財務共享服務中信息溝通與管理研究

導語：財務共享服務中信息溝通與管理研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［提要］隨著社會的進步，信息管理與溝通對于一個企業的發展來說也逐漸變得越來越重要。而財務共享服務模式也是近年來逐漸流行的一種新型財務管理模式。本文旨在通過信息溝通與管理為財務共享中心帶來的影響，發現信息管理與溝通在財務共享服務中存在的一系列問題，并提出合理的優化建議，以提高共享服務中心的信息管理與溝通能力，從而為企業總部帶來更高的價值利益。

關鍵詞：信息管理；信息溝通；財務共享

高效的信息管理與溝通能力是財務共享服務中心成功實施過程中必不可少的一項條件，即通過有效的溝通、正確的管理，使財務共享服務中心能夠及時地、準確地獲取附屬子公司的信息，并將信息匯總傳遞給公司總部，公司總部的高層再根據獲取到的信息做出正確的決策，為公司的未來發展做出正確的規劃。目前，財務共享服務中心已有的信息管理和溝通能力已經滿足共享中心的基礎要求，但由于財務共享服務中心的特殊性與復雜性，簡單統一的信息管理并不能保證完全的信息溝通，而溝通能力較弱的服務中心就很有可能導致傳遞給總部的信息存在少許偏差，影響總部管理層的決策。因此，本文旨在通過信息溝通與管理對共享服務中心產生的影響，分析信息溝通與管理在財務共享服務中心存在的一些問題，并對這些問題進行優化研究。

一、信息溝通與管理與財務共享服務中心的關系

（一）信息溝通與管理相關概念。所謂信息溝通與管理，可以理解為一個公司的管理層為了實現公司的戰略目標，在實施過程中所需要進行的有方式有方法的有效信息的準確傳遞。也就是說，一個公司為了取得最終盈利的目標，讓公司的信息通過人與人之間、部門與部門之間傳遞的過程，不僅僅是情感的交流還有信息的交換，讓主體與主體、主體與客體、客體與客體之間完成彼此交流和信任的過程。對于一個企業來說，身為公司的主管人員都可以體會到實施溝通控制的實際困難，所以單單只是描述溝通的方式和原則、方法也是無濟于事的，更需要對溝通過程的信息進行管理和控制，以便溝通能夠更加健康、更加有效地進行。因此，一個完善的企業內部信息體系包括：企業內信息的收集、企業內信息的處理及企業內信息的傳遞。（二）財務共享服務中心相關概念。財務共享服務模式是將各個子公司之間、公司的各部門之間重復的工作統一到財務共享服務中心整合操作，讓企業與各個部門可以把更多的精力放在核心工作上，來達到降低時間成本、提高工作效率目的的一種新型的財務管理模式。這種模式一般都是在具有一定規模性的大企業進行應用，使企業的各個子公司、公司的各個部門之間進行服務，然后通過這樣的財務管理模式實現規模經濟，降低時間成本，提高工作效率，在運行方式和運行效果上都能體現出企業規模大的特點。同時，財務共享這種新型的財務管理模式的出現，讓我國的企業進一步發揮了規模效應和協同效應的目的，使資源得到了有效合理的配置。企業運行財務管理模式以后，重復性的工作都交給共享服務中心處理，取消了各個公司不必要的部門，使公司將更多的精力放在核心業務上，不僅大大降低了成本，還提高了工作效率。（三）信息溝通與管理對財務共享服務中心產生的影響。信息溝通與管理對財務共享服務中心的影響可以分為以下兩個方面：一是信息的溝通與管理會影響財務共享服務中心的工作效率。財務共享服務模式的誕生，根本的原因就在于這是一種提高工作效率、降低公司成本的模式。財務共享服務中心通過減少重復性的操作收集整合信息，提升工作效率，但是財務共享服務中心內部的信息溝通和管理不當反而會使財務共享服務中心失去該種優勢，正確的信息溝通與管理會讓工作效率翻倍提升；相反，無效的信息溝通與管理會讓財務共享服務中心的工作變得更加繁瑣，使得工作周期大大延長，不但工作效率沒有提升，公司成本也會因此而大大增加。二是信息的溝通與管理會影響財務共享服務中心未來的發展。信息的溝通與管理之所以重要，就是因為它與公司未來發展的好壞息息相關。在現如今這個大數據時代，越來越離不開的就是信息的交流和交換。當財務共享服務中心內部出現了信息傳遞錯漏或者不及時、不準確的情況，那么傳遞給公司總部的信息就會有所偏差，公司總部的領導層是根據財務共享服務中心的信息作出決策的，一旦因信息錯誤作出錯誤的決策，就會影響財務共享服務中心在我國市場中的應用。也就是說，信息充分的溝通和正確的管理會讓財務共享服務中心的效率事半功倍，不恰當的溝通和疏忽的管理會讓財務共享服務中心逐漸走向衰敗。所以說，信息的溝通與管理對財務共享服務中心來說影響也是很大的。

二、信息溝通與管理在財務共享中心服務中存在的問題

（一）員工缺乏溝通活力以及溝通反饋。由于財務共享服務模式的特殊性，許多在新應用該模式的公司會將原公司的一些部門取消，一些老員工會繼續到共享服務中心為公司服務，但是這就會產生一些溝通方面的問題，比如新員工與老員工之間存在學歷上的差距，還有經驗上的差距以及年齡差距所產生的代溝都會成為新老員工在溝通交流時的阻礙，使新老員工相互產生不愿溝通的心理，也就缺乏了溝通的積極性。而部門與部門之間的溝通也存在相似的問題，各個部門的員工之間也并不是相互很了解，對彼此的認知和定位也存在著一定的偏差，而財務共享服務中心是對員工間、部門間的信息溝通效率要求非常高的，效率低下的溝通能力會給財務共享服務中心帶來很大的風險。由于員工間存在這些差距，再加上員工本身也缺乏溝通認知，且還缺乏相應的溝通技能，使得員工之間的溝通問題嚴重地影響到了部門間的溝通，從而導致最后的溝通效率比較低，溝通活力也大大降低。（二）管理層忽略對信息溝通與管理的重要性。財務共享服務中心的信息是否進行了有效的溝通和正確的管理，與公司管理層對其的重視程度息息相關。也就是說，當一個公司的領導層忽略了信息溝通與管理的重要性，再加上員工間缺乏溝通活力以及溝通認知的情況下，那財務共享服務中心所提供給公司的信息更是不夠準確的。公司總部的管理層身為領導者，身上肩負的是為了企業謀發展作決策，工作的重心也都是些公司的重大事項，往往會忽視了公司內部的信息溝通與管理。隨著時代的發展，溝通的方式也應隨之改變，那些過時的、陳舊的觀念都不利于信息的溝通以及溝通效率的提升。但是，很多公司都會忽略溝通的重要性，尤其財務共享服務模式對信息溝通高標準的特殊性，這種忽略更是致命的存在。一旦管理層對其忽略，整個服務中心內部也會對信息的溝通產生較弱的心理認知。（三）財務共享模式多樣化，信息系統管理不完善。企業的財務共享模式并不是單一統一的，它一共分為基本型、市場型和高度市場型三類。基本型是財務共享服務模式中最基礎的一種模式，主要的工作是著手于一些最基礎的業務，例如應付賬款的處理、應付職工薪酬的處理等。這種最基礎的服務模式一般是不存在第三方的，所有業務直接由公司內部員工完成即可；所謂的市場型是指客戶與企業兩者達成了某種契約的關系，使得財務共享服務中心需要為客戶提供服務來滿足客戶的需求，相比基礎型而言，市場型更加豐富也更加復雜，財務共享服務中心需要根據客戶的需求，將所獲得的信息進行匯總整合處理，然后再將信息分散給中心的各個部門，使服務中心能為客戶提供每一方面的服務；高度市場型是相比市場型還要更加復雜的一種模式，除了與客戶達成契約關系外，如果客戶對其服務感到不滿，客戶有權選擇購買其他更好的服務。但是，目前此種服務并沒有普及，很多財務共享服務中心還無法滿足這種多方面的服務，要想實現該種服務還有待進一步提高。因此，財務共享服務中心共享模式的多樣化也就要求公司在做信息溝通與管理時要進行相應的調整。簡單統一的信息溝通對于基礎型的服務而言足以滿足，但是隨著公司發展成為市場型時，溝通方式和管理技巧還一成不變，包括財務共享服務中心的一些系統也沒有及時更新。比如，有些企業的財務共享服務中心現有的信息系統接入端少、系統兼容性也比較差，且附屬子公司較多，信息系統無法將信息及時、準確地傳遞給財務共享服務中心，就容易導致總部面臨由于信息缺失帶來的各種災難性問題，不利于共享服務中心對公司未來業務發展的支持。

三、優化信息溝通與管理設計、完善財務共享中心建設

（一）優化信息溝通與管理的規范及流程。財務共享服務中心在進行信息溝通與管理的時候應該建立一套行之有效的規章制度，來對財務共享服務中心的一系列溝通活動進行指導，否則會一直存在一種現象就是溝通效率比較低下。也就是說，在財務共享服務中心的各個部門以及不同的層級之間，應該有一個很清楚地體現溝通時主體職責的一個說明，還需要將各個部門和層級的職責和各自的管理范圍進行一個詳細的說明，按照每個信息的傳遞方向，將主體和客體需要做的每一步所應該遵循的規章和制度都有一個明確的說明，做到分工明確，職責到位。除此之外，還要不斷地將目前財務共享服務中心現存的制度進行進一步的規范，將平日工作中的一些不成文的規定等等都用文字表達出來。通過制度對財務共享服務中心溝通過程中存在的某些不規范行為進行一定的約束和制約，從而避免在不規范行為下產生無效溝通的結果，為服務中心帶來不必要的信息錯漏風險。在建立了有效的規章制度后，財務共享服務中心還要對其流程進行監督管理。一套有效的規章制度不嚴格按照執行也是一種無效機制，因此有效的信息溝通與管理還應該讓管理者經常定期地對公司進行考察，查看財務共享服務中心內部是否對建立的規范得到了有效地實行并查看其規范的流程是否可行。對于溝通的流程我們不能單一地遵循規章上的文字，應該根據實際遇到的問題，靈活多面地應對并對流程進行優化和改進。（二）構建良好的溝通氛圍。企業要想提高溝通的效率，必須要建立良好的溝通氛圍。一般是公司內部的上級和下級之間的關系，以及部門之間關系的改善，以及公司員工愿意溝通等等。當上級和下級溝通時，可以在不同的情況下使用不同的溝通技巧來幫助克服和完成。公司可以幫助下屬制定標準，在溝通過程中應用一些策略，提高他們的工作技能。在公司內部部門間的交流中，大多數沖突都是由相同的基本原因引起的，即部門間目標的不同。雖然同一家公司對不同的部門都有比較嚴格的標準和方法來評價，但是對公司來說，各部門的目標都是為了公司的發展，不管兩個部門的想法有什么不同，但還是有相同的地方，并共同努力。因此，在跨部門交流中，以統一共性作為目標，將大大改善各部門之間的關系。要想確保溝通和管理的對象和主體的溝通過程是在一個愉快、放松的環境中進行，其中一個重要的方面是主體和主體愿意溝通。如果雙方都傾聽，結果就會不一樣。傾聽可以在表達自己意愿的方式之間產生巨大的相互激勵，也可以通過探索來獲取彼此的信息，相互了解對方，在即將結束的時候相互交流，通過重復來獲得對方的反饋，看看這種信息的交流是否充分，確保交流的有效性。（三）提高公司員工溝通技能。一個公司是由每個員工組成的，每個成員都是公司的溝通者。為了提高員工的溝通能力，不僅僅是員工的努力，還需要公司的各個部門和管理層共同努力和共同提高。首先，公司員工需要對溝通的重要性有一定程度的理解，當公司經理提供信息時，可以選擇溝通渠道關注最終溝通反饋的有效性，這樣公司的員工就可以提高他們的溝通技巧。另外，上下級間也要學會傾聽，這樣才會對這種溝通的效果有利。以下四項可以改進提高部分員工的溝通技巧：首先，員工必須有一個清晰的自我意識，確定后選擇一定的溝通策略進行溝通。其次，要學會換位思考，站在對方的角度上去理解和傾聽，這樣會讓交流變得更有效；再次，對于反饋要引起重視。一次有效的溝通需要通過反饋來進行檢查，主體和客體對于反饋是否足夠的重視，在很大程度上對本次信息的傳遞以及理解有著直接的影響，一次溝通，倘若沒有反饋的存在那么基本上這次溝通是一次無效的溝通。只有在反饋的幫助下才能及時地知道此次的溝通達到的結果和預期到底有多大的差距，這樣對此次溝通有一定的促進作用。最后，要學會彼此傾聽。在溝通的過程中，做一個積極的傾聽者能夠在很大程度上克服掉自己的失誤，使溝通過程更加有效。

四、結語

本文通過根據信息溝通與管理對財務共享服務中心的影響，發現其中的一些不足影響了公司未來持續發展的需要。信息溝通與管理對財務共享中心的障礙主要體現在管理層忽略對信息溝通與管理的重要性、員工間缺乏溝通認知及活力以及信息管理不完善等幾個方面。優化設計包括構建良好的溝通氛圍、優化信息管理溝通規范及流程、提高員工溝通能力。這樣有助于財務共享服務中心內部建立良好的信息溝通與管理模式，使得公司獲取到準確完整的信息，以方便管理層能夠站在更好的平臺做出利于企業未來發展的決策和規劃。

參考文獻：

［1］陳亮.企業內部溝通中信息傳遞問題研究［D］.中南大學，2005.

［2］閆乾正.中興公司財務共享服務的優化研究［D］.石河子大學，2016.

［3］施斌.NT公司內部管理溝通研究［D］.云南大學，2016.

［4］黃麗瑛.SD公司內部管理溝通研究［D］.云南大學，2018.

作者:陳香竹 張媛媛 單位:哈爾濱商業大學