檔案管理電子信息的開發與利用

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摘要:在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。本文對檔案管理工作中，如何更好地對電子信息進行開發利用的相關問題進行了分析和探討。

關鍵詞:檔案管理；電子信息；開發利用

在文件電子化逐漸替代紙質文件的信息時代,我們要利用信息技術實現環境檔案信息化管理,這不僅僅是使用電子檢索,還要充分做好電子文件的歸檔和利用。在加強電子文件歸檔的同時,必須將原有的紙質文件轉換成電子圖片的歸檔方式保存起來,以便利用。

1檔案電子信息特點

只有重視檔案信息資源的開發，并且結合電子信息的特點展開相關工作，這樣才能對檔案管理工作信息化建設工作進行更好的落實。在檔案管理工作開展的過程中，需要結合電子信息的實際特點來展開相關的管理工作，這樣才能最大限度地對電子信息進行利用和開發。與此同時，檔案管理工作中，電子信息本身的真實性和可靠性在實際驗證的過程中具有一定的困難，在開發利用的過程中也要進行重點關注，實時對工作內容進行調整，確保相關信息內容的完整、準確、及時、有效。在現代科學技術不斷發展的趨勢下，檔案管理工作開展的過程中，電子信息資源如何更好地開發與利用，這已經成為當前檔案管理工作中的重要課題。在當前社會需求不斷變化的形勢下，對電子信息進行科學開發和利用，這也是確保檔案管理工作規范開展，體現檔案信息價值的必要前提，是以往傳統檔案管理方式所難以企及的。正是由于諸多內外部環境變化和需求發展的推動下，如何對檔案電子信息資源進行更加全面的開發與利用，成為擺在當前檔案管理工作的一個重要的探究課題。

2如何更好地實現對檔案電子信息的開發利用

在展開檔案管理工作的過程中，我們要依據現代化的管理思維，結合信息化管理方式的特點，對電子信息檔案予以更好的利用，提升對電子信息資源的有效開發水平。針對檔案管理工作信息化開展的形勢和特點，我們要對電子信息進行科學的管理和利用，讓檔案信息管理工作的網絡化、信息化優勢得到更好的發揮，更好地將檔案管理工作的價值進行體現。

2.1對于檔案信息資料做好安全性、完整性等多方面的保障。對于檔案信息資料來說，由于其本身的可靠性與真實性在驗證上具有一定的難度，因此做好相應的安全性保障工作是非常必要的。在當前快速發展的計算機信息技術的影響下，電子信息自身的保密和安全保障工作已經成為了社會關注的重點問題，同時也成為了檔案管理工作中的必要組成部分內容。在檔案的電子信息開發中，我們必須要將安全問題作為首要的工作內容。做好安全管理工作要從權限、入侵防范、密碼管理等多個方面入手，并且配合防火墻技術、備份技術以及加密技術等，提升對電子信息安全性的保障。在電子信息的錄入和管理中，一部分信息會存在一定的遺漏，同時也由于一些標準、技術等方面的問題，造成了信息的完整性受到一定的影響。針對這方面的問題，在對電子信息的管理上，要采取更加科學的策略進行保存控制，并且做好歸類和篩選。利用更加科學、多元化的歸整管理方式，對于一些可能出現遺漏缺失的檔案內容做好復原保存，提升檔案資料的完整性。另外，對于電子信息真實性方面的需求管理，也是整個檔案信息開發利用的一個關鍵點。由于不同的電子信息具有不同的來源，一些存在重復或者矛盾的材料信息本身真實性上具有很大商榷的空間。檔案管理人員必須要提升對檔案信息真實性的重視程度，以高水平的素質應對檔案的整理收集工作，提升篩選評估的科學性，確保檔案信息的真實性符合相關開發利用的需求。

2.2提升對電子信息資源開發與利用的整體水平。對于檔案管理工作來說，良好的開發利用能力，也是對檔案管理工作開展質量進行衡量的一個重要的標準和前提。在對于檔案信息資源的收集上，要依據電子信息資源的特點，對收集的渠道進行拓展與豐富，并依據當前的收集情況進行相應的改進，提升檔案資源入口的控制力度。對于檔案電子信息的管理工作來說，其工作的內容較多，各類工作的形式和管理對象較為復雜，一套完善的軟件體系是確保相關工作高效開展的關鍵和前提。在進行軟件管理系統開發的過程中，要做好充分的需求分析和前期調研，結合檔案管理工作具體的業務流程，對于信息化管理平臺進行合理的構建，選擇符合實際需求的數據庫系統，打造一個具備較強應用效能的軟件管理平臺。另外，也要對于服務的渠道進行拓展，提升服務的整體質量。檔案信息作為一種無形的資源，檔案管理人員應改變以往被動服務的觀念，主動地向人們宣傳檔案信息資源的重要性與使用價值，不斷拓展服務渠道，提高服務質量。檔案管理人員除了提供業務方面的檔案信息外，還可在不違反原則的基礎上，向用其他部門布全宗檔案目錄科檔案等資源，以拓寬檔案管理的服務面，更好地發揮檔案信息的作用。

2.3提升檔案管理業務能力素質。在檔案電子信息開發利用的過程中，對于相關系統軟件的科學應用以及對相應信息技術的使用水平都會對于整個開發利用工作的開展產生很大的影響，只有不斷地提升檔案管理工作人員自身業務素質水平，才能確保開發利用工作的開展效果。檔案管理人員必須具有良好的職業道德修養，以一個認真、負責的態度來應對日常檔案管理工作。檔案工作具有較強的專業性，并且具有一定的服務職能屬性。在展開檔案管理工作的過程中，要對于工作的原則進行不斷的堅守，以高度負責的態度來應對日常的工作，確保每一項工作都得到有效的落實推進。檔案管理人員要在開展日常工作的過程中，不斷地提升自己，并依據當前檔案管理信息化形態下相關工作的要求，更好地對電子檔案信息進行保護和分類管理。檔案管理人員要熟練地對計算機設備進行操作，并提升對網絡安全運行的保障能力，及時對電子信息資源進行整理和管理，利用高效的檢索系統進行管理，提升信息化環境下的整體服務能力。檔案管理工作人員要通過積極地接受相關教育培訓，讓自身技能水平得到更好的提高，在當前信息時代下形成更加全面的知識結構體系。

3結論

總而言之，對于檔案電子信息進行科學的開發與利用，這是現代檔案管理工作的重要需求，也是提升檔案管理工作質量，對檔案信息資源價值進行充分發揮的必要前提。在展開相關工作中，我們要對檔案電子信息進行更加全面的開發，提出科學的應對策略，讓電子信息真正成為具有實實在在應用意義的檔案資源。

作者:張艷丹 單位:安達市地方志辦公室

參考文獻

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