我國建立文件中心試析論文

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一、我國建立文件中心的現實需要

筆者認為，我國不僅存在建立文件中心的現實需要，而且這一需要還很迫切。理由主要來自兩個方面：一是經濟高效化的要求；二是多元化的需求。

首先，盡管我國已建立有比較完備的機關檔案室體系，但其整體效能與具有經濟和高效優點的文件中心相比還是存在一定差距。

其次，不斷變化的社會環境和檔案工作環境使半現行文件管理呈現出多元化的特點，相應產生了建立半現行文件管理機構的多元化需求。我國當前正處在變革時期，社會環境復雜多變，這對檔案工作環境產生了相當大的沖擊和影響。一方面，國家政治體制改革引發的機構精簡和人員調整使得相當一批政府機關的檔案部門不得不撤銷或合并，檔案人員也不得不下崗或分流。另一方面，社會主義市場經濟的確立和發展使我國所有制成份和企業資產形式從單一走向多元化，三資企業和私營企業大量建立，國有中小企業大量改組、轉制、兼并甚至破產，這些企業的檔案工作或需要新建，或需要調整，或需要移交。政府機關和企業檔案工作出現的新特點和面臨的新形勢需要實行多元化的管理方式，以適應不同特點和需求。

必須強調一點，筆者針對上述現實需要提出我國當前建立文件中心的設想必須基于一個前提，那就是應將文件中心不再視為半現行文件管理機構的一種特定稱謂，而應視為半現行文件管理最佳組織形式的代名詞。假如一味糾纏于文件中心的狹義概念，結果可能就會像某些學者那樣，依據我國沒有對應稱謂得出“我國沒有文件中心”的結論1。退一步說，即使如此，這一結論并不意味著我國沒有建立文件中心的必要，相反恰恰證明了建立的迫切需要。實踐證明，在追求文檔管理最優化目標的驅動下，我國已經開始出現了一些新型檔案管理組織形式，它們與文件中心可以說是名異而實同的。

二、我國現有新型檔案管理機構

及其與文件中心的關系

一聯合檔案室

聯合檔案室主要是針對區、縣級機關檔案管理的不足，從80年代起建立的一種新型機關檔案管理組織形式。一般做法是在相同的行業系統或區域，在充分考慮機關單位駐地遠近和檔案利用方便的基礎上，將原來若干“小而全”的機關檔案室以縱向或橫向的方式聯合起來，組織成為一個綜合性的檔案管理機構，實行統一領導、統一制度、整體開發、綜合利用。這種聯合檔案室大多歸屬于牽頭單位領導，它的庫房、經費和編制由牽頭單位和參聯單位共同解決。80年代以來，我國不少區、縣都出現了聯合檔案室，較富代表性的包括河北張家口地區地直機關聯合檔案室、四川長壽縣縣直機關聯合檔案室、吉林市船營區區直機關聯合檔案室等等。

近20年的實踐證明，聯合檔案室取得了明顯的成效。它不僅有利于消除區、縣級機關原有單一檔案室管理模式中存在的機構不健全、人員不穩定、制度不規范、管理水平不高等不足，更重要的優點是節省了人財物資源，符合精簡高效的原則。因為聯合檔案室可以通過人財物資源的集中配備和使用確保檔案室設施的齊備，改變了原來檔案工作各自為政、參差不齊的局面，提高了管理質量。僅以吉林市船營區區直機關聯合檔案室為例，它是由區政府下屬16個機關檔案室聯合而成的。聯合前共有16名兼職檔案人員，庫房面積累計192平方米；聯合后只設2名專職檔案人員，庫房面積僅用35平方米就滿足了工作需要。為此，理論界對聯合檔案室的優越性給予了充分肯定，認為它是一種適合區、縣級機關檔案管理的切實可行的組織形式。目前，聯合檔案室已經推廣到全國許多地區，成為檔案室體系中的一種新型形式。

二檔案寄存中心

檔案寄存中心主要是針對企業檔案的多元化管理需要到90年代末建立的一種新型檔案管理組織形式。這種多元化管理需要是我國社會主義市場經濟發展的結果。在過去計劃經濟體制下，我國的企業只不過是政府分支機構，它們與政府機關一樣也是無論大小均設置檔案室保管檔案。隨著市場經濟體制的確立和發展，企業的性質和特點發生了明顯變化。從性質上看，企業從政府的附屬物轉變成為自主經營、自負盈虧的經濟實體，成為以市場為中心、追求最大經濟效益的利益主體。從特點上看，企業不僅數量急劇增加，而且類型大大豐富。多元化的所有制形式和多層次的資產聯合改變了過去國有企業資產單一化的形式，企業的類型劃分具有多標準、多結果的特點。

企業類型的多元化使得各個企業的外部環境和內部條件都存在相當差異，檔案工作自然也是千差萬別，相應產生了多元化的管理需求。特別是90年代以來，無論是國有企業還是非國有企業，檔案管理都出現了一些新情況和新問題。一方面，國有企業改革中出現了企業檔案管理不善甚至流失的現象。在“抓大放小”的指導思想下，不少國有中小企業由于破產、拍賣、改組、兼并、轉制等因素導致產權發生變動，長期生產和經營活動中形成的企業檔案處于失控狀態，整理不及時、管理不完善、流向不合理的情況常有發生，有的檔案落入個人手中，有的檔案甚至被當成廢紙銷毀，致使大量檔案流失。另一方面，非國有企業的檔案管理大多處于混亂和無序狀態。近年來，三資企業和私營企業發展相當迅速。它們大多租房辦公，部門設置簡單，人員流動頻繁；加之在盈利目的驅動下，主要精力放在生產和經營管理上，很難投入足夠的人力物力來設立檔案機構或配備檔案人員，致使檔案保管條件較差，檔案的損毀現象比較嚴重。這兩方面的問題表明，企業在檔案室撤銷或者根本沒有建立的情況下需要采取新的形式來實現檔案的安全保管，否則就會造成國家檔案財富的流失。

企業檔案管理的新形勢和新問題在經濟特區表現得尤為明顯。因此，深圳市先行一步，探索出了一種以檔案部門代管企業檔案的管理模式，成為最早建立檔案寄存中心的地區。1996年以來，深圳市檔案館就接收和代管了一些破產國有企業的檔案，有效地避免了企業檔案的流失。為了進一步適應企業以及其他單位或個人的檔案管理需求，深圳市檔案局館于1998年專門設立了檔案寄存中心，用于為本市不具備檔案安全保管條件或有需要的企業、社會團體和個人提供檔案寄存的有償服務。這一舉措是檔案部門適應市場經濟需求的大膽改革，是向檔案社會化管理的積極邁進。在深圳市帶動下，目前我國一些市縣檔案館或其他有關部門也都設立了檔案寄存機構或開展了檔案寄存業務。比較典型的有山東省濟南市成立了非公有制檔案服務中心、湖北省姊歸縣檔案館為本縣財產保險公司的檔案提供有償寄存服務、北京市農科院情報所代管了市科委的全部成果檔案，等等。

三聯合檔案室、檔案寄存中心與文件中心的關系

筆者認為，聯合檔案室和檔案寄存中心都是我國追求檔案管理組織形式高效化進程的產物。它們與文件中心均有著緊密聯系，甚至可以說它們都是文件中心的一種形式，都是有中國特色的文件中心。

聯合檔案室與文件中心的共同之處可概括為五點。第一，二者的性質相同。從文檔管理系統的所處階段來看，它們同為半現行文件管理機構，都是介于機關與檔案館之間的過渡性機構，都具有“中轉站”的性質。第二，二者的基本功能相同。半現行文件的價值特性決定了它們都具備兩項基本功能：一是妥善保管機關的半現行文件，滿足機關的利用需求；二是對半現行文件進行最終處置，將其中具有長久價值的部分移交檔案館保存。第三，二者保管對象的歸屬權一致。聯合檔案室保管的檔案和文件中心保管的文件，都仍然歸屬形成機關所有。第四，二者的建立目的一致。它們都是為了避免各機關分散保存半現行文件、降低保管成本、精簡機構和人員而建立的一種機構。第五，二者都具有明顯的效益優點，包括節省保管費用、精簡人力物力資源、實現規模效益等等。美國早在70年代末就嘗到了建立文件中心帶來的效益，聯邦政府每年因此可節省經費上億美元。我國張家口地區地直機關聯合檔案室1984年的一組對比數據，也可反映這種效益優點：28個參聯機關在聯合前有專兼職檔案員28名、檔案柜52套、庫房面積為150平方米；聯合后檔案人員為2名、檔案柜38套、庫房面積為75平方米。

檔案寄存中心與文件中心的關系相對復雜一點，因為寄存中心是一種隸屬于檔案部門，為有需要的企業、團體或個人提供檔案寄存有償服務的機構。國外文件中心就隸屬關系而言，有屬于政府檔案系統、某一特定機構、甚至私人之分；就服務方式而言，也有無償服務和有償服務之分。據此，筆者認為寄存中心同樣可以看成是文件中心的一種特殊形式，原因主要基于五點：第一，二者保管對象的歸屬權一致，它們保管的檔案或文件都仍然是原形成機關的財產，檔案或文件的所有權并未發生轉移。因此，二者都只是機構，它們受形成機關的委托，負責為機關提供檔案或文件的代管服務。第二，二者的基本功能相同。它們既要為形成機關提供代管服務，滿足機關利用需求；又要對屬于檔案館接收范圍內的那些機關提供檔案或文件處置服務，確保進館檔案的質量。第三，二者的隸屬關系存在相同之處。寄存中心隸屬于政府檔案系統，這一點與國外政府文件中心相同。第四，二者的服務方式也有相同特點。實行有償服務的寄存中心與國外商業性文件中心一致。第五，二者也都具有效益優點，它們以集中的方式保管若干機構的檔案或文件，同樣可以獲得節省保管費用、精簡人力物力資源和實現規模效益的良好效果。

之所以說聯合檔案室、檔案寄存中心都是有中國特色的文件中心，主要是因為它們作為傳統檔案室的革新形式，吸取了文件中心的突出優點棗經濟和高效。一方面，它們以聯合或集中的方式避免了機關檔案管理盲目追求“小而全”的傾向，取得了明顯的效益優點，具有經濟實用的特征；另一方面，它們，特別是寄存中心可以使檔案館全面控制檔案從機關直至進館的整個運動過程并確保質量，實現管理高效化。但是，它們與文件中心并非毫無差別。聯合檔案室與文件中心的最大區別在于隸屬關系的定位不同，聯合檔案室大多歸屬牽頭機關領導，文件中心則大多歸屬檔案部門領導。這種定位差別表明國外多將文件中心納入檔案系統，更有利于檔案館通過控制文件中心來實現文件的全過程管理。寄存中心則是國外政府文件中心與商業性文件中心的有機結合，它的隸屬關系和經費來源與政府文件中心相同，它的保管任務與服務方式卻與商業性文件中心一致。這表明寄存中心的建立充分體現了中國國情，既能保證政府檔案系統對國家檔案的有效控制；又能符合市場經濟下追求利益和效益的要求?？傊?，聯合檔案室與檔案寄存中心作為我國尊重現有國情建立的兩種經濟高效化的半現行文件管理機構，就可以說成我國建立文件中心的兩種有效形式。

三、我國建立文件中心的總體形式和布局

應當說我國在建立文件中心進程中已取得了初步成效，迄今為止，除了聯合檔案室與寄存中心外，我國還出現了企業檔案托管中心、檔案中介機構、檔案事務所等新型檔案管理組織形式。盡管名稱各異，但它們都有著力圖追求經濟高效的共同特征。因此，筆者認為對文件中心建立形式這一問題，預測可能出現的具體名稱既無必要，也無法窮盡。筆者僅就文件中心建立的總體形式和布局提出較為宏觀的設想。當然這是檔案行政管理部門管轄的事務，筆者無權也無意插手，只是通過理論探討提供一點參考意見。

國外文件中心的類型可以為我國建立文件中心的總體形式提供參考。概括起來國外文件中心包括三大類：一是政府系統的文件中心，包括聯邦政府和地方政府州市、縣等的文件中心，一般是指由政府出資建立，歸屬政府檔案部門領導，免費為政府機關提供半現行文件保管和利用服務的機構。二是特定機構的文件中心，這類文件中心分布很廣，從學校、企業、醫院到社團組織均有設立，嚴格說來屬于特定機構的內部文件管理機構，類似于我國的機關檔案室。以上兩類均是非營利性機構。三是商業性文件中心，一般是指為工商企業或其他有需要的機構或個人提供文件管理有償服務的營利性機構。其中，政府文件中心和商業性文件中心應當說更集中體現了經濟高效的優點，而且它們也分別代表了服務方式的兩種發展方向棗無償服務和有償服務。

依據國外經驗，結合本國國情，筆者認為我國建立文件中心總體上可以采取兩種形式：一種是政府系統中設立無償服務的文件中心，專門面向各級各類政府機關和國有企事業單位等機構提供檔案保管、利用和處置服務。這種文件中心與傳統機關檔案室的不同之處在于，每一個機關單位不再單設一個檔案室，而是由國家統一安排，分級、分區域、分系統設立若干文件中心。每一個文件中心集中保管若干機構的檔案文件。如果可能，這種文件中心最好能歸屬于各級綜合檔案局館領導，必要時一些行業系統的文件中心也可歸屬專業檔案館領導。另一種是適應檔案管理的多元化需要設立的有償服務的文件中心，專門面向有需要的企業、團體或個人，提供檔案寄存或者是檔案保管、利用和處置全方位服務。這種文件中心又可以分兩種方式設置，一是以各級檔案館為依托設置，借助檔案館的專業管理和人才資源優勢，對有需要或是不具備安全保管條件的單位或個人提供檔案代管服務，這既能減輕形成機關的壓力，又能避免國家檔案財富的流失。二是允許設置純粹商業性的文件中心，好處是可加快實現檔案的社會化管理，激發良性競爭；但在目前條件下，國家可以通過采取一定措施對它加以控制和規范，避免出現盲目追求利益的不良后果。

文件中心的總體布局是指國家對需要設置文件中心的地區、部門或機構作出全盤規劃和統籌安排。根據上述設想的文件中心的總體形式，筆者認為除了商業性文件中心以外，國家均可對政府系統文件中心和以各級檔案局館為依托的文件有償服務中心進行合理布局。這可以從兩方面來分析：一方面，就政府系統文件中心而言，我國目前中小城市和區縣的機關建立了其中的一種形式棗聯合檔案室，但這遠遠不夠，還應上下延伸，在大中城市的大、中型機關以及鄉鎮推廣建立文件中心。另一方面，就以各級檔案局館為依托的文件有償服務中心而言，我國可以在總結深圳市檔案寄存中心先進經驗的基礎上，重點在經濟發達的城市或開發區如經濟技術開發區、高新技術開發區等建立，然后逐步向有需要的地區推廣。這是因為在經濟發達的城市或開發區，檔案管理的多元化需求比較突出，而且人們的效益觀念也比較明顯。只要文件中心能夠為企業、單位或個人的檔案管理提供省時、省力、省財的優厚回報，它的前景就必然光明。對于這一點，文件中心自身的效益優點以及檔案部門的資源優勢可以提供有力的保證。

至此，筆者對文件中心這一熱點問題的思考暫時告一段落。

注釋：

[1]參見林清澄：《我國沒有文件中心》，《北京檔案》，2000年第5期。

[2]參見于冬燕：《我國建立文件中心的問題探究》，中國人民大學檔案學院1999年碩士論文。

[3]參見杜梅：《國外文件中心的分析與我國建立檔案中心的探索》，中國人民大學檔案學院1988年碩士論文。