檔案數字化工作要求范文

導語：如何才能寫好一篇檔案數字化工作要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：國有企業檔案數字化存在問題解決對策

隨著國有企業信息化建設快速發展，作為國有企業信息化建設重要組成部分的檔案信息化建設也提上日程，而檔案數字化工作是國有企業檔案信息化工作的內容之一，開展檔案數字化建設是目前國有企業檔案部門開展的重要工作之一，是實現檔案工作規范化的重要舉措，也是檔案部門提升服務能力、拓寬服務領域的重要途徑之一。筆者從2004年至今一直從事國有企業檔案管理工作，在多年的實踐工作中發現國有企業檔案數字化建設面臨著一些不容忽視的具體問題，本文就存在的問題進行分析探討，并提出一些解決對策。

1.國有企業檔案數字化建設面臨的主要問題

1.1對檔案數字化建設的重視程度不夠

檔案數字化，一方面可以提升查閱效率，相較于傳統的查閱方式，數字化后的檔案查閱只需要幾分鐘甚至更短的時間就可以查閱到檔案原文的掃描件。另一方面數字化后的檔案可以封閉保存，沒有特殊情況不再使用，有利于保護原件。但是在國有企業，檔案管理工作沒有得到足夠重視，檔案數字化工作比較滯后，導致國有企業檔案室變成無人問津的部門，檔案管理人員責任心強的會默默無聞的工作著，責任心不強的檔案堆積成山，沒人整理，連查找都困難，更談不上檔案信息化、數字化建設了。從根本上說，檔案數字化建設與否，建設質量的好壞，建設進度的快慢，與國有企業的重視程度有關。

1.2軟硬件配備不足嚴重制約國有企業檔案數字化工作的開展

隨著信息化建設飛速發展，國有企業檔案管理部門也配備了一些計算機及掃描儀設備，但是這些設備是有使用年限的，由于資金不足等原因，設備更新緩慢，老的計算機與檔案管理軟件的要求不匹配導致軟件運行緩慢甚至無法運行，掃描儀老舊致使掃描圖像不清晰，甚至有的還沒有專門的檔案管理軟件。沒有好的檔案數字化工作所需的軟硬件設備，導致國有企業檔案數字化工作無法開展或進展緩慢。

1.3檔案管理系統與OA辦公系統不兼容

目前，各軟件公司制作的檔案管理軟件和OA辦公軟件種類繁多，國有企業也是根據自己的需要自行購買檔案管理軟件和OA辦公軟件，致使檔案管理系統與OA辦公系統兩者不兼容，造成不能依托OA辦公系統實現網上錄入和查詢等，形成的數據也難以轉換實現共享。以昆明公交公司為例，昆明公交公司使用的OA辦公系統是電子政務網上的政府信息公開系統，而檔案管理系統是珠海泰坦軟件公司開發的檔案綜合管理系統，兩者是不能兼容的，政務網上的收發文要歸檔，只能從政務網上下載下來，然后一條條的錄入檔案管理系統中，形成的電子文件也只能一條條對應的導入檔案軟件中，費時費力，工作效率低下。

1.4檔案管理人員素質不高、配備不足

檔案管理人員素質的高低決定著國有企業檔案管理水平的高低，隨著辦公自動化的普及，對檔案管理人員也提出了新的要求，檔案管理人員除了會傳統的手工整理檔案外，還會利用現代化的手段對檔案進行管理。但是在國有企業，檔案管理人員素質高低不一，為了節約編制，一般使用秘書兼管檔案管理工作，專職人員少，檔案工作大多停留在手工管理階段，不利于檔案數字化工作的開展。

1.5缺乏技術指導

檔案數字化工作是一項技術含量、操作規范度很高的工作，檔案數字化工作也正處在摸索和嘗試階段。在國有企業檔案數字化工程中，檔案管理人員對掃描技術、掃描流程、掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等掌握不夠，缺乏技術指導。

1.6安全問題突出

國有企業檔案數字化建設的安全問題主要有三個方面，一是缺乏安全保管電子檔案的設施，如光盤、移動硬盤、防磁柜等。二是數字化過程中的安全問題，由于紙質檔案數量龐大，紙質檔案在從庫房拿出來數字化的過程中，難免出現紙質檔案丟失情況。三是網絡安全沒有保障，安全措施不到位，其他部門的電腦還連著外網等。

1.7檔案數字化制度欠缺

2005年國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規范》是紙質檔案數字化的標準，各省市也出臺相關標準，為紙質檔案數字化工作提供了相關的技術指導，由于各國有企業紙質檔案的種類不盡相同，國有企業沒有根據自身情況制定檔案數字化標準，完全參照國家統一的標準和省市標準進行紙質檔案的數字化工作，致使在檔案數字化過程中，沒有制度可依，無章可循。

1.8有些檔案數字化工作重復

隨著信息技術的發展，政府也在推行電子政務，實現網上收文發文，推進無紙化辦公工作，使信息可以迅速、準確地到達相關部門，從而極大的降低社會成本，提高文件傳閱速度。但在很多國有企業，由于各方面的原因，并沒有真正實現無紙化辦公，政務網的文件還是習慣下載后打印出來給領導批閱后存檔，這一部分打印出來的政務網文件存檔后就不可避免出現再數字化的現象，造成重復和浪費。

2.解決對策

國有企業檔案數字化建設是一項長期而艱巨的任務，筆者認為應著力采取的對策主要有：

2.1加強對檔案數字化工作的領導

國有企業檔案數字化建設的最終目的在于提高國有企業效率，提高領導決策和管理水平，國有企業應該把檔案的數字化建設納入領導議事日程，把檔案的數字化建設納入國有企業信息化建設當中，作為國有企業信息化建設的一項重要內容來建設，明確主管領導和檔案管理人員在檔案數字化建設方面的責任，在物力人力財力方面給予支持，有了領導的支持，檔案的數字化工作便能順利的開展。

2.2增撥專項資金，配足軟硬件設施

為使檔案數字化工作能夠順利開展，國有企業應該把數字化工作所需的經費列入國有企業各項經費預算中，增加撥付檔案數字化建設專項資金，重新為檔案室配足計算機、掃描儀、防磁柜、光盤、移動硬盤、檔案管理軟件等設備，并根據需要進行更新換代和最新優化升級，使之完全符合檔案數字化工作的需要，檔案部門要多與領導溝通協商，爭取支持，以保證檔案數字化建設順利進行。

2.3建設統一管理平臺，實現檔案管理系統與OA辦公系統的無縫對接

隨著辦公自動化的普及，電子檔案數量不斷激增，建設統一管理平臺，實現檔案管理系統與OA辦公系統的無縫對接至關重要，國有企業要真正實現文檔一體化，做到從文件到檔案的轉變不需要數據的轉換與遷移，同時也提高檔案工作的效率。這就要求國有企業要加大資金投入，檔案部門要加強與軟件制作部門的溝通協調，使OA辦公系統和檔案管理系統具備符合檔案管理要求的功能，實現檔案系統與OA辦公系統的無縫對接。

2.4加強人才隊伍建設

人才隊伍建設是檔案數字化工作順利開展的先決條件，必須加強檔案數字化工作人才隊伍建設。一是人員保障，檔案數字化工作量大，必須有足夠的人員才能完成，如有外包能力可以請專業機構完成，沒有外包能力的可以挖掘內部潛力，從其他部門借調一些人員過來幫忙完成，并配備一名計算機專業人才負責網絡、數據庫的管理及相關業務工作。二是檔案管理人員要加強學習，根據檔案發展需要不斷提升專業技能，學會利用計算機網絡和多媒體技術對檔案信息進行存儲、檢索和開發利用，積極參加檔案知識培訓班，自覺學習檔案數字化各項規章制度，讀透研透其中的內容并應用到實際操作中，保障檔案數字化工作的有效開展。

2.5加強與檔案部門聯系

積極到省市檔案局參觀學習數字化建設方面的經驗，請專家親自過來開展檔案數字化建設的業務指導，傳授檔案數字化方面的專業知識，及時掌握數字化工作的方法，參觀其他成功單位的檔案數字化情況，獲得旁人已經取得的經驗和教訓，從而少走彎路，提高工作效率。

2.6加強檔案數字化的安全管理

檔案先進的管理手段帶來工作效率的提高，同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，可以從以下幾個方面加強檔案的安全管理。一是加大資金投入，購買存儲設備如光盤、移動硬盤、防磁柜等，確保檔案保管安全。二是加強檔案數字化流程的監控，制定明確的責任制度，杜絕數字化過程中檔案丟失的現象發生。三是引進計算機網絡安全管理人員，制定檔案安全管理制度，按時進行備份，定期開展檔案安全保密檢查工作，發現隱患及時整改，發生責任事故嚴肅處理，與檔案管理軟件聯網的電腦不能同時連著外網，所有的電腦實行專管專用，實行密碼登陸，做好防火墻等安全設置，并隨時更新病毒庫。

2.7完善檔案數字化工作制度

制定規范，明確標準，這是保證掃描質量的重要步驟，國有企業檔案在進行數字化工作之前，應根據國有企業的實際情況，制定和完善檔案數字化工作制度，包括整理標準規范、圖像掃描技術規范、責任制度、安全保密制度等，并使檔案數字化責任具體到了崗位和人，嚴格質量控制，明確工作流程，明確掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等，在制度上保證了檔案數字化工作向更高質量、更加規范化、科學化的方向發展。還可以實行激勵制度，對檔案數字化工作比較先進的檔案部門進行激勵，以物質激勵和精神激勵相結合，調動檔案管理人員的積極性、主動性和創造性。

2.8實現信息資源的共享，避免重復數字化

在國有企業的信息化建設中，國有企業可以利用內部局域網，把不的檔案通過局域網向內部開放，實現內部信息資源聯網，無紙辦公，減少紙張，OA系統中形成的電子文件可以通過與檔案系統的無縫對接系統實現轉換，避免出現了在OA系統中形成的電子文件打印后再數字化的現象，造成重復和浪費。同時要做好保密工作，要對外必要信息時，應做到科學地把握保密和利用的關系，做好信息安全保密，同時要積極開展服務，變被動服務為主動服務。

檔案數字化建設是一項長期而艱巨的任務，開展國有企業檔案數字化工作，重在堅持，要將檔案數字化建設納入國有企業信息化建設中，積極探索出最適合自身的數字化建設道路。

參考文獻：

[1]楊公之.檔案信息化建設實務[M].中國檔案出版社

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一、數字化中期：目錄優先，注重源頭，確保質量

1. 確保目錄數據庫的規范和完善

雖然檔案信息全文數字化是數字化工作的方向，但在全文檢索還無法大規模實現的今天，機讀目錄數據仍是檔案檢索的主戰場，構建規范和完善的目錄數據庫是檔案信息進行數字化的第一步。各學校應首先補充完善案卷級與文件級機讀目錄，特別是辦學歷史悠久和館藏檔案數量大的學校；其次，應檢查已有機讀目錄數據的質量和規范，目錄信息能否規范、準確地反映檔案內容。

2. 重視電子文件的接收

電子文件的接收是減輕檔案數字化工作壓力的有效途徑，每推遲一年接收電子文件，就意味著以后要多花人才物力對其進行數字化工作。目前，大部分學校都實現了校園辦公自動化，但都著重于文件資料的流轉利用，至于歸檔保存則是另一回事。因此，學校檔案部門應主動與本單位信息部門商討，將檔案信息化管理納入校園信息化工程，以實現電子文件的網上傳輸和歸檔，對于還未實現校園一體化的單位，則應要求在紙質文件歸檔同時要求提交電子版。

3. 做好全文數字化檔案的校驗工作

全文數字化是一項工作量相當龐大的工程，但學校專職檔案管理人員往往人數偏少，因而檔案全文數字化工作一般都委托給數字化處理專業公司來做。數字化專業公司常常是在短期內加班加點完成委托的數字化處理任務，至使檔案管理人員無法逐個對圖像文件進行校驗。因此，各學校在與數字化處理專業公司簽訂數字化處理技術委托合同時，應明確寫明數字化處理的質量要求、質量標準、質量檢查方法以及質量問題的解決辦法等。在實踐過程中，除了數字化專業公司指定專人負責數字化處理中的校驗工作，還應安排檔案管理人員進行抽樣校驗工作，校驗工作與專業公司數字化處理工作同步，做到隨掃隨校，發現錯誤，立即重掃，確保不會出現圖像歪斜、污點、大小不一等情況。

二、數字化后期：統籌兼顧，安全第一，講求實效

1. 統籌兼顧，保證數字化工作可持續

檔案數字化工作牽涉多個業務部門，只有統籌和兼顧好各種關系，數字化工作才能可持續。一是要善于共享、利用本校的軟硬件設施和網絡資源，避免不必要的重復投資；二是要合理分配部門內人員和技術，避免有限資源的不合理分配；三是要根據館藏實際情況配置適用的設備，避免不必要的高起點、高標準和盲目跟風；四是要合理安排每年的工作進度，避免不切實際、盲目樂觀地定數量、定進度；五是要借檔案數字化之機，進一步規范紙質檔案管理，避免數字化檔案被隨意訪問、篡改、復制等破壞檔案原始憑證性和真實性所帶來的嚴重后果。

2. 確保數字化工作的安全

首先，檔案數字化過程中要大量利用檔案實體，因而應加強檔案實體流通過程的監控，保證檔案實體不丟失、不損壞，確保絕對安全；其次，要選擇安全的檔案信息存儲設備。數字檔案信息能否長期存取與存儲介質息息相關，一旦存儲介質受損，其數據也將不復存在。因此，應選擇優質、安全的存儲介質來確保數字檔案信息的安全，如光盤、移動硬盤、服務器等。再次，要做好檔案信息備份。數字化處理的檔案信息應備份兩套以上，其中原件封存保管，復件用于對外查閱利用和異地保存，同時做好原件與復件數據的比對校驗工作，確保備份信息可讀、可還原，并做好數據信息備份時的登記工作。最后，應做好信息數據庫的日常維護，以防止數據的丟失、破壞、更改、非法下載復制、病毒侵襲、系統崩潰、硬件損壞等不安全因素。

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【關鍵詞】航空 科技 檔案 數字化

一、引言

航空科技檔案是航空科學家智慧和心血的結晶，對于我國航空科技的發展，新型飛行器的研制都有著重要的價值。中國空氣動力研究與發展中心作為國家空氣動力學的最高研究機構，每年都要進行大量的空氣動力學實驗、計算和設計研究，其工作基本設計了我國所有現役和在研的飛行器，保存了大量原始、珍貴的航空科技檔案。為了更好的保持這些珍貴資料，更有效的利用它們，需要使用現代網絡和信息技術，對這些重要航空科技檔案進行數字化。實行高效、高質的數字化管理，確保檔案處理的質量以及保存檔案。本文根據航空科技檔案數字化的需要，設計了數字化的總體技術方案，制定了數字化技術方案的組織實施方案，然后按照技術方案圓滿完成了航空科技檔案的數字化工作。數字化結果滿足了技術要求，并在科研工作中得到了應用，受到了國家有關部門和相關科技工作者的好評。

（一）總體技術方案

1.文件掃描方案

（1）確定合適的設備。對設備的要求除了要充分考慮它的經濟性和效率性，同時也要根據實際的材料進行選擇。通過滿足條件組合配置的有1臺漢王掃描儀、1臺中晶A3幅面平板掃描儀、一臺Sharp363復印機、一套專業書刊掃描系統Book Drive mini。由于科技檔案的品種多樣性，可以根據具體的實際操作，選擇以復印機這樣的高速掃描儀為主，Book Drive mini這樣的數字照相設備和其它平板掃描儀為輔的設備配置方案，結合起來完成整個航空科技檔案的數字化工作。

（2）選擇合適的掃描處理軟件。對于航空檔案數字化的處理，根據實驗比較后，我們選用了清華研制的TI-Scan軟件，該軟件操作簡單，運行速度較快，功能比較切合數字化工作需求，能夠批量導入、黑白二值化和存儲掃描后的圖片，功能配合后在一定程度上可以批量地完成去黑邊、去污、傾斜校正、旋轉等處理工作任務，尤其是結合利用反色與圖像增強功能對鉛筆、鋼筆、手寫、字跡模糊不清的檔案處理效果較好。

（3）數字化掃描參數的設定?？萍紮n案數字化的原則是數字化后的電子檔案清晰可讀，并且滿足網絡檢閱快速的要求，因此，我們采用了以下規范：

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。然后根據實際情況確定掃描分辨率調整清晰度，使兩者之間平衡。

最后為了網絡應用的需要，我們將各種圖片通過專業軟件處理成連續的PDF格式，這樣既能盡量的提高檔案掃描效果，還能盡可能的減少存儲空間。

（二）文件保存方案

1.掃描文件的處理格式：黑白圖片存為tif格式，彩色圖片存為jpg格式。2.文件存儲路徑：確定保存格式、路徑。3.文件格式的轉換：運用相關軟件對格式進行轉換。4.數字檔案的的檢索和使用：目前我們將處理好的PDF文件上傳至本單位的內部局域網中的“情報信息網站”中，實現在一定范圍內的檔案信息資源的共享化。在網站定用戶可以通過目錄搜索功能，查詢到自己所需要的檔案，并可以直接為用戶提供全文pdf閱讀。由于保密的原因，文件只限一定權限的用戶在內部局域網上閱讀利用。

（三）組織實施方案

數字化工作流程

工作流程具體包括：明確工作內容與周期、明確工作標準、確定工作流程、配置工作人員、確定質量管控指標、確定實施技術途徑、工作環境搭建、制定數字化工作計劃、人員培訓、待數字化科技檔案的整理分類、紙質檔案掃描、掃描文件的處理、處理文件的檢查驗收。

（四）數字化工作中的質量管理與控制方法

科技檔案數字化工作中為了確保檔案的完整性，確定檔案的使用價值，提高管理工作的效率和質量，有根據、有規劃的進行檔案管理。

1.將檔案鑒定后的結果，以檔案號、檔案名稱、檔案密級、張數等關鍵要數為主題準確制定出數字化科技檔案工作總表或者詳細清單，以此為基礎制定出檔案整理工作的管理分表。2.將檔案的領取人、領取時間、收回、整理頁碼數量等作為管理控制參數，防止檔案的丟失并及時發現檔案號、檔案張數是否錯誤，一方面為統計工作量，確定工作進度提供了基礎數據，也為后期掃描與處理環節的控制管理提供了基礎參數。3.在掃描過程中要遵循“五查三記錄”原則，并且在該環節的管理控制分表中填寫掃描人、掃描數量、交貨時間；4.結合這些管理分表，科技檔案數字化工作管理者有效地掌握了工作的進度、掌握了每天工作的數量和質量，及時了解工作存在的困難，并分析找出了問題的對策，最終確保了數字化工作的高質高效。

二、應用與驗證

通過實踐應用證明，此次我們的航空科技檔案數字化工作是高質量、高效益的。在三個月時間內共數字化處理了1210個案卷，2945份，共計20余萬張航空科技檔案。并且數字化成果已成功應用在了內部局域網上，受到了單位科技研究人員的一致好評。

三、結論

本文提出的技術方案是可行的，對于航空科技檔案的數字化處理，該技術可否推廣使用，有什么需要改進的地方，有什么好的經驗或者差的教訓。

四、結束語

實踐證明，要確保科技檔案數字化建設的質量，不僅需要有效的組織管理和技術手段，還需要不斷完善補充包括科技檔案電子文檔信息管理標準規范、檔案信息化處理與數據存儲標準規范?？萍紮n案數字化信息資源的重要價值還體現在網絡平臺的應用，為科技人員提供快速、高效的科技檔案信息資源服務。

參考文獻：

[1]孫紅梅. 文檔信息數字化的思考. 情報探索[J]. 2011（2）：84-86.

[2]周巖.論科技檔案信息化建設.管理科學[J].2006： 163.

[3]梁沙，史江.紙質檔案數字化工作中存在的問題及對策探討. 蘭臺世界[J]. 2011（12）： 14-15.

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一、檔案數字化工作中遇到的問題初探

（一）資金投入力度有待加大

由于數字化建設需要計算機技術和相應的技術設備支持，與傳統紙質檔案管理方式不同，因此建設成本比傳統的檔案管理成本要高，但在數字化建設時，技術設備的采購工作中存在嚴重的資金缺乏現象，從而導致服務器或計算機等硬件設備短缺，不能滿足資料存儲的需求，因此檔案管理的數字化建設進程發展緩慢，數字化建設工作難以有效開展。

（二）檔案管理制度有待健全

檔案信息化管理和運用比較混亂，主要表現在內部檔案信息難以保持協調穩定狀態?，F在我國大部分組織單位沒有明確的檔案管理制度，只是將重點放在檔案建設的表面工作上，真正能夠用于研究應用的檔案信息少之又少，所以導致現在很多檔案失去了其本身的意義和價值。

（三）管理人員建設有待加強

檔案管理工作是系統性和復雜性的工作，對檔案管理工作人員的要求較高，不僅需要有豐富的專業知識，還需要對城市建設及相關內容有所了解，在檔案錄入時要求具備有較高的計算機水平，從而滿足檔案的錄入、存儲及管理需要。就目前來看，在檔案管理工作中，大部分管理工作人員的專業知識儲備不足，技術水平及計算機操作水平較低，難以滿足城市檔案管理數字化建設的需要，存在嚴重的人才短缺現象。

（四）安全管理工作有待落實

對檔案進行數字化管理雖能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同時也存在較大的安全隱患，由于紙質檔案具有真實性和準確性強的特點，易于長時間保存。但數字化管理工作是在計算機基礎上操作的，將檔案錄入到計算機中，并進行網絡共享。在檔案管理工作中需要有先進的計算機技術和設備支持，存在較強的依賴性，當數字檔案受到外界環境影響時，就會發生系統故障或受到外界黑客攻擊，從而引發檔案數據丟失或損壞，恢復工作十分困難，對城市建設工作來說較為不利，不利于促進城市的發展。

二、檔案數字化工作中的優化策略

（一）加大投入，完善軟硬件設施建設

軟硬件設施建設是開展檔案數字化的基礎和前提，因此，要加大資金投入，購置先進的微機、掃描儀、備份磁盤、檔案系統管理軟件等設施；要加強檔案數字化管理軟件的研發利用工作，不斷改進和完善與檔案數字化建設相匹配的檔案基礎設施建設，以適應檔案數字化建設的要求。

（二）加強管理，建立健全管理制度

1.檔案數字化制度制定的時候，要對單位內部的實際發展情況進行分析，對國家的相關檔案管理法規進行仔細的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發展的需求，也能規范于國家的檔案管理法規。

2.數字化管理制度。即是針對檔案資源的收錄和信息管理，對信息查詢與信息利用提供方便，在檔案資源錄入時應采用同種方式錄入，并對同種類型的檔案資源放入同一個數據庫存儲，數據庫的資源要進行及時更新，確保檔案的時效性。

3.信息化標準。在信息收集和信息格式、信息網站建立中都需要有嚴格的標準支持，對檔案信息管理工作進行統一的設計與規劃，從而加強檔案網站的規范化管理。

（三）重視人才，加強管理人才建設

首先，要引進不同知識結構的熟練掌握計算機、網絡應用技術的特殊人才，進行檔案數據管理和系統維護，確保檔案數據的開發利用和安全。其次，要合理配備和使用現有檔案工作人員，利用他們己有的檔案管理經驗開展數字化工作，以提高工作效率，少走彎路。最后，要定期對檔案數字化工作人員進行業務和軟件應用技能培訓，不斷提高其業務素養，以更好地勝任所承擔的檔案數字化工作。

（四）強調安全，強化安全管理體系建設

隨著計算機網絡技術的迅速發展，檔案信息安全問題日益凸顯，檔案數據安全問題應引起高度重視，在檔案館（室）開展數字化工作時，要嚴格按照國家的規范標準，制定相應的安全保障制度和措施，通過各種手段和技術，提高抗風險能力，建立起完整配套的檔案實體安全與數據安全體系，從而排除檔案數字化建設中各種安全隱患。

此外，要推進落實網絡檔案管理平臺的建設。當前階段數字化的檔案管理還需要建立專業化的網絡檔案管理平臺，數字化檔案管理的本質是要將檔案轉化為數字化內容進行管理，但如果僅僅將檔案內容轉化為數字化內容，而不通過網絡進行資源共享，則僅僅是將紙質檔案中的內容傳輸到物理媒介中，只是換了個存儲的方式，并沒有實際的意義。因此，必須要建立專業化的網絡檔案管理平臺。通過這種平臺檔案管理人員可以及時對相關檔案進行管理，用戶也可以實現檔案的及時查閱，這就使得檔案管理的便捷性不斷增強。檔案網絡管理平臺的建設是一個較為復雜的過程，在這個過程中，相關部門需要根據單位的特點對管理平臺進行規劃與設計。同時，充分利用現代化的網絡技術，提高平臺的運行效率，從而提高檔案管理的效率。

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一、高校檔案數字化建設過程中存在的問題

1.高校檔案數字化建設資金投入不足

在我國很多高校里面，校級領導注重學校的科研工作以及教學任務，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學任務上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數字化的資金就更少。這就嚴重影響了高校檔案數字化的建設進程。

2.高校檔案數字化的建設缺乏依據的標準和規范

高校檔案數字化建設，需要有明確的標準和規范，這也是高校檔案數字化建設的一個基礎條件。目前高校數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等還沒有形成規范。應參考國內已有的檔案數字化技術標準，來規范高校檔案數字化工作。高校檔案數字化應用軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校的實際，統一規劃，創新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進行多種形式研發，形成符合高校檔案數字化發展趨勢的管理軟件。

3.高校檔案數字化建設工作人員技術水平不高

高校檔案數字化建設，需要有一定檔案業務水平和熟練掌握計算機技術的復合型人才。但是就現在大多數高校檔案管理工作人員的分析與調查發現，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業務知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發展，無法適應。這就嚴重制約了高校檔案數字化建設的開展。

二、高校檔案數字化建設問題解決對策

1.加大對高校檔案數字化建設的資金投入

高校檔案數字化工作是高等院校事業發展的重要組成部分，高校領導應該充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經濟社會發展和教育事業具有重要的、不可替代的作用。高校領導層應予高度重視，加大人力、財力的投入，滿足檔案數字化建設所需經費，給予檔案數字化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數字化建設的開展。

2.建立健全高校檔案數字化建設的標準和規范

建立健全高校檔案數字化建設標準和規范，對于高校檔案數字化的建設有著非常重要的推動作用，高校檔案數字化標準是進行檔案數字化建設的重要基礎和必要條件，進行高校檔案數字化建設，沒有標準化，檔案數字化就難以實現。高校檔案數字化管理部門應根據國際、國內和行業的標準規范，結合高校自身的發展需要制定共同遵守的檔案數字化管理制度和業務標準，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸等全過程都有章可循，為規范檔案數字化管理奠定基礎，使高校檔案數字化工作有共同的衡量標準、協作依據，為建設高校檔案信息網絡做好準備，真正走檔案信息資源共享之路。

3.做好高校檔案數據庫建設

高校檔案數據庫建設是發展高校檔案網絡的基礎，也是發展新型數據庫的必要條件。網絡環境下，“資源共享，共同發展”是大趨勢，做好高校檔案數字化檔案信息庫建設，把網絡技術和數據庫技術緊密地結合起來，引領高校檔案數字化向信息資源網絡化的方向發展。高校檔案在推進高校館（室）藏檔案數字化的進程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數據資源儲備，提供高校檔案數字化后臺數據庫支持，實現高校館（室）藏檔案信息的傳輸網絡化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現出自身的重要價值，高校檔案信息存在于網絡數據庫時，網絡系統就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件?，F代信息技術的使用，使高校檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數字化信息的有效管理和使用，需要建立高質量的高校檔案數據庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。

4.提高高校檔案數字化管理工作人員的技術水平

高校檔案進行管理的重要組成部分就是進行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數字化建設工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術水平。通過集中的方式進行培訓，還可以通過網絡的方式進行培訓。如高校在培訓每位工作人員時，要求其在輸入檔案內容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數字化工作。高校檔案數字化過程中，還可以臨時招聘一些能夠熟練掌握計算機基本操作、了解檔案管理基礎知識的人才，進行檔案數字化工作。

5.加強高校檔案數字化建設中的檔案安全工作

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檔案數字化可以說是檔案管理發展的必然趨勢。利用計算機技術，檔案的生成速度加快，存儲空間變小，各種數據能夠實現整體分類管理，確保在檔案管理和利用過程中檔案的真實安全，彌補了傳統的檔案管理和利用中的漏洞，實現了高效率管理與利用。道路交通檔案信息化是實現道路交通信息高效管理利用的必然趨勢。道路交通信息具有數據信息量大、更新速度快，信息復雜等特點，單純的人工記錄已經難以承受當代巨大的道路交通壓力。道路交通檔案的數字化管理，可以極大地節約人力資源，減少檔案錄入和管理過程中的人工失誤，提高整體檔案管理水平，對于道路交通系統的效率提高有著重要意義。

二、道路交通檔案數字化管理中的漏洞

（一）數字化錄入和管理軟件不統一，缺乏統一的規范格式。道路交通檔案的錄入要求有著統一的格式和統一的管理軟件，這樣才能形成整齊劃一的檔案管理體系。而在檔案數字化管理的過程中存在著檔案錄入格式不統一，操作軟件不一致的現象，甚至是各種檔案缺乏統一的規范格式，這就造成了后期檔案管理的混亂，也降低了檔案利用的效率。（二）檔案標準化工作不到位，規范化工作無法落實，重要數據缺少備份。檔案數字化管理要求各種檔案都有著各自的規范格式，而在管理中也要保證檔案的分類和整理準確無誤。由于我國電子檔案標準化工作起步晚，工作人員對檔案規格的忽視，造成檔案標準化工作不到位，同時還存在著管理工作中檔案的分類規范化工作無法落實，各種數據摻雜在一起，嚴重影響了檔案的利用。此外，在重要檔案的數據備份上也存在著一定程度上的工作缺失。（三）數字化管理人員素質不到位，對于各種檔案的錄入和整理分析缺乏能力。傳統的檔案管理人員無法跟上時代腳步，無法掌握專門的檔案管理軟件，崗位能力的缺失是非常嚴重的弊端。管理人員對各種電子錄入和管理工具不熟悉，無法快速高效地完成檔案生成和管理工作，這也是檔案數字化管理中的一個嚴重問題。（四）現代化的檔案管理設備缺失，設施不配套或數字化水平低。檔案數字化管理在一些偏遠地區還沒有實現，各種數字化設備不配套，嚴重影響了檔案管理工作，有的地區還存在著數字化管理水平低，道路交通管理單位不重視，仍舊延續以往管理模式的現象。

三、加強道路交通檔案數字化管理工作

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關鍵詞：檔案數字化；建設；水務

某水務集團于2011年成立，經過近10年發展，逐漸形成以供水為主體、水電開發、污水處理為兩翼，以水生態、新能源、水飲品為輔助，以金融服務和水務科技為支撐的“一體兩翼三輔助兩支撐”的板塊產業發展格局。隨著集團水務事業發展壯大，水務檔案數量和規模不斷增加，檔案管理呈現新特點，也面臨新機遇新挑戰，尤其是信息技術的發展和應用，產生大量電子文件檔案，做好檔案數字化建設與管理，成為推動新時期水務檔案管理的重要內容和迫切任務。

1水務集團檔案數字化現狀及特點

某水務集團有限公司現有室藏檔案2508卷（件），其中，科技檔案1700卷，文書檔案808件，財務檔案1130件，聲像檔案76件，榮譽實物檔案65件。為加快推進檔案數字化進程，在前期將全部庫存檔案進行數字化掃描錄入和整理，初步完善庫存檔案電子化管理的基礎上，達到重要和核心水務檔案數字化異質備份，確保新生水務檔案隨時移交、整理、掃描、備份，實現新生水務檔案的規范化管理，以及重要水務檔案數字化掃描、錄入。水務集團檔案數字化主要呈現四個方面的特點：1.1內容原生性。檔案數字化并未改變檔案本身承載著的信息內容，數字化后的水務檔案，體現的是水務集團在其生產、經營、管理過程中產生的具有保存價值的原始、真實、完整的信息資料，內容本質依然為其原生性。1.2記載多樣性。除《紙質檔案數字化技術規范》規定紙質檔案數字化具體操作規范，實物檔案、視音頻檔案資料也可以進行數字化處理，以文字、圖片、數字符號等形態存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等載體格式及形式存儲。1.3傳輸網絡化。水務檔案數字化，后期的查詢、利用并不需要接觸到檔案原件，只需在存儲系統中查詢到相關數字信息即可，且檔案信息傳輸借助于局域網、互聯網等渠道，實現水務檔案信息網絡化傳輸，形成巨大信息空間。1.4服務便利化。水務檔案數字化，將各種水務檔案信息存儲于相關的檔案數據庫，集團內部各個子公司或個人根據預先分配的查詢權限，可直接通過登錄終端設備實現24小時隨時查詢、檢索、閱讀、下載、打印等，突破了傳統檔案查詢的時空限制，檔案利用更為便利。

2水務集團檔案數字化建設應遵循的原則

2.1經濟適用原則。水務集團室藏檔案隨著水務業務的拓展，呈現出不斷增長態勢，無論是采取數字化外包，還是自行進行數字化建設都需要耗費大量資金。尤其是數字化設備篩選以及文字識別軟件選用方面，應立足集團檔案數字化規劃及經費預算，不能一味追求高精尖設備（常用數字化設備見表1）。2.2重點優先原則。水務集團檔案數字化應堅持重點優先原則，首先將利用頻率高、高附加值的檔案資料進行數字化，然后對其他類型檔案進行數字化規劃，分步驟、有計劃、有目的地推動檔案數字化。伴隨著水務集團業務的拓展，供水、污水處理、水電開發、水生態、水務科技等涉水業務需求增加，相關領域成為檔案服務工作的重點對象，需要進一步加強。2.3安全保密原則。檔案安全和保密工作是檔案數字化工作的底線和生命線，尤其是數字化外包過程中，需要與第三方數字化專業服務機構簽訂安全保密協議，要求第三方嚴格遵守《保密法》《檔案法》《檔案服務外包工作規范》等相關法律及規定，確保檔案數字化過程及結果的安全保密。如水務集團自行數字化，應嚴格按照檔案數字化標準和要求，進行專業數字采集、整理、分類和數字掛接，并選用正版軟件用以存儲檔案數字信息，重要檔案應采取物理隔離、數據備份等相應的安全保密措施。

3規范水務集團檔案數字化建設流程的措施

3.1做好檔案數字化前期準備。水務企業檔案數字化前期準備工作主要包括三個方面。3.1.1成立數字化領導機構，加強對數字化工作的領導。根據水務集團檔案工作現狀，成立由分管領導任數字化工作領導小組組長、其他子公司主要領導為副組長、公司辦公室負責具體實施的數字化工作領導小組，統一領導數字化工作。明確小組工作職責，制定集團檔案數字化工作方案，細化各個時期、各個階段集團檔案數字化工作目標、任務。集團財務部門應將檔案數字化所需經費列入集團年初預算，為后期檔案數字化實施提供充足經費保障。3.1.2選擇數字化設備和軟件，為檔案數字化提供必要的物質條件?；A設施：準備數字化過程中檔案存放必須的庫房場所；硬件設備：檔案數字化所需的計算機、大型掃描儀、彩色打印機、刻錄機、存儲硬盤、檔案裝訂機、打孔機、檔案掃描錄入筆、檔案裝具等；配置檔案數字化軟件。3.1.3強化數字化知識培訓，為檔案數字化提供堅實的人力基礎。組織相關人員到水務系統檔案數字化開展較為成功的企業進行實地參觀學習，也可邀請其他國企、民企等企業人員來進行現場經驗傳授，開闊視野、拓寬思路、博采眾長，為做好集團檔案數字化營造良好氛圍，打下扎實理論基礎。3.2嚴把檔案數字化各環節質量關。3.2.1第一步：整理檔案。將出庫的水務檔案盒及卷內檔案進行記錄，必要的予以拆裝，并做好頁碼編號，檢查檔案是否有缺損，及時修補。3.2.2第二步：掃描處理。根據水務檔案保存及紙質資料清晰度設置具體分辨率。如灰度水務基建圖紙，可將其分辨率調至300dpi，增加掃描清晰度；工程檔案紙張較多較厚，易卡紙，可選用平板掃描儀掃描。紙質檔案掃描完成后，再逐頁檢查是否存在漏頁、重復等，并將掃描結果上傳至服務器。3.2.3第三步：結果識別。下載漢王OCR工作包進行掃描結果識別。識別時需對掃描的檔案資料進行文件格式調整（大小、傾斜度、圖片方向等）、版面分析（版面布局及內容邏輯分析等）、識別（存檔較久的手寫體需要借助手動識別）等。3.2.4第四步：文字校對。常采用縱校與橫校兩道工序，能夠有效降低識別工作包中的錯誤率。3.2.5第五步：版面復原。校對完畢后，一般會選用“雙層PDF”格式進行保存，便于后期全文檢索。3.2.6第六步：質檢。在檔案數字化管理端，軟件系統會為客戶端自動分配工作，主要是承擔返工單處理及質量控制。根據《紙質檔案數字化技術規范》，應按照5%比例抽查作業包中的文件識別清晰度、文件頁數及格式，如發現不合格，應返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：備份。選用漢王OCR軟件，該軟件中的“OUTPUT”子文件夾可將前期經質檢合格的數字檔案全部保存至專門的檔案系統，實現備份。應做好備份標簽，便于后期的檢索利用。3.3提升檔案數字化成果利用水平。首先應設置登錄系統。根據集團內外用戶不同，賦予其不同登錄查詢權限，并在線提交相應的申請查詢信息，由檔案部門審核作出相應答復處理。其次檔案部門審核申請檔案材料。水務工程、合同檔案等屬于檔案，檔案管理部門只能為具有相應查詢權限，且按照檔案查詢利用制度及流程提供相應的檔案資料。經系統審核、身份認證后，檔案管理部門線上或線下將相關資料提供給查詢者，限期返還。

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高校數字化的檔案信息從傳輸、存儲到顯示利用都要通過計算機來實現，計算機和網絡是生成和利用數字檔案信息的基礎和前提，離開計算機軟硬件和網絡的傳輸，數字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數字化檔案信息對計算機及網絡有很強的依賴性。然而眾所周知，計算機及網絡具有一定的不安全性，因為計算機網絡的某些隱患，有時會使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產生了檔案信息的安全問題。如何確保數字化檔案信息的保密性、完整性、真實性和可利用性，給高校檔案數字化工作帶來了極大的挑戰，對高校在檔案數字化進程中采取先進技術和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。

二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀

檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。

目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。

2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。

目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。

3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。

4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。

在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數字化進程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。

法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。

3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。

數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。

數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。

5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。

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一、數字化掃描方式

訴訟檔案是人民法院的專業檔案，也是法院檔案中量最多的一類，約占庫藏量的90%。訴訟檔案數字化，主要有外包和自行掃描兩種方式。

外包掃描的特點：一是管理嚴、效率高。專業掃描公司對數字化人員有著一套嚴格的管理制度，如保密制度、安全措施、質量控制制度等，根據任務量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發揮;二是圖像質量高。掃描人員熟悉各項數字化質量標準，能夠迅速地通過去污、去雜質、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標準;三是員工水平高。專業掃描人員經過保密知識、檔案知識的培訓，在工作中磨練了技能，操作水平較高;四是成本高。外包掃描按頁數和著錄數量計費，以本市為例，案件最少的基層法院全部掃描下來也得需要近兩百萬的經費，如此大的支出，一般單位難以承受。

自行掃描的特點：一是經費投入少。僅需支出人工工資和購置掃描設備經費，比較容易實現。二是安全性、保密性高。由于是本單位員工，對檔案的安全和保密有較好的覺悟，無需過多擔心檔案泄秘問題。三是質量不高。本單位員工沒有受過專業的檔案數字化培訓和訓練，掃描的圖像不清晰、傾斜，著錄的數據丟三落四、錯誤百出。四是效率較低。本單位員工實行固定工資制，沒有工作積極性，干多干少一個樣，干好干壞一個樣，工作效率自然不高。

綜上，鑒于訴訟檔案基數大、增幅快、專業要求高，加之法院活多人少、工作量大，筆者建議采用數字化外包的形式，由有資質、懂業務、高效率的專業公司進行數字化加工，更有利于訴訟檔案數字化工作迅速高效完成。

二、檔案部門角色定位

現實工作中，由于檔案部門級別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，由其他部門插手、指揮，甚至全權負責，檔案部門的力量微乎其微，不能起到對檔案信息化的規范作用。

2012年最高人民法院和國家檔案局聯合印發《人民法院檔案工作規定》，其中第十條規定，人民法院檔案機構負責本院檔案信息化工作，開展檔案網絡化服務。這就給法院檔案部門做了角色定位，它總體負責檔案信息化工作，負責全程管理電子訴訟檔案，負責歷史檔案數字化處理，技術部門提供技術支持。明確了檔案部門在檔案信息化中的主導作用，其他部門輔助配合，有利于檔案信息化工作正確開展。

2014年國家檔案局印發《檔案數字化外包安全管理規范》，第二部分對檔案部門的管理職責和內容做了詳細規定，進一步細化了檔案部門的角色定位，進一步將檔案部門在數字化外包中的關鍵作用明確出來。其中2.2-2.4中規定，檔案部門在檔案數字化招標中要提出有關安全管理要求和技術指標，協助制定招標文件，審定合同，對檔案數字化服務機構進行資質、業績、人員、軟件等方面考察。明確檔案部門在數字化招標中要起到配合，監督作用，從源頭上保證了訴訟檔案數字化的質量。

三、數字化質量的把控

確定數字化外包掃描公司后，檔案部門要進行掃描加工場地的準備，配備必要的設施設備，進行入場前的登記備案。同時要制定各項規章制度，如安全保密制度、人員管理制度、掃描加工設備管理制度等，對數字化全過程進行制度管理。掃描過程中還要派專人負責現場檢查和指導，監督檢查掃描場所安全、工作紀律情況，指導訴訟檔案在掃描、著錄、掛接、裝訂中出現的各種問題。

檔案部門在整個數字化過程中要嚴把質量，緊盯加工方的各道工序，確保檔案數字化成果符合標準要求。筆者認為在質量的把控方面有如下幾點需要格外注意：

（一）圖像質量

大部分數字化外包掃描公司對掃描的圖像僅進行簡單的糾偏、裁邊處理，改變了圖像大小，打印出來十分不美觀。按國家檔案局的要求，技術人員需要對掃描影像進行去底色、去雜質、去污、去黑邊、糾偏、居中等操作，才符合相關質量標準。去黑邊、去黑點不是對圖像進行簡單的裁邊，而是在不改變圖像大小的前提下，將這些雜質去除。去底色是將掃描圖像的灰底去掉，變為純白。糾偏處理，同樣是在不改變圖像大小的前提下，對歪斜、反向、位置偏移的圖像要進行糾偏、正向、居中處理，使每張圖像的歪斜度不得超過1度。對掃描出來顏色較淺或較深、不易看清的圖像，要進行調深或調淺處理，使之達到比原件更易辨識的效果，保證圖像清晰美觀，打印出來能夠正常利用。

（二）著錄質量

訴訟檔案著錄項目較多，主要有當事人信息、案件受理信息、結案信息和歸檔信息等。數字化外包公司員工在信息著錄時，經常因不了解訴訟程序而錄錯相關內容。如將當事人名稱錄錯為同音、同義字，將訴訟主體稱謂錄錯，將案號和檔號弄錯。此時，經驗豐富的檔案管理員要緊盯現場，進行詳細指導。一般來說，對于當事人信息，如果出現前后不一致的情況，以最后出具的正式裁判文書為準，判決書會載明訴訟主體稱謂和名稱。承辦法官應以副卷裁判文書簽發稿上的擬稿人為準。案卷號、檔號除了要看裁判文書之外，還要看案卷封面的手寫登記信息。

信息著錄是開展訴訟檔案利用的關鍵，其中的每一項信息都很重要，如若出現錯誤，就可能找不到相關檔案，或者給查找訴訟檔案帶來很大麻煩。對于案卷信息，一定要堅持雙著錄，即兩人同時著錄，一致才可以通過核準并保存，不一致則重新著錄。

（三）裝訂質量

訴訟檔案在整理裝訂過程中會出現如下問題：數字化外包公司員工在拆卷、組卷時，沒有認真核實材料，造成順序錯誤或出現張冠李戴的情況;因案卷材料大小不一，沒有加襯，在裝訂后出現調頁的現象;因沒有對較大的圖紙進行正確的折疊，造成無法翻閱利用等。

在檔案整理方面，必須確保案卷材料的一致性，必須確保順序正確、折疊合規。在檔案裝訂時，要采用三孔一線的方式進行，卷內材料右齊下齊，長度以180mm為宜，盡量在原孔上進行，盡量用線裝（尤其是2000年以前的檔案），線要緊，結要結實。加工方要對訂卷質量負責，不得出現掉頁、錯訂等問題，檔案部門要進行抽查，如若發現有裝訂問題概不接收，加工方要進行全面自查，直到沒有裝訂錯誤為止。

（四）掛接質量

數據的掛接主要是數據關聯和數據入庫。由于掃描的圖像過多，在掛接中很容易出現錯掛、漏掛的現象，導致無法在利用電子檔案時迅速查找相關內容，從而降低工作效率及電子檔案利用率。主要錯誤體現在兩方面：一是案卷圖像與內容掛接錯誤，即把1號檔案數字圖像掛接到了2號檔案里，圖像內容與案卷信息不符;二是一個案卷內數字圖像與卷內目錄不符，如裁判文書掛接到了送達證項內。

必須認真將圖片與目錄一一對應，將卷內目錄內容和掃描圖像對應，實現檔案目錄數據庫與圖像文件的連接，實現檔案數據與原有系統的無縫鏈接，數據掛接合格率要達到100%。

四、訴訟檔案網絡應用

在訴訟檔案全部掃描完成后，如何更好地開展電子檔案利用，也是新時期檔案管理工作的重中之重。訴訟檔案利用主要包括三類，即法院內部因審判工作需要在上下級、同級法院之間調閱，檢察院、紀檢、監獄、公安等部門因工作需要查閱，案件當事人因自身需要查閱。訴訟檔案由于其自身特殊屬性，調閱、查閱、借閱量非常大，以本院為例，每年需接待近1000人次的利用，工作量很大。訴訟檔案全部數字化以后，這項工作就變得簡單且易于操作，只需輕點鼠標，就能完成大部分借閱利用工作，不用頻繁去庫房找卷，不用擔心訴訟檔案借出總不歸還，不用天天在復印機旁勞累、受污染。具體有以下方面：

（一）內部調閱卷

訴訟檔案全部數字化后，三級法院便可以開展系統網內調卷，不再郵寄紙質卷宗。這節省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因調閱不退、丟失的風險。

本院內部調卷，主要包括主審法官本人、本業務庭、其他業務庭等的審判、審查業務工作需要調閱。全部數字化后，法官只要在局域網內提交調卷需求（法官自己辦理的案件可直接查閱，無需審批），經所在庭、室、處領導和檔案部門同意后，就可以直接在計算機上瀏覽查閱，極為方便、快捷。

（二）對外查閱

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關鍵詞:數字化;城建檔案工作;精細化管理;途徑

中圖分類號:G275.3

文獻標識碼:B

文章編號:1008-0422(2009)12-0106-02

1概述

精細化管理理念最早是在企業管理中提出來的,是企業管理從粗放式向集約化、規?；芾戆l展過程中提出并推廣應用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精細化管理已引入企業、事業、社團和政府機構管理等方方面面。精細化管理要求對工作主體、目標對象、操作流程和規范標準等都實行精確和細致的管理。基于精確和細致本身就是相對的概念,“沒有最好,只有更好”,因此精細化管理代表的是一種理念、一種追求,一種管理思維,一種持續創新、持續改進、永不止步、永不懈怠的管理實踐,其管理成果符合人們需求永恒增長這一客觀事實,對企業持續改善產品,事業、社團和政府機構持續改進服務有著非常重要的指導意義。因此,我們研究精細化管理,一個重要的方法就是找到精細化管理的切入點,即精細化管理的實現途徑,找到了這一途徑,精細化管理的方法和措施也就水到渠成了。根據我們的實踐和思考,數字化就是城建檔案工作精細化管理的最佳途徑。

2城建檔案工作的發展現狀及特點

我國城建檔案工作興起于上世紀70年代末、80年代初,與改革開放后經濟建設全面發展同步;2000年以來,隨著我國掀起新一輪城市建設,城建檔案工作也進入了一個新的高速發展時期。至今,全國660多個設市城市中,已建立了近500個城建檔案館,區(縣)城建檔案室達1000多個,館藏量在4000萬卷以上。在具體工作上,各城建檔案館主要是收集城市建設活動中,特別是各項建設工程中形成的具有保存價值的各種技術資料,加以整理、入庫、保管,并提供查閱和復制利用。對人的管理、對工作過程的管理和對工作對象(即各種技術文件、圖紙、影像資料)的管理,還是以原始手工方式為主。城建檔案工作的核心就是城建檔案,一切工作和活動都是圍繞著城建檔案展開的。而城建檔案的本質不是其外在的形態,而是內在的技術內容,是信息。如果我們能用現代信息處理技術手段對城建檔案進行處理,那么城建工作管理模式就會發生根本的變革。長沙市城建檔案館從2000年以來,不斷加大城建檔案收集工作力度,進館檔案逐年增長,達到了30000多卷/年,如果按照原來的管理模式,檔案整理跟不上,檔案查閱利用越來越困難,檔案存放也是一個大難題,庫房空間嚴重超負荷,多次倒架騰庫,仍是應付不了檔案迅猛增長的局面。我們把檔案的信息特征從紛繁復雜的檔案形態中抽取出來,實行數字化,就能掙脫檔案實體的桎梏,使檔案的收集、管理、利用都拋離了檔案的實體,完全在信息的流轉中完成,這就為城建檔案工作精細化管理的實踐開辟了一個全新的途徑。

3數字化在城建檔案工作精細化管理應用的幾個方面

數字化在城建檔案工作中的應用是多方面的。事實上,數字化是一種技術手段和工作機制,它既可以變革原來的城建檔案工作內容和模式,還可能創新出城建檔案工作一系列新的業態,這就為城建檔案工作精細化管理提供了一個技術平臺,使城建檔案工作對象、工作流程和工作成果控制能在現代信息處理技術幫助下精確計劃、精密控制、精心操作、精準落實,從而真正實現最佳效果的精細化管理。具體地講有以下幾個方面:

3.1 檔案接收的數字化

傳統紙質檔案的接收是指工作人員對建設工程過程中形成的文件材料和圖紙,按照城建檔案管理有關規范要求進行收集、初步整理,在工程竣工后向城建檔案館移交的過程。實現檔案接收的數字化,首先是要按照城建檔案管理規范要求,建立建設工程電子檔案報送系統,然后由工作人員根據建設工程進展,將建設工程信息(文件材料和圖紙信息)同步錄入該系統,最后以光盤等形式直接報送數字化打包信息。工作人員將按系統程序要求,一步步、一項項、一條條地完成建設工程信息的錄入,避免了紙質接收模式的那種隨意性導致檔案缺項漏項或重復冗余,也杜絕了工作人員集中在事后補制檔案導致檔案不真實。數字化接收在檔案接收質量檢驗環節也體現了精細化管理的優勢,可以用質量檢驗軟件對檔案信息包進行檢驗,避免了人工檢驗的主觀性。數字化接收的最大優勢還是工作效率,對很多類似的信息,我們可以用復制的方式,不用再重復打印出文件或圖紙,大大提高錄入工作效率,降低了工作成本。

3.2 館藏檔案的數字化以及檔案保管的數字化

傳統的檔案保管都是基于檔案實體,檔案實物的搬運擺放、庫房空間的占用調整以及檔案的保管防護是主要的日常工作。數字化的模式從兩個方面對這一過程進行革新,一是原有館藏的數字化掃描錄入,對已完成掃描的檔案實行真空包裝后永久封存,非特殊情況不用再開包調用;另一方面是新進檔案接收數字化信息,直接并入檔案信息數據庫;這樣日常管理的操作對象就是虛擬的檔案信息數據庫而不是檔案實體。這對檔案實體是一種保護,而且,檔案信息實行計算機數據庫管理的優勢是多方面,包括可以方便地制作多個備份,異地存放,防止突發災害對檔案信息的破壞。當然,原來的各種物理活動,如清理、搬運、消毒、溫濕度控制等都不存在了,檔案日常管理的內容與方式就發生了質的轉變,更少的人、更少的空間、更少的投入,可以完成更加高效的工作,這正是精細化管理所追求的核心目標之一。

3.3 檔案查閱利用的數字化

檔案查閱利用的數字化應該是最能展示精細化管理成果的方面。與傳統檔案查閱方式相比,數字化查閱可以真正實現查全、查準。多年來,在檔案利用中我們有一個難以明說的事實,就是檔案查不到并不是因為檔案不在庫房中,我們往往只好回答說,“這個檢索的條件可能不準確,再找找看看?！蔽覀兊酿^藏量是如此之大,如果單憑人工的手段,或者只是錄入了檔案的目錄信息,要查準、查全的確是勉為其難的事情。如果我們實現了全部檔案的數字化,情況就完全不同了,我們可以深入到檔案的內部去挖掘檔案的每一個信息點,而且這一個過程是由計算機來完成,在這種條件下,即使是“大海撈針”,也只是舉手之勞。數字化查閱的另一個優勢是,在檔案查閱出來后,目標信息的閱讀、摘錄、下載、拷貝、打印都是十分方便的,因為我們的利用方式完全拋棄了檔案實物,是一種完全的數字環境,就好像我們在互聯網上用GOOGLE搜索信息后游覽與下載一樣方便;當然,我們可以肯定的是,目前所有的檔案館數字化信息量與互聯網信息量相比只不過是“滄海一粟”,而且我們的檔案信息都是集中管理,所以對它的查閱利用肯定比GOOGLE還要來得快,來得方便得多。

3.4 業務工作數字化

主要是開發辦公自動化系統,以數字化的辦公平臺替代過去的人工模式和有紙辦公方式。業務工作數字化一是可以提高工作效率,二是可以規范工作流程。這兩個方面都是我們實行精細化管理所追求的核心目標。數字化辦公將由網絡環境的計算機系統對各種工作流程進行界定和標注,既不能越位,對時間上的延誤也記錄得非常精確、細致,對工作人員本身進行了管理和約束,是一種陽光工作模式。當然,系統設置的各種督促提醒或提示還會起到人工管理根本達不到的效果,在現實管理中,督促提醒或提示一是不能保持經常性和充分性,另一方面也礙于情面,而辦公自動化系統,可以由計算機系統預設的機制來完成這一工作,工作中有延誤、有松懈、有差錯等都可以由計算機系統發出警告,并自動生成工作日志,這使精細化管理中的考核環節變得非常容易。

3.5永不下班的城建檔案館――互聯網上的城建檔案館

數字化可以徹底改變城建檔案館傳統的辦公模式,使城建檔案館走上互聯網,實行全時上班開放,擴大城建檔案的社會影響,提升城建檔案的利用效果。當然,我們首先要對數字化城建檔案信息進行分類,檔案信息是有保密規定及密級劃分的,能在互聯網上的當然是可公開的部分,這是一個精細區分和精細控制的過程,而且需要一定的行政授權。但數字化為我們提供了這么一個技術條件,使城建檔案館在互聯網的時代前行。

3.6 基于城建檔案信息的綜合平臺

城建檔案信息的內容是非常廣泛的,其利用潛力也是巨大的。通過數字化,城建檔案信息就成為了一個基礎的信息源和信息庫,結合GIS、GPS、RS和MIS等各種技術工具就可以建立各種綜合平臺,對城市建設變遷、歷史文化保護、建筑設計、規劃設計以及城市動態管理等等展開應用研究并投入管理實踐運用。這是一個發展前景非常廣闊的領域,將使城建檔案的信息價值發揮到極致。我們在下面將以長沙市城建檔案館數字化實踐為基礎,列舉出多個這方面的應用實例。

4長沙市城建檔案館數字化工作的實踐及精細化管理成果

從2000年開始,長沙市城建檔案館就開始探索檔案數字化和數字城建檔案館的建設,開發了基于目錄的城建檔案檢索系統,解決了檔案數量比較大時,人工檢索工作量非常大、效率非常低、經常出現漏查的問題;開發了館內網站,初步實現了檔案遠程檢索和建設信息;但這些工作數字化水平還比較低,不足以改變城建檔案工作管理模式。2005年以來,隨著“長沙市地下管線信息化工程”項目被長沙市發改委科技立項和財政的不斷投入,長沙市城建檔案館數字化工作得到全面推進,共有五大數字化系統(項目)啟動開發、建設和運行,目前總投資已超過2100萬元,長沙市城建檔案館正朝著真正意義上的數字城建檔案館目標邁進,取得了豐碩的精細化管理成果。

4.1 長沙市地下管線信息化工程(地下管線GIS)

該工程項目是長沙市城建檔案館數字化的主體工程,也是最早實施的數字化工程。2005年就開始調研,2006年開始實施,2007年通過驗收。該工程對城建檔案信息中最重要的部分――地下管線工程檔案信息――實行全數字化管理。其基本原理是采用GIS技術,對長沙市城市規劃區范圍內的各種管線的三維矢量信息和各種文本屬性信息與三維數字化地圖建立對應關系,實現查閱、計算、修改和動態更新等功能。在實施過程中,我們一方面與長沙市勘測設計研究院用光纜專線連接,保證管線及地圖信息動態更新;另一方面,我們把建設工程數字化檔案與三維數字化地圖也建立對應關系,從而在這一個綜合平臺上也實現了檔案查閱利用功能。這兩個方面是這一系統最大的技術優勢,也使它成為了國內最先進的地下管線GIS系統。目前,該系統成為了長沙數字城市建設的基礎平臺,為城市規劃、建設和管理的精細化提供了極大幫助。

4.2 城建檔案數字化掃描管理系統

該系統從2007年著手開發,2008年全面投入運行,主要包括檔案掃描數字化錄入、質量檢驗、入庫管理和掃描作業控制等功能。目前,共有40多名工作人員正在加班加點地工作,數十臺計算機、高速文件掃描儀、工程圖紙掃描儀、條碼打印及識別儀、激光打印機等設備設施正在高速運轉;已完成檔案掃描20萬余卷,圖紙50萬余張,檔案數字化入庫信息量已達到1200G。該系統已經實現了與地下管線GIS的對接,數字化檔案信息的查閱利用已經實現。

4.3 長沙市城建檔案館業務辦公自動化系統

該系統2008年著手開發并投入試運行,2009年起已經在業務辦公中使用,在使用過程中,針對各科室工作需求,又進行了一系列的修改、補充和完善。目前,全館一室五科(辦公室和五個業務科室)的日常業務工作,包括檔案的接收、驗收、整理、入庫、人事、行政等事務處理都在辦公自動化系統中得到了實現,長沙市城建檔案館內部管理的技術條件飛躍提升,精細化管理水平大大提高。

4.4 長沙市城建檔案聲像媒資管理系統

聲像檔案是城建檔案的重要組成部分,對聲像檔案進行數字化管理其成效是非常顯著的。長沙市城建檔案館在雄厚的聲像檔案工作基礎之上,經廣泛考察、調研和論證,2008年以來共投入300多萬元資金,與在媒資管理領域頗有建樹的北京中科大洋科技發展股份有限公司合作,聯合開發了“長沙市城建檔案館聲像媒資(檔案信息)管理系統”,2009年6月已通過驗收并投入運行。該系統采用“雙碼流”技術,不但較好地解決了聲像檔案海量存儲和高速訪問的問題,還實現了與現有的地下管線GIS的對接,針對聲像檔案的多種來源,統一歸檔渠道,實現了對聲像檔案的全程管理,總體功能包括:收集整理及審核、關鍵信息提取分析、格式轉換、編目審核、檢索瀏覽、下載輸出、編輯利用、數據交換、存儲管理、系統管理、業務管理,為全國城建聲像檔案數字化管理開創了成功的范例。

4.5 長沙市建設信息中心網站

從1996年起,長沙市城市建設檔案館就加掛了“長沙市建設信息中心”的牌子,實行“三塊牌子,一套人馬”的管理體制(長沙市城市建設檔案館、長沙市城建檔案管理處、長沙市建設信息中心),但建設信息中心的職能落實缺乏有效機制。從2005年開始,隨著數字化工作全面開展,建設信息中心的職能不斷健全,對全市建設系統信息化工作實行精細化管理的條件不斷成熟。在數字化城建檔案館基礎之上,2007年,我們全面改版了“長沙市建設信息中心網站”,承擔了建設信息收集和、建設系統部門聯動、行業監督管理和投訴在線辦理等職能,發揮了長沙市建委政府門戶網站的作用。正是基于長沙市城建檔案館數字化成果日益豐碩、長沙市建設信息中心網站影響日益擴大,在多年的努力下,“長沙市建設信息中心”機構終于2009年11月由市編委下文批準正式成立,全市建設系統信息化工作精細化管理就有了強有力的法定工作機制。