讀檔案資料，尤其是教學檔案的資料來掌握相關的具體情況，如果沒有完整、真實和相應的教學檔案，將無從佐證教學活動和管理的水平，從而缺乏說服力和實證性。因此，從教學評估的角度來看，教學檔案的管理尤為重要。

綜上所述，正確認識教學檔案的重要作用，努力提升教學檔案的管理水平，是當前高校建設和發展的必然。

二、高校教學檔案的特點

教學檔案是教學活動的客觀反映和總結，故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點：

（1）專業性、周期性

高校教學工作的開展大致分為學期制或學年制兩種方式，這使得高校教學檔案具有周期性的特點，高校教學管理一般由系部完成，因此，教學檔案的歸檔、整理應按學期或學年構建，形成周期性的檔案。高校因不同的學科專業要求會采用不同的人才培養方案，因此教學環節、教學活動、課程設置、教學計劃等都符合不同專業的培養要求。這使得各院系的教學檔案體現著不同學科及專業的特點。

（2）內容廣、形式多

高校教學檔案主要包括上級主管部門下達的文件、學校培養目標、專業設置、教學改革的規定辦法、教師教學教案、課件等，隨著科學技術的發展、高科技的介入，檔案的類別、形式多種多樣。

（3）社會性、服務性

高校教學檔案在記錄教學活動的同時，為教學研究提供資料支撐，起到了促進作用，信息化時代的到來，使得高校教學檔案利用對象突破校園范圍，出現跨校、跨行業的局面，高校教學檔案成為共享資源，越來越多地呈現出社會服務職能。

三、 高校教學檔案管理中存在的問題

（1）教學檔案管理混亂，不受重視

檔案管理工作的兼任化使得檔案管理崗位職責不明確，工作流于形式，疲于應付，突擊進行檔案收集整理的現象非常普遍。由于忽視了教學檔案在教學管理工作中的重要作用與意義，使得學校領導對于教學檔案管理的現狀不明確，對教學檔案管理重視程度不夠。

（2）檔案管理不規范，多缺漏、遺失現象

從教學檔案的特點可以看出，其管理是一項復雜的工作，涉及范圍廣，工作量大，需要嚴格、規范、科學的管理方法。然而教學檔案管理由于管理模式、重視程度、加之檔案歸檔混亂和不完整，嚴重影響了教學檔案作用的發揮，為教學、管理、科研等工作留下隱患。

（3）檔案管理工作信息化程度低

目前大部分的高校教學檔案工作依然沿用傳統的教學檔案管理手段和方式，以紙質檔案保管為主。而教學檔案管理涉及的專業、課程、范圍、內容等要求整體規劃，因而給院校查閱資料、數據查找、資源共享等方面造成極大的不便。

四、加強教學檔案管理工作的具體舉措

（1）建立健全教學檔案管理制度

科學的教學檔案管理制度，對加強教學檔案管理工作意義重大。具體來說，一方面要根據學校的相關規定和標準，并結合本院系的具體情況，制定相應的各項具體管理制度，如學院的教學檔案管理實施細則等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負責，明確工作人物和職責范圍，做到責權明確。

（2）加強服務意識，配合教師積極做好歸檔查檔工作

在教學檔案管理的過程中，要積極配合教師做好歸檔、查檔的工作。對于處在教學一線的教師來說，他們提供著教學檔案的一手材料，這些材料直接反映教學情況，如讓他們切實體會到歸檔的好處和價值，可以直接提升教學檔案管理工作的有效性。

（3）提升教學檔案管理人員的業務素質和能力

教學檔案管理人員的業務素質和業務能力直接關系到教學檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對檔案管理人員進行教學檔案管理知識的相關培訓，進而提升他們的業務水平，如案卷的整理、歸檔的內容和范圍、編研的質量等。

（4）提高教學檔案管理工作的現代化水平

隨著高校教育事業的不斷發展，原先舊的教學檔案管理機制已不能適應當前教學檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進步和發展。在具體工作中，我們應當更新觀念，逐步將先進的檔案管理技術和檔案管理設備引入到具體的教學檔案管理工作中，從而實現教學檔案管理的信息化。

總之，在高校的教育教學活動中，教學檔案有著重要的作用。高校應充分注重教學檔案管理工作的重要意義，提升教學檔案管理的科學性和有效性，形成教學檔案管理的先進科學模式，從而推動教育教學工作的開展。

參考文獻：

[1] 楊新萍.學校檔案管理與利用. 山西檔案，2009.S1.

[2] 劉丹英，王曉娜.教學檔案的管理與開發利用.蘭臺內外，2007.05.

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1為達標而作為，為評比而作秀

各級領導部門對檔案管理工作還是比較重視的，大多數的基層單位和有關人員都能提供出較好的檔案記錄。但有些單位和個人對此項工作并非真的重視。他們之所以寫記錄、整檔案，那是因為這是任務，領導要檢查，不得已而為之。所以，往往寫記錄就是在寫“回憶錄”，形同流水，缺乏提煉。而嚴格意義上的檔案記錄是實際工作的具體反映，它是過程的體現，是工作成果的濃縮。在上級機關文件要求下，各項激勵政策的不斷涌現，評比競爭也在不斷加劇，形式主義也隨之升級。主要表現在兩個方面:首先，基層單位和人員為了展現其檔案工作水準，反復加工檔案，耗工費時，加重了有關人員的負擔，甚至引發逆反情緒，抵消了應有的積極作用。從心態上講，這一部分人是值得同情和理解的。其次，部分人做了一定的工作，取得了一些效果。但為了達標而拔苗助長，弄虛作假，給有關評價提供錯誤信息，助長了歪風，抑制了檔案工作的正常開展。

2認為檔案管理無用而不作為，工作毫無建樹而無法作為

檔案的管理和書寫，都要耗費一定的時間，投人必要的人力、物力，這是不容質疑的。正因為如此，某些人對該項工作持冷漠、抵制的態度。他們認為這些都是形式主義的東西，勞而無用，不如踏踏實實地干好自己應干的事。還有一部分人，工作松松散散、無所作為，整理檔案成了他們最頭痛的事。他們沒有成果值得炫耀，也沒有過程可以敘說，最基本的檔案工作他們都做不好，雖然這是極少的一部分人，但其影響程度卻不容我們小視。檔案工作要我們從思想上提高認識，給予正確的定位、適當地引導。下面就以系部教學檔案為例，具體地談談目前高校檔案管理中存在的實質性問題:

(一)管理制度不健全。

系級教學檔案管理往往缺少一套完整具體的規章制度來保證，缺少健全的檔案組織機構和專職人員。一些基礎較差的系級檔案工作甚至處于人員不穩定、材料不完整乃至無人過問的狀態。這種現狀對系級教學檔案的建設管理無疑會帶來一定的負面影響。

(二)檔案管理人員不穩定，業務素質有待提高。

系級的檔案管理員大多由系秘書兼任，而系秘書又身兼多職，事務繁忙，沒有更多的精力顧及檔案工作。由于工作的兼職性，系檔案管理員不僅流動性大，影響了檔案工作的連續性、穩定性和系統性，且沒有受過檔案管理專業知識的培訓，對檔案專業的理論知識和業務技能掌握有限，嚴重影響了檔案的質量。

(三)檔案意識薄弱。

很多高校的師生員工檔案意識比較淡薄，對檔案的重要性沒有充分的認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有的教師認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔;有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便;還有的教師怕檔案材料歸檔后保存不善，別人盜竊其中的技術訣竅。這樣就造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，極大地影響了教學檔案的充分利用，從而也影響了高校教學工作的順利運行與發展。

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一、高校教學檔案的重要性與特性

教學檔案是在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料,全面反映了教學各項工作進程,是高校進行教學管理和教學研究的重要依據材料,教學檔案是衡量高校教學管理水平和教學質量規范性的重要標志之一,是學校各項教育事業持續發展的重要依據,它不僅對深化教育教學改革的發展有促進的作用,也是聯系過去、現在和未來的紐帶,是學校開展一系列教學活動、教學改革和教學研究的保證。

教學檔案具有很強的多樣性、分散性、周期性、專業性等特點,它是教學活動的客觀反映和總結。隨著學校辦學規模的擴大,辦學領域的不斷拓寬,新學科、新專業的不斷涌現,教學檔案內容也越來越豐富,加強教學檔案管理工作對于提高教學管理工作水平,促進教育事業的發展,無疑有著非常重要的作用。

二、高校教學檔案管理存在的問題

1、對教學檔案管理工作的認識不足,重視程度不夠

隨著學校的不斷發展,許多高校工作重點放在了學校的學科發展和科研工作上,對教學檔案管理重視程度不夠,檔案工作無論是在機構設置、人員配備上,還是在檔案管理設備配備上都很少列入領導的議事日程。在院系檔案管理這塊,院系檔案人員對教學檔案工作的重要性認識也同樣存在不足,缺乏強烈的事業心和責任感,平時只是一般性地應付工作,忽視了教學檔案在教學管理中的重要作用與意義。

2、缺乏專門的檔案管理人員,教學檔案管理隊伍不穩定

教學檔案管理是一項復雜繁瑣的工作,要做好教學檔案管理工作,需要一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案管理工作隊伍。目前許多高校對配備專門或兼職檔案管理人員采取應付態度,高校普遍缺乏專門的檔案管理人員,其教學檔案的管理基本是教務、教學管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁,并且教學檔案管理人員很少受過檔案專業知識和技能的培訓,對檔案管理的基本原則、方法不大熟悉,對教學檔案工作的任務不了解,嚴重影響了教學檔案的管理。

3、檔案管理制度不夠完善

目前,部分高校教學檔案管理制度不夠完善,沒有建立一套完善的檔案管理制度,沒有制定檔案管理的統一標準,檔案管理缺乏有效的監督、缺乏統一管理,特別是一些基層教學單位,檔案材料沒有進行及時的整理與歸檔,只是雜亂地堆放在一起,管理混亂,給查找利用帶來困難,檔案的借用與歸還沒有嚴格的約束機制,存在檔案損毀丟失等現象。

4、教學檔案管理手段落后,檔案開發使用力度不夠

當前,很多高校的教學檔案管理還處于傳統的手工管理階段,對教學檔案的編目和檢索基本都是由人工來完成的,工作量既大又繁瑣,查找極不方便,極大地降低了教學檔案管理和利用的效率。目前,在很多高校的教學檔案管理中普遍存在著信息開發不足的問題,各院系部之間教學檔案的管理互相封閉,無法相互借鑒和交流,檔案互用性與流通性沒有得到應有的體現。

三、主要的對策與措施

1、加強檔案宣傳,增強檔案意識,加強教學檔案管理

教學檔案管理是教學管理工作不可缺少的環節,對于改進教學管理,提高教學質量,進行教學研究都有著十分重要的作用。因此,學校應切實重視教學檔案管理,要不斷加強教學檔案管理的宣傳與學習,通過宣傳周、知識競賽、公示展覽等形式多方位、多渠道地進行宣傳報道,從而增強檔案管理人員的檔案意識,使教學檔案管理人員充分認識和了解到教學檔案相關知識,熟知教學檔案管理業務,確保教學檔案管理工作高效高質量地完成。高校領導在工作中應重視教學檔案管理工作,應明確一位領導具體分管教學檔案管理工作,把教學檔案建設與管理真正納入到學校各級工作計劃中,納入領導議事日程,作為學校建設的一項重要的基礎建設工作來抓,切實搞好教學檔案建設中的人力、物力和財力的保障,及時研究和解決出現的新問題,確保在教學檔案管理工作得到加強,確保檔案管理工作順利開展。

2、加強隊伍建設,提高教學檔案管理水平

加強檔案隊伍建設,建設一支結構穩定,素質高的教學檔案管理隊伍是提高檔案管理水平的根本途徑。隨著教學檔案信息化建設進程的推進,對檔案工作人員的業務素質和技能水平提出了新的要求。要有計劃、有步驟、有重點、有針對性地對教學檔案工作人員進行多形式、多途徑、多層次的教育、培訓和指導,提高業務素質和技能。同時,應加大高素質檔案人才的引進力度,加強隊伍建設,提高學校教學檔案管理工作隊伍的學歷層次和專業化水平,從而提高教學檔案管理水平。

3、加強制度建設,規范教學檔案管理

建立健全相應的檔案管理規章制度和具體的實施細則,特別是要對檔案資料收集范圍、程序、途徑等作出明確規定,以確保檔案管理各項工作順利完成。工作中,應建立檔案管理人員的崗位責任制,明確檔案員的工作職責,確保檔案收集、整理和立卷歸檔工作責任到人。另外,要加強對檔案工作的指導、檢查,及時了解檔案工作各環節進展情況,使教學檔案管理各項工作逐步達到管理規范化。

4、加強教學檔案開發利用力度,應用現代化信息技術加強教學檔案管理

教學檔案不僅是一種歷史資料,更是一種信息資源,保存是為了更好地利用。如果只是單純地對教學檔案進行收集、整理和保存,而不注重開發和利用,那么教學檔案就無從體現它的價值。因此,我們要加強教學檔案的開發和利用,提高教學檔案的利用率,要讓教學檔案為教學管理和教學研究服務,在服務的過程中體現教學檔案的重要性及其價值。在教學檔案管理工作中,要樹立現代化管理意識,利用先進的設備、科學的方法和手段,依托計算機和網絡技術,實現教學檔案的現代化管理。

隨著高校教育教學改革的不斷深入,教學檔案工作的重要性越來越突出,教學檔案工作已成為高校發展不可或缺的一部分。高校教學檔案管理應在總結經驗,積極探索的基礎上,不斷加強教學檔案的管理工作,使得教學檔案更好地發揮作用,為高校教學、科研和管理服務。

參考文獻:

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[2] 劉燕。高校檔案管理中存在的問題及對策[J]。長春大學學報,2011（2）121-123

[3] 方立麗。高校加強教學檔案管理工作建設的幾點思考[J]。新疆廣播電視大學學報,2011（1）70-71

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關鍵詞　高校教學檔案　信息化管理　規范化建設

高校教學檔案是一種重要的學校教學工作記錄，在教師的教學工作和研究中具有重要的不可忽視的重要作用。對高校教學檔案進行信息化管理，能夠實現高校檔案管理從實體向信息化的轉變。2008年9月1日我國開始實施新的《高等學校檔案管理辦法》，于第三十八條對教學檔案的信息化管理進行規定，指出高校應該設立專門的經費，配置專門的教學檔案信息管理所需的設備，實現高校教學檔案的信息化管理。因此，在高校教學檔案的管理中，信息化管理已經成為一項重要的管理方式，對于高校教學檔案管理水平的提高具有重要作用。本文希望通過對高校教學檔案信息化管理存在的問題進行分析，提出相關的解決策略，以期對高校檔案信息化管理具有一定的借鑒意義。

1 高校教學檔案的內涵和特點

高校教學檔案是高校教學活動和教學管理的一種有效記載， 主要包括各類教學管理材料、教師的業務類材料、學校專業、學科和課程的建設類材料以及學生的學籍類材料等內容。高校教學檔案主要通過立卷，以文字材料、照片、錄像帶、軟盤、圖片等多種形式來進行保存，具有非?？捎^的保存價值。通過高校教學檔案，有助于了解學校的歷史、教學經驗、教學內容、教學管理以及教學質量等，有助于高校對教學活動和教學研究進行進一步的改進，為社會培養出合格的、優秀的人才。

高校教學檔案具有知識密集、內容廣泛、信息集中性等特點，具體來說，主要體現在以下四個方面：首先，高校教學檔案具有延續性，如教學計劃和學生成績具有延續性的特點。其次，高校教學檔案具有時間性，如教學安排及教學工作計劃都與時間有密切關系。再次，高校教學檔案具有制約性，如教材、教學大綱和教學計劃之間存在相互制約性，即教學大綱決定教材的選擇和編碼，而教學計劃又是教學大綱制定的主要依據。最后，高校教學檔案具有分散性，如教學檔案形成于教學業務部門和個人的教學活動中，并且大多數是由個人來保管的，因此具有分散性的特點。

2 高校教學檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息教學檔案較難統一、規范化管理

當前，我國高校教學檔案的信息化管理建設尚處于起步階段，進行各種活動時產生的大量信息教學檔案還沒有進行統一的系統化處理，各高校中尚未引入有效的管理制度、適用的管理軟件，從而使得高校的信息教學檔案管理規范化和標準化，導致很多寶貴的資源流失。同時，與原先的紙質檔案相比，信息化的檔案管理形式也有多種類型，不僅有文字材料、表格圖片等類型，還有聲音、影視等形式，因此，在對高校教學檔案進行信息化管理時具有較大的難度，會遇到一些紙質檔案管理時不存在的技術問題。怎樣對高校電子文檔進行規范化管理，現在還沒有一個統一的、完善的標準，需要我們繼續進一步探索。

2.2 檔案信息化管理存在安全隱患

高校教學檔案信息化管理存在很多安全隱患，如檔案管理所面臨的安全問題、保密問題都是我們進行信息化管理時必須重視的問題。其中安全問題對于高校教學檔案的信息化管理具有重要的影響作用。檔案的信息化管理是在互聯網的信息平臺上進行的，需要將很多成熟的技術應用于信息安全，如加密技術、防火墻技術等。但是，由于高校在內網和外網之間沒有做好相關的邏輯隔離和物理隔離，使得檔案的信息化管理存在嚴重的安全隱患。如在對高校教學檔案的信息進行查詢時，很可能會因為安全保護措施的應用（下轉第226頁）（上接第166頁）不當而使計算機受到病毒攻擊，造成計算機中的電子文檔遭到破壞，造成檔案數據的丟失。

3 高校教學檔案信息化管理的對策

3.1 強化高校教學檔案信息化管理的意識

在高校教學檔案的管理中，信息技術起著非常重要的作用，只有充分認識到這一點，才能更好地推動高校教學檔案的信息化管理。在強化高校教學檔案信息化管理的意識方面，我們需要做到以下幾點：首先，要強化對教學檔案管理工作的意識。在教學檔案管理中，要強化對教學檔案工作的責任感和使命感，將之作為發揚教學工作者和教學管理者優良傳統作風的一項重要工作。同時，要將檔案信息的價值和教職工的利益聯系起來，并將檔案意識貫穿于整個教學建設和管理過程，做到真正為老師、學生和教學服務。其次，要對教學檔案的信息化有一個正確的認識。檔案的信息化不僅要強調一種管理技術和管理方法，而且更強調的是一種管理理念，是一種對檔案管理工作的流程化管理的再造，能對檔案管理手段進行革新。最后，在高校教學檔案的信息化管理中要注重對軟硬件設施的強化。所謂的硬件設施就是計算機的硬件配備、計算機的安全性能等，軟件設施最主要是人對計算機的正確理解和運用計算機軟件的能力。只有具備足夠的軟硬件設施，才能更好地推動高校教學檔案信息化管理工作的有效實施。

3.2 實現高校教學檔案信息化管理的規范化建設

高校教學檔案的信息化管理離不開對檔案的規范化、標準化建設。首先，需要建立健全高校教學檔案的信息化管理制度。教學檔案管理制度的切實有效實施需要學校進行正式印發，然后在學校的各個科室、部門等進行貫徹落實。如高校可以將教學文件的形成、整理歸檔和積累等相關制度與文件的保管制度、崗位責任制度等緊密聯系，通過合理有效的人員考核、晉升和工資等來實現對檔案信息化管理的規范。其次，實現對教學檔案的電子文檔分類管理。根據教學檔案的不同特點，可以將其電子文檔進行不同的分類，如可以分為教學管理類檔案文檔、師資隊伍建設類檔案文檔、學科建設類檔案文檔、課堂教學類檔案文檔以及實踐教學類檔案文檔等多種類型。

3.3 確保信息網絡的安全

信息網絡的安全是高校教學檔案信息化管理中需要給予高度重視的問題。信息化作為高校教學檔案管理工作的一個重要部分，對各類教學文件、信息和數據等的管理具有非常重要的作用。然而，信息化的管理必然會面臨網絡安全問題，因此，需要高校對檔案的信息安全進行有效防范和管理，以確保教學檔案信息的安全。首先，要對教學檔案的電子文檔進行有效保存和安全保護。如高校可以建立教學檔案電子文檔的異地安全保管體系，來確保電子檔案的安全。又如，還可以建立融合網絡傳遞和介質傳遞兩種方式的電子文檔歸檔系統，保障電子檔案的安全。其次，要建立電子文檔和紙質文檔的一致性保障。

3.4 加強高校教學檔案信息化管理人才隊伍的建設

高校教學檔案的信息化管理離不開高素質的人才隊伍作支撐。信息化管理是一項需要較強技術的工作，對高校教學檔案的信息化管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要教學檔案工作者掌握相關的檔案學知識，還要熟悉相關的計算機技術、網絡技術等知識，并能對計算機軟件進行熟練運用。因此，需要高校加強對教學檔案信息化管理人才隊伍的建設，以推動檔案管理工作的長期、有效和健康的發展。

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當前，大多數的高校實行院系二級管理體制，教學檔案大多數保存在教務部門及系。二級院校教學檔案在整體教學檔案中占據了重要的位置，它是整體教學檔案的核心，是最重要的部分，同時在教學管理水平以及人才培養質量的評估方面也起到了重要的作用。

一、教學檔案管理的重要性

教務部是教學的一線單位，是生產和管理教學文件的主要部門，因此，規范系檔案管理有利于提高教學管理質量和水平，

教學檔案中保留了高校教學工作的政策、方針，是高校新的教學思想以及教學理念的基礎，教學檔案中保存的文件對教研活動以及教學評估有著重要的作用，并且對于學校歸納教學經驗、改進教學管理、提升教學質量有著重要的參考價值。當前教育部門以及各省市的教育管理部門都在數據采集平臺收集高等院校的相關數據，并且通過這些數據對各高等院校進行管理，因此，高校的二級教學檔案的收集是非常重要的。如果對于教學檔案沒有一個規范的管理，在進行數據的收集時就會非常不便，導致不能夠及時的提供有效數據給相關教育部門。

二、高校教學檔案管理的現狀和存在的問題。

1.教學檔案集中統一管理意識薄弱，檔案收集不及時、不完整。

檔案的收集不完整、不及時的現象在二級管理體制下表現得非常明顯。部分教師在教學檔案的管理上缺少正確的認識，沒有統一管理檔案的意識，導致日常教學活動中的教學資料不能夠及時整理齊全。大部分的教師、教研人員在教學檔案的管理方面沒有全面的認識，多數教師認為自己的工作是教書育人，而教學檔案的保留不在自己的工作范圍內，甚至有些教師認為教學檔案的歸檔是不必要的。一部分教師為了方便自己的日常工作，將平日的教學檔案自己保留下來；一部分教師沒有整理教學檔案資料的習慣，這就造成了教學檔案資料缺失的情況。所以，很多的高校由于教學檔案缺失在進行教學和人才評估的時候花費大量的人力財力物力完善檔案資料。

2.教學檔案管理不規范，檔案管理制度不健全

高校在教學工作方面的關注更多，而在檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。多數的本科院校由高職院校升級而成，在進行高校二級管理的時候采用的仍舊是高職院校的管理制度，僅僅只是成立了檔案室，對檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時制定檔案管理制度，不規范檔案制度，沒有明確規定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時間。由于學院對檔案管理的方方面面都沒有進行統一的規定，導致檔案管理工作上出現了很多的缺陷，系部之間沒有統一的管理，在工作時按照自己的標準，使得學校的教學檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。

3.教學檔案管理組織機構不健全，缺乏專職檔案管理人員

當前很多高校實施的是院系二級管理體制，但檔案管理卻沒有建立相應的二級機構，大多數的二級管理中沒有指定專門的檔案管理人員，通常是由教務部門或相關的教學管理人員進行管理，但是這些人員也有專職工作，他們對于檔案的管理并沒有投入大量的時間和精力，因此檔案的收集和管理并沒有及時進行，這就導致了教學檔案殘缺不全，一些重要的教學文件丟失，歸檔的檔案不完整，這對日后的教學數據收集以及教學評估造成了很大的影響，教學教育的改革和發展也受到了很大的負面影響。

4.教學檔案管理現代化水平低，服務水平不高，開發利用不足

高校不重視檔案的管理工作，在檔案的管理上并沒有投入大量的資金用以建設，因此多數學校的檔案都是紙質檔案，保存在指定地點，在使用的時候主要依靠人工查找，這就加重了資料查找的工作量，并且查找出的資料很多時候不符合要求，這就降低了教學檔案的使用價值，無法迎合現代教學改革和教學事業發展的要求。不僅如此，管理教學檔案的工作人員服務意識差，認為檔案沒有任何的利用價值，造成檔案信息開發的嚴重落后，導致這種局面的原因就是檔案工作重保存輕利用的錯誤思想的形成。

三、院校二級管理體制下教學檔案管理的對策

1.加強檔案管理制度建設，促進教學檔案管理規范化、科學化、程序化

高校應當重視建立教學檔案管理制度。首先，學校領導應該起到帶頭重視作用，在學校的教學工作者中加大宣傳，讓全體職工了解教學檔案的重要性，促使院領導重視檔案管理。其次，學校要建立一些了完善的教學檔案管理方法，明確教學檔案管理程序。根據分級管理的原則，制定科學、規范、合理的教學檔案管理流程，定時檢查教學檔案的管理工作并對此進行考核，形成固定的檔案管理模式，促使教學檔案管理工作高效、平穩的進行。

2.健全院校二級檔案管理機構，建設高素質檔案管理人才隊伍

要想將院校二級教學檔案管理好，應該要建立完善的二級檔案管理機構，設定專業的檔案管理人員來進行教學檔案的管理工作，努力組織一個管理檔案能力強的管理團隊。學校也應該引進一些檔案管理方面的專業人才，將這些人才充分利用起來，做好學校的教學檔案管理工作。

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關鍵詞：電子教學檔案；檔案管理；優勢分析；問題分析；優化措施

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）33-0317-02

大學檔案按類別可簡單地分為：黨檔案，行政工作檔案、教學檔案、學生檔案、研究檔案、基建檔案、財務記錄、學校的歷史檔案，人事檔案等。電子記錄是指應用現代信息技術和計算機網絡技術，檔案管理人員在使用電腦的基礎上，組織和存儲在磁盤、硬盤、磁性載體材料等上的文件。2008年9月1日頒布的“檔案工作管理辦法”（簡稱27號令）規定，重要文件損壞、褪色，應及時修復文件并數字化，加工成電子記錄保存[1]。隨著高校招生規模不斷擴大，無論是學生還是工作人員數量都在急劇增長，這毫無疑問地給高校電子教學檔案管理形成了一個巨大的挑戰。

一、電子教學檔案管理的優勢分析

（一）信息處理能力大大提升

隨著高校招生規模的不斷擴大，教學檔案管理工作無論是量度還是難度都大大提升，然而傳統的教學檔案管理方法不僅費時費力，而且容易出現紕漏，顯然無法滿足現今的管理需求。借助現代信息技術和網絡技術，電子教學檔案不僅有強大的信息儲存功能，而且具有快速的信息轉換功能，大大提高了工作效率。除此之外，電子教學檔案還可將文字、聲音、影像等內容集成保存，這就增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內容。

（二）信息共享能力大大提升

傳統的教學檔案主要以紙質文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學檔案的利用效率。而電子教學檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項就可以節省很多運輸成本，大大提高了經濟效率。此外，電子教學檔案還大大節省了工作人員對檔案進行歸類、排序、搜索等工作量度，在現在信息技術的輔助下，簡單的文字搜索就可以找到自己想要的相關資料。

（三）存儲更加便利

傳統的紙質教學檔案的保存對環境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環境紙質檔案才有長期保存的可能性。因此在傳統的教學檔案管理過程中需要花費大量的人力物力確保保存環境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質教學檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對環境造成了破壞。然而電子教學檔案可以很好地解決上述問題，電子教學檔案可以大存量地儲存于硬盤、U盤等一系列現代儲存器中?，F代存儲器不僅體積小容易保管而且儲存安全性、容量性都是傳統管理方式不可相比的。

二、高校電子教學檔案管理問題分析

（一）缺失規范的、有效的電子教學檔案管理規章制度

大多數電子教學檔案的保存分散在各二級學院，由于種種原因導致多數高校電子教學檔案管理者不熟悉中國《檔案法》，《檔案管理條例》和其他有關法律法規，無論是在工作過程中，還是在自己工作的思維意識中，都沒有嚴格按照有關法律法規，開展檔案管理工作[2]。由于規章制度的缺失，導致一些電子教學檔案處于“被忽略”狀態，多數電子教學檔案“被忽略”在了管理范圍之外。

（二）電子教學檔案管理意識不強，重視程度不夠

由于相關規章制度的缺失，導致相關管理人員對電子教學檔案的重要性認識不夠。對電子教學檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財力都難以滿足電子教學檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨特的性質（學生和教職工人數眾多、學生和教職工來自全國各區域、且變動頻繁），每年都有成千上萬的檔案需要變動，維護、更改、保存、遷動等相關流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統的紙質文檔轉變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負擔。

（三）電子教學檔案管理過程缺乏系統規范性

根據《檔案法》和《大學檔案管理辦法》，高校電子教學檔案管理的任務主要集中在收集、整理、鑒定、保護、統計、編制等六個方面，通過這六個環節提高教學檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運營嚴格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導致一些高價值的基層教學單位、教師未能及時提交歸檔，慘痛地損失一些高價值檔案；一些價值不高的教學，又被不經選擇地留存了下來，減少了檔案使用中的價值。由于檔案的保管不當，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現象。由于檔案的研編能力有限，導致檔案利用價值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現象。

三、高校電子檔案管理優化措施

（一）開發檔案管理系統，提高檔案管理信息化水平

利用計算機網絡進行檔案管理的系統，我們稱之為電子檔案管理系統，各高校應根據自身電子檔案管理情況，設計制作一套與之情況相適應的電子檔案管理系統。電子檔案管理系統包括硬件系統（輸入設備、輸出設備、儲存設備、網絡服務器和計算機）和軟件系統（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應結合自身情況以此為基礎設計自己的電子檔案管理系統[3]。在開發了電子檔案管理系統之后，高校還應加快電子檔案管理信息化建設，制定檔案管理信息化總體規劃和標準，以確保用戶簡捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對電子教學檔案立卷、歸檔、訪問等方面設置相應的命令來實現電子記錄存儲、管理和使用，以不斷提高管理電子教學檔案的信息化水平。

（二）加強領導，完善制度，健全機制

由于電子教學檔案主要保存于各二級學院，這就要求各學院領導必須重視電子教學檔案的管理工作，采取措施加大相關管理與監督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學檔案管理工作的基礎，是做好電子教學檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應的電子教學檔案管理制度。電子教學檔案的管理工作主要集中在各二級學院，因此應當建立以校檔案室、學院（職能部門）為主體的二級管理結構。學校檔案室以業務指導為主，做好學院（職能部門）專、兼職檔案員業務指導工作，提高專、兼職檔案人員的業務能力和工作責任感[4]。

（三）提高管理人員專業技能，重視管理人員隊伍建設

隨著科技的進步，信息時代的到來，以及電子檔案管理使用計算機的文件管理需求，這就需要相關管理人員必須具備必要的專業知識和相關的素質。無論從技術性角度還是從專業性角度，電子教學檔案管理都是一項極為復雜的工作。這就要求相關管理人員必須通過不斷的學習相關知識來提升自己的專業技能，以完成電子教學檔案管理工作。當然學校層面也可以通過一系列培訓、檢查、評比活動來促使檔案管理工作的提高。電子教學檔案管理可以說是一項極其復雜的系統工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學檔案的形成、積累、貯存、和開發利用。要做好這項工作，我們必須專注于管理人員隊伍建設，提高他們的業務技能和綜合素質，組織其學習檔案管理系統知識和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運用技術，靈活運用文件管理系統軟件。

（四）增加經費投入，實現現代化管理

電子教學檔案的管理需要配備相應的計算機和電子設備，目前多數高校由于對電子教學檔案管理的重視度不夠，此方面的預算投入不足，造成許多教學檔案資料不能及時電子化，甚至有些教學檔案被忽略在了電子化之外，不能及時形成網絡檔案，降低了教學檔案的利用率。就此學校方面應該投入足夠的預算資金，實現信息化管理和辦公自動化，充分發揮電子教學檔案的便捷優勢，實現教學檔案共享機制；充分利用快捷的計算機網絡，保管好教學檔案，防止教學檔案的不必要流失；充分管理利用好教學檔案，服務于高校教育科研事業。

（五）加強信息化管理，提高檔案的利用率

電子教學檔案較之傳統教學檔案而言，有便捷、精準、全面、共享等方面的優勢。因此加強電子教學檔案信息化管理，有助于提高教學檔案的利用率。加強電子教學檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個方面入手：第一，設計制作計算機檔案管理軟件系統，實現檔案信息網絡化；第二，建立電子教學檔案目錄數據庫，利用數據庫分類技術把電子教學檔案的目錄數字化；第三，將教師的教學資料通過檔案管理原理和現代信息數字技術的結合，放到網絡教學平臺，以便教學檔案的資源共享，以推動教師之間的相互學習，提高高校的教學水平，與此同時也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負擔，也提高了工作效率。

（六）提高安全管理意識，保證文檔真實性

電子教學檔案有便捷、精準、全面、共享等方面的優點，同時它也存在錯誤刪除無法恢復、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數據中毒等缺點。針對這些缺點我們應加強安全管理意識，建立一套安全防范機制，以確保電子教學檔案的安全性和準確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設置、定期殺毒、病毒庫的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認真學習電子檔案相關安全保密制度并嚴格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護、身份認證、權限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應養成文檔備份的習慣，同時數據信息管理部門也應做好數據庫備份工作，防止因計算機故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學檔案意外損壞與丟失[1]。

四、結語

電子教學檔案與傳統教學檔案相比存在明顯的優勢，教學檔案管理人員應當在日常管理工作中，有意識地發揮電子教學檔案的優勢，注意培養“電子教學檔案”管理意識，嚴格遵守電子教學檔案管理的相關規定。但目前我國高校的電子教學檔案管理制度還不是很完善，還存在著一些問題，因此我們政府應當依據目前所存在的這些問題，制定相關法律法規及其相關政策，使電子教學檔案的管理更加制度化、規范化。

參考文獻：

[1]趙俊.高校電子檔案管理現狀及問題芻議[J].長春理工大學學報，2013，（1）：6-7.

[2]呂潔.淺談高校教學檔案電子信息化管理[J].卷宗，2012，（4）：113.

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關鍵詞：高等院校；教學檔案；管理；對策

1、 前言

高等院校教學檔案是在學校管理活動中形成的一種專門檔案，是教學管理、教學實踐和教學研究等活動中直接形成的、具有保存價值的教學文件材料。這些檔案材料是廣大教師和教學管理工作者的勞動成果和智慧的結晶，是學校教育事業發展的原始記錄，也是高校領導掌握學校過去歷史，了解學?，F狀，決策學校未來的重要資源。高等院校教學檔案的管理不僅是高校檔案管理工作中的重要組成部分，同時，高校的教學檔案也是對高校教學進行評估的重要內容之一。隨著我國高等教育事業的不斷發展深化，由于各種原因，當前一些高校的教學檔案存在著一定問題，不能準確全面地反映學校教學管理和教學實踐活動的真實情況。因此，如何有效地對高校教學檔案進行管理，是值得我們探索研究的課題。

2、當今高等院校教學檔案管理工作中存在的主要問題

（1）忽視日常工作中檔案的收集和積累

大多數高校沒有樹立正確的檔案管理觀念，不重視教學檔案管理工作。一些高校領導對院系教學檔案意識比較淡薄，只注重抓教學工作而忽視了對院系教學檔案工作的管理，而忽視日常工作中檔案的收集和積累，往往是到用的時候搞突擊運動。其次，各部、處、學院兼職檔案人員檔案意識不強，認為做好做壞一個樣，造成教學檔案管理工作混亂，檔案信息開發不足，服務功能不強。

（2）管理手段比較落后

目前，一些高校在檔案管理方面還采用手動操作完成工作任務，以紙張和案卷為工具進行檔案的收集、歸檔與檢索，在向相關部門上報檔案材料的時候，需要準備電子檔案和紙質檔案兩種材料，投入了大量的財力、人力、物力，增加了工作人員的負擔，嚴重影響檔案管理工作的效率，而沒有實現檔案資源和檔案管理過程數字化。有的即使建立的計算機檢索系統，也只是利用計算機代替手工抄寫案卷目錄和專題目錄，造成了檔案管理軟件功能利用單一，自動化水平較低。

（3）教學檔案管理人員專業知識較為缺乏

隨著近年來高等院校蓬勃發展，大量的新檔案不斷補充，給高校檔案管理工作帶來新的挑戰和壓力，靠傳統的工作手段、管理方法，已不能適應信息時代的發展需要。而目前許多高校都沒有配備專職的檔案管理人員，大多不是檔案專業科班出身，而是由各系（部）的教學管理人員或教學秘書兼任。這些人員沒有接受過專業知識的學習，缺乏系統的檔案及檔案管理知識，平時做的檔案收集與整理等工作僅憑經驗，并沒有具體的理論指導，整個檔案管理工作質量也可以想象出來。

（4）教學檔案管理制度不健全

隨著《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但從目前檔案管理現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層院系教學檔案管理缺少一套完整的規章制度來保證，只是大致規定了一些需要歸檔的材料和內容，缺少健全的檔案組織機構來監督檢查。例如，檔號不規范、卷案標題不明確、移交對象不明確，每到年度歸檔立卷時就臨時安排人員搞突擊運動，導致部門之間相互推諉責任。

3、提高教學檔案管理工作水平的對策

（1）重視教學檔案的日常收集和整理

高等院校各教學管理部門領導首先應加強檔案意識，確保檔案管理方面必要的經費開支到位，把教學檔案管理工作納入本部門的工作計劃和議事日程，同時通過各種宣傳渠道使教師及教學管理人員對教學檔案的重要性有清楚地認識。其次，檔案管理人員要充分認識自身工作的重要性，以積極主動的態度投入工作，注重教學檔案的日常收集和整理。此外，努力提高廣大師生員工的檔案意識，使高校師生了解學校教學管理信息和各種要求，要求教師主動地將各自保管的教學資料定期交院系保管。

（2） 加快教學檔案管理工作信息化建設的步伐

隨著互聯網技術的迅速發展，計算機網絡已經成為廣大師生獲得信息的重要途徑。因此，高等院校必須將計算機網絡等先進的技術引入到檔案管理工作中，將過去以紙質檔案記錄為主的管理模式，逐步轉向以電子文件為主的管理模式，即以計算機檔案數據處理為中心，新建教學檔案自動化管理系統。利用檔案管理軟件，建立檔案信息，不僅避免以往工作環節、工作程序的重復雷同，便于開發利用，而且可以提供一個公開的檔案環境，便于信息更快地流通，對工作效率的提高有極大的作用。

（3）努力提高檔案管理人員的綜合素質

教學檔案管理工作是一項綜合性要求很高的工作，不僅需要檔案管理人員要有較高的政治素質，而且需要有較高的專業文化。因此，要推進教學檔案工作的順利開展，首先要做好檔案人才引進、培養工作，要及時引進優秀的高校檔案管理專業畢業生，給檔案干部隊伍補充新鮮血液。其次，要注重對在崗檔案工作人員進行專業知識教育和職業道德教育，如參加交流會議、教育培訓、學歷教育等。通過這些教育，增強檔案工作人員的敬業愛崗精神，提高檔案工作管理人員的業務素質和水平。此外，在學校編制體制上給予傾斜，在經費分配上舍得投入，并鼓勵檔案員積極申報檔案專業技術職稱，使他們工作有方向，有奔頭，有動力和成就感。

（4）規范和完善教學檔案管理制度

教學檔案是教學管理的重要組成部分，要根據本校實際情況，制定、完善教學檔案管理工作的各項規章制度，制定檔案建設目標，并確定教學檔案管理人員的職權范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心。具體應采取集中分級管理相結合的方法，在學校實行二級管理制度，并建立檔案管理領導小組，確實提高檔案的利用率及利用價值，把檔案工作與學校管理工作結合起來。其次，要定期地抽查教學檔案，發現問題及時解決，定期地對院系教學檔案管理進行相互交流，促進教學檔案工作的快速發展。

4、結束語

高校教學檔案管理工作是檔案工作的核心，是學校檔案管理的一個有機組成部分。要做好高校教學檔案工作，相關部門和領導必須引起高度重視，從思想上提高認識，從物質基礎、制度上加強建設，提高檔案管理人員的專業技術水平和職業道德。只有統一認識，各司其職，才能實現檔案利用的最大化，使它更好地為發展我國的高等教育事業服務。（作者單位：西安歐亞學院）

參考文獻：

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【關鍵詞】干部人事檔案；高校學生檔案；管理模式

隨著全國干部人事檔案專項審核工作的展開，全國各高校的學籍學歷管理部門和檔案管理部門開始了查證工作，在查證過程中較為突出和共性的問題――檔案中的學習經歷材料不齊全、不規范，如缺少高考報名表、新生入學登記表、學生（學籍）登記表等，或填寫的出生日期與本人信息不符等。證據材料必須到學校歷史檔案中查找，如果能夠查找到相關記載，就給學生出具相關證明材料。如果查找不到相關記載，就會給學生個人造成不必要的麻煩。如何避免這些因管理不規范和不嚴格造成的“后遺癥”，做好高校學生檔案管理工作，是值得人們深深思考和積極探索的。

一、從高校學生檔案管理主體著手

當前，中國高校都比較重視教學管理工作，對于學生檔案管理卻認識不到位，沒有形成統一的管理機制，不論是教育部還是國家檔案局，對學生檔案管理主體部門都沒有作出明確規定，而是由各高校視本校情況來確定，可能是高校檔案館，也可能是學生處、就業處、教務處、團委，還有可能是各個院系，這樣就容易造成管理機制不夠健全、管理程序不夠規范、管理方式不夠完善等問題，無法保證學生檔案的準確性和完整性。檔案管理機構作為高校學生檔案管理的主體，優勢是毋庸置疑的。其一，建國以來中國檔案管理的基本原則就是集中統一管理，高校學生檔案作為國家檔案的重要組成部分，也應按照國家要求由學校檔案管理機構統一管理。2008 年9 月1 日實施的《高等教育檔案管理辦法》（簡稱27 號令）在文件材料的歸檔范圍內中增設“學生類”檔案，首次將學生檔案納入高校檔案管理體系，從根本上解決了管理體制問題，為高校學生檔案管理工作的依法開展奠定了重要基礎。其二，高校檔案管理機構是專業的檔案管理部T，不僅擁有專用檔案庫房，還配備檔案管理專業人員，這為實現高校學生檔案專業化管理提供了有力保障。但是，在實際操作中也存在著檔案管理專業人員較少，學生檔案數量龐大的問題。怎樣解決這個無法避免的矛盾呢，可采用檔案管理機構統一安排布置工作，檔案產生部門按照檔案材料生成時間、類別進行整理和移交，檔案專業管理人員完成歸檔和管理工作。同時，在《高等學校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的基礎上，制定符合本校實際情況和特點的學生檔案管理規章制度，明確管理職責、歸檔范圍、歸檔內容、歸檔要求、歸檔渠道和歸檔時間。各學生檔案生成部門根據管理制度開展工作，確保歸檔內容及時、真實、準確、全面、合法。

二、從高校學生檔案管理客體改進

由于宏觀層面規范標準的缺失，高校學生檔案歸檔范圍和內容并沒有統一規定，而由各高校自行規定，這就造成了歸檔內容、形式五花八門，應該歸檔的材料沒有歸檔，沒有必要歸檔的卻歸檔了。這是在此次干部人事檔案專項審核工作中，凸顯出來的最大問題。怎樣解決這個問題，是下一步高校學生檔案管理工作的重點。高校學生檔案與干部人事檔案是連續的關系，高校學生檔案隨著學生畢業后身份的改變直接轉換為干部人事檔案或其他類型檔案。如何做好高校學生檔案與干部人事檔案的銜接，避免產生“后遺癥”呢？高校學生檔案管理應當在參照《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的基礎上，結合本校具體情況和特點，確定本校學生檔案歸檔范圍。歸檔材料不僅能反映學生個人履歷、學習情況、思想狀況、獎懲情況等內容，還要充實具有利用價值的材料，如社會實踐、綜合素質、職業技能、專業輔修、心理健康、資格證書及考級證書等個性化的東西，盡量準確、全面、客觀地記錄學生在校情況，為檔案利用單位提供可靠的參考依據。

三、從高校學生檔案管理手段實施

搭建高校學生檔案工作網絡平臺，實現學生檔案管理信息化。由于高校學生檔案的實時性和動態性較強，在實際操作中，要將學生檔案工作平臺覆蓋到產生學生檔案的各個部門、各個環節、各個時段。學生檔案工作網絡平臺要與學籍學歷管理系統、教學管理系統、學生管理系統、心理健康數據等對接，形成一個完整的學生電子檔案。學生檔案管理系統的建立，便于班主任、任課教師及家長及時了解學生情況，便于教學和學生管理工作更有目的地開展，便于各部門之間協調配合，同時，也為用人單位提供可靠參考依據。當前，中國高等教育最權威的網站――中國高等教育學生信息網（以下簡稱：學信網）的學籍學歷信息最具權威性，其中的“全國高等教育學歷證書電子檔案”是中國目前唯一全國性人才數據庫，也是社會利用率最高的，能夠查詢到高校在校生學籍信息和歷屆畢業生學歷信息（1991 年以后），內容包括：姓名、性別、出生日期、身份證號、專業、入學日期、畢業日期、學制、學習形式、畢業證編號等基礎數據，但對于用人單位在擇才方面的參考價值較低。如能在此基礎上搭建高校學生檔案工作網絡平臺，并入高校學生檔案內容，如個人履歷、專業成績、獎懲情況、社會實踐、身體狀況、心理狀況、職業技能、特長、誠信等方面的信息，從而形成全面的學生電子檔案。這樣的電子檔案無疑是真實的、完整的、權威的，使用人單位更加方便、快捷地查詢到學生在校期間全面、真實的情況，參考價值將大大提高，從而實現高校學生檔案利用價值的最大化。

【參考文獻】

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[關鍵詞]檔案管理　信息網絡化 教學評估 安全管理

當今人類社會正步入一個利用計算機和網絡技術數字化的全新時代，電子化檔案信息已日益成為信息服務的重要媒體，相比之下，高校檔案信息化管理手段大為滯后。隨著高等教育的快速發展，教學活動中產生的信息以及對這些信息地需求也快速增長，傳統的教學檔案管理模式和手工操作方法已經遠遠不能適應這樣的形勢。因此，建立一套完整的高校電子檔案系統，有效地整合各部門的教學檔案資源，使學校教學檔案管理信息化已勢在必行。

一、高校教學檔案信息化管理趨勢

1.高校教學檔案管理電子化

高校教學管理工作逐漸采用先進的計算機化、網絡化管理系統，如綜合教務管理系統、網上評教系統等，這些現代化管理手段的不斷運用，不僅提升了教學管理的現代化水平，也隨之形成了大量的電子檔案。這無疑對高校教學檔案管理工作提出了新的要求，也必將促進教學檔案管理的電子化進程。

教學檔案對于高校的教學、科研和領導管理工作之所以具有重要意義，其內在本質就是檔案的信息功能，為此，建立完整規范的電子檔案系統已成為檔案工作的重中之重。目前檔案管理人員可充分利用計算機網絡、縮微、光盤等先進技術與手段，建立一個統一著錄格式，統計表編排的檔案信息網絡，將過去的一些紙質資料用磁帶、光盤等介質來替代，實現資源共享以及網上匯編資料的傳送，從而建立一套完整的校、系（院）電子檔案，變靜態管理為動態管理，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的教學檔案信息。

加強教學檔案的計算機管理，是不斷提高服務質量的有效途徑。檔案信息技術給傳統的檔案文獻服務帶來了生機和活力，目前越來越多的校（系）利用計算機承擔著教學檔案的查詢檢索，輔助立卷、編制目錄、數據統計、學籍檔案管理等項業務。盡管由于軟件、人員素質等方面的原因，目前教學檔案的計算機管理還不盡如人意，但已顯示出教學檔案管理工作向現代化管理邁出了可喜的一步。

2.高校教學檔案信息網絡化

當前，隨著各高等院校校園網的普遍建立，教學檔案工作的發展趨勢是信息服務網絡化。根據高校教育、教學工作的需要系統開發教學檔案信息資源，使之在教學管理和教學工作中充分發揮作用，實現其價值，是教學檔案管理人員面臨的重要任務。

計算機網絡技術的一個突出特點就是其共享性原則，通過一定的處理系統，我們可以將教學檔案信息通過網絡空間進行交流、分發，實現遠程存取服務。教學檔案的收集、管理、檢索、傳遞都可以利用計算機，通過網絡來實現。網絡范圍內的檔案信息都可以作為資源加以利用，檔案用戶的范圍也大大拓展，不光局限于本校、本地區，遠程用戶也可以非常方便地利用教學檔案信息，真正實現足不出戶就能完成檔案管理的全部工作?？梢灶A見，隨著計算機網絡等新技術的進一步發展，教學檔案工作必將發生更加深刻地變化。

3.高校教學檔案管理人員專業化

由于現代化的教學檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡來進行的，這就對教學檔案管理人員的素質提出了較高的要求。與傳統的教學檔案管理工作相比，不光需要熟悉檔案管理的基本原理、手段和方法，還要掌握計算機網絡等新技術手段，可以利用這些新技術手段完成教學檔案的管理工作。因為檔案信息具有一定的保密原則，當電子檔案信息在網絡上運行、傳遞時，檔案管理人員應區分合法用戶和非法用戶，既使合法用戶方便地利用檔案信息，又能屏蔽非法用戶，避免檔案信息的泄密。對于存儲于服務器上的檔案信息，如何保證網絡安全，避免“黑客”攻擊，防止已有的檔案信息非正常變化甚至丟失等，都是在計算機網絡應用于教學檔案管理以后對檔案管理人員提出的專業要求。

二、本科教學評估機遇下的檔案信息化管理工作

教學檔案資料能真實反映和體現教學水平，真實完整的教學檔案將直接影響到評估的結果。因此，下大力氣搞好檔案管理工作，系統地收集整理高校教學檔案，是搞好高校本科辦學水平評估工作的基礎。電子檔案的建立對于高校教學水平評估工作具有重要意義，可以設想，專家只要坐到電腦前，進入檔案庫，就可以隨意調閱各種資料、數據、圖片，這樣不僅使評估工作效率更高，也會使專家的評估結論更客觀、準確。對于檔案信息化管理手段大為滯后的高校應加強以下幾方面的工作：

1.在校內各部門推行計算機管理檔案，提高部門收集、保存、管理檔案的自覺意識，提高部門兼職檔案管理人員利用計算機和網絡編輯整理檔案的水平。

2.積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，逐步實現檔案全文信息查詢，在信息化環境和氛圍中提高服務效率和質量。在現有設備的基礎上，配置高性能的計算機、掃描儀和相關軟件集成，逐步完成室藏檔案信息數字化，做到存儲安全、遷移便利。

3.加強電子文件的歸檔管理， 在部門檔案管理工作的基礎上，學校檔案室應加強電子文件積累、鑒定、著錄，保證電子文件的真實、完整、有效。

4.充分發揮學校網站的作用， 設立檔案管理欄目，不斷完善、豐富欄目內容，有計劃地開放檔案目錄，公開檔案信息，向全校和社會提供查詢服務。

三、高校教學檔案信息化的安全管理

1.堅持現代化的信息處理技術與檔案管理工作相結合，樹立安全風險防范的意識。

2.加強檔案信息系統安全防范規劃，做好安全防范措施。

3.電子檔案上網后，必須從進入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采用防火墻、安全等技術實現；防止內部成員泄露，在管理和技術上要做到信息安全存放。

4.逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。

我們應該認識到，盡管新技術的發展給教學檔案工作帶來了便利與難度并存，但是，檔案信息網絡化是知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢，新的世紀是教學檔案事業發生深刻變革的世紀。作為綜合院校的教學工作者，我們應該充分利用學?？萍剂α繌姷膬瀯?，努力提高自身素質，采用新技術手段，做好教學檔案工作，為學校的改革和發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

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［2］陸小宇.高校檔案信息化建設的現狀及對策［J］.中山大學學報論叢，2007（6）：229-231.

［3］俞志華， 王軍寧.數字化時代高校檔案管理信息化建設［J］.合肥工業大學學報， 2007（2）：78-81.