技術文檔管理范文10篇

1國有企業文檔管理的演進

1.1傳統國有企業文檔管理

隨著企業信息化的要求，國有企業的文檔管理雖然實行了電子化、網絡化，但是仍有許多紙質文檔占用大量的存儲庫房、櫥柜和文檔架等空間。文檔機構將文檔轉化為知識的能力嚴重不足，這使得原本步入半衰期的文檔資源直接進入休眠期乃至死亡期，進而導致掌握著企業最有價值信息的文檔機構在數字化時代不斷邊緣化。雖然文檔機構所收藏資源實現了數字化儲存，但這些資源長期處于休眠期，并沒有實際價值意義。

1.2基于知識管理的國有企業文檔管理

隨著數字化、電子化，網絡化時代的來臨，文檔管理的管理模式經歷了實體管理、信息管理、知識管理過程，這演化過程實際是文檔價值的升華與知識內涵的拓展過程。知識管理是指通過對企業內外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用,并且通過促進知識共享、鼓勵知識創新、實現知識增值，從而來提高企業的應變能力和創新能力?；谖墨I的梳理，文檔管理與知識管理的研究集中于構建知識管理的要求。筆者認為企業文檔是企業重要的知識資源，是企業知識管理的基礎；同時，文檔管理是保護企業知識產權的有力武器。知識管理是實現隱性知識價值的途徑，而文檔管理是對顯性知識的管理。從文檔管理與知識管理的性質來看，文檔管理是使歸檔文件的有序化和結構化，實現文檔的利用價值；而知識管理是通過對文檔的收集、加工、利用、編研和信息化管理等手段，將文檔轉化為知識資源。從文檔管理與知識管理的共同性質來看，它們都是對信息資源進行加工，提取出有價值的信息，為企業提供服務。

1.2.1文檔管理模式的轉變

摘　要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉和檔案保管利用有機融合，是電子文檔管理發展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手，對當前文檔管理系統存在的普遍問題進行分析，并在文檔一體化的安全思路指導下提出文檔管理系統的建設策略，對構建安全高效的文檔管理系統，提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：文檔一體化；文檔管理系統；業務策略；安全策略

一、引言

近年來，隨著信息技術高速發展，文檔工作不可避免的進入數字化時代，且在以綠色環保為主題的辦公形式的要求下，海量電子資源的管理與傳統落后管理手段的矛盾越來越突出，因此，安全高效的文檔管理系統便成為了實現文檔一體化的關鍵工具。指出：“檔案工作確實要由封閉向開放、由重保管向重服務轉變，要及時向領導機關、向社會提供有價值的信息，為經濟建設、社會發展服務?！边@就要求文檔管理系統建設應統籌考慮文件全生命周期，將文檔產生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統的開發過程中，切實提高文檔管理系統的便捷性、安全性和標準性，促進一體化文檔管理水平不斷提升。以下對實施文檔一體化管理的理論基礎、組成、優勢及文檔一體化管理系統的問題和構建策略進行相關說明。

二、實施文檔一體化管理的理論基礎

文件和檔案是統一事物發展過程中不同階段價值和形態變化的體現，前者是后者的源頭，后者是前者的轉化，實際上二者是具有內在聯系的有機整體，僅存在運動階段的差異，并無本質性的區別，因此對不同發展階段的文件實施一體化管理是切實可行的。文件生命周期理論發源于歐美，該理論是以普遍聯系和運動發展的眼光將文件從產生至作為文檔保存或銷毀的過程看作為一種整體的運動過程，是具有生命的現象和值得進行全方位研究的學說，認為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的，是文檔一體化管理的理論基礎。文件連續體理論是一種以目的為導向的系統理論，具有連貫性和一致性，該理論任務文件從形成到作為檔案保存、并進行管理是一個連貫的過程，并倡導對文件的形成、保存和長久利用進行一體化管理，而其中的長久利用是對文件和檔案進行管理的主要目的，文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關系，還可以促進文檔信息的共建和共享，可為社會提供更好的服務。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

一、當前文檔管理中存在的主要問題

1.上交文檔不及時，文檔質量不高。有的教師歸檔意識差，平時沒有整理資料的習慣，到交文檔的時候常常找不齊資料，甚至找不到該交的資料，總是一拖再拖，嚴重地影響了文檔質量。

2.教學日歷馬虎，沒有創新意識。教學日歷是課程文檔中的一項重要內容，主要考察教師一周的教學任務安排，要求教師把每周所教的內容和要達到的教學效果簡明扼要地用英文表達清楚。有的教師對教學日歷不重視，在表中只是羅列了教材上的一些章節，而沒有具體的教學內容、教學目標及具體的實施計劃，從中根本看不出學生這個學期要學到什么和能做什么。

3.試卷雷同，不利于學生的進步。有的教師每年教同一門課，結果每一年出的試卷都雷同，頂多把題的次序改變一下。其實試題完全可以出得靈活些，除考察一些重要知識外，更要綜合測試一下學生分析問題、解決問題的能力。每一年的形勢都有發展和變化，所以教學內容和試卷也必須相應地變化。

4.成績單評分隨意，不符合管理的嚴肅性。成績單的考核標準一般由管理人員根據教學大綱上的考核要求制訂，由于教學大綱由國外合作院校制訂，考試（Test）的次數相對頻繁，這對中國學生來說并不合適，于是和外方商量，減少正式考試的次數而改為課堂測試（Quiz）或作業（Assignment）的形式來彌補，給學生更多的發揮空間。但有的教師圖省事，取消原有的期中考試（Mid-termTest），把其占有比例增加到平時考勤分中；還有的甚至把所有考試包括期末考試（FinalExam）都取消，而全部以作業的形式來打分，使學生的成績來得太容易，增加了管理工作的難度。

5.非講座型課程及機房上課課程的資料匱乏。非講座型課程，如口語課程、研討會、技術論文等，往往文檔不齊全，有的甚至沒有建立文檔，這時也要用盡可能多的資料說明如何完成目標和進行測試的。有的課程比如電子商務、電算會計系統、財務管理計算機應用等課程是在機房上的，通過在電腦上安裝相應的軟件指導學生完成所有的作業和考試，所以相應的文檔資料就比較欠缺。

摘要:潞安機械公司成功開發的產品數據庫管理系統，將產品的研究、開發等各方面的信息集中在一起，解決了目前技術管理中的薄弱環節，使機械公司的產品數據更加精確明了。

關鍵詞:產品設計數據庫;圖文檔管理;通用零件庫

潞安機械公司根據本單位的產品結構和設計研發現狀，開發出切合本單位實際的產品數據庫管理系統，促進了機械公司向專業化、規模化、數字化方向發展。即在現用的CAXA軟件基礎上引進了CAXA圖文檔數據管理系統，用來管理所有與產品相關的信息和所有與產品設計相關的過程。

1CAXA圖文檔管理系統的功能特點

CAXA圖文檔管理系統主要具備以下功能:文檔管理、產品結構管理、設計檢索和零件庫等功能。主要解決的是文檔內容的快速瀏覽、快速索引和查詢，文檔的安全性、一致性和版本管理，文檔組織結構定義和管理等方面的問題。利用這些功能特點對圖紙設計進行管理。

2CAXA圖文檔管理系統在實際中的應用

一、文檔管理工作

辦公室作為一個單位的樞紐部門，頭緒多，任務雜，許多人是在非常忙亂中度過自己的一天的，同仁們對此一定深有體會。在從事辦公室工作的過程中，感覺合適的工具、良好的工作方法和工作習慣對辦公室工作非常重要。

為了達到一個好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現實的工作管理過程中也確實存在了大量的文檔，每個人都認為文檔是重要的，但是當真正文檔到來的時候又開始困擾了，會不自覺的有些厭煩和無從下手。做文檔的過程是辛苦的，更是麻煩的；而在自己做完文檔以后發現可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文檔不知道哪里去找，不同的文檔說法不統一等等，諸如此類的問題讓人有點無從下手。

在管理文件、檔案的整個過程中會形成很多的文檔資料，包括工作文檔和數據文檔。文檔管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文檔管理方面，目前還沒有統一的標準。而在實踐過程中，人們已經認識到了文檔系統管理的重要意義，并且已開始體現在文檔管理的工作中。

檔案整理是檔案管理工作的中心環節?？茖W優化的檔案整理，可以促進檔案管理的各個環節良性互動和協調發展，進而能為檔案信息資源的開發利用奠定重要基礎。因此，檔案整理是職業經理人在檔案管理過程中必須做好的一項基礎性工作。

隨著計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，電子文件大量產生。對于電子文件的管理，需要注意以下幾個方面。

一、文檔一體化的實施依據

文檔一體化管理，包括文檔實體的生成、文檔信息的利用、文檔的規范管理等方面。它不僅是打破文書與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發揮各項理論依據的長處，借助信息化手段，順應并提高文書檔案工作的規律與效率。1.大文件與大檔案：數字檔案館與電子文件中心的虛擬整合。傳統檔案學認為，文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件，文件與檔案是同一事物在不同發展階段的兩個不同名稱。大文件思想不僅肯定文件是檔案的前身，而且認為檔案也是文件，文件包括檔案的范疇，歸檔只是文件運動的某個階段?，F代信息技術的發展使電子文件大量產生，構成豐富的檔案信息資源。當文件在生命周期中起步，潛在的檔案資源已經形成，而文件之“大”并不單單指數量，還包括不同檔案門類之間的聯系之廣和文檔處理環節的多樣化?！按笪募辈粌H拓寬了文件的概念，也使得檔案的外延隨之擴展，一些檔案的保存價值凸顯，檔案工作呈現出社會化、多元化、開放性等特點?！按笪募焙汀按髾n案”相互交叉，使文件與檔案的聯系更為緊密，文檔管理必須體現文件運動的整體性和連續性特點。文檔一體，統籌管理，不僅集中了技術力量，而且推進了文書檔案工作的專業化，切實提高了文檔管理水平。在信息化進程中，數字化大檔案將檔案信息資源推向虛擬，擴大配套檔案的收集范圍和資源共享，能夠促進文件檔案的大聯通。數字檔案館是實現新環境下文檔一體化的重要手段，其中就包括電子文件中心這個子系統。電子政務的建設，如公文流轉、網上審批、政務公開等都在電子文件中心完成，保存即歸檔，成為數字檔案的子目錄。電子文件中心是數字檔案館的重要組成部分，能實現不同業務系統、不同類型電子文件的有效傳輸、交換和存儲。為避免重復建設，應當運用兼容技術，做好系統的設計、形成與維護，理順文檔一體化的體制與流程，實現真正的文檔一體的銜接。2.文件生命周期理論：全程管控與前端控制的協調統一。文件生命周期理論是文檔一體化的理論基礎之一，而且從實踐的角度，也對文檔的管理具有較好的指導意義。根據文件運動的規律，文件從生成、流轉到歸檔、永久保存或銷毀，是一個完整的生命過程，是一個自然流動、難以割裂的過程。為此，要以文檔一體化為手段，把文件管理和檔案管理作為一個整體，對文件運動的各個階段進行全程掌控。而文件在歸檔以前，嚴格意義上說還處于文書的階段，檔案尚未成型，然而要確保文件歸檔的質量，就必須從文書階段抓起。在文檔一體化的全程管控過程中，文書管理便是檔案管理的前端控制。由于存檔的電子文件具有易流失、易更改等特點，因此確保前端控制是保證各電子文件真實可靠、完整歸檔、安全利用和長期可讀的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成過程，從源頭上防止一些錯誤和隱患，才能確保歸檔文件的質量?！半娮游募芾硐到y只有事先設定采集文件元數據的功能，才能支持文件的證據性、真實性和可靠性；只有事先確定文件的歸檔范圍、采集時間和方式，才能保證歸檔文件的完整性；只有事先控制文件的利用權限，才能確保電子文件的信息安全；只有事先考慮文件的存儲格式、軟硬件環境以及相關參數，才能確保文件長期的順利讀取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要轉變觀念、統籌綜治、前后照應，才能保障電子文件整個生命過程的全面、有效管控，保障文件內容的完整性和元數據結構的一致性，保障文件從文書部門到檔案部門的數據流安全、暢通。文檔一體化不僅符合文件生命周期規律，而且是促進文書與檔案工作標準化、規范化，提高辦公效率和管理能力的有效手段。3.文件連續體理論：以目的為導向的系統連貫一致。連續體是一種以目的為導向的系統方法，注重文件從形成到作為檔案存用的管理全過程的連貫一致，倡導文件形成、保存與長久利用的一體化管理。其中，利用是文件和檔案管理的目的和宗旨，即面向單位內部和社會提供檔案服務，這突出了檔案信息化的實用優勢，也為電子文件的優化管理提出了更高要求。連續體理論認為，文件的運動不是從出生到消亡的單向運轉，文檔處置的順序沒有必然的先后之分，處于后階段的電子文件具有向前階段轉化的可能。文件的生命過程與物理實體畢竟有所不同，人在使用過程中是靈活的。文件生命周期理論指出了文件運動的普遍規律，而文件連續體理論則更適用于信息時代電子文件的運動特點。這種文檔處置的靈活性，更有助于確保電子文件的確實生成、合理運轉、安全保管和有效利用，使得文檔一體化更能達到系統優化的效果。文件生命周期和連續體理論分別從文檔整體性與連續性的角度，為文檔一體化的有效實施奠定了堅實的理論基礎。文件生命周期理論強調文檔管理的前后照應和統籌綜治，體現整體效應；文件連續體理論則突出了文件各個運動階段的連續性，以便于利用為導向，對文件進行立體的處理，使文件的運轉成為一個系統靈活的過程。前端控制將對檔案的控制與管理提前到檔案設計與形成的階段，把好源頭關；在此基礎上，運用文件連續體理論，將一體化管理作為過程和手段，擴展檔案經營服務范圍，保持系統連貫一致，建立統一標準，實現信息共建共享。文檔一體化運用現代信息系統，兼顧兩大理論優勢，體現了全局觀與系統優化的辯證統一。

二、文檔一體化的策略手段

文檔一體化有利于文檔信息的共建共享，有利于保持文件之間的有機聯系，有利于保持電子文件、元數據、背景信息三者系統周全。為延伸相關部門職能，融合管理體系，同時簡化工作程序，使文檔一體化整個流程更加科學、合理，在信息化大背景下，應從本單位辦公自動化和信息管理工作的大局出發，做好責任延伸與理念培養、組織建設與質量監控、標準制訂與功能設計、流轉適用與系統更替等方面工作，構建文檔一體化高效運轉的組織模式。1.責任延伸與理念培養。工作人員對檔案的重視程度決定了檔案工作的質量。在文書與檔案業務分立的情況下，不管是前端控制，還是后端保管，都是一種責任延伸。目前，許多單位對檔案的重視程度不夠，對于信息時代出現的新特點、新變化認識不夠，對于文檔一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專家，也對“文檔一體化”持以不同的觀點，對于文件和檔案的關系以及一體化的合理性存在爭議，使得文檔一體化的推行懸而未決。除了專兼職檔案員的工作態度和水平，領導的重視程度也影響了相關先進理念的落實。在單位內部，文件與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業務分工來看，還是有很大的區別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級檔案部門的業務指導，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見不合，往往缺乏一體化協同共進的意識。為此，在文檔一體化項目實施之前，將是長期的理念培養的階段。首先，要促進相互了解，增加業務往來。文書工作人員要逐漸關注檔案的要求、動態，檔案工作人員要關注文書工作的要求、動態。只有對對方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態的同一性，以及雙方工作的內在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。其次，要擴展業務素養，延伸責任范圍。文書人員要有延伸管理的意識和能力，檔案人員要有超前控制的意識和能力。文書人員要學習檔案規范以前瞻，檔案人員要學習文件規范以把關。通過培訓，開闊部門視野，增強責任意識，提高服務于文檔全局的本領。再次，由部門領導牽頭，組織一體化的大討論。文檔一體化不僅要在專家層面征求意見，而且要在單位內部結合具體實際，探討是否適合施行、從哪個方面入手等，在討論中促進溝通，培養理念。甚至可以申報為課題項目，作為課題來研究，讓學術先行，來指導實踐。理念培養，既要培養雙方工作人員的學習意識、合作意識、責任意識，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培養對于文檔一體化的工作進取心和正確認識，進而掌握文檔一體化的方式方法乃至技術手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規范。2.組織建設與質量監控。組織建設就是要加強頂層設計和統籌協調，通過統一規劃、統一標準、統一管理，更好地推動文檔一體化的實施。兩大理論分別從整體性和連續性的角度，證明了文檔一體化的合理性，而組織建設是整體與連續的重要保障。通過上層領導、部門協調、成員自覺，抓好文檔全局，做好過程對接，監控運行質量，才能確保文檔一體化的切實有效。組織建設在于集中人員力量，發揮文檔一體化的優勢，避免文檔分治的不足。比如在檔案信息錄入過程中，文件辦理者最為清楚地掌握文件入檔信息。為避免文件信息采集失誤，由文件辦理者負責將文件或案卷的有關信息錄入管理系統，更能確保錄入信息的完整、規范和準確。同時，檔案保管者也不再是被動等待，在檔案形成后才管理文件，而是針對傳統歸檔時間滯后、檔案資料不全的弊病，主動、超前地同文件辦理者一起，共同確定機構活動需要保管的文件，然后納入事務活動體系進行管理。組織建設也在于集中技術優勢，將數字檔案館與電子文件中心的建設納入正軌。電子文件中心才是文檔一體化的核心機構，數字檔案館為電子文件中心提供文件環境和技術支持。電子文件中心是新型的文檔管理專業化、服務綜合化的管理實體，維護文件效力，管理文件信息，保障文件安全，統一實行國家文件與檔案管理業務標準和規范，同時也對文檔一體化進行質量監控。文件中心在文件運動過程中，相應地進行全過程蹤跡保全，便于工作人員對檔案質量進行鑒定和處置，確保長久保存價值，從而真正顧及數字時代的檔案管理需求。電子文件中心的建設是質量監控的重要途徑，↑蘭臺世界LANTAIWORLD“不是文件機構或檔案機構的改良，而是政務流程再造后，在新的文檔管理體制下催生的新型文檔一體化管理機構，它在電子文件全程管理中起著核心機構的作用”[2]。質量監控必須借助人力物力，良好的組織建設是質量監控的前提條件。再配合以標準制訂與功能設計、流轉適用與系統更替等手段，可逐步構建符合標準規范的質量保障體系。3.標準制訂與功能設計。文檔一體化在實際操作過程中要有章可循，文件與檔案管理要有一套統一的業務標準和規范，要有相應的法律法規。建國以來，尤其是黨的十一屆三中全會以來，檔案的法制建設已見成效，法律規范相對完善。然而要推進文檔一體化管理，就必須在文、檔各自國家標準的基礎上，建立一套統一的制度和標準。為此，要構建文檔一體化嚴密的論證體系，使補充修訂后的文檔一體化不僅有一套完整的理論架構，而且具有行之有效的實踐指南，成為文檔工作人員的學習文件，成為檔案信息化建設的重要藍本。除了針對“文檔一體化”本身的論述，還要明確人員與技術的標準。在人員方面，要明確文書人員與檔案人員新的職責和工作范圍。要協調歸檔前后，有清晰的組織業務的劃分，尤其是需要密切合作的項目內容，促進積極有效的配合。要明確相關職責的法律規范，使人員不僅分配到位，而且責任落實到位。在技術方面，要明確文檔一體化背景下操作系統應具備的復雜功能。為研發出既以電子公文又以電子檔案為管理中心的兼容性操作系統，提高文件覆蓋范圍和管理系統的利用水平，系統的功能設計是標準制訂最重要的環節要素。制訂出的技術標準既要符合一體化的流程設計，涵蓋數據庫技術、信息存儲技術、網絡技術等全過程需要的技術，又要在安全性、通用性、智能性、溝通性上把好關。功能設計是技術標準的具體內容和前提條件，也是標準制訂的難點所在。目前，文檔一體化通用的管理軟件主要是半自動或全自動化的電子文件管理軟件，具有良好的用戶界面。半自動化模擬手工操作，“在一定意義上能實現檔案的自動編目、自動存儲、多樣化檢索、輔助立卷等功能”[3]，操作方便，錄入、查詢、檢索簡單明了。全自動化的一體化管理系統，“主要包括文件管理、歸卷管理、檔案管理、維護四個子系統，一般具有收文處理、發文處理、公文管理、歸檔組卷、檔案管理等功能”[3]。4.流轉適用與系統更替。文檔管理系統的廣泛應用，使文件制作與處理進入傳統紙質所無可比擬的時代。即便是在“雙套制”管理中，電子文件也體現出紙質文件所不可替代的優勢。然而系統最大的問題還是在于兼容性，不僅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系統之間相互傳導的兼容性。傳輸、存儲、檢索、復制，不管在文件處理階段，還是在檔案管理階段，都是系統必備的功能。不兼容不僅導致文檔一體化受阻，而且存在功能重復建設的問題。為便于公文流轉和檔案存用，就必須通過并聯、串聯、互聯等方式，提高文檔管理的適用性與系統更替，滿足一對多的用戶信息需求，建立整體運作體系。公文流轉系統即OA系統，與檔案系統、文檔一體化管理系統存在遞進關系。公文流轉系統與檔案系統都是辦公自動化的子系統，而文檔一體化的設計就是要將兩大系統整合起來，做到過程統一和體制合一。為此，文檔一體化系統首先要具備OA系統的功能，即在信息和流轉上起到文件管理應有的作用。文件管理不只局限于文件的制作與生成，在信息時代，還包括在線傳輸和檢索，具有動態化、靈活性等特點。根據連續體理論，電子文件的流轉不僅發生在文書管理階段，乃至在檔案形成之后，檔案服務與利用的過程中，同樣存在流轉的可能需求。流轉適用應貫徹文檔一體化始終，在其任意一個子系統中都是必須具備的功能。文檔一體化管理系統軟件繁多，其核心是利用數據庫技術，將反映文件與檔案內容與形式特征的信息，以“記錄”的方式寫進數據庫中，完成文件管理與檔案管理的銜接?！半S著實踐發展，適用于文檔管理的系統，呈現從單點功能到整體功能、從單機到網絡、從專用到通用的發展趨勢。另外，通過這些系統的開發與運用，檔案部門不斷擴大其合作領域，越來越融于社會。”[4]未來新型文檔一體化管理機構應當在整合當前傳統檔案館、數字檔案館、信息中心和電子文件中心等機構基礎之上完善功能，兼具管理、技術與服務功能于一體，建立統一、嚴密、高效的運轉體系。在數字化時代中，文件與檔案、電子文件與電子檔案的界限不再顯而易見，文書人員與檔案人員的界限也不再涇渭分明，全程管理的電子文件管理理念得到了充分顯現。文檔一體化打破了文檔分散的管理格局，將電子文件從形成起就納入檔案管理視野，把電子文件形部、檔案機構之間、文件與檔案機構之間，電子文件的及時流動與管理。通過文件管理的責任延伸和檔案部門的超前控制，實現整個文檔生命周期的控制與管理，以未雨綢繆和通力協作的工作方式，保障了電子檔案的真實性、完整性和有效性。

作者:任沁 單位:江陰職業技術學院

參考文獻

國務院及國務院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質紅頭文件，并對重要文件和統計數據分別以政報、匯編等形式對外權威。我國發達地區比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開創了我國文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計算機系統識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被政府機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。

電子文件的優越性在此不再一一贅述。如何利用和保護電子文件和電子檔案工作已經成為文檔戰線思考和急待解決的問題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰。

（一）電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時他只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別，無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”。三是電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。為了保證電子文件的可讀性，常常需要加以轉換。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。①

摘要：隨著互聯網和信息技術的迅速發展，互聯網信息數據處理成為檔案文件管理業務中最常見的應用技術，現代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統的紙質文件管理方法更高效。目前國內多數高校的檔案文件管理業務相對薄弱，歸檔文件管理復雜性相對高、管理業務人員需求相對大，文件存檔業務也存在較多問題。為創新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進行分析，找出各單位文件管理業務高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應新時代高校檔案管理需求、提高管理業務效率。

關鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設研究

一、緒論

傳統的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關老師和部門整理、準備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進行審核。審核結束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經維持了很久，而且管理員已經習慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學校都延時開學。一切的活動都轉到線上進行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個環節自然也必須通過線上完成。經過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進行數字化后的好處[1]。在信息化的時代下，存儲文檔要求能夠快速、準確地找到，要可以極大地提高業務單元的業務效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時發現和解決，可能會對高校管理產生非常負面的影響，因此對高校檔案管理的研究發展有著非常大的必要性，進而使得各高校適應新時代管理系統的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強度

一、檔案（文檔）生命周期與連續體理論

1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質文檔管理程序為框架和模型。該理論認為，文檔不是靜態的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機體的成長階段與“年齡”之限。它們經歷從出生（文檔創建或收集），成長為青年（記錄使用和維護），進入老年（轉移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當前使用和最終的命運，從產生到銷毀的全過程。根據文檔的內容和價值不同，檔案會采取不同的保存期限，即壽命時間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關。緊接著，它歷經創建、維護、儲存、使用和處置等五種形式，形成一個完整的生命過程。同時在不同階段又表現出不同的作用和工作要求，這是一個通過分階段管理提升檔案整體質量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。然而，文檔生命周期描述的并非文件運動規律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負面的評論。首先，批評者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現象，即無限期保留，因為有持續的價值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據實際使用的需要、價值的轉變，會發生逆轉和反復，生命形式可能會打亂。文檔好比貨幣，可儲存，也可重復循環使用，他們會產生恢復活動期，使用與存檔可能會多次交替。生命周期模型不存在重復階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續和記錄之間存在人為的區分，由于單位經營宗旨和文檔保存文化等原因，專業視角之間檔案和記錄管理會發生區別。此外，生命周期概念的批評者也認為，它過于集中記錄物理實體的操作任務，特別是那些紙質文檔的保管。紙質文檔依靠邏輯結構，與紙質的物理存儲相關聯，很大程度上局限于傳統的管理模式，缺乏現代創新。

2.連續體理論與信息通信技術的引入。而文檔管理早在20世紀80年代已快速引入信息和通信技術（ICT），檔案管理進入了一個全新的實踐層面，產生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發明，被稱為連續體理論。該理論認為，檔案和文檔管理責任之間沒有嚴格的界限。文檔有創建、修改、歸檔、使用等任意處理的權限，不局限于不同環節和先后順序，也不是被動等待最終處理決定的文本。20世紀90年代通過LanMachean開發了記錄連續模型的可操作框架電子記錄管理程序。學者指出，電子環境能達到單憑理論和基于紙張的方法所無法實現的檔案管理模式，使檔案工作對象從靜態到動態，能融會貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個階段的管理責任。在連續體理論中，通過記錄連續模型，文檔和檔案總是在被創建或編輯的狀態，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個文檔的壽命。文檔生命周期和連續體模型的發展是檔案信息化的重要驅動力，同時檔案信息技術的發展也為生命周期和連續體理論提供了先進的技術條件。兩大模型的互補配合提供了一個積極合理的保存記錄的結構，體現了電子文檔環境安全、有效、便捷的必然趨勢。它超越時間和空間，逐漸滿足企業、法律、社會、文化等需求管理。作為更為先進的檔案管理辦法，通過現代模型構建科學組織框架，對于檔案現代化與信息通信的融合發展具有重要的意義。

二、現代信息通信技術（ICT）應用現狀

1.信息技術的創建、存儲、檢索與數字化趨勢。信息技術與通信技術相融合環境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個端結，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計算機。在此基礎上，利用網絡技術創建電子數據庫、編發電子郵件、遠程檢索與構建移動通信平臺、管理ICT基礎設施信息系統等，通過多措并舉，產生更有效的利用與管理。由于不同機構保存和使用的主要數據和信息系統存在差異，信息系統（IS）集成部署系統的數據管理則更有利于實現無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對稱”的局面，改善“信息孤島”現象。同時，該系統是由多個電子文檔組織路線，以不同的部門和個人根據具體工作需求進行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節約了財務和人力資源方面的成本。雖然針對龐大數據，計算機系統可能會導致冗余，但它可以消除員工對大批量物理文檔的恐懼。在數字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關鍵基礎設施與目標還是存在一定差距。這些差距和弱點與信息部門的推進力度有關，也與檔案工作人員對新技術的運用程度有關。尤其是研發和使用過程中未能解決數字檔案中的DRM數字版權管理，因此ICT技術的應用實則依賴于基礎設施的存在，而相對高端設施的建設尚未熟練普及。隨著互聯網的發展，現代電子政務、OA系統的運用，QQ群、微信圈及電子商務建設的開展，各部門相應建立了系統辦公網絡平臺，不僅最大限度地證明了信息和通信技術優點，而且也在不斷探索與實踐中，將現代信息技術的功能推向優化。2.有效的檔案管理方式在實踐中改進。在ICT的支持下，檔案管理已經從基本的紙張文件的存儲向眾多電子、計算機的數字化管理過渡?！霸朴嬎恪钡囊雽⑷尕S富現代文檔管理模式，以其提供速度快、精準度高、查詢靈活、呈現方式多樣等優勢，在世界范圍內被迅速接受并作為關鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統，可以節省文件存儲空間，利用電子方式查詢也可減少紙質文檔的物理磨損。計算機中的檔案管理，以強大的存儲、檢索、訪問、使用功能，增強了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。盡管如此，他們也面臨一些挑戰。如由于技術的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計算機及網絡，增強了軟硬件故障所造成的數據失真或丟失風險。而在處理文件時人為的改寫、剪切和粘貼、發送到另一端等，操作失誤也會影響數據的真實性和系統的完整性。盡管如此，這些缺點并不會貶低信息與通信技術在檔案領域已發揮的顯著作用。在電子檔案的時代，傳統的檔案實體服務已不能滿足人們復雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術所帶來的有效記錄管理。三、當前信息技術環境下文檔運用與服務1.信息通信推送技術成為服務的主功能。當前信息技術的飛速發展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進一步完善與提升了檔案信息服務中技術體系的應用水平。信息通信推送技術成為服務的主功能，比如“云計算”文檔存儲功能與數字化對接，OA系統、電子郵箱等文檔信息傳遞對接，網絡平臺信息咨詢、留言，電子政務與公文流轉，網站信息查詢、文件下載、轉移鏈接、用戶對話等推送與互動功能。網絡信息溝通工具具有集成化和開放性等特點。為了提供高速、快捷，不受地理、時空限制的服務，各種信息技術資源必須加以整合，才能達到系統優化的效果。但是在實際操作中，由于網站服務平臺和服務體系的更新周期較長，服務還是以被動的信息咨詢反饋為主，缺乏主動的信息推送服務?？偟膩碚f，還是存在先進信息技術研發滯后、技術應用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術的研發和使用外，一些網絡平臺和智能服務平臺的新生技術也是應關注的方向。

2.電子信息轉化成為運用與服務的基本途徑。當前信息技術下文檔運用與服務，主要有兩大類方式。一類是對檔案室（館）藏傳統檔案，以方便利用為目的，運用專用設備進行信息技術加工處理；另一類是對直接以數字化形式產生的電子圖檔進行數字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動實質是對檔案信息進行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術利用的內容，但是所有的標準化、網絡化、數字化及其他工作都圍繞著信息技術展開。信息技術應用成為實現檔案信息化的基本途徑[2]。在檔案資源運用過程中，人們獲取信息的需求呈現快餐式又精細化、多樣化的特點，信息服務的給取已轉變為以網絡服務、虛擬服務為主的電子高科技服務。當前信息社會中，檔案信息服務更多的是基于互聯網，利用現代信息技術向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務方式?，F代信息技術的發展，在影響人們信息獲取方式和社會形態的同時，也改變著人們的生活和學習面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務必須以用戶為出發點，創新理念，更新現代信息技術手段，積極開展信息推送、站點鏈接、網頁聚合等多功能服務。借助ICT的推動力，實現信息與通信環境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務質量和管理水平。