文件中心研究論文

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文件中心作為一種半現行文件的管理機構，能否在我國普遍建立和推廣，這一問題在檔案界存在著較大的分歧。這種分歧在實踐上主要表現在：我國已經具備較為完善的機關檔案室體系，我們還是否有必要推翻檔案室而另建文件中心；文件、檔案分別管理的現狀及相對落后的信息（通訊）技術是否會成為推廣文件中心的障礙等。本文意在通過分析我國文件中心的實踐，其與外國文件中心的聯系和區別，與基層檔案室的關系等，闡明它在我國推行的合理性及實踐的方式。

一、我國文件中心的實踐

我國的第一家文件中心是1988年成立的甘肅省永靖縣文件中心，經過10年的發展，參聯機關已由原來的8家發展到24家，主要有縣政府、縣人大、縣政協、縣民政局、縣計委、縣經委等。它保管著各參聯機關的文書、專業檔案。永靖縣文件中心為縣檔案局（館）下屬的一個股級單位，在縣檔案局指導下開展工作。其主要職責是：1、負責對參聯機關形成的各類非現行文件進行收集、整理、分類、加工、立卷、歸檔、編目等工作，保證文件的齊全和完整，積極提供利用，為參聯機關服務；2、將到期的檔案及時向檔案館移交；3、鑒定、銷毀保管期限已滿、無繼續保存價值的文件；4、維護各參聯機關的使用和所有權，確保各類文件和檔案的機密與安全；5、為參聯機關復制案卷目錄，以利查找；6、為參聯機關編纂必要的文件匯集、大事記等資料。①

永靖縣文件中心的優越性體現在：既可以節省費用，又可以提高管理效益；既可以保證管理質量并安全保管，又可以更好地集中提供優質服務。但它在實踐中也存在著一些不足：1、各參聯機關的檔案意識減弱。各單位認為第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不問了；2、文件在第二年就移交進中心，有些還處于尚未處理完畢或正在利用的狀態，這樣做不利于文件或檔案發揮其現行效用；3、收集歸檔的文件偏重于文書檔案，而對聲像檔案等特殊門類和載體的檔案歸檔意識不夠；4、檢索工具單一，只有案卷目錄一種；5、編研材料不夠深入，只限于編輯大事記和一些文件匯編。

二、甘肅省永靖縣文件中心與外國文件中心的聯系和區別

外國文件中心于20世紀40年代最先出現在美國，是二次大戰期間，美國軍事機關為了保管數量龐大而又不經常使用的文件，設立的臨時性庫房，這就是文件中心的最初形式。由于它適應了美國二戰后的經濟形勢和管理半現行文件的需要，很快取得了法律地位。

目前，在世界上建立文件中心或類似機構的國家越來越多，它們都是在檔案行政管理機關管理之下的，對各個不同行政機構的半現行文件進行經濟的保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進行系統處置的保管機構。其任務是：1、負責對半現行文件進行廉價的貯存和有效的保管，使機關擺脫半現行文件的沉重負擔，從而大大節省文件管理費用；2、負責為文件形成機關及時提供優質、高效服務，經文件形成機關批準也可為其他用戶提供服務；3、負責對半現行文件進行最終處置，從而保證進館檔案的質量。②

甘肅省永靖縣文件中心與外國文件中心的共同之處在于：1、都是保存和提供利用不同機構形成的半現行文件的中間性機構；2、都是本著精簡、節約、效能的原則建立的；3、它們都負責對檔案的最終處置工作，即銷毀或移交進館。它們的不同之處在于：1、外國文件中心并不接收所有的半現行文件。它不接收保存期限很短（如2－3年）的文件；需要長時間留存在形成機關的文件不宜過早地移交到文件中心；文件在文件中心的保管費用必須低于在形成機關的保管費用，而且每盒文件的月利用率不超過一次。文件中心通過上述手段保證接收文件的經濟合理。而在我國，則是在第二年上半年就需將上年度形成的文件或檔案移交到文件中心；2、外國文件中心與檔案行政管理機關只是業務從屬關系，而永靖縣文件中心則是同級檔案行政管理機關的內部機構；3、由于我國與國外關于“檔案”的定義和范圍不同，所以外國文件中心保存的稱作“文件”，而我國則稱作“檔案”；4、外國文件中心保持文件的原整理順序，而我國則是由文件中心進行整理；5、外國文件中心提供原件進行利用服務的方式比我國豐富，但它們不從事編制檢索工具和編研材料的任務；6、國外把文件中心比喻為“煉獄”，它們對文件最終轉化為檔案的鑒定非常嚴格，大約只有5－10％的文件能夠最終轉化為檔案進入檔案館保存，而我國在進館檔案的鑒定上要寬松得多。

三、在我國文件中心與基層檔案室應共存、互補

文件中心和當前普遍存在的基層檔案室功能是基本相同的，它們同為半現行文件管理機構，都處于機關現行文件與檔案館檔案管理的中間環節；它們都兼具滿足機關利用需求和確保進館質量的雙重任務。在長期的工作實踐中，基層檔案室也被證明了是一種適合我國國情，符合我國檔案管理體制和檔案學理論的管理方式，它有效地保證了國家檔案的完整與安全。但是，在當前社會飛速發展的情況下，這種“小而全”的檔案室模式相對比較松散，難以達到集約化、規?；墓芾恚焕跈n案領域人力和物力資源的有效利用。而且，很多基層單位的檔案人員身兼數職，業務素質較差，人員流動頻繁，檔案室有時形同虛設，管理質量難以盡如人意。所以，基層檔案室既有其存在的合理性，又有著明顯的不足之處，全盤地肯定或否定檔案室的做法是不現實的，在它現有體系上重建一套文件中心是不必要的。文件中心應作為檔案室的一種共存和補充形式，結合實際靈活設置。成效比較顯著的，如大中型單位檔案室仍可保留；一些規模較小，辦公地點集中，職能、性質近似的單位之間，可以嘗試建立文件中心。

如果在幾個單位之間成立了文件中心，文件中心就成為了這幾家單位保管半現行文件的管理機構，它所發揮的作用應基本等同于基層檔案室。但是，即使成立了文件中心，也仍然要讓文件（檔案）的形成單位負起收集、整理、歸檔的責任來，這樣一方面有利于增強形成單位的檔案意識和責任感，另一方面也有利于保證檔案的齊全和完整。檔案在形成之后，最好還是在原單位保存3－5年，以利于其現行效用的發揮。文件中心承擔對文件從產生到最終進館進行全面的控制和統一管理的職責。

四、文件中心的推廣符合我國的工作現狀

隨著機構改革的深入和社會檔案意識的普遍提高，文件中心將會出現在部分人員編制較少的省、市級機關和原本規模就比較小的地縣級機關及一些國有小型企事業單位，其原因在于：

1、它符合效益的原則。一些小的省市級機關和絕大部分地縣級機關，規模都比較小，業務工作量較少，對外聯系相對較少，形成的文件數量也較少，如果每個單位都配備檔案庫房，并有專人負責的話，無疑會造成人力、物力的浪費，與國家提倡的“精簡、效能”的改革精神相悖。

2、它符合我國機構改革的現狀。隨著我國政治、經濟體制改革的深入，國家機關削減了50％的工作人員，國有企業也開展了減員增效的工作，檔案機構、人員的削減首當其沖，省市級及以下的機關和一些中、小型企業很難再配備專職檔案人員，檔案的保管、利用工作都受到了一定的影響，文件中心恰好可以為這些單位提供解決問題的條件。

3、它有利于檔案工作現代化管理水平的提高。一些規模較小，檔案較少的單位如果使用計算機管理，無疑是大材小用，沒有必要；有些單位檔案人員編制較少，工作人員事務繁忙，無暇使用計算機管理；有些單位領導不重視，不為檔案部門配備計算機；還有的單位檔案人員年紀較大或業務素質差，不會操作計算機……這些都影響了檔案工作的現代化管理與社會、單位的現代化管理水平同步發展。而成立了文件中心后，檔案工作具有了一定的規模，又有相對穩定、數量較為充足、業務素質較高的檔案人員，對工作的開展較為有利。

4、理論研究的深入為文件中心的建立創造了條件。近年來，我國理論界對于我國是否可以建立文件中心進行了多次討論，意見雖不一致，但對建立文件中心的利弊分析得比較透徹，而且已有的聯合檔案室、文件中心又可提供借鑒經驗，可以避免或減少在實踐中走彎路，這些都為建立文件中心奠定了一定的基礎。

文件中心這種管理方式在我國基層單位的檔案管理方面有著很大的發展空間，但它的名稱卻值得進一步商榷。因為我國與歐美國家在文件何時轉化為檔案上認識不同，我國認為文件在形成之后的第二年上半年向檔案室移交即成為檔案，只有現行階段叫文件，半現行和非現行階段皆稱為檔案；而歐美的很多國家則認為文件進入檔案館后才叫檔案，現行和半現行階段都稱作文件。如果我國把這個過渡性機構也稱作文件中心的話，就混淆了我國關于文件與檔案界限的劃分，與檔案的概念和文件轉化為檔案的條件等諸多理論相矛盾。所以，將這一半現行文件管理機構稱之為中間性檔案館應更適合于我國檔案管理的實際情況。

綜上所述，中間性檔案館亦或文件中心，是適合我國當前國情、符合檔案管理現狀的一種管理方式，值得推廣。

注釋：

①《文件中心的理論和實踐》，張啟安，《檔案學通訊》1998．4。

②《外國現代檔案管理教程》，韓玉梅主編，中國人民大學出版社。