文件管理范文

導語：如何才能寫好一篇文件管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】科研;文件;管理

1.科研文件的分類

（1）某項科研會議

科研會議是科研管理的上級單位或者本單位根據某項科研工作為中心，召開的科研工作會議。這類文件一般包括召開會議的目的、會議地點、會議時間、舉辦單位、參加單位、會議議程安排、主持人、與會嘉賓等等內容。

（2）科研課題申報

科研課題分為縱向課題和橫向課題，政府或者企事業單位對當前需要解決的問題進行立項，為號召廣大科研工作者進行積極研究會下發針對課題申報的科研文件。這類文件一般包括文件下發單位、文件編號、課題來源、可申請的課題范圍、申請條件、課題結項時間等等內容。

（3）科研課題獲批通知

對申報的課題，經過形式審查、組織專家評審，最后確認課題立項。對于立項的課題，相關單位會下發獲批立項通知書。這類科研文件一般包括立項負責人、課題名稱、立項內容、結項時間等內容。立項負責人拿到立項通知書后還需要簽訂課題立項合同等程序才能確認自己申請的課題立項。

（4）科研成果評獎通知

各級科研管理部門（單位）為了充分調動系統內科研人員的科研積極性，激勵科研人員以更飽滿的熱情進行科學研究，促進本部門（單位）以及所屬下屬單位更加高質高量地組織開展科研學術活動，一般每一周期就進行一次系統內部的科研成果評獎活動，通過有規律地評獎活動，既表彰了系統內部具有較高學術水平、已經產生或者將會產生較大社會影響的優秀成果，又能激發科研人員和科研管理工作者的工作熱情，使各級各部門的科研工作，能更好地為社會發展服務，為各級黨委政府決策服務，把系統內的科研水平提高到一個新的高度。

為了使評獎工作順利開展，評獎組織部門（單位）會下發關于評獎的通知文件，文件內容一般包括評獎目的、范圍、機構、標準與方法、申報要求以及相關附件等內容。

（5）科研成果評獎結果通知

對于各級部門（單位）組織的科研成果評獎，經過材料收集、學術委員會評審，最終評出若干獎項，評出的獎項會通過科研文件的形式發到相關部門。這類科研文件一般包括評獎結果的概括介紹、各類獎項的等級、獲獎成果信息、獲獎單位和人員等內容。

2.科研文件管理的必要性

科研文件是重大科研活動的原始記錄，也是單位和科研人員科研能力的重要體現，必須管理好科研文件，促進科研工作更好地發展。

（1）重要的科研活動都是以科研文件的形式進行組織

為了組織好每一次重要的科研活動，組織單位都會對即將舉行的科研會議以文件的形式下發到各相關單位，文件中會指明科研活動的目的、活動范圍、參加活動的領導以及單位和人員、活動的時間、活動地點等事項。這些內容都是以后進行相關科研活動的重要參考，需要我們保存好、管理好。

（2）科研課題的申報和課題立項通知都是以科研文件的形式下發

高水平課題代表了一個學校、單位、團隊或者個人的科研水平，學校以及每一個單位、團隊和個人都很看重這些立項的原始材料，在說明一個單位、團隊或者個人科研能力時，比如在評估一個學校的教學科研情況時、單位爭取另外的科研課題時、個人評優以及職稱晉升時，這些材料是必須用到的支撐材料，所以這些文件的原件必須保存好。

（3）科研成果獲獎最終都以科研文件的形式下發

科研獲獎是科研管理機構對科研成果水平的認可，科研獲獎是對科研水平最有說服力的證據，所以每一個單位都對科研獲獎進行相應的獎勵，以鼓勵科研工作者更積極努力地進行科學研究?？蒲蝎@獎在認定單位或者個人科研能力方面更有說服力，占有更大的比重，同等級的科研獲獎的含金量遠高于課題的含金量。

3.科研文件管理的方法和建議

科研文件既是科研管理部門、科學研究部門以及科研工作者已經取得的科研成果的總結，又是以后科學研究工作順利進行的重要資料，不僅可以提高科研管理部門的管理職能，明確管理目標，又可以節省科學研究人員的重新組織資料，重新搜集資料的時間，提高科研效率。同時立項文件、獲獎文件又是某些單位科研人員職稱晉升時說明自己科研能力的重要依據，也是重點實驗室、研究所等科研成果的重要參考。所以，對科研文件的管理應該更規范、更細致，避免遺失。為了更好地管理科研文件，我們可以通過以下幾點方法進行科研文件的管理。

（1）原件送入檔案館建檔

大部分科研文件的原件只有一份，相當珍貴，如果不慎遺失，則損失重大，為此，我們一定要將科研文件的原件送人單位的檔案館進行保存妥善保存。檔案館有完善的管理措施和必需的保管設備，能確保文件不會損壞不會遺失，并且檢索方便。所以檔案館是重要的科研文件保管最佳選擇。

（2）各單位和相關科研人員保留復印件

對于職稱晉升、評優、評獎等工作，在使用科研文件時，大部分情況下都認可復印件。為了方便自己的使用，科研文件涉及到的單位和個人，在科研文件下發到本單位后，一定要首先進行復印，然后保留好科研文件的復印件，避免使用時再找尋科研文件的原件進行復印?，F在的電子掃描技術也比較方便，相關單位和個人可以將涉及到自己的科研文件進行電子掃描后，存到自己的計算機上。電子文件保存和使用都很方便，用時可以隨時打印。當然，必須用原件的情況下，到檔案館履行相關的外借手續借出原件即可。

（3）重視科研文件電子版的保存工作

電子文件是指在各種活動中，人們為了達到某一目的，利用電子設備生成的信息集合。根據文件的載體不同，電子文件分為光盤文件、硬盤文件、軟盤文件和磁帶文件等;根據文件的用途，可以將電子文件分為程序文件和數據文件兩大類;根據文件內部數據的組合形式，可以將電子文件分為數據庫文件和非數據庫文件;根據數據的表現形式，電子文件又分為字符文件、表格文件、圖文混排文件、數據庫文件、圖形文件、聲音文件、動態影像文件等。

與紙質文件相比，電子文件具有如下幾個特性[2]：

①非識讀性。本特性包含兩層含義，第一層是指電子文件人工不可以識讀的記錄符號，人類無法直接識讀，必須通過特定的設備以及相關程序才能識讀。第二層是指電子文件根據形成時使用的設備、存儲介質、電子文件的編碼形式以及傳遞方式等的不同，其識讀設備也不同。比如通過計算機形成的電子文件，要想識讀其信息，必須用特定的軟硬件才可以讀出其信息[4]。

②信息與特定載體之間的可分離性。原來的紙質文件其信息和信息的載體之間具有不可分離性，但是電子文件不僅可以方便地在不同載體之間轉換，還可以方便地將電子文件的信息進行復制、移動、壓縮、刪除、修改以及格式轉換、傳遞等操作，也就是說，電子文件的信息相對于其存儲載體來說是獨立的，可分離的[4]。

③信息的易變性。電子文件的易變性主要體現在以下四個方面。第一信息本身易更改，即電子文件通過相應的讀寫設備很容易將文件的內容進行更改，并且更改后不易發現更改痕跡[4];第二存儲介質易變質，即電子文件的存儲介質比較容易損壞，比如光盤易氧化、磁性存儲介質易被消磁，存儲介質損壞后，存于其中的信息很難再恢復出來;第三電子編碼易變化，即隨著技術的發展，電子文件的讀寫裝置以及存儲介質更新很快，新的讀寫設備和存儲介質出現后，電子文件新的編碼方式會同步出現，為防止電子文件信息的丟失，必須及時將電子文件轉移至新的存儲介質上，這就必然導致電子文件的編碼發生變化;第四識讀環境易升級，即讀寫電子文件的軟件和硬件環境隨著科學技術的發展而迅速升級換代，新的存儲介質出現、新的操作系統出現、新的軟件系統出現、新的編碼方式出現，這些都會導致電子文件識讀環境的升級。

④高密度性。隨著電子技術的快速發展，電子文件存儲介質的存儲密度越來越高，存儲容量越來越大，存儲介質容量的提高增加了存儲的信息量，節約的存儲成本，同時也對電子文件入檔后的安全性提出了更高的要求。一旦存儲介質失效，存放在該存儲介質上的電子文件都將受到嚴重威脅，這樣造成的損失將是巨大的[4]。

⑤集成性。相對于紙質文件，電子文件不光能承載文字和圖形信息，還可以記載聲音、動畫、視頻等信息，并且電子文件可以將文字、圖形、圖像、聲音、視頻等信息進行合成，形成多媒體文件。[1]并且超媒體文件可以將一個文件內部或者多個文件之間形成更為緊密的關聯，使電子文件的操作更方便。電子文件可以將多種媒體集成于一個文件中的特性可以更為生動真實地記錄社會活動情況。

⑥可操作性。電子文件具有方便操作的特性，查詢、追加、修改、刪除、排序、復制、移動以及傳輸等操作極為方便，可以方便用戶的使用，提高了數據的共享能力，方便了信息交流，但是，對于檔案文件的安全性、穩定性和保密性都提出了新的挑戰[5]。

電子文件的特點為電子文件的使用提供了諸多便利，為了更好地管理上級下發的紙質版的文件，可以將科研文件掃描成電子版進行妥善保存。為了更好地管理科研文件，可以將科研文件按照文件標題、文件編號、文件涉及的內容（包括科研活動、課題立項、獲獎等信息）、文件涉及單位名稱或者個人姓名、文件下發時間、文件下發單位等進行分類保存，方便檢索，使用時也可以直接打印，方便快捷。

電子文件的特點為電子文件的歸檔提出了新的要求，必須保證電子文件的真實性、完整性和可靠性[3]。保證數據的真實性。電子文件具有信息易變性和可操作性，其中的信息容易被更改。電子文件在形成過程中和入檔以后，如何保證電子文件的信息不被無意或有意的惡意修改，以保證電子文件內容的真實性，是我們必須認真考慮的問題。電子文件的真實性是指電子文件生成的過程真實，所使用的系統軟件可靠，并沒有被篡改或破壞。

數據的完整性和數據的一致性是在電子文件資料的收集過程中，檔案工作人員必須保證同一項課題的多個相關電子文件中的數據必須保證完整和一致。完整性可以保證電子文件中的數據準確可靠，滿足基本的約束條件;一致性是指在電子文件的格式轉換或者遷移過程中，保證相關文件和數據信息的一致性。

參考文獻

[1]國家檔案局.《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發[1987]6號）.

[2]譚必勇，王新.國家檔案資源整合與共享的控制機制探討[J].檔案學研究，2006（4）：17-22.

[3]張寧.淺析電子文件的原始性和真實性[J].檔案學研究，2003（1）：43-46.

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由于信息技術和網絡技術的迅猛發展，使辦公自動化系統（Office Automation System，簡稱OAS）增加了新的手段和途徑，文件處理的現代化也在加快。辦公自動化運用的結果，產生了兩類需要歸檔的文件，即紙質版文件和電子版文件。電子版文件在存儲、輸出、處理等方面具有優越性， 通過計算機手段實現公文的擬制、排版，并通過網絡手段實現公文的分發和流轉，有效地提高了公文處理和傳輸的速度，極大地提高了工作效率。那么，電子文件能否完全取代紙質文件呢？值得深入探討。就目前實際情況來說，如何使兩套歸檔方法相互利用、取長補短、相輔相成，協同發揮作用，值得重視和實踐。

一、各式各樣的文件管理在企業中的應用現狀

在企業里發生著各種各樣的文件往來，隨著電腦、網絡的普及，發現辦公室文件在制作、編輯、修改等過程中，手工操作的紙質文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步發生著紙質文件向電子文件方面的轉變。下面從單個方面以辦公室文件應用的調查統計作為基礎，分析企業辦公室文件管理的現狀。

1. 電子版文件和紙質版文件的優缺點

通過對4687人次的企業員工調查問卷的測試結果，發現紙質版文件的管理存在著諸多問題。體現出三個缺點，即（1）為了保證紙質版文件的管理所需空間，需要成本；（2）紙質版文件所需大量紙張等，造成資源浪費；（3）查詢紙質版文件時，耗時過長。

而電子版文件所涉及的文件管理，也有三點不盡人意，即（1） [是誰，何時，涉及此文件不清楚]，[最終文件是什么不明確]；（2）[電腦、版本出現故障，無法開啟]。（3）多數員工一起操作，比較困難。上述問題說明紙質版文件和電子版文件相差較大，不盡相同。紙質版文件比起電子版文件穩定性高，不受外界因素干擾，有些情況唯有使用“書面表達”，才能“利多弊少”；紙質版文件可以復印，多數人能夠一起作業，這些是紙質文件的優點。

電子版文件的應用，能夠克服紙質版文件的缺點；而電子版文件的缺點，能有辦法加以解決；大量使用電子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，這些事電子版文件的優點。

2. 電子版文件推廣的有利因素

據統計，電子化使用率約占60%，可參考圖1及其說明

3. 電子版文件使用的最大優勢-增強企業實力

如圖2所示，辦公室的許多業務，通過IT數字化處理，達到了提高效率、降低成本的目的。見圖2及其說明。

然而，辦公室文件管理的IT數字化，它所帶來的“效果”不甚理想，其原因是：企業團隊效率的提升，缺乏專業對口的改善，未能有效地做到電子化的緣故。

實踐表明，企業辦公室80%的員工通過對電子版文件的制作、修改、在一定范圍內進行，哪怕只是一個人稍作改變，其結果就會出現相應的效率提高，就會促進整個企業的成本降低，效率提高。

4. 紙質版文件相對“費時低能” ，卻能存在的思考

關于這個問題，恐怕與下列原因有關。

（1）對電子版文件“不習慣、不適應”（2）「不以書面表達，容易出現障礙，抱有這種心態的員工較多（3）即使最終使用了電子版文件，對其圖中的作業，不能推測以電子郵件進行，造成了非效率性，（4）對「靈活運用“業務專長”和“數字化”優勢，就會提高團隊的工作效率認識不足。這些問題，與其說是電子版文件本身，莫如說是使用員工的思想問題和技術有限。

二、克服電子版文件的二個弊端，實行“優勢互補“

靈活運用PDF 閱覽的軟件定位（Acrobat Reader是美國Adobe公司開發的一款優秀的PDF文件閱讀軟件），就能解決「誰，何時加以制作不明白，最終文件制成不清楚的問題，即 [說明功能]能夠簡單確認[誰]、[何時]加入了說明，又能開啟「共同閱覽。第一個PDF文件中復數成員，能同時加入評論意見，被加入了評論意見的PDF文件，可與其他成員共同享用，這樣就能以較高的效率進行文件的修改。

在Acrobat Reader中，關于一個項目資料可匯總為1個PDF文件夾，掃描后的紙質版文件，放入PDF文件夾中進行OCR（Optical Character Recognition）處理，能夠簡單進行文件的檢索，加速了文件的管理效率，其機能也可疊加起來。

另外，由于部門可以抽樣調查等，收集各個方面的意見，這樣的業務如使用[PDF格式]的話，從調查報告的分布到收集回答，集中計算，可用Acrobat Reader進行。為此，低效率的手工作業（紙質版文件）將被電子版文件所取代。

此外，動畫及音響的PDF文件方面的加入，印刷、復印、閱覽等細微的安全保護設計等，對Acrobat Reader來說，在工作單位，可高效的進行文件的制作、修改、資料共享等，使之成為多功能的操作，從而有利管理水平的提高。

在日常的團隊工作中，必須以書面表述，才能有效開展業務時，如果采用最合適的工具加上專業業務的稍事改進，也能使效率提升，成本降低。總之，兩者相輔相成，相得益彰。

三、電子文件推廣的前景與展望

從某種意義上說，電子文件管理是企業辦公室工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。因此，必須通過組織業務學習與技術能力培訓等活動，盡快提高工作人員對電子版文件管理的基本知識水平、掌握實際操作的技能，使其盡早擔負起電子版文件管理工作的重任，發揮其重要作用。

目前電子公文在企業中的應用還存在著諸多問題，可是隨著辦公自動化、政務信息化和電子商務化的進展，公文處理電子化已彰顯出勢不可擋的必然趨勢，這就要求我們從思想上、技術上、硬、軟件上、社會大環境上做好一切準備，努力學習新知識、新方法，迅速提高駕馭現代化技術的能力，不斷加強對電子公文方面的研究，使“電子文件”向著制度化、規范化、標準化的方向邁進。

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1、vivo手機在文件管理刪除的文件,若沒有備份,是無法恢復的。通過手機數據線將手機連接到電腦，并打開手機USB調試，安裝vivo手機助手，手機助手在你將手機通過數據線插入電腦的時候會提示你安裝，根據提示安裝即可。

2、將手機成功連接上電腦之后，在手機助手上可以看到手機的空間大小，內存的使用率、數據備份、文件管理等，我們選擇“數據備份”。

（來源：文章屋網 ）

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電子文件的分類與甄別 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大，需 要人們加以科學地管理，才能便于人們的利用。

 那么，我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也應當有所區別。

 在一臺沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區別。而內部網絡中的計算機文件，就應當按行業、地區或系統相區別，然后再給予每 個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

 企業內的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分，把企業中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號細分電子文件類別。

 電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠 遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣 會制約機檢速度。查找網上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統 、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬于企業內部機密，有些內容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以，對于企業的核心機密，應當采用更加穩妥的保密手段。

 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區別電子文件真偽、區別電子文件的原件與復制件。電子文件進入網絡運行后，其復制是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網上客戶的信譽 或經濟權益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真偽識別問題。筆 者認為，電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區別。當網上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據使用。

 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除。

 電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。

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1、對文件進行創建、修改、刪除。

2、對文件進行重命名。

3、管理文件的存儲路徑，存儲方式，存儲類型。

4、可以對文件進行分類歸納，以便用戶更好的查看文件。

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【摘 要】 電子文件在醫院的現代化建設中越來越重要,本文簡要地闡述了如何進行醫院電子文件管理。

【關鍵詞】 醫院 電子文件 管理

電子文件(Electronic Records)是指能被電腦系統識別,按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等載體上,并可以在網絡上傳送的數字代碼序列。隨著醫療技術的不斷發展,越來越多的醫療信息將以電子文件的形式產生并存儲。因此,認識和了解醫院電子文件的管理是十分必要的。

一、 醫院電子文件的特點

1. 保管上的特點

(1)電子文件的保管需要不斷地更新設備。

由于電子信息技術的發展日新月異,電子文件的保管必須通過不斷地更新設備來適應新技術。這是電子文件在保管上與傳統紙質文件不同的特殊要求。因此,醫院在同類型電子設備更新時,應注意到新老設備的兼容性,或及時更新原有信息的適應性。使大量的業務信息不致因設備的更替而造成損失。

(2)信息容量大。

隨著多媒體電腦中掃描儀的使用和外置硬盤、光盤海量存儲的出現,使文件原文(包括文字和圖像)完整的輸入成為可能。這不僅大大減少了紙質文件占用的大量存儲空間,而且還能完全避免因紙質載體的自然的、人為的損害所導致的文件缺損,從而延長文件的壽命。

(3)管理人員必須是掌握計算機應用技術和檔案管理專業知識的復合人才。

和以往的傳統文件管理相比,電子文件管理人員不僅要熟悉檔案管理專業知識,還要精通計算機應用技術。

2. 使用上的特點

(1)信息資源的共享性。

電子文件在被制成光盤或通過網絡傳輸之后,很容易為眾多需求者提供近距離或遠程信息資源共享。

(2)電子文件的同步重復使用性。

在計算機網絡的支持下,一份電子文件,可同時供若干個需求者同步使用,也可以重復使用。

二、醫院電子文件的歸檔范圍

電子文件歸檔是指“由文件的形成部門向檔案部門移交應歸檔的文件,并履行交接手續,形成具有法律效力的文件的過程”。

醫院電子文件的歸檔范圍,應以本單位對電子文件信息的現實需要為根本,以紙質文件的收集范圍為依據。主要包括:①本單位將紙質文件通過掃描儀等儀器轉化而成的電子文件;②與本單位各項業務相關的電子文件,如:醫學影像、電子病歷、音視頻等電子文件;③與本單位相關的需要貫徹執行的電子文件;④對本單位有參考價值的電子文件等。

三、醫院電子文件的收集和整理

1. 電子文件的收集

建立一套完善的電子文件收集網絡。電子文件同紙質文件在形成上都有一個共同的特點,就是分散性。每個部門、每個科室、每個工作人員都可能是電子文件的形成者。這種分散性使得電子文件的收集不可能由單獨的科室或個人獨立完成。因此,必須建立一個包括分管領導、專兼職檔案員、網絡管理員在內的收集工作網絡,從組織上確保收集工作落到實處。

2.電子文件的整理

電子文件的整理,就是按照一定的原則和方法,將電子文件分門別類組成電子檔案的工作。電子文件整理的原則是確保其真實性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分類、編目、排序三個方面:①分類:要根據本單位的實際,聯系紙質文件的分類方案,結合電子文件自身的特點,制定一套科學、完善的分類方案并盡量保持與紙質文件分類一致。②排序:按照本單位的分類方案,對電子文件進行分類后,進行編號,并按編號順序排序,使全部電子文件成為一個有機的整體。③編目:建立一個包括件號、責任者、文號、題名、日期和備注在內的歸檔電子文件目錄,以備查詢。

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手機“文件管理”里面“其它”指的是其他就是不能被系統識別的文件，比如說，各類大型游戲的數據包，和一些專用播放器下載的視頻，如pps和快播里面下載的視頻等等。注意：電腦雖然有文件管理，但無其它這一選項。

文件管理是操作系統的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織，目錄的結構和管理。所謂文件管理，就是操作系統中實現文件統一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實施文件管理所需要的一些數據結構的總稱從系統角度來看，文件系統是對文件存儲器的存儲空間進行組織，分配和回收，負責文件的存儲，檢索，共享和保護。在現代計算機系統中，用戶的程序和數據，操作系統自身的程序和數據，甚至各種輸出輸入設備，都是以文件形式出現的。

（來源：文章屋網 ）

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[關鍵詞]電子文件；文件管理；現代化

[中圖分類號]G270 [文獻標識碼]A [文章編號]2095-3712（2014）13-0090-03[基金項目]陜西省教育科學“十二五”規劃課題“高校電子政務系統文件管理風險的防范與對策研究”（SGH13253）。

[作者簡介]韓卓泉（1972―），女，陜西彬縣人，碩士，寶雞文理學院體育系教師，研究方向：檔案管理。

在傳統文件管理的過程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個環節將文件生命周期清晰地劃分為現行期、半現行期和非現行期，通過生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對獨立的管理環節完成文件管理。傳統的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統文件的管理，否則將造成無可挽回的損失。電子文件的特點使得其整個生命周期的全程管理與一體化管理更應得到重視。電子文件的現代化管理主要包括以下幾個方面：

一、電子文件生成階段的管理

電子文件的生成是指電子文件產生的過程，它是電子文件生命周期的開始。一般說來，電子文件來源于兩個方面：一是職能部門自身創建的；二是從工作網絡上采集的。無論文件以哪種方式產生，一旦產生后，為了固定下來并區別于其他文件，都需要對其命名。電子文件的命名與傳統文件的命名有相同處，也有不同點。電子文件的命名應注意以下問題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個系統中應具有唯一性。這個原則保證了文件檢索的高效和準確，同時可避免在存儲過程中，后來存儲的文件取代前期存儲的同名文件以造成文件失的情況。第二，概括性原則。該文件名應能高度概括被保存文件的主要內容，即將文件的關鍵內容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內容。第三，關聯性原則。若該文件具有不同版本，則通過該文件名應能辨析不同版本間的聯系。第四，規范性原則。若文件名需要用縮寫表示，應采用約定俗成的通行縮寫形式。另外，對文件、文件夾命名時應考慮以下三個問題：一是唯一性，即某一個文件夾的名稱應是該系統中唯一的；二是主題性，即該文件夾名應簡潔、明了地揭示該文件夾內文件的主題，便于文件的分類整理；三是關聯性，即當某份文件需要同時保存在不同的文件夾內時，為了便于揭示主題的關聯性，應對該文件進行標示或鏈接。

二、電子文件的采集

電子文件的采集應當由形成（制作）者或承辦者按照歸檔要求進行。因為只有文件形成（制作）者或承辦者才最清楚電子文件的內容、價值及與其他文件之間的關系，由他們采集，能保證電子文件的歸檔質量。電子文件的數據類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數據文件、計算機程序文件等，這些不同數據類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價值外，還應考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性：第一，電子文件采集的內容應與內容信息一樣，作為文件一個不可或缺的部分一并保存。任何只有內容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的，缺乏憑證性和理論研究意義。第二，精確定位系統內文件的被保存位置，并支持文檔管理系統的各種管理功能。合理采集、維護并利用元數據，是確保信息完整、真實、可靠和長期可讀的有效措施。因此，在電子文件采集之初就要進行元數據添加工作，將電子文件的背景信息、結構信息植入到元數據中去，最大限度地保證文件的證據力。

三、電子文件的鑒定

電子文件的鑒定，是指鑒別電子文件的價值、確定其保管期限的過程。鑒定工作應由文件形成部門與檔案部門合作完成。傳統文件的鑒定工作集中在內容鑒定上，即通過非現行文件的內容信息來識別文件的證據價值或信息價值，確定文件是否需要長期、永久地保留。電子文件的內容鑒定，可以借鑒紙質文件鑒定的原則、標準與方法；傳統的文件保存期限表對文件保存期限的規定，同樣適用于電子文件。技術鑒定是指對電子文件的各方面技術狀況進行全面檢查，包括對信息的真實性、完整性與可讀性的認定和對文件載體性能的檢測。電子文件的技術鑒定應考慮以下幾個方面：第一，真實性。真實性鑒定可從對電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據價值。電子文件的版本不像紙質文件的稿本那樣易于識別，可以借助計算機記錄下來的相關元數據（如生成日期、責任人等）進行比較和鑒別。第二，完整性。完整性鑒定主要從文件的相關性分析入手，注意審查數據庫中數據與欄目是否吻合、結構是否正確。第三，檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計算機程序文件沒有收集進文檔管理系統，就會造成相關電子文件的無法讀取。

四、電子文件的保管期限

確定電子文件保管期限的工作，需要檔案部門與文件管理部門協調進行，由檔案部門制定詳細準確的電子文件保管期限標準，由文件管理部門根據實際情況執行。這是文檔一體化管理策略的重要體現。雖然機構內其他工作人員有義務在文件運轉和使用過程中對其價值進行評議，但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責任將一系列既定的保管期限表存入系統，并依此定義系統的鑒定模塊。在文件的整個生命周期中，文件管理員也可以根據需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應當是永久恒定的，文檔管理人員應根據文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應，對文件保存期限做出適當的調整與修正。在文檔管理系統中，任何文件都應能夠利用保存期限表進行鑒定。系統必須具有文件鑒定的自動提示功能，文件初次被打開（或關閉）時，系統應當提示工作人員根據文件保存期限表對文件的價值進行鑒定。系統還必須具有自動追蹤每份文件的保管過程的能力，一旦期限截止就開始執行最終處置程序。對于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文檔管理系統可設置提示和警告，允許在執行最終處置程序之前，啟動特殊的處理程序，由管理者或文件管理員對文件再次鑒別。

五、電子文件的歸檔

電子文件盡管有許多不同于紙質文件的地方，但在歸檔原則上有許多方面是一致的，應堅持由形成電子文件的機構向檔案部門歸檔。同時，應貫徹優化精練的歸檔原則，對歸檔的電子文件進行鑒別、選擇和去粗存精，避免在經濟上和管理上給檔案部門帶來不必要的負擔。電子文件的歸檔方式通常有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門不接收實體電子文件，僅在計算機網絡上接收歸檔的電子文件目錄，并通過網絡對歸檔的電子文件進行遠程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲位置和存儲方式，使之不脫離原機構的文檔管理系統，始終保存在生成環境的系統中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實，又可保持電子文件的長期可讀，也方便電子文件生成機構對檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經邏輯歸檔后，其所有權發生了變化，不再僅屬于原機構，檔案部門有權對歸檔的電子文件實行在線管理、信息加工與公共服務。物理歸檔是指移交時將電子檔案實體從原機構的文檔管理系統中轉移至檔案部門的檔案管理系統中。至于是否要刪除本機構系統內已移交的電子文件，可視各機構具體情況和文件價值而定，檔案部門一般不作強行規定。物理歸檔方式與傳統檔案管理模式類似，有章可循，操作性較強，有利于檔案部門對歸檔電子文件的直接管理，避免因機構管理不善引起的信息流失，同時也減輕了電子文件形成機構的文件管理負擔。物理歸檔主要有兩種方法：一是脫機移交，二是在線移交。脫機移交是指電子文件形成機構按歸檔要求將電子文件進行脫機處理，存儲到脫機數字媒體（如磁帶、磁盤、光盤）上，再向檔案部門移交。在線移交方式充分利用了網絡傳輸便捷的優勢，還可以采取相應的安全措施，確保數據完整。同時，由檔案部門進行電子文件實體化工作，有利于統一歸檔文件的格式，便于電子檔案實體的管理。

六、電子文件的最終處置

對電子文件的最終處置一般包括三種：銷毀；在本機構文檔管理系統內長期保存；向檔案部門移交。后兩種處置方式中，經過鑒定后被保存下來的電子文件，可稱為電子檔案。電子文件的銷毀，是指通過刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內容無法恢復與還原。不再具備保存價值的電子文件，在經過鑒定確認其已失去現行效用后，應當及時銷毀。銷毀工作的執行必須慎重仔細，以電子文件保管期限表為基本依據，并執行嚴格的審批程序。在文檔管理系統中，應通過保留相關元數據的方式記錄文件的銷毀情況，生成銷毀報告。文檔管理人員應當注意，將一份文件從磁盤上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲載體被完全重新格式化，或者新產生的文件占據了原磁盤空間，并達到一定時限，否則無法保證該文件確實不可再建。有時即使文件已被刪除，也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤驅動器，通過某些方式使該文件重新恢復。因而，對于敏感性文件，要通過對其物理載體的破壞來確保文件被銷毀。當文件存在多份拷貝時，文件管理員要注意同時銷毀這些拷貝。在文檔管理系統中，一份文件可以通過超鏈接的方式被多個文件夾同時收錄在內。當文件需要被銷毀的時候，應特別重視對各個鏈接的檢測，看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。

總之，電子文件的出現，是社會政治、經濟和文化發展的客觀要求，也是人類文明發展的必然結果。同時，檔案事業的存在和發展有其特定的政治、經濟和文化生態環境，為電子文件的產生和發展提供了必要的條件。隨著計算機輔助設計的廣泛應用，電子文件逐漸步入社會的各個領域。在信息網絡化迅速發展的推動下，電子文件已經成為信息化社會中不可或缺的管理和保存社會記憶的工具。

參考文獻：

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[3] 張薇，等.淺議CAD電子文件歸檔管理[J].黑龍江史志，2008（9）：27.

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Windows內建的資源管理器雖然風光無限，不過經典的文件管理軟件“TC”卻有著更多的獨到之處。和“Windows資源管理器”相比，“TC”采用了雙窗口設計，這樣涉及到目錄間的文件操作時就可以方便進行；另外“TC”也具有很多資源管理器所具備功能的“增強版”，比如更強大的文件重命名、文件搜索、文件分割以及Ftp連接等。“TC”7.04在修復錯誤和改進功能的同時也增強了對ZIP文件和加密的支持，這款經典軟件也再次展現了它的王者之風。

TC7.04基本操作

文件瀏覽

運行“TC”7.04后就可以立刻體驗到它雙窗口文件管理的便利了，在不同窗口的左上角可以選擇磁盤分區，點擊文件夾后就可以進入瀏覽。另外如果要想在右側顯示左側文件夾中內容的話，只需要按下“Alt+”。在不同窗口中還可以通過“\”鍵跳轉到磁盤根目錄，“．．”鍵可以跳轉到上級目錄，星號鍵為常用文件夾列表。向下箭頭則為歷史記錄。

此外“TC”同樣支持多種文件瀏覽方式，除了列表、詳細資料、縮略圖外，還有文件說明、自定義列和快速查看等。要修改默認的縮略圖查看大小可以進入到“設置－＞選項－＞縮略圖”，并修改縮略圖大小即可。

批量處理見真章

“PhotoCap”4.22的批量處理相當“可圈可點”，并且對于大量照片存儲的玩家還有著更多的貼心功能。在軟件面板上點擊“批次功能”后就可以根據需要選擇照片編輯、縮略頁以及批量加外框和模板等，其操作和單獨增添類似。

實際使用中，有一項特色功能引起了我們的注意，這就是批量編輯功能。它融入了模板的概念，也就是說可以為某些特定的照片選用相同或類似風格的模板，并且可以選擇分辨率和尺寸后進行批量處理。如果你有著大量的照片需要存儲，那執行快速查找照片操作就非常麻煩?！癙hotoCap”4.22的縮略頁功能就是專門為此設置的，它同樣可以根據“模板”來導入照片后生成縮略頁，并且會在圖片內容的下方顯示文件名。

總結：通過實際使用，我們得出結論：“PhotoCap”4.22是一款非常出色的圖片編輯軟件，無論是基本的簡單修復還是增添特效，或是批量處理大量照片，“PhotoCap”4.22都能夠勝任。但不容回避的是軟件本身也并不是盡善盡美，比如在Vista系統下使用時就隨機出現了錯誤提示，兼容性方面有待改進。最后，根據其實際表現，我們評測室決定給予其“良好”評價。

文件和文件夾操作

要想復制單個文件到另一目錄的話，使用“TC”操作非常方便，只需要用鼠標即時拖動即可；另外如果要選中多個文件的話可以用鼠標右鍵勾選，再用右鍵點擊單個文件即可去掉其勾選狀態；要想全部選擇該文件夾內的文件，既可以用熟悉的“Ctrl+A”快捷鍵，也可以用“TC”專有的“Ctrl+‘數字鍵+號’”，另外“*”鍵可以實現反選，“/”鍵可以恢復選擇。

“TC”還將文件查看、編輯、復制和移動等功能從菜單中去掉，并在軟件面板下方設立了專用的按鍵，剛開始可能會有所不適，但習慣后操作效率上會更勝一籌?！癟C”在很多設計上也保留了“Windows資源管理器”的風格，比如選取文件的時候就可以按下“Ctrl”后點擊鼠標左鍵跳選，“Shift”加鼠標左鍵也可以快速選擇多個連續的文件等。怎么樣，在這些常規操作中，“TC”要比“老舊”的“Windows資源管理器”“爽快”了不是一星半點吧!

TC7.04典型應用

壓縮和解壓縮

“Windows資源管理器”中融入了對zip文件的支持，但和“TC”相比簡直是小巫見大巫，用“TC”不僅可以實現ZIP文件壓縮(7.04版新增了ZIP文件加密、解密功能)，還支持RAR、TAR、ARJ以及RZ等多種壓縮格式，并且支持加密和調用外部程序。選中需要壓縮的文件和文件夾后，選擇“文件－壓縮”，在壓縮程序里可以選擇壓縮格式，如果要給壓縮文件加密可以選擇“加密”后輸入密碼即可。另外“TC”7.04中還可以選用外部程序實現壓縮功能，點擊“設置”后就可以為不同格式設定專用的外部壓縮程序了。

同步文件夾

如果文件夾中只包含了少數幾個文件，自然沒有同步的必要。但如果是包含音樂或圖片等大量文件的文件夾的話，要實現備份或是文件夾合并的話用“TC”的同步功能就非常簡單。左右窗口分別打開需要同步的文件夾后選擇“命令－＞同步文件夾”，點擊“比較”后就可以用“左右同名”和“左右不同”來對比兩個文件夾中的內容，點擊向左或向右箭頭就可以查看詳細的文件列表。選擇需要同步的方向后點擊“同步”就可以了，而且“TC”7.04版中支持雙向同步。

批量重命名

在很多情況下我們需要按照時間或需要對文件進行重命名，比如按照日期給文件重命名等，或者按照文件類型重命名，這些操作使用“TC”就可以輕松完成。選中需要重命名的文件后選擇“文件－＞批量重命名”即可按順序為文件重命名。其中[N]為文件名稱，[YMD]為日期。比如要想重命名為“日期+文件名”的形式，就可以在重命名規則里的文件名里輸入[YMD][N]，另外還可以通過點擊“序號”、“范圍”等按鈕來添加其他規格，在“插件”中可以實現更加豐富的重命名規格，比如路徑、大小、是否加密等。

巧做“混音大碟”

“TC”的文件分割和合并功能非常智能，一般情況下如果分割A文件的話，那么會得到A．001、A．002……A．00n等多個文件。在“TC”內點擊任意一個文件都會提示是否合并。正是因為“TC”如此智能，合成音頻文件也成為了可能。

首先將需要合并的MP3文件修改成A．001的形式，這里注意文件名必須相同，后面的數字后綴可以根據合并的次序進行排列。將全部需要合并的音頻放到同一文件夾后就可以在“TC”內打開了。點擊001后綴的文件并根據提示即可完成合并，最后要做的就是將合并完成的文件重新修改后綴為X．MP3。

讓文件類型帶顏色

實際應用中經常會出現不同類型的文件在同一目錄中的情況，雖然可以按照類型排列，但如果要在多個文件夾中查找某一特定類型的文件還是會非常不便。但如果讓同一類型的文件在“TC”內帶上相同的顏色，那么文件的操作就會方便快捷了。

“TC”本身自帶了顏色的支持，依次進入到“設置－＞選項－＞顏色”，這里可以對“TC”的文字、背景、光標等項進行個性顏色設定。

要更改文件類型的默認顏色就需要勾選“根據文件類型設置顏色”并點擊右側按鈕。在隨后的窗口中點擊“添加”并在填寫文件類型后點擊“確定”，其中文件類型格式為“．”+文件后綴名，例如“Rar”。填寫完畢后點擊“確定”就進入了顏色選擇界面，選擇合適的顏色后點擊確定以保存設定。這樣就可以在“TC”內看到該類型的文件都“穿上了彩衣”。

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關鍵詞：工程設計；文檔管理；JSP設計文件；Documentum

引言

隨著業務的快速發展和規模的不斷擴大，工程項目中產生的大量項目文檔及各種形式的文件也在迅速膨脹。這些文檔資料大部分都散落在工程的設計、采購、建設等各個環節，其中包括了許多寶貴的技術資料。這些位于不同位置的技術資料，很多都需要各個層級的安全保護。隨著時間累積的這些文檔資料，蘊含了大量寶貴的知識需要進行統一管理和利用，同時作為無形資產，這些文檔資料還承擔著傳承企業和社會記憶的重任。目前國內外尚未有一套完整的、成熟的、適用于國際項目的全生命周期軟件技術解決方案?？梢葬槍こ淘O計文件及其內容，從前期概要設計、詳細設計到后期出版歸檔進行綜合管理。利用國際上排名首位的Documentum文檔管理平臺，研發一套工程設計文件管理系統。該文檔管理系統具備文件庫統一管理、WBS工作任務結構管理、多維視角管理、版本控制、在線瀏覽查看和批閱、版本差異比對、內容級檢索與查詢、授權控制等多項功能。能夠從海量的文檔數據規范化、程序化的進行管理，并從中快速、準確的獲取所需的文檔信息。實現目標是現存歷史工程文件和數據，入庫集中管理率80％以上；高效檢索和利用，提高文件復用率20％以上；三維模型轉換成功率95％以上；二維圖紙信息抽取成功率95%以上。

一、需求分析

前期花費了大量的時間確定系統需求，包括功能以及模塊的劃分，保證開發實施后系統達到預期的效果，真正做到文件從設計完成到企業檔案的無縫銜接，實現真正的文檔一體化管理。

1.1功能性需求。包含任務管理、項目管理、部門管理、體系管理、檔案管理，采用數據驅動的方式實現文檔的全生命周期管理。

1.2模塊需求

1.2.1項目初始化。項目文控人員通過Excel制定項目分類結構模板，通過導入接口，快速生成相關的項目分類結構。

1.2.2基礎模塊。系統人員可通過自己的賬號登錄系統，正確輸入用戶名和密碼后可登錄成功。在登錄頁面可選擇顯示語言。系統用戶結束系統操作后，可注銷登錄退出系統，保證賬號和系統數據安全。

1.2.3項目分類管理。項目負責人可以在項目下新建、修改和刪除項目文檔分類。

1.2.4項目管理。項目負責人可以新建、修改和刪除項目。根據項目編號自動創建、修改、刪除項目的角色、項目權限集合，項目節點以及權限。

1.2.5設計文檔管理。項目組成員、項目文控人員均可在項目下增加設計文檔。修改、刪除自己新建的設計文檔相關屬性和內容。所有用戶均可對設計文件進行查詢。用戶選中某一項目或分類時，可根據顯示區的設計文檔內容進行檢索，使檢索結果更加精準。項目組成員或項目文控人員可對設計文件進行升版。所有用戶均可對設計文檔的歷史版本進行查看，當選擇查看歷史時，會將歷史的全部版本列出，雙擊文檔即可查看文檔內容。所有用戶均可對設計文檔進行在線瀏覽查看，對于設計圖紙不需要用戶安裝任何查圖工具即可在線查看。項目組成員或項目文控文員可以上傳設計文件，類型分為DWG、PDF、EXCEL、WORD。項目組成員可以下載自己上傳的設計文件，具備下載權限的人員可以下載設計文件，不具備權限的人員需要申請下載，經過審批通過后，方可對設計文件進行下載。

1.2.6項目統計。可對項目按照版本號、專業、業主進行數據統計并通過雙擊統計項的圖，即可獲取相關的文件列表。

1.2.7多維視圖。按照專業－項目的結構展現設計文檔，根據文件自身屬性，自動實現文件多層次分類和展示。同時自動計算滿足條件的設計文件數量。

1.2.8任務區顯示需處理的任務信息，待辦任務一旦辦理將從待辦任務列表中消除，進入到已辦任務列表。顯示用戶發起的全部任務列表，任務類型包括：分發任務、項目成果提交、項目成果下載、部門成果提交、部門成果下載。

1.2.9三維模型管理通過配置服務，定期轉換三維模型為瀏覽模型，自動存儲到系統中。三維模型可在系統中直接打開在線瀏覽，無需安裝特定軟件。

1.2.10檔案管理。檔案管理分為任務區、預歸檔、檔案三個區域：任務區：用來記錄檔案管理過程中的流程和通知，包括歸檔申請與審批流程和借閱申請與審批流程；預歸檔：用于預歸檔的檔案，一部分來自于文控提交的歸檔文件；一部分來自于檔案人員添加的其他預歸檔文件。在預歸檔中，檔案人員需要將檔案需要的屬性信息補充完整并進行歸卷操作之后，方可進行正式歸檔；檔案：檔案區中是完整的檔案信息，按照檔案的分類和卷號屬性信息自動歸檔，并可動態生成檔案樹，方便檔案人員瀏覽和查找。檔案人員可對檔案進行增加、修改和刪除等操作。普通用戶可對檔案進行在線瀏覽和借閱，借閱需要通過審批，審批通過后方可下載。

1.2.11權限及日志管理。系統管理員可將系統用戶添加到角色中，加入角色后，用戶將自動擁有所在角色的權限[1]。系統自動記錄設計文件的增、刪、改、查等操作。記錄操作人、操作類型、操作內容、操作日期、操作者IP。

二、系統實現

2.1框架設計。系統主要包括工程文件門戶、工程文件數據統計、多維視圖、部門文件門戶、檔案管理、個人工作區、工程設計文件管理、多項目管理、分類管理、角色/權限管理、設計文件分發和三維模型管理幾類功能。

2.2軟件及環境。整體采用EMCDocumentum6.7SP1為基礎平臺，數據庫管理系統為MicrosoftSQLSever2008R2，服務器操作系統為MicrosoftWindows2008R2。采用B/S架構。利用JSP（java服務器頁面）技術，完全的面向對象，具有平臺無關性且安全可靠[2-3]。

2.3模塊化設計。將系統按模塊進行設計，便于橫向、縱向的通用。模塊的不同組合能滿足多樣性需求，易于配置和修改。同時每個模塊又相對獨立，可以對模塊單獨進行設計、編譯、調試和修改。EDMS系統按照功能劃分為12個模塊。

2.4頁面設計。采用中英文的操作界面，界面力求簡潔明了，保證系統功能設計的合理與明確，布局明確、交互操作合理、協調統一。功能要表現清楚，分類清晰有條理，避免過多的控件嵌套導致的視覺混亂。單一功能的操作目的明確，符合易用性原則，避免不必要的信息顯示而對用戶造成視覺干擾。力求操作簡單，簡單的功能一步完成，比較復雜的功能三步之內，復雜的功能操作使用操作向導來輔助客戶完成。

2.5接口設計。EDMS與域集成，實現用戶單點登錄。另外作為文檔系統，與其他應用系統進行集成，使文檔最終流向EDMS。以SmartPlantFoundation（以下簡稱SPF）為例，該平臺為設計階段的數據相互連通提供平臺支持，包括SPP&ID、SPI、SP3DPDS、SPM之間的數據通信，在工程設計階段可以有效提高設計質量和設計效率[4]。對于SPF中產生的成品文件，需要存放到EDMS中進行統一的管理和歸檔工作；所以需要進行SPF和EDMS之間的接口開發工作，實現設計文件從SPF自動歸類到EDMS中。SPF按照項目、文件類型的方式將項目的設計成品資料進行歸類存放，EDMS進行信息掃描，從指定位置獲得電子文件及其相關的屬性信息，并根據屬性信息自動對電子文件進行分類存儲，存儲成功后自動郵件通知項目的文控人員進行核對和檢查。屬性文件的配置包括項目編號的對應規則、專業的對應規則、文件種類的對應規則、文件類型的對應規則、文檔屬性的對應規則等。

三、預期應用前景

EDMS的兩種主要行為是管理和利用。管理是各司其職，不同類型的設計文件或資料由不同類型的人或部門來管理。利用就是資源共享，在工作中能夠查看到需要的資料。管理與利用應該并舉，利用是管理的目的。該系統可采大型數據庫存儲機制[5]，文件存儲與數據庫存儲分開。全部采用B/S架構，只需在服務器部署相應的應用服務，系統管理員、一般瀏覽用戶就可通過TCP/IP協議網絡啟用IE瀏覽器訪問系統。系統已經與AutoCAD進行深度融合，可以提供包括圖框數據自動提取、CAD圖紙的自動、CAD在線瀏覽等功能，可以滿足CAD圖紙信息的電子文件管理需求。

四、結語

目前，應用EDMS進行日常工程設計文件管理及歸檔工作的已經有近60個項目。作為檔案管理平臺，已經打通了從歸檔、借閱到歸還整個檔案管理的全過程。日后將進一步開拓在科研項目、基礎工作、規范管理以及體系管理等方面的文檔應用工作。

參考文獻

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[3]許灝東.基于BS的郵件系統的設計與開發[J].信息通信,2011,04.

[4]邱惠,俞勇.基于SPF的海上油氣田工程數據處理淺析[J].中國勘察設計,2012,12.