整理檔案范文

導語：如何才能寫好一篇整理檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案；檔案；原則

檔案的整理工作的內容主要包括；區分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。

檔案整理工作是檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統的結構和運行機制具有一定的特點：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯系的若干內部環節組成的有機系統；另一方面，就特定的檔案管理學值而論，整理工作的項目則因具體環境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內，檔案整理工作按其工作內容的范圍大致分為如下三種類型：

1 檔案整理工作的內容

1.1 系統排列和編目

在正規的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，根據整個檔案室和檔案館存放和管理的需要，進一步系統地整理，如全宗和以件為單位的盒內檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

1.2 局部調整

已經整理人館、室保存的檔案，經過檢驗或專門的質量檢查，對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質量；另外，隨著時間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發生某些變化，也須進行必要的調整。

1.3 全過程整理

由于一些特殊原因，檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件，或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時，就必須進行全過程的整理工作。

2 檔案整理工作的意義

2.1 檔案整理工作是進一步發揮檔案作用的前提條件

檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構、不同的工作和生產活動中，因此有著不同的內容、來源、性能和作用等。檔案的數量多、情況復雜，就必須加以系統的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經過系統整理，才能體現檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯系和本來面貌，更好地發揮檔案的作用。

2.2 檔案整理工作是檔案業務工作中的關鍵環節

在檔案業務工作請環節中，收集]：作是起點，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關鍵環行。通過檔案整理工作，可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質量，有力地促進收集工作。

檔案只有經過整理以后，才可以科學地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現檔案的科學保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發揮檔案信息資源的作用。

總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項重要的基礎性工作，它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發工作，充分發揮檔案的作用，實現檔案工作的目的都具有重要意義。

3 檔案整理工作的原則

檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點和規律，充分利用原有基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。

3.1 按照檔案形成的特點和規律進行整理

檔案是在一定歷史時期，由一定政權機關、組織和個人形成的。各個歷史時期內形成的檔案就反映了各個時期的政治、經濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況，它們既有密切的聯系，又有各自的特點。所以，整理檔案首先要區分不同的歷史時期，再分不同的政權，把同一歷史時期、同一政權、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯系和完整性。同樣，一個機關形成的全部檔案，反映了這個機關的全部歷史，是一個不可分割的整體，不同機關的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規律，才能實事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時期、形成機關各項活動的歷史面貌，從而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基礎

在不同的時空條件下，對不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候，要尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用先前的整理基礎。這樣有利于提高檔案整理工作的質量和效率，以適應提供利用的需要。

我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎”整理檔案，是已經被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法，也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

第一，充分重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經整理而有規可循、有日可查，即應力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理，而通過完善檢索工具等其他環節進行彌補；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中可取的方法應該適當地吸收或保留。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內容和數量等有關標識，也往往是值得參考的線索而應予以重視。

3.3 保持文件之間的歷史聯系

所謂文件之間的歷史聯系，就是文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續地產生，而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此，整理檔案不能根據偶然的需要和人為的聯系隨意分合，必須按照檔案形成的規律，保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯系進行整理，才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統內容。這是檔案整理區別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。文件群體的這種聯系，在某些書籍和法規文件中有時也被稱為文件之間的?！皟仍诼撓怠?、“有機聯系”，其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯系或邏輯聯系”整理不同類型檔案的提法，對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統積累物的特點，我們對其內在的各種聯系著重表述為“文件之間的歷史聯系”，它包含看邏輯性和歷史性的統—。

總之，保持文件之間的聯系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯系和便于保管利用，有時也不盡一致。比如，一次重要的調查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶，以及關于調查日程和經費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證，就其內容而言，無疑互有密切聯系，而且是重要的聯系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項復雜細致的工作，同樣是在保持聯系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時，特別是在保持文件之間的聯系和便于保管利用發生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。

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關鍵詞：檔案 整理工作 感悟

檔案管理工作內容就是按照“遵循規律，區分價值，便于保管和利用”的原則將處于零亂狀態和需要進一步條理化的文件資料，進行分類、組合、排列、編號和編制目錄，將它們組成有序體系的過程。檔案的整理工作是搞好檔案管理與服務的基礎。沒有科學的檔案整理，就不能使各種材料系統化、條理化，也無法分門別類妥善保管、確切統計和準確迅速地提供利用。在工作中，筆者對做好檔案整理工作逐漸有了一些感悟。

一、清楚了解本單位的工作情況是做好檔案整理工作的前提

檔案是一個單位工作的記憶。對一個單位的檔案員來說，究竟哪些文件材料應該歸檔，應該做到心中有數。對本單位工作越熟悉，收集的文件材料越齊全，檔案工作就做得越好；反之，初來乍到，對單位工作陌生，再加上缺乏檔案專業知識，要做好檔案工作就會困難多多。比如，教育教學工作是學校的經常性工作，教學檔案應是學校檔案的主體。如果學校的檔案員對教育教學工作的過程不熟悉，對教育教學過程中會形成哪些文件材料心中無數，文件材料之間有哪些聯系不清楚，那么，在進行教學檔案的整理中就不會做到條理清晰。

二p制定合理的歸檔管理辦法

一個切合本單位工作實際的，以職能部門為單位的，融分類方案、歸檔范圍、保管期限為一體的歸檔文件管理辦法，并加以落實，能夠大大提高檔案整理的質量。

過去的檔案歸檔范圍是按照檔案的種類制定的，部分概況性的表述與實際工作中產生文件的對應關系存在一定的出入。又由于檔案收集整理與日常工作不同步，整理工作經常是在歸檔移交前進行突擊，耗費人力物力和時間，影響檔案整理的質量。而科學的檔案管理辦法，將歸檔目錄與部門預立卷目錄一一對應，使在工作中形成的文件材料一經產生就規范的裝入檔案盒中，在集中移交時，只需在平時收集整理的基礎上稍作調整即可。這個“拿來即用”的目錄，既能保證應歸檔文件收集完整齊全，又能使檔案隨辦隨歸，減少集中整理的負擔，從而大大提高檔案整理的質量。

三p在開展檔案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理檔案，尤其是整理積存檔案時不可缺少的計劃性文件，是檔案整理以前不可缺少的準備工作。制定方案必須在了解檔案的數量、內容、成分、所屬年度等基本情況的基礎上進行全面考慮和周密計劃。其內容應該包括：整理工作的要求和方法、分類方案表、工作程序、勞動組織以及大體完成的時間等。

有一個科學合理、可操作性強的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、財力，保證整理工作的順利進行。如在整理各類專題工作評估檔案，撤并機構零散文件資料，和非正常離職人員遺留應歸檔文件資料等之前，都應首先制定整理方案，然后按照方案逐項落實，整理工作就會比較順利地完成。

四p注意解決檔案整理工作中遇到的問題

在檔案整理工作中，會碰到大大小小的問題，需要我們靈活處理。比如，在整理文件中，會碰到無標題或者標題十分簡單的文件，這時候就要自擬一個標題。在擬標題時，應根據文件的主要內容，用簡練的語言加以概括，同時加上文種的名稱。再比如，一個會議或一項工作，如果材料很多，就應把重要的材料放在前面，同時注意材料的分類。如黨代會、職代會、團代會、學代會等會議，開頭可放會議的批復、請示、議程、日程、報告、決議等材料，還要注意，雖然文書檔案保管期限表并沒有把會議主持詞明確列進歸檔范圍，但筆者通過實踐感覺到，主持詞實際上清楚地反映了會議召開的過程，對于今后了解會議的情況起到重要作用，因此應該把主持詞予以歸檔。再比如，對于規格不同的文件，需要我們進行折疊，折疊時要注意技巧，折成16開或A4紙規格，同時在裝訂線一側注意留出至少2厘米的空白，以免把正文訂進。

五p檔案整理的過程也是不斷學習、不斷總結、不斷提高的過程

檔案的整理工作可分為系統整理和技術整理兩部分。系統整理包括區分全宗、分類、立卷、卷內文件排列、填寫卷內目錄、案卷封面的編目、案卷的排列和編制案卷目錄。檔案的技術整理包括卷內文件編號、修復、填寫案卷備考表、案卷目錄的抄寫和案卷的裝訂。系統整理更多的是運用業務知識，體現業務水平，更多地體現操作水平和技巧。

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目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機

構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中

在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一

的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影

像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根

據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后

進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，

對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品

也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，

如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和

注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移

交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容

也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會

計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干

擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是

，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統一軟盤的規格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低

質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

C、規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在

40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這

類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

A．規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的

損傷。

B．保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14－2

4℃，相對濕度40％-65％。

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1 啟動電子檔案文件級著錄工作的必要性

在數字化時代下電子檔案文件在社會發展過程中得到廣泛的運用，這就為房地產產權檔案管理工作帶來了新的沖擊，當前我國檔案著錄主要是針對紙質檔案制定的，在電子檔案文件著錄方面仍存在一定不足，與國際上通用的檔案著錄標準存在較大差距。在現代社會發展形勢下，啟動電子檔案文件級著錄工作具有一定必要性和緊迫性。為進一步適應電子時代檔案著錄的需求，我國電子檔案文件級著錄工作應當堅持與時俱進，對電子檔案進行深度整理研究，以推進房地產產權檔案服務質量的提升。

2 電子檔案文件級著錄工作的難點

2.1 著錄格式中的著錄項目設置更為復雜

首先，表達電子檔案結構的著錄項太少，電子檔案除了要著錄其結構的載體類型標識、數量及單位、規格等特征信息外，還應著錄字符、字節、文件的邏輯格式等信息，如果是程序文檔的話，還要著錄版本、編程語言等信息；其次，現有著錄格式缺少對產生電子檔案信息系統的著錄要求，未將產生電子檔案的應用軟件、操作系統、文件名（亦稱數據集名）、硬件環境等方面的系統信息納入著錄項目。

2.2 著錄規則的系統性更強

著錄規則的系統性要求著錄規則具有一定的體系，目前我國在檔案著錄規則體系建設方面雖有進展，但尚未形成一個較為完整的著錄規則體系。因此，要想解決電子檔案著錄方面存在的各種問題，就必須要有一個較為完整的著錄規則體系。

2.3 著錄來源更為重要

來源原則要求電子檔案著錄必須含有關于電子文件來源及背景的信息。電子檔案著錄信息應包括文件的原文、背景和來源、文件的文檔結構、文件的格式和內容、文件之間的相互關系以及查找與利用的方式?，F代檔案著錄不僅僅與檔案本身有關，而且已擴展到產生和使用檔案的背景信息及產生檔案的系統（或文檔系統）信息?？梢?，描述檔案來源的背景信息在現代檔案著錄中占有至關重要的地位。對大多數電子文件來說，確定其來源是比較容易的，但也有部分電子文件具有多個機構或個人組成的聯合來源，同一來源的電子文件被分散開來的情況也時有發生，現有的電子檔案著錄體系需要在多份著錄文件或檢索工具中多次重復著錄同樣的生成者、背景信息及關聯信息，這在某種程度上是對網絡環境所提供共享功能的一種浪費。

3 電子檔案文件級著錄工作的有效策略

3.1 建立電子檔案文件級著錄工作規范和標準，實現多級著錄

電子檔案文件級著錄是一種對信息資源進行控制的過程，屬于異種智力控制，電子檔案文件級著錄是電子檔案文件得以有效利用的前提和基礎，促進房地產產權檔案的實際價值的有效發揮，真正實現房地產產權檔案資源共享。為進一步實現電子檔案的深度整理，應當建立電子檔案文件級著錄工作規范和標準，建立完整的多級著錄規則，完善規則的版本體系，制定《電子檔案著錄細則》，促進電子文件著錄問題的妥善解決。

以國際檔案為標準進行分析和研究，得知建立檔案著錄規則標準的均設有檔案著錄的多級著錄規則，以保證檔案著錄能夠將電子檔案文件的實體管理中各個級別進行清晰準確的反映，推進房地產產權電子檔案的高效化管理，提高電子檔案文件級著錄工作的順利開展。多級著錄標準應當在社會工人的理論原則基礎上，與實踐結果相結合，進一步建立起獨立性強的檔案著錄結構和系統，從整體上推進電子檔案文件級著錄工作的總體效率的提升。

3.2 構建電子檔案文件級著錄軟件平臺，實現全程著錄

在電子檔案文件級著錄工作中，為提高電子檔案文件級著錄工作質量，應當對現代數字技術和網絡技術進行有效運用，積極構建電子檔案文件級著錄軟件平臺，為電子檔案文件級著錄工作的順利有序開展提供可靠的基礎。尤其是房地產產權電子檔案具有一定靈活性和易變性，為保證電子檔案文件的真實性和有效性，應當采取以動制動的策略，轉變以往靜態的、線性的著錄過程，逐漸向動態的且多維的著錄方式轉變，積極構建電子檔案文件級著錄軟件平臺，對現代化信息技術進行有效應用，實現全程著錄，保持每一階段電子檔案信息的動態性和可控性，以房地產產權檔案的內容和背景信息為主要依據，對電子檔案進行深度整理，提高電子檔案文件級著錄工作的效率，推進房地產產權檔案事業的穩定持續發展。

3.3 細化電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理

在房地產產權電子檔案的管理過程中，電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理的細化，就是在對房地產產權電子檔案進行規范化管理的基礎上，全面提高房地產產權電子檔案的服務質量和效果，實現房地產產權電子檔案文件的優化配置，促進電子檔案資源的合理利用，實現人力物力資源、資金、設備及管理技術的有機融合，從整體上提高房地產產權電子檔案的服務質量。進一步規范電子檔案文件級著錄工作的外包條件與操作方式，切實提高電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理的效率，推進房地產產權電子檔案事業的穩定發展。

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關鍵詞：檔案管理；收集整理；

有很多方法可以提高檔案收集管理工作的水平，但是就我國目前的現狀來說，加大宣傳，提高檔案管理人員的意識尤為重要，因為沒有意識，難以付諸行動。另外，檔案管理部門應該充分的發揮出網絡技術，建設網絡管理體系，落實責任，并且要求各個部門加以配合等。

一、檔案收集整理的意義

做好檔案工作的方法有很多種，但是做好檔案整理收集工作無疑是最為重要的方法。如不做好整理工作，檔案后期管理將會出現很多問題。從中就可以預見到檔案收集整理工作的確十分重要。除了之外，檔案收集整理的意義還體現在如下方面：

首先，檔案收集整理工作有利于挖掘出有價值的檔案信息。很多檔案信息的價值都是在前期整理工作中發現的，針對這樣的檔案信息，整理工作人員會進行重點的記錄，以便后期這些檔案得到有效利用；其次，收集整理工作是檔案形成的一部分，沒有收集整理，檔案難以形成，收集整理的程度直接關系到檔案最終生成的效果，因此重視收集整理工作的確十分必要；最后，收集整理工作是檔案管理的一種重要的手段。檔案管理最基本的管理手段應該就是收集整理，因為收集整理過程中，就可以對檔案進行分類、記錄各個檔案的關鍵詞等，因此檔案管理人員要做好自己的工作，必須加大收集整理力度。

二、提高檔案收集整理水平的對策

檔案收集整理的確是做好檔案管理工作的前提保障，這主要是因為檔案管理的前期工作就是檔案收集整理，如果前期工作未能打好基礎，必然會影響后期工作，基于此，提高檔案收集整理水平顯得格外重要。筆者認為可以通過如下方式：

1、樹立檔案收集整理意識

現階段，仍然有很多管理人員意識不到檔案收集整理的重要性，在這些人口看來，收集整理工作并不是檔案管理的重要工作內容，因為沒有必要投入過多的精力，因此很多時候，檔案收集整理制度完全沒有發揮作用，形同虛設，這是我國檔案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。而正是由于檔案收集整理工作不到位，使得很多有價值的檔案信息資源流失，給我國的檔案管理事業造成了非常大的損失，為此，檔案管理部門有必要將提高管理人員的檔案收集整理意識作為重點，大力宣傳檔案法規以及相應的檔案收集整理知識，尤其是檔案管理職工，必須對檔案收集整理知識有著充分的了解。這樣才能夠真正的實現檔案收集整理的規范化。

2、完善檔案收集整理體系、注重突出網絡

各個檔案管理部門應該結合自身的檔案管理體系，按照現有的組織結構設置情況來進行檔案收集整理體系的構建，而在構建該體系的過程中，應該重點的突出網絡，因為網絡時代下，對檔案收集整理工作提出更多的要求，而網絡管理方式完全能夠符合該要求。網絡檔案收集整理體系需要保證從上到下每個環節都能夠有人負責，有人配合。

3、建立和健全管理制度，落實責任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內容及時間；制定電網建設項目檔案管理、檔案崗位規范和責任落實等制度。

4、積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案員應根據檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規定移交的部門，檔案員只要有耐心，經常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

5、提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代化技術提供遠程服務，利用網上信息量大，傳遞速度快的優勢，實現檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產提供服務。

6、制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準

當前科學理性的發展對檔案從業者的職業活動與職業行為有了新的要求，職業行為規范化和理性化，因而，建立一種規則性的職業道德體系就成為各行業的迫切需要。為使檔案職業道德在從業者活動與職業行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規章、制度、守則等紀律來約束從業者。這些條款告訴從業者哪些行為符合職業道德，哪些行為不符合職業道德，同時會說明違反這些規定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業道德規范強制性地灌輸到從業者的職業活動中外，還應當關注檔案職業人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+ 庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業的建設中，職業的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業的價值，并能自覺遵守各項規章制度。

三、結語

綜上所述，可知管理好檔案的方法不止一種，收集整理是必須要應用的到一種方法，因為作為基礎性工作，檔案資源只有通過前期的收集整理才能夠歸檔，否則將會形成零散的信息，構不成完成的檔案。檔案管理工作的主要來源可以說就是檔案收集工作，檔案收集整理工作水平的高低直接關系到檔案機構在人們心目中的形象。也正是因為如此，很多檔案管理部門都開始重視檔案收集整理工作，并且不斷的研發新型的收集整理方式，這對我國檔案事業發展意義重大。

參考文獻：

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[關鍵詞]檔案 作用 收集 整理 措施

中圖分類號：TH552 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）10-0319-01

檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環節，它為檔案工作提供了實際的管理對象。檔案收集與整理工作，就是按照黨和國家的有關規定通過一定的途徑和方法將各部門分散產生和形成的具有保存價值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統一管理的過程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。檔案收集工作是否科學，決定了檔案收集數量多少和質量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地為領導決策提供服務。

檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。

一、提高認識，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。隨著社會的進步以及新形勢發展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎工作中的關鍵環節。在檔案工作所有環節中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發利用，為開發利用創造條件。因此，這是一個很重要的中間環節，其意義為：一是實現檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。

三、確保檔案的收集與整理具有真實性

檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件?，F代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現象，內容十分豐富。檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據，檔案是在生產實踐和社會實踐中產生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發生的效用與日俱增。

四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

一是庫房問題。檔案庫房必須選擇寬敞、通風良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊現象；二是由于管理不科學，致使檔案混亂，用時查找不到；三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發揮檔案在經濟發展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個環節作業的性質上，又可概括為系統化和編目兩大部分。檔案的系統化包括區分全宗、分類、組卷、卷內文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束；系統化是編目的基礎，編目是系統化的反映。在實際工作中，二者往往交錯進行。

（二）加強管理，狠抓檔案工作制度落實

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統一管理，制定一套嚴格的規章制度，防止檔案分散流失。在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。

（三）提高檔案信息管理和服務水平

檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

（四）認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，要抓住機遇，發揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業績、業務熟練程度、責任心的大小，從而調動廣大檔案工作者的工作積極性。

（五）注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點；整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。集到的原始資料和數據，要進行科學分類和歸納，使資料系統化，便于分析和敘述。

篇7

【關鍵詞】基本建設項目；檔案收集歸檔；整理

自1994年原工業部出臺《煤礦工業企業檔案分類規則》后，一直采用規則中的要求對基本建設項目的檔案進行收集、分類、管理等。煤礦建設工程從開始籌劃到完工驗收都離不開基本建設項目的檔案管理工作，這是一項動態的工作，隨著工程進度的開展逐步完善相應的檔案資料，真實地記錄著煤礦工程施工現狀。基本建設項目檔案管理工作能夠真實有效地進行，關鍵在于檔案資料的收集。檔案資料的收集能夠保證基本建設項目相關資料的完整性，是開展檔案管理工作的前提保證。建設項目檔案資料的完整性與真實性直接影響檔案管理工作的質量，因此收集資料時一定要做到準確，并與實際的工程進度相符合。煤礦基本建設項目的檔案管理工作一定要嚴格按照國家的要求進行，并對檔案進行分類，對有保存價值的資料必須進行妥善的統一的管理，以便日后的翻閱。

一、基本建設項目前期的檔案收集工作

（一）檔案資料類型的選擇。完整的基本建設項目檔案資料主要包括工程項目施工前期的資料、施工過程中的即時資料、運營階段的資料、國家規定的其他資料、還有員工的信息檔案。工程項目施工前期的檔案資料主要有設計環節中需要的資料信息，關于工程項目可行性討論的報告，實地考察與驗證的資料，還有所有的設計文稿等資料。施工過程中的資料主要包括施工現場監管的記錄文件，工程的施工圖紙、工程項目的竣工效果圖，施工單位的相關信息，以及承包雙方的委托合同等。運營階段的資料主要指試運行過程中產生的各種數據，還有就是正式投產后的相關資料。國家規定的資料主要是相關政策要求必須具備的工程項目的圖片、錄像記錄資料等。

（二）檔案資料時間的選擇?；窘ㄔO項目檔案的收集需要根據工程項目的進度，及時進行整理。新設備、新技術的引進一定要先進行書面文件的登記與備案，再進行使用?；窘ㄔO項目檔案收集工作需要與工程項目施工進度同步進行，這樣才可以保證檔案資料的有效性。

二、基本建設項目檔案管理工作

煤礦基本建設項目所有的檔案資料應該都需要符合國家的相關規定，并以檔案管理要求為依據，由文件檔案的所屬單位進行詳細整理，工程項目負責單位的各個部門需要根據收到的文件的類型、內容、時間等進行年度性質的整理。檔案資料的類型不同，歸檔整理的方式也不一樣。工程項目施工前期的實地勘察與初期設計等基礎性的文件資料需要依據工程項目或者專業進行歸檔；關于引進的技術、設備，竣工驗收與試運行階段的資料信息按照單項工程進行整理；項目施工的相關記錄、工程驗收的實時記錄、工程質量評定的結果則歸于單位工程這一類別；施工單位負責施工規程中設計方案更改、試運行數據資料、維護保養文件的整理；工程項目的建設單位負責整理項目招標文件、所用設備資料。煤礦基本建設項目檔案文件可以根據文件之間形成規律和成套性的特點進行組卷管理，在不改變卷內文件之間緊密聯系的前提下，進行科學的分類，合理地組卷?；窘ㄔO項目檔案管理文件的組卷方式多種多樣，例如，以時間、問題、單位工程等進行組卷管理。當卷宗內文件保存期限不一致時，以時限長的文件為主；文件排列順序可以按問題嚴重性的大小，也可以按照時間的先后順序，還可以依據文件的重要程度。項目案卷需要有詳細的編目，將卷內文件的目錄、文件的頁碼、案卷的封面設計等都需要包含在內。

三、基本建設項目檔案歸檔工作

煤礦基本建設項目設計的部門比較多，有承建單位、施工單位和監管單位，各個單位部門需要在工程項目竣工后，將各自整理的工程項目的檔案資料送交承建單位的檔案管理部門進行歸檔?？紤]到煤礦基本建設項目的施工期比較長，可以根據施工階段的不同分階段進行歸檔；可以依據單個工程項目的完成情況進行歸檔；也可以等此項建設工程竣工后統一進行歸檔。歸檔的文件資料需要形成完整體系，真實地反映建設項目施工過程中的各個細節，是對整個基本建設項目的完整回放，文件資料的每個數據、記錄都要求與實際的施工情況相符合，并保證實體建設項目與圖紙設計相符合，工程質量符合建設單位的質量要求?；窘ㄔO項目檔案資料在由施工方進行收集、管理、歸檔成冊后，需要由監管部門、質管部門、文件編制方三方進行會審，以確保文件檔案資料的真實可靠性。

四、結語

基本建設項目的檔案管理工作在煤礦建設工程中發揮著舉足輕重的作用，關系著工程項目能否順利進行驗收。煤礦基本建設項目的參與單位比較多，施工過程中產生的檔案資料也比較復雜，這就要求工作人員在資料的收集、分類等環節要格外地細心，必須按照國家的相關規定開展檔案管理工作，一定做到有據可依，有據可查。

【參考文獻】

[1]張紅梅.煤礦基本建設項目檔案收集歸檔和整理[J].河南科技，2014（10）:243

[2]朱麗娟.煤礦基本建設項目檔案收集歸檔和整理[J].科技創新與應用，2012（14）:285

篇8

本合同須加蓋甲乙雙方騎縫章有效

合同

委托方：**(以下簡稱“甲方”)

受托方：** (以下簡稱“乙方”)

甲、乙雙方在平等、自愿、合法的基礎上，根據《中華人民共和國合同法》等相關法律的規定，雙方達成如下協議，共同遵守。

序號

項目

規格/單位

數量(預計)

單價（元）

小計（元）

備注

1

文書檔案整理

120

盒

元

其他規格檔案盒折合成4cm計算；

包含需歸檔紙質文件全流程規范化整理歸檔（如編件號、蓋歸檔章、保管期限鑒定、檔案盒信息完善等）。

2

庫房基建檔案整理

4cm/盒

500

/盒

元

其他規格檔案盒折合成4cm計算；

檔案整理總計：元

一、合同價

二、開工日期：2021年 月日。

三、工作地點：甲方指定的工作地點。

四、服務周期：甲方完成需進行規范化整理檔案完整收集并移交乙方后4個月內。

五、工作內容

1、文書檔案整理：；

六、付款方式

甲方開票信息：

單位名稱：

稅號：

公司地址：

開戶銀行：

電話：

賬號：

七、質量保證：

乙方必須按甲方對人員、系統及設備的要求，按時按質按量完成本項目合同約定的所有工作。

八、項目驗收：

1.文書檔案整理必須符合國家檔案局、****相關檔案整理規定。

2.乙方在完成相關工作并提交工作成果后向甲方提出驗收申請，甲方在5 個工作日內組織驗收。

3.如需要，甲方可委托第三方機構進行驗收，乙方須全力配合，因委托第三方機構所產生的費用由乙方承擔。

4.如驗收未能達到甲方要求，乙方須進行自檢，并在在甲方規定的時間內按甲方要求完成整改，以達到驗收要求。

5.相關工作驗收合格后，由甲乙雙方共同簽字確認。

九、甲方的權利及義務

1.甲方負責向乙方介紹、解釋本項目相關工作的基本情況。

2.甲方負責向乙方提供工作場所以及住宿。

3.甲方應按合同的約定的方式按時支付合同款項。

4.甲方應負責協調項目涉及到的相關部門。

5.若無質量及使用問題，甲方應按時組織驗收。

十、乙方的權利及義務

1.乙方按照本合同確認的內容，嚴格按要求完成項目的工作。

2.負責指派專門的技術人員按時按需按質完成項目，在項目實施過程中向甲方解釋所使用的技術問題。

3.乙方有責任保證各門類檔案整理工作達到預期目標。

4.如由于乙方的原因造成工作的損失或者延誤，由乙方承擔相應的賠償責任。

5.乙方有權按本合同約定對甲方收取款項。

6.乙方須按合同要求對工作過程中接觸到的所有文件和信息的內容保密。

十一、售后服務

1.乙方提供的服務成果必須滿足檔案整理要求，對達不到要求者，根據實際情況，經雙方協商，可按以下情況處理：

（1）重做，由乙方承擔因重做所發生的全部費用，并賠償甲方損失。

（2）修改，由乙方承擔因修改所發生的全部費用，并賠償甲方損失。

十二、保密

1.雙方應當對本合同的內容、因履行本合同或在本合同履行期間獲得的或收到的對方的商務、財務、技術、產品的信息、用戶資料或其他表明保密字樣的文件或信息的內容(簡稱“保密資料”)保守秘密，未經信息披露方書面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。資料接受方可僅為本合同目的向其確有知悉必要的雇員披露對方提供的保密資料，但同時須指示其雇員遵守本條規定的保密及不披露義務。雙方應僅為本合同目的而復制和使用保密資料。

2.除非得到另一方的書面許可，甲乙雙方均不得將本合同中的內容及在本合同執行過程中獲得的對方的商業信息向任何第三方泄露。

3.本保密義務應在本合同期滿、解除或終止后仍然有效。

十三、違約責任

1.若乙方因自身原因未按時完成項目，乙方須按300.00 元/天的標準向甲方承擔遲延履行違約金，甲方有權直接從合同金額中扣除，遲延履行違約金總額不超過本合同總價款的 5%，同時甲方有權單方解除本合同，本合同因此解除的，乙方應返還甲方全部已付項目合同費用。

2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的義務和責任，并在各階段內按時提交合格的階段目標成果后，甲方無故終止合同，將視甲方為違約，乙方有權利向甲方提出經濟賠償要求。

3.如乙方提供檔案整理不符合合同約定要求，乙方應無償返工，并按約定承擔逾期完工的違約責任，若還未達到甲方要求，甲方有權終止合同。

4.合同履行期內，若需變更、終止本合同的，須雙方簽字代表協商一致后簽訂補充協議。

十四、合同變更及終止

1.本合同簽訂后，經雙方當事人協商一致，可以對本合同有關條款進行變更或者補充但應當以書面形式確認。上述文件一經簽署，既具有法律效力并成為本合同的有效組成部分。

2.任何一方終止合同，需提前10 個工作日書面通知對方，并說明正當終止理由，由雙方簽字代表協商一致后終止合同。

3.因不可抗力或者國家政策調整，使得本合同的履行不可能、不必要或者無意義的，任一方均可以解除本合同，雙方均不承擔責任。待條件恢復后，由雙方協商確定合同變更內容。

十五、爭議解決

執行本合同或與本合同有關事項發生的一切爭議，應由甲乙雙方通過友好協商解決；協商不成或不愿協商的，應提交甲方所在地有管轄權的人民法院訴訟解決。

十六、不可抗力

如因戰爭、嚴重火災、水災、臺風、地震、政府法令變更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他經甲乙雙方認可的不可抗拒的因素，導致工期延誤，甲乙雙方均不負違約責任。經甲乙雙方友好協商，另行商定解決辦法。

十七、合同生效

1.本合同自雙方法定代表人或授權人簽字并加蓋公章或合同專用章之日起生效, 本合同一式陸份，雙方各執叁份，均具有同等的法律效力。

2.本合同于年月日在**（詳細地址： ）簽訂。

3.本合同附件：

附件一、項目保密協議

甲方（蓋章）：

地址：

電話：

開戶銀行：

賬號：

聯系人：

甲方代表簽字：

日期：

乙方（蓋章）：

地址：

開戶銀行：

賬號：

聯系人及電話：

乙方代表簽字：

日期：

年月日

篇9

關鍵詞：城市建設；檔案整理

城建檔案在提供公共服務、維護城市安全、社會管理、保障城市正常生產生活秩序以及應對城市突發事件等工作中起了重大作用，城建檔案就是城市建設的真實記錄，是城市發展不可或缺的重要資源，為建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監督和執法監督提供了重要依據。因此，保證城建檔案的整理工作順利有效進行必須進行合理優化，完善城建檔案管理系統。

當前城建檔案整理工作中存在的問題

城建檔案管理體制落后

隨著城市發展越來越迅速，城建檔案的管理難度也隨之提升，要想保證城建檔案的管理工作順利穩定進行必須完善城建檔案的管理體制。而當前城建檔案的管理仍然是按部就班的進行著，不能推陳出新即不能創造出更高的價值。城建檔案整理速度緩慢，查找困難，遇到緊急情況不能及時解決，管理人員落實不到位即體現出了當前城建檔案管理體制的滯后情況，我們應從實際出發改善落實城建檔案管理體制的改革。

城建檔案隊伍整體素質不高

工欲善其事，必先利其器。城建檔案隊伍是整個城建檔案管理系統的核心人員，城建檔案隊伍的職業素質好壞將直接影響到檔案整理的效果。然而，城市建設的速度不斷提升，城建檔案整理系統起步不久，跟不上城市建設的進度，再加上城建檔案隊伍的職業素養得不到專業提升，在城建檔案的整理過程中必然做不出好的成果，更有人利用職權之便做出腐敗瀆職行為，產生了不少“小金庫”，因此提升城建檔案隊伍的整體素質迫在眉睫。

城建檔案整理不夠規范

城建檔案的開發利用在當今城市發展中取得了顯著的經濟效益和社會效益，但城建檔案的整理還存在著不少問題，檔案資源結構失衡，信息化建設步伐緩慢等等已經限制了城建檔案整理體系的發展。城建檔案的整理是需要很多環節的，包括城建檔案的收集、接收工作等等，在這一系列的環節中如果不能保證城市建設項目的完整性、安全性，那么城建檔案的整理就是多余的，起不了作用整理了也沒用，所以城建檔整理一定要規范。

完善城建檔案整理工作的具體措施及應用

切實加強對城建檔案工作的領導，完善城建檔案管理體制

各級建設行政部門應該重視城建檔案的整理工作，將城建檔案事業的發展納入到城市建設事業的發展規劃中，列入日常工作職責范圍，定期聽取檔案整理的工作情況匯報，實時了解城建檔案的發展動向，及時研究和解決城建檔案整理工作中存在的重大問題。設立監督小組，對各個城市建設項目設立監督小組，督促該項目的城建檔案整理工作，及時向領導匯報情況，保證城建檔案整理過程能及時有效完成。深化城建檔案機構改革，強化城建檔案的機構管理職能，推進信息化建設的進程，為城建檔案整理的順利進行提供必要的保障。

加大教育培訓工作力度，注重人才培養

我們應針對目前國內的城建檔案整理團隊進行一些必要的教育培訓工作，提升城建檔案事業的發展進度。首先，開展多層次的教育培訓，定期召集城建檔案整理人員進行業務知識教育，如有條件的可以舉辦培訓班，定期舉辦檔案業務、現代化管理的相關知識講座，建立起一支集專業知識和現代化管理為一體的先進城建檔案整理團隊，拉動其他人共同進步。其次，加強新生代檔案事業的人才培養，年青人的接收能力比較強，積極發展高級職稱人員的數量，保證檔案事業緊跟時代不落后。最后，多次開展業務交流和專題學術研討及專業崗位業務觀摩等活動，介紹先進管理方法和手段，提高領導和業務人員的管理水平。

加強業務建設，規范城建檔案，提高現代化管理水平

整理城建檔案，質量是關鍵。加強業務制度建設，做好城建檔案的收集、接收工作，進一步規范工程檔案驗收、建設工程檔案保證金退款、檔案利用等一系列重要事宜，使這些工作有理可據，防止出現腐敗瀆職行為。采用高新科技智能化現代管理軟件，對城建檔案進行系統的歸類，將城建檔案做的井井有條才能保證城建檔案的質量。就拿南通市來說吧，2006年即邁入了檔案數字化、信息化的新階段，經過3個多月的的加班加點，將以前的工程檔案進行了著錄，共著錄建設工程規劃檔案6583個項目，建設用地規劃檔案4442個項目，整理完后對檔案信息的集中統一管理提供了方便。對于紙質版的檔案整理應當更加重視，置放紙質版城建檔案的室內應保持空氣流通，并做好防火防潮的相應措施，以免產生不必要的損失。

總結

總而言之，城建檔案是城市規劃、建設及管理的真實記錄和重要依據，是城市可持續發展的重要條件，城市建設離不開城建檔案的管理，完善城建檔案的整理工作對城市發展有著重要意義。我們只有完善城建檔案管理體制、注重人才培養、提高現代化管理水平才能不斷優化城建檔案的整理工作，更好的為城市建設服務。

參考文獻：

[1]王傳雷;李大心;祁明松;;地質雷達技術在城市基建特殊工程地質問題勘察中的應用[A];1995年中國地球物理學會第十一屆學術年會論文集[C];1995年.

篇10

【關鍵詞】文書檔案；收集；整理

辦公室是每個單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項管理工作的重要組成部分，它真實地收集和記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據。而每個單位的文書檔案管理則有其特定的價值和意義，檔案的收集與整理在衡量k公室檔案管理水平中起著重要作用，文書檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，辦公室的文書檔案管理工作還不能完全符合文書檔案工作的需要。

一、文書檔案的收集與整理工作內容

首先，整理文書檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實性，并具有條理性和實用性。排序時應考慮材料的內容之間的內在聯系，劃分標準，依據標準對文書檔案材料進行排序，類別編碼及頁碼等編號應標記清楚，以方便日后對文書檔案的查閱和檢索。

二、文書檔案收集與整理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的專業素質不足，職業道德缺失。目前，大多數的文書檔案整理及保管人員是非科班出身，部分工作人員對于現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不熟練，不僅會使文書檔案的收集與整理工作出現安全隱患，更嚴重導致了文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關工作人員檔案意識不強，沒有主動歸檔的意識。文書檔案缺乏規范化和標準化，進一步拉低了檔案管理工作的效率。

（二）對檔案的重要性認識不到位，檔案管理人員過少。文書檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯不足。據統計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的文書檔案管理場所，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏準確的指導。另外，文書檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域，隨著單位管理建設的逐步完善，文書檔案事業的規模不斷擴大，檔案的內容愈加豐富，傳統的文書檔案的整理及保管工作模式根本無法滿足當前社會的需要。

（三）對新媒體技術運用不到位，忽視電子信息保密工作。社會逐步進入數字化、信息化階段，信息化技術在各領域各行業中的作用越來越突出。很多單位已經實現數字化的檔案管理，利用現代信息技術對檔案進行歸類管理和儲存，有效地改善了之前文書檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對文書檔案收集與整理的安全，沒有配備相應的軟硬件設施，一旦計算機硬軟件出現無法預測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對單位管理來說，是一個極大的隱患。

三、提高文書檔案整理及保管水平的對策

（一）注重文書檔案收集與整理人員的專業素質和政治素養的培養。首先，各單位把文書檔案收集與整理工作納入進一步的工作目標和建設計劃，應把引進專業的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常性地規范化地進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等，可采用邊講邊操作的培訓方式，不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。其次，單位文書檔案管理部門應把被動接受變為主動上門服務，主動收集各部門文書檔案資料。對文書檔案工作認識充分，一心一意為單位人才管理服務。

（二）加強制度建設，實現規范化管理。文書檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關部門密切配合，單位領導應重視對本單位文書檔案收集與整理工作的管理，聘請專業的文書檔案收集與整理人員。主管文書檔案管理工作的領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的檔案管理信息化建設制度。為文書檔案管理設置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作。各部門之間密切交流、加強溝通，規范管理工作流程，共同促進文書檔案的收集與整理工作的順利進行。另外，后期的制約與監督措施也是必不可少的，通過對文書檔案收集與整理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不給不法分子可乘之機。

（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，只有擁有齊全的配置，文書檔案工作人員的工作才能順利進行。計算機技術進行文書檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為文書的檔案收集與整理工作配備良好的計算機及其系統，從而提高檔案管理工作的效率。

四、結語

只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業素質和綜合素質過關，對電子檔案實施有力的保護措施，才能保障文書檔案管理工作有條不紊地前進，提升文書檔案收集與整理工作的整體業務素質。

【參考文獻】

[1]張瀅. 淺談文書檔案的收集、整理和利用[J]. 連云港教育學院學報，1999（01）：91-92.