養老險檔案作用與管理綜述

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養老保險是社會保險的主要內容之一，養老保險檔案是養老保險管理工作的重要業務載體，記錄應當及時準確完整，有力地保障國家、企業和參保人員的合法權益。以筆者所從事的鐵路企業養老保險工作為例，由于企業生產力布局不斷調整，單位合并、拆分、新設、改制等情況接連不斷，但凡養老保險檔案管理規范的單位，在養老保險管理上都能很快適應新情況，順利地開展后續工作，反之則往往顯現出臺賬不齊、資料不全、交接不暢等問題，養老保險管理工作開展就較為被動。

一、養老保險檔案的構成與特點

參照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，養老保險檔案可以定義為：企業和各經辦機構在辦理養老保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。所以，養老保險檔案不僅是對參保人員養老保險全過程的記載，還包括了有關文件、個人臺賬和經辦業務記錄，比如國家和地方政府出臺的有關政策、職工養老保險手冊、臺賬、花名冊、變更表、各類報表以及有關財務憑證等，不僅有書面記載的，還有數字化記載的。養老保險檔案有以下特點：

1.涉及范圍廣。養老保險管理與個人、企業和社保經辦機構以及財務部門都有涉及，凡與養老保險業務有關的都應納入養老保險檔案范疇，是對養老保險管理工作全方位的記載。

2.信息化要求高。現代化的養老保險管理必須采用高度信息化的平臺，很多業務過程都要通過計算機技術來完成，那么養老保險檔案也要高度信息化以滿足現代化管理的要求。

3.保管期限長。與參保人員個人有關的記載一般要長達數十年，對于企業和社保經辦機構來說就更長了，只要養老保險管理工作在繼續，那養老保險檔案的記載就不會停止，所以養老保險檔案的保管期限非常長，從幾十年到一百年甚至是永久保管的都有。

4.安全性要求高。養老保險檔案有紙質記載的，也有電子記載的，有些記載具有唯一性和不可替代性，比如個人手冊、個人基數確認表等，有些記載涉及隱私問題，比如個人收入或待遇、單位工資總額等。這就要求養老保險檔案管理過程中要特別注重安全性，除了妥善保管、有效備份以外，在網絡化發達的今天，還要防止不法分子對數據信息的非法竊取、刪除或篡改。

二、養老保險檔案的作用

1.養老保險檔案是開展養老保險管理工作的重要依據。養老保險各項業務的辦理要有憑有據，要符合國家政策，要能經得起檢查，養老保險檔案就是養老保險管理工作的痕跡，必須要以準確、翔實和完整的記錄，保障國家、企業和參保人員的合法權益。

2.養老保險檔案是養老保險管理服務的延伸。準確完整的養老保險檔案不僅能提高業務經辦效率，推動社保經辦機構的服務工作，也為領導決策提供了有說服力的依據，具有潛在價值向現實價值的合理轉化的功能。

3.養老保險檔案是提高統籌層次的必要條件。由于現有養老保險統籌層次的問題，各地養老保險信息不能互通，資源不能共享，通過建立健全養老保險檔案，就可以逐步解決數據共享問題，為提高統籌層次創造必要條件。

4.養老保險檔案是整合社保檔案的必要條件。由于各險種的統籌層次、歸屬經辦部門不同一，目前要建立統一的社會保險檔案有一定難度。但養老保險在社會保險中實施最早，數據最齊，具有不可動搖的基礎地位，所以先建立和完善養老保險檔案，同時其它險種依照各自特點和要求逐步建立健全各種臺賬，隨著社會保險政策的不斷完善和統籌層次的不斷提高，為最終形成一個完善的社會保險檔案創造必要條件。

三、如何建立健全養老保險檔案

1.充分認識養老保險檔案的重要性，加強基礎管理。如果缺乏對養老保險檔案的建立和管理重要性的認識，沒有行之有效的檔案管理機制，那么，即使給齊各種材料，檔案也必定是丟三落四、雜亂無章，那么養老保險檔案只不過是淪落于形式而已，根本無法保證其能夠充分發揮價值。所以要把養老保險檔案管理列為一項基礎管理工作，是養老保險工作整體中不可分割的一部分，只有這樣，才能以清醒的頭腦和正視的態度去做好這項工作。

2.對養老保險檔案進行科學分類和有序整理。檔案分類不僅是檔案管理中的一個工作程序，更重要的是在整個檔案管理工作中具有主導作用，養老保險檔案同樣如此。沒有科學的分類，養老保險檔案從建立之初就無法進行有效地整理和組織，更不用說健全了。所以，確定分類標準，實現科學分類，是養老保險檔案建立健全的基礎，引導其它各項后續工作的有序展開。一般來說，對于國家和地方政府出臺的有關養老保險政策，可以按文件的出處、類型、文號、實施時間等要素分類歸檔，對于經辦機構和企業在養老保險管理工作中的各種記錄，比如社會保險登記證、各類報表、說明或證明材料等，可以按歸屬部門、材料類型、時間等要素分類歸檔，對于與參保人員個人有關的材料，比如繳費手冊或卡片、人事命令、賬戶轉移情況表等，應為每一個人單獨建檔進行管理。在養老保險檔案管理過程中，還應當注意有序整理。一是要規范編號，包括個人身份證號、養老保險編號、單位編碼、社保登記證號等，在養老保險檔案管理中都要進行整理和規范。二是要把握業務規律，比如日常業務、月度業務、年度業務等，在養老保險檔案中要能清晰體現。三要做好動態管理，對于已經辦理完畢的事項，相關材料要及時分類歸檔，對于還在辦理過程中的事項，要注意及時跟進，掌握動態。四要做到常態管理，經常性、制度性的整理養老保險檔案，保持檔案材料之間的聯系，保證檔案的齊全完整。

3.養老保險檔案的保管要做到制度建立、專人負責、安全存放和交接銜接。社保經辦機構和企業應建立養老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案建立、維護、交接等環節進行制度化管理。檔案紙質材料應當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數據應當有比較強的網絡安全性，必須做到異地備份，數據格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調交接環節一定要尤其重視，嚴防脫節，否則會給后續工作帶來無法預計的困難。比如少數鐵路單位就是在生產力布局調整中沒有對養老保險檔案的交接給予足夠重視，造成單位幾經變遷后，原有資料或不知所蹤，或部分丟失，又或存放零亂，給繼任者的工作開展帶來了極大的困難，特別是例如農民合同工補繳花名冊、精簡職工花名冊等資料都是特定歷史條件下的特定產物，一旦損毀就無法彌補。所以一定要加強對養老保險檔案交接環節的管理，可以結合建立考核獎懲機制，督促管理人員既要在在崗時認真履行好職責，又要在換崗時做好交接工作，以保證養老保險檔案管理的延續性。

4.養老保險檔案要實現數字化、網絡化管理。要充分利用計算機數據庫管理功能和網絡平臺，建立養老保險檔案管理信息系統，實現檔案管理的數字化和網絡化。這是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經辦機構管理服務水平的必然要求，也是現代化養老保險檔案管理的發展方向。檔案管理的數字化和網絡化不僅有存儲量大、檢索方便、數據傳遞快速便捷等優點，而且在實現資源共享、提高統籌層次方面也有現實意義。

總之，要保證養老保險乃至整個社會保險工作的積極發展，強化社保經辦機構管理服務職能，增強服務手段，切實保障國家、企業和參保人員的合法權益，就必須深刻認識養老保險檔案的作用與意義，建立健全養老保險檔案，在構建和諧社會的偉大進程中更好地推動養老保險事業的發展。