半現行文件范文10篇

文件生命周期理論告訴我們，文件從其形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，在這個生命運動過程中文件先后表現出三種明顯不同的價值形態，因而文件的整個生命運動過程具有明顯的階段性特征，可劃分為三個階段，分別稱之為文件的現行期、半現行期和非現行期。雖然文件運動本質上與文件的移交、何存地點變化和管理方式變化并無直接聯系，但劃分文件運動階段的目的是為了更好地管理文件，因此文件在其整個生命運動過程的各運動階段內應分別采用何種存放地點和管理方式為宜，這便成為我們必須考慮和解決的問題。

現行文件應存放于文件的形成、使用部門，非現行文件應存放于檔案館，已形成共識，且世界各國普遍如此，而如何科學處置半現行文件卻存在著不同的構想、不同的做法。我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，這實質上客觀地規定了由這種單位內部建立起來的基層檔案管理部門來承擔本單位半現行文件的管理，這一半現行文件的處置模式顯然充分體現了它既不同于現行文件的處置方式，也不同于非現行文件的處置方式。如何科學地處置半現行文件使成為我國當前檔案學理論和實踐中迫切需要解決的一個重要問題，為此讓我們先來剖析一下世界范圍內處置半現行文件的各種模式。

一、文件中心

文件中心是國外許多國家處置半現行文件管理的一種組織形式，它的設置并不隸屬于哪一個文件形成單位，而是按地區建立的介于若干文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的社會化文件管理機構，并擁有人、財、物和管理自主權，其人員編制屬單獨列編的檔案管理事業編制。經費靠行政撥款。文件中心完全代替各機關管理半現行文件，中心內的半現行文件只為形成單位服務，不向社會開放，文件在中心內只作過渡性保存，一部分期滿后銷毀，另一部分需永保存的中心負責向相關檔案館移交。顯然文件中心充分體現了半現行文件管理的特色，既不同于現行文件的處置，也不同于非現行文件的處置，過渡性地處置只為形成單位服務的半現行文件，完全按照文件運動規律辦事。

由于文件中心突出了對半現行文件實行社會化、集約化和專業化管理的特點，因此它往往具備良好的文件管理硬件設施，穩定而又業務素質較好的文件管理者隊伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現行文件能得到科學管理，另外它合理高效地解決了文悠揚管理所需的人、財、物，從整體上能夠省人、省庫房、省裝具、省錢，降低了文件管理費用?？傊募行牡慕⒓瓤梢詼p輕各文件形成單位的負擔，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔起半現行文件的科學管理，方便形成單位的查找利用，又符合高效精簡節約的原則，成效顯著。也正因如此，文件中心能在國外許多國家得到普及和推廣。

但是，文件中心并非萬能，這種由政府撥款建立的文件中心并沒有也不可能針對一個地區的所有單位，它主要吸收一個地區內的各機關，那么對于這種文件中心吸收之外的單位，我們又該如何科學地處置它們的半現行文件呢?

文件生命周期理論告訴我們，文件從其形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，在這個生命運動過程中文件先后表現出三種明顯不同的價值形態，因而文件的整個生命運動過程具有明顯的階段性特征，可劃分為三個階段，分別稱之為文件的現行期、半現行期和非現行期。雖然文件運動本質上與文件的移交、何存地點變化和管理方式變化并無直接聯系，但劃分文件運動階段的目的是為了更好地管理文件，因此文件在其整個生命運動過程的各運動階段內應分別采用何種存放地點和管理方式為宜，這便成為我們必須考慮和解決的問題。

現行文件應存放于文件的形成、使用部門，非現行文件應存放于檔案館，已形成共識，且世界各國普遍如此，而如何科學處置半現行文件卻存在著不同的構想、不同的做法。我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，這實質上客觀地規定了由這種單位內部建立起來的基層檔案管理部門來承擔本單位半現行文件的管理，這一半現行文件的處置模式顯然充分體現了它既不同于現行文件的處置方式，也不同于非現行文件的處置方式。如何科學地處置半現行文件使成為我國當前檔案學理論和實踐中迫切需要解決的一個重要問題，為此讓我們先來剖析一下世界范圍內處置半現行文件的各種模式。

一、文件中心

文件中心是國外許多國家處置半現行文件管理的一種組織形式，它的設置并不隸屬于哪一個文件形成單位，而是按地區建立的介于若干文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的社會化文件管理機構，并擁有人、財、物和管理自主權，其人員編制屬單獨列編的檔案管理事業編制。經費靠行政撥款。文件中心完全代替各機關管理半現行文件，中心內的半現行文件只為形成單位服務，不向社會開放，文件在中心內只作過渡性保存，一部分期滿后銷毀，另一部分需永保存的中心負責向相關檔案館移交。顯然文件中心充分體現了半現行文件管理的特色，既不同于現行文件的處置，也不同于非現行文件的處置，過渡性地處置只為形成單位服務的半現行文件，完全按照文件運動規律辦事。

由于文件中心突出了對半現行文件實行社會化、集約化和專業化管理的特點，因此它往往具備良好的文件管理硬件設施，穩定而又業務素質較好的文件管理者隊伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現行文件能得到科學管理，另外它合理高效地解決了文悠揚管理所需的人、財、物，從整體上能夠省人、省庫房、省裝具、省錢，降低了文件管理費用?？傊募行牡慕⒓瓤梢詼p輕各文件形成單位的負擔，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔起半現行文件的科學管理，方便形成單位的查找利用，又符合高效精簡節約的原則，成效顯著。也正因如此，文件中心能在國外許多國家得到普及和推廣。

但是，文件中心并非萬能，這種由政府撥款建立的文件中心并沒有也不可能針對一個地區的所有單位，它主要吸收一個地區內的各機關，那么對于這種文件中心吸收之外的單位，我們又該如何科學地處置它們的半現行文件呢?

關鍵字：中心管理文件單位檔案基層形成處置管理部現行

文件生命周期理論告訴我們，文件從其形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，在這個生命運動過程中文件先后表現出三種明顯不同的價值形態，因而文件的整個生命運動過程具有明顯的階段性特征，可劃分為三個階段，分別稱之為文件的現行期、半現行期和非現行期。雖然文件運動本質上與文件的移交、何存地點變化和管理方式變化并無直接聯系，但劃分文件運動階段的目的是為了更好地管理文件，因此文件在其整個生命運動過程的各運動階段內應分別采用何種存放地點和管理方式為宜，這便成為我們必須考慮和解決的問題。

現行文件應存放于文件的形成、使用部門，非現行文件應存放于檔案館，已形成共識，且世界各國普遍如此，而如何科學處置半現行文件卻存在著不同的構想、不同的做法。我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，這實質上客觀地規定了由這種單位內部建立起來的基層檔案管理部門來承擔本單位半現行文件的管理，這一半現行文件的處置模式顯然充分體現了它既不同于現行文件的處置方式，也不同于非現行文件的處置方式。如何科學地處置半現行文件使成為我國當前檔案學理論和實踐中迫切需要解決的一個重要問題，為此讓我們先來剖析一下世界范圍內處置半現行文件的各種模式。

一、文件中心

文件中心是國外許多國家處置半現行文件管理的一種組織形式，它的設置并不隸屬于哪一個文件形成單位，而是按地區建立的介于若干文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的社會化文件管理機構，并擁有人、財、物和管理自主權，其人員編制屬單獨列編的檔案管理事業編制。經費靠行政撥款。文件中心完全代替各機關管理半現行文件，中心內的半現行文件只為形成單位服務，不向社會開放，文件在中心內只作過渡性保存，一部分期滿后銷毀，另一部分需永保存的中心負責向相關檔案館移交。顯然文件中心充分體現了半現行文件管理的特色，既不同于現行文件的處置，也不同于非現行文件的處置，過渡性地處置只為形成單位服務的半現行文件，完全按照文件運動規律辦事。

由于文件中心突出了對半現行文件實行社會化、集約化和專業化管理的特點，因此它往往具備良好的文件管理硬件設施，穩定而又業務素質較好的文件管理者隊伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現行文件能得到科學管理，另外它合理高效地解決了文悠揚管理所需的人、財、物，從整體上能夠省人、省庫房、省裝具、省錢，降低了文件管理費用?？傊?，文件中心的建立既可以減輕各文件形成單位的負擔，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔起半現行文件的科學管理，方便形成單位的查找利用，又符合高效精簡節約的原則，成效顯著。也正因如此，文件中心能在國外許多國家得到普及和推廣。

文件生命周期理論告訴我們，文件從其形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，在這個生命運動過程中文件先后表現出三種明顯不同的價值形態，因而文件的整個生命運動過程具有明顯的階段性特征，可劃分為三個階段，分別稱之為文件的現行期、半現行期和非現行期。雖然文件運動本質上與文件的移交、何存地點變化和管理方式變化并無直接聯系，但劃分文件運動階段的目的是為了更好地管理文件，因此文件在其整個生命運動過程的各運動階段內應分別采用何種存放地點和管理方式為宜，這便成為我們必須考慮和解決的問題。

現行文件應存放于文件的形成、使用部門，非現行文件應存放于檔案館，已形成共識，且世界各國普遍如此，而如何科學處置半現行文件卻存在著不同的構想、不同的做法。我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，這實質上客觀地規定了由這種單位內部建立起來的基層檔案管理部門來承擔本單位半現行文件的管理，這一半現行文件的處置模式顯然充分體現了它既不同于現行文件的處置方式，也不同于非現行文件的處置方式。如何科學地處置半現行文件使成為我國當前檔案學理論和實踐中迫切需要解決的一個重要問題，為此讓我們先來剖析一下世界范圍內處置半現行文件的各種模式。

一、文件中心

文件中心是國外許多國家處置半現行文件管理的一種組織形式，它的設置并不隸屬于哪一個文件形成單位，而是按地區建立的介于若干文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的社會化文件管理機構，并擁有人、財、物和管理自主權，其人員編制屬單獨列編的檔案管理事業編制。經費靠行政撥款。文件中心完全代替各機關管理半現行文件，中心內的半現行文件只為形成單位服務，不向社會開放，文件在中心內只作過渡性保存，一部分期滿后銷毀，另一部分需永保存的中心負責向相關檔案館移交。顯然文件中心充分體現了半現行文件管理的特色，既不同于現行文件的處置，也不同于非現行文件的處置，過渡性地處置只為形成單位服務的半現行文件，完全按照文件運動規律辦事。

由于文件中心突出了對半現行文件實行社會化、集約化和專業化管理的特點，因此它往往具備良好的文件管理硬件設施，穩定而又業務素質較好的文件管理者隊伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現行文件能得到科學管理，另外它合理高效地解決了文悠揚管理所需的人、財、物，從整體上能夠省人、省庫房、省裝具、省錢，降低了文件管理費用?？傊?，文件中心的建立既可以減輕各文件形成單位的負擔，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔起半現行文件的科學管理，方便形成單位的查找利用，又符合高效精簡節約的原則，成效顯著。也正因如此，文件中心能在國外許多國家得到普及和推廣。

但是，文件中心并非萬能，這種由政府撥款建立的文件中心并沒有也不可能針對一個地區的所有單位，它主要吸收一個地區內的各機關，那么對于這種文件中心吸收之外的單位，我們又該如何科學地處置它們的半現行文件呢?

文件中心作為一種半現行文件的管理機構，能否在我國普遍建立和推廣，這一問題在檔案界存在著較大的分歧。這種分歧在實踐上主要表現在：我國已經具備較為完善的機關檔案室體系，我們還是否有必要推翻檔案室而另建文件中心；文件、檔案分別管理的現狀及相對落后的信息（通訊）技術是否會成為推廣文件中心的障礙等。本文意在通過分析我國文件中心的實踐，其與外國文件中心的聯系和區別，與基層檔案室的關系等，闡明它在我國推行的合理性及實踐的方式。

一、我國文件中心的實踐

我國的第一家文件中心是1988年成立的甘肅省永靖縣文件中心，經過10年的發展，參聯機關已由原來的8家發展到24家，主要有縣政府、縣人大、縣政協、縣民政局、縣計委、縣經委等。它保管著各參聯機關的文書、專業檔案。永靖縣文件中心為縣檔案局（館）下屬的一個股級單位，在縣檔案局指導下開展工作。其主要職責是：1、負責對參聯機關形成的各類非現行文件進行收集、整理、分類、加工、立卷、歸檔、編目等工作，保證文件的齊全和完整，積極提供利用，為參聯機關服務；2、將到期的檔案及時向檔案館移交；3、鑒定、銷毀保管期限已滿、無繼續保存價值的文件；4、維護各參聯機關的使用和所有權，確保各類文件和檔案的機密與安全；5、為參聯機關復制案卷目錄，以利查找；6、為參聯機關編纂必要的文件匯集、大事記等資料。①

永靖縣文件中心的優越性體現在：既可以節省費用，又可以提高管理效益；既可以保證管理質量并安全保管，又可以更好地集中提供優質服務。但它在實踐中也存在著一些不足：1、各參聯機關的檔案意識減弱。各單位認為第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不問了；2、文件在第二年就移交進中心，有些還處于尚未處理完畢或正在利用的狀態，這樣做不利于文件或檔案發揮其現行效用；3、收集歸檔的文件偏重于文書檔案，而對聲像檔案等特殊門類和載體的檔案歸檔意識不夠；4、檢索工具單一，只有案卷目錄一種；5、編研材料不夠深入，只限于編輯大事記和一些文件匯編。

二、甘肅省永靖縣文件中心與外國文件中心的聯系和區別

外國文件中心于20世紀40年代最先出現在美國，是二次大戰期間，美國軍事機關為了保管數量龐大而又不經常使用的文件，設立的臨時性庫房，這就是文件中心的最初形式。由于它適應了美國二戰后的經濟形勢和管理半現行文件的需要，很快取得了法律地位。

機關檔案室在我國普遍地存在，其基本任務是集中管理本機關各部門形成的檔案，但是其檔案利用一直是封閉的，如何轉變其利用模式適應電子政府和政務公開的需要，是我們面臨的現實問題。

一、傳統機關檔案利用模式及其成因分析

我國機關檔案室長期以來處于封閉狀態，只是對機關內部提供利用。盡管在檔案法規中，也規定了經過本級或者上級機關的同意，機關檔案室可以向外提供利用，但是實際上由于手續的繁瑣和保密觀念的根深蒂固，很少有單位向外提供利用，對本單位提供的利用也是數量有限。

這種傳統機關檔案利用模式可以用下列圖表來表示：

相關單位（文件形成者）→←機關檔案室→檔案館

如圖所示，各機關把辦理完畢的文件通過“歸檔”這個環節直接轉變成檔案，保存在檔案室：機關檔案只對機關內部提供利用，保管一定期限后向檔案館移交。文件所針對的對象(文件接受者，有的稱文件內容針對者)或公眾幾乎沒有被考慮在內。由“歸檔”這個環節轉換來的檔案，有許多仍然是現行和半現行文件，但也被看成非現行文件塵封起來。整個圖表顯示的文件運動是線形的、簡單的運動。

機關檔案室在我國普遍地存在，其基本任務是集中管理本機關各部門形成的檔案，但是其檔案利用一直是封閉的，如何轉變其利用模式適應電子政府和政務公開的需要，是我們面臨的現實問題。

一、傳統機關檔案利用模式及其成因分析

我國機關檔案室長期以來處于封閉狀態，只是對機關內部提供利用。盡管在檔案法規中，也規定了經過本級或者上級機關的同意，機關檔案室可以向外提供利用，但是實際上由于手續的繁瑣和保密觀念的根深蒂固，很少有單位向外提供利用，對本單位提供的利用也是數量有限。

這種傳統機關檔案利用模式可以用下列圖表來表示：

相關單位（文件形成者）→←機關檔案室→檔案館

如圖所示，各機關把辦理完畢的文件通過“歸檔”這個環節直接轉變成檔案，保存在檔案室：機關檔案只對機關內部提供利用，保管一定期限后向檔案館移交。文件所針對的對象(文件接受者，有的稱文件內容針對者)或公眾幾乎沒有被考慮在內。由“歸檔”這個環節轉換來的檔案，有許多仍然是現行和半現行文件，但也被看成非現行文件塵封起來。整個圖表顯示的文件運動是線形的、簡單的運動。

機關檔案室在我國普遍地存在，其基本任務是集中管理本機關各部門形成的檔案，但是其檔案利用一直是封閉的，如何轉變其利用模式適應電子政府和政務公開的需要，是我們面臨的現實問題。

一、傳統機關檔案利用模式及其成因分析

我國機關檔案室長期以來處于封閉狀態，只是對機關內部提供利用。盡管在檔案法規中，也規定了經過本級或者上級機關的同意，機關檔案室可以向外提供利用，但是實際上由于手續的繁瑣和保密觀念的根深蒂固，很少有單位向外提供利用，對本單位提供的利用也是數量有限。

這種傳統機關檔案利用模式可以用下列圖表來表示：

相關單位（文件形成者）→←機關檔案室→檔案館

如圖所示，各機關把辦理完畢的文件通過“歸檔”這個環節直接轉變成檔案，保存在檔案室：機關檔案只對機關內部提供利用，保管一定期限后向檔案館移交。文件所針對的對象(文件接受者，有的稱文件內容針對者)或公眾幾乎沒有被考慮在內。由“歸檔”這個環節轉換來的檔案，有許多仍然是現行和半現行文件，但也被看成非現行文件塵封起來。整個圖表顯示的文件運動是線形的、簡單的運動。

機關檔案室在我國普遍地存在，其基本任務是集中管理本機關各部門形成的檔案，但是其檔案利用一直是封閉的，如何轉變其利用模式適應電子政府和政務公開的需要，是我們面臨的現實問題。

一、傳統機關檔案利用模式及其成因分析

我國機關檔案室長期以來處于封閉狀態，只是對機關內部提供利用。盡管在檔案法規中，也規定了經過本級或者上級機關的同意，機關檔案室可以向外提供利用，但是實際上由于手續的繁瑣和保密觀念的根深蒂固，很少有單位向外提供利用，對本單位提供的利用也是數量有限。

這種傳統機關檔案利用模式可以用下列圖表來表示：

相關單位（文件形成者）→←機關檔案室→檔案館

如圖所示，各機關把辦理完畢的文件通過“歸檔”這個環節直接轉變成檔案，保存在檔案室：機關檔案只對機關內部提供利用，保管一定期限后向檔案館移交。文件所針對的對象(文件接受者，有的稱文件內容針對者)或公眾幾乎沒有被考慮在內。由“歸檔”這個環節轉換來的檔案，有許多仍然是現行和半現行文件，但也被看成非現行文件塵封起來。整個圖表顯示的文件運動是線形的、簡單的運動。

編者按：本文主要從傳統機關檔案利用模式及其成因分析；機關檔案利用模式轉換的背景分析；機關檔案利用的新模式；機關檔案利用新模式的實現機制進行論述，其中，主要包括：我國機關檔案室長期以來處于封閉狀態，只是對機關內部提供利用、對文件生命周期理論認識不足、檔案的雙重價值論成為我國傳統利用模式的直接理論基礎、在機關檔案利用中，突出的表現就是文件接受者的權利被忽視、在政務信息公開和電子文件時代背景下，普遍建立文件中心仍然是不太必要而且是不太現實的、信息公開主要是政府行為，由政府進行信息或授權媒體公布施政措施、電子政府服務過程本身就是一個信息服務過程等，具體請材料請詳見。

機關檔案室在我國普遍地存在，其基本任務是集中管理本機關各部門形成的檔案，但是其檔案利用一直是封閉的，如何轉變其利用模式適應電子政府和政務公開的需要，是我們面臨的現實問題。

一、傳統機關檔案利用模式及其成因分析

我國機關檔案室長期以來處于封閉狀態，只是對機關內部提供利用。盡管在檔案法規中，也規定了經過本級或者上級機關的同意，機關檔案室可以向外提供利用，但是實際上由于手續的繁瑣和保密觀念的根深蒂固，很少有單位向外提供利用，對本單位提供的利用也是數量有限。

這種傳統機關檔案利用模式可以用下列圖表來表示：

相關單位（文件形成者）→←機關檔案室→檔案館