商務活動展覽會禮儀(2)

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其次，展覽會的組織。一般的展覽會，既可以由參展單位自行組織，也可以由社會上的專門機構出面張羅。不論組織者由誰來擔任，都必須認真作好具體的工作，力求使展覽會取得完美的效果。

根據慣例，展覽會的組織者需要重點進行的具體工作，主要包括參展單位的確定、展覽內容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛的事項、輔助服務的項目，等等。

第一，參展單位的確定，一旦決定舉辦展覽會，由什么單位來參加的問題，通常都是非常之重要的。在具體考慮參展單位的時候，必須注意兩廂情愿，不得勉強。按照商務禮儀的要求，主辦單位事先應以適當的方式，以擬參展的單位發出正式的邀請或召集。

邀請或召集參展單位的主要方式為：刊登廣告，寄發邀請函，召開新聞會，等等。不管是采用其中作何一種方式，均須同時將展覽會的宗旨、展出的主要題目、參展單位的范圍與條件、舉辦展覽會的時間與地點、報名參展的具體時間與地點、咨詢有關問題的聯絡方法、主辦單位擬提供的輔助服務項目、參展單位所應負擔的基本費用，等等，一并如實地告之參展單位，以便對方據此加以定奪。

對于報名參展的單位，主辦單位應根據展覽會的主題與具體條件進行必要的審核。切勿衣莠不分，來之不拒。

當參展單位的正式名單確定之后，主辦單位應及時地以專函進行通知，令被批準的參展單位盡早有所準備。

第二，展覽內容的宣傳。為了引起社會各界對展覽會的重視，并且盡量地擴大其影響，主辦單位有必要對其進行大力宣傳。宣傳的重點，應當是展覽的內容，即展覽會的展示陳列之物。因為只有它，才能真正的吸引各界人士的注意和興趣。

對展覽會，尤其是對展覽內容所進行的宣傳，主要可以采用下述幾種方式：其一，是舉辦新聞會；其二，是邀請新聞界人士到場進行參觀采訪；其三，是發表有關展覽會的新聞稿；其四，是公開刊發廣告；其五，是張貼有關展覽會的宣傳畫；其六，是在展覽會現場散發宣傳性材料和紀念品；其七，是在舉辦地懸掛彩旗、彩帶或橫幅；其八，是利用升空的彩色氣球和飛艇進行宣傳。以上八種方式，可以只擇其一，亦可多種同時并用。在具體進行選擇時，一定要量力行事，并且要嚴守法紀，注意安全。

為了搞好宣傳工作，在舉辦大型展覽會時，主辦單位應專門成立對外進行宣傳的組織機構。其正式名稱，可以叫新聞組，也可以叫宣傳辦公室。

第三，展示位置的分配。對展覽會的組織者來講，展覽現場的規劃與布置，通常是其重要職責之一。在布置展覽現場時，基本的要求是：展示陳列的各種展品要圍繞既定的主題，進行互為襯托的合理組合與搭配。要在整體上顯得井然有序、渾然一體。

順理成章的是，所有參展單位都希望自己能夠在展覽會上擁有理想的位置。展品在展覽會上進行展示陳列的具體位置，稱之展位。大凡理想的展位，除了收費合理之外，應當面積適當，客流較多，處于展覽會上的較為醒目之處，設施齊備，采光、水電的供給良好。

在一般情況下，展覽會的組織者要想盡一切辦法充分滿足參展單位關于展位的合理要求。假如參展單位較多，并且對于較為理想的展位競爭較為激烈的話，則展覽會的組織者可依照展覽會的慣例，采用下列方法之一對展位進行合理的分配。

方法一是對展位進行競拍。由組織者根據展位的不同，而制定的不同的收費標準，然后組織一場拍賣會，由參展者在會上自由進行角逐，由出價高者擁有自己鐘意的展位。

方法二是對展位進行投標。即由參展單位依照組織者所公告的招標標準和具體條件，自行報價，并據此填具標單，而由組織者按照“就高不就低”的常規，將展位分配給報價高者。

方法三是對展位進行抽簽。即將展位編號，然后將號碼寫在紙簽之上，而由參展單位的代表在公證人員的監督之下每人各取一個，以此來確定其各自的具體展位。

方法四是按“無來后到”分配。所謂按照“先來后到”進行分配，即以參展單位正式報告的先后為序，誰先報名，誰便有權優先選擇自己所看中的展位。