采購管理狀況調研報告

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摘要：隨著企業之間的競爭逐漸向供應鏈之間的競爭轉變，采購職能作為企業經營的核心職能地位越來越重要。提出了構建軌道交通裝備企業集中統一的采購管理體系，打造優質、高效、迅捷的供應鏈的思路。

關鍵詞：采購管理;集中管控;供應商管理

采購職能作為企業的三大核心職能之一，也是企業生產運營的源頭。以機械裝備行業而言，已經進入“微利化”競爭時代，采購競爭力成為決定企業成敗的核心競爭力之一。采購成本作為企業“第三利潤源泉“，采購職能不再僅僅是保證企業的供應，對企業來講更是一種有效的資源，通過采購管理水平的提升，對采購資源進行合理整合和配置，支撐企業打造高效供應鏈。

1采購管理狀況診斷

目前戚墅堰機車車輛工藝研究所（簡稱戚所）采購管理體系已形成基本規模，采購人員對采購管理的認識和定位已有初步的突破，已開始由“簡單買賣”向增值活動探索，例如集中采購、電商平臺采購等。但總體而言，采購管理處于相對傳統狀態，采購能力建設仍處于初期。1.1集中管控缺乏實質性深入采購業務雖然實現了一定程度的集中管控，但部分采購職能重復建設，崗位重復設置。部分品類供應商也是自成一體，談判話語權和制約能力分散，造成整體供應鏈管理效率較低。采購職能分散和重復建設直接造成各采購部門均有采購權限，但專業能力都不強，無法培養專業的人才和隊伍，形不成專業的管理體系和合力。1.2采購活動缺乏有效策劃和計劃性采購需求大部分停留在“缺什么買什么”的階段，業務活動缺乏框架性和前瞻性，應急采購、一單一議情況大量存在，采購人員束縛于低水平的重復性事務工作之中，采購策略研究、成本分析、供應市場分析等工作未有效開展。1.3專業采購隊伍建設有待加強缺乏具備先進理念、熟悉市場、有先進實戰經驗的專業采購人才，采購管理人員多是轉崗而來，缺乏系統性專業培訓和經歷，部分管理人員對采購核心理論存在教條式理解，業務能力和理念停留在勝任事務性采購，很少開展增值性采購活動，缺乏業務骨干和人才培養儲備。對先進理念以及采購操作認識不夠，與先進企業相比采購人員專業素養還有較大差距。1.4采購業務流程與實際執行存在兩張皮情況采購業務的監督在任何企業都是一個敏感的話題，平衡監督與業務效率之間的關系也是一個不可回避的難題。在這方面不同企業的探索與做法不盡相同，但是傳統的通過平行監督、增加業務審批層級、降低業務部門和負責人審批權限等方法來防范權力失控，不僅難以奏效，而且極易造成管理效率低下、業務響應慢以及協同崗位間扯皮、掣肘等問題。

2打造優質高效、迅捷供應鏈的策略

針對戚所采購管理現狀，需要從以下方幾個面實施提升和優化，形成支撐戚所跨越發展的采購管理體系。2.1深入打造集中統一的采購管理體系當前經濟環境下，采購管理是企業價值鏈管理的核心環節，構建集中統一的采購管理體制，是現代企業管理的發展趨勢。采購集中管控的實現形式首先要實現采購機制的集中，要建立統一的人員管理、統一的采購管理制度、統一的采購平臺和統一的供應商管理。采購的“鐵律”是批量越大，砝碼越重，資源獲取能力、市場議價能力和風險控制能力越強。在很多實踐中，基層公司抱怨集中采購的效率太低，在基層單位3天或4天可以完成的采購任務，轉移到總部之后往往需要10天以上。因此，在業務集中管控的實現形式上，要體現“集中運作”，避免“集權運作”，建立“集采分購”的業務體系。“采”是外部資源的操控和獲取能力，主要包括供應市場分析、成本構成分析、供應商管理、采購策略研究、大宗采購的專業決策等；而“購”是具體活動，主要把“采”的決策和規劃執行到位，主要包括詢比價活動、合同簽訂、到貨跟蹤和驗收結算等活動。把“采”的職能放在總部集中，而“購”的活動盡量減少和收縮總部直接負責的比例，讓現場駐點采購人員承擔更多具體的操作，以充分發揮其貼近需求現場的優勢，保持采購活動的靈活性和及時性。2.2提升采購策劃能力，著力推進策略性采購傳統模式下，采購人員忙于大量重復性簡單業務操作，無暇研究物資需求和供應市場，對物資供求關系心中無數，對采購工作無法預先謀劃，編制詢價方案漫天比價。不但工作被動、效率低、隨意性大，而且與供應商關系不穩定，采購渠道相對分散，供應風險較高。因此需要將低水平重復性操作的戰術性采購，改造成為提前謀劃、通盤考慮的策略性采購，打造科學專業的運行機制。將“一竿子插到底”的采購全過程可以剖析分離為物資需求規律分析、供應市場研究、供應商關系管理、決策策略研究、過程控制等5項專業職能，以及計劃、詢價招標、簽訂合同、跟蹤催交、接貨驗收、付款結算等6項業務操作。要改變重采購操作、輕管理控制的傳統思維，把采購部門的重心以及采購業務精英傾斜于5項專業職能建設，實行專業化分工、流程化操作，降低常規性業務工作比重。把重點轉移至具有更高價值的戰略采購活動，從而事半功倍，促進采購管理嚴格、科學、規范。通過戰略采購、框架采購為主的策略性采購，提高采購集約化程度，雖然管理要素有所增加，但采購部門總體人數會適當降低?？梢钥紤]將人數降低節省的人力成本用于提高戰略性采購人才的福利待遇，促進采購人才核心隊伍向高素質、高能力、高穩定性發展。2.3關注市場行情分析，提升價格管控能力傳統模式下，采購決策以經驗定性為主，因此主要側重商務談判環節。通過漫天詢價、全面競價來確定采購價格，不僅效率低、隨意性較大，而且容易造成供應商關系動蕩、惡性競價等問題。因此需要對重點物資開展成本構成分析，推動量化定價機制。將物資制造成本、間接成本和合理利潤構成的價格及變動規律進行摸底分析，形成多維價格模式，便于快速地準確測算產品合理價格，促進采購由盲目壓價向合理定價轉變，防止價格畸高或畸低，引發生產企業或供貨企業偷工減料、以次充好等。2.4源頭梳理，增強供應商整合和管理能力供應商管理是采購管理的基礎，采購的核心是外部資源的獲取和管理能力。站在發展的角度，對戚所采購需求進行深入研究，實施與需求相匹配的供應商能力譜系分析，通過譜系分析找出供應商資源與戚所需求匹配和不匹配之處，對不同供應商分別制定專項方案進行重點建設和優化。有的供應商雖然實力較強、規模較大，但是合作意愿較低、門檻高，經過譜系分析需要識別成為重點供應商進行管理，或者開發備用供應商進行儲備；還有的供應商雖然對戚所依存度較高，配合意愿強，但在供貨、質量、服務支撐能力上存在短板和缺陷，對這部分供應商就要投入一定資源和精力進行重點提升和培育；有些小作坊和二級商如果確實沒有培育空間和潛力，就要果斷放棄，尋找替代供應商。進行譜系分析的目的是要建立和培育與戚所發展需求相匹配的供應商資源體系，從源頭提升供應鏈競爭力。構建重點供應商管理策略體系，加強關系維護和管理，一方面加強與核心供應商的戰略聯盟，鎖定稀缺資源，通過高層次對話和關系策略研究，實現對重要稀缺資源的控制能力；另一方面培育自己的優質供應商，戚所供應商隊伍的中堅力量應當是合作意愿較高、提升意愿強、依存程度高、規模適中的供應商。打造依賴于戚所生存、服務于戚所發展、可以與戚所同呼吸共命運的戰略供應鏈體系。2.5明晰采購中心定位，打造專業采購團隊以往，普遍將采購部門定位為后勤保障部門，這種認識使大家將采購部門價值取向定義為就是降低采購成本，因此造成部分采購人員片面追求低價，誰價格低就買誰的，忽視質量、功能與服務。同時由于錯誤的認識和定位，普遍認為采購誰都可以干，缺乏懂管理、懂技術、熟悉生產規律、熟練掌握采購技能的復合型人才和專業人才，形成采購部門專業化管理和業務水平較低的局面。因此首先要配齊配強采購隊伍，從事與“采”相關的供應商管理、策略研究、市場研究、成本分析人員應選拔能力素質相對優秀的人員優先配置；其次，通過內部選拔、外部招聘組成基層職業經理人隊伍，打造有先進采購理念的管理鏈條和管理團隊，如此管理行為容易形成合力，避免“管理孤島”有令不行。管理提升的聲音和理念可以通過管理團隊的“擴音器”有效傳遞和執行，成為整個采購團隊的共同意識、指導和理念，貫徹到每一個管理環節和業務細節；再次，對全體采購人員進行多層次、大范圍、多輪次培訓，培育先進理念，通過管理培訓促進觀念轉變。引入借鑒外部企業先進做法進行碰撞和交流，從意識、理念和做法上樹立與先進企業的對標意識，提升采購隊伍的整體素質和專業素養。同時邀請戚所內部技術、質量及生產部門給采購人員上課，提升采購人員對產品技術要求、質量控制和需求規律的理解。

在采購活動中加強對內銜接，將內部需求和反饋有效識別、分析和轉化，傳遞、貫徹為對外部資源的管理要求，實現外部資源和內部需求的高效無縫銜接。按照現代供應鏈管理的定義，先進企業采購管理體系的基本特點是采購資源高度集中、采購隊伍專業化、采購體系信息化、高效化、透明化。對于戚所而言，打造優質、高效、迅捷的供應鏈，提升公司競爭優勢及核心競爭力，是企業在未來升級轉型中重要且核心的課題。

作者:高彬科 單位:中車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司采購物流部