企業檔案信息化范文
時間：2023-03-28 11:32:55
導語：如何才能寫好一篇企業檔案信息化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
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一、研究背景
企業檔案信息化建設是企業信息化的重要組成部分。企業檔案信息化調研現狀分析表明，企業信息化的加速發展，必然要求企業檔案信息化。近年來，廣東省企業信息化和電子商務發展較快，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃信息化，將信息技術應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。
從長遠來看，信息時代下的檔案工作如果不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的可持續發展?，F代企業特別是已經實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識到檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的可持續發展造成無可挽回的損失。
二、企業檔案信息化資源建設的成果形式
根據目前企業檔案信息資源的主要內容，企業檔案信息化資源建設首先應形成以下成果形式：
（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級和案卷級）數據庫；
（二）數字化檔案數據庫；
（三）照片檔案數據庫；
（四）多媒體檔案數據庫；
（五）本企業的發明、專利檔案數據庫；
（六）本企業的資產、資質證照數據庫；
（七）根據企業生產、經營、管理需要構建的專題知識庫。
上述數據庫、知識庫，都屬于對象數據庫，是針對企業檔案資源來建立的，是企業檔案部門的主要管理對象，也是企業檔案部門提供服務的資本和財富，因而是企業檔案信息化資源建設的核心內容。
三、企業檔案信息化建設的原則
企業檔案信息化建設應堅持以下原則：
（一）整體規劃，同步建設
企業要將信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。
（二）善用技術，注重管理
企業檔案信息化必須堅持技術與管理并重的原則。以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體要求。
（三）資源為本，服務為上
檔案資源建設是企業檔案信息化建設的基礎和核心，應該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務和重點，以數字檔案館系統信息化建設為基礎，以網絡信息資源采集為必要補充。開展企業檔案信息化建設，必須堅持服務為上的原則，開拓服務領域，創新服務機制，提高服務本領。
四、企業檔案信息化資源建設的主要措施
企業檔案的來源和存在形式不同，在進行企業檔案信息化資源建設時，也應采取不同的措施和方法：
（一）電子文件的歸檔與管理
1.明確電子文件管理系統的功能要求。電子文件的真實性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來實現。電子文件管理軟件的設計應遵循頂層設計的理念，應具備比較完善的功能要求規范。
2.實行電子文件與紙質文件并存管理。電子文件作為一個新生事物，代表了一種方向和趨勢，但是由于技術問題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認可、安全及長期保存問題還沒有得到根本性解決，在今后相當一個時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。
（二）數字檔案館系統信息化建設
數字檔案館系統項目，是應國家檔案管理工作要求和適應公司十二五信息規劃的形勢下提出的?！笆濉睍r期，既是企業發展的戰略機遇期，更是企業檔案事業發展的黃金發展期。
數字檔案館系統信息化建設的總體目標定位為“一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心”。
一個平臺：一個檔案管理信息化平臺。
兩個窗口：企業檔案展示窗口、企業全員服務窗口。
三個核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。
四個中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業務協作中心。
（三）網絡信息資源的采集
?W上信息都是已經數字化的信息，而且包含著豐富的內容和知識，特別是與本企業相同或相關的其他企業的網上信息，可以通過互聯網或其他專用網絡進行搜集。為發揮企業檔案知識庫的作用，還需要不定期地將互聯網或其他網絡中零散、無序但對企業工作具有一定指導意義和參考價值的信息采集下來，如新聞、照片等，并按照統一的標準將信息及其元數據轉入到數據庫中。由于網絡信息資源內容龐雜，真實性、準確性、可靠性難以考證，這就要求企業檔案部門在采集時要嚴格堅持相關性原則，進行仔細的甄選。尤其要注意的是，由于網上采集到的信息隨意改動的機會比較大，采集時要將信息的版本、元數據及其相關的日志文件和背景信息都完整地記錄下來，并且作為信息文件的組成部分一起采集過來。
五、對檔案信息化建設的幾點思考
企業檔案信息化建設是一個動態的系統工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學發展為指導，建立既適應市場經濟需要，又適應現代化要求的一體化管理模式。
（一）領導重視是組織保障
企業領導者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領導，通過了解檔案工作現狀，明確檔案信息化的建設目標，并為之提供人才、技術、資金保障，才能推動檔案信息化建設的不斷發展。
（二）檔案管理人員的素質是關鍵
企業檔案信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。致力于建設一批德才兼備、精干高效、勇于高拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。
（三）建設獨立的數字資源庫是難點
目前電子文件存儲隨時間的推移，遇到許多問題，檔案信息化建設的重點是數字檔案資源庫，目前，國內大多數的數字檔案資源庫都是以紙質檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個ID隨機碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數字檔案館的檔案庫是基于獨立資源集合基礎上的可以幾十年穩定不變的獨立實體，通過一定規范將電子文件分層分包存儲，并有一個像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統和目錄進行管理、遷移、保存。
（四）增強保密意識是構筑企業檔案信息化的安全保障
檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。
（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件
檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與數字檔案信息資源合法化確認標準等，加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件。
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（一）時代的要求
當前，我國市場競爭情況越來越激烈，在這種環境中，企業的生存和發展面臨著嚴峻的挑戰。而且隨著信息化時代的來臨，企業檔案管理的工作量也日益增加，工作內容更加復雜，對工作人員的要求也提高。傳統的工作方式顯然已經無法適應這種工作情況，為了解決這些問題，利用信息化技術幫助工作，提高工作效率就成為了檔案管理工作發展的必然趨勢。
（二）降低工作難度
檔案管理工作并不僅僅是檔案的保存，這項工作的工作內容比較多，工作系統中包含了信息技術與管理技術。為了適應現代社會的工作需求，利用信息化來使檔案管理工作從傳統手工操作過渡到自動化，可以使很多工作的難度大大降低，節省人力資源，讓企業人力資源得到更加高效的利用。利用信息化手段將業務內容進行固化，通過互聯網平臺進行處理，進行內部控制和自動檢查，能夠大大降低人工操作中不可避免的主觀性錯誤，讓檔案管理工作更加容易進行，工作難度降低。
（三）檔案管理利用需要
現代社會越愛越重視創新，企業想要提高綜合實力，在市場競爭中取得一席之地就必須改變內部結構，不斷的創新改革，提高企業的整體運營效率。在這種情況下，采用更先進的知識管理手段成為企業發展的重要工作，檔案管理工作的根本目的是為企業服務，提高知識管理手段的重要一步就是提高檔案管理工作的效率，這也是利用企業利用檔案的需求所致。
二、企業檔案管理信息化的實現方法
檔案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鑒和使用的，按照目前的技術和管理水平來看，檔案管理信息化主要可以通過以下幾種方法實現。
（一）存儲數字化
檔案管理信息化的重要一步就是存儲數字化，傳統的紙質檔案管理有占用空間大、錄入和使用檔案便捷度不高等缺點。檔案存儲數字化就是將檔案內容錄入到計算機中進行保存和管理，相關人員可以通過檔案管理軟件或者奇特工具快速進行檔案搜索、修改、傳遞等工作。
（二）利用網絡化
利用互聯網建立信息網絡能夠加強企業內部的溝通和協作效率，傳統的檔案管理是以紙質文件的形式進行的，這也是由檔案的文件形式決定的?；ヂ摼W還未深度普及時，企業內部以及對外管理中使用的都是紙質檔案，發展至今，企業文件都可以利用計算機制作，相關工作人員可以通過互聯網進行檔案管理，大大提高檔案管理的便捷度，增加檔案的資源共享程度，提高檔案的實際使用價值。
三、企業檔案管理信息化的策略
為了提高企業工作效率，在檔案管理工作中應用信息化技?g使必不可少的。目前，很多企業已經重視到這一點，加強了檔案管理信息化建設。
（一）建設統一數據中心
檔案管理工作分為很多個方面，不僅要進行檔案的制作和存儲，還有檔案的使用和共享。在進行檔案管理的信息化建設的時候，工作人員首先應該了解檔案使用的實際情況，了解企業的實際需求以及傳統工作中的不足和弊端，針對這些問題進行改進，開展信息化建設。在目前的檔案管理信息化建設過程中，工作人員應該建立數據庫，將各項數據錄入數據庫中保存，利用計算機進行數據的存儲、運輸、處理等工作，這樣不僅能夠提高信息的處理效率，也能保證信息的流通速度，保證信息能夠及時的共享，方便更好的進行下一步工作處理。
（二）加強企業內部職能部門間的合作
在信息化建設過程中，不僅需要注重數據的處理和交流，各部門之間也應該注重溝通配合，保證企業內部各部門信息的高效利用。在檔案管理傳統的工作模式中，工作人員大多認為檔案管理部門與其他部門之間的聯系不大，在工作過程中與其他各部門之間的溝通合作比較少。進行信息化建設的過程中，要注重這一點，打破傳統思維，讓企業內部之間的聯系更加緊密，這樣也能減少人力、物力、財力資源浪費的情況。企業各部門的參與也可以使管理預期效果的目標更加明確，有利于制定更適合實際情況的管理方式。
（三）制定合理的信息體系
檔案管理需要完善的制度和信息體系，在進行企業檔案管理信息化建設的過程中，各項制度的制定要十分慎重，再投入實施之前，要對其進行科學合理的評估和預測，保證規劃的合理性，避免后期出現大的問題導致企業檔案管理的正常進行受到影響，進而影響到整個企業的運營，造成經濟損失。
（四）保證檔案信息安全
檔案管理信息化是在互聯網基礎上建立信息庫，利用信息技術提高檔案工作的效率，但是在這種情況下，企業的很多重要信息都存儲在硬盤或者是數據庫中，若是操作不當或者被不法分子蓄意偷盜這些信息，將會對企業發展很惡劣的影響，因此數據庫的保護就成為了一項非常重要的工作。相關人員應該重視數據庫的承載能力、支撐功能和防護功能，保證數據的安全性。除了技術手段保護之外，企業還要制定相關的保護制度，加強檔案信息工作人員的權限管理，防止不相關人員接觸到企業檔案。
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[關鍵詞]企業檔案管理 信息化 開發 提高 探索
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）04-0068-01
引言
由于社會的進步，人們逐步進入到信息化的年代。社會的各個階層也逐步邁向了信息化的發展方向，信息技術的使用在生活中被廣泛認可。信息技術在改變社會活動的方式中逐步改進。在當前這樣的形勢下，檔案管理也要跟隨社會的發展加以改變，讓檔案管理趨于信息化，不斷進行新方法、新思路的探索，讓檔案管理的信息化發展更加迅速。只有不斷順應時展，才能將檔案管理在企業中的作用發揮到極致。
一、企業檔案管理的信息化意義
（一）更好地保護檔案原件
企業檔案管理的信息化意義在于可以運用信息化方式將檔案原件掃描到電腦上，然后通過電子文件的形式進行分類、存檔和保存。這樣不僅可以避免檔案原件的損壞，還降低了檔案原件的丟失風險，更方便、可靠地保護了檔案原件。
（二）對檔案文件的歸檔更為便利
老式的檔案管理方式，在步驟上過于麻煩，需要檔案管理員以手工工作的形式完成檔案和目錄的制作。這樣不但浪費了管理員的精力和時間，而且經常會造成錯誤的發生，一旦將信息進行改動，就會形成整串的反應，非常浪費時間。若是以信息化的管理方式進行就可以將這個問題避免，管理員只要通過電腦進行指令的操控便可完成。不但節約了時間，也提升了工作質量及工作效率。
（三）對檔案整理及共享資源更為有利
很多職業的部門通過查閱檔案來完成工作，這是需要非常繁瑣的工序。要領導確認后才可以在檔案部門進行檔案查閱。查閱的過程往往需要很多次。如果采用信息化檔案管理，我們可以通過局域網實現檔案共享，提供給相關部門一定的查閱權利，就可以避免掉這樣的事情發生。
（四）讓檔案的搜索更為簡便
以前搜索檔案，我們是通過檔案管理員編制的目錄進行查找，想要找到一個檔案是非常吃力的。經過信息化管理檔案之后，通過電腦里面的目錄進行檔案搜索，方法簡便、不浪費時間。并且管理人員制作的目錄都較利于搜索，在搜索過程里也會提升檔案管理員的工作效率。
二、企業檔案管理的信息化應當面對的問題
（一）企業檔案管理的信息化沒有受到充分的重視
想要對企業的管理制度進行改革，就要得到領導的同意。企業檔案信息化管理的改革，需要大量的硬件設施。電子檔案屬于機讀檔案，要配套的軟件給予支持，所以在管理員的選擇上，我們要選擇對技術和專業知識都相當熟悉的人才。檔案管理的信息化過程是一項非常繁瑣的過程，不可能是只靠檔案管理部門就能完成。檔案管理的信息化需要企業的所有部門將規范的電子文件及時歸檔，為檔案的信息化管理打下一個非常好的基礎。
（二）檔案管理觀念落后，無法順應檔案管理信息化的特點
電子檔案同舊式的紙質檔案從形成、流傳、歸檔上都有很大的區別。電子檔案更多依靠設備，所以電子檔案的管理不同于舊式的管理模式。在工作當中，很多管理人員并沒有樹立這樣的觀念，而是通過電腦的簡單操作取代舊式的手工操作?？涩F實并非如此，信息化管理檔案是需要現代化設備為前提的新型模式。因此我們需要對檔案管理人員進行定期的素質培養，讓檔案管理者可以處在一個比較高的專業水平上。
（三）安全問題的隱患
檔案管理一定要確保其安全性，一旦企業的檔案失去安全性，對企業的影響會很大。當前網絡存在很多病毒和黑客，對電腦的攻擊性很大，會造成文件的損壞或丟失，那么導致的后果是非常嚴重的。
三、強化企業檔案管理信息化建設的意見
（一）獲得領導支持，同其他部門進行良好溝通合作
檔案部門要先完成自己的本職工作，為其他部門做到帶頭作用。再通過我們工作上的努力獲取領導的信任及支持。通過不斷的交流來達成領導認識企業檔案管理信息化的益處。
（二）將檔案制度制定完善
企業的檔案信息化管理在進行過程中一定要具備規范的、程序的制度做保證，并且要可以適應電子檔案的特征。這樣的制度要保證電子文件所有過程的最初性、有效性及完備性的多方面內容。
（三）創建完善的安全保護方法，保證檔案的安全性
檔案的信息化管理工作在進行過程里，需要對數據及系統的安全性給予高度的重視，首先要重視信息的儲存安全，運用各種方式確保信息的安全。比如給數據加密，用認證的方式訪問等。其次，要保證網絡安全。經過網絡監控、防火墻等技術強化系統防護功能，避免系統因外界因素遭到破壞。
四、結束語
企業的檔案管理在整個企業管理中的作用無法取代。企業的檔案管理信息化發展是必經之路，也是將企業管理的方式加以改善的良好方式。同時，也需要我們通過科學的方式達成這個目標，只有這樣才會讓企業檔案管理信息化發揮更好的作用。
【參考文獻】
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關鍵詞：企業；科技檔案；信息化；建設
當今社會是信息化社會，信息化建設水平的高低已成了科學技術發展水平高低的一個重要標志。企業科技檔案信息化建設有著自身的特點，在這一過程之中將面臨著一系列的技術問題和規范問題，建設者要針對這些問題，充分的對科技檔案信息資源進行整合和開發，為使用者提供最為便捷、高效、快速的服務。
1 企業科技檔案信息化建設過程中存在的問題
1.1 科技檔案信息化建設缺乏標準規范
從目前企業科技檔案信息化建設的現狀來看，我國諸多企業的科技檔案信息化建設還處在起步階段。首先，企業之間缺乏必要的聯系，建設標準不統一，例如在計算機軟件使用方面，不同的企業采用不同的軟件系統，限制了信息的自由傳輸。其次，企業科技檔案信息化建設中的基礎設施落后，如電子存儲設備老化、計算機軟件、硬件滿足不了信息數據庫建設的需要等。
1.2 科技檔案信息資源整合力度不夠
在科技檔案信息化建設的過程中，企業之間缺乏信息網絡合作意識，不能有效的協調檔案信息資源，長效溝通機制建設滯后。上述現象直接導致了檔案信息資源難以有效的整合，限制了科技檔案信息服務質量的提升，更間接影響到了科技成果檔案服務于生產，應用于生產。一定意義上來講，科技檔案信息資源的整合缺失會造成很多低水平的檔案信息進行重復性的開發，即浪費的資源又致使信息化建設成本升高。
1.3 科技檔案信息的安全管理存在漏洞
在科技檔案信息資源的開發和利用過程之中涉及到信息數據的傳輸、修改、存儲等一系列的問題，而這些問題一旦被人為的非法利用，將會存在很大的安全隱患。從目前的情況看，科技檔案信息的安全性主要受到以下現象的挑戰：人為篡改或偽造檔案數據信息、網絡黑客的攻擊、木馬病毒的入侵、存儲手段落后易造成數據丟失、安全保障技術更新速度慢等。
1.4 科技檔案信息化建設的人才隊伍有待加強
科技檔案信息化建設在我國起步較晚，再加上受到總體工作條件和工作環境的限制，致使信息化建設中的人才隊伍建設面臨著嚴重的問題，其主要表現在以下兩個方面：一是檔案信息化建設人員的素養普遍較低。很多信息化建設人員沒有經過系統的專業訓練和高校教育，在基本技能操作和操作規范方面存在很大的不足。二是綜合型人才的缺乏。信息化建設是一個系統的過程，需要建設者具備系統開發、信息導航、系統建設、軟件開發設計、信息管理等多方面的職能，而我國企業信息化建設的綜合型人才明顯缺乏。
2 加強科技檔案信息化建設的具體建議
2.1 強化科技檔案管理系統的建設
科技檔案管理系統是收集和整理檔案信息、實現檔案信息的傳遞、促使檔案信息應用于生產生活實際的綜合性平臺。企業科技檔案對企業的生產經營產生直接的影響，最大程度的發揮科技檔案的作用，建立一個結構嚴謹、內容全面、功能強大的檔案管理系統，是現代企業亟待解決的一個重要問題。具體的來講，建立該系統要做好以下幾個方面：一是完善數據存儲功能。該系統應滿足大容量的信息存儲，同時支持不同格式或不同類型文件的存儲。二是建立方便、快捷的信息網頁瀏覽。建立網頁瀏覽系統能夠更好的為使用者提供信息服務，實現了信息到生產力的快速轉化。三是設置系統管理權限?？萍紮n案管理人員負責系統的維護、信息的存儲等方面的工作。審核進入到管理系統的人員范圍，對進入系統的人員進行記錄。
2.2 科技檔案信息資源建設
科技檔案信息資源的建設包含兩個方面的內容：一是原始館藏資源的數字化轉化工作。在計算機普遍使用之前，企業生生產經營過程中多采用紙質存儲企業的科技檔案信息資源。這些科技檔案資源數量眾多，并且很多具有極大的參考價值，如我國、十年建設時期的一些大型建設項目的科技檔案。一些歷史紙質檔案由于年代久遠已經發生破損的現象，再加上受到地域和時間的限制，為相關人員使用紙質檔案時帶來很大的不便，限制了其功能價值的發揮。將紙質科技檔案轉化為數字化文件，即延長了文件檔案的使用年限，又能方便相關人員的使用。在實際的轉化過程中，企業一般采用相關的掃描設備對紙質檔案進行掃描，把其轉化為圖片文檔的形式。但需要注意的是，在掃描過完成之后要對所掃描的信息進行仔細的核對，防止發生掃描遺漏或者掃描信息不對稱的現象。二是要做好電子文件的收集工作。電子文件的收集包含了對已掃描過的紙質檔案的收集和對新出現的科技檔案信息的收集。在對紙質檔案進行收集的過程中，可能要對部分紙質檔案進行修改，需要收集人員在相應的電子文件上做出說明，而對新出現的科技檔案進行收集時要注意規范電子文件的格式，注明收集的時間和相關信息。
2.3 強化科技檔案信息的安全性建設
科技檔案信息化建設中主要采用計算機、移動硬盤等存貯各類信息，為此做好科技檔案信息化的安全工作的重點也就在于避免各種電子信息資源遭到丟失、更改和破壞。具體的來講，提高電子檔案信息的安全性要做到以下方面：一是增強檔案管理人員的安全意識。要求檔案管理人員對使用人員進行仔細的核實和登記，鑒別各類的檔案信息，控制檔案信息的使用范圍；二是要制定嚴格的安全管理制度。就網絡安全、檢查監督、密碼使用、系統開發、網絡維護、責任歸屬等方面制定嚴格的管理措施，對違反管理規定的企業員工給予一定的處罰；三是要采用高科技的網絡安全技術。利用防火墻技術、公共信息格力技術、安全掃描技術、病毒入侵報警技術等技術手段來保障電子檔案信息的安全，尤其對一些企業科技的核心信息、私密信息，要做好重點的監控和保護。
2.4 強化技術培訓，提高檔案管理人員素質
隨著科學技術的進一步發展和現代企業經營形式的快速變化，企業檔案管理工作日益朝著快捷化、標準化、信息化等方向發展，相應的也對企業檔案管理人員提出了更高的要求。建設一支管理能力過硬、綜合素質較高的企業檔案管理隊伍，滿足企業科技檔案信息化建設的需要，是當前迫切需要解決的問題。作為企業一方面要注重人才的引進，尤其是那些既精通檔案管理又具有嫻熟的計算機操作能力的人才。另一方面也要通過實際的培訓來提高現有科技檔案管理人員的業務素養。
3 結語
現代科技的迅速發展一方面為企業科技檔案管理帶來了壓力，另一方面也為完善企業科技檔案管理工作提供了機遇。強化企業科技檔案的信息化建設是檔案管理工作發展的必然選擇。企業和科技檔案管理者要不斷提高科技檔案信息化的認識，采取行之有效的措施促進企業科技檔案信息化建設的進程，進而實現我國檔案事業的平穩、健康發展。
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篇5
摘要：本文論述了企業檔案信息化建設的必要性，指出信息化建設過程存在的問題，提出當前實現企業檔案信息化的有效途徑。
關鍵詞：企業；檔案信息化
企業檔案信息化就是利用信息技術和網絡實現企業檔案信息資源的存儲、管理和利用，提高企業檔案管理效率和信息的利用率，為企業發展提供方便、快捷的信息支撐，實現最大的經濟效益。
一、 企業檔案信息化的必要性
1. 企業檔案信息化建設是企業文檔一體化辦公趨勢加強的重要選擇。隨著電子文件的出現和網絡信息技術的發展，文檔一體化已成為企業檔案信息化發展方向，它使檔案管理系統與企業生產管理、經營管理、文書處理等各項業務系統實現無縫銜接和高效管理，提高工作效率，降低企業成本。但是，我國企業檔案信息化程度較低，檔案工作在實現與企業生產管理、經營管理等各項業務系統銜接方面仍存在重重困難，因此，在企業文檔一體化趨勢不斷加強的情況下，加快檔案信息化建設將成為企業追求發展的重要選擇。
2. 企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭的重要途徑。信息時代的到來為企業帶來機遇和挑戰，每個企業都希望在第一時間了解和掌握重要的市場信息，以及自身的優勢與劣勢。市場信息的時效性、準確性、全面性要求企業具有強大的能夠對外部相關信息進行收集、存儲的數據庫，了解自身相關的優勢與劣勢要求企業具有完善的檔案管理系統，及時收集歸檔企業所有檔案信息，并對所有信息進行全面分析、比較分析，從而在最短的時間內得出科學準確的結果，為企業決策提供充分的依據。因此，企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭的重要途徑。
二、 企業檔案信息化存在的問題
1. 檔案管理標準與規范不統一。多數大中型企業檔案管理的標準與規范存在差異，企業系統內部各單位的檔案管理標準與規范也未統一，檔案數據格式、著錄信息的內容不同，就會造成數據錯誤、數據丟失。在信息化建設過程中，不僅需要對歷史數據進行更改與遷移，也需要對正在形成的數據進行規范管理，因此，在短時間內實現檔案管理標準與規范的統一成為檔案數字化、信息化建設的內在要求。
2. 企業的檔案觀念落后于檔案信息化建設發展要求。目前，企業檔案管理人員仍堅持僅提供檔案查詢利用服務，很少考慮積極為企業發展，為社會提供信息查詢的問題，“多一事不如少一事”的思想束縛了企業檔案管理工作的深入發展。檔案信息化建設需要專業的檔案人員，需要先進的檔案管理系統，但處于企業管理邊緣化的檔案管理工作未能得到領導的重視，這讓檔案管理人員缺少積極服務，加快檔案信息化建設的勇氣與信心。
3. 企業管理流程未涉及檔案管理流程成為檔案信息化建設的主要障礙。很多企業的管理流程大多只是業務管理、經營管理流程，整個管理流程未涉及檔案管理流程，因此，檔案管理只能依靠檔案室人員的努力，進行簡單的字段信息著錄，檔案管理系統未能實現與整個企業管理系統的集成，成為企業檔案信息化建設的主要障礙。
三、 企業檔案信息化建設的有效途徑
1. 制定檔案信息化建設的制度與方案，加強質量控制。實現檔案數據管理的標準化與規范化是實現檔案信息化的基礎，沒有統一的標準，就無法實現檔案數據的整合與共享，實現檔案信息建設。因此，企業在開展檔案信息化建設之初，就應制定檔案信息化相關標準、規范等制度，從根本上解決檔案數字化、信息化問題。依據檔案信息化建設的相關制度，制定檔案信息化建設方案。檔案信息化建設方案的制定有利于企業從宏觀與微觀兩個方面全面的考慮檔案信息化建設的意義與措施，從企業發展的戰略高度推動企業檔案信息化建設。
2. 轉變傳統觀念，培養積極服務企業和社會的思想。首先，要樹立開放意識和服務意識，變被動服務為“面向社會，多方聯系，圍繞企業中心工作”的主動服務思想，只有這樣，才能使檔案工作不再局限于提供簡單的檔案查詢利用服務方式，實現檔案信息資源深層次挖掘。為此，企業檔案部門應轉變思想，充分認識到檔案及其信息化的重要性，將檔案信息化工作作為一項重要的戰略工作，加大對檔案信息化建設的投入，通過多種途徑實現檔案信息化，加快檔案信息化建設，以更有效地利用檔案資源為企業、社會提供多元化的信息服務。
3. 培養專業的檔案人才。培養一支高素質的檔案隊伍是進行檔案信息化建設的堅強支柱。檔案信息系統的建設需要檔案人員提出需求分析、模塊設計等要求，檔案信息化建設需要檔案人員的專業領導，實現雙方的有效溝通與合作，共同建設一個符合企業發展和檔案管理的檔案信息系統。
4. 提升企業管理。通過流程再造提升企業管理，是實現文檔一體化的基礎條件。面向信息化時代，企業應從自身的主要業務及相關業務出發，認真梳理企業各項流程，實現業務系統與檔案管理系統銜接，使文件通過檔案人員審核合格后，直接歸檔，為檔案信息化建設奠定資源基礎。某企業檔案館檔案信息化建設實現了各業務部門形成的文件在辦理結束之后，通過文件管理系統直接歸入檔案管理系統的整編庫，檔案管理人員通過對整編庫的待歸檔檔案進行審核，將各項信息填寫合格的文件歸入檔案數據庫，未合格的文件則返退給業務部門，再由業務部門進行修改。從而，實現了檔案管理系統與業務管理系統的有效銜接，實現了文件的隨辦隨歸，能夠及時的確保檔案歸檔的準確性、完整性。
5. 實現資源整合。收集社會關于本企業、本行業的相關政策、制度、發展情況等信息，以豐富檔案信息資源，實現資源整合，是更好地為企業發展服務的重要信息基礎。某企業檔案館根據企業特點、行業特點收集了相關政策、制度，在檔案管理系統中建立了政策制度模塊，以供專業人士查詢利用。同時，為豐富館藏資源，除了管理本企業形成的所有檔案外，還收集存儲了國內外重大報刊、媒體對本企業的報道，為企業發展奠定了豐富的信息資源基礎。（作者單位：國家電網公司檔案館）
參考文獻
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1．1缺乏健全的檔案信息化管理制度
在日常運行過程中，檔案信息化管理是企業不可忽視的一項關鍵性工作，而檔案信息化管理工作的順利開展離不開健全的檔案信息化管理制度。但在實際工作中，由于受到多方面因素影響，加上檔案信息化管理發展時間不長，檔案信息系統還需要進一步完善。部分企業對檔案信息化管理缺乏正確的認識，沒有意識到其重要性，沒有結合各方面情況，優化完善已構建的檔案信息化管理制度，不符合新時期檔案信息化管理客觀要求，和自身發展目標、發展趨勢等不吻合，導致檔案信息化管理工作無法順利開展，影響檔案信息化管理水平的提高。
1．2檔案信息網絡安全性不高
在新形勢下，信息技術飛速發展，網絡大都處于不設置防護狀態，具有鮮明的開放性特點，大幅度降低了檔案信息網絡安全性，日常運行過程中，極易出現各種漏洞，大幅度提高了網絡運行風險系數。同時，廣域性、共享性分別是網絡分布、信息資源二者顯著特征，導致網絡運行中各類數據信息極易被“竊取、篡改”。針對這種情況，在日常管理中，企業并沒有客觀分析網絡運行情況，采取合理化措施，加強網絡防護管理，導致網絡運行中頻繁出現安全隱患問題，傳輸的信息數據準確率不高，不利于日常相關工作的順利開展，阻礙了檔案信息化建設。
1．3檔案管理模式不合理，檔案管理人員綜合素質有待提高
在檔案信息化建設中，紙質檔案、電子檔案并存是我國企業常采取的方式。從整體上說，大部分中小企業檔案信息化建設水平不高，仍然采用傳統單一化檔案管理模式，比如，較大的收集工作量、較高的檔案保管成本、較低的檔案分類整理效率，不符合電子檔案管理客觀要求，電子檔案利用率不高，急需要進一步優化完善。同時，在檔案信息化建設中，企業沒有定期對檔案管理人員進行合理化培訓，檔案管理人員責任意識、服務意識等薄弱，缺乏較高的職業道德素養，缺乏扎實的檔案信息化管理知識，檔案信息化管理技能不高，無法有效處理檔案信息化管理中一系列問題，經常違規操作，急需要進一步提高他們綜合素質。
2企業檔案信息化管理強化對策
2．1優化檔案信息化管理制度
在日常運行過程中，企業要全方位正確認識檔案信息化管理，將其作為日常一項關鍵性工作，圍繞自身發展目標、發展方向、自身規模等，客觀分析檔案信息化管理情況，優化完善已構建的檔案信息化管理制度，有效指導一系列檔案信息化管理工作，最大化提高檔案信息化管理水平，促使各類檔案信息數據得到合理化管理，充分展現檔案信息利用價值。
2．2注重檔案信息網絡安全防護，構建檔案數據庫
在檔案信息化管理中，企業要結合各方面情況，構建“科學、合理”的檔案信息化安全保障體系，加大檔案信息網絡安全防護，客觀分析檔案信息網絡特點、性質，尤其是存在的問題，科學安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統，充分發揮其多樣化作用，提高網絡安全性。企業要優化利用先進的技術，構建合理化的檔案信息管理系統，借助電子技術、數字技術，科學轉變文本檔案，使其成為電子檔案，科學管理各類檔案信息，圍繞不同級別，加密處理檔案數據信息，結合各方面情況，科學設置檔案訪問、管理權限，促使檔案管理更加安全。此外，在檔案信息化管理中，企業要從實際出發，優化利用先進的技術，借助信息化手段，構建具有自身特色的檔案信息數據庫，及時存儲并動態管理重要的檔案數據信息，最大化提高檔案信息數據準確率，充分展現多樣化價值。
2．3提高檔案管理人員綜合素質
從某種角度來說，企業檔案信息化管理水平高低離不開“高素質、高水平”的檔案管理人員。在檔案信息化管理中，企業要將檔案管理人員培訓工作放在關鍵性位置，結合檔案信息化管理客觀要求以及存在的問題，制定科學的人才培訓計劃，定期對其針對性培訓，不斷強化他們的責任意識、服務意識等，使其具備較高的職業道德素養。企業要注重理論知識和實踐相結合的培訓模式，引導他們學習檔案信息化管理知識，使其具備扎實的理論知識，多層次加強對檔案管理人員的信息化技術培訓，能夠熟練操作檔案信息化管理設備設施，不斷提高他們的綜合素質。在此過程中，企業要注重先進人才的引進，優化調整檔案管理人才結構，不斷發展壯大檔案管理隊伍。
3結語
總而言之，在社會經濟發展的浪潮中，企業必須全面、客觀認識檔案信息化管理，優化檔案信息化管理制度，注重檔案信息網絡安全防護，提高檔案管理人員綜合素質等。以此，最大化提高檔案信息化管理水平，提高檔案數據信息利用價值，在降低企業運行成本的基礎上，實現最大化經濟效益，促使企業走上健康穩定發展的道路，擁有更加廣闊的發展前景。
作者:黃井明 單位:乳源縣就業服務管理局
參考文獻
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篇7
一、影響企業檔案信息化建設的現狀及原因分析
1.標準多樣化制約企業檔案信息化建設?，F有的企業檔案管理標準有國家標準、行業標準和企業標準，由于各企業執行的標準不統一，既有執行國家標準、又有執行行業標準，還有執行企業標準，這在一定程度上制約了企業檔案信息化建設的發展。檔案管理標準化是檔案信息資源集成和共享的前提條件，檔案信息化建設需要統一規范的管理方法和技術手段。
2.信息多元化影響企業檔案信息化建設。傳統的企業檔案主要是以紙質檔案為載體模式，隨著計算機的飛速發展和普及，企業檔案管理發生了深刻的變化，主要表現：一是檔案的載體形式呈現多樣性，一般分為紙質、磁盤（帶）、光盤、膠片；二是檔案格式多樣性，從一維空間發展到三維空間，從文字、圖像到聲音、三維模型；三是企業檔案的內涵不斷豐富，不再是單純的科技、會計、文書等傳統的種類；四是軟硬件不斷地升級換代，成為影響檔案信息化的一個主要因素。
二、企業檔案信息化建設的發展趨勢
1.檔案管理理念的改變。企業檔案管理理念將由“前端管理、全程控制、協同運營和電子文檔”取代“末端收集、分段管理、獨立展開和紙介文檔”管理理念。
2.檔案業務流程的再造。企業檔案管理將對檔案資源進行整合和深度挖掘，通過統一的管理平臺，及時有效地提供檔案信息為企業服務，實現企業檔案的收集整理、科學保管、開發利用、信息服務全過程的網絡化管理。
3.檔案人員素質的提升。企業檔案管理需要具有檔案學、管理學和數據庫管理的綜合型人才，高素質、專業化的檔案管理人員隊伍，能夠在加快檔案信息化建設的進程中起到決定性作用。4.檔案管理模式的轉變。企業檔案管理實現傳統的手工管理模式向計算機技術、網絡技術的電子辦公模式轉變以及檔案管理人員從保管服務型向提供利用型轉變。
三、企業檔案信息化建設的探索與實踐
1.長遠規劃法。企業檔案工作與企業的生產經營密切相關，如何確保企業檔案系統、完整、準確和安全，更好地為企業生產經營、技術開發和科學研究服務，是開展企業檔案信息化建設的重中之重。因此，我們從檔案工作實際出發，制訂企業檔案工作長遠發展規劃，并列入企業信息化發展規劃，按照檔案信息化長遠發展規化，推進檔案信息化建設的實施。
2.定性分析法。根據企業檔案信息化發展規劃，我們堅持以企業生產經營為中心，通過對各類檔案分析對比，找出企業中利用率最高、利用最廣泛，利用需要最迫切的檔案類型，本著急用先上的原則，率先實施檔案數字化建設，為全面推進企業檔案信息化建設邁出堅實步伐。
3.實踐驗證法。一是實現檔案多全宗管理，除對母公司各類檔案實現全面管理外，實現對子公司和異地檔案的管理；二是實現檔案效率的提升，檔案人員可直接利用相關數據進行檔案編目，節省了檔案整理時間，提高了檔案利用效率；三是實現檔案資源的優化，節省檔案存儲空間，有利于檔案的異地備份；四是實現網絡化的借閱審批，最大化地為檔案使用者提供最優質、最方便的服務；五是實現檔案遠程查詢利用，各個部門根據相應的權限，可在任何地方進行檔案的查借閱。
4.循序推進法。為了推進檔案信息化建設，我們公司按照循序推進的原則，分階段實施檔案信息化建設。2011年，建立檔案信息化管理平臺，設立公司檔案網站，填補公司檔案信息化建設空白；2012年，開展產品底圖數字化，提升產品底圖利用效率，實現檔案資源由保管服務型向主動提供利用型號轉變；2013年，開展數字化檔案館基礎數據一期建設，引進數字檔案館模型理念，提出238檔案數字化工作法；2014年，實施數字化圖書館建設，提高科技圖書期刊利用效率，實現為公司生產經營和技術研發提供方便、快捷和優質的服務；2015年，檔案信息化管理平臺優化與完善，適應企業生產、經營和管理工作的實際需要。
四、企業檔案信息化建設取得的初步成效
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關鍵詞：企業人事檔案；信息化管理；挑戰
人事檔案管理是將企業所有職員的信息歸類、整理的過程，它是一項精確度相對較高的工作，且需要專業水平較高的人員從事相關管理工作。為了保證工作的效率和準確性，通常采用信息化管理，而傳統的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點逐漸被時代淘汰。隨著科技的進步和社會的飛速發展，人們已經步入信息時代。信息時代主要以計算機為主要工具，通過互聯網進行連接。作為企業管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過渡。在這一過程中，不免會出現各種各樣的困難和挑戰，但企業人事檔案管理者應該采取積極的應對措施，以促進企業人事檔案信息化的全面、深化管理。
1 企業人事檔案信息化管理的重要意義
企業人事檔案信息化管理對于企業人事管理行業來說至關重要。它不僅是時展的必然趨勢，符合時展的潮流，也是企業人事檔案管理的一個創造性的飛躍，對企業、社會以及自身都意義重大。它具有很多獨特的優點，既能保證工作效率，又可以化繁為簡。在企業人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質量和效率，它主要是減少了傳統人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內容也發生了相應的變化。人事檔案信息化管理的重復使用率較高，傳統的管理雖然建立檔案相對容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復利用，可以對人才的綜合信息進行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯網進行連接的，這擴大了人才的信息資源，使其在全國范圍內進行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業率，實現企業的個性化和多元化發展。人事制度對于企業管理來說也是至關重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長期進行保存，還可以進行備份防止丟失。相對于紙質版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業人事檔案管理行業帶來了福音，這有利于推動人事檔案管理的發展、進步和完善。
2 企業人事檔案信息化管理面臨的挑戰
2.1 工作量大，效率低
人事檔案管理是一項特殊的工作，長期以來，企業人事檔案管理的管理模式和方法相對滯后，一般以單一的管理方式進行信息庫的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內容繁瑣，經常存在或多或少的誤差，這嚴重制約了企業人事檔案管理的發展。在實際的管理過程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進行封存，這制約了企業人事檔案的流轉和共享，且查閱起來相對困難，耗時耗力；另外，傳統的檔案管理使得人才的流失嚴重，不利于企業對于人才的配置，對于企業來說，人才得不到合理的利用，將會造成極大的損失。
2.2 管理人員的業務水平不足
管理人員的業務水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統的人事檔案管理者的業務水平都是由傳統管理培訓所得，對于他們來說，人事檔案信息化管理是一個新的領域。由于信息技術水平有限，管理人員對于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進程面臨著較大的挑戰。管理人員是企業人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠實行。
2.3 信息化落后
人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實際運行中，需要足夠的信息化設備作為支撐。信息化設備主要包括軟件設備和硬件設施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實施人事檔案信息化管理的基礎。但是，企業大多缺乏管理軟件和平臺，設施設備不足，不能滿足現代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實行。信息化設備是實現人事檔案信息化管理的物質基礎，缺乏了物質條件，人事檔案管理信息化的推進更加艱難。
2.4 人事管理與計算機操作不兼容
人事檔案管理改變了傳統的管理紙質版檔案的方法，它主要以網絡為載體，利用計算機將人事檔案儲存在網絡數據庫中。人事檔案以信息文件的方式進行儲存，可以提高它的重復利用率，也可以起到一定的保護作用。但它仍存在很多不足，傳統的人事管理技術和工作內容與信息化管理相差甚遠，且利用計算機進行操作以實現轉變的難度系數較大，需要相當長的時間來實現。由于技術層面的問題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴峻。
2.5 缺乏規范
處于信息化時代，很多企業已經認識到了轉變人事檔案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價值和意義，并進行了初步的嘗試。在對人事檔案管理進行改革的過程中，這些企業仍存在諸多問題。企業管理者并沒有完全貫徹改革，也未制定相應的標準和規范，在推進人事檔案信息化管理的過程中，落實力度不夠，各種問題便隨之出現。檔案信息不完整、錄入錯誤、信息的及時性、精準性等都存在問題，嚴重阻礙了企業的信息化建設。
3 應對企業人事檔案信息化管理的策略
3.1 增強管理人員的技術水平
管理人員是推行人事檔案信息化管理的關鍵。對于管理人員來說，首先必須具備較高的信息技術水平和業務管理水平，另外，還應該熟悉國家規定和相關法律。只有這樣，才能達到較高的管理水平。對于只接受過傳統管理培訓的老員工來說，應該注重他們業務水平的提高，可以對他們進行信息化操作技術的培訓，以使他們熟練掌握并操作現代化設備。此外，還應提高管理人員的素質，培養他們的責任意識和大局意識，以提高工作效率。
3.2 完善設施設備
現代化設施設備是實現人事檔案管理信息化的先驅。對于一些落后的管理軟件和平臺，應視其情況進行更新、升級和淘汰，對于一些缺少的現代化設備，企業應該加大資金的投入，購入相應的硬件和軟件設備，為人事檔案信息化管理提供物質基礎，并滿足人事檔案管理信息化的相關需求。
3.3 使管理體制趨于完善
企業從傳統管理向信息化管理過渡的過程中，應該根據企業自身的發展特點制定獨特的管理體制。在進行人事檔案管理信息化的過程中，應該根據企業制定的規范嚴格執行，以確保人事檔案信息的及時性、準確性。
3.4 規范管理技術標準和管理工序
在推行人事檔案信息化管理的過程中，應該熟悉掌握其管理流程和要點，以原有技術標準為基點，進一步規范管理技術標準，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實際管理過程中，管理人員應根據相關標準嚴格落實，以確保管理工作的順利實施。
4 總結
社會的現代化程度愈高，信息化的發展程度也就愈高，目前，我國各個領域的發展都離不開信息技術，信息技術一方面提高了工作效率、節省時間，另一方面也給人們帶來了便利。由于人事檔案管理是一項相對傳統的行業，因此，在向信息化、現代化過渡的過程中，會存在各種各樣的挑戰。但挑戰是一個不斷完善、進步的過程，只要抓住問題的根本，對癥下藥，便能早日實現跨越。
參考文獻
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篇9
[關鍵詞]企業檔案；檔案管理；信息化
加強信息化管理，已經成為企業檔案管理的一個主要趨勢和途徑。檔案信息化建設是時展的需要，是企業檔案工作的主流，是企業檔案管理改革的方向。
一、企業檔案信息化建設的主要內容
檔案信息化建設的主要內容是通過運用終端設備的信息化采集（收集）工具，以數據中心的存儲為載體，以數據庫建立起來的檔案信息庫為系統核心，采用檔案信息管理軟件系統為應用管理的平臺，進而實現信息化信息在終端與數據中心之間進行互聯，以達到管理人員或一般用戶對檔案相關資源進行Internet/LAN的應用管理的目的，以實現信息化管理模式和輔助實體管理模式的最優結合。積極推進各類檔案的數據庫建設，加速局域網建設，將檔案數據庫作為重要信息。將傳統的檔案信息通過計算機、系統等軟硬件的處理，轉化為相對應的數字信息，并存儲于檔案館數據信息中心，管理人員或者一般人員可以根據相應的權限在客戶端對其進行信息的調用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發揮。造就一支高素質的檔案信息化人才隊伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設成功與持續發展的關鍵。
二、企業檔案信息化建設的重要性
隨著互聯網應用的廣泛普及和深入，網絡化工作模式已經滲入到當今社會各行各業，人們必須以網絡的高效率來適應社會的發展需要。但是由于種種原因，我國的檔案管理在信息化和信息化的進程中普遍處于相對滯后的階段。隨著我國企業各項管理工作向信息化發展，企業檔案信息在企業日常管理中的地位越來越重要。為了更有效、更快捷地開發和應用檔案信息資源，充分發揮企業檔案在企業管理工作中的作用，就必須實現檔案管理的信息化來逐漸替代和優化傳統的檔案管理模式。這其中包括運用網絡信息檢索技術實現檔案檢索的自動化、運用縮微技術實現檔案存貯的縮微化、運用現代通訊技術實現檔案信息的網絡化等。檔案工作的信息化已經成為檔案人員不得不面對的新課題，企業檔案工作的信息化建設己成為企業檔案的發展趨勢。
三、企業檔案管理信息化建設中存在的問題
1.檔案管理人員綜合素質偏低
檔案管理人員的素質是檔案管理信息化的關鍵。合格的檔案信息化管理工作者掌握計算機理論知識和運用技能，具備檔案信息加工提煉能力，更重要的是把有價值檔案信息快速有效地傳遞給檔案利用者。這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質。而目前，檔案管理人員的整體素質較低，知識結構不合理，熟練掌握計算機的人才匱乏，絕大多數人都不能運用現代化的技術和工具。缺乏信息開發應用的敏銳意識，特別是通曉檔案管理專業知識、計算機技術、網絡技術的復合型人才匱乏，影響了檔案管理信息化建設的開展。
2.檔案管理信息化缺乏安全的網絡環境
檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。檔案信息化加強了檔案部門與外部門間的聯系，但也相應帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問等造成的安全問題。這也是眾多檔案管理部門遲遲不愿意上網的重要原因。
3.對檔案的重視程度不夠
長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。
四、建立企業檔案網絡的方法
人才資源信息是一個國家、地區、行業經濟高速發展的必要前提，是社會進步的必要條件。針對我國檔案網絡滯后，計算機管理檔案不成熟，缺乏一支既熟悉檔案工作又精通計算機業務的專業隊伍，檔案部門網絡意識淡漠的現狀，應采取如下方法：
1.網絡建設，從實際出發。做好企業內部員工的培訓工作。作為信息社會的主要工具，計算機必須普及到每一個部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復性的手工操作?，F代信息網絡的建設需要大量投資，需要專業的計算機人才來建設和做好網絡的日常維護工作。網絡建設要從實際出發，因地制宜，循序漸進，做到逐步擴大，逐步完善。
2.搞好建設，抓基礎工作。檔案整理、檔號編制的規范化、檔案數據庫的建立，都是建網的條件。準備工作做得充分、細致、精湛，信息網的建設才能搞好。
3.必須實現檔案標準化。在標準化方面要有各種嚴格的技術標準，要求做到各種數據庫的設計一致或兼容，同時要求檔案整理的標準化、著錄的標準化、分類的標準化和檔號編制的規范化。
4.搞好數據庫的建設，實現網絡化。數據在檔案業務建設中是一項最費時、費工的工作。數據庫的建立從一開始就要標準化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標引等標準來做。
5.加強隊伍建設?，F代人力資源信息網的建設需要有高素質、懂技術的人才來做，除檔案學、計算機知識外，最起碼應該懂得一些信息科學知識和信息經濟學知識.不然的話，就會因為從業人員的素質不高而影響檔案資源的有效利用。
總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求，各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現企業檔案的信息化建設。
參考文獻：
篇10
【關鍵詞】檔案信息化；電子檔案；傳統檔案管理；人才；效率
企業檔案是企業經濟建設、工作查考、學術研究的重要資源，檔案信息化是企業信息化工作中的重要環節，也是企業管理推進的一個重要目標。加強對檔案信息化建設的力度，檔案的信息資源的作用得以充分發揮，是檔案管理的目標。加強檔案管理現代化，一定要結合客觀實際，汲取傳統檔案管理的有益經驗，從本單位實際出發，適應本企業生產的需要，更好地為企業生產服務。
一、檔案信息化建設的主要內容
1.檔案標準化建設。檔案標準化是對檔案形成過程中所產生的電子文件、歸檔和電子檔案信息重復性的事物和概念為對象制定的各種標準。檔案信息化的標準化主要包括管理標準規范、業務標準規范和技術標準規范三個方面。企業內部要嚴格做到檔案各項信息數據、各種模版、代碼的統一。我們傳統檔案的管理是標準規范的，電子文件、電子檔案的標準更要高于傳統檔案，因為所有的信息化的工作都依賴于數據庫、計算機、網絡等等，所有的工作流程都需要通過計算機來實現，所以，我們企業的檔案部門有責任根據國家和行業的要求把標準化完善到整個企業。隨著時間的推移，國家檔案行政管理部門將逐步制定和完善一些法規性的國家和行業的標準規范，以保障電子文件檔案信息的統一規范和資源共享，還有使用計算機應遵守的安全法規和標準，數字檔案信息資源合法化規范標準，檔案管理中的各個規章制度將做到盡善盡美。業務標準規范是對電子文件檔案形成過程中電子文件檔案的術語、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準及管理規范化。技術標準規范是指在檔案工作過程中數據交換標準規范、電子文件檔案的數據存儲格式規范、數據加密的規范、水印技術規范以及系統軟硬件設施技術標準等。其中一些技術標準是電子信息管理的共用標準。
2.檔案數字化建設。檔案信息化建設的核心是檔案的數字化，利用計算機、軟件、數據庫等技術對傳統檔案數據進行處理，從而形成規范的電子文件信息。這些電子文件可能有多種格式，如文本文件、圖形文件、圖像文件、影音文件等等。檔案的數字化一是對已有的歷史檔案集中進行數字化處理，組織人力進行文件的掃描、OCR識別、掛接等工作。其次是改變檔案的收集歸檔工作方式，新產生的檔案采取電子和紙質并舉的方法，同時接受電子檔案和紙質檔案，檔案人員檢查通過后方可完成歸檔工作，這樣就走出了年年接收檔案，年年數字化的惡性循環。在對歷史檔案數字化處理過程中，對需要處理的檔案。首先要制定有待數字化性處理的一些原則，從眾多的檔案中，剔除無關緊要、可有可無的信息，無需“有文必掃”，選擇重點需要數字化的檔案以及那些需要保護的檔案、具有代表性的檔案。其次一定要紙質檔案與數字檔案并重，以紙質檔案為基礎，以電子檔案為信息化發展的有力武器。
二、檔案信息化中的重要技術因素
檔案信息化是信息技術與檔案管理的合理結合，沒有信息技術，檔案信息化難以得到推進。同時檔案信息化與傳統檔案的管理和手工模式也是分不開的。檔案信息化是檔案管理的一次革命，技術是檔案管理革命的先鋒，是檔案信息化中最有力的武器，有著傳統紙質檔案的基礎，有著傳統紙質檔案的保障，電子檔案、數據庫運用、資源共享才可以大刀闊斧的向更好的方向發展。電子文件與紙質文件共存，在各行各業，政府機關、企事業單位中的檔案部門，依然是二元格局，功能的完全替代很難，必然經歷一個漫長的漸進的過程，只要電子檔案的安全性沒有得到完全保障，人們就需要以紙質文件為基礎來保障檔案文件的安全。檔案的信息化沒有改變檔案工作的社會目標，它給檔案管理帶來的是更加全方面的、更加快捷的工作，減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了勞動生產率。同時也為查考、利用檔案的各行各業的人員提供了快速查詢、快速利用的各種方法和環境。這種變化還隨著信息技術與檔案管理的有機結合逐步高速發展而變化。因此，在檔案信息化發展建設的同時必須建立在傳統紙質檔案保障的基礎上，對信息技術的發展保持高度的敏感性，及時追蹤新技術的發展趨勢，從中尋找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究將各種信息技術引入檔案工作的可能性、必要性。使之更能適用于檔案工作的目的。
應重視檔案信息化的技術因素，但不能唯技術論。唯技術論表現之一是認為技術是萬能的，可以實現所有的檔案業務，各個環節都想利用計算機來實現，忽略了人的主觀能動性，在信息化建設中人處于被動的局面。表現之二就是檔案建設追求完美，一步到位，不根據自身情況出發而是追逐最先進的軟硬件技術，加大了檔案信息化的成本。檔案信息化建設是一個漫長的過程，因此檔案信息化要從實際出發，根據企業自身的實際現況，采用最適合的技術，在選用時要認識到先進的技術有時由于缺乏時間的考驗和社會的認同，具有一定的風險性，而且還要考慮到技術的更新頻率、更新周期。
三、加快檔案信息化建設的兩個關鍵
（1）充分發揮檔案信息化中人的作用。檔案人才隊伍建設是檔案信息化建設的關鍵因素之一。檔案信息化要求檔案人員不僅需要掌握檔案專業知識，同時還需要掌握計算機網絡、數據庫、計算機軟件等知識。信息技術的復雜性及快速更新性要求其人才必須具有扎實的技術基礎和持續的再學習能力，再加上專業的檔案管理知識和豐富的工作經驗。檔案信息技術人才的培養是一個漫長的過程，需要檔案工作人員逐步將多種專業技術合理融合在檔案工作中。人才隊伍的建設可以從內部和外部方面著手進行，可以體現在以下方面：一是在實施檔案信息化全員培訓的同時，逐步引進檔案人員相對年輕化，強化對檔案人員的技能，提升整個檔案隊伍的信息化素養。其一是組織一些檔案信息化知識的相關培訓、業務交流活動，盡量使所有的檔案業務人員都要參加，并將參加培訓的情況列入考核、評審的范圍，調動人員參與的積極性。其二就是規定相關崗位必須通過信息化專業知識的培訓考核后方能上崗。其三可以通過高等院校培養高層次的檔案管理人才或計算機專業人才，采用引進、聯合培養等方式培養人才，這也需要企業領導和人力資源部門的大力支持。二是強化對檔案人員的創新教育，充分發揮信息化建設中檔案人員的積極性、創造性。信息化建設應將檔案人員放在主體地位，需要每一位檔案人員，結合自己實際工作的經驗，出主意、想辦法，從而使工作更簡捷、更安全、更有效率。同時在知識結構方面、激勵機制等方面注入新的活力，使廣大檔案人員增強時代責任感，增強服務意識，采用最適于自己的數字和網絡技術并結合傳統檔案管理的方法，將檔案信息資源共享和開放的服務平臺發揮得盡善盡美，最大化滿足各專業人員查詢、借閱、利用等。這個漫長磨合的過程，不僅能逐步推動檔案信息化建設，也能讓檔案人員學習和總結好的經驗與方法。從而使檔案信息化工作多元化發展，實現檔案事業穩步發展。（2）與傳統檔案相結合提高檔案信息化工作效率。要切合企業實際，結合企業整體工作流程，把檔案信息化落在實處、見到實效。切忌照抄照轉照搬、切忌死搬硬套。在檔案工作的某個環節中計算機數據庫未必比傳統手工的的方式快。所以，檔案的信息化、現代化，應從企業工作的實際出發，汲取傳統管理中的合宜因素，從而提高工作效率。
四、對檔案信息化管理發展方向的構思
以紙質檔案為保障和基礎，創新思路，接受新的事物，利用先進的信息技術手段，減少工作量，提高效率。目前檔案管理工作有兩個大方面：一是收集整編各門類的檔案；運用新技術提高工作量，以滿足檔案數據的查詢需要。二是將檔案工作的重點逐步放在查詢借閱，創造快捷網絡環境、工作環境，用來提供利用各門類的紙質檔案以及電子檔案。檔案人員應在這個基礎上，利用好先進的硬件和配套設施，使用最適合自己的各種軟件，將最有效的傳統檔案的管理方式與最先進的信息相結合發揮檔案的最大價值。
參 考 文 獻
