學校檔案管理規章制度范文

導語：如何才能寫好一篇學校檔案管理規章制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、檔案的建立

（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的依據。

（二）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。

二、檔案立卷歸檔

（一）凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進袋入檔。

（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學校可根據需要自行決定是否保存。

三、檔案補充

（一）教職工考核、晉升專業技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。

（二）文件、函件由檔案人員統一分類編號登記，交校有關領導閱后即立卷歸檔。

（三）校內印發的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案查閱

（一）校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。

（二）凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

五、檔案安全保密

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關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理

1對高職院校學生檔案的正確認識

第一，學生檔案是學院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應用價值。第二，隨著高職院校建校規模的擴大，招生人數增加，在教育體制改革的大背景下，學生應征入伍、出國留學、考公務員及就業渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學校管理好學生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學改革，提高教學質量和教學管理水平，以及對高職教育質量和學生素質的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學生檔案是高職院校評估的一項重要內容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學校教學歷史，反映學校教學工作全貌，記錄學校人才培養的全過程，在人才培養水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學生檔案中記載著學生在各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業生的轉正定級、工齡計算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設、管理、使用好學生檔案是高職院校應盡的義務。

2高職院校學生檔案管理存在的問題

當前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學管理以及招生就業上。在學生檔案管理方面還存在管理不夠嚴格、程序不夠規范、制度不夠完善等問題。

2.1檔案管理意識不強。高職院校的人才培養方式與高校有著一定的區別，往往注重學生技能的培養和實踐能力的提高，對學生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料，出現問題存在互相推諉的現象。大多數畢業生對畢業離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風，很多學生為提升自己的就業競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。

2.2檔案材料內容不齊全。學生檔案歸檔材料應包含：學生登記表、學籍登記表、獎勵處分材料、軍訓成績、入黨和入團相關材料、學年評語表、計劃內學生高考成績單、家庭情況調查表、體檢表及相關材料。多數高職院校在學生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達不到真實、完整、規范的要求，全面反映學生素質的客觀材料不完善，多主觀評價的內容，反映學生成長軌跡的客觀材料不足，對學生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質、組織能力、團隊協作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關注的信息。

2.3檔案管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學的檔案管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂或缺失。

3加強高職院校檔案管理的措施

3.1建立健全規章制度。為加強和規范檔案管理工作，各院校應根據自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證檔案工作規范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度，創造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學生檔案管理工作規范化、制度化，學院應當設立專門的學生檔案管理部門，制定相應的管理規章制度和崗位職責制度，且要把這種規章制度和崗位責任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學生檔案的管理工作。各系（部）都應至少有一個專門負責學生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學生檔案的完整性。

3.2增強檔案意識，宣傳引導畢業生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進其檔案意識的提高。另一方面，增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與檔案的管理和維護。讓學生認識到個人檔案的重要性，因此，自覺重視檔案材料的填寫，能如實填寫檔案內容，且書寫清楚、格式規范，檔案制成材料符合要求。引導畢業生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生。另外，對于高職畢業生的檔案，高職院校要做好檔案轉遞工作，人力資源市場和公共就業服務機構需要加大對高職畢業生的服務力度，為畢業生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續、職稱評定等服務，其中對未就業高校畢業生，可以適當減、免收檔案托管等費用。

參考文獻：

[1]杜君芳.簡析高職院校學生檔案的管理[J].濱州職業學院學報，2008，（04）.

[2]呂文花.高職學生檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界.2008，（05）.

[3]李鳳琴.高校學生檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案.2008，（08）.

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關鍵詞： 中職學校 體育檔案管理 管理措施

一、中職學校體育檔案的主要內容

學校的體育檔案管理涉及的內容是比較多的。不僅包括學校在政策上與體育相關方面的一些文件，還包括體育教學中包含的一切，如體育教材、體育教學目標、體育教學規劃，等等，還包括體育教學中的主體，如教師的相關資料，學生的身體素質數據，等等，這些都屬于學校體育檔案管理的主要內容。由此可以看出，學校的體育檔案管理不僅涉及方面比較多，而且是比較復雜的。因此，管理上具有一定的難度。對于中職學校而言，學校倡導德智體美勞全面發展，對于體育教學、檔案管理就更嚴格。在今后中職體育教學領域中，要加強對體育檔案管理的重視和研究，使中職學校的體育管理無論是在管理方法上，還是在管理水平上都能夠得到較大提高。

二、學校體育檔案建立的意義

學校體育檔案管理無論是對體育教學領域的發展，還是對學生體育科目學習而言，都有著十分重要的現實意義。筆者通過研究發現，將學校體育檔案建立的意義大致分為以下三個方面：首先，學校體育檔案的建立能夠在很大程度上使體育教學工作在開展過程中更加規范化，同時學校能有效掌握體育教學工作的開展情況，并對體育教學工作進行合理調整。其次，體育檔案的建立在一定程度上承載著學校的辦學思想。所以，體育教師在這種思想的帶動下，無論是在教學水平方面，還是在自身體育教學能力方面都能夠不斷自我提高。再次，學校體育檔案的建立使學校體育教學方面的材料更加系統化、科學化。同時，通過對體育檔案的整理、歸納，還能夠將體育教學相關實踐轉變為教學經驗，從而將這些經驗更好地應用在體育教學之中。

三、中職學校體育檔案管理的具體措施

由此可見，學校體育檔案的建立對于學校體育教學的發展有著多方面的重要意義。因此，我們必須充分利用好體育檔案的這些作用，做好體育檔案管理工作，為學校體育教學水平不斷提高而作出更大貢獻。

（一）強化對學校體育檔案管理工作的領導與重視

對于任何一個工作而言，如果沒有強有力的領導與重視，那么工作開展就不一定會十分順利。對于中職學校下的體育檔案管理工作同樣如此。要想做好體育檔案的管理工作，首先學校領導必須給予該工作充分重視，并且在工作開展過程中給予充分的指導。無論是在體育檔案管理工作的布置上還是在體育檔案管理工作的審查上都要將工作做好，將工作落實，切實樹立學校體育檔案管理工作的良好發展之風。

（二）建立學校體育檔案各項規章制度

行之有效的規章制度是做好體育檔案管理工作的重要保障。所以，中職學校要想做好體育檔案管理工作，必須建立一套行之有效的體育檔案管理規章制度。這一規章制度的制定不僅要能促進體育檔案管理工作效率與水平提高，還要使體育檔案管理工作在開展過程中有制度可依，進而使學校的體育檔案管理工作能夠有序、健康地開展。

（三）加強對學校體育檔案的收集

學校的體育檔案管理工作不僅包含內容多，而且工作是比較繁雜的。所以，體育檔案收集是一個十分重要的工作。正因為體育檔案內容繁雜，所以，在收集整理的過程中容易出現遺失、沒有整理的現象，使檔案管理工作不全面。因而，對于學校體育檔案的收集工作要采取一些有效措施。一方面，可以將體育檔案內容分為若干類，將收集人員相應分為若干組，每組收集人員負責一種或幾種固定資料的收集，以此方法避免出現體育檔案信息遺失的現象。另一方面，做好體育檔案的電子檔案管理。電子檔案管理是當前檔案管理的重要形式，由于電子檔案易收集、易搜索的特殊性，因此，學校體育檔案管理的電子檔案管理工作十分重要。

（四）做好學校體育檔案保管和利用工作

體育檔案的管理工作還包括對體育檔案的保管和利用。一方面，保管是檔案管理工作中的一個重點。如果保管工作做得不好或者有紕漏，就會在很大程度上丟失很多重要檔案資料。對于體育檔案的管理，尤其檔案中具有十分重要價值的資料要妥善、重點保管。同時，對于檔案保存時間要針對不同類型的檔案給予確定。另一方面，學校體育檔案的管理，不僅在于管理工作本身，還在于對體育檔案的利用。體育檔案管理工作的真正意義就在于對檔案的利用，充分利用檔案才是檔案管理工作價值的實現。

（五）提高學校體育檔案現代化管理水平

要想加強中職學校的檔案管理工作，除了做好以上幾方面的工作外，還有一個十分重要的工作就是不斷提高學校體育檔案的現代化管理水平。隨著社會不斷發展與進步，檔案管理領域得到了很大發展和進步?，F代化檔案管理方法與手段更是層出不窮。所以，學校的體育檔案管理工作只有不斷向著現代化管理方向發展，才能更好地滿足學校對體育檔案管理工作的需求。

參考文獻：

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關鍵詞：高校 檔案管理 主要問題 對策

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）11-0255-01

高校檔案對學校、學生和社會有著重要的作用。通過檔案我們可以了解到學校的發展歷史，學生在學習生涯中發生的重大事件，它真實地記載著學生和高校的發展歷程，對學校和社會具有非常大的考察價值。隨著教育事業的高速發展，高校檔案管理工作已經引起關注，如何加強高校檔案的管理，已經成為教育事業發展的重點問題。

一、高校檔案管理的現狀

（一）領導對檔案管理不夠重視

領導作為學校的管理者和引導者，其對檔案管理工作的態度影響著檔案工作的整體發展勢態。由于受到傳統觀念和個人主觀意識的影響，很多學校領導對檔案管理工作都不太重視，在潛意識之中，只關注著學校的建設和學生成績的提高。更有甚者認為檔案管理工作是一種悠閑的、無足輕重的工作，檔案管理員的存在是可有可無的，檔案就保存在管理室，沒必要投入更多的經費和人力、物力。領導對檔案管理的態度影響著檔案管理人員對檔案工作的看法，從根本上影響著檔案管理工作的發展。[1]

（二）檔案管理意識薄弱

檔案管理工作是比較枯燥的，其背后的辛勞也是不為人知的。由于檔案管理工作發揮的作用不能在短期顯現效果，所以經常被領導和同事所忽視，甚至有人產生檔案沒有什么用處的錯誤想法。檔案管理工作人員受到各種各樣的外界因素影響，輕視本職工作，不能有效、嚴謹地做好本職工作。更有甚者對檔案管理不周，把文件、資料亂扔亂放，造成檔案文件缺失，這對學校的發展有著非常大的影響。有的高校在檔案管理方面沒有出臺相關制度，有的學校雖然有制度，但是由于缺乏有效的監管，也無法嚴格地實施下去。這些都是檔案管理意識薄弱的表現，對今后檔案管理工作的發展有著不利的影響。

（三）檔案管理技術較落伍

隨著社會科技的不斷發展，傳統的手工檔案管理模式已經不能很好地適應社會發展的需要，計算機的管理模式逐漸走上了舞臺。由于計算機是一種高新科技產品，在使用計算機管理檔案時，容易發生一些故障，管理人員不能很好地解決問題，就會給檔案的管理帶來巨大隱患。

二、如何改善高校檔案管理工作

（一）提高領導對檔案管理的重視度

高校領導應當充分認識到檔案管理對學校及社會發展的重要作用，引導有關部門做好宣傳工作，提高全校師生對檔案管理的重視。在建設方面，給予檔案管理部門一定的重視，加強檔案管理部門建設，加大檔案管理設備的采購。高校領導還應該提高自身的素質，學習與檔案管理有關的知識，加大檔案信息的利用率。以自身做表率，提高檔案管理者對工作的重視度，為學校的發展做貢獻。[2]

（二）健全、落實檔案管理制度，提高檔案管理意識

有完善的規章制度，才能保證一項工作良好地開展和進行。有關高校要建立完善的規章制度，加強工作人員的管理，建立管理人員責任制，做到有錯必罰，有功必賞，培養管理人員的積極性。在檔案管理方面，領導要派專人進行檔案管理工作，做好歸類、擺放、收集等工作，并要求有關部門定期進行檢查，形成良好的運作體系，以實現統一管理的目標。在完善檔案管理制度的同時，要在實際工作中把制度落實在檔案管理中。加強管理人員的素質培養，讓管理人員自覺、熱情地投身到檔案管理工作中，使檔案管理工作變得不再枯燥，使檔案管理工作變得更加科學、更加高效，為學校的發展提供有力的支持。

（三）加強管理人員培訓，提高管理技術

在采用高科技管理檔案的同時，要加強管理人員的培訓，組織管理人員參加有關的計算機培訓。建立完善的操作管理系統，保證系統能夠強有力地運行下去，加強管理人員對計算機操作軟件的學習，提高檔案管理工作人員的專業技能，保證檔案管理的正規操作。在計算機檔案管理中，由于網絡的發展較為復雜，高校領導要做好管理人員安全意識的培養，以提高檔案管理的安全性能。[3]

三、結語

綜上所述，高校要加強對檔案管理工作的重視，積極努力提高檔案管理工作的效率，培養管理人員的專業技術和知識，做好檔案管理規章制度的建立和實施，為學校的今后發展奠定堅固的基石。

參考文獻：

[1]汪瑾.高校檔案工作人員結構存在的問題及對策[J].連云港職業技術學院學報，2014，02：20-37.

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高校檔案信息化建設是信息時代的必然產物。進入20世紀90年代，隨著信息技術的迅猛發展，國家從發展戰略的高度，明確提出了“以信息化帶動工業化”的要求，國家檔案局隨之提出了“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。同時，高校檔案信息化也是高校辦公自動化的必然要求。目前，很多高校都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統的出現也使檔案的生成方式發生了變化。諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網絡中進行，這就形成了大量的電子文件，電子文件的保管必須依托信息化數據庫的軟件保管和以磁盤、光盤等為載體的硬件保管?？傊?，高校檔案信息化建設是高校檔案工作發展的必由之路，是高校檔案現代化管理的必然要求，只有真正實現檔案管理的信息化、網絡化，才能達到檔案信息資源共享的目標，才能為人們提供更加高效、便捷的服務。但是，高校檔案在其信息化、數字化的實踐過程中，遇到了種種客觀的、現實的困境，致使檔案信息化建設總是停滯于單機數據儲存階段，不能達到質的飛躍，實現真正的信息化、數字化、網絡化。

高校檔案信息化建設的困境

基礎設施不完善。高校檔案信息化建設的基礎是擁有現代化、信息化的硬件設施和軟件設施。硬件設施主要包括服務器、存儲器、計算機、打印機、復印機、刻錄機、掃描儀、照相機等設備及其必備的組件。由于高校檔案信息化建設的經費投入較少，加之缺乏專業的技術人員，致使對這些硬件設施的投入不足，而且配置較低，不能滿足于檔案管理的數字化、網絡化建設。軟件設施主要包括檔案管理數據庫系統，這一系統需由專業的軟件開發技術人員來完成。目前，大部分高校都是通過向軟件公司購買，并請技術服務人員進行安裝和對檔案人員進行簡單的使用培訓來完成的。所以，在檔案管理應用系統這一方面，各個高校是不盡統一的，致使在使用上無法實現資源與技術的共享。

人員結構不合理。檔案管理有別于一般的辦公室工作，它需要專業的檔案管理人員，必須了解和掌握檔案的立卷、歸檔工作?？赡壳暗臓顩r是，有些高校的檔案人員大部分屬于兼職的性質，專業不對口，業務不精，綜合素質和能力水平相對偏低，對檔案的管理基本上只停留于檔案的收集和整理，很少涉及檔案的編研與利用。同時，檔案工作人員的年齡較大，老齡化趨向明顯，在檔案部門形成一個較大的年齡隔離層，不利于部門內部對檔案資源的研究與探討。再者，信息化時代要求既具有檔案專業知識又具有計算機信息技術的人員，可在這一點，在很多高校檔案館是不具備的，導致高校檔案管理的信息化、網絡化緩慢發展，遠遠落后于高校信息化時代的發展。這種年齡懸殊大、知識層次不一致、專業技術不對等是高校檔案館工作人員的主要特點。

信息資源利用不充分。隨著計算機在校園工作中的廣泛應用，高校辦公也基本上實現了信息化、網絡化，OA辦公系統和校園網站的使用，產生了大量的電子文件。這些電子文件大多散落于各個部門，并未及時上交于檔案館，致使時間一長這些電子文件就大部分丟失。目前高校的檔案信息化工作大多偏向于傳統檔案數字化，花費大量的人力物力財力掃描紙質檔案，很少考慮電子檔案。檔案館作為學校檔案的綜合管理單位，有權利、有義務收集這些電子文件，并將紙質文件一并歸檔，但是由于檔案館自身條件的局限性，不能及時的、完整的收集這些電子文件，加之各個部門對電子文件的不重視以及對檔案上交的不及時，導致高校在信息化建設中對電子文件的利用很不充分，造成嚴重的信息資源浪費。

數字信息的安全性不容易控制。檔案信息資源的網絡化是高校檔案信息化建設的最終目的，但是，電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離的自身局限性對電子文件的長期保管和安全保存構成了極大地威脅。同時，計算機病毒與網絡黑客的攻擊難以發現。由于人員和技術條件的限制，我們只能采取在服務器上安裝殺毒軟件、定期備份數據或設置訪問權限的方式防止中毒，避免黑客攻擊，但這并不能從根源上解決問題。再者，操作失誤、網絡系統軟硬件故障的偶發因素也是難以避免的?？傊@些網絡的破壞因素和工作人員技術的限制都加大了檔案信息化、網絡化的不安全成分，我們對之是無可奈何。

推進高校檔案信息化建設的措施

高度重視，確立主管領導負責制。高校檔案工作是一項服務性的工作，在高校建設中不是處于核心地位，但它是一項長期的、基礎性的工作，學校領導必須有足夠的重視，確立檔案管理的主要負責人，由學校主管領導統一領導，將高校檔案工作納入學校建設的總體規劃中，并分學期督查檔案館年度工作計劃實施進程和檔案安全保障情況，實行崗位責任制考核，加大管理力度，推動檔案工作更快、更好地向科學化、規范化、制度化和現代化方向發展。同時，學校領導應對檔案工作從人力、物力、財力上給予大力支持，大幅度提高檔案館業務建設經費、專項經費，確保檔案工作的建設需求，尤其加大對檔案信息化建設工作的投入力度，保障檔案工作與校園數字化工作的同步發展。

完善電子檔案管理規章制度，強化檔案管理的標準化。各高校檔案機構必須根據國家《普通高校檔案管理辦法》及有關法律法規的要求，結合自身實際情況，制定學校檔案管理規章制度和具體實施細則，尤其要制訂電子檔案管理的規章制度，如電子文件管理實施辦法、電子檔案保密制度、電子檔案利用規范要求等等，通過規章、制度的約束，實現檔案收集、鑒定、整理、保管等各個環節的標準化、規范化。同時，電子文件的數字處理、信息轉換等都應該有統一的標準和要求，只有標準統一才能夠使傳統檔案文本數字化的保管、利用、傳遞等工作都實現標準化、規范化，避免出現互不兼容、重復建設等現象的發生，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。

整合信息資源，有效發揮校園網和辦公自動化的互通優勢。高校檔案部門要加強檔案信息資源建設，首先，利用數據庫技術，通過手工著錄、掃描、數碼處理等方式有重點、有選擇地對紙質檔案、聲像檔案、實物檔案等館藏各類檔案數字化，擴大數字信息資源總量。其次，通過對電子文件的收集，按照數字化管理體系進行歸檔、整理轉化為數字化檔案，建立相應的數字化檔案數據庫。再次，積極參與電子校務建設。檔案館可以牽頭對校內的數字資源統一協調和指導。依托校園網，將檔案管理系統與學校其他系統如OA系統、教學管理系統、科研管理系統等有效銜接。使檔案部門的管理者通過校園網收集到這些系統形成的電子數據，其他部門亦可以借助網絡共享數字化的檔案信息，形成檔案信息化服務的良性循環。

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一、構建檔案安全風險評估指標體系

檔案安全評估是對檔案實體和檔案信息資源所面臨的威脅及其可能造成的影響的評估。確定檔案安全風險評估指標體系是檔案安全風險評估的首要任務，也是建立和推行檔案安全管理工作的重要依據。本文將從檔案安全日常管理、安全基礎

設施、安全防護設施、檔案信息安全四個方面構建高職院校檔案安全風險評估指標體系[1]。

1、檔案安全日常管理的健全性

檔案安全日常管理主要包括基本規章制度的建立、組織機構的設置、事故處理預案的設置等方面。檔案安全基本規章制度是檔案安全管理工作的首要任務，其健全性事關檔案安全管理的全局。一般健全的檔案安全規章制度包括檔案安全保密制度、檔案庫房管理規定、檔案評估制度、檔案出入庫登記交接制度、設備定期檢查管理制度、移動存儲介質保密管理制度、涉密信息內容范圍規定、檔案安全事故報告制度、日常安全巡查制度、電子文件（檔案）管理制度等。檔案安全規章制度的不健全會使檔案的接收、整理、移交、保管、利用等各個工作

圖1 新升格高職院校檔案安全風險評價指標體系

環節存在潛在的安全隱患，健全檔案安全規章制度、設置合理的組織結構是及時發現與排除安全隱患的重要途徑。因此，將基本規章制度的健全性、組織機構的設置、事故處理預案的可操作性等日常管理指標納入檔案安全風險評估指標體系是非常必要的。

2、檔案安全基礎設施是否符合標準

檔案安全基礎設施是檔案安全的基本保障，事關檔案事業的可持續發展。檔案管的建筑設計、防火、防雷、抗震的設計、供電系統與消防系統等都應符合相關的標準與規范要求，檔案館建設應符合《檔案館建筑標準》、《檔案館建筑設計規范》等有關標準要求，處于沿海地區、地震帶等特殊地理位置和區域的檔案館的防火抗震設計應按照《建筑物防雷設計規范》、《檔案館建筑設計規范》等要求確定不同的防范等級，防雷設計按照《建筑物防雷設計規范》的要求確定不同等級?！稒n案館建設設計規范》對檔案室的供電系統與消防系統也進行了明確規定，有可操作性的指標，便于對檔案安全基礎設施進行有效的安全風險評估。

3、檔案安全防護設施的合理性

檔案安全防護設施是檔案的“安全防護網”，是確保檔案安全不可或缺的因素。安全防護設施一般包括視頻監控系統的配備、入侵報警系統的配備、出入口控制系統的完善、溫濕度與控制質量符合標準、重要場所的安全防護等。安全防護設施不當將對檔案直接構成破壞性威脅與損失，因此，安全防護設施是否符合標準要求是評價檔案安全的重要指標。

4、檔案信息安全是否符合要求

檔案信息安全主要是檔案信息化建設中涉密計算機與網絡系統的安全性，以及檔案信息內容的安全，此外還考慮了信

息安全的預警機制是否完善。

根據以上四個方面的內容，本文構建了新升格高職院校檔案信息安全風險評價指標體系（圖1）。

二、檔案安全風險評價

對新升格高職院校檔案安全風險的評估采用多因素分層模糊綜合評價方法。模糊綜合評價方法是一種建立在模糊數學基礎上的定量評價方法，它利用模糊集合論概念與最大隸屬度原則，對受多種因素制約的對象作出綜合評價，這種評價方法適用于受諸多因素影響的檔案安全風險評估[2]。本部分基于檔案安全風險評價指標體系，以泰山護理職業學院為例，利用模糊綜合評價方法對新升格高職院校的檔案安全風險進行評價。

1、設立模糊評判矩陣

綜合評價矩陣對應的評價因素分別為檔案安全日常管理、檔案安全基礎設施、檔案安全防護設施、檔案信息安全，按照最大隸屬原則，檔案安全日常管理所對應的評價等級為較低，檔案安全基礎設施所對應的評價等級為很低，檔案安全防護設施所對應的評價等級為較低，檔案信息安全所對應的評價等級為很低。

2、綜合評價

根據一級指標權重及綜合評價決策矩陣P的值進行模糊變換的合成運算，得出高職院校檔案安全風險評價結果為：

P=[0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.0401，0.0174，0.0014]

由B值可知評語為相當低，很低，較低，較高，高，很高，相當高的可能性分別為0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.04，0，0174，0.0014，按照最大隸屬原則，隸屬度最大值為0.3489，對應評語為很低。這表明泰山護理職業學院檔案安全風險評價等級屬于低級，該系統的整體安全水平較低，與國家對檔案安全的要求相差甚遠。

三、新升格高職院校檔案安全管理工作存在的問題

從對泰山護理職業學院檔案安全風險評價結果來看，新升格高職院校的檔案安全管理存在諸多的問題，檔案安全存在潛在的風險。主要表現在：

1、院校對檔案安全管理工作重視程度較低

新升格高職院校受傳統管理觀念的影響，對檔案安全管理的重視程度不夠，安全意識淡薄，檔案安全管理制度、安全防范設施等仍沿用傳統的規章制度，難以適應學生與教師規模擴張對檔案安全管理的新要求。同時也使得學校檔案安全存在較大的安全隱患。

2、檔案管理人員業務素質較低

檔案管理人員業務素質較低，檔案專業人力缺乏，尤其缺乏具備計算機網絡技術的人才，使得檔案管理方式與管理手段較為落后，檔案信息化建設水平較低。這也導致在網絡環境下檔案安全潛在風險增加，網絡病毒、網絡不安全因素對電子檔案的潛在威脅增加。

3、檔案安全管理資金不足

新升格高職院校對學校檔案安全管理工作的不重視，也使得檔案安 全管理資金不到位，檔案安全基礎設施較為落后，從而難以有效應對火災、水災、震災、害蟲、霉菌、灰塵、紫外線、有毒有害氣體等自然因素的影響。

四、高職院校檔案安全保障體系建設

1、更新安全理念，強化檔案安全保障意識

高職院校應樹立檔案安全即為學校生命線的理念，將檔案安全工作放在學校檔案管理工作的首位，完善檔案安全管理規章制度，提升管理層次[3]。加強對檔案管理人員的安全教育和培訓，提高工作人員及全校師生的檔案安全意識與技能。落實檔案安全責任制，制定相應的獎懲制度，確保各項規章制度的有效運行。

2、提供充分的經費保障

在學校財政許可的限度下，應設置學校檔案安全保障建設資金，積極主動通過多種渠道與方法，將檔案安全保障體系建設列入院校正常的資金預算中。從而為檔案安全基礎設施建設、安全防范設施建設、檔案信息化建設提供有力的資金保障，消除檔案安全隱患與安全漏洞。

3、重視檔案專業人才的選拔與培養

學校應盡可能地配備具有檔案專業背景的檔案業務人員與專業技術人員，提高檔案安全保障水平，滿足檔案安全管理需求。對檔案管理人員開展系統培訓，并選派優秀人才到高校、政府部門學習，為學校儲備一支既有檔案管理專業知識，又有現代化網絡技術知識的高素質檔案管理隊伍[4]。

參考文獻：

[1] 方 昀，劉守恒.檔案館檔案安全風險評估內容分析和評估指標研究[J].檔案學研究.2011（6）：74-77.

[2] 陳雪剛，程杰任.多因素分層模糊綜合風險評估方法的應用研究[J].計算機工程與應用.2012.48（30）：128-131.

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關鍵詞：畢業生；就業問題管理；檔案管理

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）08-0-01

一、就業管理

高職院校的畢業生面臨的是即將踏入社會走上工作崗位，畢業生在面臨擇業和選擇就業方面還存在很多的問題，在對高職院校畢業生的管理當中，我們要突出對畢業生的就業問題進行管理，以保證畢業生踏入社會更好的就業。

（一）實施就業管理的必要性

學生馬上就要踏入社會進行工作，但是學生的一些就業觀念仍然滯后，有的想在大城市工作，有的是想出去就要高薪，有的是想根據自己的專業和興趣選擇就業，他們對于工作環境、工作地域和工作內容的挑剔將影響他們的就業。

高職院校由于培養的是專業定向人才，所以學生掌握的技能比較單一，現在大多學生眼高手低，重理論輕操作，雖然學校在畢業生的管理中對就業加以引導，仍然有很多的學生進入擇業、就業的誤區。

當今社會中勞動力的數量正逐年增加，吸納能力相對降低，而且現在很多的招聘單位虛設門檻，要求具有本科及其以上文憑，這樣對于高職院校畢業生是不利的，原本較少的就業崗位加上高標準的入行環境，給高職院校的畢業生增加了就業壓力。

（二）畢業生就業管理的措施

1.建立健全產學研一體的模式，和固定的企業建立長期的合作關系，建立校內外實訓基地，將畢業生送到實訓基地實習，在實習過程中不斷的提升自己的技能，不斷的加深課堂理論知識的理解，同時提前熟悉工作的環境，為畢業之后找工作做好充分的準備。

2.為畢業生創辦就業信息網站，將畢業生的求職材料和個人簡歷掛在網上，讓各企業在眾多的資源當中選擇自己中意的人才，這樣可以為畢業生和用人單位節約大量的時間，學校在中間充當橋梁的作用，讓學生和用人單位獲得雙贏。

3.開辦創業教育。高職院校的學生雖然大部分是畢業后出去就業直接參加工作，但是也有一小部分畢業生潛藏著自主創業意識，但是由于缺少相關的知識，這需要在畢業生管理時對畢業生進行一定的創業指導，讓畢業生了解現代的企業管理制度，經營方法，質量管理，員工管理，營銷策略等相關的專業知識，為將來畢業后的創業之路打下基礎。

4.加強自身學習，塑造良好的心理品質，增加競爭力。高職院校的學生，尤其是畢業生群體，由于面臨的壓力較大，在這種情況下既要對他們進行就業、擇業觀的正確引導，同時還要鼓勵他們用在校時間不斷加強自己素質的提高，綜合能力的提高；另外加強學生的職業技能的學習，對當今社會上比較實用的技術，學校要給同學多提供學習的機會，這樣才能在激烈的競爭中間立于不敗之地。

5.以就業為導向，實施雙證書制。高職院校為了提高學生畢業的就業率，可以采用教學計劃和證書培訓的“雙證課程”模式，把職業資格證書也加入到教學計劃中間，改進人才培養方案，加強學生的技能培訓，在順利獲得技能證書的同時也更好的掌握了實際操作技能。

二、畢業生檔案管理工作

在畢業生的管理中，對于畢業生的檔案管理也是很重要的一個環節，畢業生的檔案管理關系著學生畢業后的考核、薪酬、組織關系以及社會勞動保障等切身利益，所以要提高檔案管理工作的水平。

（一）高職院校畢業生檔案管理存在的問題

1.缺乏畢業生檔案管理的相關制度。在高職院校里面，畢業生作為一個特殊的群體，他們的檔案管理必須要有專門的制度來規范管理。例：在江蘇的高職院校里面很多的學校都沒有專門針對畢業生的檔案管理制度。

2.畢業生檔案管理混亂。很多的高職院校的畢業生的檔案管理處于混亂狀態，很多的檔案都是在畢業生即將離校的最后一個月內匆忙的整理，對于畢業生檔案的整理十分的不負責任，將畢業生的檔案管理工作邊緣化了。很多的高職院校是將畢業生的檔案放在院系進行歸檔，然后整理好之后在送到學校檔案館，但是院系的檔案整理工作部門沒有及時的和學校的部門進行溝通，導致了所有的院系都集中在畢業的時候整理檔案，造成了學校檔案管理的混亂。

3.畢業生檔案整理不規范。在高職院校進行檔案管理工作的很多的人員不具備檔案管理的專業水平，對于業務不是很熟悉，對于畢業生檔案要求不清楚，導致了畢業生的檔案里面缺少資料，在將來的檔案進入到用人單位之后，為畢業生帶來很大的麻煩。

4.畢業生的檔案保管不規范。少數的畢業生在畢業后未就業，學校按照教育部門的相關規定，未就業畢業生檔案其學校應免費為其保管2年。這是學校為畢業生進行后繼服務的重要措施，但是這些措施沒有真正的落實到位。這種情況有學生自身的原因，也有學校的原因，在辦理檔案交接的時候，由于程序繁雜，導致了檔案的丟失或者內部資料的缺失。使得學生的檔案沒有真正的發揮檔案的作用。

（二）畢業生檔案管理的措施

1.制定畢業生檔案管理規章制度。為了加強畢業生的檔案管理工作，必須從制度上抓起。讓畢業生檔案管理的相關人員和相關部門按照規章制度進行管理，摒棄以前的落后的檔案管理模式。

2.加強畢業生檔案管理人員的培養。畢業生的檔案管理是一個細致的工作，而且關系重大，要求我們的工作人員具備良好的業務水平和豐富的檔案管理知識。我們要培養這樣的一批人員專門從事畢業生的檔案管理工作，減少或者避免畢業生檔案管理中間出現的錯誤。

3.積極探索畢業生檔案管理的新模式。在畢業生的檔案管理中有很多的復雜的工作，要求我們不斷的創新管理模式，將這些復雜的工作簡單化，為高校的檔案管理工作創造新的案例。

三、結語

對于高職院校的畢業生的管理主要是針對最迫切的就業問題和與他們就業相關的檔案進行管理，這是最主要的兩個方面，在這兩面的管理中間會出現很多的問題，但是面對著畢業生這樣的一個特殊的群體我們的高職院校要不斷的發揮主觀能動性來解決一切困難，為畢業生的順利畢業創造良好的環境。

參考文獻：

[1]匡增明，殷黎麗.大學生職業發展與就業指導實用教程[M].化學工業出版社，2012，1.

[2]中華人民共和國教育部高等教育司.創業教育在中國：試點與

實踐[M].高等教育出版社，2006，9.

篇8

關鍵詞：高校；檔案管理隊伍；思想道德素質；對策

中圖分類號：G64 文獻標志碼：A 文章編號：1673—291X（2012）28—0293—03

新時期高?？焖侔l展，對高校檔案管理的要求也越來越高，如何提升高校檔案管理隊伍的思想道德素質成為不可回避的問題。

一、遵循發展規律：提升高校檔案管理隊伍思想道德素質的基本要求

檔案管理隊伍思想道德素質的提升必須遵循思想道德素質發展和提升的一般規律。具體而言主要有：

1.環境、教育、主體三因素綜合互動規律。環境因素是影響人的思想道德素質形成發展的外在條件。當前檔案管理人員一方面由于受社會環境因素的負面影響，造成認識的“社會性偏差”，致使工作中出現功利化傾向；另一方面由于學校管理體制落后、領導重視不夠、檔案管理方式落后等因素影響，造成了高校檔案管理人員不受重視、工作不被認可，嚴重削弱了檔案管理人員工作積極性。教育因素對人的思想道德素質的形成發展起組織引導作用，主要表現在能夠按照社會發展的需要對主體施加有針對性的影響，從而對檔案管理人員的思想道德素質形成發展起定向器和催化劑的作用。主體因素對人的思想道德素質起著能動的決定性作用，體現了人的主體能動性。

環境、教育、主體三因素綜合互動主要體現在三者之間的關系上：（1）環境與教育的互動。一方面，環境因素制約和影響著教育者的思想道德素質狀態，并決定教育內容和教育方法。另一方面，教育對環境具有反作用，教育者不僅可以改造環境，而且可以有意識地促進環境中積極因素對人的思想道德素質的形成發展，避免消極因素產生消極影響。因此，在提升高校檔案管理人員思想道德素質的時候，既要認識環境因素的制約和影響，又要善于改善和營造良好的教育氛圍，發揮教育引導作用。（2）環境與主體的互動。一方面，環境因素對主體的主觀能動性發揮狀況起著制約作用；另一方面，主體的主觀能動性又對環境施加影響，可以選擇和改造環境因素。（3）教育與主體的互動。一方面，教育對主體思想道德素質的形成、發展起著主導的影響作用，引導和促進新的思想道德素質形成發展。另一方面，主體的能動作用對教育因素又有反作用。受教育主體可以影響教育者，還可以影響教育內容和教育方法，使之適應思想道德素質的普遍要求。因此，應充分尊重受教育主體的主體性，充分調動受教育者的積極性，這是有效提升高校檔案管理人員思想道德素質的關鍵。環境、教育、主體因素綜合互動，為提升高校檔案管理隊伍思想道德素質建構了動力機制。

2.主體性、能動性、超越性相互作用的生成規律。首先，主體性是影響能動性發揮的決定因素，反映了思想道德素質提升的主體要求。主體性分為角色主體性、實踐主體性和認知主體性，從不同角度反映了主體的道德覺悟程度、道德知識水平和道德認識能力。沒有主體性，就沒有思想道德素質提升的主動性。其次，能動性是主體性發揮狀況的真實反映，反映了思想道德素質提升的主體水平?！暗赖掠杉骸?，當道德成為主體一種自覺自愿的需要，高校檔案管理人員道德素質的提升才是可能實現的。最后，超越性是主體性和能動性發揮的理想目標，反映了思想道德素質提升的主體內在追求。超越性是道德自我的一種高追求，實現善和美的協調統一。對于高校檔案管理人員而言，在平凡的工作中實現價值、在無私的奉獻中贏得尊重、在真誠的服務中享受樂趣，這就是道德超越性的體現。

3.思想道德素質形成與人的身心發展、社會實踐相適應規律。一方面，思想道德素質形成與人的身心發展相適應。作為成年人，高校檔案管理人員思想道德素質已具備一定基礎，其發展主要就是高層次的思想道德素質的進一步完善、成熟、不斷發展的過程，即世界觀、人生觀、價值觀、政治觀、道德觀等的完善。另一方面，思想道德素質的形成發展與其社會實踐相適應。隨著社會實踐活動空間不斷擴展、內容不斷更新、方式不斷變換，影響思想道德素質發展變化的環境因素、教育因素也發生改變，使得人的思想道德素質無時無刻不受著影響，無時無刻都在發生著變化。思想道德素質發展變化與其社會實踐活動相適應，因此要用發展的眼光來分析檔案管理人員思想道德素質的提升。

二、加強制度建設：高校檔案管理隊伍思想道德素質提升的重要保障

如果說主體內部因素是思想道德素質形成的決定性因素，那么制度建設的外部保障則是加速或延緩高校檔案管理人員思想道德素質形成的制約性重要因素。

篇9

一、成人教育學籍檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全。對于成人教育學籍檔案管理制度來說，沒有一套結合高校自身成人教育工作的實際制定的檔案管理規章制度，只是簡單地將學校檔案室的規章制度照搬來使用。成教學籍存在特殊性，縱觀各高校的成人教育學籍管理，其內容與實施細則都不盡相同。比如考勤，對曠課，請假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒有做出明確規定，必然會導致管理制度、管理體系方面不夠完善，管理過程中存在諸多不健全的地方。

（二）管理模式存在滯后性?！盎ヂ摼W+”時代，大部分學校學籍檔案管理都在積極進行信息化建設，然而成教學籍檔案管理工作的信息化建設存在較大的滯后性，學籍檔案管理仍舊是以手工管理為主，重復勞動多、工作量大、準確率不高、效率低下，信息化管理僅僅局限于簡單的審批表、新生注冊表、名冊以及成績登記表等簡單的內容，顯然無法適應信息時代檔案管理工作的相關要求。

（三）管理隊伍素質亟待加強。由于成人教育學院對學籍檔案管理工作不夠重視，學籍檔案管理隊伍存在綜合素質參差不齊的現象。不僅在人員配置方面不夠合理，并且大部分學籍檔案管理人員都沒有通過系統的專業培訓，精通信息技術的專業管理人才更為缺乏，嚴重制約了成教學籍檔案管理事業的發展。

二、優化措施與建議

（一）構建符合成人院校的檔案管理制度?？茖W合理的管理制度是保障各項工作有序開展的先決條件，成人教育學籍檔案管理工作自然也不例外。這就需要成人教育院?；诮逃肯嚓P文件制度，構建符合成人教育院校實際特征的學籍檔案管理制度，全面規范學籍檔案收集整理、核對檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交以及管理職責等相關內容，不僅表現出檔案管理工作具有高度的政策性，同時又能夠有效滿足成人教育的發展需求，保障?W籍檔案管理工作的開展有章可循、有據可依。與此同時，為進一步保障學籍檔案管理工作的質量，學校應當定期進行核查，通過構建科學合理的審查機制，以便于針對學籍檔案進行全面的審查核對，進一步保障學籍檔案的規范、真實以及完整。除此之外，還應當綜合參考成教學籍檔案管理工作的相關要求，將具體的責任落實到個人，并將其納入目標管理考核當中，全面提升學籍檔案管理工作的效率與質量。

（二）加大學籍檔案信息化建設力度。一方面，成人教育學籍檔案管理方法現代化建設。主要彰顯為管理方面的有效性與科學性，各個學校應當綜合參考自身實際情況，將最新的理論知識與科研成果應用于學籍檔案管理工作當中，通過不斷總結檔案管理過程中的經驗教訓，全面推動成教學籍檔案管理方法現代化建設。另一方面，成教學籍檔案管理手段現代化建設?！盎ヂ摼W+”時代，應當主動借鑒其他部門檔案管理信息化建設所取得的經驗與成績，主動引入一套系統的信息化管理體系，建立學籍檔案管理信息庫，實現成教學籍檔案管理全文圖像存儲、備份以及自動化檢索，進一步加強信息化技術在成教學籍檔案管理中的應用。

（三）加強檔案管理隊伍培訓教育。首先，成人教育院校檔案管理部門應當加強檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業務考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學習中。其次，成人教育院校應當綜合參考檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬的檔案管理專業人才，以此來充實檔案管理隊伍，帶動整個檔案管理隊伍綜合素質的提升。最后，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業知識、信息化專業知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業水平、信息化水平，為學籍檔案管理利用提供更好的服務。

篇10

負責科技會計聲像檔案管理工作的崗位競聘演講

我將在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創新”這個關鍵，把檔案信息資源開發利用作為工作重點，把創新作為一項長期任務。

——黃曉莉

各位評委、各位同事：

大家好！首先我要感謝公司領導給我這樣一個鍛煉的機會,不論這次成功與否，我都將獲益匪淺，對我今后做好本職有很大幫助。我今天競聘的是負責科技、會計、聲像檔案管理工作的四級職員崗位，我之所以競聘這個崗位，是因為我相信自己已經具備擔任這項職務的基本條件。查字典版權所有

我叫黃曉莉，現年37歲，中專學歷，會計員職稱，原司辦檔案室檔案員。1991年我畢業于陜西省高等教育職業技術學校，工作后通過考試取得了中央黨校經濟管理專業學校大專學歷，先后從事過基層財務出納、內部銀行儲蓄代辦等工作，1999年調入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今。

一、對競聘崗位的認識

這次機關全員下崗，競聘上崗是企業精兵簡政，提高工作效率，整頓機關干部工作作風的一大舉措，作為機關的一名員工我積極響應和擁護，因為企業只有以市場為導向，抓品牌拓市場，抓管理增效益。才能提升企業的核心競爭力。

二、個人優勢

1、具有較強的會計理論知識和業務能力。本人自1991年中專畢業從事財務工作至今已經8年多了，1999年調入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今也有6個年頭，對國家金融政策、會計制度、業務流程等比較熟悉，會計知識、銀行業務技術功底扎實，實踐經驗豐富，具備良好的業務素質。

2、具有較強的檔案管理能力、組織能力和協調能力。我先后參加過鐵道部組織的檔案管理培訓班、總公司組織的《電子文檔管理》培訓班、鐵道部對我公司目標管理升級復查活動，積累了豐富的工作經驗，已經熟悉和掌握了公司的各項檔案管理規章制度，能夠輕車熟路地掌握各類檔案的業務技能，并得到集團公司檔案科和主管領導的一致認可。

3、取得助理會計師資格的我，具有任勞任怨的黃牛精神，作風踏實，具有一絲不茍的敬業精神，認真工作、思維活躍，為人正直善良,愛好廣泛，能歌善舞是我的強項。

各位領導，如果公司領導聘用我，我將充分運用我的會計工作經驗和會計管理知識，做好檔案工作。

三、履行職責的打算

1、明確職責。編制好檢索工具，嚴格檔案借閱、復印審批和保密制度，對到保管期限的檔案提出鑒定銷毀意見。積極開展檔案利用工作，自覺樹立為公司生產經營服務的意識，不斷加強業務敏銳性、服務預見性和工作的前瞻性，積極為公司各部門提供多方位、多層次的服務，確保檔案的查考工作快而準。

2、強化檔案業務管理。認真貫徹實施總公司的《檔案管理實際細則》并組織實施。把好收集進口關，提高公司檔案的整體案卷質量，確保檔案的安全和完整。查字典版權所有

3、加強檔案信息化建設。通過去年總公司組織的《電子文檔管理》的學習，充分利用現代化先進的設施設備，配置檔案管理軟件，實現與機關大樓辦公網安全鏈接，實現網上檢索和檔案信息共享，為今后的文檔一體化管理打下良好基礎。